MODULE DE FORMATION — GESTION ÉLECTRONIQUE DU COURRIER (GEC) GEC — 2025
MODULE DE FORMATION
Gestion Électronique du Courrier (GEC)
📬 Durée : 1,5 jour (10h30)
👥 Public : Secrétaires, assistants, agents
d'accueil
🎯 Prérequis : Notions de base en informatique
📅 Version : Janvier 2025
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📑 Table des Matières
TOC \h \o "1-3"
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Objectifs Pédagogiques
À l'issue de ce module de formation, les participants seront capables de :
# Objectif pédagogique Niveau
1 Définir la GEC et la distinguer d'une messagerie classique Connaissance
2 Maîtriser le circuit complet du courrier entrant (réception → Maîtrise
traitement → archivage)
3 Gérer le courrier sortant et assurer sa traçabilité Maîtrise
4 Utiliser les fonctions d'indexation, de classification et de Application
recherche
5 Appliquer les règles de confidentialité et de sécurité du courrier Application
6 Paramétrer et suivre un workflow de traitement du courrier Application
7 Produire des indicateurs et statistiques sur les flux courrier Connaissance
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Module 1 — Fondamentaux de la GEC
1.1 Définition et périmètre
La Gestion Électronique du Courrier (GEC) est un système informatisé dédié à la
dématérialisation, au traitement, à la distribution et à la traçabilité de l'ensemble des courriers
reçus et émis par une organisation.
💡 Définition synthétique
La GEC couvre l'intégralité du cycle de vie d'un courrier :
Réception → Numérisation → Indexation → Distribution → Traitement →
Archivage
Elle s'applique aux courriers physiques (papier) comme aux courriers électroniques
(emails).
Périmètre fonctionnel
● Courriers entrants : lettres, recommandés, colis, emails, fax numérisés
● Courriers sortants : lettres, notifications, convocations, réponses officielles
● Courriers internes : notes de service, circulaires, mémos inter-services
● Courriers mixtes : échanges multi-canaux avec un même interlocuteur
1.2 Différences entre GEC et messagerie classique
Critère Messagerie classique GEC
Périmètre Emails uniquement Tous types de courriers (papier +
électronique)
Traçabilité Limitée (envoyé/reçu) Complète : chaque action est
horodatée et journalisée
Workflow Manuel Automatisé selon des règles métier
Indexation Absente ou basique Avancée : métadonnées, catégories,
entités
Archivage Boîtes email individuelles Archivage centralisé, sécurisé,
durable
Statistiques Inexistantes Tableaux de bord, délais de
traitement, volumes
Confidentialité Gestion individuelle Habilitations centralisées par rôle et
service
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1.3 Les enjeux de la GEC
Enjeux organisationnels
● Élimination du courrier papier en circulation interne
● Réduction du risque de perte ou d'oubli de traitement d'un courrier
● Visibilité en temps réel sur l'état de traitement de chaque courrier
● Respect des délais de réponse réglementaires (ex. 2 mois pour les administrations)
Enjeux financiers
● Réduction des coûts d'affranchissement, de reprographie et de stockage physique
● Diminution du temps de traitement manuel du courrier
● Optimisation du nombre de postes dédiés à la gestion du courrier
📊 Chiffres clés
• Une organisation de 100 personnes reçoit en moyenne 200 à 500 courriers par jour.
• Sans GEC, le coût de traitement d'un courrier papier est estimé entre 12 et 20 €.
• Avec la GEC, ce coût descend à 3 à 5 € par courrier.
• 30 % des courriers reçus ne reçoivent jamais de réponse dans les organisations sans
GEC.
• Le délai moyen de traitement passe de 5 jours à moins de 24h avec une GEC bien
déployée.
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Module 2 — Le Circuit du Courrier Entrant
2.1 Vue d'ensemble du circuit
Le courrier entrant suit un circuit précis, de sa réception physique ou électronique jusqu'à son
archivage, en passant par toutes les étapes de traitement. Chaque étape doit être tracée dans le
système GEC.
