GUIDE D’IDENTIFICATION DES

DOCUMENTS ESSENTIELS

GROUPE D’EXPERTISE EN GESTION DES DOCUMENTS DU GOUVERNEMENT DU

QUÉBEC (GEGD)

Mai 2017
 TABLE DES MATIÈRES

SECTION I .................................................................................................................................................................3

AVANT-PROPOS ..........................................................................................................................................................4

CONTEXTE ET PORTEE ..............................................................................................................................................5

PREALABLES A L’IDENTIFICATION DES DOCUMENTS ESSENTIELS...................................................................7

IDENTIFICATION DES DOCUMENTS ESSENTIELS...................................................................................................9

ROLES ET RESPONSABILITES ................................................................................................................................11

MESURES DE PROTECTION .....................................................................................................................................13

CONSEILS ...................................................................................................................................................................15

SECTION II ..............................................................................................................................................................17

SCHEMA DES ETAPES ..............................................................................................................................................18

FORMULAIRE D’IDENTIFICATION DES DOCUMENTS ESSENTIELS - GABARIT .................................................19

FORMULAIRE D’IDENTIFICATION DES DOCUMENTS ESSENTIELS - INSTRUCTIONS ......................................22

FORMULAIRE D’IDENTIFICATION DES DOCUMENTSESSENTIELS – EXEMPLE COMPLETE ...........................26

RÉFÉRENCES ............................................................................................................................................................29

2
SECTION I

3
 AVANT-PROPOS

La nécessité d’identifier les documents essentiels au sein des ministères et des organismes publics provient de la Loi
sur les archives et de la Politique administrative concernant la gestion des documents actifs du gouvernement du
Québec qui en découle.

Ce guide s’adresse principalement aux ministères et organismes gouvernementaux (M/O) qui doivent assurer la
protection de leurs documents essentiels. Il propose une méthodologie pour leur identification, en mettant à leur
disposition des outils facilitant l’établissement ou la mise à jour d’une liste de documents essentiels (LDE).

Une bonne gestion documentaire dans les organismes facilite l’identification des documents essentiels et atténue les
risques reliés à leur disparition ou à leur non disponibilité.

Mise en garde

 Considérant la disparité entre les ministères et organismes en fonction de leur mission et des ressources
humaines, matérielles et financières dont ils disposent;

 Considérant les différents stades de développement des activités de gestion documentaire;

L’application et l’utilisation de ce guide doit être adapté en fonction des différentes réalités de chacun des M/O.

4
CONTEXTE ET PORTÉE

Contexte

Pour plusieurs M/O, la nécessité de mettre à jour le programme d’identification et de protection des documents
essentiels est évidente, voire incontournable.

À la suite de la journée thématique du Groupe d’expertise en gestion des documents (GEGD)1 du 6 mai 2015, un
appel à tous a été lancé afin de mettre sur pied un groupe de travail sur l’identification et la protection des documents
essentiels.

Les objectifs principaux de ce groupe de travail étaient de produire un bien livrable, soit un document permettant aux
M/O d’identifier leurs documents essentiels et de mettre en place des moyens pour les gérer et les protéger, et ce,
peu importe leur support.

Les réflexions du groupe de travail ont porté sur les questions suivantes :

 Qu’est-ce qu’un document essentiel?

 Quelles sont les personnes à interpeller (rôles et responsabilités)?
 Comment protéger un document essentiel?
 Quelles sont les appréciations des risques?
 Quels sont les outils nécessaires à l’identification et la protection des documents essentiels?

Le groupe de travail est composé de :

Nom Organisme Statut

Marie-Pierre Gagnon Ministère des Finances Coordonnatrice
Véronique Gagnon Bibliothèque et Archives nationales du Québec Participante – déléguée par BAnQ
Yves A. Lapointe Bibliothèque et Archives nationales du Québec Participant
Eric Grégoire Revenu Québec Participant
Ministère des Affaires municipales et de
Anne Sauvageau Participante
l'Occupation du territoire
Ministère des Affaires municipales et de
Cédric Deschênes Collaborateur - étudiant
l'Occupation du territoire

1
Le GEGD favorise et facilite la concertation et l’échange du savoir-faire entre les spécialistes en gestion des documents dans les ministères
et les organismes gouvernementaux.

5
Plusieurs volontaires se sont manifestés pour faire partie du groupe de travail sur l’identification des documents
essentiels. Afin d’assurer au groupe une taille facilitant les échanges et la conciliation des agendas en vue des
rencontres, tous les volontaires n’ont pu être acceptés. Cependant, lors de la première rencontre, il a été convenu de
proposé auxdits volontaires n’ayant pu se joindre au groupe, d’accompagner celui-ci à distance via leurs
commentaires, questions et observations afin d’alimenter nos réflexions.

