ACTIVITE AMONT

DIVISION PRODUCTION

DAT/01/N°_____ /2003

PROCEDURE
INVENTAIRE TOURNANT
DES STOCKS

MAI 2003
SH-AMT/DPR

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT

DES STOCKS

0. PREAMBULE

1. GENERALITES

2. PREPARATION DES INVENTAIRES

3. DEROULEMENT DE L’OPERATION INVENTAIRE

4. EXPLOITATION DES RESULTATS DE

L’INVENTAIRE

PROCEDURE INVENTAIRE PHYSIQUE DES STOCKS

SOMMAIRE

0 Préambule…………………………………………………………………..
6

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 2

SH-AMT/DPR

1 Généralités ……………………………………………………………………
7
1.1 Objet de la procédure
1.2 Buts de l’inventaire

2 Préparation des
inventaires............................................................................. 8

2.1 Réunion d’information et de sensibilisation

2.2 Mise en place des supports
2.2.1 Liste de comptage
2.2.2 Etat récapitulatif d’affectation des listes de comptage
2.2.4 Support informatique

2.3 Désignation, composition et mission de chaque équipe

2.3.1 Désignation des équipes

2.3.2 Composition et mission de chaque équipe
[Link] Equipe de préparation
[Link] Equipes de comptage n° 1 et 2
[Link] Equipe de collecte des informations, suivi et
traitement des écarts
[Link].1 Avant l’opération de prise
d’inventaire
[Link].2 Durant l’opération de prise
d’inventaire
[Link].3 Après l’opération de prise
d’inventaire

[Link] Equipe de validation de l’inventaire

[Link] Equipe de contrôle et de supervision de
l’inventaire

3 Déroulement de l’opération
d’inventaire..........................................................16

3.1 Installation des équipes

3.2 Renseignement mise en place et affectation des listes de
comptage
3.3 Procédure de comptage
3.4 Suivi de l’opération de comptage
3.5 Enregistrement des mouvements pendant la phase inventaire
3.6 Saisie des données de l’inventaire
3.7 Saisie des items non codifiés
3.8 Traitement des écarts d’inventaire

3.8.1 Transferts de fichier comptable région «fichier S »

mis à jour et « fichier E région »

3.8.2 Réajustement des articles mouvementés

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 3

SH-AMT/DPR

3.8.3 Rapprochement des données de l’inventaire physique

avec les données du fichier comptable région«fichier
S»

3.8.4 Rapprochement des données de l’inventaire physique

global et réajusté avec les données du fichier
comptable chaîne centrale région«fichier E région»

3.8.5 Edition des états

3.8.6 Analyse et traitement des écarts d’inventaire

3.8.7 Régularisation comptable

4 Exploitation des résultats de l’inventaire

physique..............................……...23

Annexes

Annexes 1 Listes de comptage :

n° Listes de comptage des items codifiés.
Listes additives de comptage des items codifiés omis
ou
en instance de mise à jour.
Listes de comptage des items non codifiés

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 4

SH-AMT/DPR

2
Etat récapitulatif d’affectation des listes de comptage
3
Etats de réajustement des articles mouvementés
3.1 Par emplacements ou groupe d’emplacements
3.2 De l’inventaire global au 31/12
4
Fiches d’analyse des écarts
Edités par emplacements ou groupe d’emplacements
Edités après rapprochement fichier inventaire
5 global/fichier E

Etats récapitulatifs des écarts après traitement des

fiches d’analyse
5.1 Par emplacements ou groupe d’emplacements
6 5.2 après rapprochement fichier inventaire global et
fichier E

Ecarts sur inventaire

Edités par emplacements ou groupe d’emplacements
6.1.1 écarts positifs et 6.1.2 écarts négatifs
7 Edités après rapprochement fichier inventaire global
et fichier E (6.2.1 écarts positifs et 6.2.2 écarts
négatifs)

Inventaire des stocks

8 7.1 articles codifiés mis à jour
7.2 articles codifiés en instance de mise à jour
7.3 articles non codifiés

listes des auto contrôle de saisie

0. PREAMBULE

L’inventaire physique des stocks de consommable est réalisé chaque

année sur la base du principe que chaque article stocké dans un magasin
comptable de la Division Production est inventorié au moins une fois l’an.
La méthode utilisée est celle dite «inventaire tournant».

Par cette méthode, les magasins restent ouverts et l’ inventaire physique

est réalisé en parallèle aux mouvements habituels des stocks(entrée,
sortie, transfert interne, etc.)

Pour l’exercice en cours, l’inventaire physique se fera suivant une

approche différente de celle utilisée pour les inventaires antérieurs.

A cet effet, les comptages des articles à inventorier s’effectueront

emplacement par emplacement, à l’aide de feuilles de comptage
qu’éditera l’application informatique développée pour les besoins de
l’opération inventaire.

