SAP S/4HANA – Fiche de révision exhaustive et rédigée

1. SAP S/4HANA : principe général

SAP S/4HANA est un système intégré de gestion d’entreprise. L’objectif n’est plus de gérer la
production, les ventes, les achats et la finance avec des outils séparés, mais de centraliser toutes les
données dans une base unique.
La technologie HANA permet d’exécuter les traitements en mémoire, ce qui supprime les temps de
latence et garantit une vue en temps réel des opérations.
Chaque domaine métier dispose de son module. Dans le cadre de ton cours, les modules principaux
sont :
 SD (Sales & Distribution), qui gère la relation commerciale, les commandes, les livraisons et
la facturation.
 MM (Material Management), qui gère les achats, les stocks, la planification des besoins,
l’approvisionnement et la réception de marchandises.
On peut résumer la logique ainsi : SD permet de générer du chiffre d’affaires, tandis que MM garantit
l’approvisionnement et la disponibilité des marchandises nécessaires.
2. Structure organisationnelle : fondements
SAP impose de rattacher toutes les données à des niveaux organisationnels. Il s’agit de la structure de
référence du système. C’est systématiquement évalué en examen.
2.1 Niveaux communs
 Mandant (Client) : périmètre global d’une installation SAP, qui correspond généralement à
une entreprise ou un groupe. C’est à ce niveau que sont définies les données centrales.
 Société (Company Code) : entité juridique indépendante, capable de produire un bilan et un
compte de résultat. Elle correspond à la plus petite unité légale comptable.
 Division (Plant) : site physique d’approvisionnement, de stockage, de production ou de
distribution.
 Emplacement de stockage (Storage Location) : subdivision logique du stock à l’intérieur d’une
division, permettant de gérer plusieurs types de marchandises distinctes.
2.2 Niveaux propres au module SD
 Organisation commerciale (Sales Organization) : unité responsable de la vente des produits et
des garanties associées.
 Canal de distribution (Distribution Channel) : mode de distribution (vente directe, commerce
de gros, commerce de détail).
 Secteur d’activité (Division, dans SD) : classification par ligne de produits.
 Domaine commercial (Sales Area) : combinaison obligatoire de Sales Organization +
Distribution Channel + Division. C’est ce domaine qui rend possible la création d’une
commande client.
 Point d’expédition (Shipping Point) : lieu où sont organisées les activités logistiques
(préparation, chargement, expédition).
Un élément essentiel : le Sales Area n’est pas modifiable après la création d’une commande.
2.3 Niveaux propres au module MM
 Organisation d’achat (Purchasing Organization) : unité qui négocie les conditions d’achat avec
les fournisseurs.
 Groupe d’acheteurs (Purchasing Group) : personne ou groupe en charge des négociations.
L’organisation d’achat peut être spécifique à une division, mutualisée pour plusieurs divisions d’une
même société, ou encore commune à plusieurs sociétés.
3. Données de base (Master Data)
SAP repose sur un principe fondamental : créer une donnée une seule fois et la réutiliser partout.
3.1 Fiche article (Material Master)
La fiche article est la base de référence pour tout ce qui concerne les articles. Elle contient :
 les données de planification (MRP, besoins),
 les vues commerciales (unités de vente, taxes),
 les vues achats (conditions d’achat, délais),
 les vues de stock (évaluation, unité de stockage),
 les vues logistiques (poids, volume).
Elle est organisée par vues selon les services concernés et les niveaux organisationnels.
Transactions associées : MM01 (création), MM02 (modification), MM03 (affichage).
3.2 Business Partner (BP)
Le Business Partner est une fiche unique centralisant les relations avec des tiers (clients, fournisseurs,
groupes, individus).
Elle fonctionne par activation de rôles :
 Rôle client (FLCU01) : données commerciales.
 Rôle client FI (FLCU00) : données financières.
 Rôle fournisseur (FLVN01) : données achats.
 Rôle fournisseur FI (FLVN00) : données financières.
