[GROUPE] | PROCÉDURE QUALITÉ | PR-RH-SMI-ONB-001 V1.

[GROUPE]
PROCÉDURE QUALITÉ – SYSTÈME DE MANAGEMENT INTÉGRÉ

GESTION DU ONBOARDING
ET DES INDUCTIONS DES COLLABORATEURS

Référence PR-RH-SMI-ONB-001
Version V1.0 – Projet (Révision)
Date d'application À définir par la Direction
Processus pilote Direction des Ressources Humaines
Qualité – HSE – Pharmacovigilance – Formation – Supply Chain
Processus associés
– LCQ – Directions métiers
Périmètre Toutes les entités du [Groupe]
Classification Document interne – Diffusion contrôlée

TABLEAU D'ÉLABORATION, DE VÉRIFICATION ET D'APPROBATION

Rédaction Vérification Approbation

Responsable Qualité /
Fonction Responsable RH / SMI Direction Générale
SMI

Nom & Prénom Mouffouk Badreddine

Date

Signature

Rédigé par : Mouffouk Badreddine – Expert Consultant RH

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HISTORIQUE DES RÉVISIONS

Version Date Nature de la modification Auteur

Création initiale du document – structuration selon

le référentiel SMI (ISO 9001, ISO 45001, ISO
Direction RH /
V1.0 À définir 14001) ; ajout des annexes opérationnelles, de la
SMI
cartographie processus, de la matrice RACI et des
indicateurs de pilotage.

LISTE DE DIFFUSION

Destinataire Support de diffusion

Version électronique – Système Documentaire

Direction Générale
(GED)
Direction des Ressources Humaines Version électronique – GED
Direction Qualité / SMI Version électronique – GED
Direction HSE Version électronique – GED
Responsable Pharmacovigilance Version électronique – GED
Managers et Chefs de service Version électronique – GED / Intranet
Personnel LCQ, Production, Supply Chain,
Version électronique – GED / Affichage poste
Commercial & Marketing

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1. OBJET
La présente procédure définit les modalités de gestion du processus d'Onboarding (intégration) et
des inductions obligatoires des collaborateurs du [Groupe].

Elle a pour objectif de garantir une intégration maîtrisée, conforme aux exigences réglementaires
et normatives applicables, et homogène à l'échelle du Groupe, permettant :
• l'acquisition par le collaborateur des connaissances essentielles relatives à l'organisation,
aux processus et à la culture du Groupe ;
• la maîtrise des exigences légales, réglementaires et normatives applicables à son poste ;
• l'appropriation de la culture, des valeurs et des règles de fonctionnement du Groupe ;
• la prévention des risques professionnels, qualité, environnementaux et de
pharmacovigilance ;
• le développement et la consolidation des compétences nécessaires à la tenue du poste ;
• la traçabilité complète du parcours d'intégration, depuis le pré-onboarding jusqu'à la
validation de l'autonomie opérationnelle.

Le processus d'Onboarding constitue une exigence préalable et bloquante à l'autonomie

opérationnelle du collaborateur sur son poste de travail.

2. CHAMP D'APPLICATION
La présente procédure s'applique à :
• tout nouveau collaborateur recruté (CDI, CDD, contrat d'apprentissage) ;
• tout collaborateur en mobilité interne (changement de site, de service ou d'entité du
Groupe) ;
• tout collaborateur ayant fait l'objet d'un changement de fonction ou de poste impliquant de
nouvelles exigences réglementaires ;
• tout stagiaire affecté à une mission opérationnelle ;
• tout collaborateur déjà en poste faisant l'objet d'un plan de rattrapage suite à une non-
conformité documentaire identifiée (audit interne, audit externe, inspection).

Population concernée : l'ensemble des collaborateurs, toutes catégories professionnelles

confondues, de toutes les entités et sites du [Groupe].

Sont exclus du champ d'application de la présente procédure : les prestataires externes et sous-
traitants intervenant ponctuellement, qui relèvent d'une procédure d'accueil sécurité spécifique aux
intervenants extérieurs.

3. RÉFÉRENCES ET DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE

3.1 Référentiels normatifs externes
Référentiel Exigences applicables

§7.2 Compétences ; §7.3 Sensibilisation ; §7.5 Informations

ISO 9001:2015
documentées ; §9.1 Surveillance, mesure, analyse et évaluation.

