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Introduction
1. Contexte du Projet
Dans un monde de plus en plus numérique, les organisations
doivent s'adapter aux évolutions technologiques pour rester compétitives et
efficaces. À l'Institut Supérieur de Commerce (ISC) de Bandundu,
l'optimisation des processus administratifs est essentielle pour améliorer la
qualité des services offerts aux étudiants et au personnel. La gestion des
courriers, souvent effectuée par des méthodes traditionnelles, présente des
défis significatifs, tels que les retards de traitement, la perte d'informations et
une communication inefficace entre les différents services.
L'implémentation d'un intranet intégré, accompagné d'une
application de gestion des dossiers de courriers, pourrait transformer cette
gestion en centralisant les informations, en automatisant les tâches
répétitives et en facilitant la collaboration. Ce projet a pour objectif de
moderniser les pratiques de gestion des courriers à l'ISC, en assurant une
meilleure traçabilité, un accès rapide aux documents et une communication
fluide entre les équipes administratives et académiques. Grâce à cette
initiative, l'ISC de Bandundu sera mieux équipé pour répondre aux exigences
d'une institution dynamique et en constante évolution.
2. Problématique
Dans toute recherche, il n'existe pas d'investigation sans une
question fondamentale ou un problème à résoudre. La problématique
représente l'expression des préoccupations majeures ainsi que des questions
formulées de manière précise et claire autour de l'objet d'étude que le
chercheur souhaite explorer1.
La problématique centrale de ce projet est la suivante : comment
un intranet peut-il optimiser la gestion des courriers au sein de l'Institut
Supérieur de Commerce (ISC) de Bandundu, tout en garantissant la sécurité
et l'accessibilité des informations ?
Les défis spécifiques liés à la gestion actuelle des courriers à l'ISC
sont multiples et significatifs. Tout d'abord, les retards de traitement
représentent un enjeu majeur. Les processus manuels engendrent des délais
importants dans le traitement des demandes, ce qui nuit à la réactivité et à
(1) LAUBET, B., Initiation aux méthodes de recherche en sciences sociales, éd.L’Harmattan, Paris, 2010, P. 85
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l'efficacité de l'administration. Des circuits de validation longs et complexes
peuvent retarder la prise de décisions essentielles.
Ensuite, la perte d'informations constitue un problème critique.
Les documents physiques, susceptibles d'être égarés, peuvent avoir des
conséquences préjudiciables pour la prise de décision et la continuité des
opérations. Dans ce contexte, la gestion des courriers est compromise, car il
devient difficile de retrouver des pièces essentielles, engendrant frustration et
inefficacité.
Enfin, la communication insuffisante entre les différents services
constitue un obstacle à une collaboration efficace. Le manque de
transparence et la fluidité réduite des échanges nuisent à l'efficacité des
opérations tant administratives qu'académiques. Ce déficit en
communication peut également compromettre la coordination des actions
et l'alignement des objectifs au sein de l'institution.
Ces défis soulignent la nécessité d'une solution numérique
adaptée, tel qu'un intranet, capable de répondre aux besoins spécifiques de
l'ISC tout en améliorant l'efficacité globale. En centralisant les informations,
en automatisant les processus et en facilitant la collaboration entre les
équipes, cette initiative pourrait transformer la gestion des courriers, assurant
ainsi une meilleure traçabilité et un accès rapide aux documents.
3. Objectifs
L'objectif de ce projet est de mettre en œuvre un intranet pour la
gestion des courriers au sein de l'Institut Supérieur de Commerce (ISC) de
Bandundu, visant à optimiser la gestion des courriers en automatisant les
processus et en réduisant les délais de traitement. Ce système améliorera
également la communication interne entre les différents services, facilitant le
partage d'informations, tout en sécurisant les données échangées pour
garantir leur confidentialité et leur intégrité. De plus, le projet inclura des
formations pour sensibiliser les utilisateurs à cet outil et veiller à sa bonne
adoption, tout en mettant en place des mécanismes d'évaluation continue
pour améliorer les processus en fonction des besoins évolutifs de l'institution.
4. Motivation
La motivation derrière ce projet découle de l'importance
croissante de la digitalisation dans le secteur public. En effet, l'adoption de
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solutions numériques n'est pas seulement une réponse aux exigences
contemporaines, mais également un moyen efficace d'améliorer la qualité
des services offerts aux étudiants et au personnel à l'Institut Supérieur de
Commerce (ISC) de Bandundu. L'implémentation d'un intranet représente
une opportunité de moderniser les processus internes, de réduire les coûts
associés à la gestion des documents physiques, et d'accroître la satisfaction
des employés grâce à une meilleure organisation et une efficacité accrue.
