Guide utilisateur Elise 6
Niveau de Niveau de Niveau de
Rôle de
restriction restriction restriction
l'utilisateur
AUCUN MODÉRÉ ÉLEVÉ
Autres uti-
lisateurs
Document en signature
Validateur
Signataire
Autres uti-
lisateurs
Document validé
Validateur
Signataire
Autres uti-
lisateurs
Document signé
Validateur
Signataire
Autres uti-
lisateurs
Définitions :
Validateur : Utilisateur ayant une tâche de validation active et non
terminée sur le document ou faisant partie d'un service ayant une
tâche de validation active et non terminée sur le document.
Signataire : Utilisateur ayant une tâche de signature active et non
terminée sur le document ou faisant partie d'un service ayant une
tâche de signature active et non terminée sur le document.
Autre utilisateur : Utilisateur n'ayant aucune tâche de validation ou
de signature active et non terminée sur le document ou faisant partie
d'un service n'ayant une tâche de validation ou de signature active et
non terminée sur le document.
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Guide utilisateur Elise 6
Note : Ce tableau s'applique à toutes les actions sur les fichiers comme
par exemple la fonctionnalité Annoter un fichier.
Note : Ce tableau ne tient pas compte des autres restrictions d'accès sur
les fichiers.
Voir aussi :
État de validation ou de signature du document, page 67
Fichiers de documents en validation ou en signature, page 88
[Link] Droits d'accès aux fonctionnalités d'Elise
La politique de droits d'accès aux fonctionnalités est personnalisée par votre
administrateur qui a configuré les droits d'accès du groupe utilisateur auquel vous
appartenez. Ce groupe définit l'accès aux éléments suivants :
Les fonctionnalités Elise.
Les tableaux de bords pré-paramétrés.
Les vues dynamiques pré-paramétrées.
Les processus pré-paramétrés.
Les modèles de documents pré-paramétrés.
Les référentiels internes.
Note : Dans le cas où vous n'avez pas accès à une fonctionnalité qui vous
intéresse, il est nécessaire de contacter votre administrateur pour effectuer
une demande de changement de paramétrage.
[Link] Droits d'accès au traitement des tâches
En tant qu'utilisateur Elise, vous ne pouvez accéder au traitement d'une tâche que si la
tâche remplit les conditions suivantes :
La tâche doit être active.
La tâche doit être demandée à l'un des utilisateurs ou services suivants :
Vous-même personnellement.
Un de vos services si vous avez les droits d'effectuer les tâches de vos
services.
Un utilisateur ou service de l'espace de travail que vous avez
sélectionné, si vous avez les droits sur les documents de cet utilisateur
ou service.
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Guide utilisateur Elise 6
Note : Certains utilisateur peuvent avoir des droits utilisateurs avancés
permettant de traiter n'importe quelle tâche active sur un document pour
lequel ils ont les droits d'accès.
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1.2 Tableaux de bord
1.2.1 Tableaux de bord
Un tableau de bord est une partie personnalisable de l'interface permettant de
proposer dans votre espace de travail des vues en fonction de vos besoins. Les
tableaux de bords s'affichent par défaut à l'ouverture d'Elise et sont organisés en
onglets, chaque onglet correspondant à un tableau de bord. Chaque tableau de bord
contient des éléments graphiques appelés widgets, qui peuvent être utilisés pour
afficher une information ou pour réaliser une action. Les widgets peuvent avoir des
tailles variables et sont alignés sur une grille lors de la configuration du tableau de
bord.
Vous avez la possibilité de créer vos propres tableaux de bord personnels grâce au
mode de configuration des tableaux de bord. Pour chaque tableau de bord personnel,
vous pouvez personnaliser le tableau de bord en modifiant son nom, en configurant
les widgets ou en définissant des filtres pour n'afficher que les données répondant aux
critères de filtre.
Note : Vos tableaux de bord sont indépendants de vos espaces de travail. Un
tableau de bord créé dans un de vos espaces de travail s’affichera donc dans
tous vos autres espaces de travail, mais les widgets afficheront un contenu
différent correspondant à chaque espace de travail.
