Excel II

LES VALEURS D’ERREUR

Si vous commettez une erreur lors de la saisie d’une formule, Excel affichera dans la
cellule qui contient la formule erronée un message particulier vous indiquant le type
d’erreur commise. Ces messages commencent toujours par le symbole #.
Messages d’erreur
#DIV/0! #N/A
#NOM?
#NOMBRE #REF! #VALEUR
Signification
La formule tente d’effectuer une division [impossible] par zéro.

Une des cellules contenues dans la formule est vide ou ne contient pas encore de
données nécessaires au calcul.
Un nom de cellule est utilisé dans une formule mais n’a pas été défini Préalablement
à son utilisation. Excel donne la possibilité de donner un nom à une cellule puis d’
utiliser ce nom dans une formule de calcul à la place des coordonnées de la cellule.
Par exemple, on peut nommer TVA la cellule qui contiendra un taux de TVA, puis
utiliser l’intitulé TVA pour effectuer un calcul.
Exemple : =A10*TVA. Cette formule ne fonctionnera qu’’à partir du moment où la
cellule contenant le taux de TVA aura été nommée TVA.
Un paramètre incorrect est utilisé par une formule.
La formule contient des coordonnées qui ne sont pas correctes.
Un paramètre ou un opérateur incorrect est utilisé. C’est le cas, notamment, lorsque
l’on tente d’effectuer une opération arithmétique à partir d’une cellule qui, au lieu de
contenir une valeur numérique, contient du texte.
ANNULER UNE MODIFICATION
Excel vous donne la possibilité d’annuler à tout moment une action que vous avez
effectuée. Par exemple, si vous commettez une erreur de manipulation ou si vous
exécutez une commande dont le résultat ne vous convient pas, procédez ainsi :
– sur la barre d’accès rapide, cliquez sur le bouton Annuler, ou appuyez sur Ctrl-Z.

EFFACER LE CONTENU D’UNE OU DE PLUSIEURS CELLULES

Pour effacer le contenu d’une ou de plusieurs cellules, procédez ainsi :
– sélectionnez la ou les cellules désirées;
– appuyez sur la touche Suppr du clavier.

RECOPIER LE CONTENU D’UNE CELLULE

Vous pouvez à tout moment recopier tout ou partie d’une feuille de calcul. Cette
fonction est particulièrement utile pour recopier des formules de calcul.

MODIFIER DES DONNÉES

Toute donnée saisie peut être modifiée à tout moment. Deux cas de figure peuvent
se présenter. Soit on souhaite remplacer le contenu d’une cellule par un autre
contenu. Pour ce faire :
– sélectionnez la cellule à modifier;
– saisissez la nouvelle valeur;
– terminez en appuyant sur la touche Entrée.
Dans ce cas de figure, l’ancienne valeur sera remplacée par la nouvelle sans que
vous ayez besoin, au préalable, de l’effacer.
Soit on souhaite modifier uniquement une partie du contenu d’une cellule Pour cela :
– sélectionnez la cellule à modifier;
– cliquez dans la barre de formule à l’endroit où vous souhaitez opérer une
modification
– effectuez votre modification;
– terminez en appuyant sur la touche Entrée.
RECOPIE EN COLONNE
Dans l’exemple précédent, la première formule, située en E2, multiplie la cellule D2
par la constante 0,196. La deuxième formule, en E3, multiplie la cellule D3 par la
constante 0,196. Ces formules sont donc identiques dans leur structure. La seule
différence entre elles réside dans le numéro de la ligne. Si l’on définit la première
formule en E2, et si on la recopie en ED, c’est-à-dire une ligne plus basse, Excel, lors
de la recopie, modifie automatiquement le numéro de la ligne en lui rajoutant 1.
Ainsi, la formule =D2*0,196 recopiée une ligne plus bas deviendra =D3*0,196.
De cette manière, Excel vous donne la possibilité de vous simplifier la tâche lors de
la saisie de formules en vous permettant de recopier une multitude de fois une seule
et même formule.
Pour recopier la formule située en E2, procédez ainsi :
– sélectionnez la cellule E2;
– effectuez un clic-droit avec la souris sur la cellule à recopier, et choisissez l’option
Copier;
– sélectionnez la plage de cellules où vous souhaitez effectuer la recopie;
– effectuez un clic-droit dans la sélection que vous venez de réaliser, et choisissez l’
option Coller.
Pour recopier la formule située en E2, vous pouvez aussi procédez ainsi :
– sélectionnez la cellule E2;
– positionnez le curseur sur l’angle inferieur droit de la cellule à recopier;
– le curseur change alors de forme et se transforme en croix noire. Appuyez alors sur
le bouton gauche de la souris et, sans relâcher la pression, faites glisser le curseur
vers le bas. Excel entoure alors la sélection des cellules dans lesquelles la recopie
doit être effectuée, comme indiqué ci-après.

– relâchez le bouton de la souris àl’endroit approprié.

