Le guide complet des

ressources humaines
Kit d’outils et conseils pour maîtriser la gestion du personnel
en entreprise au quotidien.

2025
Table des matières
Introduction 3

Chapitre 1
La campagne de recrutement 5
1. Préparer le recrutement 6
2. Préparer et mener la phase d’entretien 15

Chapitre 2
Accueillir les nouveaux candidats 23
3. Préparation avant l’arrivée 24
4. Le premier jour 30
5. Installation et formation du nouvel employé 32

Chapitre 3
Assurer le suivi des employés sur le long terme 35
6. À court terme (1 mois) 36
7. À moyen terme (3 à 6 mois) 38
8. À long terme (1 an) 40
Introduction

3
 Introduction
L'intégration de nouveaux collaborateurs est un enjeu essentiel pour
n’importe quelle entreprise qui souhaite développer un environnement
de travail harmonieux et productif. Dès le premier jour, il est important
de mettre en place certaines stratégies d'accueil et d'accompagnement
efficaces, et ce, dans le but de favoriser l'intégration des nouvelles
recrues.

Cette dernière étape est d’ailleurs un facteur déterminant de l'engagement, de

la satisfaction et de la fidélisation des employés. Mais l'intégration ne s'arrête
pas aux premières semaines : elle doit s'inscrire dans une démarche de suivi et
de soutien qui s’étend sur le long terme, dans le but de développer les
compétences des collaborateurs et de renforcer leur sentiment
d'appartenance à l’entreprise.

Ce guide a pour vocation de mettre en avant une approche en trois étapes

pour réussir l’intégration des nouveaux éléments au sein d’une entreprise.
Dans la première partie, les étapes fondamentales pour préparer l'arrivée d'un
nouvel employé et les premières actions à mener dès son premier jour sont
abordées de manière concrète.

La deuxième partie met l'accent sur l'accompagnement du nouvel arrivant à

court terme, en se concentrant sur les premières semaines d'intégration. Enfin,
la troisième partie est dédiée au suivi sur le long terme des employés, une fois
la phase d'intégration initiale achevée. Il s'agit ici de rendre pérenne la relation
entre l'employé et l'entreprise en établissant un suivi régulier, des évaluations
de performance et des opportunités de développement professionnel.

En somme, ce guide pratique et détaillé a pour vocation de fournir les clés

nécessaires pour transformer l'intégration des nouveaux employés en une
expérience positive et motivante, tout en assurant un suivi efficace et
constructif sur le long terme.

4
 Chapitre 1

La campagne de
recrutement

5
 Chapitre 1

La campagne de recrutement
Lorsque l’on travaille dans les ressources humaines, l’un des points les
plus importants à maîtriser reste la mise en place et la gestion des
campagnes de recrutement de nouveaux collaborateurs.

Pour réussir cette étape essentielle pour le développement d’une entreprise,

plusieurs éléments sont à prendre en considération.

Entre préparation du recrutement, suivi des candidatures et gestion des

entretiens… Voici quelques conseils et outils intéressants à maîtriser pour
faciliter les campagnes de recrutement.

1 - Préparer le recrutement

Choisir le bon candidat pour un nouveau poste est une décision

délicate, qui doit reposer sur des éléments concrets.

La préparation d’une campagne de recrutement s’inscrit alors comme une

étape essentielle à la bonne marche de ce projet.

Elle permet, entre autres, de déterminer les meilleures techniques de

présentation de l’offre, ainsi que les éléments à faire apparaître dans une fiche
de poste.

Voici donc quelques conseils précieux à garder en tête au moment de mettre

en place une campagne de recrutement au sein d’une entreprise.

6
 1.1 - Le principe de l’inbound recruiting

L'inbound recruiting s’inscrit comme une nouvelle stratégie de

recrutement dont l’émergence est directement liée à celle des réseaux
sociaux, des moteurs de recherche et de l’ère numérique dans sa
globalité.

L’inbound recruiting s'inspire directement des principes de l'inbound

marketing. En d’autres termes, plutôt que de rechercher activement des
candidats, une entreprise peut mettre en œuvre un plan d’action et une
méthodologie pour attirer les talents et constituer un vivier de candidats
potentiels.

Cela passe, par exemple, par la création d’une marque employeur forte et la
publication de contenu de qualité et engageant pour informer les candidats
potentiels sur l’entreprise, ses valeurs et ses actualités. L'objectif de l’inbound
recruiting étant de susciter l’intérêt des futurs candidats pour l'entreprise
avant même qu'ils ne commencent à chercher un emploi.

7
 En quoi l’inbound recruiting est-il un avantage stratégique à
l’heure actuelle ?

De nos jours, la majorité des talents ne sont pas réellement à la recherche d’un
emploi, mais sont ouverts aux opportunités d’évolution de carrière qui peuvent
se présenter.

Mettre en place une stratégie d’inbound recruiting permet de les inciter à

découvrir l’entreprise, notamment grâce à du contenu pertinent et engageant.

En effet, en publiant du contenu authentique au sujet de la culture d'entreprise,

de ses valeurs, ses réalisations ou son cadre de travail, il est possible de
renforcer la marque employeur pour la rendre plus attrayante aux yeux des
futurs candidats.

Ces derniers, s’ils sont attirés par cette méthode, sont bien souvent plus
qualifiés et mieux informés sur l'entreprise avant de postuler à une offre
d’emploi, ce qui peut permettre aux ressources humaines de faciliter leur prise
de décision.

La suite de ce guide est dédiée à la mise en œuvre d’une campagne de

recrutement principalement basée sur l’inbound recruiting, dans le but
d’optimiser le temps de travail des équipes des ressources humaines.

8
 1.2 - Comment créer une fiche de poste ?