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Référentiel Exigences applicables

§5.4 Consultation et participation des travailleurs ; §7.2 Compétences ;

ISO 45001:2018 §7.3 Sensibilisation à la SST ; §8.1 Planification et maîtrise
opérationnelle.
§7.2 Compétences ; §7.3 Sensibilisation environnementale ; §7.4
ISO 14001:2015
Communication.
Code du travail Dispositions relatives au contrat de travail, à la période d'essai et à la
algérien formation du personnel.
Exigences applicables en matière de formation initiale du personnel
Référentiel BPF /
intervenant sur les activités de fabrication, de contrôle qualité et de
BPL / BPD
distribution pharmaceutique.

3.2 Documents internes de référence

• Politique du Système de Management Intégré (SMI) ;
• Procédure de Recrutement (PR-RH-SMI-REC) ;
• Procédure de Gestion de la Formation (PR-RH-SMI-FOR) ;
• Code d'éthique du [Groupe] ;
• Code de conduite commerciale du [Groupe] ;
• Procédure HSE – Accueil et sensibilisation sécurité (PR-HSE-SMI) ;
• Procédure de Pharmacovigilance (PR-PV-SMI) ;
• Procédure de Maîtrise des Documents et des Enregistrements (PR-QUA-SMI-DOC) ;
• Règlement intérieur du [Groupe].

4. TERMES, DÉFINITIONS ET ABRÉVIATIONS

4.1 Définitions
Terme Définition

Processus structuré et tracé d'intégration d'un collaborateur, débutant

Onboarding avant sa prise de poste (pré-onboarding) et se poursuivant jusqu'à la
validation formelle de son autonomie opérationnelle.
Session de formation et de sensibilisation obligatoire, dispensée selon
Induction un programme défini, visant à transmettre au collaborateur les
connaissances et exigences indispensables à la tenue de son poste.
Programme spécifique destiné à mettre en conformité, au regard des
Plan de rattrapage inductions obligatoires, un collaborateur déjà en poste mais n'ayant
pas suivi l'ensemble du parcours d'intégration requis.
Décision formelle, matérialisée par un enregistrement signé,
Validation Onboarding autorisant l'autonomie opérationnelle du collaborateur sur son poste
de travail.
Collaborateur expérimenté désigné par le management pour
Tuteur / Parrain
accompagner l'intégration opérationnelle du nouvel arrivant.
Plan d'Intégration Document personnalisé planifiant l'ensemble des étapes, inductions
Individuel (PII) et jalons de validation propres à un collaborateur donné.
BPF / BPL / BPD Bonnes Pratiques de Fabrication / de Laboratoire / de Distribution.

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Terme Définition

LCQ Laboratoire de Contrôle Qualité.

PV Pharmacovigilance.
SMI Système de Management Intégré (Qualité, Sécurité, Environnement).
KPI Key Performance Indicator – indicateur clé de performance.
Corrective Action / Preventive Action – action corrective et/ou
CAPA
préventive.

5. PRINCIPES DIRECTEURS
La gestion du processus d'Onboarding et des inductions repose sur les principes directeurs
suivants :

Principe Application

Préparation des conditions d'accueil (poste, accès, équipements, planning

Anticipation
d'induction) avant l'arrivée effective du collaborateur.
Couverture systématique des exigences légales, réglementaires et
Conformité
normatives applicables à chaque catégorie de poste.
Expérience Mise en place d'un parcours d'accueil structuré, valorisant et permettant
collaborateur une montée en compétence progressive.
Implication formalisée de chaque acteur du processus (RH, managers,
Responsabilisation fonctions support, collaborateur) avec des responsabilités clairement
définies.
Enregistrement systématique de chaque étape du parcours d'intégration au
Traçabilité
moyen des formulaires et supports dédiés.
Recours, lorsque les outils du Groupe le permettent, à des supports
Digitalisation numériques pour la planification, le suivi et la signature électronique des
validations.
Amélioration Exploitation des indicateurs, des audits et des retours d'expérience pour
continue faire évoluer le processus et son contenu.
Orientation Alignement du processus d'intégration sur les objectifs de réduction du
performance délai d'adaptation et de fidélisation des collaborateurs.

