Le logiciel EXCEL est un tableur.
Vous allez pouvoir à la fois mettre en
forme des données dans des tableaux en soignant la présentation (lignes
& couleurs) et en même temps, utiliser des formules de calculs afin
d’améliorer vos résultats.
La barre de menu
Depuis Excel 2007, la barre de menu se compose exclusivement d’icônes. Pour les
utilisateurs habitués aux versions antérieures, le changement est déroutant alors qu’en
fait, les menus sont plus intuitifs.
Le bouton office vous permet d’appeler les menus d’ouverture, d’enregistrement,
d’impression. Le bouton office correspond au menu Fichier des versions antérieures.
La barre d'accès rapide
La barre d'outils d'accès rapide permet d'y placer les commandes que vous utilisez le plus
souvent pour qu'ils soient plus facile d'accès. Les versions précédentes d'Excel vous
permettaient de créer ces propres barres d'outils. Mais cette option n'était pas souvent
utilisé. La barre d'y ajouter les commandes que vous utilisez le plus souvent.
La feuille de calculs
La grille qui s’affiche à l’écran s’appelle une feuille de calculs.
Sous la feuille de calculs, vous avez les mots Feuil1, Feuil2, …communément appelés
« onglets« . Chacun des onglets correspond à une feuille de calculs.
Une feuille de calculs se caractérise
par une grille de lignes et de colonnes.
L’intersection d’une ligne et d’une colonne est appelée CELLULE. La case dans laquelle
vous êtes en train de travailler, c’est la cellule active de la feuille de calculs.
Dans l’exemple ci-contre, on identifie aisément la cellule active à l’intersection de la
ligne 7 et de la colonne C.
La référence d’une cellule se lit facilement dans une feuille de calculs. Il vous suffit de
lire l’adresse de la cellule dans la zone de référence (le carré bleu dans cet exemple).
Pour vous déplacer vous pouvez utiliser les barres de défilement ou plus
communément les ascenseurs qui se situent en bas et à gauche de votre feuille de
calculs ainsi que les touches de direction de votre clavier.
La barre de formule
C’est la zone qui se trouve juste au dessus de la feuille de calculs. C’est dans cette zone
que vous allez écrire ou analyser le contenu d’une cellule. Dans le cas de figure suivant,
la cellule C2 affiche une date mais dans la barre de formule nous avons la fonction
AUJOURDHUI().
Le tableau ci-dessous explique les éléments qu'on retrouve à l'écran.
1) Bouton Microsoft Ce bouton vous donne accès à la plupart des commandes qui étaient
auparavant sous le menu Fichier en plus des options de l'application.
2) Barre d'accès Vous pouvez placer des boutons de commandes des options que
rapide vous utilisez le plus souvent.
3) La barre titre Permets de gérer l'application dans sa fenêtre. Elle donne aussi le
nom de l'application ( Excel ) et du document actuel ( Classeur1 ).
4) Le Ruban On retrouve toutes les commandes de l'application dans ce menu.
5) Les onglets Affiche les commandes les plus souvent utilisées. Les onglets
regroupent les commandes selon les étapes de réalisation d'un
document.
6) Raccourcis clavier Vous pouvez utiliser des combinaisons de touches pour actives des
commandes. Il suffit de commencer avec la touche Alt suivie les
lettres ou les chiffres encadrés en dessous des commandes.
7) Regroupement de Les commandes sont regroupées selon le type d'action que vous
commandes désirez activer. Plusieurs ont aussi des options supplémentaires en
appuyant sur le boîte de dialogue dans le coin inférieur droit du
regroupement.
8) Boutons Appuyez sur les boutons pour activer les commandes de votre choix.
commandes
9) Indicateur de Affiche la position de la cellule active. Peut aussi servir pour donner
position un nom à une cellule et aussi à se déplacer d'une cellule nommée à
une autre.
10) La barre formule Permets de voir et de modifier le contenu des cellules; que ce
contenu soit du texte, des chiffres ou des formules.
11) La cellule active Permet de sélectionner une cellule, ou un bloc de cellules, pour
ensuite changer son contenu, sa présentation, les déplacer, effacer
ou plusieurs autres possibilités.