La fiche de poste est le premier élément essentiel à concevoir au

moment de préparer un recrutement.

Elle permet de définir l’intitulé du poste à pourvoir, les responsabilités du futur

employé, les tâches ainsi que les compétences et qualifications qu’il doit
posséder pour pouvoir prétendre à cette position.

La fiche de poste constitue une référence essentielle pour les employeurs et les
employés, clarifiant ainsi toutes les attentes et les objectifs en lien avec un
poste spécifique.

Mais l’utilité d’une fiche de poste ne se limite pas au rôle qu’elle joue dans le
processus de recrutement. En effet, en plus d’attirer les candidats les plus
qualifiés et de servir de base à la rédaction des supports de recrutement, la
fiche de poste facilite la gestion des performances d’un employé et de sa
carrière.

Elle est aussi très utile pour clarifier

les rôles et les responsabilités de Modèle de fiche de poste
chacun, limitant ainsi le risque de
Cliquez pour télécharger le modèle
malentendus et de conflits
gratuit, conçu par HubSpot,
hiérarchiques potentiels au sein d’une
format Word ou Google Docs.
équipe.

En outre, en cas de litige, la fiche de poste peut servir de référence par rapport
aux responsabilités ou aux performances des collaborateurs.

9
En fournissant des critères objectifs pour évaluer la performance des
employés, elle peut aussi permettre de renseigner les équipes des ressources
humaines sur les éventuels besoins en formation et les opportunités de
progression pour chacun au sein de l’entreprise.

Sur le long terme, une fiche de poste se transforme en outil de progression et

de gestion des carrières en interne, en permettant à l’organisation d’aligner
ses objectifs de croissance avec les aspirations professionnelles de ses
collaborateurs.

Comment compléter le modèle de fiche de poste ?

Analysez en détail le poste pour lequel vous cherchez à embaucher.

Indiquez les données de base comme le poste, le département, la

région, les horaires, le salaire, etc.

Indiquez les principales fonctions et exigences, ainsi que les aspects

de l'environnement de travail, les compétences, les aptitudes et les
attentes.

Gardez à l’esprit que plus il y a de détails dans ce document, plus il est

facile de trouver le candidat idéal. En effet, les candidats ont plus de
facilité à trouver et à postuler à un poste qui leur convient. Des fiches
de postes complètes peuvent facilement être stockées et utilisées dans
le cadre de futurs recrutements similaires.

10
 1.3 - Comment lancer une campagne de recrutement ?

Une fois que les objectifs, les détails et la fiche de poste ont été rédigés,
il convient de préparer le lancement de la campagne de recrutement.

De nos jours, le marché de l’emploi étant de plus en plus féroce, il est

important d’utiliser les bons outils et la bonne stratégie pour recruter les
meilleurs talents.

Comme évoqué précédemment, l’inbound recruiting s’inscrit aujourd’hui

comme un incontournable pour un processus de recrutement de qualité. En se
basant sur ce concept innovant. Voici les différentes étapes à suivre pour
lancer une campagne de recrutement efficace en un laps de temps réduit.

Préparer la fiche de poste et les détails de la candidature

Ce point est essentiel : pour lancer une campagne de recrutement

performante, il est impératif de commencer par définir le poste à pourvoir,
établir le profil type du candidat idéal et concevoir la fiche de poste.

Cette étape est la pierre angulaire du reste de la stratégie d’inbound

recruiting.

Diffuser l’offre d’emploi sur des canaux adaptés

Une fois l’offre établie, il convient de la diffuser sur les canaux de

communication adaptés. En fonction du profil de candidat que vous souhaitez
recruter, différents canaux s’offrent à vous.

Les réseaux sociaux, les sites des grandes écoles et les jobboards sont parfaits
pour promouvoir un poste à destination de jeunes actifs. Les profils les plus
expérimentés sont plus faciles à captiver via la presse, les cabinets de
recrutement ou les plateformes spécialisées (APEC, Cadremploi, Indeed,
Monster, etc.).

11
 Utiliser les leviers de l’inbound recruiting

Avant de lancer la campagne, mais aussi pendant, il est important d’utiliser les
outils de l’inbound recruiting pour valoriser l’entreprise et séduire les candidats
avant même qu’ils ne postulent à l’offre d’emploi.

Pour y parvenir, il est recommandé de travailler sa création de contenu,

notamment en :

postant régulièrement des articles de blog sur le site internet d’entreprise

pour mettre en avant la culture, certains témoignages positifs d’employés,
les projets en cours de réalisation ou déjà effectués,

créant des vidéos pour mettre en avant les coulisses de l’entreprise, les
événements internes, les interviews des employés,

partageant du contenu sur les réseaux sociaux et en interagissant avec

l’audience (réponse aux commentaires, etc.).

Le conseil de HubSpot
Remplissez votre calendrier éditorial avec des contenus impulsés et
créés par les salariés eux-mêmes. Pour les vidéos en particulier, il peut
être utile d’avoir une vidéo de présentation de chaque division de
l’entreprise.

Elles peuvent être facilement partagées lorsqu’un recrutement est lancé

dans l’une de ces divisions.

D’un point de vue technique, il est essentiel de s’assurer que le site carrière de
l’entreprise est toujours facile à naviguer et qu'il reflète bien la culture et les
valeurs de l’entreprise. Mettre en avant des témoignages d’employés et des
descriptions détaillées des offres d’emploi est une solution idéale pour
valoriser l’entreprise et donner envie aux talents de la rejoindre.

12
 Le conseil de HubSpot
Offrir des ressources gratuites et utiles, comme des livres blancs, des
études de cas, des webinaires ou des guides pratiques, peut aussi être
un atout de premier choix pour se différencier des autres entreprises.