6. OBJECTIFS DU PROCESSUS
Domaine Objectifs visés

Garantir une intégration homogène sur l'ensemble des entités du Groupe ;

Ressources
Réduire le délai d'adaptation et de mise en autonomie du collaborateur ;
Humaines
Contribuer à la fidélisation et à l'engagement des collaborateurs.
Assurer la maîtrise documentaire du processus d'intégration ; Garantir la
Qualité
conformité du processus aux exigences ISO 9001 applicables.
Réduire les risques d'accidents du travail et de maladies professionnelles
HSE
liés à un défaut de sensibilisation des nouveaux arrivants.

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Domaine Objectifs visés

SMI / Direction Contribuer à la pérennisation des certifications du Groupe (ISO 9001, ISO
Générale 45001, ISO 14001) ; Renforcer la culture de conformité et de performance.

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7. RESPONSABILITÉS
7.1 Rôles et responsabilités générales
Acteur Responsabilités

Piloter et superviser l'ensemble du processus d'Onboarding ;

Direction des Ressources Planifier et organiser les sessions d'induction ; Valider la
Humaines (DRH) complétude des dossiers d'Onboarding ; Suivre et consolider les
indicateurs de performance (KPI).
Accueillir et accompagner le collaborateur sur le plan
Managers / Tuteurs opérationnel ; Mettre en œuvre le Plan d'Intégration Individuel
(PII) ; Évaluer et valider la montée en autonomie du collaborateur.
Garantir la conformité documentaire du processus ; Animer ou
Direction Qualité / SMI superviser l'induction BPF ; Intégrer le processus dans le
programme d'audit interne.
Concevoir et animer l'induction sécurité, santé au travail et
Direction HSE environnement ; S'assurer de la remise des équipements de
protection individuelle (EPI).
Responsable Concevoir et animer l'induction Pharmacovigilance ; Vérifier la
Pharmacovigilance compréhension des obligations de signalement.
Participer activement à l'ensemble des inductions programmées ;
Collaborateur Compléter et signer l'ensemble des enregistrements requis ;
Signaler toute difficulté rencontrée durant son intégration.

7.2 Matrice RACI

La matrice ci-dessous synthétise la répartition des responsabilités selon le modèle RACI (R :
Réalise, A : Approuve, C : Consulté, I : Informé).

Resp. Resp. Resp.

Activité DRH Manager
Qualité HSE PV

Validation administrative du
recrutement et planification du pré- R C I I I
onboarding
Préparation du poste, création des
accès et commande des A R I I I
équipements
Accueil institutionnel et présentation
R I I I C
du Groupe
Animation de l'induction RH R I C I I
Animation de l'induction HSE C I R I I
Animation de l'induction Code
d'éthique et recueil de l'engagement C I I I R
signé
Animation de l'induction
C I I R I
Pharmacovigilance

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Resp. Resp. Resp.

Activité DRH Manager
Qualité HSE PV

Animation de l'induction BPF / BPL /

C I I R I
BPD selon affectation
Animation de l'induction Code de
conduite commerciale (Commercial C I I I I
& Marketing)
Accompagnement opérationnel et
I R I I I
tutorat
Validation de la montée en
I A/R C I I
autonomie opérationnelle
Validation finale du dossier
A C C C I
d'Onboarding
Suivi des indicateurs et reporting du
R I C I I
processus
Archivage et conservation des
R I I I I
enregistrements

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8. DÉROULEMENT DU PROCESSUS
Le processus d'Onboarding se déroule selon trois phases successives : le pré-onboarding,
l'accueil du Jour J, et les inductions obligatoires, suivies de la phase de validation traitée au
chapitre 10.

8.1 Phase 1 — Pré-Onboarding (J-15 à J0)

Cette phase couvre l'ensemble des actions à mener entre la confirmation du recrutement et le
premier jour de présence du collaborateur.

• Validation administrative du recrutement par la DRH (contrat, dossier administratif) ;

• Préparation du poste de travail par le manager (espace, outils, accès informatiques) ;
• Création des accès informatiques, badges et habilitations selon le profil du poste ;
• Élaboration du Plan d'Intégration Individuel (PII) par le manager, en lien avec la DRH ;
• Convocation officielle du collaborateur aux sessions d'induction obligatoires (planning
communiqué au plus tard à J-5) ;
• Désignation d'un tuteur/parrain.