Un même partenaire peut cumuler plusieurs rôles. L’identifiant BP peut être distinct du numéro client
ou fournisseur selon le paramétrage SAP. La transaction principale est BP.
3.3 Fiches croisées
 Client–Article : permet d’associer un numéro de référence spécifique utilisé par le client, ainsi
que des tolérances et instructions.
 Fiche infos-achats : relie un fournisseur et un article. Elle stocke le prix négocié, les délais, les
volumes, l’historique et les conditions futures. Elle est générée automatiquement lorsqu’une
commande d’achat est créée sans fiche préexistante.
3.4 Conditions (Pricing Conditions)
Mécanisme de tarification. Il permet de gérer :
 les prix de base,
 les remises,
 les majorations,
 les frais,
 les taxes.
Il est utilisé aussi bien en ventes qu’en achats.
4. Le cycle SD (Order-to-Cash)
Le module SD structure la vente en une succession de documents interdépendants, consultables via un
flux documentaire.
4.1 Activités précommerciales
Il s’agit de toutes les activités précédant l’engagement du client : qualification commerciale,
engagements marketing, demandes de renseignements, puis demande d’offre (VA11) et offre (VA21).
L’objectif est de fournir à l’équipe commerciale les informations consolidées nécessaires pour
négocier.
4.2 Commande client (VA01)
La commande client formalise l’engagement de vente. Elle peut être créée seule ou en référence à une
offre ou un contrat. Lors de la saisie, SAP exécute automatiquement les contrôles suivants :
 contrôle de disponibilité (ATP), qui compare le stock libre avec les engagements existants ;
 détermination du point d’expédition et de l’itinéraire logistique ;
 ordonnancement logistique pour calculer les dates de prélèvement, chargement et transport ;
 détermination du prix par conditions ;
 contrôle de crédit du client via le Credit Control Area.
La commande se compose d’un en-tête (conditions globales), de postes (articles) et d’échéances
(quantités par date).
La création de la commande peut générer des besoins MRP et réserver des quantités en stock.
4.3 Expédition et livraison (VL01N)
La livraison transforme la commande en opération logistique. SAP vérifie la complétude, détermine le
magasin de prélèvement, consolide les postes, calcule poids et volume et autorise ou non les livraisons
partielles.
Elle ouvre l’accès au prélèvement, à l’emballage et au chargement.
4.4 Prélèvement (LT03)
Le prélèvement consiste à retirer physiquement les articles de leur emplacement de stockage et à les
placer dans une zone d’expédition en vue de l’emballage. Le statut de prélèvement est mis à jour dans
le document de livraison.
4.5 Sortie de marchandises (Post Goods Issue – PGI)
La PGI est une étape pivot. Elle entraîne le transfert légal de propriété et déclenche à la fois :
 une diminution quantitative du stock,
 l’enregistrement du coût des marchandises vendues en comptabilité financière.
Elle marque la sortie physique des marchandises de l’entreprise.
4.6 Facturation (VF01)
La facture peut être générée à partir de la commande ou de la livraison. SAP met à jour la comptabilité
:
 débit du compte client,
 crédit du compte de produits (chiffre d’affaires).
La facturation peut être collective (plusieurs livraisons regroupées), partielle ou échelonnée.
4.7 Encaissement (F-28)
Le règlement du client est enregistré dans FI. Le paiement compense le poste ouvert et solde la
créance.
Résumé opérationnel OTC :
VA01 → VL01N → LT03 → PGI (VL02N) → VF01 → F-28.
5. Le cycle MM (Procure-to-Pay)
Le processus Procure-to-Pay traduit un besoin interne en dette fournisseur, jusqu’au paiement. Il suit
un ordre précis.
5.1 Demande d’achat (ME51N)
Document interne exprimant un besoin en quantité, date et imputation. Elle peut être créée
manuellement ou générée automatiquement par le MRP, les ordres de production ou de maintenance.
Dans le cas d’un article consommé directement (sans fiche article), une imputation comptable est
obligatoire.
