MANUEL

DE PROCEDURES

COMPTABLES
 I PRESENTATION DU GROUPE

II GENERALITES SUR LE MANUEL DE PROCEDURES ET

L’ORGANISATION COMPTABLE

III ORGANIGRAMME ET IDENTIFICATION DES TACHES

IV DESCRIPTIONS DES DIFFERENTS POSTES

V PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES

IV ORGANISATION DE LA FONCTION COMPTABLE

V SYSTÈMES COMPTABLES

VI PLAN DE COMPTES ET LISTE DES JOURNAUX

VII INFORMATIONS PRODUITES

VIII PROCEDURES D’EXECUTION DES OPÉRATIONS, DE

COMPTABILISATION ET DE CLASSEMENT

2
I-PRESENTATION DU GROUPE

3
II-GENERALITES SUR LE MANUEL DE PROCEDURES ET L’ORGANISATION
COMPTABLE
II-1 Généralités
Un manuel de procédures rassemble les procédures de gestion mises en place en vue de réaliser l’objet social et
vise à formaliser les modes de gestion et de direction de l’entreprise. Les différentes activités, opérations, tâches,
responsabilités et les canaux de transmission de l’information et de l’organisation y sont définis.

Ces procédures permettent d’assurer la maîtrise de l’entreprise par :

- la protection et la sauvegarde du patrimoine ;
- la qualité de l’information ;
- l’application des instructions de la direction générale ;
- l’amélioration des performances ;
- la réalisation des contrôles.

Leur mise en place à pour but :

- d’assurer une mémorisation complète de la vie de l’entité ;
- d’offrir un modèle assorti de sécurité suffisante facilitant des actions d’auto - contrôle réciproques et de
supervisions ;
- de donner l’opportunité à chaque membre du personnel d’une meilleure efficacité ;
- de permettre la détection de situations anormales le plus rapidement possible ;
- de produire des outils de gestion permettant de déceler et de mesurer les performances de chacune des activités.

Son élaboration a été rendu indispensable en raison du besoin de disposer d’un certain nombre d’informations
performantes. En outre, il a pour objectif de fournir tant aux utilisateurs qu’aux contrôleurs externes, les éléments
de compréhension du système, sur entre autres :

- l’organisation de l’entreprise ;
- la saisie des informations de base, leur traitement comptable et leur arrêté annuel ;
- la piste d’audit ; c’est à dire le passage des informations de base aux documents de synthèse et réciproquement ;
- et la conservation des documents.

II-2 Rappel des dispositions de l’acte uniforme portant au droit comptable

ARTICLE 6

Les responsables des comptes mettent en place des procédures de contrôle interne indispensables à la
connaissance qu’ils doivent normalement avoir de la réalité et de l’importance des événements, opérations et
situations liés à l’activité de l’entreprise.

ARTICLE 16

Pour maintenir la continuité dans le temps de l’accès à l’information, toute entreprise doit établir une documentation
décrivant les procédures de l’organisation comptable.

4
ARTICLE 69

L’entreprise détermine sous sa responsabilité, les procédures nécessaires à la mise en place d’une organisation
comptable permettant aussi bien un contrôle interne fiable que le contrôle externe (par l’intermédiaire, le cas
échéant, de commissaires aux comptes) de la réalité des opérations et de la qualité des comptes, tout en
favorisant la collecte des informations.

Un manuel de procédures évolue au même rythme que les structures et les systèmes d’informations de
l’entreprise. C’est un document vivant devant être actualisé chaque fois que les réalités de la société se trouvent
fondamentalement modifiées. Ainsi, la gestion de ce manuel est-elle aussi importante que sa conception et sa mise
en place.

Les articles qui régissent l’organisation comptable sont les suivants :

ARTICLE 14

L’organisation comptable mise en place dans l’entreprise doit satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité
pour assurer l’authenticité des écritures de façon à ce que la Comptabilité puisse servir à la fois d’instrument de
mesure des droits et obligations des partenaires de l’entreprise puis d’instrument de preuve, d’information des tiers
et de gestion.

A cet effet, l’entreprise respecte les dispositions définies dans les articles ci-après :

ARTICLE 15

L’organisation comptable doit assurer :

- un enregistrement exhaustif, au jour et sans retard des informations de base ;
- le traitement en temps opportun, des données enregistrées ;
- la mise à la disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais légaux fixés pour leur délivrance.

ARTICLE 16

Pour maintenir la continuité dans le temps de l’accès à l’information, toute entreprise établit une documentation
décrivant les procédures et l’organisation comptable.
Cette documentation est conservée aussi longtemps qu’est exigée la présentation des états financiers successifs
auxquels elle se rapporte.

ARTICLE 17

L’organisation comptable doit au moins respecter les conditions de régularité et de sécurité suivantes :

1 - la tenue de la Comptabilité dans la langue officielle du pays et en francs CFA ;

2 - l’emploi de la technique de la partie double, qui se traduit par une écriture affectant au moins deux comptes, l’un
étant débité et l’autre crédité.
En effet, lorsqu’une opération est enregistrée, le total des sommes inscrites au débit de comptes doit être égal au
total des sommes inscrites au crédit d’autres comptes ;

5
3 - la justification des écritures par des pièces datées, conservées, classées dans un ordre défini dans le document
décrivant les procédures et l’organisation comptable, susceptibles de servir comme moyen de preuve et portant les
références de leur enregistrement en Comptabilité ;

4 - le respect de l’enregistrement chronologique des opérations ;

Les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise sont enregistrés en Comptabilité, opération par opération,
dans l’ordre de leur date de valeur. Cette date est celle de l’émission par l’entreprise de la pièce justificative de
l’opération, ou celle de la réception des pièces d’origine externes. Les opérations de même nature réalisées en un
même lieu et au cours d’une même journée peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique ;
Les mouvements sont récapitulés par période préalablement déterminée qui ne peut excéder un mois.

5 - l’identification de chacun de ces enregistrements précisant l’indication de son origine et de son imputation, le
contenu de l’opération à laquelle il se rapporte ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie ;

6 - le contrôle par inventaire de l’existence de la valeur des biens, créances et dettes de l’entreprise.
L’opération d’inventaire consiste à relever tous les éléments du patrimoine de l’entreprise en mentionnant la nature,
la quantité et la valeur de chacun d’eux à la date de l’inventaire.
Les données d’inventaire sont organisées et conservées de manière à justifier le contenu de chacun des éléments
recensés dans le patrimoine ;

7 - le recours pour la tenue de la comptabilité de l’entreprise à un plan de comptes normalisé dont la liste figure
dans le SYSCOHADA ;

8 - la tenue obligatoire de livres ou autres supports autorisés ainsi que la mise en œuvre de procédures de
traitement agrées, permettent d’établir les états financiers annuels visés à l’article 8.

ARTICLE 18

Les comptes du SYSCOHADA sont regroupés par catégorie homogènes appelés classes.
Pour la Comptabilité générale, les classes comprennent :
- des classes de comptes de situation ;
- des classes de comptes de gestion.

Chaque classe est subdivisée en comptes identifiés par des numéros à deux chiffres ou plus, selon leur degré de
dépendance vis à vis des comptes de niveaux supérieurs, dans le cadre d’une codification décimale.

Le plan de comptes de chaque entreprise doit être suffisamment détaillé pour permettre l’enregistrement des
opérations.

Lorsque les comptes prévus par le SYSCOHADA ne suffisent pas à l’entreprise pour enregistrer distinctement
toutes ses opérations, elle peut ouvrir toutes subdivisions. Inversement, si des comptes prévus par le
SYSCOHADA sont trop détaillés par rapport aux besoins de l’entreprise, elle peut les regrouper dans un compte
global de même niveau, plus contracté, conformément aux possibilités offertes par le SYSCOHADA et à condition
que le regroupement ainsi opéré puisse au moins permettre l’établissement des états financiers annuels dans les
conditions prescrites.

Les opérations sont enregistrées dans les comptes dont les intitulés correspondent à leur nature.

