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3. La codification
Pour être traitées les informations par ordinateurs, ont besoin d’être structurés. Cette
structuration passe, obligatoirement, par l’association des codes aux différentes informations
et concepts manipulés par le système d’information.
 Ces codes vont permettre de désigner chaque information de manière claire et
unique.

Exemple : soit le document suivant :

Bon de commande
Numéro commande :………………..
Date commande :……………………

Numéro client :…………….

Nom client :………………..
Adresse client :…………….

Référence Désignation Quantité

Les données qu’on peut extraire de ce document sont :

 Numéro commande
 Date commande
 Numéro client
 Nom client
 Adresse client
 Référence produit
 Désignation produit
 Quantité produit
Nous voyons que les désignations de ces données sont trop longues et donc très lourdes à
manipuler. Donc, il faut les abréger sans perdre leurs significations.
Exemple :
o numéro commande num_cde
o date commande date_cde
o numéro client num_cl
o nom client nom_cl
o quantité produit qte_prod

 on a associé un code à chaque donnée du document et cela en la désignant par un nom abrégé
unique permettent de la distinguer parmi les autres données.

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Considérons les données numéro client qui sera désignée par son code, donc cette donnée, selon le
numéro de la commande peut prendre différentes valeurs.
Par exemple :
 La 1ère commande est effectuée par le 3 ème client se trouvant dans la région Centre.
 La 2ème commande est passée par le 15 ème client se trouvant dans la région Est.

Pour différencier ces deux clients, on doit affecter à leurs codes num_cl, deux valeurs différentes :
 Valeur1 : 3ème client dans la région centre.
 Valeur2 :15ème client dans la région Est.

 On remarque que les données sont longues et lourdes à manipuler et encore une on doit chercher
à les abréger.

Pour cela, on va représenter ces données par un code comme suit :

Région (C, E, O) Numéro du client

dans sa région

Pour le premier client : num_cl=C003

Pour le second client :num_cl=E015

3.1 Définition d’un code : est un nom abrégé ou une représentation de l’information permettant de
désigner une propriété ou un concept de manière claire et unique.

3.2 Définition d’une codification : c’est l’opération qui consiste à remplacer une information, sous
sa forme, naturelle par un code claire qui serait mieux adapté aux besoins de l’utilisateur de
l’information.

 La codification porte sur le nom de l’information à codifier, mais aussi, sur sa valeur.
Exemple :
Pour le numéro client, on a le code : num_cl
Et on a codifié les valeurs que peut prendre ce numéro, à savoir : C003, E015,…..

4. Caractéristique d’une codification : on peut mettre en évidence cinq caractéristiques

essentielles pour une codification :
 elle ne doit pas être ambigu
 elle doit s’adapter aux besoins des utilisateurs
 elle doit permettre l’insertion de nouvelles informations et l’extension de l’ensemble des
objets à codifier
 elle doit être concise
 elle doit être aussi significative que nécessaire.

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5. Les différents types de codification

5.1 La codification séquentielle : cela consiste à attribuer à chaque information à codifier, un
numéro de sorte que les numéros associés soient consécutifs (1,2,3,4……).
Avantage :
 Non ambigu (deux objets différents sont toujours, associés à 2 numéros différents)
 Simple à mettre en œuvre (associer le nouvel objet au dernier numéro incrémenté de 1)
 Extension possible (l’ensemble des nombres entiers est infinie).
Inconvénients :
 Insertion impossible (sauf dans le cas de réutilisation d’un code).
 Non significative (les numéros ne portent aucune information sur l’objet codifié).

5.2 La codification par tranches : cela consiste à attribuer une tranche de codes à chaque catégorie
d’objets à codifier, telque les codes contenus dans une tranche sont séquentiels.
Exemple : dans une bibliothèque, les ouvrages sont classés par catégories, donc la codification
peut se faire comme suit :
 De 001 à 100 : informatique
 De 101 à 201 : littérature
 De 202 à 300 : mathématique
 De 301 à 400 : culture générale
Avantages :
 Non ambigu
 Simple à mettre en œuvre
 Insertion possible : si le nombre d’informations à codifier ne de passe pas l’intervalle des
codes prévus pour cette tranche.
 Extension possible : on peut ajouter une nouvelle tranche
Inconvénients :
 Non significative
 Le nombre de code dans une tranche est quelque fois difficile à fixer.
 La répartition des objets en catégories n’est pas toujours évidente.
 Insertion impossible : si le nombre d’informations à codifier dépasse l’intervalle prévu.

