FICHE PRATIQUE N°11 [Link].

net
Communi
Cation

RéaliseR un dossie
R de pRésentation

Le dossier de présentation, c’est la carte de visite de votre association. Au sens figuré bien sûr, car
même résumé, le bilan de vos activités ne saurait tenir sur un bristol de cinq centimètres sur huit !
Il n’en reste pas moins que ces quelques pages vous permettront de vous introduire auprès de
potentiels partenaires institutionnels et financiers. Disons-le autrement : pas de dossier de présentation,
pas de financements. Pas de financements, pas de projets. Pas de projets, pas d’association. Si vous n’avez
pas encore eu l’occasion de vous lancer dans ce périlleux exercice, cette fiche pratique est faite pour vous. Si
vous en possédez un, mais que personne ne vous rappelle jamais, ces quelques lignes vous sont également
destinées.

1. PrEm
ièrE étaPE :al rédaCtion Attention cependant : « plan psychorigide » ne signifie pas « ab-
sence de souplesse ». Nous vous livrons ici quelques billes, mais
QuElQuEs QuEstionsPréliminair Es... le dossier unique et parfait n’existe pas. À vous d’adapter vos
arguments à la sensibilité de votre interlocuteur. Vous ne van-
Les projets de votre association, personne ne les connaîtterezmieux pas les mêmes qualités selon que vous vous adressez à
que vous. En effet, combien de nuits avez-vous déjà passé une collectivité territoriale ou à un magazine culturel.
à re-
faire le monde autour d’un verre avec vos amis ? Malheureuse-
ment, même si ces discussions forgent votre motivation,ales Uneres-
couverture
tituer telles quelles dans un dossier destiné à la Mairie ou à une
entreprise n’a pas de sens. La couverture doit donner quelques informations essentielles :
le nom de votre association et/ou projet, sa date et son lieu de
Avant de réaliser votre dossier de présentation, prenezréalisation.
donc Elle doit également vous identifier visuellement : logo,
un temps avec les membres de l’association pour discuter photo, identité graphique de l’association, etc. Enfin, vous pouvez
de la manière dont vous souhaitez vous présenter etajouter expli- les logos de vos partenaires (après leur avoir demandé
quer vos projets : quels points doivent être mis en exergue leur avis,
? bien entendu) et les prix ou labels que vous avez pu ob-
Quels arguments peuvent être avancés pour expliquer tenir lepour vos actions.
bien-fondé de votre démarche ? À qui s’adresse votre dossier ?
a Un sommaire
lEPlan du dossi Er
Un dossier de présentation sans sommaire, c’est un peu comme
L’imagination, la fantaisie, l’originalité ou encore l’humourunont
film tchèque sans sous-titres : impossible à déchiffrer.
- Re
leur place dans un dossier de présentation... A condition prenezde les grandes parties de votre plan et indiquez clairement
s’intégrer dans un plan clair et rigoureux, voire légèrementle numéro de la page correspondante. Inutile cependant de faire
psychorigide, dont nous allons vous présenter les principauxapparaître les sous-sous-parties de vos sous-parties. Cela nuit à
éléments . la lisibilité du sommaire.

1
 aUne introduction Dire que d’autres vous ont fait confiance a toujours le don
de motiver les foules, selon ce vieil adage qui veut que l’on
L’introduction doit expliquer synthétiquement votre ne prête qu’aux riches.
projet, ses enjeux et la démarche de votre association, le
tout en une page. Au risque de briser vos illusions, sachez aUne présentation des porteurs du projet

PRATIQUE
que beaucoup de vos interlocuteurs arrêteront là leur
lecture. Ce préliminaire doit donc répondre aux questions De nombreux éléments concernant votre association, sa

s
essentielles, les fameux 5W (who, what, when, where, démarche et ses valeurs ont déjà été abordés dans
why) auxquels on peut ajouter une sixième question qui, l’introduction. Vous pouvez néanmoins profiter de cette
bien que ne commençant pas par W, n’en reste pas moins partie pour enfoncer le clou et rappeler brièvement
pertinente : how (traduction pour les non-anglophones : l’historique et l’objectif de votre structure. Même si un peu
qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment ! ). aUne d’idéalisme ne fait pas de mal, évitez les arguments type «
présentation détaillée de votre projet sauver l’humanité » (trop Miss Monde). Préférez des buts
moins ambitieux, mais concrets et réalisables. Proposez
Séduit par votre introduction, le futur partenaire potentiel également de (très) rapides portraits des principaux
a décidé de poursuivre sa lecture pour en savoir plus sur membres de l’équipe, histoire de personnaliser votre
votre projet. C’est déjà bien. Pour achever de le structure et de permettre à vos futurs partenaires
convaincre, proposez : d’identifier leurs contacts.