ARTICLE 19

Les livres comptables et autres supports dont la tenue est obligatoire sont :

6
- le livre – journal, dans lequel sont inscrits les mouvements de l’exercice enregistrés en Comptabilité, dans les
conditions exposés au paragraphe 4 de l’article 17 ;

- le grand – livre, constitué par l’ensemble des comptes de l’entreprise, où sont reportés ou inscrits simultanément
au journal, compte par compte, les différents mouvements de l’exercice ;
- la balance générale des comptes, état récapitulatif faisant apparaître, à la clôture de l’exercice, le cumul depuis
l’ouverture de l’exercice des mouvements débiteurs et le cumul des mouvements créditeurs, le solde débiteur ou le
solde créditeur, à la date considérée ;
- le livre inventaire, sur lequel sont transcrits le bilan et le compte de résultat de chaque exercice, ainsi que le
résumé de l’opération de l’inventaire.

L’établissement du livre journal et du grand livre peut être facilité par la tenue de journaux et livres auxiliaires, ou
supports en tenant lieu, en fonction de l’importance et des besoins de l’entreprise. Dans ce cas, les totaux de ces
supports sont périodiquement et au moins une fois par mois respectivement centralisés dans le journal et dans le
grand livre.

ARTICLE 20

Les livres comptables et autres supports doivent être tenus sans blanc ni altération d’aucune sorte.

Toute correction d’erreur s’effectue exclusivement par inscription en négatif des éléments erronés ;
l’enregistrement exact est ainsi opéré.

ARTICLE 21

Les entreprises visées à l’article 13 qui relèvent du système minimal de trésorerie, tiennent une simple Comptabilité
de trésorerie dans les conditions fixées par le SYSCOHADA. Les états financiers de ces entreprises ainsi que leurs
règles d’établissement font l’objet d’une édition distincte.

ARTICLE 22

Lorsqu’elle repose sur un traitement informatique, l’organisation comptable doit recourir à des procédures qui
permettent de satisfaire à des exigences de régularité et de sécurité requises en la matière de telle sorte que :

1 – les données relatives à toute opération donnant lieu à un enregistrement comptable comprennent, lors de leur
entrée dans le système de traitement comptable, l’indication de l’origine, du contenu et l’imputation de ladite
opération et puissent être restituées sur papier ou sous une forme directement intelligible ;

2 – l’irréversibilité des traitements effectués interdise toute suppression, addition ou modification ultérieure
d’enregistrement : toute donnée entrée doit faire l’objet d’une validation afin de garantir le caractère définitif de
l’enregistrement comptable correspondant. Cette procédure de validation doit être mise en œuvre au terme de
chaque période qui ne peut excéder le mois ;

3 – la chronologie des opérations écarte toute possibilité d’insertion intercalaire ou d’addition ultérieure.

7
Pour figer cette chronologie le système de traitement comptable doit prévoir une procédure périodique (dite
« clôture informatique ») au moins trimestrielle et mise en œuvre au plus tard à la fin du trimestre qui suit la fin de
chaque période considérée ;

4 - les enregistrements comptables d’une période clôturée soient classés dans l’ordre chronologique de la date de
valeur comptable des opérations auxquelles ils se rapportent ; toutefois, lorsque la date de valeur comptable
correspond à une période déjà clôturée ; l’opération concernée est enregistrée au premier jour de la période non
clôturée; dans ce cas, la date de valeur comptable est celle de l’opération mentionnée ;

5 – la durabilité des données enregistrées offre des conditions de garantie de conservation conformes à la
réglementation en vigueur. Sera notamment réputée durable, toute transcription indélébile des données qui
entraîne une modification irréversible du support ;

6 – l’organisation comptable garantisse toutes les possibilités d’un contrôle éventuel en permettant la reconstitution
ou la restitution du chemin de révision et en donnant droit d’accès à la documentation relative aux analyses, à la
programmation et aux procédures des traitements, en vue notamment de procéder aux tests nécessaires à
l’exécution d’un tel contrôle ;

7 – les états périodiques fournis par le système de traitement soient numérotés et datés. Chaque enregistrement
doit s’appuyer sur une pièce justificative établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la conservation et
la restitution en clair de son contenu pendant les délais requis.

Chaque donnée, entrée dans le système de traitement par transmission d’un autre système de traitement, doit être
appuyée d’une pièce justificative probante.

ARTICLE 23

Les états financiers annuels sont arrêtés au plus tard dans les quatre mois qui suivent la date de clôture de
l’exercice. La date d’arrêté doit être mentionnée dans toute transmission des états financiers.

ARTICLE 24

Les livres comptables ou documents qui en tiennent lieu, ainsi que les pièces justificatives sont conservés pendant
dix ans.
III-ORGANIGRAMME ET IDENTIFICATION DES TACHES

III-1 ORGANIGRAMME DU GROUPE

COMITE DE GESTION

REPRESENTANT DU COMITE
DE GESTION

8
 DIRECTEUR DES
ENSEIGNEMENTS RESPONSABLE
PRIMAIRES ET SECONDAIRES ADMINISTRATIF ET
FINANCIER

ASSISTANTE DE ASSISTANTE DE
DIRECTION DIRECTION

DIRECTEUR(S) TRESORIER COMPTABLE

DES ETUDES

9
 ADMINISTRATEUR

SECRETAIRE
CAISSIERE

DIRECTEUR DES ETUDES

PERSONNEL ENSEIGNANT

SURVEILLANTS

IDENTIFICATION DES TACHES.

10
RESPONSABLE DES AFFAIRES ADMNISTRATIVES ET FINANCIERES

Intitulé du poste Responsable des Affaires Administratives et

Financières (DAAF)
 Etre de formation universitaire supérieure en
Administration, finances/comptabilité (niveau
BAC +4 minimum);

Profil  Avoir au moins dix (05) ans d’expériences

professionnelles ;
 Avoir un sens élevé des relations humaines ;
 Avoir un sens de l’organisation et faire preuve de
rigueur ;
 Avoir de fortes aptitudes à coordonner
l’exécution des différentes instructions du
comité en matière de gestion financière et
comptable et d’administration des RH ;
 Etre de bonne moralité ;
 Maîtriser l’outil informatique et une bonne
maîtrise des logiciels courants de comptabilité ;
 Pouvoir travailler sous pression ;
 Etre d’un professionnalisme et d’une intégrité
éprouvée ;

Supérieur COMITE DE GESTION

hiérarchique
immédiat
Rôle Chargé de la gestion et de l’administration des
ressources humaines, financières et matérielles du
Groupe Victor Schoelcher.
Supervision
 Il a à charge de coordonner les missions des deux
services placés sous son contrôle ;
Tâches
 il est chargé de superviser et contrôler les
services financiers et comptables, de

11
 l’administration et des ressources humaines du
groupe ainsi que l’ensemble des tâches à
incidence financière ou ayant trait à la gestion
administrative et financière.

Gestion financière
 Il coordonne la planification financière,
l’élaboration, le suivi et l’exécution du budget
 il veille à l’exécution correcte et conforme des
plans, des programmes et des prévisions
budgétaires ;
il élabore le budget du Groupe pour l’année n+1
conformément au manuel de procédures
administratives et financières ;
 il s’assure que les procédures financières mises
en œuvre sont conformes aux dispositions du
manuel de procédures ;
 il est responsable de la préparation du projet du
budget du Groupe ;
 il contrôle et surveille les entrées et les sorties de
fonds des comptes bancaires et des caisses ;
 il vise les chèques, virements de paiement et les
engagements de dépenses avec le représentant
du comité de gestion ;
 Acquisitions de biens et services
 Il veille au respect des procédures d’acquisitions
de biens et de services ;
 il assure un contrôle rigoureux des dépenses en
veillant au respect du budget ;
 il participe à la négociation de tous les marchés et
contrats de fourniture ;
 il cosigne les bons de commande des biens et
services avec le responsable du comité de
gestion ;
 il vise les contrats signés avec les tiers.