Analyser les résultats et ajuster la campagne

Une fois la campagne lancée et les leviers d’inbound recruiting mis en place, il
est vivement conseillé d’utiliser des outils d’analyse pour mesurer l’efficacité
de la stratégie.

Il est, par exemple, possible d’analyser les indicateurs clés de performance

(KPI) comme le trafic sur le site carrière, le taux d'engagement sur les réseaux
sociaux ou encore le nombre de candidatures spontanées reçues. En fonction
des résultats obtenus, il convient d’ajuster les actions mises en place.

Sélectionner les candidatures

Si la stratégie d’inbound recruiting fonctionne et que l’offre d’emploi publiée

est suffisamment attractive, une entreprise peut facilement recevoir plusieurs
candidatures en un laps de temps très court. Vient alors le moment de
l’analyse des profils et du tri à effectuer en fonction des critères déterminés
par la fiche de poste. À ce stade, il est primordial de se référer à ce dernier
document : c’est lui qui va permettre au recruteur de sélectionner les meilleurs
profils.

Le conseil de HubSpot
Pour sélectionner un candidat, l'employeur doit également s’appuyer sur
le CV et la lettre de motivation du candidat.

Ces documents incontournables dans le cadre d’un recrutement

permettent de déterminer si le profil du candidat et son expérience sont
en adéquation avec le poste proposé.

13
 1.4 - Maîtriser le recrutement en cooptation

Le recrutement par cooptation est une technique qui consiste à

rechercher et sélectionner des candidats hautement qualifiés, proposés
par les collaborateurs de l'entreprise ou les partenaires.

Cette méthode de recrutement repose sur une relation tripartite entre

l'entreprise, le coopteur, et le coopté : l’entreprise utilise le réseau de ses
salariés, de ses fournisseurs et de ses clients pour trouver des profils rares et
cohérents avec ses besoins.

Les avantages de la cooptation incluent une réduction des coûts et des délais
de recrutement, une meilleure intégration des candidats ainsi qu’une
augmentation de la motivation et de l'engagement des coopteurs.

Les coopteurs peuvent également bénéficier de plusieurs avantages en

participant au processus de cooptation. De nombreuses entreprises offrent,
par exemple, une récompense financière si les recommandations aboutissent
à un recrutement réussi. Cette prime peut varier en fonction du poste et de la
politique de l'entreprise.

Le conseil de HubSpot

Pour maximiser les bénéfices de la cooptation tout en minimisant ses

risques, veillez à diversifier les sources de recommandation et à mettre
en place des critères de sélection objectifs et transparents.

14
2 - Préparer et mener la phase d’entretien

Une fois les candidats sélectionnés, il est temps de préparer l’entretien

d’embauche.

Cette étape essentielle permet au candidat et à l’entreprise de s’assurer que

chacun des profils correspond bien à la recherche de l’autre. C’est la raison
pour laquelle il doit être bien préparé, à la fois par l’entreprise et par le
candidat.

2.1 - Comment préparer un entretien d’embauche ?

Du côté de l’entreprise, bien préparer un entretien d’embauche est très

important pour assurer une évaluation efficace et équitable de
l’ensemble des candidats sélectionnés.

Pour être sûr de le mener à bien, voici les étapes clés à suivre pour aborder
cette tâche en toute sérénité.

Se remémorer clairement le type de profil recherché

Avant de commencer un entretien avec un candidat, il est essentiel d’analyser

les besoins de l’entreprise et de clarifier les compétences techniques et les
qualités personnelles nécessaires pour le poste.

L’utilisation de la fiche de poste est vivement conseillée à cette étape pour

garder clairement en tête les attentes de l’entreprise vis-à-vis du profil du
candidat.

Préparer les questions d'entretien

Préparer une liste de questions à poser en entretien est conseillé, aussi bien du
côté de l’employeur que du collaborateur potentiel.

Pour vous aider, HubSpot a préparé une liste de questions pertinentes à poser
à un candidat le jour de son entretien.

15
 Organiser le déroulement de l'entretien

Pour optimiser le temps de l’entretien, il est important de déterminer un fil

conducteur et une structure à suivre. Il convient, par exemple, de prévoir une
introduction, un temps de présentation de l’entreprise et du candidat, une
session questions/réponses et un temps de conclusion.

Au moment de définir la structure de l’entretien, déterminer la durée de

chaque section peut être un atout de taille pour garder la main sur le
déroulement de la session.

Préparer l’équipe de l’entretien

Si plusieurs personnes sont amenées à participer à l’entretien avec le

candidat, il est important de les préparer et de les briefer en amont.

Présenter la fiche de poste dans le détail, les enjeux du recrutement, les

attentes et les objectifs de l’entreprise peut aider les participants à orienter
l’entretien dans le bon sens et à éviter l’effet redondant des doubles demandes
d’informations.

Préparer les outils de suivi de candidature

Si le poste requiert de passer quelques tests techniques au cours de l’entretien,

il est primordial de s’assurer de la préparation des supports en amont.

De la même manière, il est vivement recommandé de se munir d’une grille

d’évaluation, qui permet au recruteur d’évaluer concrètement les aptitudes des
candidats en se basant sur des critères de référence.

Il convient également d’avoir le CV et la lettre de motivation du candidat pour

ne pas oublier de clarifier les points de son parcours, si cela est pertinent.

16
 Préparer l’environnement dans lequel le candidat est reçu

La salle dédiée à l’organisation des entretiens doit être professionnelle afin de

recevoir le candidat dans un cadre neutre. Ce critère s’applique aussi bien
pour un entretien en visioconférence qu’en réel.

Il ne faut pas oublier de vérifier le bon fonctionnement des différents outils au

préalable pour ne pas se laisser surprendre et donner une mauvaise image de
l’entreprise au moment de l’entretien.