[Link] Types de tableaux de bord
Il existe 2 types de tableaux de bord :
Les tableaux de bords partagés : Les tableaux de bord partagés sont
des tableaux de bord prédéfinis et déployés par votre administrateur. Vous
ne pouvez ni modifier ni supprimer un tableau de bord partagé.
Les tableaux de bord personnels : Les tableaux de bord personnels sont
des tableaux de bord que vous pouvez créer manuellement pour répondre à
vos besoins spécifiques. Vous pouvez modifier ou supprimer à tout moment
vos tableaux de bord personnels.
Note : Les tableaux de bord et leur interface de configuration sont accessibles
à tous les utilisateurs.
Voir aussi :
Découvrir les tableaux de bord
Widgets, page 42
[Link] Exemple de tableaux de bords personnels
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Un utilisateur peut choisir par exemple d'avoir 3 tableaux de bord personnels :
Un tableau de bord pour ses courriers qui centralise toutes les
informations sur les différentes correspondances.
Un tableau de bord dédié à son métier qui permet de créer
rapidement des types de documents correspondant aux besoins
métier et de suivre les actions sur ces documents dans ses différents
espaces de travail.
Un tableau de bord avec des statistiques affichant des graphiques et
des indicateurs clés pour l'ensemble des documents.
[Link] Accéder aux tableaux de bord
Pour accéder aux tableaux de bord de l'espace de travail courant, suivez les étapes
suivantes :
1. Cliquez sur le menu Tableaux de bord dans la barre d'outils de l'interface
utilisateur Elise.
Le dernier tableau de bord consulté s'affiche. Les différents tableaux de bord
disponibles s'affichent comme sous-onglets répartis en 2 catégories :
Les tableaux de bords partagés sont affichés dans une section indiquée
par l’icône .
Les tableaux de bords personnels sont affichés dans une section
indiquée par l’icône .
2. Cliquez sur le sous-onglet correspondant au tableau de bord de votre choix.
Le tableau de bord sélectionné s'affiche.
Note : L’information du dernier tableau de bord que vous avez sélectionné
sera conservée pour votre session courante utilisateur Elise, c’est-à-dire que
tant que vous restez connecté à Elise avec votre compte utilisateur, vous
retrouverez votre dernier tableau de bord sélectionné à chaque fois que vous
retournez vers les tableaux de bord. Par contre, si vous vous déconnectez et
reconnectez avec votre compte utilisateur, le tableaux de bord affiché sera le
premier tableau de bord partagé, ou à défaut le premier tableau de bord
personnel.
Note : Par défaut, les tableaux de bord sont affichés dès l'ouverture d'Elise.
[Link] Mode de configuration des tableaux de bord
En mode configuration, il est possible de configurer les tableaux de bord (édition des
paramètres des tableaux de bord, ajout et suppression de widgets, configuration des
widgets, etc.) ou de les supprimer.
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Guide utilisateur Elise 6
Quand le mode configuration des tableaux de bord est activé, plusieurs changements
apparaissent dans l'interface :
Apparition d'un volet de paramétrage des tableaux de bord sur la droite de
l'interface : Ce volet permet de configurer les tableaux de bords en ajoutant
ou retirant des widgets et en changeant les propriétés des tableaux de bord
et des widgets.
Apparition d'une grille d'alignement dans le tableau de bord : La grille
matérialise les positions et les tailles que peuvent prendre les widgets. Par
exemple, un widget liste de document pourra être aligné sur la première
colonne et deuxième ligne de la grille et avoir une taille de deux colonnes de
large par trois lignes de hauteur.
Changement des widgets : Des icônes de configuration des widgets
apparaissent et le déplacement par glisser-déposer devient actif.
Note : Vous ne pouvez configurer et supprimer que vos tableaux de bords
personnels. Les tableaux de bords partagés ne sont ni modifiables ni
supprimables.
Voir aussi :
Configurer un tableau de bord personnel, page 41
[Link] Actualiser un tableau de bord
Pour actualiser le tableau de bord courant, cliquez sur l'icône (flèche formant un
cercle) en haut à droite du tableau de bord.