5.3 La codification articulée : cela consiste à attribuer des codes découpés en zones. Chaque zone
est appelée descripteur. Chaque descripteur a une signification particulière relative à l’objet
codifié.
Exemple : on suppose qu’il y’a quatre spécialités : informatique, comptabilité, secrétariat,
électronique.
Dans une même spécialité, on peut avoir plusieurs sections (moins de 5 sections par spécialité).
Une section contient moins de 100 étudiants. On peut suggérer la codification des étudiants
suivante :

Spécialité (I, C, S, E) Numéro section N°séquentiel

(1, 2, 3, 4, 5) (1…99)

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Par exemple :
o Le code I315 est associé à l’étudiant N°15 de la 3 ème section de la spécialité informatique.
o Le code E420 est associé à l’étudiant N°20 de la 4ème section de la spécialité électronique.
Avantages :
 Non ambigu
 Insertion et extension possible
 Possibilité de regrouper les objets selon un critère donné
 Codification très utilisée
 Possibilité de contrôle
Inconvénients :
 Codes trop longs, donc lourds à manipuler
 Possibilité de saturation d’un descripteur.

5.4 La codification par niveau :

C’est un cas particulier de la codification articulée. Les descripteurs sont des niveaux.
Exemple1 : code postal 08213

wilaya daïra commune

Exemple2 : codification d’un paragraphe dans un ouvrage :

I 3 2 1

partie chapitre leçon paragraphe

Avantages :
 Même avantages que pour la codification articulée.
 Facilité de recherche due à l’hiérarchisation des niveaux (arborescence).
Inconvénients :
 Même inconvénients que pour la codification articulée.

5.5 La codification mnémonique : elle consiste à associer au nom de l’objet, un nom abrégé qui
rappelle l’objet codifié.
Exemple :
Numéro commande :num_cde
Code postal : code_p
Numéro client : num_cl
Avantages :
 Facile à mettre en œuvre
Inconvénients :
 Porte sur le nom et non sur la valeur.

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6. Choix d’une codification

On vient de voir les différents types de codification et on a constaté que chaque type est
caractérisé par des avantages, mais aussi des inconvénients.
La question qui se pose est la suivante :
Quel type de codification appliquer et comment former les codes ?
Pour répondre à cette question, il faut savoir :
 De quelle manière sera utilisé le code ?
 Quel est le nombre d’informations à codifier ?
 L’ensemble des informations est il évolutif ?

7. Les contrôles
Les informations qui circulent dans une organisation quelconque sont très importantes pour son
bon fonctionnement et la prise des décisions par ses dirigeants.

7.1 Définition : contrôler une information, c’est vérifier sa justesse et sa conformité à la réalité de
l’organisation.
Exemple : on considère le numéro employé suivant :

I 2 1 5

Code service N°séquentiel

Si les codes des services existant sont :P, D, S, C, le code précédent est erroné, car le code
service I ne correspond à aucun service dans l’entreprise.

7.2 Principaux types de contrôles : Les contrôles à effectuer sur les informations peuvent être
classés comme suit :
7.2.1 Les contrôles directs : il s’agit des contrôles qui s’effectuent sur l’information elle même
sans tenir compte des autres informations existant dans le système.
Exemple : le prix unitaire d’un produit doit être strictement supérieur à zéro.

Les principaux contrôles directs qu’on peut effectuer sur une information sont :
 Le contrôle de présence ou de non présence
 Le contrôle de type
 Le contrôle de cadrage

Contrôle de présence ou de non présence : consiste à vérifier l’existence ou non d’une

information sur le support où elle devrait se trouver. Le support peut être un document ou un
fichier.
Exemple1 :(contrôle de présence)
Lors de prêt d’un ouvrage, l’affiliation de l’abonné demander doit être vérifiée (l’abonné doit
exister dans le fichier des abonnés).
Exemple2 :(contrôle de non présence)
Lors de l’inscription d’un nouvel abonné celui-ci ne doit pas exister déjà dans le fichier des
abonnées

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Contrôle de type : il s’agit de vérifier que le type d’une information correspond à ce qu’il
devrait être.
Exemple : code postal : 082I3 il y’a une erreur, car le caractère I n’est pas un chiffre.
Le code postal est numérique.