Le groupe de travail tient à remercier Mireille Bernier du Centre de services partagés du Québec, Marie-Ève Laforest
d’Hydro-Québec, Anne Pelletier de la Régie de l’assurance maladie du Québec et Julie Simard2 de la Société
d’habitation du Québec pour leur généreuse contribution à ce document.

Portée

Proposer un guide aux M/O expliquant les différentes étapes d’identification de leurs documents essentiels et
recommander des moyens à mettre en places afin d’atténuer les risques reliés à leur disparition ou à leur non
disponibilité.

Limites

 Le mandat n’avait pas pour objectif de proposer un programme clé en main ;

 L’identification des moyens de protection des documents essentiels n’a pas été priorisée par le groupe de
travail.

Définition

Document essentiel :

Document indispensable au fonctionnement d’un organisme et qui permet d’assurer la continuité ou le

rétablissement de ses activités, de ses droits et de ses obligations, en raison d’un événement fortuit et dont la
disparition ou la non disponibilité aurait des conséquences graves sur sa capacité à réaliser sa mission3.

2
Au début de nos travaux madame Julie Simard travaillait au ministère du Conseil exécutif.

3
La documentation consultée, majoritairement anglophone, a amené le groupe à réfléchir et à proposer une nouvelle définition de document
essentiel. La notion de sinistre a été retirée de la définition afin d’assurer une vision plus globale axée sur la continuité des opérations.

6
PRÉALABLES À L’IDENTIFICATION DES
DOCUMENTS ESSENTIELS

D’entrée de jeu, il n’existe pas de liste universelle ou définitive de documents essentiels. Chaque M/O doit donc en
établir une et la maintenir à jour. Cette liste variera en fonction de la mission de chacun.

Une préparation adéquate facilitera la réalisation d’un tel mandat. Une bonne connaissance du M/O est un atout
important et pour ce faire, il faut :

 Identifier les missions et les fonctions ainsi que les obligations et activités qui en découlent;

 Identifier les mandats ou les fonctions particulières de l’organisation.

De manière générale, la disparition ou la non-disponibilité d’un document essentiel :

 aurait des conséquences graves sur la capacité de l’organisation à reprendre ou poursuivre ses
activités;

 nuirait à la protection de la santé, de la sécurité, de la propriété et des droits des citoyens;

 entraînerait des conséquences financières ou juridiques importantes pour l’organisation;

 empêcherait l’organisation de remplir ses obligations vis-à-vis de son personnel, de ses fournisseurs,
de ses clients ou du gouvernement ;

 empêcherait l’organisation de faire respecter ses droits auprès de ses fournisseurs, de ses clients ou
de ses employés;

 nécessiterait l’emploi d’importantes ressources humaines et financières pour le recréer.

7
Voici à titre informatif des exemples de documents qui pourraient être considérés essentiels dans votre M/O :

Secteur d’activité Documents

Ressources humaines  Liste du personnel et informations
personnelles (Nom, adresse, numéro de
téléphone, etc.)
 Dossiers des employés
 Dossiers de paie
 Plan de sécurité sociale
 Régimes de retraite
 Assurance collective
Ressources informationnelles  Liste des documents essentiels
Ressources financières et matérielles  Comptes à payer et à recevoir
 Contrats d’achat
 Baux
Aide financière et subventions  Ententes
 Dossiers de subventions
 Dossiers d’emprunts
Gestion contractuelle  Titres
 Actes
 Contrats
Comptabilité et gestion budgétaire  Livres et données comptables
 États financiers
Fiscalité et affaires foncières  Actes
 Hypothèques
 Registres fonciers
 Documents liés à la gestion des taxes et des
impôts
Administration générale  Procès-verbaux
 Politiques et directives administratives
 Guides et processus administratifs
 Organigramme
 Dossiers clients
 Plan de mesure d’urgence

8
IDENTIFICATION DES DOCUMENTS ESSENTIELS

Obtention du mandat

L’identification des documents essentiels est un mandat important qui exige l’engagement d’un niveau de gestion le
plus haut possible en fonction de la hiérarchie.

L’appui de ce niveau de gestion, par l’énoncé d’un mandat clair, est primordial car il démontre sa volonté et son
implication pour mener à terme ledit mandat. Son obtention doit inévitablement passer par la sensibilisation à la
gestion des risques reliés à la disparition ou à la non disponibilité d’un document essentiel.