12) La poignée de Permets de recopier le contenu d'une cellule, une formule ou une
recopie série de chiffres ou de titres.
13) Les en-têtes des Permets d'identifier la position des cellules par rapport à
colonnes et des l'intersection avec la lettre de la colonne (A à XFD) et le chiffre de la
lignes ligne
(1 à 1 048 576)
14) Les onglets des Excel permet d'avoir plusieurs feuilles de calcul dans un même
feuilles de calcul classeur. Les onglets sont utilisés pour identifier chaque feuille.
Excel vous permet d'accomplir des calculs en longueur, en largeur et
aussi en "profondeur". Il est possible de créer un bloc de cellules
provenant de plusieurs feuilles de calcul. Par exemple, la formule
suivante pour faire l'addition des chiffres des cellules A1 des feuilles
de calcul feuil1 à feuil5: =somme(feuil1:feuil5!A1). Ou l'addition de
la cellule A1 de la feuille de calcul actuel avec la cellule B4 de le
feuille de calcul feuil2: =A1+FEUIL2!B4. Vous pouvez varier selon
vos besoins.
15) La barre de Puisqu'un classeur peut avoir plusieurs feuilles de calcul, il est
défilement des impossible d'afficher tous les onglets en même temps. Cette barre
onglets permet donc d'afficher les feuilles de calcul qui ne sont pas visibles à
un moment donné.
16) La barre d'état Permets de voir au bas de l'écran les options qui sont activées.
17) Les barres de Permets de se déplacer horizontalement et verticalement sur une
défilement feuille de calcul. Chaque feuille est composée de 16 384 colonnes et
horizontal et vertical de 1 048 576 lignes.
18) Les curseurs de Permets de découper l'affichage en deux horizontalement et/ou
fractionnement verticalement. Ceci permet de comparer des chiffres qui sont
éloignés. Par exemple, ceci permet de comparer les chiffres d'un
mois avec ceux de l'année précédente.
19) Les colonnes Chaque feuille de calcul contient 16 384 colonnes nommées de A à
XFD.
20) Les lignes Chaque feuille de calcul contient des lignes numérotées de 1 à 1 048
576.
21) Le pointeur Permets de sélectionner une cellule, un bloc de cellules, un objet, ou
d'activer les options du menu ou les boutons des barres d'outils.
22) Modes Excel offre trois modes d'affichage : normal, mise en page, aperçu
d'affichage des sauts de page.
23) Zoom Vous pouvez zoomer sur la feuille de calcul pour voir plus de détails
ou un plus grand aperçu de votre modèle.
24) Menu contextuel Menu avec les options les plus populaires appariait lorsqu'on appuie
sur le bouton droit de la souris.
25) Mini menu Mini menu avec les options de présentation les plus populaires
apparait en même temps que le menu contextuel.
Premiers pas: Ma première formule
Ce tutoriel vous présente pas à pas comment mettre en place vos premières formules.
Après avoir saisi une formule simple, vous découvrirez ensuite comment intégrer des valeurs
variables dans vos formules, comment utiliser une première fonction, copier une formule pour
l'utiliser ailleurs, imbriquer plusieurs fonctions.
Si vous êtes totalement débutant avec Excel ce tutoriel vous semblera peut-être dense,
n'hésitez pas à le suivre progressivement en plusieurs fois. Pour vous aider et mettre plus
facilement en pratique les exemples, le classeur ayant servi de base à ce tutoriel est disponible
en téléchargement (cliquez sur le bouton Téléchargement à la fin de l'article)
Le tableau ci-dessous indique les ventes réalisées sur certains articles du rayon Livres, les
cellules en surbrillance doivent être complétées par différentes formules, voyons ensemble
comment les mettre en place.
Tout commence par le signe = (égal)
Le prix de l'article "Etui [Link]." est égal à la somme des prix des trois articles
"Conjugaison" "Orthographe" et "Grammaire".
Que se passe t-il si je saisis dans une cellule 8.5+9.15+9.15?