L'ensemble des données affichées dans le tableau de bord courant s'actualise.
Note : Les données sont aussi automatiquement actualisées lors du
chargement d'un tableau de bord. L'actualisation de la page du navigateur ou
le fait de changer de tableau de bord a donc le même effet que la fonction
actualiser.
[Link] Filtrer un tableau de bord personnel
Pour filtrer un tableau de bord personnel, suivez les étapes suivantes :
1. Dans l'interface que vous souhaitez filtrer, cliquez sur l’icône (lignes
décroissantes) dans la barre d'outils de l'interface.
Les filtres s'affichent dans un bandeau en haut de l'interface. En fonction du
paramétrage, certains filtres par défaut peuvent déjà être présents (type de
document, date de création).
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Guide utilisateur Elise 6
2. Si besoin, cliquez sur Ajouter un filtre , Cliquez sur un des filtres disponibles
dans la liste déroulante pour ajouter un filtre supplémentaire. Vous pouvez
ajouter autant de filtres que nécessaire.
Les filtres que vous avez ajouté s'affichent en haut de l'interface.
3. Cliquez sur le filtre que vous souhaitez utiliser puis affectez une valeur au
filtre. En fonction du type de propriété, effectuez l'une des actions suivantes :
Date : Sélectionnez une date de début et une date de fin dans le
calendrier ou entrez manuellement les dates au format JJ/MM/AAAA.
Énumération : Sélectionnez la valeur dans la liste déroulante.
Texte simple : Entrez manuellement le texte.
Autres types de propriétés (contacts, éléments de l'organigramme,
nombre entier, numéro de téléphone, etc.) : Entrez manuellement une
valeur valide correspondant au type de la propriété.
4. Cliquez sur OK.
La liste de documents affichés s'actualise selon les filtres sélectionnés. Une
pastille rouge apparaît sur l'icône de filtre, indiquant que l'interface est
filtrée.
La valeur entrée pour le filtre s'affiche dans une étiquette bleue en dessous
des filtres .
Example :
Interne Note de service
Le nombre de documents de la liste filtrée est affiché entre parenthèses avec
le nombre de documents de la liste non filtrée.
Exemple :
Documents entrants (50 sur 122) indique que sur la liste "Documents
entrants", vous affichez 50 documents qui correspondent aux critères des
filtres, sur un total de 122 documents pour la liste non filtrée.
5. Si besoin, cliquez sur l’icône ● (lignes décroissantes avec une pastille rouge)
pour masquer le bandeau de filtres.
Pour modifier des filtres existants, suivez les étapes suivantes :
1. Si besoin, cliquez sur l’icône ● (lignes décroissantes avec une pastille rouge) dans
la barre d'outils de l'interface pour afficher le bandeau de filtres.
Les filtres s'affichent dans un bandeau en haut de l'interface. Dans le cas où une
valeur a été sélectionnée pour un filtre, le filtre est affiché avec un liseré bleu plus
foncé et la valeur est affichée dans une étiquette.
2. Effectuez l'une des actions suivantes :
Pour réinitialiser tous les filtres existants, cliquez sur Réinitialiser les filtres
dans le bandeau en haut de l'interface. Cette actions supprime tous les
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Guide utilisateur Elise 6
filtres, à l'exception des filtres par défaut qui sont toujours affichés.
Pour supprimer une valeur de filtre, cliquez sur l’icône (croix) dans
l'étiquette de la valeur de filtre.
Pour modifier les valeurs d'un filtre cliquez sur l'icône (chevron vers le
bas) du filtre que vous souhaitez modifier, puis modifiez les valeurs en
fonction du type de propriété.
Pour supprimer toutes les valeurs d'un filtre de type énumération, cliquez
sur l'icône (chevron vers le bas) du filtre que vous souhaitez modifier,
puis cliquez sur Tout désélectionner.
Pour supprimer un filtre, cliquez sur l'icône (chevron vers le bas) du filtre
que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur l'icône (poubelle). La
suppression n'est pas disponible sur les filtres par défaut.