Ét Action Responsable
ap
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1. Collecte du courrier papier, ouverture, tri Agent courrier / Accueil
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2. Scan haute qualité, contrôle de lisibilité Agent courrier
Nu
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3. Saisie des métadonnées (expéditeur, date, Agent courrier / Secrétariat
In objet, urgence)
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tio
n
4. Identification du service destinataire et de la Responsable courrier
Q nature du courrier
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5. Affectation au service ou agent responsable du Système GEC (automatique)
Di traitement
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6. Prise en charge, rédaction de la réponse, Service destinataire
Tr instruction du dossier
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7. Marquage du courrier comme traité, liaison avec Agent traitant
Cl la réponse émise
ôt
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8. Classement définitif dans le dossier GED selon Système GEC / Agent
Ar le plan de classement
chi
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2.2 La réception physique du courrier
Bonnes pratiques à l'ouverture
1. Trier le courrier par niveau de priorité : urgent, confidentiel, standard
2. Ne jamais ouvrir les courriers portant la mention PERSONNEL ou CONFIDENTIEL
3. Apposer le tampon de réception avec la date et l'heure d'arrivée
4. Regrouper les pièces jointes avec le courrier principal
5. Signaler immédiatement tout courrier endommagé ou suspect
⚠️Cas particuliers à traiter avec attention
• Recommandés avec avis de réception : conserver l'avis signé, le scanner avec le
courrier.
• Plis confidentiels : transmettre fermés au destinataire nommément désigné.
• Courriers hors délai ou en souffrance : signaler à la direction pour décision.
• Documents originaux uniques (titres, contrats signés) : ne pas numériser seul, alerter le
responsable.
2.3 La numérisation
Paramètres techniques recommandés
Type de document Résolution Format Mode couleur
Courrier standard 300 dpi PDF/A Niveaux de gris
Document avec 400 dpi PDF/A Couleur
photos/illustrations
Plans, cartes, grands 200 dpi PDF/A Couleur
formats
Document très dégradé / 600 dpi PDF/A Couleur
ancien
Contrôles qualité après numérisation
● Vérifier la lisibilité de chaque page : pas de zone tronquée, pas de flou
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● S'assurer que toutes les pages sont présentes (comparer avec le document papier)
● Valider l'OCR : vérifier que le texte est bien reconnu sur quelques passages
● Supprimer les pages blanches non significatives
2.4 L'indexation du courrier entrant
L'indexation est l'opération qui consiste à attribuer des métadonnées au courrier numérisé pour le
rendre retrouvable et traçable. Elle doit être réalisée avec rigueur et exhaustivité.
Champ de métadonnée Obligatoire Exemple de valeur
Date de réception Oui 2025-03-15
Expéditeur (nom/organisme) Oui Ministère de l'Économie
Adresse expéditeur Non 139 rue de Bercy, 75012 Paris
Objet du courrier Oui Demande de subvention
exercice 2025
Type de courrier Oui Demande / Réclamation /
Information / Avis
Niveau de priorité Oui Urgent / Normal / Faible
Niveau de confidentialité Oui Public / Interne / Confidentiel /
Secret
Service destinataire Oui Direction financière
Agent traitant désigné Non Nom de l'agent
Date d'échéance de réponse Non 2025-04-15 (si applicable)
Numéro de suivi / référence Oui GEC-2025-00342
Courrier lié (référence) Non GEC-2024-00198 (si réponse à
un courrier antérieur)
2.5 Distribution et affectation
Modes de distribution
● Distribution automatique : le système GEC reconnaît le service destinataire via règles
métier
● Distribution manuelle : le responsable courrier affecte manuellement au bon agent
● Distribution par défaut : les courriers non identifiés sont dirigés vers une corbeille commune
Règles de distribution automatique — exemples
Critère détecté Affectation automatique
Objet contient « facture » ou « paiement » Service comptabilité — Factures fournisseurs
Objet contient « réclamation » ou « plainte » Service relation client — Réclamations
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Expéditeur = Tribunal ou Huissier Direction juridique — Urgences légales
Objet contient « candidature » ou « CV » DRH — Recrutement
Courrier recommandé avec délai légal Direction générale — Urgences
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Module 3 — Le Circuit du Courrier Sortant
3.1 Vue d'ensemble
Le courrier sortant regroupe l'ensemble des communications émises par l'organisation vers des
interlocuteurs externes (clients, partenaires, administrations) ou vers d'autres entités de
l'organisation. La GEC permet d'en assurer la traçabilité complète et le contrôle qualité.