12
Gestion comptable
 il contrôle et veille à l’établissement des états
financiers ;
 il a à charge la gestion de la paie ;
 il contrôle les pièces pour s’assurer de leur
validité, de leur exactitude et de leur bonne
imputation ;
 il vérifie périodiquement les livres et registres
comptables pour s’assurer de leur bonne tenue ;
 valider les bons de réductions;
 valider les états de paie du personnel
administratif et enseignant ;
 il contrôle les états de rapprochement de
comptes bancaires ;
 il s’assure régulièrement que les pièces
justificatives des transactions du groupe et tous
documents financiers ou d’ordre comptable sont
classés ou archivés suivant des principes
efficaces ;
 il contrôle les opérations de décaissements, en
particulier le paiement des décomptes et des
factures et maintient les relations d’ordre
comptable avec les fournisseurs et
l’administration ;

Gestion administrative
 Il assure la gestion administrative du personnel,
des emplois et des carrières ;

 il assure la préparation, la gestion administrative

des accords, conventions et contrats ;
 il assure la gestion de la politique salariale et la
gestion des relations sociales ;
 il représente le Groupe auprès de l’Inspection du

13
 Travail.

Rapports
Il élabore les états financiers que le Groupe doit
présenter en sa qualité de personne morale.
Il élabore le rapport d’activité avec le
représentant du comité de gestion.

RESPONSABLE TRESORERIE

Intitulé
27 du poste Responsable Trésorerie
 être titulaire d’un diplôme
supérieur de gestion de niveau
BAC+2, ou justifier d’une
expérience professionnelle et
Profil d’aptitudes personnelles

14
 avérées dans ce domaine;
 avoir une expérience de cinq
(05) ans ;
 avoir le sens de l’organisation ;
 respecter la confidentialité ;
 être de bonne moralité ;
 être dynamique, intègre,
organisé, méthodique et
disponible ;
 pouvoir travailler sous
pression ;
 maîtriser l’outil informatique.

Supérieur hiérarchique immédiat RAF

Rôle Chargée de la tenue des livres de
trésorerie.
Tâches  tenir les livres de trésorerie ;
 gérer les stocks de chèques ;
 saisir les pièces de banque et de
caisse ;
 suivre l’exécution des
opérations de remise de
chèques ;
 confectionner les états de
rapprochements bancaires ;
 faire les inventaires de caisse ;
 assurer le suivi des comptes
banque.

15
COMPTABILITE

Intitulé du poste Chef Service Comptabilité (C/SC)

Profil  avoir le niveau BAC+2 d’une école

supérieure de gestion ;
 avoir au moins trois (3) ans

16
 d’expérience professionnelle ;
 avoir le sens de l’organisation ;
 avoir une connaissance de la
fiscalité des entreprises ;
 avoir une bonne maîtrise du
référentiel comptable en vigueur ;
 respecter la confidentialité ;
 être de bonne moralité ;
 avoir une bonne maîtrise de l’outil
informatique et des logiciels
comptables;
 pouvoir travailler sous pression.
Supérieur hiérarchique RAF
immédiat
Tâches Gestion financière
 il participe à l’élaboration du projet
de budget d comité de gestion ;

 il suit l’exécution du budget du

Comité de Gestion;

 il fournit les données comptables

pour le budget réalisé (référence) ; il
aide à la projection sur N+1.

Gestion comptable
 il contrôle les pièces justificatives de
dépenses et de recettes pour
s’assurer de leur validité, de leur
exactitude avant leur
comptabilisation ;

 il impute et enregistre les pièces

comptables ;

 il analyse les comptes et justifie leurs

soldes ;

17
  il examine mensuellement les
conciliations de banque et les vise ;

 il édite le grand - livre et la balance

des comptes ;

 il tient à jour les livres comptables.

Rapports financiers
Le RAF assiste le comptable dans la
production selon les périodicités
convenues (trimestre, semestre, année)
des états financiers produits par le Groupe
en sa qualité de personne morale.

SECRETAIRE DU RAF

Intitulé du poste Secrétaire du RAF

18
Profil  être d’un professionnalisme et d’une
intégrité éprouvés ;
 être diplômé en assistanat de direction ;
 justifier d’une expérience de cinq (05)
années dans l’assistanat de direction ;
 avoir une bonne connaissance pratique
de l’informatique et une bonne maîtrise
des logiciels courants de gestion ;

Supérieur hiérarchique RAF

immédiat
Rôle Assister le RAF dans ses activités
administratives.
Tâches  gérer l’agenda du RAF ;
 saisir et envoyer les dossiers
confidentiels ;
 gérer le planning des déplacements ;
 suivre les courriers arrivée et départ et
superviser les imputations ;
 exécuter toute autre tâche confiée par le
RAF.

REPRESENTANT DU COMITE DE GESTION

1
Intitulé du poste REPRESENTANT DU COMITE DE GESTION

Profil

19
  Avoir effectué des formations ou stages
cumulés de plusieurs années ;
 avoir travaillé dans une entreprise ou une
structure de transport aérien pendant
plusieurs années également ;
 avoir un sens élevé des relations
humaines ;
 avoir le sens de l’organisation et faire
preuve de rigueur ;
 avoir de fortes aptitudes à coordonner
l’exécution des instructions du Comité de
Gestion dans la conduite de la politique
nationale en matière d’éducation, et
assurer leur mise en œuvre et leur suivi ;
 être de bonne moralité ;
 maîtriser l’outil informatique ;
 pouvoir travailler sous pression.
Supérieur hiérarchique Comité de Gestion
immédiat
Tâches
 il coordonne toutes les activités du Comité
de Gestion ;
 il prend, en cas d’urgences qui nécessitent
un dépassement de ses attributions
normales, toutes les mesures conservatoires
nécessaires, à charge pour lui d’en rendre
compte au Comité de dans les plus brefs
délais.

Gestion financière
 il arrête et présente au Comité de Gestion
pour approbation les budgets prévisionnels,
les états financiers annuels du Comité de
GestionC ;
 il approuve les ordres de transferts de fonds
sur les comptes ouverts dans les banques

20
 commerciales ;
 il signe les chèques, tirés sur les comptes
bancaires qui ont été préparés et visés par
le DAAF.

Acquisitions de biens et services

 il veille au respect strict des procédures
d’approvisionnement de l’ANAC en biens et
services requis ;
 il signe les bons de commande de biens et de
services ;
 il passe les contrats avec les tiers ;
 il veille au respect du cahier de charges des
fournisseurs engagés dans les contrats avec
l’ANAC (voir DAAF).

Administration du personnel
 il nomme les directeurs techniques ;
 il recrute et passe les contrats avec le
personnel conformément aux textes en
vigueur ;
 il licencie le personne
 il informe le personnel de toutes les
conditions d’emploi ;
 il signe les états de salaires (état de virement
et billetage) ;
 il veille à ce que tous les registres
obligatoires en matière de gestion du
personnel soient tenus à jour ;
 il arrête les horaires de travail
conformément aux textes en vigueur ;
 il autorise les absences des directeurs
opérationnels;
 il est responsable de tout le personnel qui

21
 œuvre dans le cadre de l’ANAC ;
 il prend les sanctions à l’encontre du
personnel qui manque au respect du
règlement intérieur.

Gestion du patrimoine de l’ANAC

 il est responsable du patrimoine de l’ANAC
et des biens acquis dans le cadre de
l’exécution des projets confiés à l’ANAC ;
 il assure la gestion des Moyens Généraux ;
 il s’assure que les stocks et les équipements
acquis sont régulièrement protégés contre
tous les risques de toute nature (vol,
destruction, perte, accidents, etc..) ;
 il fait prendre toute mesure permettant de
localiser et d’identifier les équipements
acquis sur les fonds propres de l’ANAC et sur
les fonds de l’Etat et des partenaires ;
 il veille à ce que le personnel de l’ANAC
utilise les biens en « bon père de famille ».

Suivi et contrôle :
le DG supervise toutes les activités de contrôle et
de suivi menées au sein de l’ANAC. Il veille à ce
que les organes de contrôle extérieurs à l’ANAC
ci-après exercent leur mission sans entraves :
Commissaires aux Comptes, Inspection du
Ministère chargé des Finances (pour la gestion
des fonds publics, Brigade de Vérification Fiscale,
Inspection du Travail, auditeurs indépendants
ionrecrutés pour conduire des états financiers,
etc.).

