Annexe A : Procédures obligatoires pour la gestion du parc automobile des véhicules terrestres

A.1 Date d’entrée en vigueur

 A.1.1Les présentes procédures entrent en vigueur le 13 mai 2021.

 A.1.2

Les présentes procédures remplacent les instruments de politique du Conseil du Trésor suivants :

o Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers (1er novembre 2006)

o Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction (9 août 2018)

A.2 Procédures

 A.2.1Les présentes procédures fournissent des détails sur l’exigence énoncée à la section 4
de la Directive sur la gestion du matériel.

 A.2.2Les présentes procédures s’appliquent aux véhicules terrestres du gouvernement du

Canada immatriculés au Canada.

 A.2.3

Les procédures obligatoires sont les suivantes :

o A.2.3.1

Les praticiens de la gestion du matériel sont responsables de ce qui suit :

Planification

 A.2.3.1.1Prendre des mesures appropriées pour cerner, évaluer et minimiser

les risques associés à l’acquisition, au fonctionnement et au dessaisissement
des véhicules;

 A.2.3.1.2Veiller à ce qu’un mécanisme soit en place pour déterminer si les

exigences opérationnelles continues et nouvelles peuvent être satisfaites par
le parc automobile existant ou par l’utilisation d’autres options qui sont
responsables du point de vue financier et environnemental;

 A.[Link]

Appuyer l’exigence de l’acquisition ou le remplacement des véhicules du gouvernement par les

moyens suivants :

 A.[Link].1Harmoniser la fonction du véhicule avec les exigences du

programme,

 A.[Link].2Évaluer le besoin d’un véhicule en fonction des critères

financiers, opérationnels, environnementaux, de son état physique
et de l’accessibilité,

 A.[Link].3Rationaliser la taille du parc automobile du ministère,

 A.[Link].4Choisir la classe et le type de véhicule les plus appropriés

et les plus efficaces, en tenant compte de la taille du véhicule et du
moteur, qui répondent aux exigences opérationnelles,
  A.[Link].5Incorporer des délais de production des fabricants dans le
cycle de planification et de remplacement des achats de véhicules;

 A.2.3.1.4Soutenir la réalisation des engagements de la Stratégie pour un

gouvernement vert relatifs aux parcs de véhicules conventionnels, y compris
l’établissement de politiques et de contrôles internes afin de prioriser les
véhicules zéro émission (VZE), l’optimisation de la taille des parcs et des
véhicules, la promotion de pratiques d’exploitation écoénergétiques et la
planification stratégique à long terme pour l’écologisation des parcs de
véhicules, ainsi que le respect des exigences applicables au parc de véhicules
national de sécurité et de sûreté, telles qu’elles sont énoncées dans la
Stratégie.

Approvisionnement

 A.2.3.1.6Conformément à l’article A.6.1 de la Directive sur la gestion de

l’approvisionnement, l’utilisation des offres à commandes et des
arrangements en matière d’approvisionnement de Services publics et
Approvisionnement Canada (SPAC) est obligatoire pour les véhicules
automobiles;

 A.2.3.1.7S’assurer que, lorsque les locations ou les baux sont utilisés, les
classes, les moteurs, les options et les caractéristiques minimales sont
compatibles avec ce que prévoit la méthode d’approvisionnement établie de
SPAC;

 A.[Link]

En cas d’urgence, ou si un retard est prévu dans la livraison d’un nouveau véhicule, envisager des
dispositions temporaires dans l’ordre suivant :

 A.[Link].1Prolonger l’utilisation du véhicule à remplacer,

 A.[Link].2Utiliser un autre véhicule ministériel,

 A.[Link].3Utiliser un véhicule de location jusqu’à ce que le véhicule

commandé soit livré par le fabricant;

Exploitation et entretien

 A.2.3.1.9Veiller à ce que les véhicules du gouvernement du Canada soient

utilisés uniquement à des fins gouvernementales autorisées et
conformément aux politiques ministérielles;

 A.2.3.1.10Prendre des mesures pour réduire les émissions de gaz à effet de

serre et moderniser le parc automobile en se fondant sur les exigences du
gouvernement;

 A.2.3.1.11Ne pas acheter de supercarburant à moins qu’il s’agisse d’une

exigence du fabricant du véhicule;

 A.2.3.1.12Veiller à ce que les employés qui ont l’accès aux véhicules

terrestres comprennent que le gouvernement du Canada assure lui-même
les risques liés à l’utilisation de ces véhicules. À ce titre, il n’y a pas besoin
 d’acheter une couverture d’assurance commerciale, sauf pour les exceptions
qui se trouvent à l’article A.[Link];

 A.[Link]

Veiller à ce qu’une couverture d’assurance commerciale complète appropriée soit prévue par
l’entremise de SPAC pour :

 A.[Link].1Les véhicules terrestres immatriculés au Canada qui sont

conduits aux États-Unis,

 A.[Link].2Les véhicules utilisés dans le cadre d’un programme

gouvernemental par des utilisateurs qui ne sont pas des
fonctionnaires de l’État,