Ci-dessous en A1 rien n'est calculé, j'ai saisi un simple texte et ma saisie est alignée à
gauche.
Pour qu'Excel interprète cette saisie comme une formule à calculer, il faut commencer par
saisir le signe =.
Ci dessous en A2 la saisie commence par le signe =, Excel a effectué le calcul, le résultat est
bien aligné à droite
Observez la barre de formule, la formule y est visible en détail
Le signe + (plus) est un opérateur indiquant à Excel de calculer la somme, d' autres
opérateurs courants sont par exemple le signe – (moins) pour soustraire ou indiquer un
nombre négatif, * (astérisque) pour multiplier, / (barre oblique) pour diviser.
Il existe plusieurs opérateurs pour calculer mais aussi pour comparer, ces opérateurs ont
des ordres de priorité lorsqu'ils sont combinés dans la même formule. A l'issue de ce tutoriel
consultez "Les opérateurs dans Excel" qui donne plus de détail sur le sujet, le
fonctionnement est simple et cela vous aidera à les utiliser dans vos futures formules.
Calculs avec des valeurs constantes ou variables
L'exemple ci-dessus est un calcul avec des données constantes, saisies une fois pour toutes.
Pour faire la somme des prix des trois articles afin de connaître le prix de l'étui complet, j'ai
écrit littéralement la somme =8.5+9.15+9.15
Bien, mais si le prix de l'un de mes articles change, alors le prix du produit "Etui" change
aussi, mon calcul n'est plus à jour puisque j'ai utilisé des valeurs constantes. C'est la raison
pour laquelle les calculs avec des valeurs constantes sont généralement à éviter, car ils ne se
mettent pas à jour automatiquement.
Une formule peut faire référence à une ou plusieurs cellules, si les cellules de référence sont
modifiées, la formule se recalcule automatiquement.
Dans l'exemple ci-dessous, la formule est à entrer en cellule C8, je sélectionne cette cellule
et je tape le signe =
Ensuite, je vais sélectionner le premier prix que je dois intégrer dans ma somme, je
sélectionne avec la souris la cellule C4 où se trouve le prix de l'article "Conjugaison".
Observez les différents éléments à l'écran:
1: Ma saisie se répercute dans la barre de formule
2: La cellule C4 est mise en surbrillance
3: Comme la barre de formule, ma saisie est notée dans la cellule C8 où je saisis la formule
A ce stade, si vous changez la sélection, la formule s'adaptera en prenant en compte votre
dernière sélection.
Par exemple si je ne fais rien d'autre que sélectionner maintenant la cellule C6, voici ce que
j'obtiens:
Je tape ensuite sur le signe + pour indiquer à Excel que je souhaite une addition, puis je
sélectionne la cellule C5.
La formule en cours de saisie apparaît bien dans la cellule et dans la barre de formule, j'ai
maintenant 2 cellules en surbrillance, la C5 et la C6.
Je continue pour additionner le dernier prix en C4, puis je valide par la touche ENTER.
La formule apparaît dans son intégralité dans la barre de formule, et la cellule C8 affiche le
résultat:
Si je modifie le prix de l'article "Conjugaison" pour passer à 9.50, sans avoir besoin d'aucune
autre intervention le prix de l'étui s'est mis à jour:
Remarque: Au lieu de sélectionner les cellules avec la souris (ce qui reste sans doute le plus
rapide) j'aurais pu utiliser les flèches directionnelles Haut et Bas pour les atteindre
Contrôle rapide:
En sélectionnant une cellule contenant une formule, la formule apparaît dans la barre de
formule, sélectionnez la barre de formule, vous voyez que les cellules utilisées dans la
formule apparaissent entourées de cadres de couleur. Bien pratique pour repérer rapidement
les cellules utilisées par une formule !
Utiliser une fonction
Dans notre tableau effectuons maintenant la somme des quantités vendues en D9:
D'une manière artisanale, en reprenant le fonctionnement évoqué ci-dessus nous pouvons
écrire
=D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8
Ce qui avouons le est un peu long, et inenvisageable dans un tableau d'une centaine de
lignes.