De plus, ce projet s'inscrit dans une démarche d'amélioration
continue, visant à rendre l'ISC plus adaptable aux évolutions technologiques
et capable de répondre aux attentes croissantes d'une communauté
estudiantine en quête de services administratifs réactifs et transparents. En
somme, la mise en œuvre de cet intranet constitue non seulement une
nécessité, mais également un levier stratégique pour renforcer la mission de
l'ISC et améliorer son impact dans la formation et l'épanouissement de ses
étudiants.
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CHAPITRE 1. REVUE DE LITTÉRATURE
Introduction
Ce premier chapitre, intitulé "Revue de littérature", vise à définir
les concepts clés relatifs à l'implémentation d'un intranet à l'Institut Supérieur
de Commerce (ISC) de Bandundu, en se concentrant sur la gestion des
courriers, tout en explorant théoriquement les dimensions et les avantages
des systèmes intranet. La seconde partie examinera des études de cas et des
recherches antérieures pour éclairer les résultats, défis et bonnes pratiques
liés à la mise en œuvre de ces systèmes dans des établissements similaires,
servirant ainsi de référence pour le projet à l'ISC.
1.1.1. Définition du réseau informatique
Le réseau informatique est un ensemble d’´équipements
(ordinateurs portables ou fixes, routeur, Switch, etc.), situées à distance les
uns des autres et reliés entre eux par des liaisons filaires (câbles) ou sans fils
permettant aux utilisateurs de partager des ressources matérielles et
logicielles2.
1.1.2. TYPOLOGIE DES RESEAUX3
Selon le rayon de couverture géographique ainsi que le débit
qu’ils peuvent atteindre, les réseaux peuvent être classés en quatre catégories
:
✓ PAN (Personal Area Network)
✓ LAN (Local Area Network)
✓ MAN (Metropolitan Area Network)
✓ WAN (Wide Area Network)
LAN (Local Area Network)
S’étendant sur quelques dizaines à quelques centaines de mètres,
le Local Area Network (LAN), en français Réseau local d’entreprise (RLE), sont
2 Dr Nadjia Khatir, Dr Abdelkader Belhadri « Notes de cours sur les réseaux informatiques » Ecole
Supérieure en Génie Electrique et Energétique d’Oran, Année Académique 2020-2021, p8
3 Idem, p9
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utilisés principalement pour relier les ordinateurs personnels ou les stations
de travail que l’on trouve dans les entreprises `a des ressources partagées
avec lesquelles ils échangent des informations.
Les LANS sont de taille restreinte, mais leur débit de transmission
est élevé. En effet, la plupart des réseaux locaux prenaient en charge des
débits de 10 Mbits/s (10Base-T) et 100 Mbits/s (Fast Ethernet).
Voici quelques caractéristiques des réseaux locaux :
✓ La courte distance entre les nœuds (< 10km).
✓ Un débit de transmission élevé : allant de 10 Mbit/s jusqu’à
100Gbit/s.
✓ Un faible taux d’erreur de transmission.
1.1.3. TOPOLOGIE DES RESEAUX4
Il existe deux types des topologies en réseau informatique, à
savoir :
✓ La topologie physique : il s’agit de la disposition ou l’arrangement
physique des nœuds en réseau.
On distingue trois types de topologies physique de base :
➢ La topologie en bus ;
➢ La topologie en Anneau ;
➢ La topologie en Etoile
✓ La topologie logique : il s’agit de la manière dont les données circulent
entre les postes du réseau
Les topologies logiques sont classées en trois :
❖ Ethernet
❖ Token Ring
❖ FDDI
4 Pujolle, Guy. Initiation aux réseaux, cours et exercices. Eyrolles, 2001 p15
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1.1.4. EQUIPEMENTS RESEAUX5
Les équipements d’interconnexion servent à connecter plusieurs
machines entre elles, comme les cartes réseaux, les hubs ou les Switch
(commutateurs), les routeurs, etc. Ces équipements sont détaillés par la suite.