Excel recopie alors la formule de départ dans toutes les cellules de la plage ainsi
sélectionnée.

RECOPIE EN LIGNE

Dans l’exemple précédent, la recopie d’une formule s’effectuait en colonne. Si vous

souhaitez faire la même chose mais en ligne, Excel, cette fois-ci, modifiera
uniquement le numéro de la colonne. Prenons l’exemple indiqué ci-après. La cellule
D13 contient la formule suivante : =SOMME(D2:D11).
Si l’on recopie cette formule dans la cellule de droite, E13, lors de la recopie, Excel
modifiera automatiquement le numéro de la colonne et lui rajoutant, d’une certaine
manière, 1. Ainsi, la formule =SOMME(D2:D11) recopiée immédiatement à droite
deviendra =SOMME(E2:E11).

BLOQUER UNE COORDONNÉE LORS D’UNE RECOPIE

Reprenons l’exemple précédent. Pour calculer la TVA, la formule =D2*0,196 a été

saisie en E2 puis recopiée de E3 à E11. Comme il est préférable de ne jamais utiliser
de constante dans une formule, il convient de saisir le taux de TVA dans une cellule
quelconque, par exemple G2, et de modifier la formule en E2, de la manière suivante
: =D2*G2.
Or, la formule =D2*G2 ne peut plus être recopiée vers le bas, car si tel était le cas,
celle-ci deviendrait, après recopie en E3, =D3*G3. Et le taux de TVA ne se situe pas
en G3, mais en G2.
Aussi, pour faire en sorte que le numéro de la ligne de la cellule G2 ne bouge pas au
cours de la recopie, il faut saisir devant la coordonnée en question un symbole
particulier : $. La formule devient alors : =D2*G$2.
Imaginez, maintenant, que vous ayez à réaliser un calcul similaire, mais en recopiant
la formule sur une même ligne.
Pour illustrer ceci, prenons le même exemple que précédemment, mais en ayant au
préalable permuté les lignes et les colonnes. Dans ce tableau, nous devons calculer
la TVA en B5, puis recopier la formule de C5 à E5. La formule située en B5 sera la
suivante : =B4*G2. Si cette formule est recopiée en l’état dans la cellule C5, elle
deviendra : =C4*H2. Or, le taux de TVA n’est pas en H2, mais en G2. Il faut donc,
qu’au cours de la recopie, H2 ne devienne pas G2. Pour ce faire, il convient d’insérer
un $ devant la coordonnée qui ne doit pas bouger, en l’occurrence devant le H. La
formule devient alors : =B4*$G2. Elle peut ainsi être recopiée.

RECOPIER UNE FORMULE

Pour effectuer une recopie de formule, le processus général est le suivant :

– sélectionnez la cellule à copier;
– exécutez la commande Copier;
– sélectionnez la plage de cellules où vous souhaitez effectuer la copie;
– exécutez la commande Coller.
Maintenant, vous disposer de plusieurs façons pour exécuter les commandes Copier
et Coller. Vous pouvez utiliser la barre de menus, en sélectionnant les commandes
en question dans le menu Accueil.
Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel associé à la cellule à copier, en
cliquant sur cette dernière avec le bouton droit de la souris, ou encore vous pouvez
utiliser les touches du clavier, en tapant Ctrl-C pour copier puis Ctrl-V pour coller, ou
faire glisser le curseur à partir du coin inferieur droit de la cellule à recopier.

DÉPLACER UNE CELLULE

Pour déplacer une cellule, le processus général est le suivant :
– sélectionnez la cellule à copier;
– exécutez la commande Couper;
– sélectionnez la plage de cellules où vous souhaitez effectuer la copie;
– exécutez la commande Coller.
Maintenant, vous disposer de plusieurs façons pour exécuter les commandes Couper
et Coller. Vous pouvez utiliser la barre de menus, en sélectionnant les commandes
en question dans le menu Accueil. Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel
associé à la cellule à couper, en cliquant sur cette dernière avec le bouton droit de la
souris, ou les touches du clavier, en tapant Ctrl-X pour couper puis Ctrl-V pour
coller.

INSÉRER DES LIGNES OU DES COLONNES

Pour insérer une ligne ou une colonne, procédez ainsi :

– sélectionnez la ligne ou la colonne avant laquelle vous souhaitez en insérer une
autre, en cliquant sur le numéro correspondant dans la marge gauche ou dans l’
entête de colonne;
– effectuez un clic-droit dans la sélection et choisissez l’option Insertion.
Vous remarquerez que l’insertion s’est opérée au-dessus de la ligne sélectionnée ou
À gauche de la colonne sélectionnée. Il en sera toujours ainsi de façon à pouvoir, au
cas où, insérer une ligne avant la ligne 1 ou une colonne avant la colonne A.
De plus, Excel, après l’insertion, a pris en compte l’ajout d’une nouvelle ligne ou d’
une nouvelle colonne dans toutes les formules de calcul en les modifiant en
conséquence.
SUPPRIMER DES LIGNES OU DES COLONNES

Pour supprimer une ou plusieurs lignes ou colonnes, procédez ainsi :

– sélectionnez la ou les lignes ou colonnes à supprimer;
– effectuez un clic-droit dans la sélection et choisissez l’option Supprimer.