Excel offre un certain nombre de formules prédéfinies, appelées fonctions
La plus connue d'entre elles est sans doute la fonction SOMME(), faisant partie des fonctions
les plus utilisées elle est directement accessible dans le ruban, onglet Accueil, dans le
groupe Edition (au bout à droite du ruban):
Sélectionnez la cellule D9 puis cliquez sur le signe dans le ruban, vous observez ceci à
l'écran:
Excel a écrit automatiquement la fonction SOMME(), et a détecté une plage de cellules qui se
suivent sans interruption de D2 à D8. A ce stade, il ne reste qu'à taper sur la touche Enter
pour valider la formule proposée par Excel.
Beaucoup d'informations à noter dans cet exemple:
D2:D8 constitue l'information appelée argument de la fonction, qui indique à la fonction
SOMME() ce qu'elle doit additionner.
Les deux-points : de D2:D8 indiquent une plage de cellules, démarrant en cellule D2 et se
terminant en cellule D8.
Les parenthèses encadrent les arguments de la fonction.
Détaillons un peu ces points:
Les arguments d'une fonction
La plupart du temps, vous verrez les fonctions décrites avec leur nom, puis entre parenthèse
les arguments de cette fonction. Quand une fonction comprend plusieurs arguments, ils sont
séparés par des points-virgules. Si un argument est facultatif, il est généralement indiqué
entre deux crochets.
Par exemple la fonction SOMME() est décrite ainsi dans l'aide Excel:
SOMME(nombre1;[nombre2];...])
> nombre1 est un argument obligatoire, il indique le premier élément à additionner.
> nombre2;... est indiqué entre crochets, il est facultatif. L'aide sur la fonction précise qu'il
peut y avoir de 2 à 255 autres arguments à additionner.
Dans notre exemple ci-dessus SOMME(D2:D8 ), nous n'avons qu'un seul argument, une
plage de cellules de D2 à D8 à additionner.
Nous aurions pu écrire cette fonction autrement, en séparant chaque cellule à additionner
par une point virgule, chaque cellule étant considérée comme un argument:
=SOMME(D2;D3;D4;D5;D6;D7;D8)
Si la syntaxe est correcte, c'est un peu long à écrire !!
Les références à des cellules ou plages de cellules
Fort heureusement Excel permet dans les formules de faire référence à des cellules seules,
mais aussi à des plages de cellules. La notation utilisée est la suivante:
Deux-points : signifient une plage de cellules, par exemple SOMME(D2:D8)
Point-virgule ; signifie l'union de plusieurs cellules, par exemple
SOMME(D2;D3;D4;D5;D6;D7;D8)
Il est bien sûr possible de combiner les deux, par exemple SOMME(D2:D8;F2:F8) va
additionner les nombres présents dans la plage D2:D8, ainsi que dans la plage F2:F8
Enfin un espace indique une intersection de cellules, par exemple SOMME(A1:B5 A2:C9)
fera la somme de la plage commune aux deux plages A1:B5 et A2:B9, soit la somme de la
plage A2:B5
Vous trouverez toutes les précisions et des exemples dans l'article Les opérateurs de calculs
Pour terminer notre tableau initial, il ne reste plus que la dernière colonne à calculer, le
Chiffre d'Affaires qui est la multiplication du prix par la quantité, ce calcul peut s'appliquer à
toutes les lignes, voyons comment utiliser une formule en la recopiant pour éviter de créer
une formule à chaque ligne!
Copier une formule
Sélectionnons la cellule E2 pour taper notre formule, commençons par saisir le signe =, puis
sélectionnons la cellule C2, saisissons ensuite le signe * (astérisque pour multiplier),
sélectionnons la cellule D2, puis validons par la touche Enter:
Cette formule peut être utilisée sur les autres lignes, il n'y a que le numéro de la ligne qui
change.
Au lieu de retaper la formule sur les lignes suivantes, par exemple en E3: =C3*D3, nous
allons simplement copier la formule et la coller dans les cellules suivantes. Sans rien
modifier dans cette formule, Excel adaptera automatiquement le numéro de ligne à
l'occasion de la copie.