A. Hub (concentrateur)
Le hub est un équipement permettant de régénérer le signal
entre deux nœuds de réseau, il permet de prolonger facilement un support
de transmission existant et d’interconnecter deux segments d’un même
réseau. Il sert d’emplacement central pour relier les ordinateurs et autres
périphériques.
Figure 1.1 : le hub
B. Switch (ou commutateur)
Le Switch est un pont multiport, il permet de connecter plusieurs
appareils en réseau. C’est généralement un boitier disposant plusieurs ports
Ethernet (entre 4 et plusieurs dizaines). Les Switch sont un peu plus
intelligents que les hubs. En effet, La différence avec le hub, c’est que le
Switch sait quels sont les ordinateurs qui sont autour de lui. Ainsi, s’il reçoit
une trame pour l’ordinateur X, il ne l’envoie qu’ à l’ordinateur X et pas aux
autres. Il commute (il branche) l’entrée des données vers la sortie où est
l’ordinateur concerné.
Figure1.2 : le commutateur
C. Routeur (Router)
5 N. Salmi, A. Abdeli. Réseaux et télétraitements. Pages Bleues, 2016 p20
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Cet équipement permet d’interconnecter des réseaux de même
où différentes technologies et d’assurer un acheminement (routage) des
paquets entre équipement et réseaux selon les adresses logiques. En effet, à
la différence du HUB et du SWITCH qui permettent de connecter des
appareils faisant partie d’une même classe d’adresse IP ou d’un même sous
réseau.
Le routeur est un équipement capable de diriger les paquets
transitant entre des réseaux indépendants. Cette opération, appelée routage.
Figure1.3 : le routeur
1.1.5. SUPPORT DE TRANSMISSION6
Une ligne de transmission est une liaison entre les deux machines.
On désigne généralement par le terme émetteur la machine qui envoie les
données et par récepteur celle qui les reçoit. Les machines peuvent parfois
être chacune à son tour réceptrice ou émettrice (c'est le cas généralement
des ordinateurs reliés par réseau).
On classe généralement ces supports en trois catégories, selon le
type de grandeur physique qu'ils permettent de faire circuler, donc de leur
constitution physique :
A. Les supports filaires
Pour relier les diverses entités d'un réseau, plusieurs supports
physiques de transmission de données peuvent être utilisés. Une de ces
possibilités est l'utilisation de câbles. Il existe de nombreux types de câbles,
mais on distingue généralement :
6
CT MAKANGU Jacob, « notes de cours réseau 2 » G3 réseau informatique, ISC-Bandundu, année
académique 2021 – 2022, p19
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✓ Le câble de type coaxial
✓ La double paire torsadée
✓ La fibre optique
B. Les supports aériens Les ondes électromagnétiques se propagent dans
l’atmosphère ou dans le vide. L’absence de support matériel apporte
une certaine souplesse et convient aux applications comme la
téléphonie ou les télécommunications mobiles, sans nécessiter la pose
coûteuse de câbles.
✓ Faisceaux hertziens
✓ Ondes radioélectriques
C. Les supports optiques permettent d'acheminer des informations sous
forme lumineuse.
1.1.6. ARCHITECTURE DE COMMUNICATION EN RESEAU7
A. Modèle OSI
Le modèle OSI (en anglais Open Systems interconnexion,
interconnexion de systèmes ouverts) a été conçu dans les années 1970 par
Hubert Zimmermann, et normalisé en 1984 par ISO. Il est devenu l'archétype
des réseaux informatiques. Il définit comment interconnecter des réseaux et
des systèmes d'information hétérogènes. C'est un modèle abstrait qui
détermine une terminologie sans donner des précisions sur les technologies
employées.8
Concepts et principe de fonctionnement L'architecture en
couches du modèle OSI est dénié par les concepts de service, d'interface et
de protocole.
7Servin, Claude. Réseaux et télécoms, Cours et exercices corrigés. Dunod, 2003, p33
8
Dr Nadjia Khatir, Dr Abdelkader Belhadri « Notes de cours sur les réseaux informatiques » Ecole
Supérieure en Génie Electrique et Energétique d’Oran, Année Académique 2020-2021, p37
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Figure 14 : Les Couches du modèle OSI
B. Modèle TCP/IP
Quoi que les deux modèles Internet ou TCP/IP et le modèle OSI
sont nés pratiquement dans la même période mais développés séparément.
Le modèle TCP/IP utilise également un modèle protocolaire en couches,
comparable à son homologue OSI. Toutefois, c'est un modèle à quatre
couches qui ne comprend ni couche Présentation, ni couche Session, ces
deux couches étant groupées dans la couche 7 (application).