3.2 Circuit du courrier sortant
Ét Action Responsable
ap
e
1. Création du courrier par l'agent en charge Agent traitant
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2. Vérification du fond et de la forme Agent / Secrétariat
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3. Approbation par le responsable habilité Responsable de service
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4. Signature manuscrite ou électronique qualifiée Signataire habilité
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5. Archivage dans la GEC avec numéro de Secrétariat / GEC auto.
En référence unique
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G
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C
6. Préparation de l'expédition physique ou Agent courrier
Mi électronique
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7. Expedition via La Poste, recommandé, email Agent courrier
Aff sécurisé
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8. Rattachement à la demande ou au dossier GEC automatique
Li d'origine
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tra
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3.3 Numérotation et référencement
Chaque courrier sortant doit recevoir un numéro unique permettant son identification et sa
traçabilité. Ce numéro est généré automatiquement par la GEC.
📋 Structure du numéro de référence sortant
Format recommandé : [CODE_ORG]-[SERVICE]-[ANNEE]-[SEQUENCE]-[TYPE]
Exemple : MAIRIE-DG-2025-00089-LR
➔ Mairie — Direction Générale — 2025 — 89e courrier — Lettre Recommandée
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Exemple : ACME-DAF-2025-00234-FACT
➔ ACME — Direction Administrative et Financière — 2025 — 234e courrier — Facture
3.4 La signature électronique dans la GEC
Niveaux de signature électronique (règlement eIDAS)
Niveau Définition Usage recommandé
Simple Signature basique (ex. nom scanné) Courriers internes non
engageants
Avancée Lien fort avec le signataire, données Contrats, courriers officiels
infalsifiables
Qualifiée Certificat délivré par prestataire de Actes juridiques, marchés
confiance qualifié publics
✅ Avantages de la signature électronique
• Réduction des délais : suppression des circuits papier de signature.
• Traçabilité totale : horodatage, identité du signataire, intégrité du document garantis.
• Valeur juridique : équivalente à la signature manuscrite pour les niveaux avancé et
qualifié.
• Économie : suppression des frais d'impression, d'envoi et de stockage.
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Module 4 — Workflows et Automatisation
4.1 Principes du workflow courrier
Un workflow (ou circuit de traitement) est une séquence d'étapes automatisées déclenchées par
des événements ou des conditions prédéfinies. Dans la GEC, les workflows garantissent qu'aucun
courrier n'est oublié ou traité en dehors des procédures définies.