Notez que si vous êtes dans l’impossibilité d’obtenir un mandat clair pour l’identification des documents essentiels,
trouver un appui auprès des personnes responsables en sécurité de l’information, en sécurité physique, en gestion
des incidents, en continuité des services/activités.

Étapes d’identification4

1 - Solliciter les gestionnaires

Suite à l’obtention d’un mandat clair, le Responsable de gestion documentaire (RGD) devra solliciter les
gestionnaires. Ce premier contact permet de s’assurer de leur collaboration, en plus de les sensibiliser à l’importance
de l’identification des documents essentiels. Cette étape a pour but de bien planifier le processus d’identification des
documents essentiels et d’informer les gestionnaires des étapes subséquentes.

Par la suite, les gestionnaires doivent identifier des spécialistes contenus. Ces personnes seront directement
impliquées dans le processus, comme le démontre leurs rôles et responsabilités (voir Rôles et responsabilités p. 11).

2 - Rencontrer les spécialistes contenus

En collaboration avec les gestionnaires, le RGD doit présenter aux spécialistes contenus le mandat, les objectifs du
projet, ainsi que leur rôle et responsabilités.

Le formulaire qui sera utilisé pour l’identification des documents essentiels, ainsi que les instructions pour le
compléter doivent être expliquées aux spécialistes contenus (voir formulaire p. 19 et instructions p. 22).

Ensuite, des ateliers devraient être organisés dans chaque unité administrative afin d’informer le personnel du
processus en cours. Ces rencontres permettront aussi de s’assurer de la participation et de la contribution des
employés. Elles offrent également l’opportunité d’échanger avec les divers intervenants.

4
Consulter le schéma des étapes (page 18) pour une présentation visuelle des étapes.

9
3 - Compléter les formulaires d’identification des documents essentiels

Cette étape est cruciale dans le processus d’identification des documents essentiels, puisque les documents
essentiels seront identifiés à l’aide des formulaires. Le spécialiste contenu, en collaboration avec le personnel de son
unité administrative, doit compléter un formulaire par série documentaire ou par document jugé essentiel. À cette
étape, le RGD demeure disponible pour répondre à toutes interrogations.

Les formulaires remplis sont transmis au RGD pour vérification et compilation des informations (Voir exemple d’un
formulaire complété p. 26).

4 - Compiler les informations recueillies sur les formulaires d’identification des documents essentiels

Le RGD doit vérifier les formulaires pour s’assurer qu’ils sont bien complétés et qu'aucune incongruité ne s’y
retrouve. Si certains formulaires sont incomplets ou inexacts, des rencontres doivent être planifiées pour faire le point
concernant la collecte d’information ou pour corriger la situation.

Après cette vérification, et si tout est conforme, le RGD dresse la Liste des documents essentiels (LDE).

5 - Valider la liste des documents essentiels par unité administrative

Le spécialiste contenu transmet, pour validation, la LDE à son gestionnaire.

6 - Faire approuver, selon les procédures internes, la liste des documents essentiels

La liste des documents essentiels devra être approuvée selon les règles institutionnelles. Cette approbation
démontre l’engagement du M/O à protéger les documents identifiés.

7 - Diffuser la liste des documents essentiels approuvée

La liste des documents essentiels peut maintenant être diffusée à l’ensemble du personnel.

8 - Mettre à jour la liste des documents essentiels

Pour s’assurer de la validité de la LDE, le RGD doit effectuer une veille concernant les facteurs pouvant modifier la
liste (changements organisationnels, transferts de compétences, etc.) et la mettre à jour périodiquement.

10
RÔLES ET RESPONSABILITÉS

L’identification des documents essentiels nécessite la participation de plusieurs intervenants. Cette démarche
d’identification ne saurait reposer que sur le RGD qui agit à titre de pilote de la démarche d’identification et de
protection des documents essentiels de l’organisme. Ce dernier devra compter sur l’appui et la collaboration de
plusieurs autres intervenants qui mettront une partie de leur énergie et de leur expertise au service de cette
importante démarche (voir Conseils p. 15). Afin de bien orienter le pilote dans l’identification des documents, il est
nécessaire d’identifier clairement ces intervenants, leurs rôles et leurs responsabilités.