 A.[Link].3Toutes les voitures de fonction;

 A.[Link]

Assurer le suivi des informations requises sur le parc automobile et les tenir à jour à l’aide d’un
système d’information de gestion de parc automobile et d’une carte de parc automobile, au besoin.
Le système de gestion de parc automobile doit :

 A.[Link].1Saisir tous les champs de données obligatoires décrits au

paragraphe A.[Link] au moyen de la saisie manuelle, de la
population automatique et de la collecte de données à partir de la
carte du parc automobile,

 A.[Link].2Générer une vision unique, uniforme et à l’échelle du

ministère de tous les coûts d’entretien, d’exploitation et de
réparation des véhicules liés à la gestion du parc automobile,

 A.[Link].3Fournir des renseignements pour appuyer la

planification et la prise de décision,

 A.[Link].4Être tenu à jour, complet et exact;

 A.[Link]

Utiliser la carte de parc automobile désignée appropriée pour les véhicules terrestres lorsqu’elle est
émise pour :

 A.[Link].1Payer toutes les dépenses d’exploitation et d’entretien

des véhicules gouvernementaux immatriculés au Canada,

 A.[Link].2S’assurer que les dépenses payées avec une carte de

parc automobile sont limitées à celles qui sont nécessaires à
l’exploitation et l’entretien des véhicules gouvernementaux ou de
l’équipement motorisé seulement auquel la carte de parc
automobile est attribuée, dans la mesure du possible;

 A.2.3.1.16Faire état à l’autorité compétente de toutes les dépenses relatives

à l’exploitation et à l’entretien des véhicules gouvernementaux qui ont été
engagées sans l’utilisation d’une carte de parc automobile, aux fins de saisie
dans la base de données de gestion de parc automobile. Ces dépenses
 comprennent l’utilisation d’autres moyens de paiement faits à un fournisseur
qui refuse d’accepter la carte de parc automobile pour le paiement;

 A.[Link]Éviter d’utiliser une carte de parc automobile pour payer l’achat et

l’installation de décalcomanies et d’équipements complémentaires acquis à
titre d’améliorations effectuées dans le contexte des marchés secondaires;

 A.[Link]

Les champs de collecte de données obligatoires pour le parc de véhicules terrestres sont les
suivants :

Renseignements administratifs et renseignements d’identification

 Nom du ministère (ou code client)

 Nom du programme

 Propriété (loué ou acheté)

 Statut du véhicule (actif ou inactif)

 Numéro du véhicule du parc automobile du gouvernement

 Numéro d’identification de véhicule (NIV)

 Numéro(s) correspondant(s) de carte de parc automobile

 Type de carte (pour un type de véhicule en particulier, pour aucun

type de véhicule en particulier, ou seconde carte à des fins
particulières, carte saisonnière)

 Date d’entrée dans le système de carte de parc automobile (la date à

laquelle la carte a été connectée la première fois au Système
d’information sur la gestion du parc automobile)

 Statut de la carte (active ou inactive)

 Limite de la carte

 Date d’annulation de la carte

Données de base concernant le véhicule

 Année de fabrication

 Fabricant

 Modèle

 Code de spécification de véhicule utilisé par Services publics et

Approvisionnement Canada (si disponible)

 Nombre de cylindres du moteur (2 chiffres)

 Cylindrée en litres

 Transmission : automatique (A) ou manuelle (M) et nombre de

vitesses (3, 4, 5) ou variable (V)
  Type de carburant pouvant alimenter le véhicule et exigence à
l’égard du taux d’octane (le cas échéant)

 Système d’alimentation en carburant

 Plaque d’immatriculation et province ou territoire

 Catégorie et sous-catégorie de véhicules

 Statut attribué (groupé, conducteur assigné, etc.)

Renseignements sur l’emplacement du véhicule et la facturation correspondante

 Emplacement réel : adresse municipale, ville, province/territoire et

code postal

 Adresse de facturation : adresse municipale, ville, province/territoire

et code postal

Statistiques sur l’utilisation

 Date de mise en service ou d’intégration au parc automobile (y

compris les véhicules loués)

 Date d’entrée dans le système (si elle est différente de la date

d’intégration au parc automobile)

 Date de mise hors service ou de vente du véhicule

 Relevé actuel du compteur kilométrique

 Date du relevé actuel

 Jours d’utilisation

Coût des véhicules et renseignements sur le cycle de vie

 Coût en capital du véhicule

 Dépenses liées à l’entretien et à la réparation du véhicule (qu’ils

aient été effectués au sein de l’organisation ou non, y compris les
travaux relatifs aux garanties, s’il y a eu avis)

 Dates des services d’entretien et de réparation du véhicule (qu’ils

aient été fournis au sein de l’organisation ou non, y compris les
travaux relatifs aux garanties, s’il y a eu avis)

