MODULE DE FORMATION — GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS GED — 2025
MODULE DE FORMATION
Gestion Électronique des Documents (GED)
📋 Durée : 2 jours (14h)
👥 Public : Tout personnel administratif
📅 Version : Janvier 2025
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MODULE DE FORMATION — GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS GED — 2025
📑 Table des Matières
TOC \h \o "1-3"
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Module 1 — Introduction à la GED
1.1 Définition et concepts fondamentaux
La Gestion Électronique des Documents (GED) désigne l'ensemble des techniques et logiciels
permettant de numériser, classer, stocker, retrouver et diffuser des documents sous forme
numérique au sein d'une organisation.
💡 Définition officielle
La GED est un système informatisé permettant de gérer le cycle de vie complet des
documents :
de leur création à leur archivage ou destruction, en passant par leur diffusion et leur
modification.
Les trois dimensions de la GED
● Dimension technique : numérisation, indexation, stockage, OCR
● Dimension organisationnelle : processus, workflows, habilitations
● Dimension juridique : valeur probante, archivage légal, RGPD
1.2 Historique et évolution
Période Évolution
Années 1980 Premières bases documentaires, fichiers papier scannés
Années 1990 Apparition des premiers logiciels GED spécialisés
Années 2000 Intégration ERP/GED, workflows électroniques
Années 2010 GED Cloud, mobilité, signature électronique
2020 à aujourd'hui IA, classification automatique, full text search, dématérialisation totale
1.3 Enjeux pour l'organisation
Enjeux stratégiques
● Réduction des coûts liés à la gestion documentaire (impression, archivage physique)
● Amélioration de la productivité et du partage de l'information
● Conformité réglementaire (RGPD, normes sectorielles)
● Continuité d'activité et résilience en cas de sinistre
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Enjeux opérationnels
● Accès rapide et sécurisé aux documents depuis n'importe quel poste
● Traçabilité des modifications et des accès
● Réduction du risque de perte ou de doublon documentaire
📊 Chiffres clés
• Un employé passe en moyenne 1h30/jour à chercher des documents.
• 15 % des documents papier sont perdus ou égarés dans une organisation.
• La GED peut réduire les coûts documentaires jusqu'à 40 %.
• Le délai de traitement d'un dossier est divisé par 3 en moyenne.
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Module 2 — Composantes et Fonctionnalités d'un
Système GED
2.1 Les fonctions essentielles
A. La capture et la numérisation
La capture est le point d'entrée de tout document dans le système GED. Elle peut s'effectuer par
plusieurs moyens :
● Numérisation via scanner (documents papier)
● Import de fichiers natifs (PDF, Word, Excel, emails)
● Capture automatisée via interfaces applicatives (API)
● Dépôt depuis un client de messagerie (Outlook, Thunderbird)
B. La reconnaissance de texte (OCR)
L'OCR (Optical Character Recognition) transforme une image scannée en texte interrogeable.
C'est une technologie clé pour rendre les documents anciens ou papier exploitables dans la GED.
Type d'OCR Usage
OCR simple Documents imprimés de bonne qualité
OCR avancé (ICR) Reconnaissance de l'écriture manuscrite
OMR Reconnaissance de cases à cocher, formulaires
OCR IA (intelligent) Extraction automatique de données structurées
C. L'indexation documentaire
L'indexation consiste à attribuer des métadonnées à chaque document pour permettre sa
recherche ultérieure. Il existe deux types d'indexation :
● Indexation manuelle : l'utilisateur renseigne les champs (titre, date, auteur, type…)
● Indexation automatique : le système extrait les métadonnées par analyse du contenu
🔑 Métadonnées typiques d'un document GED
• Titre du document • Date de création • Auteur / service
• Type de document • Mots-clés • Statut (brouillon, validé, archivé)
• Numéro de version • Confidentialité • Date d'échéance
D. Le stockage et l'organisation
● Architecture en plan de classement (arborescence thématique)
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● Stockage sur serveur local, NAS ou cloud sécurisé
● Gestion des formats : PDF/A pour l'archivage pérenne, formats natifs pour l'édition
● Redondance et sauvegarde automatique
E. La recherche et la consultation
Un bon système GED doit offrir plusieurs modalités de recherche :
● Recherche par métadonnées (formulaire de critères)
● Recherche plein texte (full-text search) dans le contenu des documents
● Navigation dans l'arborescence de classement
● Recherche par facettes et filtres combinés
2.2 Fonctions avancées
Gestion des versions
Chaque modification d'un document génère une nouvelle version. Le système conserve l'historique
complet et permet le retour à une version antérieure à tout moment. Les versions sont numérotées
(1.0, 1.1, 2.0…) selon une convention définie.
Workflow documentaire
Les workflows automatisent les circuits de validation et de traitement des documents. Un
document peut suivre un chemin prédéfini : rédaction → relecture → validation → diffusion →
archivage.