Responsable de gestion documentaire : Responsable de la mise en place et du maintien du système de gestion

documentaire de l’organisme (politique de gestion, plan de classification, calendrier de conservation, etc.). Dans le
processus d’identification des documents essentiels, celui-ci :

 Pilote le processus d’identification des documents essentiels;

 Sensibilise la haute direction, les gestionnaires et le personnel de l’organisme à l’importance d’identifier et

de protéger les documents essentiels;

 Explique le processus d’identification des documents essentiels aux spécialistes contenus des unités
administratives;

 Accompagne et assiste les spécialistes contenus dans l’identification des documents essentiels;

 Crée la liste des documents essentiels et la fait valider par la haute direction;

 S’assure de la diffusion de la liste des documents essentiels;

 S’assure de la mise à jour annuelle de la liste des documents essentiels.

Gestionnaire : Dirige et coordonne les activités de son unité administrative pour lesquels il est imputable face à la
haute direction. Celui-ci :

 Désigne le spécialiste contenu de son unité administrative pour l’identification des documents essentiels;

 Assure la disponibilité du personnel de son unité administrative afin de porter assistance au spécialiste
contenu de l’unité administrative dans sa tâche d’identification des documents essentiels;

 Valide la liste des documents essentiels de son unité administrative.

11
Spécialiste contenu : Désigné par le gestionnaire de son unité administrative, le spécialiste contenu a la meilleure
expertise concernant la nature des documents de son unité administrative. Il est donc le plus apte à identifier les
documents essentiels de ceux qui ne le sont pas. Celui-ci :

 Suit les formations nécessaires entourant l’identification des documents essentiels;

 Identifie les documents essentiels de son unité administrative;

 Fait valider par son gestionnaire la liste des documents essentiels de son unité administrative;

 Met à jour annuellement la liste des documents essentiels de son unité administrative et la transmet au
RGD après validation auprès de son gestionnaire.

Personnel

 Appuie le spécialiste contenu de son unité administrative dans l’identification des documents essentiels;

 Appuie le spécialiste contenu de son unité administrative dans sa mise à jour périodique de la liste des
documents essentiels de son unité administrative.

12
MESURES DE PROTECTION

Une fois les documents essentiels identifiés, la suite logique est de les protéger. Il est important de mentionner que
les documents essentiels des M/O sont peu nombreux. Selon les sources consultées, ceux-ci devraient représenter
entre 2% et 5%5 du total de la masse documentaire, tous supports confondus.

Afin de mettre en place la protection appropriée, les mesures sélectionnées doivent tenir compte de l’analyse des
risques et des ressources dont votre M/O dispose. Une combinaison de plusieurs moyens peut être envisagée afin
de multiplier les chances de bien protéger les documents essentiels.

Peu importe la méthode employée pour protéger les documents essentiels, il faut s’assurer de la tester
périodiquement. Le temps est un facteur crucial en cas d’urgence.

Voici trois (3) méthodes de protection possibles :

L’entreposage des documents essentiels sur place

Les documents essentiels peuvent être entreposés au sein même du M/O. Dans ce cas, certaines mesures précises
doivent être mises en place pour assurer leur protection. En effet, des espaces sécurisés à accès restreints sont à
prévoir, par exemple des voûtes et des serveurs sécurisés, des classeurs ignifuges, des coffres forts, une chambre
forte ou autres.

Le local ou les serveurs qui contiennent les documents essentiels doivent être à accès contrôlé (surveillance par
caméra, utilisation de clé codée ou d’une carte d’accès).

L’entreposage des documents à l’externe (dispersion)

L’entreposage des documents essentiels à l’externe, ou dispersion est une méthode efficace qui assure une bonne
protection. Le document essentiel ou son double est conservé dans un édifice autre que celui logeant le M\O. Les
documents doivent être assez loin pour assurer une bonne protection et assez près pour pouvoir y accéder
rapidement. Il est recommandé de s’assurer d’avoir les mêmes exigences de sécurité que dans votre M/O.

Par duplication et/ou reproduction

Cette stratégie de protection est l’une des moins coûteuses et des plus efficaces. Elle consiste à déterminer une
méthode de reproduction des documents, tels que photocopier, photographier, numériser ou microfilmer.

5
[Link]

13
Les documents particulièrement importants ou vulnérables peuvent faire l’objet de copie sur différents supports. Il est
important d’éviter de conserver la copie de sécurité au même endroit que le document essentiel original.

Attention : La numérisation peut être considérée comme une méthode de protection. Par contre, il faut prendre en
compte les exigences légales afin d’assurer l’intégrité, l’authenticité et la pérennité des documents en se conformant
aux recommandations de BAnQ6.