Carburant

 Achat en gros ou au détail de carburant ou d’électricité

 Date de l’achat

 Nombre total d’unités achetées, par type de carburant et taux

d’octane

 Nom et emplacement du fournisseur ou du propriétaire de

l’installation de carburant en vrac, le cas échéant
  Coût unitaire du carburant ou de l’électricité acheté

 Coût total de l’achat

o A.2.3.2

En plus des exigences susmentionnées, les exigences suivantes ne s’appliquent qu’aux voitures de
fonction du parc automobile :

 A.2.3.2.1Les voitures de fonction ne sont autorisées que pour les ministres et

les hauts fonctionnaires admissibles. Les utilisateurs autorisés des voitures
de fonction sont les ministres du Cabinet, les ministres d’État, les secrétaires
d’État, les sous-ministres et les hauts fonctionnaires admissibles qui ont le
droit d’utiliser une voiture de fonction.

 A.[Link]

Les hauts fonctionnaires admissibles sont ceux qui satisfont aux critères suivants :

 Ils sont nommés par le gouvernement en conseil;

 Ils détiennent un poste à temps plein avec une classification

personnelle équivalente au niveau DM 2 (GC 9-10 ou GCQ 9-10) ou
plus;

 Ils sont administrateurs généraux;

 Ils occupent le poste le plus élevé de l’organisation.

 A.2.3.2.3Les limites de prix maximales autorisées pour les voitures de

fonction sont établies par le contrôleur général du Canada et communiquées
annuellement à SPAC et au Bureau du Conseil privé.

 A.2.3.2.4Le prix total réel payé pour une voiture de fonction, excluant les
taxes et l’équipement ou les accessoires du marché secondaire installés dans
une voiture de fonction pour des raisons de sécurité et d’efficacité des
activités du gouvernement doit se situer dans la limite applicable et
comprend le coût de tous les équipements et accessoires installés en usine
et tous les frais de préparation et de livraison.

o A.2.3.3

Les pouvoirs et les exceptions sont les suivants :

 A.2.3.3.1Le contrôleur général du Canada a le pouvoir de déterminer la

méthode d’approvisionnement la plus appropriée pour les voitures de
fonction;

 A.2.3.3.2Le Conseil du Trésor doit approuver les exceptions à la limite de prix

autorisée, aux normes relatives aux voitures de fonction et à la sélection des
voitures de fonction.

o A.2.3.4Les ministres, les hauts fonctionnaires admissibles et les personnes liées à ces
utilisateurs autorisés peuvent utiliser les véhicules de fonction qui leur sont attribués
à des fins personnelles lorsque ceux-ci ne sont pas utilisés à des fins officielles.
 o A.2.3.5

L’usage des véhicules de fonctions à des fins personnelles constitue un avantage imposable en vertu
de la Loi de l’impôt sur le revenu et doit être déclaré comme un revenu, conformément aux directives
de l’Agence du revenu du Canada sur les avantages imposables.

o A.2.3.6La liste des véhicules de fonction autorisés est établie chaque année par SPAC
en fonction des limites de prix maximales permises par le contrôleur général du
Canada. Les méthodes d’approvisionnement établies par SPAC sont communiquées
au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et au Bureau du Conseil privé. Les
organisations doivent appliquer ces méthodes lorsqu’elles choisissent leurs voitures
de fonction.

o A.2.3.7À partir du 1er janvier 2025, les voitures de fonction devront être des
véhicules zéro émission (VZE).

o A.2.3.8Le véhicule qui est transféré du parc de véhicules légers à celui des véhicules
de fonction doit respecter les critères applicables aux véhicules de fonction
admissibles, conformément à la Directive sur la gestion du matériel.

o A.2.3.9Un véhicule de fonction doit répondre aux exigences opérationnelles de la

direction, aux besoins des utilisateurs autorisés et aux préférences personnelles des
utilisateurs autorisés, dans la mesure du possible.

o A.2.3.10

Un véhicule de fonction peut être remplacé après six ans ou 150 000 kilomètres. Toutefois, le
véhicule peut être remplacé :

 À tout moment si un véhicule de fonction à essence ou hybride électrique est

remplacé par un VZE; ou

 À tout moment s’il est transféré au parc de véhicules de fonction d’un autre
ministère; ou

 Après trois ans s’il est transféré au parc des véhicules légers, à condition que
le transfert vers le parc de véhicules légers réponde à un besoin
opérationnel.

o A.2.3.11

Les limites des prix autorisés seront réduites de 25 % si ces conditions ne sont pas respectées

o A.2.3.12S’il s’agit d’une option rentable, un véhicule de fonction excédentaire à

émission zéro peut être transféré à un autre ministre ou haut fonctionnaire
admissible du ministère ou de l’organisme, ou il peut être transféré au parc de
véhicules du ministère.

o A.2.3.13Les voitures de fonction ne doivent pas porter de marquage d’identification

externe comme indiqué au paragraphe 3.1 du Manuel du Programme de
coordination.