Un message de notification s'affiche dans le bandeau indiquant que des
modifications ont été apportées aux filtres.
3. Cliquez sur Appliquer les filtres.
L'ensemble des données affichées dans le tableau de bord courant s'actualise.
Note : Dans le cas où un filtre est appliqué à un tableau de bord partagé, les
paramètres de filtres ne sont pas modifiables.
[Link] Créer un tableau de bord personnel
Pour créer un tableau de bord personnel, suivez les étapes suivantes :
1. Dans l'interface des tableaux de bord, cliquez sur l'icône (signe plus) en haut
à droite du tableau de bord.
2. Entrez le nom de votre choix dans le champ Nom (obligatoire). Entrez la
description de votre choix dans le champ Description (facultatif). Le nom du
tableau de bord apparaît dans l'onglet du tableau de bord. La description du
tableau de bord apparaît en infobulle lors du survol de l'onglet du tableau de
bord avec la souris.
3. Cliquez sur OK.
Le nouveau tableau de bord s'affiche et son nom apparaît dans la liste des
onglets par ordre alphabétique. Le tableau de bord est vide et affiche un
fond gris.
Note : Ce nouveau tableau de bord sera disponible dans tous vos espaces de
travail.
Voir aussi :
Comment créer un tableau de bord ?
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Guide utilisateur Elise 6
[Link] Configurer un tableau de bord personnel
Note : Vous ne pouvez configurer et supprimer que vos tableaux de bords
personnels. Les tableaux de bords partagés ne sont ni modifiables ni
supprimables.
Pour configurer un tableau de bord personnel, suivez les étapes suivantes :
1. Dans l'interface des tableaux de bord, assurez-vous d'avoir le tableau de bord
de votre choix sélectionné puis cliquez sur l'icône (clé plate) en haut à droite
du tableau de bord. Si le tableau de bord que vous souhaitez modifier est un
tableau de bord partagé, cette icône n’apparaît pas et vous ne pouvez pas
configurer le tableau de bord.
Le tableau de bord bascule en mode Configuration du tableau de bord
2. Si besoin, ajoutez, configurez ou supprimez vos widgets. Pour plus de détails,
consultez la section Widgets, page 42.
3. Si besoin, modifiez le nom ou la description du tableau de bord :
a. Cliquez sur l'onglet Tableau de bord dans le volet de configuration à
droite du tableau de bord puis assurez-vous d'être dans le sous-onglet
Description.
b. Modifiez les champs Nom et Description selon vos besoins.
c. Cliquez sur l'icône (disquette) en haut à droite du volet de
configuration pour enregistrer vos modifications.
4. Cliquez sur l'icône (croix) en haut à droite du tableau de bord pour fermer le
mode de configuration des tableaux de bord.
Le tableau de bord modifié s'affiche.
Note : Dans le cas où un filtre est appliqué à un tableau de bord, il est
recommandé d'indiquer dans le nom du tableau de bord que ce tableau de
bord est filtré.
Voir aussi :
Mode de configuration des tableaux de bord, page 37
Configurer un widget, page 44
[Link] Supprimer un tableau de bord personnel
Note : Vous ne pouvez configurer et supprimer que vos tableaux de bords
personnels. Les tableaux de bords partagés ne sont ni modifiables ni
supprimables.
Pour supprimer un tableau de bord personnel, suivez les étapes suivantes :
© NeoLedge 2024 page 41 sur 270
Guide utilisateur Elise 6
1. Dans l'interface des tableaux de bord, assurez-vous d'avoir le tableau de bord
de votre choix sélectionné puis cliquez sur l'icône (clé plate) en haut à droite
du tableau de bord. Si le tableau de bord que vous souhaitez modifier est un
tableau de bord partagé, cette icône n’apparaît pas et vous ne pouvez pas
configurer le tableau de bord.
Le tableau de bord bascule en mode Configuration du tableau de bord
2. Cliquez sur l'onglet Tableau de bord dans le volet de configuration à droite du
tableau de bord puis assurez-vous d'être dans le sous-onglet Description.
3. Cliquez sur Supprimer le tableau de bord en bas du volet de configuration du
tableau de bord.