ADMINISTRATEUR

Intitulé du poste ADMINISTRATEUR

22
Profil
 avoir un sens élevé des relations
humaines ;
 avoir le sens de l’organisation et faire
preuve de rigueur ;
 avoir de fortes aptitudes à coordonner
l’exécution des instructions du
Représentant du Comité de Gestion dans la
bonne marche du Groupe, et assurer leur
mise en œuvre et leur suivi ;
 être de bonne moralité ;
 maîtriser l’outil informatique ;
 pouvoir travailler sous pression.
Supérieur hiérarchique Représentant du Comité de Gestion
immédiat
Tâches
 il coordonne toutes les activités de son
établissement ;
 il prend, en cas d’urgences qui nécessitent
un dépassement de ses attributions
normales, toutes les mesures conservatoires
nécessaires, à charge pour lui d’en rendre
compte au Comité de dans les plus brefs
délais.
Gestion financière
 il arrête et présente au RCG un rapport sur
sa gestion ;
 il approuve les ordres de transferts de fonds
sur les comptes ouverts dans les banques
commerciales par la caissière ;

Acquisitions de biens et services

 il veille au respect strict des procédures
d’approvisionnement du comité de Gestion
en biens et services requis ;

23
  il signe les bons de commande de biens et de
services ;
 il passe les contrats avec les tiers ;
 il veille au respect du cahier de charges des
fournisseurs engagés dans les contrats avec
le Comité de Gestion.
Administration du personnel
 il informe le personnel de toutes les
conditions d’emploi ;
 il signe les états de salaires (état de virement
et billetage) ;
 il veille à ce que tous les registres
obligatoires en matière de gestion du
personnel soient tenus à jour ;
 il arrête les horaires de travail
conformément aux textes en vigueur ;
 il autorise les absences des directeurs
opérationnels;
 il prend les sanctions à l’encontre du
personnel qui manque au respect du
règlement intérieur.

Gestion du patrimoine du Comité de Gestion

 il est responsable du patrimoine de son

établissement et des biens acquis dans le
cadre de l’exécution des projets confiés au
comité de Gestion ;
 il assure la gestion des Moyens Généraux ;
 il s’assure que les stocks et les équipements
acquis sont régulièrement protégés contre
tous les risques de toute nature (vol,

24
 destruction, perte, accidents, etc..) ;
;
 il veille à ce que le personnel utilise les
biens en « bon père de famille ».

Intitulé du poste ADMINISTRATEUR

Profil 

Supérieur hiérarchique
immédiat COMITE DE GESTION

25
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET COMPTABLES

Réf Page
PROCEDURE DE TRAITEMENT DU COURRIER
A.1 Traitement du courrier arrivé 15
A.2 Traitement du courrier départ 15

PROCEDURE D’ACHAT
A.3 Acquisition d’immobilisations et achats de valeur significative 16
A.4 Achats de biens et fournitures d’exploitation 17

PROCEDURE DE TRAITEMENT DES SALAIRES

A.6 Préparation de la paie 19
A.7 Règlement des salaires 19

PROCEDURE DE TRAITEMENT FISCAL ET SOCIAL

A.8 Déclarations trimestrielles 20
A.9 Déclarations annuelles 20

26
 PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE
A.10 Entrées de trésorerie (affectés de l’Etat) 21
A.11 Entrées de trésorerie (inscription) 21
A.12 Sorties de trésorerie (achats de biens et fournitures d’exploitation) 21
A.13 Sorties de trésorerie (règlement des fournisseurs, des salaires, de la CNPS, du 22
fisc)
A.14 Virement de fonds (approvisionnement de la caisse) 22
A.15 Virement de fonds (remise de chèque à l’encaissement et versement d’espèces en 22
compte)

PROCEDURE DE GESTION DU PATRIMOINE

Entrée du bien
Entretien du bien
Sortie du bien

PROCEDURE DE TRAITEMENT COMPTABLE DES OPERATIONS

A.16 Traitement comptable des achats 23
A.17 Traitement comptable des ventes 23
A.18 Traitement comptable de la paie 24
A.19 Traitement comptable des déclarations fiscales et sociales 24
A.20 Traitement comptable des opérations de trésorerie 24
A.21 Autres traitements comptables 25

PROCEDURE GENERALE DE SECURITE ET DE CONTROLE

A.22 Sécurité de l’information 26
A.23 Contrôle des opérations 26

TRAITEMENT DU COURRIER TANT AU NIVEAU DU COMITE DE GESTION QU’AU NIVEAU DES

ETABLISSEMENTS.

Procédures administratives Procédure : Traitement du courrier Date de mise en œuvre :

comptables et financières
Version : Provisoire

Classement : A.1 Sous procédure : Traitement du courrier arrivé

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
La présente procédure concerne le courrier électronique,
0 - le courrier postal et le courrier livré par coursier aussi
bien au groupe qu’aux différents établissements.
Consulte l’adresse électronique de l’entreprise tous les
L’assistante
1 administrative
matins à son arrivée au bureau et l’après-midi après la
pause.
Récupère le courrier à la boîte postale de l’entreprise
2 Le coursier tous les mercredis matin et le transmet à l’assistante
administrative.
3 L’assistante Pour le courrier physique y appose dès la réception, le Parafeur pour transmission
administrative cachet courrier arrivé, la date du jour, le numéro au R/CG ou ADR et registre
d’identification, enregistre le courrier au registre, le fait courrier pour transmission
viser par le représentant ou l’administrateur par le au responsable

27
 parafeur, le scanne et le transmet au service concerné
contre décharge du registre.
Pour le courrier électronique informe verbalement le Retransmission de mail reçu
L’assistante
4 administrative
destinataire afin qu’il consulte le mail et lui transmet le aux destinataires
mail avec copie au gérant.
Classe le courrier scanné dans le fichier informatique Répertoire courrier arrivé
L’assistante
5 administrative
courrier et l’original dans un classeur de classement Classeur des courriers
des courriers arrivés. arrivés

Classement : A.2 Sous procédure : Traitement du courrier départ

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
La présente procédure concerne le courrier électronique,
le courrier postal et le courrier livré par coursier. Tout
courrier émis est rédigé sur le papier entête de
0 -
l’entreprise. Les courriers électroniques et postaux
portent la mention : «Prière d’accuser réception dudit
courrier par toute voie».
Remet le courrier physique à l’assistante administrative.
Le responsable
1 concerné
Transmet directement le courrier électronique au
correspondant.
Enregistre le courrier dans le registre, effectue une
L’assistante
2 administrative
copie, remet le courrier et la copie au coursier contre Registre du courrier départ
décharge du registre, pour livraison.
Procède à la livraison du courrier contre décharge Copie du courrier déchargée
3 Le coursier (signature+cachet du destinataire) et retourne la copie par le destinataire
déchargée à l’assistante administrative.
Effectue les traitements d’usage (voir A.1.3) ou/et archive
L’assistante
4 administrative
le courrier au classeur courrier (documents Classeur courriers départ
administratifs).

Procédures administratives Procédure : Achat Date de mise en œuvre :

comptables et financières Novembre 2010
Version : Provisoire

Classement : A.3 Sous procédure : Acquisitions d’immobilisations et achats de valeur significative

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
La présente procédure concerne les acquisitions
0 - d’équipements et matériels, les achats de biens et
services non courants.
Retire une fiche d’expression des besoins auprès de Fiche d’expression des
Le responsable du l’assistante administrative, la remplit, la signe et la besoins visée par le
1 service demandeur retourne à l’assistante administrative. responsable du service
demandeur
L’assistante Transmet la fiche d’expression des besoins au RAF.
2 administrative
Idem
Analyse la demande et fait cas au Représentant du Idem
3 Le RAF Comité de Gestion qui, après analyse, fait cas au comité
de gestion.
Le Représentant du Retransmet l’avis du comité de gestion au RAF qui
4 comité de gestion l’achemine a son assistante.
4 L’assistante En cas de réponse défavorable retourne la fiche
administrative d’expression des besoins au service demandeur.

28
 En cas de réponse favorable, classe la fiche dans la
chemise planning des dépenses et informe
verbalement le service demandeur de l’accord du gérant.

