THEME : LA GESTION DES COURRIERS
UNION- DISCIPLINE- TRAVAIL
Rapport de stage
Pour l’obtention d’un breVet de teCHniCien
option SECRETARIAT
Période du : 18/07/2022 au 20/09/2022
PRESENTE PAR : KAMELAN AKOUA ODETTE
MAITRE DE STAGE : N’GUESSAN MARIE PASCALE
PROFESSEUR ENCADREUR :
ANNEE SCOLAIRE 2022-2023
Rapport de stage 2023 P a g e 1 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
SOMMAIRE………………………………………………………………………………2
DEDICACE………………………………………………………………………………..3
REMERCIEMENTS……………………………………………………………………….4
AVANT- PROPOS…………………………………………………………………………5
INTRODUCTION…………………………………………………………………………6
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION ET FONCTIONNEMENT DE L’ENTREPRISE.7
I / PRESENTATION DE SUP’ACADEMY CONSULTING………………………………7
1- Contexte historique de l’entreprise……………………………………………..…..8
2- Présentation Générale de SUP’ACADEMY CONSULTING et ses activité..9
II / ORGANISATION GENERALE DE SUP’ACADEMY CONSULTING…..…..…12
1- Organigramme……………………………………………………………...……….12
2- Fonctionnement de SUP’ACADEMY CONSULTING……………………..……..13
DEUXIEME PARTIE : LA GESTION DU COURRIER AU SEIN DU
SECRETARIAT………………………………………………………………………….17
III / PRESENTATION ET FONCTIONNEMENT DU SECRETARIAT DE
SUP’ACADEMY CONSULTING……………………………………………..……….18
1- Présentation du secrétariat………………………………………….………………18
2- Gestion du courrier à SUP’ACADEMY CONSULTING………….……………….18
2-1 Canaux de Transmission, Importance et destination des courriers………………18
2-2 Destination des courriers……………………………………………….………..19
2-3 Importance des courriers……………………………………………….………..19
2-4 Présentation d’EASY – COURRIERS…………………………………….……..20
3- Traitement des courriers entrants………………………………………...……….22
4- Le Traitement des courriers sortants………………………………………..…….22
5- Bilan des activités………………………………………………………..………..23
IV- CRITIQUE………………………………………………………….…..……..24
V- SUGGESTIONS………………………………………………………………..24
CONCLUSION…………………………………………………………...25
ANNEXE………………………………………………………………26
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THEME : LA GESTION DES COURRIERS
DEDICACE
Avec l’expression de ma reconnaissance, je dédie ce modeste travail a ceux qui
quels que soient les termes embrassés, je n’arriverai jamais à leurs exprimer mon
amour sincère :
-A celui qui n’a cessé de me conseiller, encourager et me soutenir tout au long de
mes études : mon très cher frère Oscane Sidoine.
-A ma force, mon pilier, celle à qui je dois toute ces années d’études : mon
adorable mère Maman Nicole.
-A la lumière de ma vie, en qui je puise l’inspiration : mon tendre fils Mouahé.
Que le Seigneur vous bénisse et merci pour l’amour que vous me portez.
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THEME : LA GESTION DES COURRIERS
REMERCIEMENTS
Je remercie DIEU, je tiens tout d’abord à remercier Mlle N’GUESSAN MARIE
PASCALE mon maitre de stage qui occupe la fonction de Secrétaire de l’entreprise
SUP’ACADEMY CONSULTING avec tous ces collaborateurs pour m’avoir
accueilli comme stagiaire. Je tiens à exprimer toute ma reconnaissance à mon
établissement GERMINAL a son fondateur ainsi que tous mes professeurs
J’adresse mes remerciements à mes parents mes frères et sœurs à mes amis et toutes
mes connaissances.
A tous mes intervenants, je présente mon respect et ma gratitude.
Rapport de stage 2023 P a g e 4 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
AVANT PROPOS
Le Brevet de Technicien (BT) est le résultat de trois (03) années d’études.