Livrable : Checklist Pré-Onboarding (FRM-ONB-01), complétée et signée par le manager.

8.2 Phase 2 — Accueil (Jour J)

Le Jour J est consacré à l'accueil institutionnel du collaborateur :
• accueil par la DRH et présentation du livret d'accueil du Groupe ;
• présentation générale du [Groupe] : historique, organisation, valeurs, organigramme ;
• visite des installations et présentation des locaux et des consignes générales ;
• remise des équipements (matériel informatique, EPI, badges d'accès, documentation de
poste) ;
• activation effective de l'ensemble des accès créés en phase de pré-onboarding.

Livrables : Fiche d'accueil signée (FRM-ONB-02 – Feuille de présence) ; confirmation écrite

de l'activation des accès.

8.3 Phase 3 — Inductions obligatoires

Aucune validation d'Onboarding ne peut être délivrée tant que l'ensemble des inductions requises
pour le poste, telles que définies par la matrice du chapitre 9, n'a pas été complété. La présence
est enregistrée sur la feuille de présence (FRM-ONB-02) et les acquis sont vérifiés au moyen du
quiz associé (FRM-ONB-03).

8.3.1 Induction RH (Tous les collaborateurs)

Objectifs : permettre au collaborateur de comprendre l'organisation du Groupe et de maîtriser le
fonctionnement administratif et social des Ressources Humaines.
Contenu : présentation du [Groupe] ; effectifs et organisation ; règlement intérieur ; système de
gestion des temps et de présence (Mirilla) ; droits et devoirs du collaborateur ; affaires sociales ;
carte Chifa et sécurité sociale ; allocations familiales ; mutuelle ; politique de formation ; gestion de
carrière.
Durée indicative : 3 heures.

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8.3.2 Induction HSE (Tous les collaborateurs)

Contenu : politique HSE du Groupe ; identification des risques liés au poste ; procédures
d'urgence et conduites à tenir ; principes de santé et sécurité au travail (SST) ; aspects
environnementaux significatifs ; gestion des déchets.
Durée indicative : 2 heures.

8.3.3 Induction Code d'éthique (Tous les collaborateurs)

Objectif : garantir la compréhension et l'adhésion du collaborateur aux exigences d'intégrité
professionnelle du Groupe.
Contenu : valeurs du Groupe ; principes éthiques ; gestion des conflits d'intérêts ; confidentialité
des informations ; dispositif anti-corruption ; respect des parties prenantes internes et externes.
Exigence spécifique : signature obligatoire de l'engagement d'approbation du Code
d'éthique (Annexe 4).
Durée indicative : 2 heures.

8.3.4 Induction Pharmacovigilance (Tous les collaborateurs)

Contenu : principes fondamentaux de la pharmacovigilance ; circuit de signalement des effets
indésirables et réclamations qualité ; responsabilités individuelles en matière de remontée
d'information.
Durée indicative : 1 heure.

8.3.5 Induction BPF (Tous les collaborateurs)

Contenu : culture qualité du Groupe ; principes de la documentation qualité ; gestion des
déviations ; processus CAPA (actions correctives et préventives).
Durée indicative : 2 heures.

8.3.6 Induction BPL (Personnel affecté au LCQ)

Contenu : bonnes pratiques de laboratoire ; intégrité des données analytiques ; gestion et
archivage des enregistrements de laboratoire.

8.3.7 Induction BPD (Personnel des fonctions Planification, Stockage et

Approvisionnement)
Contenu : bonnes pratiques de distribution ; traçabilité des flux de produits ; conditions de
stockage.

8.3.8 Induction Code de conduite commerciale (Personnel Commercial & Marketing)

Contenu : intégrité commerciale ; règles de concurrence loyale ; confidentialité des informations
commerciales ; politique relative aux cadeaux et avantages ; usage des réseaux sociaux.

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9. MATRICE DES INDUCTIONS

La matrice ci-dessous détermine, pour chaque population de collaborateurs, l'ensemble des
inductions obligatoires devant être complétées avant validation de l'Onboarding.