Assistée du demandeur, instruit immédiatement une

demande de facture pro forma auprès de quatre (4)
fournisseurs différents, par téléphone, conformément
L’assistante
5 administrative
aux caractéristiques du besoin.
A la réception des réponses (voir A.1), les transmet au
Représentant du comité de gestion pour le choix d’un
fournisseur.
Effectue le choix d’un fournisseur, appose sur la pro Facture pro forma visée par
forma la mention en rouge «commande autorisée», sa le R/CG
6 Le R/CG
signature, la date d’exécution et retourne l’ensemble des
pros formas à l’assistante.
Fait une copie de la pro forma sélectionnée, classe les
pros formas non retenues et la copie de celle
L’assistante sélectionnée dans le classeur-courrier. Transmet
7 administrative l’originale de la pro forma retenue, agrafée à la fiche
d’expression des besoins correspondante, à l’agent
comptable.
A la date préconisée pour l’achat, établit le bon de Bon de commande visé par
commande, le joint à la pro forma et à la fiche validée, le R/CG, le RAF et par le
puis le fait signer par le gérant. Fait une copie du bon. fournisseur
8 L’agent comptable l’original du bon de commande et la copie sont remis à
l’assistante administrative pour expédition. La copie du
bon de commande est retournée à la comptabilité après
décharge du fournisseur.
En cas d’avance à payer (information obtenue de
L’assistante l’agent comptable sur la base de la pro forma), joint Par parafeur
9 administrative le chèque aux documents précédents pour signature du
R/CG.
A la réception de la commande, vérifie, assistée du Bon de livraison + facture
demandeur, la conformité de la livraison et des normalisée
documents. Le bien non conforme est rejeté. Le bien
L’assistante conforme est réceptionné (voir A.1). Il est ensuite remis
10 administrative au service demandeur ou au responsable du stock.
Remet l’original de la facture et une copie du bon de
livraison à la comptabilité après traitements d’usage
(voir A.1).

Classement : A.4 Sous procédure : Achats de biens et fournitures d’exploitation

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
La présente procédure concerne le petit matériel, la
consommation d’énergie, les recharges téléphoniques,
0 - les fournitures de bureaux et consommables, les frais de
transport et mission, les achats divers dans les différents
établissements.
Retire une fiche d’expression des besoins auprès de Fiche d’expression des
l’assistante administrative, la remplit, la signe et la besoins visée par le
1 Le demandeur
retourne à l’assistante administrative. responsable du service
demandeur
2 L’assistante Procède à la recherche d’un fournisseur à partir du fichier Idem
administrative des fournisseurs agréés de l’entreprise et en comparant

29
 leurs prix et conditions. Valorise la dépense et transmet
la fiche d’expression des besoins pour un accord
électronique a l’administrateur. La fiche physique est
régularisée dès que possible.
Analyse la demande et mentionne sa réponse motivée Fiche d’expression des
3 L’administrateur dans le cadre indiqué sur la fiche ou l’état électronique, besoins visée par le gérant
signe la fiche et la retourne à l’assistante administrative.
En cas de réponse défavorable de l’administrateur
retourne la fiche d’expression des besoins au
demandeur.
En cas de réponse favorable établit la pièce de caisse,
L’assistante
4 administrative
la fait signer par le gérant ou l’informe et la régularise à
son retour, remet les fonds au coursier pour réalisation
de l’achat ou au destinataire. Transmet un feuillet de la
pièce de caisse déchargée par les intervenants à la
comptabilité.
Exécute l’achat, remet le bien, la facture normalisée, le Facture normalisée, pièce
5 Le coursier
reçu, la monnaie à l’assistante administrative. de caisse
A la réception du bien et des documents, procède aux
vérifications d’usage et aux éventuelles régularisations
(voir A.1).
L’assistante
6 administrative
Etablit la pièce de caisse retour d’espèces.
Le bien conforme est remis au service demandeur.
Remet l’original de la facture à la comptabilité après
traitements d’usage.

30
IV- ORGANISATION DE LA FONCTION COMPTABLE
L’organisation comptable de l’entreprise GLOBECOM est conçue dans l’optique d’un suivi comptable
informatisé de toutes les opérations comptables et financières relatives à l’activité de l’entreprise.
Les pièces justificatives des opérations effectuées par l’entreprise sont créées par les différents services ou
proviennent des partenaires : prêteurs, fournisseurs, clients, Etat, banques, etc.
Les dites pièces sont réceptionnées, contrôlées et préenregistrées par l’assistante administrative, visées par le
gérant, comptabilisées et archivées par l’agent comptable.
En plus de la tenue des livres comptables, l’agent comptable a en charge la production des états périodiques et
des états financiers de synthèse. L’assistante administrative est chargée de la tenue de la trésorerie.

Les procédures comptables de l’entreprise ont pour objet de s’assurer que :

- Toutes les opérations enregistrées concernent bien l’entreprise,
- Toutes les opérations relatives à l’entreprise sont correctement comptabilisées,

31
 - Tous les documents, livres et états comptables fournissent des informations suffisantes pour la
gestion de l’entreprise,
- Toutes les activités incompatibles sont séparées.

V- SYSTEMES COMPTABLES
Le système d’organisation comptable mis en place est réglementé par le SYSCOHADA.
C’est un système centralisateur avec utilisation de journaux auxiliaires.
La comptabilité est tenue sur la base des pièces justificatives.
La gestion de l’information comptable est informatisée à l’aide du logiciel SAGE SAARI ligne 100.
Les journaux auxiliaires sont mensuellement imprimés après analyse et classés.
Le système de présentation des états financiers et de tenue des comptes est le système allégé.
Les états financiers sont composés du bilan, du compte de résultat et de l’état annexé.

VI- PLAN DE COMPTES ET LISTE DES JOURNAUX

 Plan comptable
Le plan comptable de l’entreprise GLOBECOM est conforme au plan comptable SYSCOHADA. La codification
est de six (6) chiffres, les comptes tiers suivants sont créés :

401100 401111 : fournisseurs divers

4011XX : fournisseurs “nom” (sauf 401111)

411100 411111 : client divers

4111XX : client “nom” (sauf 411111)

421100 4211XX : Avc. Sal“nom”

421200 4212XX : Ac. Sal“nom”

422000 4220XX : Salarié “nom”

461100 461101 : Associé KOUACOU, ANa

461200 461201 : Associé KOUACOU, ANu

462100 462101 : Associé KOUACOU, CCr

Le plan comptable de l’entreprise est annexé au présent manuel de procédures.

 Liste des journaux

Les journaux auxiliaires (JA) du système centralisateur sont les suivants :

32
JA. d’achat, de vente, de banque, de caisse, des opérations diverses, des reports à nouveau.
[Link] : enregistre toutes les opérations d’achats, de prestations reçues et acquisitions d’immobilisations.

[Link] : enregistre tous les services vendus, les travaux facturés, les ventes de matériel.
[Link] : enregistre les règlements, recouvrements et autres opérations de banque.
Le compte bancaire de l’entreprise est domicilié à la BACI.
[Link] : enregistre toutes les opérations en espèces et les petites charges
qui ne peuvent être enregistrées au [Link].
[Link] : enregistre les charges fiscales et autres opérations fiscales, les charges salariales les
opérations hors activité ordinaire telle que les cessions d’immobilisations, les
apports en nature de l’associé. Les écritures de fin d’exercice, les opérations sur le
résultat, le capital et toutes autres écritures ne pouvant être enregistrées dans les
autres journaux.
[Link] : enregistre les écritures reportées de l’exercice précédent.

VII- INFORMATIONS PRODUITES

L’organisation comptable de l’entreprise GLOBECOM produit les informations suivantes :

- Journaux auxiliaires,
- Grand-livre des comptes,
- Balance générale des comptes,
- Etats périodiques,
- Etats financiers de synthèse.