L’examen pour acquérir ce diplôme se déroule en deux (02) étapes à
savoir : une partie dite examen écrit et une autre partie dite soutenance
d’un rapport de stage rédigé après 45 jours de stage dans une entreprise.
C’est pour répondre à cette exigence que SUP’ACADEMY CONSULTING
a bien voulu m’ouvrir ses portes. Ainsi nous avons passé un mois et demi
dans cette structure. Pour la rédaction de ce rapport nous avons eu accès
à quelques archives de SUPAC et utilisé nos cours dispensés par nos
professeurs en classe.
Rapport de stage 2023 P a g e 5 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
INTRODUCTION
La secrétaire assure le secrétariat d’une entreprise. En effet la secrétaire
est chargée de recevoir les visiteurs de l’entreprise, classer les dossiers,
répondre aux courriers, faire les saisies, prendre les rendez-vous et
organiser les réunions. Elle doit être bien présentable. Ainsi tout étudiant
ayant suivi la formation théorique doit obligatoirement suivre un stage de
45 jours dans une entreprise. Me concernant le stage a eu lieu à
SUP’ACADEMY CONSULTING. Ou diverses tâches fond l’objet des
attributs des secrétaires. En tant que stagiaire un des attributs m’a été
confiée comme tâches et mission routinière : la gestion des courriers.
Ce présent rapport soumis à votre appréciation va se présenter en deux
parties.
La première partie porte sur la présentation de l’entreprise.
La deuxième partie mettra à nu la présentation du secrétariat et mes
taches effectuées.
Rapport de stage 2023 P a g e 6 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
PREMIERE PARTIE :
PRESENTATION ET
FOCNTIONNEMENT DE
L’ENTREPRISE
I- PRESENTATION DE SUP’ACADEMY CONSULTING
Rapport de stage 2023 P a g e 7 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
CONTEXTE HISTORIQUE DE L’ENTREPRISE
Emergence et développement, telle est la vision du gouvernement ivoirien au
travers son programme quinquennal de développement. Dans les tréfonds du pays,
des intellectuels et leaders conjuguent leurs efforts pour réduire le taux de
chômage. Dans cet élan, les PME et PMI se multiplient. Ce nombre croit à
l’exponentiel. Quoi de plus normal que de constater une concurrence rude : nous
sommes dans la jungle entrepreneuriale, un monde où les plus forts écrasent les
faibles. Analysant cette phase, le défi de survie des entreprises se fait sentir à tout
coin de rue et cette batail est loin d’être achevée car le taux de croissance des PME
et PMI est à une distance angulaire de 180° par rapport à leur taux de survie. En
d’autres termes, le taux de croissance des PME et PMI est une fonction
décroissante de leur propre taux de survie. Si nous ajoutons à cette guerre des
stratégies ininterrompue tant tôt ouvert, tant tôt dissimulée, l’existence du droit
fiscal le bombardier par excellence à munition intarissable des entreprises alors le
cocktail fait à base du cyanure est prêt à l’emploie pour anéantir tout espoir de
transmission de nos PME et PMI.
Fort de ce constat et de notre jeune expérience dans le domaine de la
comptabilité, de la fiscalité et de la gestion nous avons décelé l’ampleur du besoin
des consommateurs (PME et PMI) pour la mise en place d’un système de gestion
capable de relevé tout défi rencontré par ces entrepreneurs.
Pour répondre aux besoins ainsi déterminés, SUPAC a été créée en octobre
2018 avec pour objectif premier, assister les PME et PMI dans leur gestion
comptable et fiscale, dans l’élaboration et l’exécution de leur stratégie
commerciale, la gestion et le développement du facteur humain. Elle vise
également à rendre des services et à promouvoir ceux-ci.
