Guide utilisateur Elise 6

3. Modifiez si besoin le nom dans le champ Nom et la description dans le champ

Description.
4. Sélectionnez si besoin l'option Définir comme image de signature par
défaut si vous souhaitez que l'image de signature créée soit votre image de
signature par défaut.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
L'image de signature modifiée s'affiche dans la liste des images de
signatures.

[Link] Télécharger une image de signature

Pour télécharger une image de signature, cliquez sur l'icône  (3 points verticaux)
puis sur  Télécharger l'image de signature.
Le fichier est téléchargé par votre navigateur. Les actions disponibles et le répertoire
de téléchargement sur votre poste local dépendent du navigateur utilisé.

[Link] Supprimer une image de signature

Pour supprimer une image de signature, cliquez sur l'icône  (3 points verticaux) puis
sur  Supprimer l'image de signature. Un message de confirmation de la
suppression s’affiche, cliquez Supprimer.
L'image de signature est supprimée et disparaît de la liste des images de signature.

[Link] Définir une image de signature par défaut

Pour définir une image de signature par défaut, cliquez sur l'icône  (3 points
verticaux) puis sur  Définir comme image de signature.
L'image de signature s'affiche en premier dans la liste et affiche une étiquette par
défaut. Cette image de signature sera proposée par défaut dans l'application Elise
Flow lors de la signature et sera utilisée pour remplacer les codes d'emplacement
dans les fichiers.

1.1.5 Espaces de travail

Un espace de travail est un regroupement de services et d'utilisateurs. Les espaces de
travail permettent de rassembler les documents pour lesquels les utilisateurs et
services de l'espace de travail ont une tâche à effectuer. En fonction de l'espace de
travail sélectionné, les tableaux de bords et les résultats affichés par certains widgets
des tableaux de bords (widgets compteurs, listes des tâches ou Liste de résultats) ou
par les activités peuvent être différents. Par opposition, les résultats de la recherche ou
des vues dynamiques ne dépendent pas de l'espace de travail. Un utilisateur peut
terminer les tâches d'un utilisateur ou service de son espace de travail s'il en a les
droits. Les espaces de travail n'outrepassent pas la politique de droit d'accès aux

© NeoLedge 2024 page 20 sur 270

Guide utilisateur Elise 6

documents et ne peuvent donc être utilisés pour accorder des accès supplémentaires
aux documents.
Il existe 3 catégories d'espaces de travail :
 Espace de travail utilisateur : Votre espace de travail utilisateur est un
espace de travail créé automatiquement lors de votre première connexion à
Elise et dont le but est de suivre votre travail à effectuer en tant qu’utilisateur.
Votre espace de travail utilisateur est composé de vous- même et
éventuellement d’un ou plusieurs des services auquel vous appartenez (en
fonction de votre position hiérarchique dans ces services). Le nom de cet
espace de travail est votre nom d’utilisateur et il ne peut pas être modifié ni
supprimé. Vous pouvez néanmoins modifier l'utilisateur en charge par défaut
pour votre espace de travail utilisateur. Votre espace de travail utilisateur se
trouve dans la section  Mon espace de travail utilisateur.
 Espaces de travail de service : Les espaces de travail de service sont des
espaces de travail créés automatiquement lors de votre première connexion
à Elise et dont le but est de suivre votre travail à effectuer dans le cadre de
vos différents services. Vos espaces de travail de service correspondent à des
services auxquels vous appartenez et contiennent uniquement ces services.
Ces services sont sélectionnés automatiquement en fonction de vos positions
hiérarchiques dans les différents services. Ces espaces de travail de service
portent le nom du service et ne peuvent pas être modifiés ni supprimés. Vous
pouvez néanmoins modifier l'utilisateur en charge par défaut pour chacun de
vos espaces de travail de service. Vos espaces de travail de service se
trouvent dans la section  Mes espaces de travail de service.
 Espaces de travail personnalisés : Les espaces de travail personnalisés
sont des espaces de travail que vous pouvez créer et personnaliser
manuellement pour répondre à vos besoins spécifiques. Les utilisateurs et
services que vous pouvez ajouter dans vos espaces de travail personnalisés
sont définis par votre position hiérarchique dans vos différents services. Vous
pouvez modifier ou supprimer à tout moment vos espaces de travail
personnalisés. Vos espaces de travail personnalisés se trouvent dans la
section  Mes espaces de travail personnalisés.
Les espaces de travail sont particulièrement intéressants pour les utilisateurs qui font
partie de plusieurs services ou qui ont accès aux documents de plusieurs autres
utilisateurs et services. A contrario, un utilisateur qui est simple collaborateur d'un seul
service n’a accès qu’à un nombre limité d’espaces de travail et pour cet utilisateur,
l’utilisation d’espaces de travail peut ne pas présenter d’intérêt particulier.