4. Un message de confirmation de la suppression s’affiche, cliquez sur Supprimer
le tableau de bord.
Note : Supprimer un tableau de bord supprime définitivement le
paramétrage et le contenu des widgets du tableau de bord et cette action est
irréversible.
1.2.2 Widgets
Un widget est un élément de tableau de bord personnalisable afin d'afficher des
informations et/ou de créer une interface vers une fonctionnalité de l'application. Les
widgets se présentent sous la forme de tuiles rectangulaires dont la taille et l'aspect
peuvent varier en fonction du widget.
Les widgets sont disponibles à partir du magasin de widgets présents dans le mode de
configuration des tableaux de bord. Pour chaque widget, vous pouvez configurer son
contenu, sa taille et sa position sur le tableau de bord.
Voir aussi :
Découvrir les tableaux de bord
Tableaux de bord, page 36
[Link] Types de widgets
Les différents types de widgets sont les suivants :
Widget compteur : Widget permettant d'afficher le nombre de documents
correspondant à une recherche. Ce widget est paramétrable afin de définir
les critères de recherche et l'aspect du widget.
Widget nouveau document : Widget permettant de créer un ou plusieurs
nouveaux documents. Les documents sont créés soit à partir des fichiers en
local (par glisser-déposer ou par une sélection dans l'explorateur de fichiers
local), soit sans fichier attaché. Ce widget est paramétrable afin d'appliquer
© NeoLedge 2024 page 42 sur 270
Guide utilisateur Elise 6
automatiquement un processus prédéfini ou d’appliquer un ensemble de
règles déclarées dans un casier de distribution.
Widget liste de résultats : Widget permettant d'afficher la liste de
documents correspondant à une recherche. Ce widget est paramétrable afin
de définir les critères de recherche.
Widget graphique : Widget permettant d'afficher sous forme de graphiques
les données correspondant à une recherche. Ce widget est paramétrable afin
de définir les critères de recherche et le type de graphique.
Widget vue dynamique : Widget permettant d'afficher une liste de
documents sous forme d'arborescence dynamique en fonction de leurs
propriétés et de filtres. Ce widget est paramétrable afin de définir les
propriétés à utiliser pour l'arborescence et les éventuels filtres à appliquer.
Widget note : Widget permettant d'afficher du texte défini et mis en forme
par l'utilisateur. Ce widget est paramétrable afin de définir l'aspect du
widget.
Widget liste des tâches : Widget permettant d'afficher la liste des tâches à
réaliser de l'espace de travail courant. Ce widget est paramétrable afin de
définir le contenu et l'aspect du widget.
Widget page web : Widget permettant d'afficher une page web externe.
Widget raccourci : Widget permettant de proposer un raccourci d'accès à
une page web à partir d'une adresse URL.
[Link] Actualiser un widget
Pour actualiser un widget, survolez le widget de votre choix avec la souris et cliquez
sur l'icône (flèche formant un cercle) qui apparaît au survol en haut à droite du
widget.
L'ensemble des données affichées dans le widget s'actualise.
Note : Lors du chargement ou de l'actualisation d'un tableau de bord,
l'ensemble des widget contenus dans le tableau de bord est actualisé.
[Link] Agrandir un widget
La fonction agrandir un widget n'est disponible que les widgets suivants :
Widget liste de documents
Widget liste des tâches
Widget page web
Widget vue dynamique
© NeoLedge 2024 page 43 sur 270
Guide utilisateur Elise 6
Pour agrandir un widget, survolez le widget à agrandir avec la souris et cliquez sur
l'icône (fenêtre) qui apparaît au survol en haut à droite du widget.
L'interface correspondante au contenu du widget s'ouvre, par exemple si c'est un
widget vue dynamique, l'interface des vues dynamiques d'Elise s'affiche.
[Link] Ajouter un widget
Pour ajouter un widget, suivez les étapes suivantes :
1. Assurez-vous d'avoir le tableau de bord de votre choix sélectionné puis cliquez
sur l'icône (clé plate) en haut à droite du tableau de bord.