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THEME : LA GESTION DES COURRIERS
1. Présentation Générale de SUP’ACADEMY CONSULTING et ses activités
SUP’ACADEMY CONSULTING est une SARL au capital de 2 500 000 de
francs CFA. Elle est située à YOPOUGON-Millionnaire (non loin du carrefour
ancien Bel-Air en face du groupe scolaire Saint-Louis).
SUPAC est une entreprise prestataire de service. L’activité principale de SUPAC
est caractérisée par ses services en assistance comptable et fiscale à l’endroit des
PME et PMI.
Elle consiste à tenir la comptabilité d’autres entreprises, à gérer la déclaration des
impôts et taxes auxquels elles sont soumises tout en veillant aux risques fiscaux
et comptables pouvant menacer ces entreprises partenaires.
Rapport de stage 2023 P a g e 9 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
Au fil du temps, SUPAC s’est vu activer d’autres pôles pour diversifier d’une part
ses activités et d’autres parts répondre au mieux aux besoins de ses clients et
partenaires.
Au nombre de ceux-ci, citons
- le pôle Marketing-Vente chargé d’étudier et d’arrêter le plan d’action
adapté aux objectifs fixé par les clients qui demandent une aide en
stratégie de vente. Ce pôle veille également à la bonne exécution du plan
prédéfinit.
- Le pôle communication et publicité chargé d’exécuter le plan d’action
sur le terrain et de coordonner l’activité des commerciaux dépêchés vers
la cible. Ce pôle se charge également d’affiner l’art oratoire, le pitch des
agents de communication tout en animant les réseaux sociaux et le site
internet de SUPAC.
- le pôle informatique chargé de la conception de logiciels sur mesure.
Ce dernier est chargé de satisfaire toute personne physique ou morale
qui fait appel à SUPAC pour informatiser et numériser sa gestion.
Rapport de stage 2023 P a g e 10 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
- Conception et vente de logiciel et service pour le compte de SUPAC
La vente est l’acte par lequel une personne (physique ou morale) qui a le
titre de propriété d’un bien cède ledit bien à une autre personne appelé acheteur
en contrepartie d’une somme jugée équivalente à la valeur du bien cédé. Cette
somme est appelée prix de vente. Dans la position de SUPAC, une autre approche
définitionnelle permettra d’appréhender au mieux la notion de vente vue que
SUPAC ne commercialise pas des biens. Mettant son savoir-faire au service de
ses clients, on définira la vente comme étant l’acte par lequel une personne
appelée prestataire met son savoir-faire au service d’une autre personne appelée
demandeur moyennant le paiement d’une contrepartie appelé commission.
Toutefois lorsque la vente porte sur des logiciels, la première définition rentre en
ligne de compte pour affiner la notion de vente dans sa globalité.
Quelques Exemple de logiciels vendus :
ESAY-PAIE : logiciels de gestion de la paie (salaire)
EASY-STOCK : logiciel de gestion de stocks
EASY-CAISSE : logiciel de gestion de caisse
Etc.
- La fidélisation
La fidélisation est une stratégie marketing qui consiste à conserver les
clients en bâtissant des relations étroites et privilégiées avec ces derniers. Elle
contribue à entretenir un lien fort pour une relation durable avec sa clientèle.
C’est dans ce canevas que SUPAC met des offres avantageuses à la
disposition de ses clients dans le but d’encourager leur fidélité. Elle intervient
dans ce sens dans :
La conception de système de fidélisation propre aux entreprises partenaires.
Rapport de stage 2023 P a g e 11 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
L’organisation de ventes promotionnelles pour le compte de l’entreprise
L’organisation de ventes promotionnelles pour le compte des entreprises
partenaires.