Population Code
RH HSE Éthique PV BPF BPL BPD
concernée Commercial

Tous les
X X X X X — — —
collaborateurs
Personnel LCQ X X X X X X — —
Planification /
Stockage / X X X X X — X —
Approvisionnement
Commercial &
X X X X X — — X
Marketing
Légende : X = induction obligatoire pour la population concernée ; — = induction non applicable.

10. VALIDATION DE L'ONBOARDING

10.1 Critères de validation
La validation de l'Onboarding d'un collaborateur est subordonnée à la vérification des critères
suivants, consignés dans le formulaire FRM-ONB-04 :
• taux de présence de 100 % aux inductions obligatoires applicables à son poste,
conformément à la matrice du chapitre 9 ;
• quiz de compréhension validés pour chaque induction suivie (FRM-ONB-03) ;
• signatures obtenues sur l'ensemble des enregistrements requis, y compris l'engagement
d'approbation du Code d'éthique ;
• dossier d'Onboarding complet (pièces administratives, fiche d'accueil, feuilles de présence,
quiz) ;
• validation de la montée en autonomie opérationnelle par le manager ;
• validation finale par la Direction des Ressources Humaines.

10.2 Statuts de validation

Statut Signification et conséquence

VERT – Validé L'ensemble des critères est satisfait. Le collaborateur est déclaré
autonome sur son poste. Le formulaire FRM-ONB-04 est signé par le
manager et la DRH et archivé.

ORANGE – Un ou plusieurs critères restent à satisfaire (induction non suivie, quiz à

Compléments requis représenter, signature manquante). Un délai de mise en conformité est
fixé par la DRH, n'excédant pas 10 jours ouvrés.

ROUGE – Non validé Des écarts majeurs subsistent (inductions obligatoires non réalisées,
refus de signature de l'engagement éthique). L'autonomie
opérationnelle est suspendue et un plan de rattrapage est ouvert sous
la responsabilité de la DRH et du manager.

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11. PILOTAGE ET INDICATEURS DE PERFORMANCE

Le pilotage du processus repose sur le suivi des indicateurs ci-dessous, consolidés dans le
tableau de bord FRM-ONB-05 et revus selon la périodicité indiquée.

Fréquence de
Indicateur Cible Responsable
mesure

Taux de couverture des

≥ 95 % Mensuelle DRH
inductions obligatoires
Délai moyen de complétion de ≤ 30 jours
Mensuelle DRH
l'Onboarding calendaires
Taux de satisfaction des
collaborateurs intégrés (enquête ≥ 90 % Trimestrielle DRH
à J+30)
Taux de retard dans la
≤5% Mensuelle DRH
planification des inductions
Nombre d'écarts critiques
Selon programme
constatés en audit 0 Qualité / SMI
d'audit
interne/externe sur le processus

Une revue de processus est organisée trimestriellement, sous la responsabilité de la DRH, avec la
participation des Directions Qualité, HSE et Pharmacovigilance. Cette revue donne lieu à un
compte rendu archivé conformément à la procédure de maîtrise des enregistrements.

12. GESTION DES RISQUES LIÉS AU PROCESSUS

L'analyse des risques associés au processus d'Onboarding identifie les situations de non-
conformité potentielles, leur impact et les actions de maîtrise associées.

Probabilité
Risque identifié Impact potentiel Action de maîtrise
/ Gravité

Non-conformité
réglementaire ; Blocage de la validation de
Induction obligatoire exposition à un écart l'Onboarding (statut Rouge) ;
Moyenne /
non réalisée dans les d'audit ; relance automatique par la
Élevée
délais collaborateur opérant DRH ; reprogrammation
sans les prérequis prioritaire de la session.
essentiels.
Risque d'erreur Mise en place d'une formation
Compétence
opérationnelle, complémentaire ciblée ;
insuffisante Faible /
qualité ou sécurité accompagnement renforcé par
constatée à l'issue Moyenne
lors de la prise de le tuteur ; nouvelle évaluation
de l'évaluation
poste. avant validation.
Dossier Perte de traçabilité ; Contrôle mensuel des dossiers
d'Onboarding Faible / non-conformité par la DRH ; relance des
incomplet ou non Moyenne documentaire lors managers ; intégration au
archivé des audits. tableau de bord FRM-ONB-05.