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 5

SH-AMT/DPR

Les opérations relatives aux phases de saisie et de traitement des écarts

se feront systématiquement, après les comptages des articles opérés par
emplacement, et ce, de manière à obtenir des résultats partiels tout au
long de la réalisation de l’opération inventaire.

Des fichiers inventaires physiques seront produits par l’application

informatique inventaire après saisie, contrôle et validation des résultats
des comptages effectués par emplacement. Ils seront au fur et à mesure
de leur constitution rapprochés du fichier comptable région « fichier S »
pris en charge par l’application informatique inventaire : les
rapprochements se feront par codification(vérification de l’existence des
codes et comparaison des quantités).

Ce fichier comptable région devra être mis à jour avant tout

rapprochement de fichiers afin que les mouvements de stocks qui ont lieu
pendant la durée de l’inventaire soient tous pris en considération.

L’application informatique inventaire devra générer également, après le

comptage et la saisie de tous les articles, un fichier inventaire physique
global.

Ce dernier obtenu par cumul des fichiers inventaires physiques, sera

comparé en fin d’opération inventaire au fichier comptable de
l’application informatique, afin de faire ressortir les articles de ce fichier
non inventoriés physiquement.
Un autre rapprochement de fichiers aura lieu également en fin
d’opération d’inventaire, il s’agit du fichier inventaire physique global et
du fichier comptable de la chaîne centrale «fichier E région ».

Ce rapprochement comme les précédents permettront de dégager et de

traiter les éventuelles différences qui apparaîtraient entre les fichiers
considérés.

Toutes les opérations d’inventaire relatives à la phase traitement des

écarts y compris la consécration comptable se feront au niveau régional.

Pour une meilleure réussite de l’opération inventaire, la région devra

planifier l’exécution des phases d’inventaire en élaborant un calendrier
qui fixera la date de début et la date de fin d’opération inventaire, ainsi
que les périodes de travail et les équipes appropriées affectées à la
réalisation de l’inventaire de chacun des emplacements répertoriés.

Lorsque le nombre d’articles par emplacement est insuffisant, la région se

doit de programmer les opérations d’inventaire par groupe
d’emplacements

1. GENERALITES

1.1 Objet de la procédure

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 6

SH-AMT/DPR

La présente procédure a pour objet, le rappel des règles applicables à

l’inventaire physique des stocks de biens consommables détenus par la
Division Production durant l’exercice comptable conformément aux textes
et réglementations en vigueur.

1.2 But de l’inventaire

 Constater l’existence et la propriété des biens consommables classés

dans les comptes suivants :

 31 pour les stocks de matières et fournitures,

 31999 pour les stocks en attente codification et entrée au
magasin.

 S’assurer que les articles inventoriés durant l’année considérée

appartiennent à la Division Production.

2 PREPARATION DE L’INVENTAIRE
Cette phase est très importante du fait que tout le succès de l’opération
inventaire en dépend.
Elle comporte les étapes suivantes :
2.1 Réunions d’information et de sensibilisation
Ces réunions seront animées par les Directeurs Régionaux, avec
l’assistance des responsables financiers et approvisionnements. Elles
seront sanctionnées par un procès verbal reprenant les points suivants :
 la fixation de la date de début et de fin de toute l’opération
d’inventaire,
 la fixation de la date de début et de fin de la période de réalisation de
chacune des phases d’inventaire relatives aux emplacements ou aux
groupes d’emplacements d’articles à inventorier,
 l’identification des centres de magasinage et d’entreposage devant
faire l’objet d’inventaire physique,
 la saisie des emplacements des articles non pris en charge par la
chaîne stock,
 les modalités de rangement adéquats des articles stockés,
 les procédures nécessaires à l’identification des articles endommagés
et obsolètes,
 les procédures nécessaires à l’identification des items non encore
réceptionnés en stocks.
 l’identification des articles à inventorier et les instructions de
préparation physique de l’opération inventaire, notamment :
 la distribution et la récupération des listes de Comptage (LC),

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 7

SH-AMT/DPR

 la réalisation du comptage dans le sens casier - fiche de stock,

pour s’assurer que tous les produits sont réellement comptés à la
fin de chaque exercice.
 la désignation du responsable de l’inventaire,
 la liste nominative des équipes devant prendre part aux différentes
opérations :
équipe(s) de préparation,


équipes de comptage ( comptage N°1 et comptage N°2),



 équipes de collecte des informations, suivi et traitement des

écarts, avec définition des responsabilités de chaque intervenant
en tenant compte de la compétence de chacun et du principe
d’indépendance.
 équipe de contrôle et de supervision de l’inventaire.
2.2 Mise en place des supports
2.2.1 Listes de comptage (Annexe n°1)
Trois types de listes de comptage seront mis à disposition pour les
besoins de l’opération inventaire.
- Les listes de comptage(1er, 2ème et 3ème comptage) des items codifiés
qui seront éditées par l’application informatique inventaire
pour chacun des emplacements ou groupe d’emplacements
d’articles à inventorier.
Les rubriques de ces listes, ci dessous énumérées, seront
renseignées automatiquement par l’application informatique
inventaire :
 numéro de la liste de comptage (LC N°………...)
 magasin,
 n° ordre,
 emplacement,
 numéro de code item (NDC),
 libellé succinct,
 unité d’emploi (UE).
 N° de page(LC) pour le 3ème comptage seulement
 N° de ligne pour le 3ème comptage seulement