4.2 Modèles de workflows courants
Workflow : Réclamation client
Étape Délai max. Action
Réception & indexation Jour J L'agent courrier indexe la réclamation
Accusé de réception J + 2h Email automatique au client
automatique
Affectation au gestionnaire J + 4h Le responsable affecte à un agent
Instruction du dossier J + 5 jours L'agent analyse et prépare la réponse
Validation de la réponse J + 6 jours Le responsable valide
Envoi de la réponse J + 7 jours Courrier envoyé, dossier clôturé
Archivage J + 7 jours Dossier archivé automatiquement
Workflow : Courrier urgent / officiel
Étape Délai max. Action
Réception Immédiat Signalement prioritaire dans la GEC
Alerte responsable < 30 min Notification automatique par email/SMS
Prise en charge < 2h Le responsable confirme réception
Instruction Selon nature Traitement prioritaire
Escalade si non traité J+1 Relance automatique vers N+1
4.3 Gestion des délais et alertes
Système d'alertes automatiques
● Alerte J-3 : rappel à l'agent traitant que le délai de réponse approche
● Alerte J-1 : rappel d'urgence avec copie au responsable hiérarchique
● Alerte J+0 (dépassement) : escalade automatique vers le responsable et notification
direction
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● Alerte hebdomadaire : synthèse des courriers en attente de traitement par service
⚠️Délais légaux de réponse à respecter
• Administration publique : 2 mois pour répondre à une demande (loi DCRA).
• Réclamation consommateur : 10 jours pour accuser réception, 2 mois pour répondre.
• Litige contractuel : délais contractuels ou légaux selon la nature du différend.
• Lettre recommandée avec AR : toujours traiter en priorité, délais souvent légaux.
4.4 Tableau de bord et indicateurs
Indicateurs essentiels à suivre
Indicateur Formule / Définition Cible
Taux de traitement dans les délais Courriers traités à temps / total × 100 > 95 %
Délai moyen de traitement Somme des délais / nombre de < 3 jours
courriers
Volume journalier entrant Nombre de courriers reçus par jour Suivi mensuel
Taux de courriers en retard Courriers hors délai / total × 100 <5%
Taux de numérisation Documents numérisés / total reçus × 100 %
100
Délai de distribution Temps entre réception et affectation < 2h
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Module 5 — Sécurité, Confidentialité et Conformité
5.1 Classification de la confidentialité
Tout courrier entrant ou sortant doit être classifié selon son niveau de confidentialité dès l'étape
d'indexation. Cette classification détermine les droits d'accès appliqués automatiquement par le
système GEC.
Niveau Définition Exemples de courriers Accès
PUBLIC Information destinée à être Communiqués, Tous
diffusée largement publications officielles collaborateurs
INTERNE Information réservée aux Notes de service, Tous
collaborateurs circulaires RH collaborateurs
authentifiés
CONFIDENTIEL Information sensible à Contrats, courriers Service
circulation restreinte financiers, décisions RH concerné +
direction
SECRET Information très sensible, Procédures judiciaires, Personnes
accès nominatif données personnelles nommément
sensibles habilitées
5.2 Traçabilité et journalisation
Le système GEC enregistre automatiquement toutes les actions réalisées sur un courrier. Ce
journal d'audit est inaltérable et constitue une preuve en cas de litige ou de contrôle.
Actions enregistrées dans le journal d'audit
● Réception et numérisation (date, heure, agent)
● Indexation et modifications de métadonnées
● Ouverture et consultation du courrier (par qui, quand)
● Distribution et changement d'affectation
● Ajout d'annotations ou de notes internes
● Envoi d'une réponse ou d'un accusé de réception
● Clôture et archivage du dossier
● Tentatives d'accès non autorisées
5.3 RGPD et courriers
Obligations spécifiques au courrier
● Les courriers contenant des données personnelles sont soumis au RGPD
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● La durée de conservation doit être définie et respectée scrupuleusement
● Le droit d'accès des personnes concernées s'applique aux courriers les mentionnant
● Les courriers RH (sanctions, licenciements) sont soumis à des durées légales strictes
📋 Durées de conservation des courriers selon leur nature
• Courrier commercial général : 5 ans