Contrôle de cadrage : le cadrage désigne la position d’une information dans une zone de saisie
ou de remplissage. Les informations numériques sont cadrées à droite et, les informations
alphabétiques et alphanumériques sont cadrées à gauche.

7.2.2 Les contrôles indirects : un contrôle indirect consiste à vérifier la conformité d’une
information par rapport à d’autres informations, c’est à dire qu’il y’a comparaison entre les
informations. Les principaux contrôles indirects sont :
 Le contrôle de cohérence interne
 Le contrôle de cohérence externe
 Le contrôle de vraisemblance
Contrôle de cohérence interne : ce type de contrôle s’applique, généralement à la codification
articulée. Il s’agit de vérifier l’exactitude d’une partie de l’information par rapport à d’autres
parties de la même information.
Exemple :
1. soit la date sous la forme JJ/MM/AAAA : 30/02/2005
le contrôle de cohérence interne détecte une erreur :MM=02  JJ  29
2. num_etud= LA 5 024
filière Année N°séquentiel
d’étude
Le contrôle de cohérence interne détecte une erreur : la filière lettre arabe est enseignée sur 4
ans et non sur 5 ans comme l’indique le numéro étudiant.

Contrôle de cohérence externe : cela consiste à vérifier la conformité d’une information par
rapport à d’autres informations.
Exemple : soient les informations concernant un employé :
 année de recrutement : 1998
 ancienneté : 30 ans
Le contrôle de cohérence externe détecte une erreur :
Ancienneté en cours – 1998

Contrôle de vraisemblance : il s’agit de s’assurer que l’information est vraisemblable, c’est à dire
possible et concevable en fonction de son sens.
Exemple : soit la date 22/15/2004
invraisemblable

Code postal :49 012

invraisemblable

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Q1 : Comparer entre l’information interne et externe dans une organisation ?

R1: Comparaison entre l’information interne et externe dans une organisation :
Information interne Information externe
-Elle est produite à l’intérieur de l’organisation -elle est fournie par l’environnement externe
-concerne le fonctionnement interne de -concerne l’évolution et le changement de
l’organisation l’environnement externe
-s’échange entre les trois sous systèmes de -provient de l’environnement externe vers
l’organisation l’intérieur de l’organisation
-utile pour la réalisation de l’objectif -utile pour la réalisation de l’objectif
-sert au contrôle du fonctionnement interne de -permet à l’organisation d’évoluer et de
l’organisation s’adapter à l’environnement extérieur.

Exo1
Pour la gestion de la bibliothèque, les fichiers suivants sont utilisés :
 ouvrage (cote ouvrage, titre ouvrage, année d’édition)
 auteur (code auteur, nom auteur, prénom auteur)
 abonné (N°abonné, nom abonné, prénom abonné)
 spécialité ouvrage (code spécialité, désignation spécialité)
 emprunt (N°abonné, cote ouvrage, date emprunt)
Questions :
1. sachant que chaque ouvrage peut exister en 20 exemplaires au maximum.
Chaque ouvrage peut exister en 3 tomes au maximum
Proposer une codification pour la cote de l’ouvrage ?
2. on voudrait pouvoir effectuer un groupement des ouvrages par spécialité, sachant qu’il existe au
maximum 9 spécialités
Proposer une autre codification pour la cote de l’ouvrage ?

Sol. Exo1
1. codification de la cote des ouvrages :
1ère proposition :

N°d’ordre de l’ouvrage N° d’exemplaire N° du tome

Exemple :0905 11 1

2ème proposition :

N°d’ordre de l’ouvrage N° du tome N° d’exemplaire

Exemple :0905 T1 11
2. la nouvelle codification en tenant compte de la spécialité :

spécialité N°d’ordre de l’ouvrage N° d’exemplaire N° du tome

Exemple :I 0045 09 2

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Exo2
On considère un établissement de formation qui offre des formations à 2 niveaux :
Technicien et technicien supérieur.
Chaque niveau est organisé en spécialités (informatique, comptabilité et secrétariat).
Chaque spécialité est organisée en sections (1,2 ou 3 sections au maximum).
Une section ne peut contenir plus de 30 étudiants.
1. décrire la codification de ces étudiants selon chaque type de codification ?
2. donner les avantages et les inconvénients de chaque proposition ?