Rédigé par : Mouffouk Badreddine – Expert Consultant RH Page 12 / 23

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Probabilité
Risque identifié Impact potentiel Action de maîtrise
/ Gravité

Non-respect de la Signature obligatoire et

Risque réputationnel
confidentialité ou de Faible / bloquante de l'engagement
et de conformité pour
l'éthique dès la prise Élevée éthique (Annexe 4) avant toute
le Groupe.
de poste autonomie opérationnelle.
Retard de prise de
Anticipation des demandes
Retard dans la poste effective ;
Moyenne / d'accès dès la phase de pré-
création des accès et impact sur le délai
Faible onboarding (J-15) ; suivi par
habilitations moyen d'Onboarding
checklist FRM-ONB-01.
(KPI).

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13. ENREGISTREMENTS ET MAÎTRISE DOCUMENTAIRE

Les enregistrements générés dans le cadre du présent processus sont les suivants :

Support associé
Code Désignation Durée de conservation
(Annexe)

FRM-ONB-01 Checklist Pré-Onboarding Annexe 1 5 ans

Feuille de présence aux
FRM-ONB-02 Annexe 2 5 ans
inductions
Quiz d'évaluation des
FRM-ONB-03 Annexe 3 5 ans
inductions
Fiche de validation de
FRM-ONB-04 Annexe 5 Durée du contrat + 5 ans
l'Onboarding
Tableau de bord de pilotage
FRM-ONB-05 Annexe 6 3 ans
du processus
Engagement Engagement d'approbation
Annexe 4 Durée du contrat + 5 ans
éthique signé du Code d'éthique

L'archivage de ces enregistrements est réalisé conformément à la Procédure de Maîtrise des

Documents et des Enregistrements (PR-QUA-SMI-DOC), au format papier et/ou électronique
selon les moyens disponibles sur chaque site.

14. AMÉLIORATION CONTINUE

Le présent processus fait l'objet d'une démarche d'amélioration continue alimentée par les sources
suivantes :
• résultats des audits internes et externes (certification, inspections réglementaires) ;
• analyse des indicateurs de performance (KPI) définis au chapitre 11 ;
• actions correctives et préventives (CAPA) ouvertes à la suite d'écarts constatés ;
• retours d'expérience des collaborateurs intégrés (enquêtes de satisfaction) ;
• conclusions des revues de processus trimestrielles.

La présente procédure est révisée a minima une fois par an, ou en cas de changement majeur
affectant son contenu (évolution réglementaire, restructuration organisationnelle, retour d'audit
nécessitant une révision).

FIN DE PROCÉDURE — DÉBUT DES ANNEXES

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ANNEXE 1 – FRM-ONB-01 – CHECKLIST PRÉ-ONBOARDING

À compléter par le manager entre J-15 et J0. Le formulaire complété et signé constitue le livrable
de la Phase 1 (cf. §8.1).

Nom du
Poste Site Date d'arrivée Manager
collaborateur

Activité Réalisé Date Visa

Validation administrative du recrutement (contrat,

☐
dossier)

Préparation du poste de travail (espace, matériel) ☐

Création des accès informatiques et habilitations

☐
applicatives
Commande / mise à disposition des EPI et
☐
équipements

Élaboration du Plan d'Intégration Individuel (PII) ☐

Désignation du tuteur / parrain ☐

Convocation aux sessions d'induction (planning

☐
communiqué)

Préparation du livret d'accueil ☐

Observations :

Visa du Manager : ___________________ Date : ___________

ANNEXE 2 – FRM-ONB-02 – FEUILLE DE PRÉSENCE AUX INDUCTIONS

À compléter et signer par chaque participant et par l'animateur à l'issue de chaque session
d'induction.

Intitulé de
Animateur Date Durée Lieu / Support
l'induction

Quiz validé
N° Nom et prénom Fonction / Service Signature
(O/N)

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Quiz validé
N° Nom et prénom Fonction / Service Signature
(O/N)

10

Visa de l'animateur : ___________________ Date : ___________

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ANNEXE 3 – FRM-ONB-03 – QUIZ D'ÉVALUATION DES INDUCTIONS

Un quiz est administré à l'issue de chaque induction obligatoire. Les questions ci-dessous
constituent un socle minimal ; chaque fonction émettrice (RH, HSE, Qualité, Pharmacovigilance)
peut enrichir le questionnaire selon ses besoins, dans le respect du seuil de validation de 80 %.