5.2 Détermination de la source
La source d’approvisionnement peut être :
 interne (transfert),
 extraite d’un répertoire de sources,
 tirée d’un contrat-cadre (contrat valeur ou contrat quantité),
 issue d’un appel d’offres.
SAP permet également de comparer les offres, de noter les fournisseurs et de créer automatiquement la
fiche infos-achat si elle n’existe pas.
5.3 Commande d’achat (ME21N)
Document juridiquement engageant. Il fixe les conditions, les quantités, les dates et les prix.
Il existe plusieurs types d’approvisionnement :
 standard (stock ou consommation),
  sous-traitance,
 consignation,
 transfert physique,
 services externes.
5.4 Entrée de marchandises (MIGO)
L’entrée de marchandises augmente le stock, enregistre la valeur et intègre les quantités dans la gestion
des inventaires.
5.5 Réception de facture (MIRO)
La facture est rapprochée de la commande et de la réception. Si les quantités et montants
correspondent, une dette fournisseur est créée.
5.6 Paiement du fournisseur
La dette fournisseur est soldée par un paiement bancaire. La trésorerie diminue.
Résumé opérationnel P2P :
ME51N → sourcing → ME21N → MIGO → MIRO → paiement.
6. Automatismes comptables
SAP génère toutes les écritures à partir des mouvements de stock ou des factures, sans intervention
manuelle.
En ventes :
 la sortie de marchandises diminue l’inventaire et enregistre le coût ;
 la facture augmente la créance client et le produit comptable ;
 le paiement solde la créance et augmente la trésorerie.
En achats :
 l’entrée de marchandises augmente l’actif stocké ;
 la facture crée une dette fournisseur ;
 le paiement solde la dette et réduit la trésorerie.
7. Définitions des termes techniques
 ATP (Available to Promise) : méthode de promesse de disponibilité prenant en compte le stock
physique, les engagements existants et les besoins futurs.
 Credit Control Area : périmètre de contrôle du crédit client permettant de gérer les plafonds,
les autorisations, les blocages et les alertes.
 PGI (Post Goods Issue) : mouvement logistique de sortie enregistrant la diminution de stock,
le transfert légal de propriété et les écritures comptables associées.
 GR (Goods Receipt) : entrée de marchandises enregistrée au niveau stock et comptabilité.
 MRP (Material Requirements Planning) : planification des besoins en composants visant à
déclencher les approvisionnements.
 Tolerance : écart autorisé dans les quantités livrées, facturées ou reçues.
 Contrat valeur : contrat-cadre plafonné par un montant total pouvant être consommé
progressivement.
 Contrat quantité : contrat-cadre plafonné par un volume total d’unités.
 Facturation collective : regroupement de plusieurs documents de livraison dans une seule
facture.
 Livraison partielle : segmentation de la quantité livrable en plusieurs expéditions distinctes.
8. Codes de transactions essentiels
SD :
 VA11, VA21 : demande d’offre et offre.
 VA01 : commande client.
 VL01N : livraison sortante.
 LT03 : prélèvement.
  VL02N : modification livraison / PGI.
 VF01 : facturation.
 F-28 : encaissement.
MM :
 ME51N : demande d’achat.
 ME41 : appel d’offres.
 ME21N : commande d’achat.
 MIGO : entrée marchandises.
 MIRO : facture fournisseur.
 BP : création d’un partenaire.
9. Conseils pour l’examen
Les questions récurrentes portent sur :
 la définition et le rôle du Sales Area,
 la non-modifiabilité de ce dernier après création de commande,
 l’impact comptable de la PGI,
 le rôle de la fiche infos-achat,
 le fonctionnement des contrats-cadres,
 les différences entre livraison complète et partielle,
 l’articulation VA01 – VL01N – PGI – VF01.
Quelques formules à retenir :
 Company Code = comptabilité légale.
 Sales Area obligatoire pour vendre.
 PGI = stock diminué + écriture comptable + transfert propriété.
 Order-to-Cash = VA01 → VL01N → PGI → VF01 → F-28.
 Procure-to-Pay = Demande → Source → PO → Réception → Facture → Paiement.
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