Une analyse détaillée de l’opération prouvant que votre aDes annexes

projet est viable et pertinent : présentation du territoire,
moyens mis en œuvre, retour sur des projets similaires, Proposez des photos, des coupures de presses
etc. Votre interlocuteur doit avoir compris tout l’intérêt d’événements passés, des tableaux prévisionnels... Mais
qu’il a à financer votre projet : c’est le seul moyen pour n’éditez pas une encyclopédie sous prétexte de prouver
qu’il ne referme pas illico le dossier en arrivant sur la page que vous avez de la matière. Une annexe sert à apporter

sFICHE
qui suit... un éclairage sur un point du dossier : si ça n’est pas le cas,
elle est inutile. Pour que le lecteur aille lire ces éléments
Le budget prévisionnel. Un budget contient une colonne complémentaires, prévoyez des renvois dans votre texte.
dépenses et une colonne recettes. Quoi qu’il arrive et en
toutes circonstances, les totaux de ces deux colonnes QuElQuEs rECommandations stylistiQuEs...
doivent être égaux. Si ça n’est pas le cas, soit votre calcul
est faux, soit votre projet est mal barré. Enfin, n’hésitez aL’orthographe
pas à booster votre budget et à demander un peu plus :
les partenaires donnent généralement moins que ce que Un docier bourés de faute d’orthographes peu s’avéré trait
vous leur demandez. vites exaspérent et dificile à lyre. Lisez et relisez votre
dossier, faites-le corriger par les membres de l’association,
Le calendrier prévisionnel, histoire de prouver que, oui, vos amis, votre famille et toute personne maîtrisant un
votre projet verra le jour. tant soit peu les règles orthographiques et grammaticales.
Lorsque votre dossier part à l’impression, vous devez être
Un plan de communication. Cette partie est très absolument certain qu’aucune coquille n’a pu échapper à
importante puisqu’elle permet à vos futurs partenaires de
votre vigilence... (oups !) aStyle et vocabulaire
voir comment leur participation sera valorisée (dossier de
presse, flyers et affiches portant leur logo, etc). Si vous Ne vous lancez pas dans de grands effets de style : préférez
souhaitez faire financer un projet développé hors du des phrases courtes et sobres, qui permettront au lecteur
territoire dudit partenaire de ne pas s’arracher les cheveux par poignées en tentant
de comprendre ce que vous avez voulu dire. Comme pour
le contenu, tentez d’adapter votre style et votre ton aux

2 codes du partenaire visé : allez faire un tour sur son site

Internet, lisez ses documents de communication afin de
vous imprégner de son vocabulaire. Une entreprise
(action de solidarité internationale, par exemple), expliquez comme une collectivité vous écouteront plus facilement si
comment vous comptez en rendre compte après la réalisation du vous parlez leur langue.
projet, sur le territoire du financeur : exposition, débat, etc. aUne
Enfin, souvenez-vous que si votre but est d’obtenir des
présentation de vos partenaires sous, vous ne faites pas non plus l’aumône : inutile de
supplier. Si votre projet est bien ficelé et vos arguments
finement avancés, vous convaincrez sans avoir besoin d’apitoyer votre interlocuteur.
2. dEuxièmE étaPE : la misE En formE un artiste dans l’âme, tâchez au moins de créer un univers visuel
qui permette d’identifier votre association : une ou deux couleurs
De même qu’on ne rencontre pas un partenaire en espadrilles phares, une police de prédilection, un logo et quelques éléments
trouées, on n’adresse pas un dossier de présentation à la mise engraphiques qui permettront de « signer » la page.
forme peu soignée. L’aspect de ce document de communication
forgera la première image que votre interlocuteur se fera de votre Pour décliner cet univers graphique sur votre dossier de présen-
association. tation, une règle à retenir : sobriété. Un dossier de présentation,
nous ne le répèterons jamais assez, doit être lisible. La couverture
la PrésEntation doit révéler votre univers sans paraître surchargée.