En partant des couches du haut vers les couches du bas, nous
décrirons dans ce qui suit en détail les quatre couches du modèle TCP/IP.
Figure1.5 : Les couches du modèle OSI et TCP/IP
9
Dr Nadjia Khatir, Dr Abdelkader Belhadri « Notes de cours sur les réseaux informatiques » Ecole
Supérieure en Génie Electrique et Energétique d’Oran, Année Académique 2020-2021, p42
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1.1.7. APERÇU SUR LE RESEAU INTRANET16
[Link]. Définition
Un intranet est un réseau informatique utilisé à l’intérieur d’une
entreprise ou de toute autre entité organisationnelle qui utilise les mêmes
protocoles qu’internet (TCP, IP, HTTP, etc…) Parfois, le terme se réfère
uniquement au site web interne de l’organisation, mais c’est souvent une
partie bien plus importante de l’infrastructure informatique d’une
organisation. Dans les grandes entreprise, l’intranet fait l’objet d’une
gouvernance particulière en raison de sa pénétration dans l’ensemble des
organisations, et de la sécurité nécessaire à sa circonscription à l’entreprise,
on peut dire que l’intranet vient renforcer et faciliter la mise en place de la
stratégie de l’organisation.
[Link] But de l’intranet
Le but général de l’intranet est de permettre à son utilisateur
d’avoir accès à des contenus et services qui répondent à ses besoins
spécifiques (en fonction de son profil et de ses divers centres d’intérêts). Cela
aussi permet d’avoir un accès centralisé et cohérent à la mémoire de
l’entreprise.
a) Avantages et désavantages de l’intranet
➢ Avantages
Un intranet permet de constituer un système d’information à
faible cout (concrètement le cout d’un intranet peut très bien se réduire au
cout du matériel, de son entretien et de sa mise à jour, avec postes clients
fonctionnant avec des navigateurs gratuits)
✓ Le courrier électronique est facile à déployer
✓ Rapidité de la consultation et de la mise à jour de documents au format
HTML
✓ Version à jour des documents, historique des interventions
✓ Faciliter de la publication des documents ; on peut responsabiliser les
auteurs
✓ La transparence dans l’organisation du travail, échéancier possible
✓ Visibilité de l’état d’avancement d’un projet
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✓ La meilleure gestion des ressources, visibilité des disponibilités,
optimisation de la gestion.
On peut se servir de cet outil dans plusieurs domaines (bancaire,
sante, tourisme, assurance, commercial.). D’autre part, étant donné la nature
« universelle » des moyens mis en jeu, n’importe quel type de machine peut
être connecté au réseau local, donc à l’intranet.
➢ Désavantages
La difficulté majeure des intranets est la navigation. Il est souvent
difficile de savoir ou retrouver les éléments et les informations recherchées.
Les utilisateurs se perdent souvent dans les dédales des différentes pages de
l’intranet. Cela peut être facilement expliqué par le fait que les intranets sont
volumineux et contiennent beaucoup d’informations. De plus, l’un des
auteurs fait ressortir le fait que l’écrit n’est pas la pratique préférée des salaries.
Il est important de remarquer que la confiance réciproque est primordiale,
car remplacer la communication personnelle par la communication à
distance exige de la confiance en soi et en ses diverses relations ce qui peut
être une difficulté majeure chez certains employer. Pour terminer, une autre
difficulté rencontrée face à l’intranet est la méconnaissance de ses
conséquences suite à son introduction au sein de l’organisation.
[Link] Fonctionnalités
L’intranet peut remplir plusieurs fonctions :
Mise à disposition de document technique
L’échange de données informatisées (EDI) : A partir d’une norme
commune intitulée edifact, crée par l’ONU en 1986, ce standard permet
à une entreprise d’établir des protocoles pour les documents
administratifs (factures, formulaire, bons de commandes, etc.…) qu’elle
échange avec ses fournisseurs, ses clients et sous-traitants.
La gestion électronique de documents (GED)
La GED (gestion Electronique de Document) a pour but de
pérenniser l’ensemble des documents émis et reçus au sein de l’entreprise.
Elle suppose de colleter l’information (notes administratives, information
institutionnelle, financière, juridique, technique, etc.) et de la stocker par la
suite sur un support informatique (base de données, CD-ROM, etc.