Confirmer l’entretien avec le candidat au préalable

Quelques jours avant, il est essentiel d’envoyer un mail de confirmation de

l’entretien au candidat. Celui-ci doit comporter l’heure et le lieu du rendez-vous,
ainsi que la durée prévue de l’entretien.

Le conseil de HubSpot
Fournir un ordre du jour succinct pour que le candidat sache à quoi
s'attendre peut être un excellent moyen de le mettre à l’aise le jour de
l’entretien.

17
 Au cours de l’entretien

Créer une atmosphère accueillante est indispensable pour mettre le candidat

à l’aise et l’aider à se montrer tel qu’il est. Proposer un café ou discuter de ses
passions en amont de l’entretien est particulièrement appréciable.

Ceci offre également l’opportunité à l’entreprise de valider la première

impression que le candidat peut avoir à la suite des campagnes d’inbound
recruiting. Il convient, par la suite, de commencer l’entretien par une
présentation de l’entreprise, puis du candidat, avant d’entrer dans le vif du
sujet avec l’étape des questions/réponses.

Le conseil de HubSpot
Après l’entretien, il est essentiel d’informer rapidement le candidat du
résultat de l’entretien, qu’il soit positif ou négatif.

18
 2.2 - Les questions à poser en entretien

La session questions/réponses en entretien peut parfois être délicate à

mener. Elle peut toutefois être assez facile à réaliser si elle est bien
préparée en amont.

Pour ce faire, voici quelques astuces pour permettre aux recruteurs de

déterminer les questions les plus pertinentes aux candidats.

Exemples de questions techniques et spécifiques

Ces questions sont déterminantes pour évaluer les compétences techniques

(hard skills) et l’expérience professionnelle du candidat par rapport à la fiche
de poste.

Voici quelques exemples de questions à poser dans le cadre du recrutement

d’un chef de projet :

Décrivez une situation où vous avez dû gérer un projet avec des ressources
limitées. Comment avez-vous surmonté les défis ?

Quels outils de gestion de projet avez-vous utilisés et comment les avez-

vous adaptés à vos besoins ?

19
 Exemples de questions comportementales

Ces questions comportementales sont basées sur la méthode STAR (Situation,

Task, Action, Result). Elles permettent d'évaluer les « soft skills » d’un candidat.

En d’autres termes, la manière de réagir d’un candidat dans des situations

spécifiques.

Voici quelques exemples de questions à poser pour évaluer la capacité de

gestion du stress du candidat, sa capacité à travailler en équipe ou à résoudre
les problèmes :

Parlez-moi d'une situation où vous avez été sous une pression intense.
Quelle était la situation ? Quelles tâches deviez-vous accomplir ? Quelles
actions avez-vous prises et quel a été le résultat ?

Pouvez-vous me donner un exemple d'un projet

d'équipe difficile que vous avez géré ? Comment
avez-vous contribué et quel a été le résultat final ?

Décrivez un problème complexe que vous avez dû

résoudre au travail. Comment avez-vous identifié
le problème ? Quelles mesures avez-vous prises
pour le résoudre, et quel a été l'impact de vos
actions ?

20
 Exemples de questions sur la culture d'entreprise

Enfin, les questions sur la culture d’entreprise sont essentielles pour déterminer
si le candidat peut s’intégrer efficacement dans l’équipe et s’il est en
adéquation avec les valeurs de l'entreprise. Voici quelques exemples de
question à poser dans ce sens :

Comment décririez-vous l'environnement de travail idéal ?

Quelles sont les valeurs professionnelles les plus importantes pour vous ?
Comment les mettez-vous en pratique dans votre travail quotidien ?

Pourquoi souhaitez-vous travailler dans notre entreprise et comment

pensez-vous que vous contribuerez à notre mission ?

Pouvez-vous nous parler d'une initiative personnelle que vous avez prise
pour améliorer un processus ou une tâche dans votre travail précédent ?

Comment gérez-vous les changements dans un environnement

professionnel ? Pouvez-vous donner un exemple d'une fois où vous avez dû
vous adapter rapidement à un changement majeur ?

Décrivez une situation où vous avez dû travailler avec des collègues ayant
des styles de travail très différents du vôtre. Comment avez-vous géré cela ?

Le conseil de HubSpot
Dans la mesure du possible, il est préférable d’éviter les questions trop
théoriques comme « Que feriez-vous s'il se passait tel événement ? » ou
les questions toutes faites comme « Donnez-moi 3 qualités et 3 défauts »
qui ne sont pas productives et montrent aux candidats que leur
entretien n'a pas été préparé avec soin.

Il est important de démontrer au candidat que l’entretien a bel et bien

été préparé et que le recruteur est investi dans sa démarche.

21
 2.3 - Assurer le suivi des candidatures

Parfois, une offre d’emploi peut susciter un grand intérêt auprès des
talents. Les candidatures peuvent alors affluer en nombre et il peut
devenir très difficile de suivre le déroulement du processus de chacun
sans un outil adapté.

Un tableau de suivi des candidatures (TSC) est donc un outil essentiel à utiliser
pour assurer la bonne gestion d’une campagne de recrutement. Il permet de
suivre, d’organiser et de gérer l'ensemble des candidatures reçues pour un
poste au sein d'une entreprise, et ce, jusqu’à l’envoi de la promesse
d’embauche.

Grâce à un tableau de suivi de candidature, le département des ressources

humaines d’une entreprise peut, par exemple, retrouver facilement les
coordonnées des candidats, la date de leur candidature, leur évolution dans le
processus de recrutement, ainsi que les dates des futurs entretiens prévus.

Cet outil est idéal pour centraliser l’ensemble des informations en lien avec une
campagne de recrutement et faciliter l’accès et le partage d’informations au
sein d’une équipe de RH.

