L’organisation comptable en place couvre un ensemble de procédures
comptables en vigueur dans la société SITRAT Mali pour satisfaire aux
exigences de régularité, de sincérité, assurer l’authenticité des écritures
de sorte que la comptabilité puisse servir à la fois d’instrument de mesure
des droits et obligations des partenaires de SITRAT Mali, d’instrument de
preuve et d’information des tiers.
Pour ce faire, l’organisation comptable doit assurer :
Un enregistrement exhaustif au jour le jour et sans retard des informations
de bases,
Le traitement dans le temps opportun des données enregistrées ;
La mise à la disposition des utilisateurs des documents requis dans les
délais légaux fixés pour leur délivrance.
Le journal est un livre coté et paraphé par les autorités compétentes dans
chaque État dont la loi impose la tenue à toute organisation. Il est destiné
à enregistrer sans blanc, ni altération, dans un ordre chronologique, tous
les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise.
Selon son organisation comptable en place, la société utilise les journaux
suivants :
Le journal Banque qui enregistre au jour le jour les opérations bancaires ;
Le journal de Caisse qui enregistre au jour le jour les encaissements et
décaissements ;
Le journal des Achats, quant à lui, constate les mouvements d’entrée des
biens ;
Le journal des Opérations Diverses qui constate les opérations non prises
en compte.
2.1.2 L’élaboration du plan comptable :
La société SITRAT Mali dispose d’un plan comptable normalisé qui s’inspire
de la liste des comptes figurant dans le SYSCOHADA révisé. Les comptes
sont identifiés par des numéros et un intitulé.
2.3.2 Rôle du cabinet comptable :
Les états financiers de SITRAT Mali sont élaborés par le Cabinet Comptable
FICOGEC (Fiduciaire de Comptabilité et de Conseil) Sarl qui reçoit le fichier
comptable annuel définitif, arrêté au 31-12 de l’année concernée.
Ce dernier, après avoir fait la revue globale de la comptabilité, élabore les
états financiers conformément aux dispositions du SYSCOHADA révisé.
CHAPITRE 2 : PROCESSUS D’ÉLABORATION DES ÉTATS FINANCIERS DE
SITRAT Mali
L’information financière est avant tout destinée à servir d’outil à la prise
de décision ; pour assurer la bonne qualité de cette information,
l’élaboration des états financiers doit suivre la bonne procédure.
Section 1 : Description du processus d’élaboration des états financiers de
SITRAT Mali
Cette section décrit de manière synthétique les différentes étapes de
l’élaboration des états financiers de SITRAT Mali par le Cabinet
d’assistance comptable.
Pour mener à bien notre travail d’élaboration des états financiers, il est
nécessaire de procéder à une description du dit processus tel qu’il est
présenté au sein du cabinet.
Au niveau du cabinet, il n’existe pas de manuel de procédures dans lequel
les modes d’exécution des différentes tâches sont décrits. Les diverses
tâches comptables s’accomplissent au quotidien suivant des instructions
données par la hiérarchie ou respectant une certaine routine.
Pour décrire le processus, nous nous sommes donc servis des entretiens
avec le personnel, de la fiche de répartition des tâches et de
l’organigramme. Les entretiens que nous avons eus avec le comptable
nous ont permis de comprendre que le processus d’élaboration des états
financiers, comme présenté dans le premier chapitre de notre travail, se
déroule à travers les étapes suivantes :
L’établissement de la balance avant inventaire ;
La prise d’inventaire ;
La passation des écritures de régularisation ;
L’établissement de la balance après régularisations ;
La passation des écritures de détermination du résultat ;
L’établissement de la balance après inventaire et la présentation des états
financiers.
Ces différentes étapes peuvent être regroupées en deux grandes phases :
L’établissement de la balance avant inventaire qui est la phase réalisée
tout au long de l’exercice ;
Les autres constituants des travaux de fin d’exercice.
L’établissement de la balance avant inventaire :
À travers les entretiens et l’analyse documentaire, nous avons pris
connaissance tout d’abord du circuit de traitement de l’information
comptable, du rôle des différents acteurs, des principes comptables, des
supports utilisés le long du processus d’élaboration des états financiers,
mais surtout en ce qui concerne la phase d’établissement de la balance
avant inventaire.
Au sein du cabinet, la balance avant inventaire est le document comptable
établi tout au long de l’exercice et permettant de mettre en évidence les
comptes. L’établissement de la balance avant inventaire est donc le
résultat d’un long processus qui se déroule suivant ces étapes :
1.1 Les tâches quotidiennes :
1.2 Elles comprennent : la collecte des pièces justificatives ; les
imputations de ces pièces ; la saisie des imputations et la validation
des saisies.
1.3 Les tâches périodiques :
1.4 Elles sont entre autres : le contrôle des saisies ; l’analyse des
comptes ; la correction en cas d’anomalies et la centralisation des
balances.
Toutes les opérations exécutées par les opérationnels sont sous-tendues
par des pièces justificatives et sont parvenues à l’aide de chrono au
comptable, soit à la fin du mois, soit lorsque le nombre d’opérations
devient important.
Les justificatifs doivent être des originaux et sont :
Soit de source interne (bordereaux de salaires ou pièces de caisse),
Soit de source externe (factures, contrats, etc.), revêtant le visa de celui
qui initie l’opération et la signature de la personne pouvant engager
l’entreprise, notamment le Directeur Général.
Ces supports font par ailleurs l’objet de contrôles systématiques tout au
long du processus concerné et avant leur saisie par le comptable. Ainsi, ne
sont saisies après imputation que les pièces justificatives conformes et
établies selon les règles de l’art. Tout support ne respectant pas une
certaine conformité est annulé et repris par la personne ayant initié
l’opération.
Après la saisie, les écritures passées sont revues mais cette tâche n’est
pas efficace dans la mesure où c’est le comptable lui-même qui l’effectue.
Par ailleurs, le comptable procède de façon périodique au suivi et à
l’analyse des comptes. En effet, ce contrôle consiste essentiellement à
envoyer des demandes de confirmation de soldes auprès des tiers et à
faire mensuellement des états de rapprochement bancaire. Ainsi, les
suspens sont dénoués et les anomalies constatées sont corrigées par le
comptable.