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[Link] Types d’intranet
En règle générale, l’intranet diffère suivant les attentes de
l’entreprise. Ainsi pour un objectif de faire circuler l’information à travers la
hiérarchie, l’entreprise va opter pour l’intranet de communication, alors que
pour permettre à un groupe d’employés de travailler ensemble sur un projet
elle se verra dans l’obligation de recourir à l’internet workflow ou
groupeware. On distingue deux grandes catégories d’intranet :
a) L’intranet à finalité managériale
Qui est utilisé par les acteurs organisationnels pour faire circuler
l’information et d’enrichir la base de l’entreprise. Le cas échéant il s’agit voue
uniquement au travail.
b) L’intranet dit libre
Qui permet aux membres de l’organisation d’échanger librement
les informations et les connaissances sans aucun contrôle. De ces deux
grandes catégories sont issus plusieurs types d’intranet utilisés selon les
besoins dans l’entreprise, il s’agit en occurrence de :
L’intranet de communication : le but de cet intranet est de permettre à
de communiquer les informations à ses collaborations évitant ainsi la
lourdeur de la voie officielle nécessitant du temps.
L’intranet documentaire : l’objectif de cet intranet est de constituer une
bibliothèque de référence dans laquelle figure des documents mis à la
disposition de l’utilisateur.
L’intranet applicatif : regroupe toutes les applications utilisées dans le
service ressources humaines, à savoir ! calendrier annuel, inscription
aux stages de formation, calcul des primes d’intéressement, gestion des
congés, déplacement, candidatures sur poste à pouvoir. Légalement il
s’agit d’un intranet dessiné à la gestion de l’entreprise.
1.2. Revue de littérature empirique
Cette revue de littérature empirique se concentre sur trois études
de cas ayant examiné l'implémentation d'intranets dans des institutions
similaires à l'Institut Supérieur de Commerce (ISC) de Bandundu. Ces travaux
fournissent des perspectives précieuses sur les résultats, les défis rencontrés
et les bonnes pratiques émergentes.
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1. Étude d'un intranet dans une université publique
Une étude réalisée dans une université publique a démontré que
la mise en œuvre d'un intranet a conduit à une réduction de 30 % des délais
de traitement des courriers. En centralisant les documents et en facilitant le
partage d'informations entre les départements, l'université a non seulement
amélioré l'efficacité opérationnelle, mais aussi la satisfaction des employés et
des étudiants. L'importance de former le personnel à l'utilisation de la
nouvelle plateforme a également été soulignée, afin d'assurer une adoption
réussie.
2. Intranet dans une institution gouvernementale
Un rapport sur l'usage d'un intranet dans une institution
gouvernementale a révélé que la digitalisation des processus a amélioré la
réactivité des services administratifs. Les employés ont bénéficié d'un
échange d'informations plus fluide, réduisant considérablement le temps
d'attente pour le traitement des demandes. Cependant, des défis tels que la
résistance au changement ont été notés, nécessitant des sessions de
sensibilisation et de formation pour favoriser l'acceptation de la technologie.
3. Mise en place d'un intranet dans un établissement scolaire
Une autre recherche s'est penchée sur l'implémentation d'un
intranet dans un établissement scolaire, où il a été constaté que la gestion
des courriers et des documents académiques devenait plus organisée.
L'étude a mis en évidence des améliorations significatives en termes de
communication entre le personnel, ce qui a eu un impact positif sur le climat
de travail. Des effets négatifs, tels qu'une courbe d'apprentissage initiale, ont
également été identifiés, soulignant la nécessité d'une formation continue et
de suivis réguliers.
Conclusion
Tout au long de ce chapitre, nous avons passé en revue les
notions fondamentales relatives aux réseaux informatiques, en commençant
par leurs définitions et classifications, et en abordant d'autres concepts
avancés. Les trois études analysées démontrent que l'implémentation
d'intranets peut véritablement transformer la gestion des courriers et
accroître l'efficacité interne des organisations. Toutefois, elles mettent
également en lumière la nécessité de surmonter les obstacles liés à la
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résistance au changement et à la formation, qui sont essentiels pour garantir
une adoption réussie de ces systèmes. Les enseignements tirés de ces travaux
offriront des perspectives précieuses pour le déploiement d'un intranet à
l'Institut Supérieur de Commerce, assurant ainsi une approche
soigneusement réfléchie et adaptée aux besoins spécifiques de l'institution.