Les services gratuits rendus
II- ORGANISATION GENERALE DE SUP’ACADEMY CONSULTING
(SUPAC)
1. organigramme
PDG
DIRECTEUR DES
OPERATIONS
ASSISTANTE DE
DIRECTION
SERVICE SERVICE RESSOURCES
COMMERCIAL SERVICE SERVICE
INFORMATIQUE HUMAINES
COMPTABILITE
GRH GRH
DM AC Interne CI FIS CE
Externe
Organigramme de sup’academy consulting
Rapport de stage 2023 P a g e 12 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
2. Fonctionnement de Sup’academy Consulting
SUPAC compte dix (10) employés répartir comme suit :
Un (1) Président-Directeur Général(PDG)
Un (1) Directeur des Opérations (DO)
Une (1) assistante de direction
Une (2) responsables commerciales
Un (1) responsable des ressources humaines
Trois (3) comptables
Un (1) Informaticien développeur d’application-infographiste
En plus des 10 employés permanents, plusieurs stagiaires assistent ceux-ci dans
l’exécution de leur tâche.
LE PDG
Le PDG assure le bon fonctionnement de l’entreprise et en est le
représentant légal à l’égard des tiers.
Il définit la politique et les stratégies à court, moyen et long terme de
l’entreprise. Il négocie avec le service commercial les contrats et use de son carnet
d’adresse pour élargir la part de marché de l’entreprise.
Il assume les fonctions de management qualité et assure la fonction de veille
stratégique.
De plus, il coordonne et supervise les activités de l’entreprise en tenant des
réunions périodiques avec le personnel pour la répartition des tâches et
l’évaluation des travaux précédemment confiés.
LE DIRECTEUR DES OPERATIONS (DO)
Le DO est le garant de la bonne exécution tâches et mission attribuées aux autres
membres du personnel à l’exception du PDG à qui il devra rendre compte de l’évolution
des activités.
Rapport de stage 2023 P a g e 13 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
Il attribue les tâches, défini les plans de mission, forme le personnel sur les
aptitudes à tenir pour le succès des tâches attribuées, s’assure de l’exécution
effective des missions et fait l’évaluation des résultats et performances déployées.
Il rend compte quotidiennement des activités menées au PDG.
LE SERVICE COMPTABILITE
Trois employés siègent en son sein :
- Un comptable chargé de la gestion comptable interne
- Un comptable chargé de la gestion comptable des dossiers des partenaires,
- Un fiscaliste spécialisé dans la gestion fiscale en interne ainsi que la gestion
fiscale des entreprises partenaires.
LE SERVICE RESSOURCES HUMAINES
Il loge un chargé des ressources humaines ayant pour mission la gestion du
personnel de SUPAC, veiller à ce qu’il y est de meilleures conditions de travail
pour ceux-ci. Il gère la paie, édite les bulletins de paie des salariés de SUPAC. Il
organise les recrutements, défini les profils des postes et rédige les contrats. En
externe, il se charge de recruter les profils demandés par nos partenaires ainsi que
toute autre entreprise demandant nos services à cet effet. Il gère également la paie
des partenaires sous demande.
Il travaille avec deux (2) stagiaires dont une de ressources humaines et
l’autre secrétaire chargée de la gestion des courriers, de la gestion des appels.
LE SERVICE INFORMATIQUE-INFOGRAPHIE
Il est chargé de la conception des affiches et flyers servant à la
communication et la publicité de SUPAC. Il se charge de la conception de
logiciels et tableaux de bord personnalisés pour les clients qui en font la demande.
Ce service se charge également de l’installation et de la mise à jour des ordinateurs
et logiciels utilisés en interne et ceux utilisés par les clients et partenaires.
Rapport de stage 2023 P a g e 14 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
LE SERVICE COMMERCIALE
Ce service héberge deux responsables dont une attachée commerciale et l’autre
chargée des études marketing. L’attachée commerciale est chargée de la planification,
l’élaboration et la mise en exécution du plan d’action commercial. Quant à la
responsable marketing, elle sonde le marché, identifie les besoins défini le plan d’action
marketing, veille à la satisfaction effective des besoins et établi puis exécute le service
après-vente. Elles doivent s’assurer de la bonne exécution des tâches recommandées aux
stagiaires subordonnés à leur unité. Leurs tâches consistent en la prospection en
élaborant des stratégies de vente et des animations commerciales afin de fidéliser les
clients et dans le même sens conquérir de nouveaux marchés.