Note : Les espaces de travail et leur interface de configuration sont

accessibles à tous les utilisateurs.

© NeoLedge 2024 page 21 sur 270

Guide utilisateur Elise 6

Voir aussi :
Découvrir les espaces de travail
Droits d'accès, page 26

[Link] Exemples d'espaces de travail

Espaces de travail de service
Un utilisateur appartenant à plusieurs services peut par exemple avoir accès à
plusieurs espaces de service :
Un espace de travail pour chaque service dans lequel il est secrétaire.
Un espace de travail pour chaque service dans lequel il est chef de
service.
Par contre, aucun espace de travail de service peut n’avoir été créé pour les
services dans lequel cet utilisateur est simple collaborateur.
Espaces de travail de personnalisés
Dans le cas où un utilisateur a accès aux documents d'autres utilisateurs et
services (cas par exemple d'un chef de service qui a accès aux documents des
utilisateurs du service et des services subordonnés), cet utilisateur peut choisir
par exemple de créer plusieurs espaces de travail personnalisés :
Un espace de travail global comportant tous les utilisateurs et
services pour lesquels il a accès aux documents afin d'avoir une vision
d'ensemble et de suivre des indicateurs globaux.
Un espace de travail pour chaque service subordonné afin de suivre
l'activité des services indépendamment.
Un espace de travail comprenant juste les utilisateurs d'un même
métier (RH, comptabilité, support, etc.) pour suivre un certain type
d'activité.
etc.
Pour chaque espace de travail, ce chef de service peut consulter ses tableaux de
bord et accéder aux documents de l'espace de travail.

[Link] Sélectionner un espace de travail

Pour sélectionner un espace de travail, suivez les étapes suivantes :
1. Cliquez sur le nom de l'espace de travail courant qui est affiché en haut à
gauche de l'interface, à côté du logo Elise .
Un menu déroulant s'affiche avec les différents espaces de travail
disponibles, repartis par catégories d'espace de travail (Mon espace de
travail utilisateur, Mes espaces de travail de service, Mes espaces de
travail personnalisés). Pour chaque catégorie d’espace de travail, les
espaces de travail sont affichés par ordre alphabétique et le nombre

© NeoLedge 2024 page 22 sur 270

Guide utilisateur Elise 6

d’espaces de travail se trouvant dans cette catégorie est indiqué entre

parenthèses. Dans le cas où la liste contient beaucoup d'éléments, vous
pouvez utiliser la barre de défilement qui apparaît au survol de la liste avec la
souris ou directement la molette de la souris.
2. Cliquez sur l'espace de travail de votre choix dans le menu déroulant.
L'interface utilisateur s'actualise et affiche le tableau de bord par défaut de
l'espace de travail sélectionné. Le nom et la catégorie de l'espace de travail
sont affichés en haut à gauche de l'interface, à côté du logo Elise .

Note : L’information du dernier espace de travail que vous avez sélectionné

sera conservé pour votre session courante utilisateur Elise, c’est-à-dire que
tant que vous restez connecté à Elise avec votre compte utilisateur, vous
resterez sur votre espace de travail sélectionné. Par contre, si vous vous
déconnectez et reconnectez avec votre compte utilisateur, l'espace de travail
sélectionné sera votre espace de travail utilisateur.