En tout temps, certaines précautions lors de manipulation des documents essentiels doivent être
respectées :
 S’assurer de conserver seulement pour le temps requis les documents essentiels dans nos espaces
de travail;
 Ne laisser pas les documents, dossiers, clés USB sur les bureaux, ils sont particulièrement
vulnérables;
 Conserver les documents essentiels séparément des autres documents;
 Conserver les documents essentiels le plus près possibles d’une porte et dans des contenants
transportables pour pouvoir y accéder rapidement et les déplacer facilement en cas de besoin;
 Ne pas conserver les documents essentiels dans le tiroir du bas, peu importe le type de rangement.

6
La numérisation des documents : méthodes et recommandations, Bibliothèque et archives nationales du Québec, mai 2012,
34 pages. [Link]

14
CONSEILS

 Ajouter la notion de « document essentiel » dans tous vos outils de GID.

Introduire cette notion dans vos outils de GID est un excellent moyen de démontrer et de sensibiliser l’ensemble du
personnel de votre M/O à l’importance de l’identification et de la gestion des documents essentiels dans une bonne
gestion documentaire.

 Politique de gestion intégrée des documents : Elle démontre un appui sans équivoque de la haute direction
pour réaliser une liste des documents essentiels.
 Plan de classification : Elle facilite l’inventaire, la localisation et éventuellement la protection des documents
essentiels.
 Calendrier de conservation : Pour les règles de conservation, elle permet de savoir clairement le délai où le
document est considéré essentiel dans l’organisation en fonction de son état (actif, semi-actif).
 Progiciel de GID : Les métadonnées du document en facilitent le repérage.

 S’entourer d’une équipe de collaborateurs.

Dresser une liste exhaustive de documents essentiels et des mesures de protection est un exercice complexe qui
nécessite une approche multidisciplinaire. L’apport de collaborateurs, par leurs différentes expertises, permettra une
saine confrontation des avis. Il en résultera une richesse de point de vue permettant par un examen des différentes
situations (risques, sécurité, protection) ce qui facilitera l’adhésion à ce projet institutionnel.

Spécialistes en :
 Sécurité de l’information
 Technologies de l’information
 Sécurité physique
 Gestion des incidents
 Continuité des services/activités

 Être proactif

 Parler des documents essentiels et de leur importance pour l’organisation.

 Mettre en place et tester des procédures de récupération.

 Identifier des répondants de première ligne, en les sensibilisant et les formant afin qu’ils agissent
rapidement en cas de besoin.

15
 Identifier des ressources externes qui pourraient aider à la reconstitution ou à la restauration des
documents essentiels.

 Valider périodiquement la liste des documents essentiels pour garantir une information juste et fiable.

 Intégrer la liste des documents essentiels au plan de continuité des services (volet gestion documentaire).

16
SECTION II

17
SCHÉMA DES ÉTAPES

18
 FORMULAIRE D’IDENTIFICATION DES DOCUMENTS Espace réservé

ESSENTIELS - GABARIT

SECTION A – RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

NOM :
UNITÉ ADMINISTRATIVE : Cliquez ici pour entrer du texte.

Titre de la série documentaire ou du document

Liste des documents essentiels

Description et utilisation
Cliquez ici pour entrer du texte.

☐ Exemplaire principal ☐ Exemplaire secondaire (Si coché, ne pas poursuivre car seul les exemplaires
principaux des documents essentiels sont à considérer)

SECTION B VALIDATION DU CARACTÈRE ESSENTIEL DE LA SÉRIE OU DU DOCUMENT CIBLÉ

1 Cette série documentaire ou ce document est-il issu d’une obligation légale?

Oui Non
☐ ☐

Si oui, veuillez nous indiquer la ou les lois ou règlements (Titre, chapitre et article) :

2 Comment qualifiez-vous le risque de disparition ou de non-disponibilité de cette série

documentaire ou de ce document pour :
Aucun Léger Moyen Important

L’unité administrative ☐ ☐ ☐ ☐
Le personnel ☐ ☐ ☐ ☐
Les fournisseurs ☐ ☐ ☐ ☐
La clientèle interne (une autre UA, secteur) ☐ ☐ ☐ ☐
La clientèle externe ☐ ☐ ☐ ☐
Le respect des obligations financières ☐ ☐ ☐ ☐
Le respect des obligations légales ☐ ☐ ☐ ☐

19
SECTION B VALIDATION DU CARACTÈRE ESSENTIEL DE LA SÉRIE OU DU DOCUMENT CIBLÉ

3 Cette série documentaire ou document est-il unique et irremplaçable ?

Oui Non
☐ ☐

4 Cette série documentaire ou ce document peut-il être reconstitué ?

Oui Non
Via un ou plusieurs M/O ☐ ☐
À l’aide d’une base de données (BD) ☐ ☐
Par d’autres sources ☐ ☐

Veuillez préciser le ou les lieux de remplacement (Nom et coordonnées de l’organisme ou de la BD) :

Cliquez ici pour entrer du texte.