VIII-PROCEDURE D’EXECUTION DES OPERATIONS, DE

COMPTABILISATION ET DE CLASSEMENT

Réf Page
PROCEDURE DE TRAITEMENT DU COURRIER
A.1 Traitement du courrier arrivé 15
A.2 Traitement du courrier départ 15

PROCEDURE D’ACHAT
A.3 Acquisition d’immobilisations et achats de valeur significative 16
A.4 Achats de biens et fournitures d’exploitation 17

PROCEDURE DE VENTE
A.5 Travaux facturés et services vendus 18

PROCEDURE DE TRAITEMENT DES SALAIRES

A.6 Préparation de la paie 19
A.7 Règlement des salaires 19

PROCEDURE DE TRAITEMENT FISCAL ET SOCIAL

A.8 Déclarations trimestrielles 20
A.9 Déclarations annuelles 20

PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE

A.10 Entrées de trésorerie (apports du gérant) 21
A.11 Entrées de trésorerie (recouvrement des clients) 21

33
 A.12 Sorties de trésorerie (achats de biens et fournitures d’exploitation) 21
A.13 Sorties de trésorerie (règlement des fournisseurs, des salaires, de la CNPS, du 22
fisc)
A.14 Virement de fonds (approvisionnement de la caisse) 22
A.15 Virement de fonds (remise de chèque à l’encaissement et versement d’espèces en 22
compte)

PROCEDURE DE TRAITEMENT COMPTABLE DES OPERATIONS

A.16 Traitement comptable des achats 23
A.17 Traitement comptable des ventes 23
A.18 Traitement comptable de la paie 24
A.19 Traitement comptable des déclarations fiscales et sociales 24
A.20 Traitement comptable des opérations de trésorerie 24
A.21 Autres traitements comptables 25

PROCEDURE GENERALE DE SECURITE ET DE CONTROLE

A.22 Sécurité de l’information 26
A.23 Contrôle des opérations 26

Procédures administratives Procédure : Traitement du courrier Date de mise en œuvre :

comptables et financières
Version : Provisoire

Classement : A.1 Sous procédure : Traitement du courrier arrivé

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
La présente procédure concerne le courrier électronique,
0 - le courrier postal et le courrier livré par coursier aussi
bien au groupe qu’au département
Consulte l’adresse électronique de l’entreprise tous les
L’assistante
1 administrative
matins à son arrivée au bureau et l’après midi après la
pause.
Récupère le courrier à la boîte postale de l’entreprise
2 Le coursier tous les mercredis matin et le transmet à l’assistante
administrative.
Pour le courrier physique y appose dès la réception, le Parafeur pour transmission
cachet courrier arrivé, la date du jour, le numéro au gérant et registre courrier
L’assistante d’identification, enregistre le courrier au registre, le fait pour transmission aux
3 administrative viser par le gérant par le parafeur, le scanne et le responsable département
transmet au service concerné contre décharge du
registre.
Pour le courrier électronique informe verbalement le Retransmission de mail reçu
L’assistante
4 administrative
destinataire afin qu’il consulte le mail et lui transmet le aux destinataires
mail avec copie au gérant.
Classe le courrier scanné dans le fichier informatique Répertoire courrier arrivé
L’assistante
5 administrative
courrier et l’original dans un classeur de classement Classeur des courriers
des courriers arrivés. arrivés

Classement : A.2 Sous procédure : Traitement du courrier départ

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
0 - La présente procédure concerne le courrier électronique,

34
 le courrier postal et le courrier livré par coursier. Tout
courrier émis est rédigé sur le papier entête de
l’entreprise. Les courriers électroniques et postaux
portent la mention : «Prière d’accuser réception dudit
courrier par toute voie».
Remet le courrier physique à l’assistante administrative.
Le responsable
1 concerné
Transmet directement le courrier électronique au
correspondant.
Enregistre le courrier dans le registre, effectue une
L’assistante
2 administrative
copie, remet le courrier et la copie au coursier contre Registre du courrier départ
décharge du registre, pour livraison.
Procède à la livraison du courrier contre décharge Copie du courrier déchargée
3 Le coursier (signature+cachet du destinataire) et retourne la copie par le destinataire
déchargée à l’assistante administrative.
Effectue les traitements d’usage (voir A.1.3) ou/et archive
L’assistante
4 administrative
le courrier au classeur courrier (documents Classeur courriers départ
administratifs).

Procédures administratives Procédure : Achat Date de mise en œuvre :

comptables et financières Novembre 2010
Version : Provisoire

Classement : A.3 Sous procédure : Acquisitions d’immobilisations et achats de valeur significative

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
La présente procédure concerne les acquisitions
0 - d’équipements et matériels, les achats de biens et
services non courants.
Retire une fiche d’expression des besoins auprès de Fiche d’expression des
Le responsable du l’assistante administrative, la remplit, la signe et la besoins visée par le
1 service demandeur retourne à l’assistante administrative. responsable du service
demandeur
L’assistante Transmet la fiche d’expression des besoins au gérant.
2 administrative
Idem
Analyse la demande et mentionne sa réponse motivée Fiche d’expression des
3 Le gérant dans le cadre indiqué sur la fiche, signe la fiche et la besoins visée par le gérant
retourne à l’assistante administrative.
En cas de réponse défavorable retourne la fiche
d’expression des besoins au service demandeur.
L’assistante
4 administrative
En cas de réponse favorable, classe la fiche dans la
chemise planning des dépenses et informe
verbalement le service demandeur de l’accord du gérant.
Assistée du demandeur, instruit immédiatement une
demande de facture pro forma auprès de quatre (4)
L’assistante fournisseurs différents, par téléphone, conformément
5 administrative aux caractéristiques du besoin.
A la réception des réponses (voir A.1), les transmet au
gérant pour le choix d’un fournisseur.
Effectue le choix d’un fournisseur, appose sur la pro Facture pro forma visée par
forma la mention en rouge «commande autorisée», sa le gérant
6 Le gérant
signature, la date d’exécution et retourne l’ensemble des
pros formas à l’assistante.

35
 Fait une copie de la pro forma sélectionnée, classe les
pros formas non retenues et la copie de celle
L’assistante sélectionnée dans le classeur-courrier. Transmet
7 administrative l’originale de la pro forma retenue, agrafée à la fiche
d’expression des besoins correspondante, à l’agent
comptable.
A la date préconisée pour l’achat, établit le bon de Bon de commande visé par
commande, le joint à la pro forma et à la fiche validée, le gérant et par le
puis le fait signer par le gérant. Fait une copie du bon. fournisseur
8 L’agent comptable l’original du bon de commande et la copie sont remis à
l’assistante administrative pour expédition. La copie du
bon de commande est retournée à la comptabilité après
décharge du fournisseur.
En cas d’avance à payer (information obtenue de
L’assistante l’agent comptable sur la base de la pro forma), joint Par parafeur
9 administrative le chèque aux documents précédents pour signature du
gérant.
A la réception de la commande, vérifie, assistée du Bon de livraison + facture
responsable du patrimoine, la conformité de la livraison normalisée
et des documents. Le bien non conforme est rejeté. Le
L’assistante bien conforme est réceptionné (voir A.1). Il est ensuite
10 administrative remis au service demandeur ou au responsable du stock.
Remet l’original de la facture et une copie du bon de
livraison à la comptabilité après traitements d’usage
(voir A.1).

Classement : A.4 Sous procédure : Achats de biens et fournitures d’exploitation

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
La présente procédure concerne le petit matériel, la
consommation d’énergie, les recharges téléphoniques,
0 -
les fournitures de bureaux et consommables, les frais de
transport et mission, les achats divers.
Retire une fiche d’expression des besoins auprès de Fiche d’expression des
Le responsable du l’assistante administrative, la remplit, la signe et la besoins visée par le
1 service demandeur retourne à l’assistante administrative. responsable du service
demandeur
Procède à la recherche d’un fournisseur à partir du fichier
des fournisseurs agréés de l’entreprise et en comparant
L’assistante leurs prix et conditions. Valorise la dépense et transmet
2 administrative la fiche d’expression des besoins pour un accord
Idem
électronique au gérant. La fiche physique est régularisée
dès que possible.
Analyse la demande et mentionne sa réponse motivée Fiche d’expression des
3 Le gérant dans le cadre indiqué sur la fiche ou l’état électronique, besoins visée par le gérant
signe la fiche et la retourne à l’assistante administrative.
En cas de réponse défavorable du gérant retourne la
fiche d’expression des besoins au demandeur.
En cas de réponse favorable établit la pièce de caisse,
L’assistante la fait signer par le gérant ou l’informe et la régularise à
4 administrative son retour, remet les fonds au coursier pour réalisation
de l’achat ou au destinataire. Transmet un feuillet de la
pièce de caisse déchargée par les intervenants à la
comptabilité.
5 Le coursier Exécute l’achat, remet le bien, la facture normalisée, le Facture normalisée, pièce

36
 reçu, la monnaie à l’assistante administrative. de caisse
A la réception du bien et des documents, procède aux
vérifications d’usage et aux éventuelles régularisations
(voir A.1).
L’assistante
6 administrative
Etablit la pièce de caisse retour d’espèces.
Le bien conforme est remis au service demandeur.
Remet l’original de la facture à la comptabilité après
traitements d’usage.