[Link] Accéder à l'interface de configuration de vos espaces de travail

Pour accéder à l'interface de configuration de vos espaces de travail, survolez votre
nom en haut à droite de l'interface utilisateur Elise avec la souris jusqu'à ce que le
menu s'affiche, puis cliquez sur  Mes espaces de travail, ou cliquez sur votre nom
en haut à droite de l'interface utilisateur Elise puis cliquez sur le sous-onglet Mes
espaces de travail.
L'interface de configuration des espaces de travail s'affiche avec vos différents espaces
de travail répartis en différentes catégories.
Pour chaque espace de travail sont affichées les informations suivantes :
Nombre d’utilisateurs / services : Le nombre d’utilisateurs de l’espace de
travail est indiqué après l’icône  et le nombre de services est indiquée
après l’icône .
Utilisateur ou service en charge par défaut : Utilisateur ou service proposé
par défaut comme utilisateur ou service en charge lors de la création d’un
document dans cet espace de travail. Vous pouvez configurer cet utilisateur
ou service en charge par défaut pour tous vos espaces de travail. Cet
utilisateur ou service en charge par défaut peut aussi être modifié
manuellement, par exemple dans les paramètres des widgets Nouveau
document ou lors de la réponse à un document. Dans tous les cas, ce champ
peut contenir n'importe quel autre utilisateur ou service de
l'organigramme. L'utilisateur ou service en charge par défaut est prédéfini
comme étant :
Vous-même en tant qu'utilisateur dans le cas des espaces de travail
utilisateur et personnalisés.

© NeoLedge 2024 page 23 sur 270

Guide utilisateur Elise 6

Les services de chaque espace de service dans le cas des espaces de

services.
Utilisateur ou service demandeur par défaut : Utilisateur ou service
proposé par défaut comme utilisateur ou service au nom duquel une tâche
est demandée lors d’une demande de tâche dans cet espace de travail. Vous
pouvez configurer cet utilisateur ou service demandeur par défaut
uniquement pour vos espaces de travail personnalisés. Cet utilisateur ou
service demandeur par défaut peut aussi être modifié manuellement, par
exemple lors de la demande de tâche ou la modification d'une tâche, quel
que soit l'espace de travail auquel vous êtes connecté. L'accès à la
fonctionnalité de modification du demandeur par défaut dépend de vos
droits d'accès et de la configuration d'Elise. Ce champ peut contenir soit
vous-même en tant qu’utilisateur, soit l’un de vos services de l’espace de
travail auquel vous êtes connecté. L'utilisateur ou service demandeur par
défaut est prédéfini par votre administrateur comme étant :
Soit vous-même en tant qu'utilisateur, soit votre service principal dans
le cas de votre espace de travail utilisateur.
Soit vous-même en tant qu'utilisateur, soit le service correspondant à
votre espace de service dans le cas de vos espaces de services.
Vous-même en tant qu'utilisateur dans le cas de vos espaces de travail
personnalisés.
Vous pouvez effectuer les actions suivantes sur les espaces de travail :
Pour afficher plus d’informations ou pour configurer un espace de travail,
cliquez sur l'icône  (roue dentée) en face du nom de l'espace de travail.
Pour sélectionner un espace de travail, cliquez sur le nom de l'espace de
travail.

Note : Même si l'espace de travail utilisateur et les espaces de travail de

service ne peuvent être ni modifiés, il est possible de configurer l'utilisateur /
service en charge par défaut pour ces espaces de travail. L'utilisateur ou
service demandeur par défaut ne peut par contre pas être modifié pour ces
espaces de travail.

[Link] Créer et configurer un espace de travail personnalisé

Pour créer un espace de travail personnalisé, suivez les étapes suivantes :
1. Dans l'interface de configuration des espaces de travail, cliquez sur Nouvel
espace de travail personnalisé.
La fenêtre Informations sur l’espace de travail s’affiche.
2. Dans le champ Nom, entrez le nom de votre choix pour l’espace de travail
personnalisé.