Par ailleurs, celui-ci fournit également des données précieuses qui peuvent
permettre aux équipes d’analyser le processus de recrutement et d’identifier
les axes d’amélioration de la stratégie.

Le conseil de HubSpot
Pour faciliter la gestion des candidatures et conserver les coordonnées
des candidats en vue de les recontacter lorsqu'un nouveau poste
intéressant pour leur profil s'ouvre, l’utilisation d’un CRM de recrutement
comme le CRM HubSpot peut être une solution idéale.

22
 Chapitre 2

Accueillir les nouveaux

candidats

23
 Chapitre 2

Accueillir les nouveaux

candidats
Une fois le candidat sélectionné pour le poste et le contrat de travail
signé, il est important de préparer l’arrivée de ce nouveau collaborateur
dans l’équipe. En effet, le travail d’inbound recruiting ne se termine pas
au moment de la signature du contrat.

Il est essentiel de continuer à faire bonne impression au nouveau

collaborateur, et ce, dès son arrivée dans l’entreprise pour favoriser son
engagement et sa motivation sur le long terme.

Voici donc un suivi des quelques étapes à suivre pour assurer un accueil de
qualité à tous les nouveaux éléments recrutés par une entreprise.

3 - Préparation avant l’arrivée

Préparer l'arrivée d'un nouveau collaborateur en amont de son premier

jour est essentiel pour montrer que l'entreprise est organisée et
accueillante.

Une préparation adéquate permet aussi de faciliter l'intégration rapide et

efficace du collaborateur, en lui fournissant immédiatement les outils, les
informations et les accès nécessaires pour être opérationnel dès ses débuts.

Une préparation minutieuse aide à instaurer un climat de confiance entre le

collaborateur et l’entreprise, ce qui peut avoir un impact significatif sur la
satisfaction et la fidélité à long terme. Enfin, une organisation préalable réduit
les risques d'erreurs administratives et de confusion, garantissant que tous les
aspects légaux et logistiques sont couverts.

24
 3.1 - Gérer la documentation administrative

L’une des premières étapes à assurer au moment d’accueillir un

nouveau collaborateur est la préparation de l’ensemble des documents
administratifs nécessaires à son intégration. Voici une liste des éléments
à préparer.

Le contrat de travail

Celui-ci doit stipuler, entre autres, la nature du contrat (CDD, CDI), le détail
des missions et des responsabilités du collaborateur selon la fiche de poste, le
salaire, les avantages éventuels dont peut bénéficier le collaborateur, les
horaires de travail et la durée de la période d'essai.

Le dossier d’embauche

Ce dossier comprend l’ensemble des documents en lien avec le nouvel

employé. Par exemple, c’est ici qu’est rangé le formulaire de données
personnelles du collaborateur (adresse, numéro de sécurité sociale,
coordonnées bancaires, etc.), une copie de sa carte d'identité et de ses
certificats de scolarité.

Il ne faut pas oublier qu’en France, chaque nouveau collaborateur est tenu de
passer une visite médicale au début de son contrat de travail. Préparer la prise
de rendez-vous avec le médecin du travail est essentiel pour accueillir
correctement le nouvel employé.

Il convient également de préparer les documents informatifs au sujet de

l’adhésion de ce dernier aux contrats de prévoyance et de mutuelle proposés
par l’entreprise.

25
 Les documents administratifs

Préparer les documents administratifs officiels est aussi très important pour
bien anticiper l’arrivée d’un nouvel élément dans l’entreprise. C’est le cas, par
exemple, de la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE), qui doit être
effectuée auprès de l'URSSAF.

Il est aussi important d’inscrire le collaborateur au registre unique du personnel

et de gérer son affiliation à la caisse de retraite.

Les documents de prise de poste

Pour assurer une prise de poste rapide et efficace, il est primordial de mettre à
disposition la charte informatique et de confidentialité de l’entreprise, ainsi
qu’un exemplaire de la convention collective.

Le conseil de HubSpot
Utiliser un CRM pour centraliser et informatiser l’ensemble des
documents en lien avec un employé peut être une solution idéale pour
optimiser la gestion du personnel.

26
 3.2 - Aménager le poste de travail

Une fois l’ensemble des documents préparés, vient le moment de la

préparation du nouveau poste de travail.

Il faut alors s’assurer que le matériel informatique et l’ensemble des outils de

travail sont prêts et utilisables immédiatement par le collaborateur
(ordinateur, logiciels, équipements, téléphones, adresse mail, accès au réseau
interne, etc.). Impliquer le service informatique de l’entreprise dans cette étape
est donc primordial pour n’oublier aucun détail.

Il convient ensuite d’aménager correctement l’espace de travail dédié au

nouvel employé. Il est essentiel d’opter pour une chaise et un bureau
ergonomique, un lieu bien éclairé, doté de rangements et dont la disposition
est adaptée à la réalisation des tâches quotidiennes. Les fournitures de
bureau (cahier, stylos, post-it) peuvent également être mises à disposition.

27
 3.3 - Préparer un livret d'accueil

Pour que le collaborateur puisse saisir rapidement la manière de

fonctionner de l’entreprise qu’il vient de rejoindre, il est conseillé de lui
préparer un petit livret d’accueil.

Ce dernier contient généralement de nombreuses informations sur l'entreprise,

ses valeurs, son organigramme ou encore un résumé de ses politiques
internes.

Pour bien utiliser ce modèle de livret

d’accueil, il ne faut pas oublier de Modèle de livret d’accueil
personnaliser la page de couverture
avec le logo de l’entreprise, les Cliquez pour télécharger le modèle
coordonnées et l’année d’embauche gratuit, conçu par HubSpot,
du collaborateur. format PDF ou Word.