• Courrier relatif à un contrat : durée du contrat + 5 ans
• Courrier RH (discipline, licenciement) : 5 ans après fin du contrat
• Courrier contentieux ou judiciaire : durée de la procédure + 10 ans
• Courrier fiscal ou comptable : 6 à 10 ans selon nature
• Réclamation consommateur : 5 ans après clôture
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Module 6 — Mise en Œuvre et Bonnes Pratiques
6.1 Organisation du poste courrier
Équipements nécessaires
● Scanner haute cadence (A4/A3, recto-verso, 60+ pages/minute)
● Poste informatique dédié à la numérisation et l'indexation
● Connexion réseau sécurisée au serveur GEC
● Balance postale connectée et affranchisseuse numérique
● Espace de travail sécurisé : courrier confidentiel sous clé
Organisation temporelle type (journée courrier)
Horaire Activité
08h00 – 08h30 Collecte et ouverture du courrier postal matinal
08h30 – 10h00 Numérisation et indexation du courrier entrant
10h00 – 10h30 Distribution électronique et alertes urgences
10h30 – 12h00 Traitement des courriers électroniques entrants
14h00 – 15h00 Collecte courrier après-midi + courrier sortant à expédier
15h00 – 16h00 Préparation et affranchissement du courrier sortant
16h00 – 17h00 Suivi des dossiers en attente, relances, mise à jour GEC
17h00 – 17h30 Clôture quotidienne : bilan des courriers traités/en attente
6.2 Règles d'or de l'agent courrier
6. Tout courrier reçu doit être enregistré dans la GEC le jour même de sa réception
7. Ne jamais traiter un courrier sans l'avoir préalablement numérisé et indexé
8. Respecter scrupuleusement les niveaux de confidentialité définis
9. Signaler immédiatement à son responsable tout courrier urgent ou sensible
10. Vérifier quotidiennement les alertes et courriers en attente de distribution
11. Ne jamais modifier les métadonnées d'un courrier déjà validé sans autorisation
12. Conserver les originaux papier selon les règles d'archivage physique en vigueur
13. Mettre à jour le statut de chaque courrier après chaque action
6.3 Gestion des situations exceptionnelles
Situation Procédure à suivre
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Panne du système GEC Basculer sur le registre papier de secours, enregistrement
différé dans la GEC
Courrier suspect (anthrax, colis Ne pas ouvrir, alerter la sécurité, signaler aux autorités
suspect)
Courrier mal adressé reçu par erreur Ne pas ouvrir si cachet intact, retourner à l'expéditeur ou à
La Poste
Volume exceptionnel (crise, Activer le plan de continuité : renforts, priorisation urgents
campagne)
Courrier confidentiel ouvert par Refermer, noter l'incident, informer le destinataire et la
erreur hiérarchie
Accès non autorisé au courrier Journaliser l'incident, alerter la DSI et la direction
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Module 7 — Évaluation et Exercices Pratiques
7.1 QCM de compréhension
Question 1 — Quelle est la première action à réaliser sur un courrier papier reçu ?
● a) L'indexer dans la GEC
● b) Apposer le tampon de réception avec date et heure ✅
● c) Le transmettre directement au service destinataire
● d) Le numériser immédiatement
Question 2 — Un courrier portant la mention CONFIDENTIEL doit être :
● a) Numérisé puis ouvert par l'agent courrier
● b) Transmis fermé au destinataire nommément désigné ✅
● c) Ouvert et indexé comme tout autre courrier
● d) Retourné à l'expéditeur
Question 3 — Le journal d'audit de la GEC permet de :
● a) Supprimer les courriers anciens automatiquement
● b) Modifier les métadonnées sans laisser de trace
● c) Tracer toutes les actions réalisées sur un courrier ✅
● d) Chiffrer le contenu des courriers
Question 4 — Le délai légal de réponse d'une administration publique à une demande est
de :
● a) 15 jours
● b) 1 mois
● c) 2 mois ✅
● d) 3 mois
7.2 Exercice pratique — Indexation d'un courrier entrant
📋 Consigne
Vous recevez le courrier suivant le mardi 18 mars 2025 à 9h15 :
Expéditeur : Cabinet d'avocats MARTIN & ASSOCIÉS, 12 rue du Palais, 69001 Lyon
Objet : Mise en demeure — non-paiement de la facture n°2024-0892
Type : Lettre recommandée avec avis de réception
Destinataire probable : Direction Administrative et Financière
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Mission : Remplissez la fiche d'indexation complète pour ce courrier.