© NeoLedge 2024 page 24 sur 270

Guide utilisateur Elise 6

3. Modifiez si besoin les champs suivants :

Utilisateur / service en charge par défaut : Par défaut, ce champ est
déjà renseigné avec votre nom d’utilisateur. Pour modifier l'utilisateur
ou service en charge par défaut, cliquez sur le nom d'utilisateur ou de
service, entrez les premières lettres du nom de l'utilisateur ou du service
que vous voulez ajouter et cliquez sur le nom de votre choix dans la liste
de résultats de recherche.
Utilisateur / service demandeur par défaut : Par défaut, ce champ
est déjà renseigné avec votre nom d’utilisateur. Ce champ peut contenir
soit vous-même en tant qu’utilisateur, soit l’un des services que vous
avez défini pour cet espace de travail (voir étape suivante). Pour
modifier l'utilisateur ou service demandeur par défaut, cliquez sur le
nom d'utilisateur ou de service, entrez les premières lettres du nom de
l'utilisateur ou du service que vous voulez ajouter et cliquez sur le nom
de votre choix dans la liste de résultats de recherche.
4. Définissez les utilisateurs et services de l’espace de travail :
Pour ajouter un utilisateur ou service à l’espace de travail, cliquez dans
le champ Rechercher un utilisateur ou service. Entrez les premières
lettres du nom de l'utilisateur ou du service que vous voulez ajouter et
cliquez sur le nom de votre choix dans la liste de résultats de recherche.
Vous pouvez ajouter autant d'utilisateurs ou services que nécessaire. Les
utilisateurs et services que vous pouvez ajouter dépendent de vos
positions hiérarchiques dans vos différents services :
-Dans tous les cas, vous pouvez vous ajouter vous-même en tant
qu'utilisateur.
- Dans le cas où vous êtes secrétaire d'un service, vous pouvez
ajouter ce service et tous les utilisateurs de ce service.
-Dans le cas où vous êtes chef de service d'un service, vous pouvez
ajouter ce service, tous les utilisateurs de ce service, les services
subordonnés et tous les utilisateurs des services subordonnés.
Pour retirer un utilisateur ou service de l’espace de travail, cliquez sur
l'icône  (croix) en face du nom de l’utilisateur ou service à retirer.
5. Cliquez sur Modifier l’espace de travail.
Le nouvel espace de travail apparaît dans la liste Mes espaces de travail
personnalisés avec les utilisateurs ou services définis comme en charge et
demandeurs par défaut pour cet espace de travail.
Pour configurer un espace de travail personnalisé existant, suivez les étapes suivantes :
1. Cliquez sur l’icône  (roue dentée) à droite du nom de l’espace de travail que
vous souhaitez modifier.
La fenêtre Informations sur l’espace de travail s’affiche.

© NeoLedge 2024 page 25 sur 270

Guide utilisateur Elise 6

2. Modifiez les champs de votre choix.

3. Cliquez sur Modifier l’espace de travail.
L’espace de travail apparaît dans la liste  Mes espaces de travail
personnalisés avec les informations modifiées.

[Link] Supprimer un espace de travail personnalisé

Pour supprimer un espace de travail, suivez les étapes suivantes :
1. Cliquez sur l’icône  (roue dentée) à droite du nom de l’espace de travail que
vous souhaitez supprimer.
La fenêtre Informations sur l’espace de travail s’affiche.
2. Cliquez sur Supprimer l’espace de travail.
3. Un message de confirmation de la suppression s’affiche, cliquez sur Supprimer
l'espace de travail.
L'espace de travail supprimé disparaît de la liste  Espaces de travail
personnalisés.

1.1.6 Droits d'accès

Dans Elise, la politique de droits d'accès permet de définir en temps réel quels
documents et quelles fonctionnalités sont accessibles par quels utilisateurs. Cette
politique de droit est paramétrée par votre administrateur et garantit qu'un utilisateur
ne disposant pas des droits adéquats ne pourra pas visualiser un document, ni même
connaître son existence, quelle que soit la méthode de recherche du document dans
Elise.
La politique de droit d'accès définit deux types de droits d'accès :
Droits d'accès aux documents : Le contrôle d'accès aux documents est
basé sur la vérification de plusieurs informations concernant l'utilisateur, le
document et ses propriétés, et les tâches affectées à l'utilisateur.
Droits d'accès aux fonctionnalités : Le contrôle d'accès aux fonctionnalités
est basé sur des groupes d'utilisateurs décrivant les autorisations d'accès aux
différentes fonctionnalités et les options d'utilisation.
Voir aussi :
Droits d'accès aux documents dans Elise

[Link] Exemples
Voici quelques exemples de droits d'accès aux documents :
Un chef de service a accès par défaut à tous les documents de son
service et des services subalternes.