Sol. Exo2
1. codification séquentielle : on associé des numéros consécutifs aux étudiants :
le 1er étudiant :1
le 2ème étudiant :2
………………
le nième étudiant :n
avantages :
 facile et simple à mettre en œuvre
 non ambiguë
 possibilité d’extension
inconvénients :
 non significative (à partir du code, on ne peut connaître ni le niveau, ni la spécialité, ni la
section de l’étudiant).
 Insertion impossible
 Il faut envisager le problème de réutilisation des codes (si un étudiant quitter).
 Regroupement impossible (si on veut afficher les étudiants d’une section par section, par
spécialité,….).
2. codification par tranche :on réserve une tranche de codes pour chaque spécialité. Pour cela, on
doit d’abord délimiter les tranches :
une section contient au maximum 30 étudiants. Donc, une tranche doit contenir 30 codes.
Avantages :
 simple à mettre en œuvre
 non ambiguë
 possibilité d’extension
 possibilité d’insertion
 possibilité de regroupement
inconvénients :
 beaucoup de codes restent inutilisés
 la possibilité de regroupement est assez limitée
3. codification articulée :

niveau spécialité section N°séquentiel

avantages :
 facile et simple à mettre en œuvre
 non ambiguë
 possibilité d’extension
inconvénients :
 longue
 instable, si des étudiants changent de section, de spécialité ou de niveau, c’est tout le code qui
doit être changé.

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Exo3
Soient les codifications suivantes :
1. numéro d’un employé :

N°service N°séquentiel

2. ouvrage d’une bibliothèque :

Code domaine Code sous domaine N°séquentiel

3. numéro du membre d’une association :

Domaine d’activité ancienneté N°séquentiel

Q1 : quel est le type de codification utilisé pour chaque exemple ?

Q2 : critiquer les codifications proposées et suggérer d’autres codifications, si nécessaire ?
Sol. Exo3
1. numéro d’un employé :
La codification utilisée est la codification articulée
Critique : codification instable si un employé change de service
Solution : on ne précise pas le service d’un employé, mais l’année de son recrutement.

Année recrutement N°séquentiel

2. numéros des ouvrages d’une bibliothèque :
Type : codification par niveau
Critique : code long
Proposition : revoir la répartition des ouvrages en domaines
3. numéros des membres d’une association :
Type : codification articulée
Critique :
 code instable, l’ancienneté change chaque année
 ambiguïté : si des membres participent à plusieurs activités
 proposition :

Année d’adhérence N°séquentiel

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Exo4
La gestion des admissions à l’hôpital est basée sur les fichiers suivants :
 malade (code malade, nom malade, prénom malade, date naissance malade)
 service (code service, nom service)
 hospitalisation (code hospitalisation, code malade, date entrée, motif entrée, date sortie, motif
sortie).
1. le numéro de sécurité sociale, pourrait il servir pour codifier tous les malades ?expliquez ?
2. le code malade doit pouvoir nous indiquer :
 si le malade est un homme ou une femme
 année de naissance
Pour les besoins statistiques de l’hôpital, proposez une codification pour le code malade ?
3. l’hospitalisation d’un malade se fait dans une chambre d’un service.
Le statisticien de l’hôpital veut effectuer des statistiques sur le nombre d’hospitalisations par
année et par service.
Sachant que l’hôpital possède au maximum 15 services :
 car :cardiologie
 neu :neurologie
 uro :urologie
 …….
Un service à une capacité de 100 chambres
Proposez une codification pour le code hospitalisation ?
Sol. Exo4
1. Le numéro de sécurité sociale ne peut servir pour la codification des malades, pour la simple
raison, qu’il existe des malades non assurés.
2. codification proposée pour le malade :

Sexe malade (M,F) Année de naissance N°d’ordre séquentiel

3. codification proposée pour code hospitalisation :

N°d’ordre séquentiel de Code service N°chambre

l’hospitalisation

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