Il convient ensuite de présenter l’entreprise, ses missions et activités ainsi que

ses principales valeurs. Une présentation de l’équipe peut venir s’ajouter à la
structure du livret, avec quelques photos, de sorte que le collaborateur ait
moins de difficulté à identifier ses nouveaux collègues.

Décrire la culture d'entreprise et résumer une première journée type peuvent

aussi être des approches envisagées.

Enfin, il convient de détailler les avantages du collaborateur (assurance

maladie, mutuelle santé, compte retraite, remise pour abonnement à une salle
de sport, collations gratuites) proposés au sein de l'entreprise.

28
 3.4 - Effectuer une annonce en interne

Enfin, avant l’arrivée du nouveau collaborateur, il est impératif de faire

un mail ou d’organiser une réunion globale pour informer l’ensemble
des acteurs de l’entreprise de cet événement.

Cette étape est essentielle pour permettre aux autres employés de l’entreprise
d’accueillir correctement leur nouveau collègue et de limiter l’effet de surprise
ou les éventuels risques d’incompréhension qui peuvent découler de son
embauche.

29
4 - Le premier jour

Le premier jour du nouveau collaborateur est une étape importante à ne

pas rater. Il n’y a pas souvent deux occasions de faire bonne impression.

Pour préparer au mieux ce premier jour et assurer un accueil chaleureux au

nouvel employé, voici quelques conseils pratiques à mettre en œuvre.

4.1 - Assurer un accueil personnalisé

Dès son arrivée, il est important de proposer au nouveau collaborateur

un accueil personnalisé et adapté à la structure de l’entreprise.

Une présentation de son poste de travail et une visite des locaux s'imposent,
tout comme un déjeuner en équipe pour permettre au nouvel élément de
s’intégrer plus facilement et de prendre vite ses marques.

Prévoir un petit temps pour remplir les différentes formalités manquantes et

expliquer les différents éléments complémentaires peut aussi être favorable à
une bonne intégration (présentation de la mutuelle, explication des tickets
restaurant, explication des avantages, etc.)

30
 4.2 - Présenter l’entreprise au collaborateur

Pour ce premier jour, il convient aussi de préparer une rapide

présentation de l’entreprise, son histoire, ses valeurs et les objectifs sur
lesquels l’employé est amené à travailler.

Dans l’idéal, il est important d’essayer de rendre ce moment convivial et moins

formel, de sorte à ne pas bousculer d’entrée de jeu le nouveau collaborateur.
De la même manière, il est préférable de réaliser une présentation courte et
concise : il s’agit simplement d’un rappel, l’employé est censé être déjà au
courant de tous ces éléments.

4.3 - Présenter l’équipe et les collègues directs

Étape essentielle à respecter pour le premier jour d’un employé en

entreprise, la présentation à l’équipe et aux collègues directs.

Cela lui permet de se sentir tout de suite plus à l’aise dans son nouvel espace
de travail. Il est important d’organiser cette rencontre dans un cadre convivial
et de poursuivre la découverte de l’équipe à l’occasion d’un déjeuner, d’un
dîner ou d’un événement propice à la détente.

Ici, il n’est pas nécessaire de présenter l’ensemble des employés au nouveau

collaborateur. Se focaliser sur les responsables et les membres de l’équipe
directe reste le plus important à ce stade. Il convient, par contre, de prévenir le
reste de l’entreprise de l’arrivée du nouveau collaborateur ce jour par e-mail,
par exemple.

31
5 - Installation et formation du nouvel employé

Une fois les présentations effectuées, le nouveau collaborateur doit

maintenant prendre ses marques pour effectuer correctement ses
missions.

Voici quelques conseils à suivre pour aider un nouvel employé à être productif
le plus rapidement possible.

5.1 - Désigner un mentor pour le nouveau collaborateur

Dans les premiers jours de son intégration, il peut être intéressant

d’attribuer au nouveau collaborateur un mentor pour l’accompagner
dans ses premières tâches. Cette méthode permet de bénéficier de
nombreux avantages.

Le premier d’entre eux est sans nul doute le développement des compétences
du nouveau collaborateur par rapport aux outils et processus de l’entreprise.

En travaillant aux côtés d’un employé déjà expérimenté, celui-ci peut acquérir
rapidement des compétences opérationnelles complémentaires et être
efficace d’autant plus rapidement.

D’autre part, avoir un mentor peut aussi aider le nouvel employé à se sentir
intégré à sa nouvelle équipe. Plutôt que de faire ses premiers pas en solitaire,
cette méthode peut augmenter son niveau de confiance en son équipe et ses
managers, ainsi que sa motivation à atteindre ses objectifs.

32
 5.2 - Mettre en place un plan de formation initiale

Mettre en place un plan de formation initiale peut aussi être considéré

comme une étape clé pour assurer l’intégration d’un nouvel élément.

S’il est bien conçu, ce plan peut offrir plusieurs avantages pour l’employé, mais
aussi pour l’équipe et l’entreprise dans son ensemble.

Le principal objectif du plan de formation initial est d'assurer l’acquisition

rapide des compétences techniques et des pratiques nécessaires par le
nouveau collaborateur afin de mener à bien l’ensemble des missions.

Cela inclut notamment la maîtrise des outils, des logiciels et des processus
utilisés au sein de l'entreprise. À noter que cette partie peut être aménagée
sous la forme d’un mentorat, comme évoqué précédemment.

Un plan de formation clair et structuré permet également de réduire le stress

et l’anxiété que peut ressentir un nouvel employé, en lui fixant des attentes
réalistes et alignées aux objectifs de l’entreprise.

En plus de rassurer le collaborateur, cela peut aussi mettre en avant les

valeurs de l’entreprise et donner un bon aperçu de son organisation et de la
considération de cette dernière pour ses employés.