Les données des rubriques ‘’ emplacement, numéro de code item

(NDC),libellé succinct, unité d’emploi (UE)’’. seront issues du fichier
stock ’’fichier S’’ de l’application informatique développée pour les
besoins de l’inventaire physique. Ce fichier aura été préalablement
constitué à partir du fichier comptable région de la chaîne
stock‘’GDS’’.
Les autres rubriques de ces listes de comptage sont à compléter
manuellement par les agents concernés des équipes de comptage.
(Quantité inventoriée, état du matériel, observations, etc. )
Les données des deux dernières rubriques ‘’ N° de page(LC), N° de
ligne’’ seront affichées par l’application uniquement pour les listes
des troisièmes comptages.

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 8

SH-AMT/DPR

Ces listes de comptage ne seront pas éditées en une seule

fois comme cela se faisait auparavant mais au fur et à
mesure des comptages des articles relatifs à chaque
emplacement ou groupe d’emplacements, et ce de manière à
ce que ces listes tiennent compte des mouvements de stock
qui ont lieu durant la période inventaire.
- Les listes de comptage additives des items omis ou en instance de
mise à jour(1er, 2ème et 3ème comptage) ,
- Les listes de comptage des items non codifiés(1er, 2ème et 3ème
comptage).
Ces deux dernières catégories de listes de comptage seront également
éditées à partir de l’application informatique inventaire mais sous la
forme d’imprimés où la majorité des rubriques seront à compléter
manuellement.
L’ édition des listes de comptage des items non codifiés se fera , une
fois l’ensemble des articles codifiés et les items omis ou en
instance de mise à jour inventoriés.

La numérotation de ces listes se fera sur 06 positions comme suit :

1ère position : numéro de comptage (1,2 ou 3)
2ème position : lettre magasin
3ème à 6ème position : numéro séquentiel (0001 à 9999)
Chacune des listes de comptage sera limitée à dix huit (18) items
maximum
2.2.2 Etat récapitulatif d’affectation des listes de comptage
(Annexe n°2)
Ce document est un état récapitulatif destiné à contrôler l’utilisation des
listes de comptage, il comporte les renseignements suivants :
 entête,
 Direction Régionale de,
 magasin,
 lieu de stockage,
 numéro de l’équipe de comptage,
 la série des listes de comptage (LC) remises par équipes,
 le nom du preneur (responsable de l’équipe de
préparation),
 la série des listes de comptage restituées utilisées,
 la série des listes de comptage restituées non utilisées,
 la série des listes de comptage restituées annulées,
 la série des listes de comptage égarées,
 les noms et signatures des responsables de comptage,
 la signature du responsable de l’équipe collecte des
informations, suivi et traitement des écarts (CISTE),
 observations.
2.2.3. Etat des rejets de la chaîne stock (région)
Des listings des mouvements rejetés au niveau de la chaîne stock «GDS»
(région) devront être édités par les services concernés des structures
approvisionnements des régions. Ces états seront utilisés lors des

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 9

SH-AMT/DPR

traitements des écarts (documents justificatifs d’écarts éventuels). Cet

état est destiné à l’équipe CISTE.

2.2.4 Support informatique

Application informatique :
Une application informatique sera mise en place au niveau de chaque
magasin. Celle-ci est dotée de tous les modules nécessaires à la prise en
charge des données de l’inventaire physique et à la production des états
des résultats de cet inventaire.
Les modules permettront d’assurer :
 Les transferts des données du fichier stock région «fichier S»
vers l’application informatique inventaire :
- Transfert des données du fichier stock région «fichier S»
avant le début des comptages des articles du premier
emplacement ou groupe d’emplacements constitués.

- Transfert des données du fichier stock région «fichier S» mis à

jour par les mouvements de stock, avant le début des
comptages des articles de chaque prochain emplacement ou
groupe d’emplacements constitués.

- En fin d’opération d’inventaire , transfert des données du

fichier comptable chaîne centrale «fichier E de la région» mis
à jour par les mouvements de stock au 31 Décembre de
l’exercice, et ce pour permettre de dégager et de traiter les
éventuelles différences qui apparaîtraient entre le fichier
inventaire global et le fichier comptable chaîne centrale
«fichier E de la région» au 31/12 .

 Edition par emplacement ou groupe d’emplacements des

listes de comptage des items codifiés.