© NeoLedge 2024 page 26 sur 270

Guide utilisateur Elise 6

Un utilisateur peut choisir de rendre un document personnel, dans ce

cas il ne sera visible que par lui-même.
Un utilisateur qui a une tâche à effectuer sur un document a accès
automatiquement à ce document sauf si cette tâche n'a pas encore
été activée.
Tous les utilisateurs peuvent avoir accès à tous les documents d'un
certain type.
Voici quelques exemples de droits d'accès aux fonctionnalités Elise :
Un utilisateur n'ayant pas de droits d'administration ne peut pas
accéder aux fonctionnalités d'administration d'Elise.
Un utilisateur ayant les droits d'accès à la fonction Distribuer voit
cette fonctionnalité dans son interface utilisateur.
Un utilisateur ne faisant pas partie du service Ressources Humaines
(RH) n'a pas la possibilité de créer des documents RH et n'a pas accès
aux modèles de fichiers RH ni aux processus prédéfinis RH.

[Link] Droits d'accès aux documents

Le contrôle des d'accès aux documents est basé sur la vérification des informations
suivantes :
Le sens du document : Un utilisateur peut avoir des droits d'accès restreints
à certains sens de documents.
Le niveau de confidentialité du document : Selon le degré de
confidentialité le document peut être visible seulement par l'utilisateur
concerné (cas d'un document personnel) ou par un plus grand nombre
d'utilisateurs (cas de documents confidentiels ou normaux).
L’état du document : L’accès au document peut être restreint en fonction
de son état. Par exemple des documents non distribués ou des documents
archivés ne sont visibles que par certaines catégories d'utilisateurs.
Le type de tâche à réaliser sur le document : Tout utilisateur avec une
tâche sur un document peut accéder à ce document mais l'accès à certaines
fonctionnalités ou l'accès en modification à certaines propriétés ou aux
fichiers peut être restreint en fonction du type de tâche :
Lecture : Une tâche de lecture accorde les droits d'accès uniquement
en lecture aux propriétés du document et aux fichiers du document. Un
utilisateur avec une tâche de lecture sur un document ne peut
demander que des tâches de lecture sur le document et n'a accès qu'à
un nombre limité de fonctionnalités sur le document.
Traitement : Une tâche de traitement accorde les droits d'accès en
modification aux propriétés du document et aux fichiers du

© NeoLedge 2024 page 27 sur 270

Guide utilisateur Elise 6

document. Un utilisateur avec une tâche de traitement sur un document

peut demander tous les types de tâches sur le document et a accès à la
majorité des fonctionnalités sur le document.
Validation et Signature : Une tâche de validation ou de
signature accorde les mêmes droits d'accès qu'une tâche de traitement
mais peut en fonction de son état appliquer des restrictions sur l'accès
en modification des fichiers. Pour plus de détails, consultez Niveaux de
restriction en modification sur les fichiers, page 32
Prise en charge : Une tâche de prise en charge accorde les mêmes
droits d'accès qu'une tâche de traitement mais avec l'accès à des
fonctionnalités supplémentaires sur le document (exemple : clôture du
document).
La position hiérarchique de l'utilisateur dans un service : En fonction de
sa position hiérarchique dans le service, l'utilisateur peut avoir accès ou non
aux documents pour lesquels une tâche a été affectée à son service
d'appartenance, mais pour lesquels il n'a pas de tâche en son nom. Les
différentes positions hiérarchiques dans un service sont les suivantes :
Collaborateur : L'utilisateur a accès aux documents sur lesquels il est
intervenant mais n'a pas accès aux documents sur lesquels son service
est intervenant.
Secrétaire : L'utilisateur a accès aux documents sur lesquels il est
intervenant et aux documents sur lesquels son service est intervenant.
Suivant le paramétrage, un utilisateur de type secrétaire peut aussi
avoir accès aux documents sur lesquels les autres utilisateurs du service
sont intervenants.
Chef de service : L'utilisateur a accès à l'ensemble des documents sur
lesquels son service, les utilisateurs de son service, ses services
subordonnées et les utilisateurs de ses services subordonnées sont
intervenants.
Les propriétés du document : Il est possible de paramétrer la politique de
droit pour accorder des droits d'accès en fonction des propriétés des
documents. Par exemple, des utilisateurs peuvent avoir accès à des
documents d'un certain type ou en fonction de la valeur d'une certaine
propriété et ce, sans avoir de droits accordés par leur position hiérarchique ni
par une tâche dans le processus du document.
Les droits administrateurs : Les administrateurs peuvent avoir accès à
l'ensemble des documents.
La politique de droits d'accès est personnalisée par votre administrateur qui peut avoir
par exemple adapté ces règles de base à votre fonctionnement ou paramétré des
règles spécifiques pour un service ou pour des propriétés de document.