Sélectionnons la cellule E2, puis cliquons sur le bouton Copier dans l'onglet Accueil dans le
groupe nommé presse-papiers. La cellule se met en surbrillance, un petit cadre noir et blanc
clignote autour de cette cellule sélectionnée pour indiquer qu'elle a été copiée
Indiquons ensuite toutes les cellules où nous souhaitons coller cette formule, en
sélectionnant la cellule E3, puis clic gauche de la souris, et sans lâcher le bouton gauche
faire glisser jusqu'à la dernière cellule puis relâchez la souris. Une fois toutes les cellules
sélectionnées, cliquez dans le ruban sur le bouton coller de l'onglet Accueil groupe Presse–
papiers.
Observez le résultat, Excel a copié exactement la même formule mais en adaptant les
numéros de lignes, en cellule E8 j'ai bien la formule =C8*D8
Remarque: d'autres façons de copier les cellules:
Sélectionnez la cellule E2, placez le pointeur de votre souris sur le coin inférieur droit de la
cellule jusqu'à ce que la croix noire (+) apparaisse, tout en maintenant le bouton gauche de
la souris enfoncé faites glisser la poignée de recopie jusqu'à la dernière cellule E8, relâchez
la souris:
Ou encore la FAQ: Dupliquer une cellule vers le bas par double-clic
A noter: A l'occasion de ce type de copie, Excel copie la formule mais aussi le format de
la cellule
Elargir une colonne
Il reste à calculer le total de la colonne, sélectionnez la cellule E9, cliquez dans le ruban
onglet Accueil sur le signe somme , puis validez par la touche Enter
Vous remarquez peut-être de drôles de signes à la place de votre total !!
La cellule n'est pas assez large pour afficher le résultat, vous devez donc l'élargir en
procédant comme suit:
Placez votre curseur sur la droite de la colonne E (sur le petit trait qui la sépare de la colonne
F) jusqu'à ce qu'il se transforme en croix
Double cliquez à cet endroit, Excel adaptera automatiquement la largeur de la colonne à son
contenu le plus large.
Au lieu de double cliquer, vous pouvez également cliquer sur le bouton gauche de la souris
quand votre curseur a la forme de la croix, puis tout en maintenant le bouton gauche
enfoncé faire glisser vers la droite ou vers la gauche votre curseur jusqu'à obtenir la largeur
de colonne de votre choix, relâchez la souris à ce moment là.
Références absolues ou relatives
Nous venons d'aborder la copie simple d'une formule qui pouvait s'appliquer à toutes les
lignes.
Voyons maintenant un autre type de formules, pour appliquer par exemple un pourcentage
d'évolution à notre Chiffre d'Affaires. Le pourcentage d'évolution est indiqué en cellule H1.
En cellule F2, je rentre cette formule =E2*(1+H1), puis je valide par la touche Enter, mon
résultat est correct:
En procédant comme ci-dessus je recopie ma formule vers le bas, qu'observez-vous?
Le résultat est complètement faux dès la deuxième ligne !!
Sélectionnez la cellule F3, puis cliquez dans la barre de formule pour observer
Ma formule fait référence à la cellule H2, alors que je voulais utiliser la cellule H1
Un des moyens d'expliquer à Excel que la cellule de référence se trouve sur la ligne 1 de la
colonne H, et doit toujours rester la ligne 1 en recopiant la formule, est d'utiliser le signe $
devant le numéro de la ligne, en écrivant ceci:
=E2*(1+H$1)
Ainsi, la ligne 1 restera toujours fixe dans ma formule quelle que soit la ligne où je la
recopie:
Vous touchez ici du doigt un autre point très important dans l'utilisation des formules, les
références relatives ou absolues au cellules ou aux plages de cellules.
Consultez le dossier qui traite ce sujet Faire référence aux cellules ou plages
Vous y trouverez trois articles que je vous conseille de lire, surtout pour débuter
l'article Références relatives et absolues
Un classeur est à votre disposition en téléchargement sur ce sujet, n'hésitez pas à le
consulter : Classeur Référence aux cellules ou plages
Imbriquer plusieurs fonctions
Vous pouvez utiliser plusieurs fonctions dans une formule, et même les imbriquer les unes
dans les autres, le résultat d'une fonction pouvant alors servir d'argument à une autre
fonction.