 Edition des listes additives de comptage pour les items omis

ou en instance de mise à jour.

 La saisie des données d’inventaire des listes de comptage,

 Le contrôle des données saisies et leur validation ,

 Les rapprochements fichier inventaire physique/fichier

comptable région «fichier S» :

- Rapprochement après chacune des saisies des comptages

effectués par emplacement ou groupe d’emplacements,
 Rapprochement en fin d’opération, entre le fichier inventaire
global après cumul des comptages et le fichier comptable de

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 10

SH-AMT/DPR

la chaîne centrale «fichier E région» arrêté au 31 décembre de

l’exercice.

 Les éditions des états des résultats partiels et cumulés(écarts,

inventaire, etc.),

 Les statistiques de l’inventaire physique.

2.2.5 Moyens matériels :

Chaque région devra mettre tous les moyens matériels
nécessaires pour réaliser cet inventaire (Locaux, bureaux et
mobiliers de bureau, fournitures de bureau, micro ordinateurs,
imprimantes etc.)
2.3 Désignation, composition et mission de chaque équipe
2.3.1 Désignation des équipes
 Après les réunions d’information et de sensibilisation et avant le
démarrage de l’opération inventaire, les Directeurs Régionaux
devront arrêter, la liste nominative de l’ensemble des agents
Région qui participeront à l’opération inventaire.
Les chefs de Division Approvisionnements sont responsables de
l’opération
inventaire de leur Région respective.
2.3.2 Composition et mission de chaque équipe
[Link] Equipe(s) de préparation
L’ équipe de préparation sera composée d’un gestionnaire stocks et d’un
magasinier.
Elle interviendra avant le début des opérations de comptage et elle sera
chargée de :
 Vérifier les renseignements contenus sur les listes de comptage
et compléter éventuellement les rubriques suivantes :
o emplacement : ajouter les emplacements secondaires s’il y a
lieu,
o libellé succinct : préciser l’unité d’emploi pour les items dont
le conditionnement est un peu spécial (ex. bouteille de n
litre ou n volume , boite de n pièces , bidon de n litre , fût de
n litre , sac de n Kilo, etc.),
o observation : mentionner la référence constructeur de
l’item.

 Mettre en place les listes de comptage dans les emplacements

appropriés(rayon, casier etc.),
 S’assurer qu’aucun article se trouvant dans un casier d’un
rayonnage du magasin n’a été omis. Dans le cas contraire,

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 11

SH-AMT/DPR

renseigner les listes de comptage additives éditées pour les

articles omis ou en instance de mise à jour.

NB : Les informations portées manuellement par les équipes de

préparation sur les listes de 1 er et 2ème comptage des items omis
ou en instance de mise à jour et des items non codifiés devront
être identiques.

 Retourner les étiquettes de casier pour éviter d’influencer les

comptages,
 Renseigner toutes les rubriques des listes de comptage des items
non codifiés, à l’exception de celles réservées aux équipes de
comptage (quantité inventoriée, état du matériel, observation… ),
une fois tous les articles codifiés inventoriés.

[Link] Equipes de comptage n° 1 et 2

Chaque équipe sera composée de :
 un technicien confirmé dans la spécialité considérée,
 un agent qui exerce habituellement une fonction de gestionnaire des
stocks, magasinier, comptable matière.
Le responsable de l’inventaire jugera de l’opportunité d’affecter aux
équipes de comptage un ou plusieurs manœuvre (s) pour la manutention
des articles lourds.
Le technicien sera chargé :
 d’identifier le matériel à inventorier et d’inscrire sur la liste de
comptage, les quantités annoncées par son coéquipier,
 de statuer sur l’état du matériel inventorié (Porter la mention «
bon, mauvais, obsolète » dans la case état du matériel)
dans le cas où les articles stockés sous un même numéro de code
sont
différents, il y a lieu de signaler l’anomalie au gestionnaire du
magasin pour
sa prise en charge et pour effectuer le redressement qui
s’impose.
L’item sera inventorié après le règlement de l’anomalie.
NB :
 Les informations à inscrire sur les listes de comptage, devront
être portées avec un maximum d’attention et de soin.
 Les ratures et les surcharges seront interdites.
 Toutes les listes de comptage raturées et surchargées, seront
annulées et consignées en observation par l’équipe collecte des
informations, suivi et traitement des écarts sur l’état récapitulatif
d’affectation des listes de comptage (Annexe n°2).
 Toutes les listes de comptage annulées pour rature ou surcharge,
seront remplacées par des listes qui porteront les mêmes
numéros de série que ceux des listes annulées(réédition des listes
en question uniquement avant que la fin de toutes les opérations

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 12

SH-AMT/DPR

relatives au groupe d’emplacements concerné ne soit proclamée)