Un bon plan de formation initial doit être adapté aux besoins spécifiques du
collaborateur. En d’autres termes, celui-ci doit tenir compte de son expérience
professionnelle passée, de ses compétences actuelles, ainsi que de ses
préférences en matière d'apprentissage.

33
 5.3 - Effectuer un suivi régulier

Enfin, effectuer un suivi régulier de la progression de l’employé par

rapport aux objectifs fixés, mais aussi de son intégration et de son
évolution en matière de compétence est un processus à mettre en place
assez rapidement.

Dans les premières semaines de travail, ce rendez-vous ponctuel peut

permettre au collaborateur de faire le point sur son état d’esprit, de mettre sur
la table les choses qui peuvent le déranger et de poser l’ensemble de ses
questions. Il s’agit d’un moyen privilégié pour considérer le nouveau
collaborateur et ses attentes à leur juste valeur.

34
 Chapitre 3

Assurer le suivi des

employés sur le long
terme

35
 Chapitre 3

Assurer le suivi des employés

sur le long terme
Une fois la phase d’intégration terminée, il est bien souvent
recommandé d’assurer un suivi des nouveaux profils de l’entreprise.
Cela permet à la fois d’assurer la satisfaction de l’ensemble des équipes,
mais aussi de mieux analyser leur progression, leurs difficultés
éventuelles et leur état d’esprit général.

Cette partie aborde quelques conseils à mettre en place au bout d’un mois,
puis de six mois et enfin d’un an.

6 - À court terme (1 mois)

Au bout d’un mois de travail, il est déjà important de prendre en

considération le retour d’un collaborateur.

Pour ce faire, plusieurs outils sont mis à la disposition des équipes des
ressources humaines.

6.1 - Planifier des entretiens de suivi

Un entretien de suivi désigne un rendez-vous organisé entre un employé

et un représentant des ressources humaines, généralement un mois
après l’embauche.

Il permet d’évaluer de manière concrète l’expérience de l’employé au sein de

l’entreprise depuis son arrivée, de recueillir ses impressions, d’ajuster le plan
d’intégration et de vérifier que les attentes de la société et du collaborateur
sont bien respectées. L’entretien de suivi initial vise à instaurer un climat de
confiance basé sur la communication et la transparence entre les deux parties.

36
Mettre en place un entretien de ce type présente plusieurs avantages. Le
premier d’entre eux réside dans le renforcement du lien de confiance et
d’engagement entre le collaborateur et la société. En prenant en considération
les demandes, les problèmes et les avis des deux parties, celles-ci s’assurent
d’avancer ensemble et de pérenniser la qualité de leur lien.

Par ailleurs, au bout d'un mois, l'employé a normalement eu suffisamment de

temps pour s'adapter à son poste et à l'équipe.

Mener un entretien de suivi offre également la possibilité d’encourager une

culture de feed-back continu, dans un sens comme dans l’autre.

6.2 - Travailler l’engagement social

Pour renforcer les liens entre le nouveau collaborateur et le reste de son

équipe, il convient également d’organiser des activités d’engagement
social.

En plus d’augmenter le sentiment d’appartenance, travailler sur l’engagement

social permet de stimuler la collaboration et l’esprit d’équipe dès le début de la
mission du nouvel employé.

Participer à des activités sociales entre collègues améliore aussi la

communication et la transparence, tout en aidant à réduire les niveaux de
stress et d’anxiété qui peuvent s’accumuler, en particulier pendant les
premières semaines de travail.

De plus, travailler sur l’engagement social offre la possibilité de favoriser un

environnement de travail positif pour l’ensemble de l’équipe, et de faciliter
aussi la gestion des éventuels conflits au quotidien.

37
7 - À moyen terme (3 à 6 mois)

Au bout de 3 mois, le collaborateur commence à bien prendre ses

marques : il est normalement bien intégré à sa nouvelle équipe et
maîtrise les rouages de ses missions sans difficulté.

Voici quelques conseils complémentaires à appliquer à moyen terme pour

continuer d’engager la nouvelle recrue et de développer sa loyauté sur le long
terme.

7.1 - Évaluation des objectifs

Lorsque sonne la fin du premier trimestre ou du premier semestre de

travail avec un nouveau collaborateur, il est temps de réaliser une
évaluation concrète des objectifs.

Cet entretien doit être effectué en présence d’un représentant des ressources
humaines et du supérieur hiérarchique de l’employé. C’est également
l’occasion de passer en revue l’ensemble des objectifs initiaux qui ont été
imposés au collaborateur, d’évaluer les progrès qui ont d’ores et déjà été
réalisés et d’ajuster à la hausse ou à la baisse les objectifs.

L’entretien d’évaluation des objectifs peut aussi permettre de déterminer les

prochaines étapes d’évolution du projet sur lequel travaille le collaborateur et
de discuter, avec lui, de son ressenti.

Le conseil de HubSpot
Il est important de veiller à ce que ce rendez-vous ne soit pas perçu
comme un jugement de valeur par le collaborateur. Il convient de garder
une approche constructive et bienveillante, quelle que soit la situation.

38
 7.2 - Anticiper le développement professionnel

Après 6 mois passés dans une entreprise, il peut aussi être opportun de
commencer à discuter des opportunités de développement professionnel
et de formation continue qui s’offrent à l’employé.

En effet, cette période a normalement permis à l’équipe de déterminer les

points forts et les faiblesses du collaborateur. Il peut donc être judicieux
d’aider ce dernier à combler ses éventuelles lacunes grâce à une formation
adaptée.