Étape du workflow Action
Création L'auteur rédige et soumet le document
Révision Les relecteurs annotent et proposent des modifications
Validation Le responsable approuve ou rejette
Publication Le document est rendu accessible aux destinataires
Archivage Le document est archivé selon les règles de conservation
Gestion des droits et habilitations
● Droits en lecture, écriture, modification, suppression
● Profils utilisateurs : administrateur, contributeur, lecteur
● Accès par service, projet ou catégorie documentaire
● Journalisation complète des accès et modifications
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Module 3 — Mise en Œuvre d'un Projet GED
3.1 Phases du projet
Phase 1 — Audit et diagnostic
1. Recensement des fonds documentaires existants
2. Analyse des flux documentaires entrants et sortants
3. Identification des besoins des utilisateurs par service
4. Évaluation du volume et des formats de documents
5. Cartographie des processus liés aux documents
Phase 2 — Conception
6. Définition du plan de classement
7. Choix des métadonnées et du référentiel documentaire
8. Conception des workflows de validation
9. Définition de la politique de nommage des documents
10. Élaboration de la politique de conservation (DUA)
Phase 3 — Déploiement
11. Installation et paramétrage de la solution retenue
12. Migration des fonds documentaires existants
13. Formation des utilisateurs et des administrateurs
14. Tests de recette utilisateurs (UAT)
15. Mise en production progressive
Phase 4 — Conduite du changement
● Communication interne sur les bénéfices attendus
● Désignation de référents GED dans chaque service
● Accompagnement individualisé des utilisateurs résistants
● Mise en place d'un support de proximité
3.2 Le plan de classement
Le plan de classement est la structure hiérarchique qui organise les documents dans le système
GED. Sa conception est cruciale et doit refléter l'organisation de l'entreprise et ses activités.
📁 Exemple de plan de classement
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01 — Direction Générale
01.01 — Stratégie et planification
01.02 — Rapports d'activité
02 — Ressources Humaines
02.01 — Dossiers du personnel
02.02 — Formation
02.03 — Recrutement
03 — Finance et Comptabilité
03.01 — Factures fournisseurs
03.02 — Factures clients
03.03 — Contrats
3.3 La politique de nommage
Une convention de nommage rigoureuse garantit la cohérence et facilite la recherche. Elle doit être
simple, mémorisable et systématiquement appliquée.
Élément Convention recommandée
Date Format ISO : AAAA-MM-JJ (ex : 2025-03-15)
Type de document Abréviation normalisée (FACT, CONT, PROC, NOTE…)
Service émetteur Code service (DRH, DAF, DSI…)
Numéro séquentiel 4 chiffres avec zéros (0001, 0002…)
Version V01, V02… ou numérotation sémantique
Séparateur Tiret bas (_) recommandé, pas d'espace ni accent
✅ Exemple de nommage
2025-03-15_CONT_DAF_0042_V01.pdf
➔ Contrat du 15 mars 2025, émis par la DAF, n°42, version 1
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Module 4 — Aspects Juridiques et Réglementaires
4.1 Valeur juridique du document électronique
En France, la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 a reconnu la valeur juridique de l'écrit électronique,
sous réserve que son auteur soit dûment identifié et que le document soit conservé dans des
conditions garantissant son intégrité.
Condition Exigence
Identification de l'auteur Signature électronique qualifiée (eIDAS)
Intégrité du document Empreinte cryptographique (hashage SHA-256)
Horodatage Horodatage électronique certifié
Conservation Archivage à valeur probante (NF Z 42-013)
4.2 RGPD et documents électroniques
Obligations spécifiques
● Inventaire des documents contenant des données personnelles
● Définition des durées de conservation conformes au RGPD
● Droit à l'effacement : procédures de suppression définitive
● Sécurité des accès aux documents confidentiels
● Journalisation des accès aux documents sensibles
⚠️Points de vigilance RGPD
• Les dossiers RH contiennent des données sensibles soumises à des durées légales
précises.
• Les documents clients doivent être supprimés à l'issue de la relation contractuelle +
délai légal.
• Les accès aux documents médicaux ou financiers doivent être strictement contrôlés et
tracés.
• Toute violation de données documentaires doit être déclarée à la CNIL sous 72 heures.