.
[Link] Equipes de collecte des informations, suivi et traitement
des écarts
Chaque équipe sera composée de :
 un(01) cadre approvisionnements AT Région,
 un(01) cadre financier et comptable Finances Région,
 un(01) gestionnaire Approvisionnements Région,
 un(01) comptable Finances Région,
 un(01) ou deux(02) agents de saisie.
Le nombre d’équipes sera fonction de l’importance et du nombre d’aires
de stockage à ratisser.
Chaque équipe sera chargée de :
[Link].1 Avant l’opération de comptage
 cibler et identifier tous les d’articles relatifs à un emplacement ou
groupe d’emplacements à inventorier.
 Editer les listes de comptage des articles à inventorier.
 consigner sur l’état récapitulatif d’affectation des listes de
comptage les numéros de séries des dites listes de comptage.
 Remettre les listes de comptage aux responsables des équipes de
préparation
 s’assurer de l’existence, sur place, des listes de comptage et des
étiquettes de casiers des items à inventorier et ce avec la
collaboration du ou des magasiniers concernés.
[Link].2 Durant l’opération de comptage
 recueillir quotidiennement suivant la fréquence la plus adéquate
les listes de comptage dûment renseignées et signées par les
responsables des équipes de comptage,
 remettre au magasinier les listes du 1 er comptage pour porter sur
les étiquettes de casier la mention inventaire physique et la date
de comptage.
 remettre ces listes de comptage à la cellule saisie en vue de la
prise en charge informatique des données recueillies,
 faire éditer ponctuellement des états d’auto contrôle de la
saisie(annexe8),
 remettre, après la saisie, au responsable du fichier stocks Région,
les listes du premier comptage afin que les gestionnaires stocks
portent sur la fiche kardex après avoir tiré un trait, la mention
«INVENTAIRE PHYSIQUE».
La quantité inventoriée ne devra pas être mentionnée sur les
étiquettes casiers et sur les fiches de stock(kardex).
Elle sera complétée à la fin de l’opération inventaire physique de
chaque emplacement ou groupe d’emplacements d’articles
inventoriés au vu des états «inventaire physique des stocks
codifiés/articles mis à jour et inventaire physique des stocks
codifiés/articles en instance de mise à jour»(Quantité 3 ème
comptage, annexe 7.1 et 7.2).

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 13

SH-AMT/DPR

 Après cette opération, les listes premier comptage seront restituées au

responsable de l’équipe collecte des informations, suivi et traitement
des écarts.
 faire éditer un listing des quantités différentes du premier et du
deuxième comptage,
 comparer les deux comptages et les faire valider le cas échéant
par un troisième comptage dans le cas de différence de quantité
constatée,
 effectuer les opérations du comptage contradictoire (Troisième
comptage),
[Link].3 Après l’opération de comptage
 Contrôler dans toutes les aires de stockage qui leur sont
affectées :
 que les mentions «INVENTAIRE PHYSIQUE» et dates
d’inventaire sont portées sur les étiquettes de casier,
 que tous les articles de tous les casiers de tous les rayonnages
du magasin ont été ratissés et que toutes les listes de
comptage relatives à ces articles ont été bel et bien utilisées
par les équipes de comptage.
 Editer les états nécessaires à l’analyse et au traitement des
écarts,

[Link] Equipe de contrôle et de supervision de l’inventaire

Elle sera composée de :
 un (01) cadre audit Finances Siège,
 un (01) cadre région désigné par le Directeur Régional.
Le cadre audit Finances Siège et le cadre région seront chargés de :
 contrôler l’exécution des opérations d’inventaire,
 établir périodiquement un rapport de synthèse portant sur les
écarts de méthodologie et de procédure constatés.
 valider les méthodes mises en œuvre pour la détermination de la
valeur des stocks des articles non codifiés.

3 DEROULEMENT DE L’OPERATION INVENTAIRE

3.1 Installation des équipes
Les Directeurs Régionaux et en présence des autres responsables de la
Région, devront installer de façon solennelle, les responsables et les
membres des équipes chargés de l’opération inventaire.