De la même manière, en suivant les désirs d’évolution de carrière

professionnelle d’un collaborateur, il convient de commencer à discuter
d’éventuelles opportunités d’évolution qui peuvent lui être proposées plus ou
moins rapidement.

39
8 - À long terme (1 an)

Au bout d’un an, n’importe quelle nouvelle recrue dans une entreprise
est normalement très au fait de la culture d’entreprise, de ses missions
et de ses objectifs.

L’anniversaire d’embauche d’un employé est l’occasion idéale pour faire le

point sur ses compétences et son plan de carrière, dans le but d’envisager de
manière sereine la suite de la collaboration sur le plus long terme.

8.1 - Comment mener un entretien annuel ?

L’entretien annuel est une étape primordiale à respecter au bout d’un

an de collaboration avec un salarié.

Il permet de discuter ensemble des réalisations, des compétences acquises

par le collaborateur et des axes d’amélioration envisageables. Pour le mener à
bien, voici quelques conseils à appliquer :

En premier lieu, il convient d’établir, en amont, les critères d’évaluation à

analyser. Le modèle ci-dessous donne un aperçu de quelques questions
pertinentes à poser pendant cet entretien. Il est naturellement
envisageable de l’adapter en fonction de la situation.

Pour que la discussion ait lieu dans les meilleures conditions possible, il est
vivement recommandé d’informer l’employé de cet échange en amont, en
lui indiquant la date, l’heure, les attentes de l’entreprise vis-à-vis de cet
entretien et l’intérêt de la démarche.

Une fois le rendez-vous fixé, il est important de ne pas oublier d’envoyer le

questionnaire de comparaison destiné à votre employé. En effet, comme
dans le modèle téléchargeable ci-dessous, il est préférable de concevoir
deux grilles d’évaluation identiques, l’une pour le supérieur hiérarchique,
l’autre pour l’employé concerné. Cela permet de comparer les réponses des
deux parties de manière concrète et d’aborder les points de discorde en
toute transparence.

40
Modèle de grille d’évaluation

Cliquez pour télécharger le modèle gratuit, conçu par HubSpot, format

PDF, GDocs, GSheets, Excel ou Word.

Avant l’heure de l’entretien, le supérieur hiérarchique doit aussi bien remplir

son questionnaire, et ce, afin de baser l'échange sur des éléments de
comparaison concrets.

Au moment de l’entretien, il convient de reprendre ensemble chaque point

du document, de comparer les réponses et d’en discuter si le besoin s’en
fait sentir. Ici, il est important de garder une atmosphère conviviale et
bienveillante : la critique se doit d’être constructive et les échanges
cordiaux.

À la fin de l’échange, il convient de transmettre au collaborateur un résumé

de son entretien annuel sous la forme d’un mail, reprenant l’ensemble des
points abordés, les objectifs fixés pour l’année prochaine et une copie des
deux questionnaires.

41
 8.2 - Bilan de compétences et plan de carrière

Le bilan de compétence permet d’évaluer les compétences, les

aptitudes, les motivations et les aspirations professionnelles d’un
collaborateur.

Il repose sur une analyse complète de ses forces et de ses axes d’amélioration.
Le plan de carrière est étroitement lié au bilan de compétences.

Cette feuille de route détermine les objectifs professionnels de l’employé à

moyen et long terme. Il s’appuie sur les résultats du bilan de compétences,
afin de créer un parcours évolutif, cohérent et applicable à la situation actuelle
du collaborateur.

Après une année d'exercice au sein d’une entreprise, effectuer ces deux tâches
permet de faire le point de manière concrète avec les compétences, les
évolutions et les aspirations de l’employé.

Cela offre aussi la possibilité d’analyser la corrélation entre les attentes de ce

dernier et les objectifs de l’entreprise. C’est également à l’occasion de la
création du bilan et du plan de carrière que les besoins en formation peuvent
être identifiés.

42
Quels éléments essentiels faut-il faire apparaître
dans le bilan de compétences ?

L’analyse des compétences techniques et comportementales (les

forces et les faiblesses, les savoir-faire et le savoir-être de l’employé).

Un récapitulatif de ses motivations et aspirations.

Une évaluation concrète de ses expériences professionnelles passées

et de sa première année au sein de l’entreprise.

Un récapitulatif des opportunités et des obstacles qui s’opposent à

son évolution.

Quels éléments essentiels faut-il faire apparaître

dans un plan de carrière ?

Une liste des objectifs professionnels à court, moyen et long terme.

Une liste des actions à mettre en œuvre (formations, expériences et

certifications nécessaires pour atteindre les objectifs).

Un échéancier réaliste pour chaque étape.

Un document de suivi pour mesurer la progression de l’employé.

43
 8.3 - Récompenser le travail du collaborateur

Enfin, il est essentiel de ne pas oublier de récompenser le travail du

collaborateur pour accroître sa loyauté, son engagement, ses
performances futures et sa motivation à s’investir dans l’entreprise.

Cette étape permet de reconnaître les efforts de l’employé et de saluer les

résultats obtenus. Le lien entre l’entreprise et le collaborateur est renforcé, une
relation d’égal à égal et de reconnaissance se développe entre les deux parties.

Comment récompenser ses collaborateurs ?

En fonction de la culture de l’entreprise, il est possible de récompenser les

collaborateurs de différentes manières :

Les récompenses matérielles : elles peuvent prendre la forme de primes,

d’avantages en nature ou de cadeaux.

Les récompenses immatérielles : elles s’apparentent à des félicitations en

public à l’occasion de réunions ou à la publication des résultats de
l’employé dans l’entreprise à travers une newsletter interne, par exemple.
Ce type de récompense peut aussi être donné sous la forme d’une
augmentation des responsabilités, d’opportunités de formation ou de
davantage de flexibilité.

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 Faites vos premiers pas avec HubSpot

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