5 Dans quelle mesure la reconstitution de cette série documentaire ou de ce document

engendrerait
Aucun Peu Moyen Élevé
Des coûts financiers? ☐ ☐ ☐ ☐
Un délai de remplacement? ☐ ☐ ☐ ☐

6 En situation d’urgence, est-ce que cette série documentaire ou ce document permettrait une
réactivation rapide des opérations ?
Oui Non
☐ ☐

7 Parmi les priorités suivantes, identifiez le délai de récupération requis pour la série documentaire
ou le document ?

☐ Priorité 1 Récupération entre 0 et 24 heures

☐ Priorité 2 Récupération entre 24 et 72 heures

☐ Priorité 3 Récupération en 72 heures et plus

20
SECTION C PRÉCISIONS SUR LA SÉRIE OU LE DOCUMENT
1 À quelle cote du plan de classification est associé la série documentaire ou le document?

2 Si le ou les documents de la série documentaire sont inscrits dans un logiciel de gestion documentaire,
quel est le numéro d’enregistrement?
Cliquez ici pour entrer du texte.

3 Numéro de la règle de conservation :

4 Support : Cliquez ici pour entrer du texte.

5 Localisation (physique ou virtuelle) : Cliquez ici pour entrer du texte.

6 Volume (quantité) : Cliquez ici pour entrer du texte.

ESPACE RÉSERVÉ

SECTION D MESURE DE PROTECTION

À L’INTERNE ACTUELLE SUGGÉRÉE LIEUX DE CONSERVATION

‐ Voûte sécurisée ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
‐ Classeur résistant au feu ou à l’eau ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
‐ Dispersion des documents ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
‐ Regroupement des documents Cliquez ici pour entrer du texte.
☐ ☐
essentiels
À L’EXTERNE
‐ Entreposage hors site ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
PAR DUPLICATION ET/OU
REPRODUCTION
‐ Copie de sécurité sur d’autres
supports :
Papier ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
Disque magnétique ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
Bande magnétique ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
Microfilm ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
Film ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
Autres ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.

21
FORMULAIRE D’IDENTIFICATION DES DOCUMENTS ESSENTIELS -
INSTRUCTIONS

Instructions – Formulaire

Espace réservé Ne rien inscrire dans ce champ. L’évaluateur du formulaire inscrira

« Essentiel » ou « Non essentiel » en fonction des réponses
fournies dans le formulaire.

SECTION A – RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Nom Inscrire le nom et le prénom du spécialiste contenu.

Unité Inscrire l’unité administrative du spécialiste contenu.

administrative

Téléphone Inscrire le numéro de téléphone et le poste du spécialiste contenu.

Titre de la série Inscrire le titre de la série documentaire ou du document considéré
documentaire essentiel.
ou du document

Description et
Décrire le type des documents, l’information qu’ils contiennent, leur
utilisation
fonction ainsi que le processus duquel ils font parties.
La règle de conservation liée à la série documentaire ou au
document est un bon point de départ pour rassembler cette
information.
Exemplaire Indiquer si la série documentaire ou le document est un exemplaire
(Principal ou principal ou secondaire.
secondaire)
Exemplaire principal : Série ou document qui contient l’information
la plus complète sur un sujet donné.

Exemplaire secondaire : Série ou document qui contient une partie

de l’information dans l’exemplaire principal ou une copie de toute
l’information contenue dans ce dossier.

Dans le cas où « Exemplaire secondaire » est coché ne pas

compléter le reste du questionnaire. Seuls les exemplaires
principaux d’une série documentaire pourront être considérés
comme essentiels.

22
 Instructions – Formulaire

SECTION B VALIDATION DU CARACTÈRE ESSENTIEL DE LA SÉRIE OU DU DOCUMENT

CIBLÉ

Section B – Indiquer en cochant « Oui » ou « Non » si l’existence de cette série

Question 1 documentaire ou de ce document est due à une obligation légale.

Indiquer, s’il y a lieu, la référence complète de la ou des lois en

vertu de laquelle ou lesquelles cette série documentaire ou ce
document fut produit.

Section B – Qualifier, à l’aide des choix proposés, l’impact qu’aurait la

Question 2 disparition ou la non-disponibilité de la série documentaire ou du
document pour chaque élément de la liste.

Section B – Indiquer en cochant « Oui » ou « Non » si la série documentaire ou

Question 3 le document est unique et irremplaçable.