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 14

SH-AMT/DPR

3.2 Renseignement , mise en place et affectation des listes de

comptage
 Les équipes de collecte des informations, suivi et traitement des
écarts éditeront les listes de comptage et procèderont à
l’enregistrement des numéros de séries des listes de comptage et
des affectations de ces listes aux équipes de comptage sur l’état
récapitulatif (Annexe n°2).
 Les équipes de collecte des informations, suivi et traitement des
écarts remettront aux responsables des équipes de préparation
les listes de comptage .
 Avant le passage des équipes de comptage, les équipes de
préparation devront vérifier les listes de comptage avant de les
déposer dans les emplacements appropriés. Pour le cas des listes
de comptage des items non codifiés et des items omis ou en
instance de mise à jour, les équipes de préparation devront les
renseigner pour les rubriques qui les concernent.
3.3 Procédure de comptage
L’inventaire physique devra être réalisé sur la base du principe que
chaque article stocké dans un magasin comptable est inventorié.
 Chaque équipe de comptage, lors de son passage, devra
exécuter les opérations décrites en chapitre 2 alinéa [Link]
de la présente procédure.
A la fin du comptage de tous les articles d’une liste ou d’un groupe de
listes, chaque équipe de comptage remettra à l’équipe collecte des
informations, suivi et traitement des écarts, les listes de comptage.
Le magasinier portera sur les étiquettes de casier, après le 1er
comptage, la mention «INVENTAIRE PHYSIQUE», la date de
comptage en prenant soin de ne pas indiquer la quantité
inventoriés.
L’équipe collecte des informations, suivi et traitement des écarts, devra
vérifier l’existence des signatures des responsables des deux équipes de
comptage sur chaque liste de comptage (Liste de comptage n° 1 et 2) et
que les informations portées sont correctes.

3.4 Suivi de l’opération de comptage

Au fur à mesure de l’avancement des comptages, les auditeurs internes
DPR et cadre région interviendront au niveau de toutes les aires de
stockage :
 pour superviser, orienter au besoin les équipes de comptage et
aplanir toutes les difficultés rencontrées,
 pour s’assurer que les mouvements de stocks intervenus durant
l’opération d’inventaire, font l’objet d’un suivi adéquat et
s’enregistre systématiquement :
 sur les étiquettes casiers,
 sur les fiches de stocks (Kardex),

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 15

SH-AMT/DPR

 en saisie informatique sur la chaîne stocks (Inventaire

permanent).
 pour s’assurer de la prise en charge des comptages concernant
les items stockés sur plusieurs emplacements (Principal et
secondaire(s))
3.5 Enregistrement des mouvements pendant la phase
d’inventaire
 Le magasinier enregistrera normalement le mouvement sur l’étiquette
casier,
 le gestionnaire stocks (fichiste) devra :
 retirer la fiche comptable (kardex),
 passer l’écriture normalement sur la fiche comptable,
 classer la dite fiche comptable dans un bac différent,
réservé aux fiches comptables concernant les items
inventoriés et mouvementés ou la marquer d’un signe
particulier en vue de son identification au moment du
traitement des écarts.

3.6 Saisie des données d’inventaire

La saisie des données devra se faire au fur et à mesure que les listes de
comptage arrivent.
L’application est dotée d’un module de comparaison qui permettra
d’éditer les états des items dont les quantités inventoriées au premier
comptage sont différentes des quantités inventoriées au deuxième
comptage.
Cette édition servira au comptage contradictoire (Troisième comptage).
Ce dernier comptage après toutes vérifications d’usage, prévaudra pour
être ou non consacré comme comptage définitif.
En cas d’écarts importants entre les trois (03) comptages, une attention
particulière devra être portée sur les unités de stockage et emballages.
Une observation claire et précise doit justifier cet écart.

3.7 Saisie des items non codifiés

Les items valorisés non codifiés seront saisis sur un module à part où le
numéro de code est remplacé par le numéro de la commande d’achat et
le numéro d’ordre de l’item dans cette commande (Annexe n°1 / items
non codifiés).
Dans le cas particulier des items non codifiés et stockés dans le magasin
et pour lesquels on ne peut déterminer l’origine, la saisie des données
disponible se fera sur le même module (Annexe n°1 / items non codifiés),
Le numéro de code de l’item sera de la forme du compostage du
document de gestion BMM type BCV/RE.
Il sera de la forme : lettre magasin + 5chiffres+n° d’item.

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 16

SH-AMT/DPR

3.8 Traitement des écarts d’inventaire :

La phase traitement des écarts d’inventaire , s’effectuera par

l’application des actions définies ci-dessous:
3.8.1 Transferts de fichier comptable région ’’S’’ mis à jour
Les données du fichier stock région «fichier S» mis à jour par les
mouvements de stock(articles mouvementés pendant la phase prise
d’inventaire), seront transférées avant le début des comptages des
articles de chaque prochain emplacement ou groupe d’emplacements
constitués.

Le fichier sera utilisé pour :

- l’édition des listes d’articles mouvementés pendant la phase prise
d’inventaire pour chacun des emplacements ou groupe
d’emplacements constitués et inventoriés, et ce pour permettre le
réajustement des quantités.
- le rapprochement des données de l’inventaire physique après
réajustement des quantités comptabilisées (articles mouvementés
pendant la phase prise d’inventaire) avec les données du fichier
comptable région «fichier S» pour chacun des emplacements ou
groupe d’emplacements constitués inventoriés.
Les données du fichier comptable région «fichier S» mis à jour au 31/12
seront, une dernière fois, transférées en fin d’opération inventaire.
Le fichier sera utilisé pour :
- l’édition des listes d’articles mouvementés pendant la phase prise
d’inventaire pour l’ensemble des articles inventoriés (pour
permettre le réajustement des quantités de l’inventaire physique
global au 31/12)

- le rapprochement des données de l’inventaire physique global

après réajustement des quantités comptabilisées (articles
mouvementés pendant la phase prise d’inventaire) avec les
données du fichier comptable chaîne centrale «fichier E région» au
31/12 de l’exercice.
3.8.2 Réajustement des articles mouvementés
Tous les mouvements comptabilisés (articles mouvementés pendant la
phase prise d’inventaire) seront vérifiés et les quantités inventoriées
seront réajustées à la date du fichier S pour chacun des emplacements
ou groupe d’emplacement d’articles inventoriés.