Elles négocient des contrats de partenariats pour la constitution du réseau de
fidélité et la plateforme de l’entreprise. De plus, elles élaborent des stratégies
commerciales
Ce service travaille en permanence avec 5 stagiaires donc 4 stagiaires
commerciaux et une stagiaire secrétaire.
L’ASSISTANTE DE DIRECTION
L'assistante de direction assiste principalement le PDG et le DO puis l’ensemble
de l’équipe.
Elle gère l’agenda du PDG, organise ses déplacements professionnels et ses
rendez-vous ainsi que ceux du directeur des opérations (DO) selon leurs disponibilités
et leurs priorités.
Elle est en contact quotidien avec les interlocuteurs de l’entreprise (partenaires et
clients de l’entreprise) et assure un accueil de qualité aux visiteurs.
Elle reçoit, traite les courriers et prépare les documents administratifs de
l’entreprise.
Vue le niveau d’activité de SUPAC, le nombre de dossiers, d’appel, la cadence
des missions et leur pluralité, l’assistante de direction se fait assister par cinq (5)
stagiaires dont j’en fais partir.
Rapport de stage 2023 P a g e 15 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
LES STAGIAIRES SECRETAIRES
L’entreprise reçoit des stagiaires afin d’aider l’assistante de direction (AD)
dans ses tâches. Vue la diversité des activités de SUPAC, des tâches spécifiques
leur sont attribuées. Chacune l’exécute sous la supervision de l’AD et transmet
les données et dossiers manipulés pour leur centralisation dans la base de données
tenue par l’assistante de direction.
Rapport de stage 2023 P a g e 16 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
DEUXIEME PARTIE :
LA GESTION DU COURRIER AU
SEIN DU SECRETARIAT
Rapport de stage 2023 P a g e 17 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
III. PRESENTATION ET FONCTIONNEMENT DU SECRETARIAT DE
SUP’ACADEMY CONSULTING
1. Présentation du secrétariat
Le secrétariat de SUP’ACADEMY CONSULTING est dirigé par Mlle
N’GUESSAN MARIE PASCALE qui assure la coordination et la supervision.
Elle s’occupe des tâches routinières telles que : la réception des visiteurs, les
appels téléphoniques, la gestion des courriers, la communication et la gestion des
calendriers du personnel.
L’assistante principale travaille en collaboration avec cinq (5) secrétaires-
stagiaires qui sous les ordres de celle-ci exécuté leur mission avec rigueur,
organisation et discipline.
Les stagiaires secrétaire-Comptables (SCC)
La stagiaire secrétaire-commerciale (SSCo)
L’assistante de direction titulaire (AD)
La stagiaire assistante de direction titulaire (SAD)
2. Gestion du courrier à SUP’ACADEMY CONSULTING.
L’une des missions assignées aux stagiaires secrétaires est la gestion des courriers.
La gestion des courriers consiste en un suivi méthodique, organisé et
rigoureux des courriers. Soit ceux-ci sont émis par d’autres entreprises ou des
particuliers et en destination de SUPAC : il s’agit des courriers entrants ou
sortants. La question est de savoir comment le secrétariat assure la gestion des
courriers ?
2.1. Canaux de transmission, Importance et destination des
courriers
Rapport de stage 2023 P a g e 18 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
Les courriers entrants et sortants n’ont pas forcement la même destination
ni la même importance ni le même canal de transmission. En effet l’analyse des
courriers entrants montre que tous les courriers ont tous une destination unique
(SUPAC) par rapport à l’expéditeur. Mais une fois réceptionnés au secrétariat,
chaque courrier est traité de façon indépendante et affecté au service destinataire.