Le tableau de bord bascule en mode Configuration du tableau de bord.
2. Assurez- vous d'être dans l'onglet Widget dans le volet de configuration à
droite du tableau de bord puis cliquez sur le widget de votre choix dans le
magasin de widgets du volet de configuration, maintenez le bouton de souris
appuyé et faites glisser le widget vers un endroit libre de la grille du tableau de
bord. Une ombre de couleur s'affiche sur la grille indiquant la taille par défaut
du widget et son emplacement de destination. Relâchez le bouton de la souris.
Si nécessaire, vous pouvez repositionner le widget par simple glissé-déposé
vers un autre emplacement de la grille du tableau de bord.
Le widget non configuré apparaît sur la grille du tableau de bord.
[Link] Configurer un widget
Pour configurer widget, suivez les étapes suivantes :
1. Assurez-vous d'avoir le tableau de bord de votre choix sélectionné puis cliquez
sur l'icône (clé plate) en haut à droite du tableau de bord.
Le tableau de bord bascule en mode Configuration du tableau de bord.
2. Cliquez sur l'icône (roue dentée) en haut à droite du widget de votre choix.
Les paramètres de configuration du widget sont affichés dans le volet de
configuration à droite du tableau de bord.
3. Modifiez les paramètres du widget. Les paramètres disponibles pour chaque
widget dépendent du type de widget. Pour plus de détails consultez la liste des
paramètres de widget ci-dessous.
4. Cliquez sur l'icône (disquette) en haut à droite du volet de configuration
pour enregistrer vos modifications.
5. Cliquez sur l'icône (croix) en haut à droite du tableau de bord pour fermer le
mode de configuration des tableaux de bord.
La liste des paramètres pour chaque types de widget est la suivante :
Widget compteur
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Guide utilisateur Elise 6
Titre : Entrez le titre de votre choix pour le widget (obligatoire).
Source de données : Sélectionnez dans la liste déroulante la source de
données de votre choix (obligatoire). Les sources de données disponibles
sont les suivantes :
Activité : Sélectionnez une des activités pré-paramétrée dans la liste
déroulante qui s'affiche (obligatoire).
Recherche : Sélectionnez une de vos recherches enregistrées dans la
liste déroulante qui s'affiche (obligatoire).
Favoris : La liste des favoris est sélectionnée.
Documents réservés : La liste des documents réservés est sélectionnée.
Icône : Cliquez sur l'icône existante puis sélectionnez l'icône de votre choix
pour le widget (facultatif).
Couleur de fond : Cliquez sur le carré de couleur puis sélectionnez la
couleur de votre choix pour la couleur de fond du widget (facultatif).
Couleur de texte : Cliquez sur le carré de couleur puis sélectionnez la
couleur de votre choix pour la couleur de texte du widget (facultatif).
Taille du widget : Sélectionnez la taille de votre choix dans la liste
déroulante. La taille du widget est exprimée en nombre de colonnes (taille
horizontale) x nombre de lignes (taille verticale).
Widget nouveau document
Titre : Entrez le titre de votre choix pour le widget (obligatoire).
Type de document : Sélectionnez dans la liste déroulante le type de
document de votre choix (obligatoire).
Processus : Sélectionnez dans la liste déroulante le processus prédéfini de
votre choix (facultatif).
Désigner un utilisateur ou service en charge du document : Sélectionnez
cette option si vous souhaitez créer une tâche de prise en charge au début
du processus du document :
Dans le cas où vous n’avez pas sélectionné de processus prédéfini, cette
case est cochée par défaut et ne peut pas être décochée. Une tâche de
prise en charge sera automatiquement affectée au début du processus
du document à l'utilisateur ou service défini en dessous du champ. Pour
modifier l'utilisateur ou service en charge, cliquez sur le nom
d'utilisateur ou de service, entrez les premières lettres du nom de
l'utilisateur ou du service que vous voulez ajouter et cliquez sur le nom
de votre choix dans la liste de résultats de recherche. Dans le cas où
vous souhaitez que l'utilisateur ou service en charge soit celui défini
dans l'espace de travail, laissez ce champ vide.
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