A la fin de l’opération inventaire, tous les mouvements

comptabilisés(articles mouvementés) seront une fois de plus vérifiés et
les quantités de l’inventaire physique global seront réajustées au 31/12
de l’exercice.

3.8.3 Rapprochement des données de l’inventaire physique avec

les données du fichier comptable région «fichier S»

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 17

SH-AMT/DPR

 Rapprochement données du fichier inventaire physique après

réajustement avec les données du fichier comptable région «fichier
S», et ce après chacune des saisies des comptages effectués par
emplacement ou groupe d’emplacements.
Ce rapprochement aura pour but de :
- dégager les différences entre les quantités des articles du fichier
inventaire physique et les quantités des mêmes articles du fichier
comptable région «S» (comparaison des quantités après vérification
de la similitude des codes).
- faire ressortir en écarts les autres articles du fichier inventaire
physique qui n’existent pas dans le fichier comptable « S »(instance
de mise à jour, omis…).
Pour ce type de rapprochement, il y a lieu de rappeler que
les données du fichier comptable région utilisées par
l’application informatique devront être mises à jour avant le
début des comptages des articles de chaque emplacement
ou groupe d’emplacements.
3.8.4 Rapprochement des données de l’inventaire physique
global (réajusté) avec les données du fichier comptable chaîne
centrale région «fichier E région»

 Le rapprochement des données de l’inventaire physique global(après

cumul de tous les comptages) avec les données du fichier comptable
chaîne centrale région «fichier E région» sera aussi fait en fin
d’opération d’inventaire.
Il s’agit de la comparaison du fichier comptable chaîne centrale stock
région «fichier E région» avec le fichier inventaire physique global obtenu
par le cumul de tous les articles recensés et saisis durant l’inventaire
physique et dont les quantités comptabilisées auront été préalablement
réajustées au 31/12 de l’exercice.
Cette comparaison fera ressortir en écart les articles du fichier
comptable chaîne centrale région( fichier E région) qui n’existent pas
dans le fichier inventaire physique(articles non inventoriés) et vice
versa(articles non codifiés, instance de mise à jour ...), et en vue de
dégager et de traiter les éventuelles différences qui apparaîtraient entre
ces deux fichiers et par conséquent les différences entre le fichiers S et le
fichier E .

3.8.5 Edition des états

 Etats produits par l’application informatique inventaire au début de

l’opération prise d’inventaire

- Listes de comptage des articles à inventorier(annexe1)

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 18

SH-AMT/DPR

 Etats produits par l’application informatique inventaire lors du

traitement des écarts

- Listes des articles mouvementés ‘’ état de réajustement’’

o Réajustement par emplacements ou groupe
d’emplacements’’ (Annexe 3.1)
o réajustement de l’inventaire global au 31 /12 ’’
(Annexe3.2)

- Fiches d’analyse des écarts

o Par emplacements ou groupe d’emplacements( Annexe
4.1)
o Après rapprochement fichier inventaire global/fichier E
( Annexe 4.2)

- Etat récapitulatif des écarts après traitement des fiches

d’analyse
o par emplacements ou groupe d’emplacement( Annexe 5.1)
o après traitement des fiches d’analyse après rapprochement
fichier inventaire global et le fichier E (Annexe 5.2)

- Etats des écarts sur inventaire

o édités par emplacements ou groupe d’emplacement après
rapprochement fichier inventaire /fichier S [écarts
positifs(Annexe 6.1.1) et écarts négatifs (Annexe 6.1.2)].
o édités après rapprochement final fichier inventaire global et
fichier E [écarts positifs(Annexe 6.2.1) et écarts négatifs
(Annexe 6.2.2)].

- Etat de l’inventaire physique global(Annexe 7.1-7.2-7.3)

Toutes les données de ces états seront affichées automatiquement par

l’application inventaire.

 Etats produits par la chaîne centrale stock(fichier E)

Etat des rejets de la chaîne stock Siège «fichier E ».

Cet état sera édité au niveau de la chaîne centrale siège

 Etats produits par la chaîne stock région

- Etat des rejets de la chaîne stock région « GDS ».