© NeoLedge 2024 page 28 sur 270

Guide utilisateur Elise 6

Note : Quelle que soit la politique de droit mise en place, vous avez toujours
accès aux documents dont vous êtes le créateur.

Note : Dans le cas où vous n'avez pas accès à un document qui vous
intéresse, il suffit de demander à un des intervenants de ce document de vous
faire une demande de tâche, soit pour lecture (par défaut sans possibilité de
modifier le document) soit pour traitement (par défaut avec possibilité de
modifier le document).

[Link] Tableau récapitulatif des droits d'accès aux documents en fonction de la

position hiérarchique dans un service
Le tableau ci-dessous résume les droits d'accès standards à un document en fonction
de la position hiérarchique des utilisateurs d'un même service :
Utilisateur C
Documents contenant une Utilisateur A Utilisateur B
Chef de
tâche affectée à : Collaborateur Secrétaire
service

Utilisateur A   
Utilisateur B  
Utilisateur C  
Un autre utilisateur du même  
service

Service des utilisateurs A, B et C  

Un autre service subalterne 
Un autre utilisateur d'un autre 
service subalterne

Un autre service non subalterne

Un autre utilisateur d'un autre

service non subalterne

Lecture du tableau : Les colonnes du tableau correspondent à des utilisateurs avec des
positions hiérarchiques différentes dans un même service. Chaque utilisateur peut
accéder ou non à un document en fonction de l'utilisateur ou service à qui est affecté
ce document. Par exemple, l'utilisateur A, qui est simple collaborateur (colonne 2), ne
peut accéder qu'aux documents contenant une tâche affectée à l'utilisateur A (ligne 2).

© NeoLedge 2024 page 29 sur 270

Guide utilisateur Elise 6

Note : Ce tableau résume la politique de droit appliquée par défaut dans Elise
mais cette politique de droit a pu être paramétrée pour vos besoins
spécifiques par votre administrateur.

Note : Ce tableau ne tient pas compte de la propriété de document

Confidentialité qui modifie les droits d'accès aux documents.

[Link] Confidentialité
Le niveau de confidentialité d'un document est indiqué par la propriété standard
Confidentialité et définit si l'accès au document est restreint par rapport aux droits
d’accès standards sur le document. Cette propriété est de type liste déroulante. Les
valeurs de cette propriété sont les suivantes :
Normal : Les droits d’accès standards s’appliquent.
Confidentiel : Un document confidentiel est par défaut accessible par un
nombre restreint d’utilisateurs mais aussi potentiellement par d'autres
utilisateurs ayant des droits spécifiques sur les documents confidentiels. Par
défaut, les utilisateurs ayant accès à un document confidentiel sont les
suivants :
L'utilisateur ayant créé le document.
Les utilisateurs qui ont des tâches sur le document, quel que soit le type
de tâche.
Les chefs de services des utilisateurs et des services qui ont une tâche
sur le document, quel que soit le type de tâche.
Personnel : Un document personnel est par défaut accessible par un nombre
restreint d’utilisateurs mais aussi potentiellement par d'autres utilisateurs
ayant des droits spécifiques sur les documents personnels. Par défaut, les
utilisateurs ayant accès à un document personnel sont les suivants :
L'utilisateur ayant créé le document.
Les utilisateurs qui ont des tâches sur le document, quel que soit le type
de tâche.
Les chefs de services des services qui ont une tâche sur le document,
quel que soit le type de tâche.