Identifiez le niveau de priorité, le niveau de confidentialité et les actions immédiates.
7.3 Exercice pratique — Conception d'un workflow
📋 Consigne
Vous êtes chargé(e) de concevoir le workflow de traitement pour le type de courrier
suivant :
Type : Demande de remboursement d'un client (montant < 500 €)
Consignes :
1. Listez les étapes du workflow de l'arrivée du courrier à sa clôture.
2. Définissez les délais maximaux pour chaque étape.
3. Identifiez les acteurs impliqués à chaque étape.
4. Précisez les alertes automatiques à configurer.
7.4 Grille d'évaluation
Compétence Critères d'évaluation Niveau attendu
Réceptionner le courrier Respect des procédures d'ouverture et de Maîtrise
tri
Numériser Paramètres corrects, contrôle qualité Maîtrise
effectué
Indexer Tous les champs renseignés, Maîtrise
métadonnées exactes
Qualifier et distribuer Affectation correcte au bon service Application
Suivre les délais Utilisation des alertes, relances Application
appropriées
Traiter le courrier sortant Circuit complet respecté, référencement Maîtrise
correct
Appliquer la confidentialité Niveaux correctement attribués et Maîtrise
respectés
Produire des statistiques Lecture et interprétation du tableau de Connaissance
bord
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Annexes
Annexe A — Fiche d'indexation type (courrier entrant)
Champ Valeur
Numéro GEC GEC-[ANNEE]-[SEQUENCE] (généré
automatiquement)
Date de réception JJ/MM/AAAA — HH:MM
Canal de réception Postal / Email / Fax / Dépôt en main propre
Expéditeur — Nom/Organisme
Expéditeur — Adresse
Expéditeur — Email / Téléphone
Objet du courrier
Type de courrier Demande / Réclamation / Information / Avis / Mise en
demeure / Autre
Niveau de priorité Urgent / Normal / Faible
Niveau de confidentialité Public / Interne / Confidentiel / Secret
Pièces jointes Oui / Non — Nombre : ___
Service destinataire
Agent traitant désigné
Date d'échéance de réponse
Courrier lié (référence)
Observations
Annexe B — Glossaire GEC
Terme Définition
Accusé de réception (AR) Document ou notification confirmant la bonne réception
d'un courrier
Affranchissement Apposition de timbres ou impression d'une empreinte
postale sur un envoi
Circuit courrier Ensemble des étapes de traitement d'un courrier de sa
réception à son archivage
Corbeille commune File d'attente recevant les courriers non affectés
automatiquement
Délai de traitement Temps écoulé entre la réception d'un courrier et l'envoi de
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la réponse
Escalade Transmission automatique d'un courrier à un niveau
hiérarchique supérieur en cas de dépassement
Horodatage Enregistrement automatique de la date et de l'heure d'une
action
Journal d'audit Registre inaltérable de toutes les actions réalisées sur un
courrier
Mise en demeure Courrier officiel sommant son destinataire de respecter une
obligation
Workflow Circuit automatisé d'acheminement et de validation d'un
courrier
Annexe C — Références réglementaires
● Loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec
les administrations (délais de réponse)
● Décret n° 2001-492 du 6 juin 2001 sur l'accusé de réception des demandes
● RGPD — Règlement UE 2016/679 relatif à la protection des données personnelles
● Code de commerce, art. L123-22 : Conservation des documents commerciaux
● NF Z 42-013 : Archivage électronique — garanties d'intégrité
● Règlement eIDAS (UE 910/2014) : Signature et identité électroniques
— Fin du Module de Formation GEC —
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