a Le choix de la police DécouvrIr LA PAo

On distingue généralement les polices basiques, dont la principalePour les profanes, PAO signifie « Publication assistée par ordina-
qualité réside dans leur lisibilité, et les polices plus travaillées teur » et recouvre tout un tas de logiciels (soi-disant intuitifs)
et originales qui véhiculent une identité, voire un message. Afin permettant de réaliser (soi-disant facilement) de magnifiques
de ne pas entraver la lecture, le corps de votre texte doit impé- documents. Un certain nombre d’éditions libres de droits exis-
rativement être écrit dans une police basique : times, arial, hel- tent aujourd’hui sur le marché :
vetica, trebuchet... vous avez l’embarras du choix. Evitez tout de
même le style « comic », trop enfantin, qui risque de nuire à votre The Gimp est l’équivalent de Photoshop : il vous permettra de
crédibilité. Pour les grands titres, vous pouvez opter pour une po- travailler des [Link]/[Link]
lice un peu plus originale : le [Link] propose des
milliers de « fonts » (« polices ») gratuites et téléchargeables Inkscape est une version libre d’Illustrator, logiciel utilisé pour
sur Mac comme sur PC. Privilégiez toujours la lisibilité à l’esthé- réaliser des logos et des éléments graphiques. [Link]
tisme et souvenez-vous que, du gothique au graffiti, le choix d’une org/?lang=fr
police n’est pas anodin. Dernière règle, valable pour tout support
de communication : jamais plus de trois polices (parties, titres et Scribus enfin, sert à mettre en page vos documents à l’instar
corps du texte) dans un même document. d’Indesign ou Quark [Link] la simplicité de
l’outil ne vous paraît pas évidente, vous pouvez évidemment vous
a La mise en page rabattre sur Word ou sa version Openoffice : moins d’options, mais
quelques heures de prise de tête évitées !
Rien de plus rébarbatif qu’une page tartinée de caractères dont
la simple vision vous inspire une seule pensée : dormir. Pour que a Illustrer le tout
votre document soit clair et donne envie de s’y plonger, commen-
cez par une règle simple : une partie = une page. L’intitulé de la Afin d’égayer votre dossier, n’hésitez pas à distiller ici et là quel-
partie doit être mis en valeur. Espacez bien les titres en sautant ques illustrations. Pour cela, le mieux est de piocher dans le stock
des lignes avant et après afin que le lecteur puisse repérer immé-de photos que vous avez très intelligemment pensé à archiver lors
diatement votre plan. Faites des paragraphes et sautez des lignesde vos précédents événements. Si vous avez omis de garder quel-
entre chaque idée. Choisissez des interlignages aérés et laissez ques traces de vos exploits passés, ou que votre association n’a
des marges conséquentes en haut, en bas et sur les côtés du do-pas encore réalisé d’événements (ce dont on ne saurait vous tenir
cument, sans oublier de justifier votre texte. Enfin, le corps de- la po
rigueur), vous pouvez toujours ajouter des images « prétextes »
lice ne doit ni être trop petit (10 minimum), ni trop grand (12 maxi- (ainsi nommées car elles sont plutôt là pour faire joli que pour- ap
mum). Et si tout cela doit vous obliger à couper du texte, tant pis !porter une information) : les [Link] ou [Link]
[Link] des photographies libres de droits. Le site
lE graPhismE [Link] les photos de jeunes artistes euro-
péens : gratuits, ces clichés sont sous label « creative commons »,
a Créer votre identité visuelle ce qui signifie que vous devez impérativement signaler le nom du
photographe et que vous n’avez pas le droit d’en faire un usage
Le bon dossier de présentation, c’est celui que l’on repère dans la commercial (la demande de subvention, rassurez-vous, n’est pas
pile, dont on se souvient et qu’on a envie d’ouvrir. À défaut d’être considérée comme tel).

3
 la fabriCation Ne nous arrêtons pas en si bon chemin. Il serait
dommage qu’un beau dossier comme le vôtre
La fabrication comprend toutes les étapes qui vont
permettre à votre dossier de présentation de passer de la reste dans les cartons. Voici donc quelques
mémoire de votre ordinateur à un document fin prêt à conseils pour démarcher vos futurs partenaires. la
être envoyé à vos futurs partenaires. rEChErChE dE struCturEs PartEnairEs

aVersion numérique Un dossier de présentation ne s’envoie pas au

petit bonheur la chance, à des partenaires trouvés
En bon écologiste (ou comptable économe) que vous êtes, au hasard de vos pérégrinations dans les Pages
vous souhaitez éviter la case «impression papier». C’est Jaunes. Bien en amont, effectuez un travail de
possible... à condition que votre fichier ne pèse pas dix veille sur les sujets en rapport avec votre projet :
mégas. Les formats texte (Word, OpenOffice) variant selon quelles politiques publiques sont mises en place ?
les parcs informatiques, adressez toujours un fichier PDF : Qui s’intéresse à ces
les logiciels de PAO et OpenOffice permettent d’exporter
directement vos fichiers en format PDF. Choisissez la
définition la plus basse possible afin d’obtenir un
document léger. Vérifiez bien que le résultat est lisible
(c’est-à-dire non pixellisé) et qu’aucun élément n’a « sauté
4
» : il arrive souvent que des polices mal téléchargées, des questions ? Lorsque la presse parle de ces thématiques,
images ou des logos disparaissent dans la transformation. qui intervient ? Toutes ces recherches vous permettront de
repérer les institutions, entreprises ou encore fondations
aVersion papier qui peuvent être intéressées. Soyez réactif, voire
opportuniste : les journaux font leur Une sur le déclin de la
Il peut être plus judicieux, parfois même incontournable, politique culturelle de votre ville? C’est le moment de
d’éditer une version papier. Dans ce cas, quelques règles proposer à votre Mairie de redorer son blason en