Prenons l'exemple de la fonction SI(), cette fonction permet d'obtenir un résultat si une
condition est vérifiée, et un autre résultat si cette même condition n'est pas vérifiée.
Syntaxe de la fonction SI():
SI(test_logique; [valeur_si_vrai]; [valeur_si_faux])
test_logique Cet argument est obligatoire dans la fonction SI(), il représente toute valeur ou
expression qui peut prendre la valeur VRAI ou FAUX.
Par exemple, A3>=10 est une expression logique; si la valeur de la cellule A3 est supérieure
ou égale à 10 cette expression renvoie le résultat VRAI, elle renvoie FAUX dans la cas
contraire.
valeur_si_vrai Cet argument est facultatif (entre crochets comme vu ci-dessus). Il s'agit du
résultat qui doit être renvoyé si test_logique est VRAI. Ce résultat peut être une constante
saisie mais peut aussi être calculé par une fonction
valeur_si_faux Cet argument est également facultatif, il représente le résultat à renvoyer si le
test_logique est FAUX. Ce résultat peut également être une constante (par exemple un texte
à afficher), ou une le résultat d'un calcul
Appliquons cette fonction au tableau ci-dessous, nous voulons indiquer dans la colonne E
"CA France" le chiffre d'affaires réalisé si le pays indiqué colonne C est France.
Une formule en E2:
=SI(C2="France";D2;0)
Par rapport à la syntaxe de la fonction SI():
Test_logique ici est C2="France", ce test renvoie VRAI par exemple en ligne 2, et renvoie
FAUX en ligne 3
Valeur_si_vrai: Ici cette valeur est D2, c'est à dire le chiffre d'affaires figurant en C2
Valeur_si_faux: Dans la formule cette valeur est 0 (zéro), si test_logique renvoie FAUX c'est
que la pays en colonne C n'est pas la France, je veux donc afficher zéro dans ce cas dans la
colonne CA France.
De la même manière, une formule pour le CA Export pourrait être:
=SI(C2<>"France";D2;0)
Dans cet exemple, nous avons imbriqué la fonction SI() et un opérateur de comparaison =
(égal)
A noter: Le mot France est un libellé, pour être reconnu comme du texte il doit être saisi
entre guillemets.
Un peu plus compliqué dans l'exemple ci-dessous, où nous voulons compter dans la
colonne CA France le CA réalisé en France et le CA réalisé dans les DOM TOM. Pour cela
utilisons la fonction SI(), et une autre fonction, la fonction OU(), qui permet de renvoyer la
valeur VRAI si un argument est VRAI et FAUX si tous les arguments sont FAUX.
Syntaxe de la fonction OU():
OU(valeur_logique1;valeur_logique2,...)
valeur_logique1, valeur_logique2, etc. représentent des conditions à tester, et qui peuvent
donc renvoyer comme résultat soit VRAI soit FAUX, la fonction OU() renvoie VRAI à partir du
moment ou au moins un de ses argument est VRAI, si tous sont FAUX elle renvoie FAUX
Une formule en cellule L2:
=SI(OU(J2="FRANCE";J2="DOM TOM");K2;0)
Nous suivons exactement la même logique que l'exemple précédent, simplement le
test_logique de la fonction SI() est lui même calculé à l'aide d'une fonction, la fonction OU().
Ce tutoriel est maintenant terminé, vous savez saisir vos premières formules dans Excel, il
vous reste cependant encore pas mal de questions, nous avons utilisé ici les fonctions
SOMME(), SI(), OU(), mais comment savoir quelle fonction utiliser et où sont-elles
accessibles?
Nous avons parlé des arguments d'une fonction, comment connaître les arguments dont une
fonction a besoin pour fonctionner ?
Consulter les autres tutoriels disponibles sur ce site devrait déjà vous aider grandement
dans vos recherches...