Quiz – Induction RH
1. Le règlement intérieur du [Groupe] s'applique à tous les collaborateurs sans exception.
• Vrai
• Faux
2. Le système Mirilla est utilisé pour la gestion des temps et de la présence.
• Vrai
• Faux
3. Tout changement de situation personnelle doit être signalé à la DRH.
• Vrai
• Faux
Résultat : Nombre de bonnes réponses ____ / 3 — Quiz validé si ≥ 80 % de bonnes réponses.
Statut : ☐ Validé ☐ À représenter

Quiz – Induction HSE

1. En cas d'urgence, je connais le point de rassemblement de mon site.
• Vrai
• Faux
2. Le port des équipements de protection individuelle (EPI) est obligatoire dans les zones
identifiées.
• Vrai
• Faux
3. Le tri des déchets selon les consignes du site est de ma responsabilité.
• Vrai
• Faux
Résultat : Nombre de bonnes réponses ____ / 3 — Quiz validé si ≥ 80 % de bonnes réponses.
Statut : ☐ Validé ☐ À représenter

Quiz – Induction Code d'éthique

1. Je dois signaler tout conflit d'intérêts à ma hiérarchie.
• Vrai
• Faux
2. Les informations confidentielles du Groupe peuvent être partagées avec des tiers sans
autorisation.
• Vrai
• Faux
3. L'acceptation de cadeaux de valeur de la part de partenaires commerciaux est encadrée
par le Code d'éthique.
• Vrai

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• Faux
Résultat : Nombre de bonnes réponses ____ / 3 — Quiz validé si ≥ 80 % de bonnes réponses.
Statut : ☐ Validé ☐ À représenter

Quiz – Induction Pharmacovigilance

1. Tout effet indésirable porté à ma connaissance doit être signalé selon le circuit défini.
• Vrai
• Faux
2. La pharmacovigilance concerne uniquement le personnel du LCQ.
• Vrai
• Faux
Résultat : Nombre de bonnes réponses ____ / 2 — Quiz validé si ≥ 80 % de bonnes réponses.
Statut : ☐ Validé ☐ À représenter

Quiz – Induction BPF

1. Toute déviation constatée doit être documentée et signalée.
• Vrai
• Faux
2. La documentation qualité doit être complétée de manière contemporaine et lisible.
• Vrai
• Faux
Résultat : Nombre de bonnes réponses ____ / 2 — Quiz validé si ≥ 80 % de bonnes réponses.
Statut : ☐ Validé ☐ À représenter

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ANNEXE 4 – ENGAGEMENT D'APPROBATION DU CODE D'ÉTHIQUE

Je soussigné(e), Madame / Monsieur _____________________________________, occupant le

poste de _____________________________________ au sein de
____________________________ (entité / site), déclare :

• avoir reçu, lu et compris le Code d'éthique du [Groupe] dans le cadre de mon induction
d'intégration ;
• m'engager à respecter l'ensemble des principes et règles qui y sont énoncés, notamment
en matière de conflits d'intérêts, de confidentialité, de lutte anti-corruption et de respect des
parties prenantes ;
• avoir été informé(e) des modalités de signalement disponibles en cas de constatation d'un
manquement à ces principes.

Le présent engagement, signé et daté, est conservé dans le dossier individuel du collaborateur
conformément au chapitre 13 de la présente procédure.

Fait à : ___________________ Le : ___________

Signature du collaborateur :

_____________________________

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ANNEXE 5 – FRM-ONB-04 – FICHE DE VALIDATION DE L'ONBOARDING

Nom et prénom Poste occupé

Date d'entrée en
Site / Entité
fonction

Manager Tuteur / Parrain

Critères de validation
Critère Conforme Date

Présence de 100 % aux inductions obligatoires applicables (cf.