Procédures administratives Procédure : Traitement des salaires Date de mise en œuvre :

comptables et financières Novembre 2010
Version : Provisoire

Classement : A.6 Sous procédure : Préparation de la paie

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
L’assistante Transmet la fiche de présence visée par le gérant à Fiche de présence visée par
1 administrative l’agent comptable, le dernier jour ouvrable du mois. le gérant
Contrôle/calcule les retenues à opérer sur les salaires
(absences, acomptes, emprunts, impôts, cotisation Livre de paie provisoire
2 L’agent comptable
CNPS etc.) et établit le livre de paie provisoire qui est
transmis au RAF.
Vérifie, apporte les éventuelles modifications puis vise le Livre de paie définitif visé
3 Le RAF livre de paie définitif en deux exemplaires transmis au par le gérant
comptable et à l’assistante administrative.
Etablit les bulletins de salaire en deux (2) exemplaires Bulletin de salaire établit en
4 L’agent comptable
qu’il transmet au RAF. deux exemplaires
L’assistante Prépare les règlements à partir du livre de paie définitif Livre de paie définitif
5 administrative (enveloppe + pièce de caisse) et les transmet au RAF.

Classement : A.7 Sous procédure : Règlement des salaires

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
A la date du règlement, au plus tard le 5 du mois suivant, Bulletin de salaire et pièce
signe les bulletins de salaire, remet un exemplaire au de caisse déchargés par le
salarié contre décharge de l’autre exemplaire, remet la salarié
rémunération et fait décharger la pièce de caisse.
1 Remet les copies de bulletins déchargées et un
exemplaire des pièces de caisse au comptable.
L’autre exemplaire de la pièce de caisse est transmis à
l’assistante administrative.

Procédures administratives Date de mise en œuvre :

comptables et financières Novembre 2010

37
 Procédure : Traitement fiscal et social Version : Provisoire

Classement : A.8 Sous procédure : Déclarations trimestrielles

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
A partir du 5 du mois suivant le trimestre, calcul la TVA, Etat récapitulatif des
la TSE, les retenues à la source d’impôt foncier et de charges fiscales et sociales
1 L’agent comptable
BNC. Transmet un état récapitulatif des charges
fiscales et sociales au gérant.
2 Le RAF Vise l’état et le retourne au comptable.
Etablit les déclarations de TVA, TSE, ITS, FDFP, Déclarations fiscales et
3 L’agent comptable CNPS, retenues à la source, chacune en trois sociales en trois
exemplaires (1 original + 2 copies), les remet au gérant. exemplaires
Appose le cachet et signe les différents exemplaires. Déclarations fiscales et
Transmet une copie des déclarations à l’agent comptable sociales visées par le gérant
4 Le gérant
et les autres à l’assistante administrative pour l’émission
des chèques.
Emet les chèques, donne une copie des règlements à Déclarations visées par le
l’agent comptable et transmet les déclarations et les fisc et la CNPS
L’assistante règlements au coursier après traitements d’usage.
5 administrative Au retour du coursier envoie les déclarations visées par
le fisc et la CNPS à la comptabilité en remplacement des
copies non visées.

Classement : A.9 Sous procédure : Déclarations annuelles

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
A partir du 15 janvier de l’année suivante, calcul la Etat récapitulatif des
patente, l’impôt sur salaire, la retenue de 7,5%, la charges fiscales et sociales
1 L’agent comptable cotisation CNPS à régulariser, de même que l’impôt BIC. à régulariser
Transmet un état récapitulatif de la charge à payer au
gérant.
Vise l’état et le retourne au comptable. Etat récapitulatif des
2 Le gérant charges fiscales et sociales
à régulariser visé
Etablit les déclarations de patente, d’état 301 et 302, la
3 L’agent comptable DISA, la déclaration de BIC (1 original + 2 copies). Les
transmet au gérant.
Vérifie les déclarations, appose le cachet et sa signature,
retourne une copie des déclarations à l’agent comptable
4 Le gérant
et les autres à l’assistante administrative, pour
établissement des chèques.

Procédures administratives Date de mise en œuvre :

comptables et financières Procédure : Gestion de la trésorerie Novembre 2010
Version : Provisoire

Classement : A.10 Sous procédure : Entrées de trésorerie (apports du gérant)

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif

38
 0
Apprécie des besoins et établit un chèque à l’ordre de Chèque
1 Le gérant
l’entreprise tiré sur son compte personnel.
A la réception du chèque fait les traitements d’usage et Chèque + copie
L’assistante remet une copie à la comptabilité. Copie du bordereau de
2 administrative Envoie le chèque à l’encaissement et transmet une copie remise à l’encaissement
du bordereau à l’agent comptable.

Classement : A.11 Sous procédure : Entrées de trésorerie (recouvrement des clients)

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
Lors d’un règlement d’un client en espèces (autorisé pour Chèque + copie
un montant inférieur à 250 000 FCFA) établit la pièce de Pièce de caisse
caisse et le reçu du client.
L’assistante En cas de règlement par chèque, transmet une copie du
1 administrative chèque mentionnant la facture réglée ou le motif du
règlement, à l’agent comptable puis mettre le chèque à
l’encaissement. Le bordereau de versement est
également remis.

Classement : A.12 Sous procédure : Sorties de trésorerie (Achats de biens et fournitures

d’exploitation)
Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
Après la signature par le gérant de la fiche d’expression Pièce de caisse visée par le
des besoins valorisée, établit une pièce de caisse, la gérant
vise, la fait viser par le gérant et remet les fonds au
L’assistante
1 administrative
bénéficiaire ou au coursier contre décharge (le reçu, la
facture sont exigés).
Un exemplaire de la pièce de caisse est transmis à
l’agent comptable.

Classement : A.13 Sous procédure : Sorties de trésorerie (règlement des fournisseurs, des salaires et
des déclarations fiscales et sociales)
Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
A la date de règlement ou en fin de mois, établit l’état des Copie de la facture
règlements à effectuer. Transmet l’état des règlements fournisseur, de la fiche
1 L’agent comptable (fournisseurs ou Etat) à effectuer à l’assistante d’expression des besoins
administrative pour exécution. visée, des déclarations
annuelles
En fin de mois transmet le livre de paie définitif visé à Livre de paie visé,
l’assistante administrative. Déclarations visées
2 L’agent comptable
A la fin de chaque trimestre transmet les déclarations
fiscales et sociales visées à l’assistante administrative.
3 L’assistante Emet les règlements (chèques ou espèces), les fait viser
administrative par le gérant, les remet au coursier pour exécution

39
 (fournisseurs ou Etat) ou au destinataire, ou encore au
gérant pour règlement (cas des salaires).

Classement : A.14 Sous procédure : Virement de fonds (approvisionnement de la caisse)

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
Lorsque le solde de la caisse atteint le seuil de 20 000
L’assistante
1 administrative
FCFA, informe le gérant qui l’autorise à émettre un
chèque d’un montant de 100 000 FCFA.
Vise le chèque, le transmet à l’assistante administrative Chèque visé par le gérant
2 Le gérant pour traitement et remise de copie au comptable et de
l’original au coursier pour retrait.
A la réception des fonds et des documents établit une Pièce de caisse
L’assistante
3 administrative
pièce de caisse dont elle transmet copie à l’agent
comptable.

Classement : A.15 Sous procédure : Virement de fonds (remise de chèque à l’encaissement et

versement d’espèces en compte)
Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
En cas de réception de règlement de client en espèces Bordereau de versement
ou par chèque, établit un bordereau de versement d’espèces ou de remise de
d’espèces ou de remise de chèque à l’encaissement, chèque à l’encaissement,
L’assistante
1 administrative
établit la pièce de caisse, la copie du chèque transmis pièce de caisse
à l’agent comptable puis remet les fonds et documents
au coursier pour versement et retour des pièces
justificatives.

Procédures administratives Date de mise en œuvre :

comptables et financières Procédure : Traitement comptable des opérations Novembre 2010
Version : Provisoire
Les travaux comptables sont effectués par l’agent
comptable au jour le jour.