4.3 Durées légales de conservation
Type de document Durée de conservation
Contrats commerciaux 5 ans après expiration
Factures clients/fournisseurs 10 ans (obligation comptable)
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Bulletins de salaire 50 ans ou jusqu'à 75 ans du salarié
Documents comptables 10 ans
Correspondances commerciales 5 ans
Documents fiscaux 6 ans
Dossiers médicaux 20 ans minimum
Documents de chantier (BTP) 10 ans
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Module 5 — Bonnes Pratiques et Gestion
Quotidienne
5.1 Règles d'or de l'utilisateur GED
16. Toujours nommer le document selon la convention établie avant de l'enregistrer
17. Vérifier que le document est dans le bon dossier du plan de classement
18. Renseigner tous les champs de métadonnées obligatoires
19. Ne jamais dupliquer un document déjà présent dans la GED
20. Utiliser les fonctions de check-in/check-out lors de la modification d'un document partagé
21. Mettre à jour le statut du document après toute modification majeure
22. Signaler immédiatement tout accès non autorisé ou anomalie
5.2 Gestion des documents entrants
Processus de traitement d'un document reçu
● Réception et numérisation si document papier
● Vérification de la lisibilité et de la complétude
● Identification du type et du service destinataire
● Indexation avec les métadonnées appropriées
● Classement dans le bon dossier du plan de classement
● Déclenchement du workflow de traitement si nécessaire
● Notification des personnes concernées
5.3 Gestion des versions et révisions
📝 Règles de versionnement
Version mineure (1.0 → 1.1) : corrections orthographiques, mises à jour mineures
Version majeure (1.0 → 2.0) : modifications substantielles du contenu ou de la structure
Toujours conserver les versions précédentes (ne jamais supprimer)
Documenter les changements dans le champ 'commentaire de version'
Seule la version en cours est diffusée ; les anciennes versions sont archivées
5.4 Sécurité et confidentialité
Niveau de confidentialité Mesures appliquées
Public Accès libre en lecture à tous les utilisateurs
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Interne Accès aux seuls collaborateurs de l'organisation
Confidentiel Accès restreint au service concerné + direction
Secret / Très confidentiel Accès nominatif, journalisé, avec authentification forte
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Module 6 — Évaluation et Exercices Pratiques
6.1 Questions de compréhension
Exercice 1 — Vrai / Faux
Affirmation Réponse
La GED se limite à la numérisation de documents FAUX — Elle couvre tout le cycle de vie
papier. du document
L'OCR permet de rendre un document scanné VRAI
interrogeable.
Le RGPD ne s'applique pas aux documents FAUX — Il s'applique à tous les
électroniques. documents contenant des données
personnelles
Une version 2.0 indique une modification mineure. FAUX — 2.0 indique une modification
majeure
L'horodatage électronique garantit l'intégrité d'un VRAI
document.
6.2 Exercice pratique — Création d'un plan de classement
📋 Consigne
Vous êtes chargé(e) de mettre en place la GED d'une PME de 50 salariés opérant dans
le secteur de l'ingénierie.
1. Proposez un plan de classement à 2 niveaux pour les principaux services de
l'entreprise.
2. Définissez la convention de nommage des documents.
3. Identifiez 5 types de documents et leurs durées légales de conservation.
6.3 Exercice pratique — Indexation
📋 Consigne
Pour chacun des documents suivants, définissez les métadonnées à renseigner :
Document 1 : Un contrat fournisseur signé le 10 janvier 2025, valable 3 ans.
Document 2 : Un compte-rendu de réunion du Comité de Direction du 5 mars 2025.
Document 3 : Une facture client émise par le service commercial pour un montant de 15
000 €.
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6.4 Grille d'évaluation des acquis
Compétence évaluée Niveau attendu
Définir la GED et ses composantes Maîtrise
Appliquer la convention de nommage Maîtrise
Indexer un document avec les bonnes métadonnées Maîtrise
Identifier les durées de conservation légales Connaissance
Utiliser les fonctions de recherche avancée Maîtrise
Gérer les versions d'un document Maîtrise
Appliquer les règles RGPD aux documents Connaissance
Déclencher et suivre un workflow documentaire Application
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Annexes
Annexe A — Glossaire GED
Terme Définition
Check-in / Check-out Verrouillage d'un document lors de sa modification pour
éviter les conflits
DUA (Durée d'Utilité Administrative) Période pendant laquelle un document doit être conservé
Full-text search Recherche dans l'intégralité du contenu textuel d'un
document
Hashage Empreinte numérique unique d'un fichier garantissant son
intégrité
Indexation Attribution de métadonnées à un document pour faciliter sa
recherche
Métadonnée Information descriptive associée à un document (auteur,
date, type…)
OCR Optical Character Recognition : reconnaissance optique de
caractères
PDF/A Format PDF normalisé pour l'archivage à long terme (ISO
19005)
Plan de classement Structure hiérarchique organisant les documents dans la
GED
Workflow Circuit automatisé de traitement et de validation d'un
document
Annexe B — Normes et références réglementaires
● NF Z 42-013 : Archivage électronique — Spécifications relatives à la conception et à
l'exploitation
● ISO 15489 : Records Management — Gestion des documents d'activité
● eIDAS (Règlement UE 910/2014) : Signature électronique et identification numérique
● RGPD (Règlement UE 2016/679) : Protection des données personnelles
● Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 : Valeur juridique de l'écrit électronique
● Code de commerce, art. L123-22 : Conservation des documents comptables
Annexe C — Ressources complémentaires
● SIAF (Service Interministériel des Archives de France) : [Link]
● CNIL — Guide pratique RGPD pour les organisations : [Link]
● AFNOR — Normes documentaires : [Link]
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