Section B – Indiquer en cochant « Oui » ou « Non » si cette série documentaire

Question 4 ou ce document peut être reconstitué via un ou plusieurs
organismes gouvernementaux et//ou à l’aide d’une base de
données.
Veuillez préciser le ou les lieux de remplacement en inscrivant le
nom et les coordonnées complètes de l’organisme ou de la base
de données.

Section B – Qualifier à l’aide des choix proposés l’impact financier ou temporel

Question 5 qu’aurait la reconstitution ou le remplacement de la série
documentaire ou du document.

Section B – Indiquer en cochant « Oui » ou « Non » si cette série documentaire

Question 6 ou ce document permettrait une réactivation rapide des opérations.

Section B – Indiquer parmi les niveaux de priorité proposés le délai de

Question 7 récupération requis de la série documentaire ou du document afin
de permettre la reprise des activités de l’organisme.

SECTION C PRÉCISIONS SUR LA SÉRIE OU LE DOCUMENT

Section C – Indiquer le numéro de la cote de classification associée à la série

Question 1 documentaire ou au document.

23
 Instructions – Formulaire

Section C – Indiquer, s’il y a lieu, le numéro d’enregistrement de la série

Question 2 documentaire ou du document au sein du logiciel de gestion
documentaire de votre organisme.

Section C – Numéro de la règle de conservation : Indiquer le numéro de la

Question 3 À 8 règle de conservation associée à cette série document ou à ce
document.

Support : Indiquer le support de conservation de la série

documentaire ou du document à partir de la liste de types de
support suivante :

-Papier
-Disque magnétique (disque local et réseau,
disquette)
-Bande magnétique (bobine ou cassette audio, vidéo
ou de données)
-Disque optique (CD-ROM, DVD)
-Microforme (Microfiche, microfilm)
-Film (Négatif, diapositive)
-Autres (Veuillez préciser)

Localisation (physique ou virtuelle) : Indiquer l’emplacement

physique de la série documentaire ou du document (Nom de
l’édifice, aile, étage, numéro de bureau, nom et localisation du
serveur, etc.).

Volume : Indiquer le nombre de dossiers, de pièces documentaires

ou de mètres linéaires composant la série documentaire.

*Pour les documents numériques, indiquer le poids total de la série

documentaire (en Mo ou en Go).

Mesure de protection actuelle : Indiquer, s’il y a lieu, la mesure

de protection appliquée actuellement à cette série documentaire ou
ce document (Copie de sûreté dans un autre édifice, copie
électronique, copie infonuagique, lieu sécurisé, coffre-fort antivol
ou anti feu, etc.).

Lieu de conservation de la copie de sûreté : Indiquer, s’il y a

lieu, l’emplacement (Nom de l’organisme et/ou de l’édifice, aile,
étage, numéro de bureau, etc.) de la copie de sûreté.

24
 Instructions – Formulaire

SECTION D MESURE DE PROTECTION

Mesures de Ne pas compléter cette section. Celle-ci sera complétée par les
protection responsables de la sécurité de l’information et de la gestion
(actuelles et documentaire de votre organisme.
suggérées)

25
 FORMULAIRE D’IDENTIFICATION DES Espace réservé

DOCUMENTSESSENTIELS – EXEMPLE COMPLÉTÉ

SECTION A – RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

NOM : Untel
UNITÉ ADMINISTRATIVE : Service de la gestion documentaire
TÉLÉPHONE : 418-888-8888
Titre de la série documentaire ou du document
Liste des documents essentiels

Description et utilisation
Liste des documents indispensables au fonctionnement de l’organisme, et qui permet d’assurer la continuité ou
le rétablissement des activités, de ses droits et de ses obligations, en raison d’un événement fortuit et dont la
disparition ou la non-disponibilité aurait des conséquences graves sur sa capacité à réaliser sa mission.

☒ Exemplaire principal ☐ Exemplaire secondaire (Si coché, ne pas poursuivre car seul les exemplaires
principaux des documents essentiels sont à considérer)

SECTION B VALIDATION DU CARACTÈRE ESSENTIEL DE LA SÉRIE OU DU DOCUMENT CIBLÉ

1 Cette série documentaire ou ce document est-il issu d’une obligation légale?

Oui Non
☒ ☐

Si oui, veuillez nous indiquer la ou les lois ou règlements (Titre, chapitre et article) :
La nécessité d’identifier les documents essentiels est identifiée dans la Politique administrative
concernant la gestion des documents actifs du gouvernement du Québec.