Cet état sera édité au niveau des magasins

3.8.6 - Analyse et traitement des écarts d’inventaire

L’analyse et le traitement des écarts seront réalisés par les équipes CISTE
désignées à cet effet, au moyen des états et autres supports en leur
possession(états des écarts, états des rejets, fiches d’analyse, documents
justificatifs, …). Ces opérations se dérouleront comme suit :
 Renseigner et signer la fiche d’analyse des écarts.

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 19

SH-AMT/DPR

Cette fiche dont une partie est renseignée par l’application inventaire
sera éditée pour chacun des écarts dégagés.

La fiche sera complétée et signée par les agents de l’équipe CISTE

désignés pour intervenir dans le cadre de cette opération.
Elle sera également contrôlée et signée par le responsable de l’équipe
La fiche d’analyse sera accompagnée des documents justificatifs.

 Saisir les données des cases « Ecart global justifié » et « Quantité

Ecart Irréductible » de la fiche d’analyse des écarts sur masque de
saisie prévu à cet effet.

Prendre en considération le signe(positif ou négatif )de l’écart

lors
de la saisie.
 Imprimer «l’état récapitulatif des écarts après traitement des fiches
d’analyse( Annexe 5.1 - 5.2)
Cet état servira pour le contrôle des données des fiches d’analyse saisies

 Editer les résultats définitifs.

Il s’agit des états suivants :
 Ecarts sur inventaire (positifs) édités par emplacements ou groupe
d’emplacements - rapprochement fichier inventaire/ fichier ‘’S’’ -
Annexe 6.1.1
 Ecarts sur inventaire (négatifs) édités par emplacements ou groupe
d’emplacements- rapprochement fichier inventaire/ fichier ‘’S’’ -
Annexe 6.1.2
 Ecarts sur inventaire (positifs) édités après rapprochement fichier
inventaire global / fichier ‘’E’’ - Annexe 6.2.1
 Ecarts sur inventaire (négatifs) édités après rapprochement fichier
inventaire global / fichier ‘’E’’ - Annexe 6.2.2
 Inventaire physique des stocks codifiés (articles validés) Annexe 7.1
 Inventaire physique des stocks codifiés (Articles en instance de mise à
jour) Annexe 7.2
 Inventaire physique des stocks non codifiés Annexe 7.3
Des états supplémentaires peuvent être édités par l’application
informatique pour les besoins des services comptables concernés,
notamment :
 Inventaire physique des stocks par classe comptable( codifiés articles
mis à jour)
 Etat récapitulatif par classe comptable des articles en écarts(codifiés
articles mis à jour)
 Etat des écarts sur inventaire justifiés (par groupe d’emplacements)
 Synthèse des quantités justifiées par classe comptable( codifiés
articles mis à jour)
 Statistiques (par groupe d’emplacements)
 Faire signer tous les états par les responsables habilités.

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 20

SH-AMT/DPR

Ces opérations relatives à l’analyse et au traitement des écarts se

feront systématiquement après chacun des types de
rapprochement énoncés plus haut

3.8.7 : Régularisation comptable

La régularisation comptable ne concernera que les écarts irréductibles.

Elle se fera au moyen des documents de gestion utilisés dans le cadre
des procédures de gestion des stocks(BMM/RS ou RE avec la
mention « INVXX » dans la case ORDRE DE TRAVAIL (position 49
du document BMM).
XX : deux derniers chiffres de l’année de l’inventaire

Ces documents doivent être accompagnés obligatoirement des

documents justifiants ces écarts(PV de casse, PV de perte, …).
Les documents (BMM) seront signés par le Directeur Régional avant leur
exploitation.

Le traitement des données de ces documents se fera normalement dans

le cadre de la gestion courante des mouvements de stock (fiches casier /
kardex , saisie et traitement informatique dans les chaînes stocks) et
immédiatement après les opérations d’analyse et traitement des écarts.
Les écarts définitifs dégagés par le rapprochement du fichier inventaire
physique global avec le fichier comptable chaîne centrale région ’’ fichier
région E’’ feront eux aussi l’objet d’une régularisation comptable.

4. Exploitation des résultats de l’inventaire

Les résultats définitifs de toute l’opération inventaire physique des stocks
seront exploités par les structures comptables concernées de la Division
Production, et ce conformément aux dispositions de la décision B-092 (R4)
du 30 Janvier 1999, portant régularisation de la différence de stocks de
matières et fournitures.

Toutes les données de l’opération inventaire seront sauvegardées sur

des supports informatiques et seront soigneusement conservées.

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 21

SH-AMT/DPR

Les états relatifs aux écarts négatifs et positifs, aux inventaires des
stocks, etc. édités sur papier, seront signés par le Directeur Régional et
soigneusement conservés au niveau du site de l’inventaire.
Tous les autres documents et états utilisés lors de l’opération inventaire
seront aussi conservés soigneusement.

Alger, le

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 22

SH-AMT/DPR

ANNEXES

PROCEDURE INVENTAIRE TOURNANT DES STOCKS 23