SUPAC
SERVICE
Dossiers
COMPTABILITE
Dossiers Reçus par Email fiscal
fiscal
SERVICE
CV de Reçus par Email, WhatsApp CV de RESSOURCES
postulants postulants HUMAINES
Formulaire Reçus par Email, WhatsApp Formulaire
SERVICE
d’achat d’achat COMMERCIAL
ILLUSTRATION : CAS DE COURRIERS ENTRANTS
Sur cette représentation simplifiée, deux canaux utilisés par SUPAC sont mis en
évidence : Email et WhatsApp. Au total, les canaux utilisés sont au nombre de
quatre à savoir Electronique, Médias sociaux, SMS, Physique (dépôts direct en
présentiel)
Rapport de stage 2023 P a g e 19 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
Destination des courriers
Une fois reçu au secrétariat les courriers sont orientés vers les autres
services de SUPAC en fonction des dossiers et informations afférents à chaque
courrier. Ainsi à la réception d’un dossier comptable ou fiscal par exemple, le
service destinataire est le « service comptabilité » alors que les CV et lettre de
motivation seront affectés au « service ressources humaines ».
2.2. Importance des courriers
Tous les courriers sont importants dès lors qu’ils sont tous porteurs de messages.
Toutefois leur gestion n’échappe pas au principe de priorité. En effet le traitement de
certains courriers doit être priorisé par la secrétaire traitante.
Exemple : à la réception de plusieurs courriers, nous traitons les courriers attendus
d’abord puis les autres après.
Les courriers n’utilisant pas forcément les mêmes canaux, n’ayant pas les mêmes
destinations spécifiques ni la même importance suivant le principe de la priorité, leur
gestion s’avère être une tâche à risque dont la moindre erreur pourrait avoir des
répercussions sur l’activité du service destinataire. Ainsi pour réduire le taux d’erreur
voir le neutraliser, SUPAC utilise pour la gestion de ses courriers une base de données
appelée « EASY-COURRIERS ».
[Link]ésentation d’EASY-COURRIERS
EASY-COURRIERS est un classeur Excel composé de quatorze feuilles :
FEUILLES FONCTION
Page de garde -
Partenaires Elle sert à lister tous les partenaires de l’entreprises, leurs adresses
et contacts.
Registre des courriers Ce registre permet d’enregistrer l’ensemble des courriers émis par
entrants des tiers externes en destination de SUP’ACADEMY
CONSULTING
Registre des courriers Il recense tous les courriers émis par SUP’ACADEMY en
sortants destination des tiers externes
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THEME : LA GESTION DES COURRIERS
CV postulant stage Cette feuille recense les dossiers des candidats ayant postulés à
école une offre de stage école. Ce qui permettra plus tard de programmer
les entretiens afin de trouver le profil idéal répondant aux besoins
du partenaire demandeur.
CV postulants stage de S’il s’agit d’un candidat postulant pour un stage de
perfectionnement perfectionnement ou de pré-emploi alors ses dossiers sont
répertoriés par la feuille « CV postulants stage de
perfectionnement ».
Recrutement emplois En cas d’offre directe d’emplois, les dossiers des postulants seront
partenaires enregistrés sur la feuille « Recrutement emplois partenaires
Candidats retenus- Les candidats retenus à la fin des entretiens seront enregistrés sur
partenaires cette feuille en attente de l’appel pour leur affectation dans
l’entreprise concernée.
Dossiers comptables- Cette feuille permet de référencer et enregistrer les documents
partenaires comptables reçus des entreprises dont SUP’ACADEMY gère la
comptabilité.
Dossiers fiscaux- Cette feuille permet de référencer et enregistrer les documents
partenaires fiscaux des entreprises dont SUP’ACADEMY gère la fiscalité.
Dossiers Commerciaux- Elle enregistre les documents comportant des informations
partenaires commerciales des entreprises partenaires collaborant avec
SUPAC pour la définition de leur PAM et PAC.