2 Comment qualifiez-vous le risque de disparition ou de non-disponibilité de cette série

documentaire ou de ce document pour :

Aucun Léger Moyen Important

L’unité administrative ☐ ☐ ☐ ☒
Le personnel ☐ ☐ ☒ ☐
Les fournisseurs ☐ ☒ ☐ ☐
La clientèle interne (une autre UA, secteur) ☐ ☐ ☐ ☒
La clientèle externe ☒ ☐ ☐ ☐
Le respect des obligations financières ☐ ☐ ☐ ☒
Le respect des obligations légales ☐ ☐ ☐ ☒

26
SECTION B VALIDATION DU CARACTÈRE ESSENTIEL DE LA SÉRIE OU DU DOCUMENT CIBLÉ

3 Cette série documentaire ou document est-il unique et irremplaçable ?

Oui Non
☒ ☐

4 Cette série documentaire ou ce document peut-il être reconstitué ?

Oui Non
Via un ou plusieurs M/O ☐ ☒
À l’aide d’une base de données (BD) ☐ ☒
Par d’autres sources ☐ ☒

Veuillez préciser le ou les lieux de remplacement (Nom et coordonnées de l’organisme ou de la BD) :

Cliquez ici pour entrer du texte.

5 Dans quelle mesure la reconstitution de cette série documentaire ou de ce document

engendrerait
Aucun Peu Moyen Élevé
Des coûts financiers? ☐ ☐ ☐ ☒
Un délai de remplacement? ☐ ☐ ☐ ☒

6 En situation d’urgence, est-ce que cette série documentaire ou ce document permettrait une
réactivation rapide des opérations ?
Oui Non
☒ ☐

7 Parmi les priorités suivantes, identifiez le délai de récupération requis pour la série documentaire
ou le document ?

☒ Priorité 1 Récupération entre 0 et 24 heures

☐ Priorité 2 Récupération entre 24 et 72 heures

☐ Priorité 3 Récupération en 72 heures et plus

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SECTION C PRÉCISIONS SUR LA SÉRIE OU LE DOCUMENT
1 À quelle cote du plan de classification est associé la série documentaire ou le document?
6104 – Gestion des documents essentiels

2 Si le ou les documents de la série documentaire sont inscrits dans un logiciel de gestion documentaire,
quel est le numéro d’enregistrement?
4961084

3 Numéro de la règle de conservation : 6104

4 Support : Papier

5 Localisation (physique ou virtuelle) : Classeur Gouvernance

6 Volume (quantité) : Cliquez ici pour entrer du texte.

ESPACE RÉSERVÉ

SECTION D MESURE DE PROTECTION

À L’INTERNE ACTUELLE SUGGÉRÉE LIEUX DE CONSERVATION

‐ Voûte sécurisée ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
‐ Classeur résistant au feu ou à l’eau ☒ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
‐ Dispersion des documents ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
‐ Regroupement des documents Cliquez ici pour entrer du texte.
☐ ☐
essentiels
À L’EXTERNE
‐ Entreposage hors site ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
PAR DUPLICATION ET/OU
REPRODUCTION
‐ Copie de sécurité sur d’autres
supports :
Papier ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
Disque magnétique ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
Bande magnétique ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
Microfilm ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
Film ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.
Autres ☐ ☐ Cliquez ici pour entrer du texte.

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 RÉFÉRENCES

Arizona State Library, Archives and Public Records : A Division of the Arizona Secretary of State. (2013). Establishing an
essential records list. Repéré à [Link]

Bibliothèque et Archives nationales du Québec (2015). Gestion des documents essentiels. Repéré à
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Bibliothèque et Archives nationales – La numérisation des documents : méthodes et recommandations [PDF - 351
Ko]. Repéré à

Cleveland Museum of Art. (2012). Policy for Cleveland Museum of Art Records [PDF]. Repéré à
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Federal Emergency Management Agency. (2013). Continuity Essential Records Management. Repéré à
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HEC Montréal. (2013). Politique relative à la gestion des documents actifs, semi-actifs et inactifs de HEC Montréal [PDF].
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Loi sur les archives, RLRQ, chapitre A-21.1

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Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information RLRQ, chapitre C-1.1
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New York State Unified Court System, Division of Court Operations, Office of Records Management. (2013). How to
create a vital records protection plan [PDF]. Repéré à
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The University of British Columbia, University Archives. (2013). Security of Paper Records [PDF]. Repéré à
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Section 15: Managing Risks and Protecting Vital Records [PDF]. (2010). Recordkeeping Toolkit for Peacekeeping and
Political Operations. Repéré
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30