Classement : A.16 Sous procédure : Traitement comptable des achats

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
1 L’agent comptable A la réception des factures d’achats, procède aux Factures normalisées
vérifications d’usage, les fait viser par le gérant qui y
appose la date de règlement et les classe dans la
chemise factures fournisseurs. Enregistre les factures
au journal d’achats, appose le cachet comptabilité.
Les factures sont enregistrées au débit des comptes de
charges par nature par le crédit du compte fournisseur
divers ou du compte du fournisseur.
Classe les factures fournisseurs enregistrées par ordre

40
 chronologique dans le classeur factures fournisseurs.
En fin de mois tire le journal des achats, fait un pointage
avec les factures au classeur, effectue les corrections,
tire le journal définitif et le classe dans le dossier
annuel.
Etablit un état mensuel des règlements fournisseurs et
le transmet à l’assistante administrative pour
établissement des règlements.

Classement : A.17 Sous procédure : Traitement comptable des ventes

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
A la réception des factures de ventes déchargées par le Factures normalisées
client, procède aux vérifications d’usage et les classe
dans la chemise factures clients. Enregistre les
factures au journal de ventes, appose le cachet
comptabilité.
Les factures sont enregistrées au débit du compte client
divers ou du compte du client par le crédit des comptes
de produits par nature.
1 L’agent comptable
Classe les factures clients enregistrées par ordre
chronologique dans le classeur factures clients.
En fin de mois tire le journal des ventes, fait un pointage
avec les factures au classeur, effectue les corrections,
tire le journal définitif et le classe dans le dossier
annuel.
Etablit un état mensuel des créances clients et le
transmet à l’assistante administrative pour relance.

Classement : A.18 Sous procédure : Traitement comptable de la paie

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
A la réception du livre de paie définitif visé, le classe Livre de paie définitif visé
dans la chemise des OD, l’enregistre au journal des
OD, appose la mention comptabilité et le range dans le
classeur des OD avec les bulletins déchargés.
Les rémunérations et indemnités versées sont
enregistrées au débit des comptes de charges par nature
par le crédit du compte personnel rémunération due.
1 L’agent comptable
Les autres retenues (avance, acompte, opposition,
œuvre sociale) sont enregistrées au débit du compte
personnel correspondant par le crédit du compte
personnel rémunération due.
Imprime le journal de paie, effectue les contrôles et
éventuelles corrections, tire le journal définitif et le
range au dossier annuel.

Classement : A.19 Sous procédure : Traitement comptable des déclarations fiscales et sociales
Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
1 L’agent comptable A la réception des déclarations visées par le gérant les Déclarations visées
classe dans la chemise des OD. Enregistre les

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 déclarations au journal des OD, appose le cachet
comptabilité et les range dans le classeur des OD.
Les déclarations d’impôts et CNPS sont enregistrées au
débit des comptes de charges (charges patronales) et du
compte personnel rémunération due (retenues sur
salaire), par le crédit des comptes correspondants d’Etat
et organismes sociaux (charges patronales et retenues à
la source).
Remplace les déclarations dans le classeur par celles
visées par le fisc et la CNPS.
Imprime le journal des OD, procède aux vérifications et
corrections nécessaires, tire le journal définitif et le
range au dossier annuel.

Classement : A.20 Sous procédure : Traitement comptable des opérations de trésorerie

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
A la réception des pièces de trésorerie les classe dans Pièces de caisse+reçus,
la chemise pièces de caisse ou pièces de banque copie de chèque+bordereau
(copie des chèques, bordereau de versement). de versement ou de remise
Les enregistre dans le journal de banque ou de caisse, à l’encaissement
appose le cachet comptabilité et les classe dans le
classeur de caisse ou de banque.
Les entrées de trésorerie sont enregistrées au débit du
compte de caisse ou de banque par le crédit d’un compte
de tiers (client, associé compte courant) ou du compte de
virement interne.
Les sorties de trésorerie sont enregistrées au débit du
compte de tiers (fournisseurs, Etat, salariés), du compte
de charges par nature (achats de faible valeur), du
1 L’agent comptable compte de virement interne, par le crédit du compte de
trésorerie (banque / caisse).
Après l’inventaire en 15 de caisse, effectue les
corrections nécessaires au journal de caisse, appose le
caché comptabilité sur la fiche d’inventaire et la
classe dans le classeur de caisse.
En fin de mois tire les journaux de banque et de caisse,
réalise le pointage avec les classeurs, procède aux
éventuelles corrections.
Effectue le rapprochement bancaire et les corrections qui
en découlent, classe l’état de rapprochement visé et le
relevé bancaire dans le classeur de banque, tire les
journaux définitifs et les classe dans le dossier
annuel.

Classement : A.21 Sous procédure : Autres traitements comptables

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
En fin de trimestre imprime le grand-livre, effectue les
L’agent comptable analyses et corrections aux différents journaux, imprime
le grand-livre définitif et le range au dossier annuel.
En fin d’année, tire la balance avant inventaire, procède
L’agent comptable aux analyses et corrections de journaux, tire la balance
corrigée et la classe dans le dossier annuel.
L’agent comptable A l’issue des travaux d’inventaires reçoit le PV
d’inventaire des immobilisations et de la caisse, l’état

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 des charges et produits à régulariser.
Il établit le tableau d’amortissement et procède à
l’enregistrement au journal des OD :
de l’écriture de régularisation de la caisse,
de l’écriture de régularisation des immobilisations,
de l’écriture d’amortissement des immobilisations,
de l’écriture de régularisation des comptes de tiers,
de l’écriture de provisions,
de l’écriture de régularisation des charges et produits.
Etablit la balance après inventaires, procède aux
analyses et corrections appropriées et imprime la
balance après inventaire corrigée.
Réalise à partir de la balance les états financiers qu’il
L’agent comptable
transmet au gérant.
Au premier jour ouvrable de l’année suivante reçoit un
L’agent comptable ordre écrit du gérant et contrepasse les écritures de
régularisations.
L’agent comptable A la réception du PV de l’assemblée générale statuant
sur le résultat, établit le tableau d’affection du résultat, le
fait visé par le gérant, enregistre la répartition du résultat
au journal des OD et classe les pièces dans le classeur
des OD.

Procédures administratives Procédure : Sécurité et contrôle des opérations Date de mise en œuvre :
comptables et financières Novembre 2010
Version : Provisoire

Classement : A.22 Sous procédure : Sécurité de l’information

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
Tous les vendredis, après les travaux comptables,
effectue la copie du fichier comptable informatique de
1 L’agent comptable
l’entreprise sur un CD et dans la boîte électronique de
l’entreprise.
Conserve une copie du dossier permanant de
2 Le gérant l’entreprise contenant les documents importants en
dehors de l’entreprise.

Classement : A.23 Sous procédure : Contrôle des opérations

Etapes Acteurs Tâches Supports/pièces justif
Chaque vendredi matin en 15 effectue en présence de
l’agent comptable l’inventaire de la caisse tenue par
l’assistante administrative. Compare le solde réel au solde
Le gérant ou son
du journal de caisse tenu par le comptable, tire les écarts,
représentant
obtient les justificatifs, vise la fiche d’inventaire avec les
autres intervenants, la transmet à l’agent comptable. Des
contrôles inopinés de caisse sont réalisés.
Chaque dernier vendredi du trimestre effectue en
Le gérant ou son
présence de l’assistante administrative et de l’agent
représentant
comptable l’inventaire de stock.
Le gérant En fin d’année informe l’équipe de la tenue de l’inventaire

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physique des immobilisations, une semaine avant sa
réalisation. Obtient la liste des immobilisations tenue par
le chargé du matériel, qu’il transmet à l’agent comptable
pour pointage avec le grand-livre des immobilisations.
A la date de l’inventaire (dernier jour ouvrable de l’année
en cours ou le premier jour ouvrable de l’année suivante),
procède à l’inventaire des immobilisations avec l’agent
comptable et l’assistante administrative, rédige le PV
d’inventaire visé et transmis à la comptabilité.
Les autres mesures de contrôle sont :
la séparation des fonctions de décision, d’enregistrement
comptable, de gardiennage et d’exécution,
l’enregistrement quotidien des opérations sur la base de
pièces justificatives,
la signature par le gérant de toutes les pièces
justificatives,
le pointage et l’analyse des journaux, grand-livre et
balance effectués périodiquement.

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