Dossiers RH- Celle-ci enregistre les dossiers transmis par nos partenaires pour
partenaires l’audit et la gestion de leur Ressources Humaines.
Courriers sortants-rêche Cette feuille enregistre tous les courriers sortants de SUPAC dont
partenariats la finalité est d’élargir la part de marché de SUPAC, établir une
nouvelle communication avec de nouveaux prospects, …
Courriers internes entre Cette feuille traite essentiellement les courriers émis par un service
services de SUPAC en destination d’un ou plusieurs autres services
internes de SUPAC
Exemple : notes de service
Rapport de stage 2023 P a g e 21 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
3. Traitement des courriers entrants
Courriers reçus par email ; WhatsApp ; SMS
OUVERTURE DES LIGNES / MISE SUR TENSION DES
ORDINATEURS
Consultation des emails, réseaux sociaux,
SMS
Accuser de réception
Téléchargement des dossiers joints, collecte d’informations
Impression des pièces jointes
Voir annexe : registre des
Enregistrement au registre des courriers entrants
courriers entrants
Transmission au P.D.G ou au D.O
Voir annexe : exemple de
Imputation au service concerné dossiers comptables
Transmission du dossier ou message au
service concerné
Réception physique (main en main) de courriers
Le principe est le même sauf qu’ici, l’accuser de réception se traduit par notre
décharge dans le cahier de transmission du porteur.
Rapport de stage 2023 P a g e 22 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
3. Le traitement des courriers sortants
Lorsque le service comptabilité par exemple veut envoyer un courrier portant la
demande de dossiers comptables, je me charge de rédiger de façon manuscrite le
courrier, ensuite je le soumets au comptable demandeur, pour apporter les
corrections éventuelles sur le fond. Chose faite, je passe à la saisie sans
modification aucune. Le document saisi est transféré au PDG pour analyse et
apposition de son paraphe. Une fois paraphé, nous imprimons l’exemplaire à
expédier au destinataire qui est ensuite transmis au PDG pour la signature
définitive. Dès lors que le document est signé, il nous revient et s’il s’agit d’une
expédition physique alors nous procédons à sa mise sous enveloppe. S’il doit être
envoyé par email ou par WhatsApp alors nous le scannons via le scanner puis
procédons à son envoi via le canal préconisé.
Une copie signée du courrier reste au secrétariat : cette copie est alors classée.
Il faut noter que ces courriers font également l’objet d’un suivi dans la base de
données « EASY-COURRIERS » dans le « registre des courriers sortants » et
« courriers internes entre services » (voir annexe).
IV. Bilan des activités
1. Les apports de mon stage
Mon stage à SUP’ACADEMY CONSULTING a été très instructif. Au cours de ces
quarante-cinq jours, j’ai pu observer le fonctionnement d’une entreprise avec
hiérarchie, ce qui m’a totalement conquis. Au-delà de l’activité menée, j’ai pu
apprendre comment s’articulent les différents services d’une telle entreprise et la
nécessité d’en avoir plusieurs.
Il m’a aussi permis de mieux connaître le métier de secrétaire. En effet, j’ai pu
réellement m’impliquer dans cette entreprise en mettant en application mes
connaissances, et de découvrir ses réalités. J’ai pu savoir que pour exercer en tant
que secrétaire, il faudrait d’abord maîtriser les principes du métier, ensuite être
rigoureuse, vigilante et travailler avec exactitude. L’organisation est au centre de la
gestion de secrétariat. Le traitement de l’image de soi et la maitrise de soi sont
essentiels, la communication verbale exige de la secrétaire du professionnalisme
extrême : technique de prise téléphonique, accueil physique, tonalité, débit, et rythme
vocal sont autant de paramètres à prendre en compte pour un meilleur rendement oral.
Du point de vue de l’informatique, j’ai compris à travers ce stage qu’il était important
voire impossible de clamer une bonne gestion de secrétariat sans une bonne maitrise
Rapport de stage 2023 P a g e 23 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
de l’outil informatique. En effet à SUP’ACADEMY CONSULTING en tant que
secrétaire, la maitrise d’Excel et de PowerPoint en plus de Word s’avère nécessaire.