METTRE EN FORME UN MODÈLE DE CALCUL

Chaque cellule d’une feuille de calcul est caractérisée par un contenu – une valeur,
une formule... – et par un format – centré, caractère gras, valeur libellée en Euros,
encadrement, couleur de fond...
Le format détermine l’apparence de l’affichage d’une cellule. Il permet d’améliorer la
présentation d’un modèle et facilite sa lecture et sa compréhension. C’est pourquoi
sa mise en forme revêt une importance particulière. Excel vous fournit toute une
série de commandes qui vous permettront de travailler la forme de vos modèles.

3.2.1 MODIFIER LA LARGEUR D’UNE COLONNE

Vous disposez de plusieurs méthodes pour effectuer cette opération. Vous pouvez :
– utiliser la souris ainsi:
– positionnez le curseur sur la ligne verticale à droite de la lettre numérotant la
colonne dont vous souhaitez modifier la taille;
– cliquez sur le bouton gauche de la souris sans le relâcher, et déplacez le curseur
vers la droite ou la gauche jusqu’à ce que vous obteniez la largeur désirée;
– relâchez le bouton de la souris.
– utiliser l’option Format du menu Accueil ainsi:
– sélectionnez d’abord la colonne à modifier;
– sélectionnez le menu Accueil, choisissez l’option Format puis l’option Largeur de
colonne et indiquez dans la boite de dialogue qui s’ouvre une largeur désirée.
Vous pouvez aussi faire en sorte que la largeur d’une colonne soit calculée au plus
juste et s’adapte exactement à la largeur de l’intitulé le plus long contenu dans une
cellule de cette colonne. Pour ce faire, cliquez deux fois rapidement sur la ligne
verticale à droite de la lettre numérotant la colonne dont vous souhaitez modifier la
taille.
MODIFIER LA HAUTEUR D’UNE LIGNE

Vous disposez, là aussi, de plusieurs méthodes pour effectuer cette opération. Vous
pouvez, soit :
– utiliser la souris ainsi:
– positionnez le curseur sur la ligne horizontale en dessous du nombre représentant
la ligne dont vous souhaitez modifier la taille;
– cliquez sur le bouton gauche de la souris sans le relâcher, et déplacez le curseur
vers le bas ou le haut jusqu’à ce que vous obteniez la hauteur désirée;
– relâchez le bouton de la souris.
– utiliser l’option Format du menu Accueil ainsi:
– sélectionnez d’abord la ligne à modifier;
– sélectionnez le menu Accueil, choisissez l’option Format puis l’option Hauteur de
ligne et indiquez dans la boite de dialogue qui s’ouvre une hauteur désirée exprimée
en « points ».

FORMATER DES CELLULES

Excel vous donne la possibilité́ de modifier les attributs d’affichage du contenu des
cellules de votre modèle. Certains attributs s’appliquent à tout type de contenu, qu’il
s’agisse de textes ou de valeurs numériques. C’est le cas lorsque l’on souhaite
changer l’alignement, la police de caractères utilisée, la forme des caractères – gras,
italique... D’autres attributs ne s’appliquent qu’aux valeurs numériques et
permettent, par exemple, de faire en sorte que toute valeur numérique s’affiche
systématiquement avec deux chiffres derrière la virgule, soit suivie du symbole €...
Pour formater des cellules, procédez ainsi :
– sélectionnez les cellules pour lesquelles vous souhaitez modifier l’apparence;
– sélectionnez le menu Accueil et cliquez sur l’une des flèches située à en bas à
droite des panneaux Police, Alignement ou Nombre. Une boite de dialogue.
 Utiliser Les Fonctions prédéfinis

LES PRINCIPES
Les calculs se réalisent en combinant des coordonnées de cellules avec des
opérateurs mathème- tiques : +, -, * ou /. Cependant, si l’on souhaite effectuer des
opérations plus élaborées, on se trouve rapidement limité si l’on ne dispose pas d’
autres moyens de calcul. C’est pourquoi Excel dispose d’un ensemble de fonctions
prédéfinies à l’image de la fonction SOMME(). Ces fonctions permettent d’effectuer
toute une série de calculs mathématiques, financiers, statistiques... Excel vous
propose un assistant pour insérer une fonction si vous avez oublié la façon dont il
faut la construire.
Pour insérer une fonction prédéfinie, procédez ainsi :
– sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer une fonction;
– sélectionnez le menu Accueil, puis cliquez sur la petite flèche située à droite du
bouton Somme . – tout en bas de la liste qui s’affiche, cliquez sur l’option Autres
fonctions....
Une boite de dialogue, comme celle indiquée ci-après, apparait alors.