PRATIQUE
sont à retenir : finançant votre festival de théâtre ! Avant de solliciter une
aide, renseignez-vous également sur les différents types de

s
Noir&blanc ou couleur ? La version couleur est souvent financements existants.
plus appréciée des lecteurs... Mais nettement moins de la
comptabilité de l’association. Si possible, imprimez la Les subventions sont accordées par des institutions
couverture en couleur, vous obtiendrez ainsi l’effet désiré publiques (ministères, collectivités, etc.) à des associations
sans vous ruiner. Evitez par ailleurs d’imprimer en noir et dont les projets correspondent à leur politique, dont vous
blanc un document en couleur : vos grisés seront moins trouverez le plus souvent les grandes lignes sur leur site
pleins et le rendu moins harmonieux. Internet.

Imprimeur ou imprimante ? À partir d’un certain nombre Les bourses et prix fonctionnent sur un système de
d’exemplaires (200 environ), faire appel à un imprimeur concours, récompensant les meilleurs dossiers. Les dates
peut s’avérer très rentable. N’hésitez pas à demander sont généralement fixes. Afin de ne pas manquer ces
différents devis afin d’obtenir le meilleur prix possible. rendez-vous fort lucratifs, pensez à consulter l’annuaire
Plusieurs éléments permettent de faire baisser la facture : des appels à projet sur le site internet d’Animafac. Le site
la qualité et l’épaisseur du papier, le type de reliure... Un Studyrama, les Maisons des Etudiants et les services
fichier PDF haute définition évitera par ailleurs les frais de jeunesses des collectivités pourront également vous être
calage. d’un précieux secours.

La reliure. Pas question d’envoyer des feuilles mal agrafées Le sponsoring est une aide financière ou en nature

sFICHE
ou tenant uniquement grâce à un trombone. Au minimum, accordée en contrepartie d’un retour d’image : on vous
posez une reliure en spirale : artisanale, certes, mais donne de l’argent, vous faites parler de ce généreux
propre et efficace. Chez un imprimeur, la reliure la plus donateur.
économique est la « piqûre », soit deux agrafes posées à la
verticale au milieu du dossier. Si vous n’avez pas trop de Le mécénat est la version altruiste du sponsoring : le
pages, ce « façonnage » peut même être réalisé sur une généreux donateur ne doit pas exiger de vous une
simple imprimante d’entreprise. quelconque contre-partie (même si, dans les faits,
l’apposition du logo reste de rigueur).
3. troisièmE étaPE : l’EnVoi du dossiEr
la rEChErChE d’intErloCutEurs

Une fois la structure identifiée, reste à savoir qui est le bon

interlocuteur, la personne qui saura prendre soin de votre dossier.
La plupart des entreprises proposant des financements disposent
généralement d’un « chargé de partenariats ». Du côté des
collectivités, tournez-vous dans la mesure du possible vers le
service concerné (vie associative ou secteur concerné). Si ça n’est
pas le cas (et même si ça l’est), n’hésitez pas à passer un coup de fil
pour demander à parler à la personne adéquate : ce sera
également l’occasion d’amorcer une première prise de contact.

Par ailleurs, la pureté de votre cause justifie que vous usiez de

quelque roublardise, par exemple en allant faire un tour sur
l’organigramme du partenaire et en repérant quelques affinités
avec ses dignitaires : études similaires, passions partagées... la
lEttrE d’aCComPagnEmEnt Et la rElanCE

Un dossier s’accompagne toujours d’une lettre « résumé » d’une

dizaine de lignes. En une page, vous devez expliquer la genèse du
projet, présenter votre association et vos compétences pour
mener cette opération, le contenu dudit projet et le montant de la
somme que vous souhaitez obtenir. Enfin et surtout, proposez de
rencontrer votre interlocuteur. Une dizaine de jours après l’envoi,
relancez-le pour savoir s’il a bien reçu votre dossier, et lui proposer
à nouveau une entrevue... Nous l’avons déjà dit, le dossier de
présentation n’est jamais qu’une carte de visite permettant de
vous introduire auprès de potentiels partenaires. C’est au cours
d’une rencontre de visu que vous pourrez obtenir définitivement
les financements que vous attendez.