Et au-delà du fonctionnement de l’entreprise, j’ai bénéficié de soutien et de conseils
suivant ma vie professionnelle car entourée de mes ainées toujours prêtes à me guider
et à m’aider à faire de bons choix.
Pour résumer, ce stage m’a permis de m’affirmer dans un autre milieu que la vie
scolaire et de me conforter dans le choix que j’ai fait en m’orientant en secrétariat
bureautique.
2. Commentaires
La circulation de l’information est l’un des points forts que j’ai retenu de cette
entreprise, tant au niveau du travail collaboratif, que dans l’implication de tous dans le
bon fonctionnement de l’entreprise.
Le plus remarquable dans cette entreprise est que le nombre restreint d’employés
ne constitue pas une faiblesse. Du plus haut niveau hiérarchique au plus bas, tous font
preuve de rigueur et de sérieux dans le travail. Malgré l’accumulation des tâches,
chaque employé réussit à les accomplir correctement.
De plus, l’ambiance de travail était plus que satisfaisante. Le contact avec le
personnel a été très rapide et convivial, cela est peut-être dû à l’ambiance familiale qui
règne au sein de l’entreprise. Les relations humaines entre les employés sont une
force pour l’entreprise car la convivialité et la paix qui y règne rendent le travail
doublement efficace puisqu’il y a une entraide.
L’atmosphère au sein de l’entreprise était en général agréable. Et au travers de
cela, j’ai pu comprendre que l’activité d’une entreprise est plus performante dans une
atmosphère chaleureuse et bienveillante.
Cependant, les services sont souvent submergés par le nombre élevé de dossiers
à traiter étant donné que SUPAC doit satisfaire au quotidien ses multiples clients et
partenaires. Il serait de ce fait catholique de procéder à un recrutement afin de
décharger un tant soit peu le personnel.
V. Les critiques et suggestions
1- Les critiques
- Insuffisance de personnel dans certains services retarde quelques fois la
productivité. En effet quand bien même les stagiaires leur sont affectés, la mise
à niveau de ses stagiaires consume une partie du budget temps alloué aux
traitements de dossiers.
- Le manque de salle d’attente crée parfois des masses humaines considérables
au sein des services. Ce qui peut compromettre la confidentialité des
documents.
Rapport de stage 2023 P a g e 24 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
2- Les suggestions
- Recruter pour se doter d’un effectif permanent car les stagiaires au terme de
leur stage partent pour laisser place à de nouveaux stagiaires avec qui les
responsables des services devront reprendre la routine des mises à niveau.
- Songer à une salle d’attente attrayante.
Rapport de stage 2023 P a g e 25 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
CONCLUSION
Ce stage nous a permis de quitter le carcan scolaire en se frottant aux
réalités professionnelles d’une entreprise. Il nous a permis de nous installer sur la
civière de transition entre le monde estudiantin et la vie administrative
professionnelle.
Durant ce stage, j’ai eu l’opportunité de découvrir un métier sous toutes ses
formes et de comprendre de manière globale les difficultés que les secrétaires
pouvaient rencontrer dans l’exercice de leur fonction.
Ainsi, l’objet de mon travail a consisté en la compréhension du système de
gestion des courriers1 d’une entreprise commerciale (SUPAC).
Au final, je peux affirmer qu’il a été très enrichissant, en ce sens qu’ayant
porté sur la gestion des courriers2 d’une entreprise Commerciale, il m’a permis
de confronter mes connaissances théoriques acquises lors de ma formation avec
la pratique professionnelle.
Rapport de stage 2023 P a g e 26 | 27
THEME : LA GESTION DES COURRIERS
ANNEXES
Annexe 1 : intitulé des feuilles du classeur
Annexe 2
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