☐
matrice §9)

Quiz validés pour chaque induction suivie (≥ 80 %) ☐

Signatures obtenues sur l'ensemble des enregistrements requis ☐

Engagement d'approbation du Code d'éthique signé (Annexe 4) ☐

Dossier d'Onboarding complet et archivé ☐

Montée en autonomie opérationnelle validée par le manager ☐

Décision finale
☐ VERT – Validé ☐ ORANGE – Compléments requis (délai : ____ jours) ☐ ROUGE –
Non validé (plan de rattrapage ouvert)

Commentaires / actions complémentaires :

Validation Manager : Nom : ____________ Signature : ____________ Date : ________

Validation DRH : Nom : ____________ Signature : ____________ Date : ________

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ANNEXE 6 – FRM-ONB-05 – TABLEAU DE BORD DE PILOTAGE DU

PROCESSUS
Le tableau de bord ci-dessous est mis à jour mensuellement par la DRH et présenté lors de la
revue de processus trimestrielle.

Indicateur Cible Mois N Cumul YTD Tendance

Taux de couverture des ☐↑ ☐→ ☐

inductions obligatoires (%) ↓

Délai moyen de complétion de ☐↑ ☐→ ☐

l'Onboarding (jours) ↓

Taux de satisfaction des ☐↑ ☐→ ☐

collaborateurs intégrés (%) ↓

Taux de retard de planification ☐↑ ☐→ ☐

des inductions (%) ↓

Nombre d'écarts critiques ☐↑ ☐→ ☐

d'audit ↓

Nombre de plans de rattrapage ☐↑ ☐→ ☐

ouverts ↓

Nombre de plans de rattrapage ☐↑ ☐→ ☐

clôturés ↓
Légende tendance : ↑ amélioration, → stable, ↓ dégradation par rapport au mois précédent.

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ANNEXE 7 – LOGIGRAMME DU PROCESSUS D'ONBOARDING

Le schéma ci-dessous présente, de manière synthétique, l'enchaînement des étapes du processus
décrit au chapitre 8 et leur convergence vers la validation traitée au chapitre 10.

Étape 1 — PRÉ-ONBOARDING (J-15 à J0)

Validation recrutement, préparation poste, création des accès, élaboration du PII, convocation
aux inductions.
Livrable : FRM-ONB-01

Étape 2 — ACCUEIL (Jour J)

Accueil institutionnel, présentation du Groupe, visite du site, remise des équipements, activation
des accès.
Livrable : FRM-ONB-02 (fiche d'accueil)

Étape 3 — INDUCTIONS OBLIGATOIRES

RH, HSE, Code d'éthique, Pharmacovigilance, BPF, et inductions spécifiques (BPL, BPD, Code
commercial) selon la matrice du chapitre 9.
Livrables : FRM-ONB-02 (présence), FRM-ONB-03 (quiz), Annexe 4 (engagement éthique)

Étape 4 — ÉVALUATION DES CRITÈRES DE VALIDATION (chapitre 10)

Vérification de la présence, des quiz, des signatures et du dossier.
Support : FRM-ONB-04

Étape 5 — DÉCISION
• VERT → Autonomie opérationnelle confirmée, dossier archivé.
• ORANGE → Compléments requis sous délai défini par la DRH, retour à l'étape 3 ou 4 selon
l'écart.
• ROUGE → Ouverture d'un plan de rattrapage (chapitre 2 et 12), retour à l'étape 3.

Étape 6 — PILOTAGE CONTINU

Alimentation du tableau de bord FRM-ONB-05, revue de processus trimestrielle, actions
d'amélioration continue (chapitre 14).

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ANNEXE 8 – TABLEAU DE SYNTHÈSE DES INDUCTIONS OBLIGATOIRES

Induction Public Durée Pilote / Animateur

RH Tous 3h Direction des Ressources Humaines

HSE Tous 2h Direction HSE
Direction des Ressources Humaines /
Code d'éthique Tous 2h
Conformité
Pharmacovigilance Tous 1h Responsable Pharmacovigilance
BPF Tous 2h Direction Qualité / SMI
À définir
BPL Personnel LCQ Responsable LCQ
par site
Planification /
À définir
BPD Stockage / Responsable Supply Chain
par site
Approvisionnement
Code de conduite Commercial & À définir
Direction Commerciale
commerciale Marketing par site

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