Avertissement : Les droits décrits ci-dessus sont les droits par défaut fournis
en standard avec Elise. Ces droits sont paramétrables et sont susceptibles
d'avoir été modifiés par votre administrateur Elise pour répondre aux besoins
spécifiques de votre organisation. Pour plus d'informations sur la politique de
droits mise en place dans votre organisation, contactez votre administrateur
Elise.

© NeoLedge 2024 page 30 sur 270

Guide utilisateur Elise 6

Exemple : Un utilisateur A du service 1 crée un document avec 3 tâches :

Une tâche de prise en charge pour lui-même (utilisateur A du service
1).
Une tâche de traitement demandée à un utilisateur B du service 2.
Une tâche de lecture demandée au service 3.
Selon les droits par défaut fournis en standard avec Elise, l’accès à ce document
en fonction du niveau de confidentialité est résumé dans le tableau suivant :

Utilisateurs Normal Confidentiel Personnel

Service 1 – Utilisateur A   
Service 1 – Chef de service *  
Service 1 – Secrétaire 
Service 2 – Utilisateur B   
Service 2 – Chef de service *  
Service 2 – Secrétaire 
Service 3 – Chef de service *   
Service 3 – Secrétaire 
* Quand un document est accessible par un chef de service d’un utilisateur, il est
aussi accessible par tous les chefs de services des services hiérarchiquement
supérieurs à ce service.

[Link] Droits d'accès aux fichiers

Le contrôle des d'accès aux fichiers est basé sur la vérification des informations
suivantes :
Les droits d'accès au document : Un utilisateur doit impérativement avoir
accès au document pour avoir accès aux fichiers du documents.
Le niveau de confidentialité des fichiers : Les fichiers peuvent être ajoutés
au document en tant que fichiers confidentiels. Dans ce cas, ils ne sont
visibles que par l'utilisateur qui a ajouté les fichiers et par les administrateurs
Elise. Cette fonctionnalité n'est pas obligatoirement disponible dans votre
configuration.
Les restrictions d'accès appliquées sur les fichiers : L’accès aux fichiers
peut être restreint manuellement par les utilisateurs en charge du
document. Dans ce cas, les fichiers ne sont visibles que par une liste
d'utilisateurs.

© NeoLedge 2024 page 31 sur 270

Guide utilisateur Elise 6

L'état de validation ou de signature du document : Selon l'état de

validation ou de signature et la configuration du niveau de restriction, les
fichiers du document peuvent n'être accessible qu'en lecture seule pour
certains utilisateurs.
Les droits administrateurs : Les administrateurs peuvent avoir accès à
l'ensemble des fichiers.
La politique de droits d'accès est personnalisée par votre administrateur qui peut avoir
par exemple adapté ces règles de base à votre fonctionnement ou paramétré des
règles spécifiques pour un service.
Voir aussi :
Fichiers, page 86

[Link] Niveaux de restriction en modification sur les fichiers

Pour les documents en cycle de validation ou de signature, l'accès en modification aux
fichiers est configuré par l'administrateur Elise et dépend du niveau de restriction en
modification sur les fichiers. Le niveau de restriction peut être paramétré pour tous les
documents d'une instance ou par type de document. Les niveaux de restrictions
possibles sont les suivants :
Aucun : Pas de restrictions supplémentaires par rapport aux droits d'accès
standards sur les fichiers.
Modéré : Si un document est en validation, ses fichiers ne sont modifiables
que par les validateurs du document. Si un document est en signature, ses
fichiers ne sont modifiables que par les signataires du document.
Élevé : Si un document est en validation, ses fichiers ne sont modifiables par
aucun utilisateur. Si un document est en signature, ses fichiers ne sont
modifiables que par les signataires.
Exemple : Tableau récapitulatif d'accès en modification aux fichiers du document
en fonction du rôle de l'utilisateur et du niveau de restriction.
Droits d'accès en modification aux fichiers
Niveau de Niveau de Niveau de
Rôle de
restriction restriction restriction
l'utilisateur
AUCUN MODÉRÉ ÉLEVÉ

Document en validation

Validateur  
Signataire 

© NeoLedge 2024 page 32 sur 270