MODULE I
ELABORATION DES
RAPPORTS‘ TECHNIQUE
ET FINANCIER
LES REGLES APPLICABLES A LA GESTION DES SUBVENTIONS DU 11EME
FED
Définition
• Une subvention est un paiement direct de nature non commerciale versé par
l’administration contractante à un bénéficiaire pour mettre en œuvre une action
destinée à promouvoir la réalisation d’un objectif s’inscrivant dans le cadre d’une
politique de l’Union européenne ou dans le cadre de l’accord ACP-CE ou de la
décision d’association outre-mer.
Caractéristiques d’une subvention de l’Union européenne
• Une subvention fait en général l’objet d’un cofinancement de la part des bénéficiaires
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Lorsque la mise en œuvre de l'action requiert d'accorder un soutien financier à des tiers (financement en cascade), le
bénéficiaire d'une subvention peut apporter ce soutien si les conditions suivantes sont réunies
• le soutien financier n’est pas le but premier de l'action ;
• les conditions de l’octroi d’un tel soutien sont strictement définies dans la décision
de subvention ou dans la convention de subvention conclue entre le bénéficiaire et
la Commission/administration contractante, à l'exclusion de tout pouvoir
d'appréciation ;
• les montants concernés sont faibles : le montant maximal du support financier est
limité à 60 000 EUR pour chaque tiers
• les critères de sélection des tiers bénéficiant de ce soutien financier, ainsi que les
critères permettant de déterminer le montant exact de ce soutien, doivent
également être spécifiés
• le coordinateur fournit dans son rapport à l'administration contractante un compte
rendu complet et détaillé de l’attribution et de la mise en œuvre de tout soutien
financier. Ces rapports doivent fournir, entre autres, des informations sur les
procédures d’octroi, les identités des bénéficiaires de ces soutiens financiers, les
montants octroyés, les résultats atteints, les problèmes rencontrés et les solutions
trouvées, les activités effectuées ainsi qu’un calendrier des activités devant encore
être exécutées
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Les Obligations du bénéficiaire de subvention
• Le Bénéficiaire assure la mise en œuvre de l'Action sous sa propre responsabilité
et en conformité avec la description de l'Action qui figure en annexe du contrat de
subvention, pour atteindre les objectifs qui y sont fixés.
• Il exécute l’Action avec tout le soin, l'efficacité, la transparence et la diligence
requise, selon les meilleures pratiques dans le domaine concerné et en conformité
avec le Contrat et agit soit par ses propres moyens soit en partenariat avec une ou
plusieurs ONG ou avec d'autres organisations identifiées dans la description de
l’Action.
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Modification du contrat
• Toute modification du contrat, y compris de ses annexes, doit être consignée par
écrit. Le contrat ne peut être modifié que pendant sa période d’exécution.
• La modification ne peut avoir pour objet ou pour effet d’apporter au contrat des
changements susceptibles de remettre en cause la décision d’octroi de la
subvention, ni d’enfreindre la règle de l’égalité de traitement entre demandeurs.
Le montant maximal de la subvention mentionné à l’article 3.2 des conditions
particulières ne peut être augmenté.
• Lorsqu’une modification est demandée par les bénéficiaires, le coordinateur doit
adresser une demande dûment justifiée à l'administration contractante trente
jours avant la date de prise d’effet envisagée, sauf dans des cas particuliers
dûment justifiés et acceptés par l'administration contractante.
• Lorsqu’une modification du budget ou de la description de l’action n’affecte pas
l’objet fondamental de l’action et que l’incidence financière se limite à un
transfert entre postes à l’intérieur d’une même rubrique principale du budget,
notamment la suppression ou l’introduction d’une rubrique, ou à un transfert
entre rubriques principales du budget entraînant une variation inférieure ou
égale à 25 % du montant initial (le cas échéant modifié par un avenant) de
chaque rubrique principale concernée de coûts éligibles, le coordinateur peut
modifier le budget ou la description de l’action et en informe l'administration
contractante par écrit sans délai et au plus tard dans le prochain rapport.
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Modification du contrat (SUITE)
• Cette méthode ne peut pas être utilisée pour modifier les rubriques relatives aux
coûts indirects, aux provisions pour imprévus, aux contributions en nature ou
pour modifier les montants ou les taux des options de coûts simplifiés définies
dans le contrat.
• Les modifications portant sur l'adresse, le compte bancaire ou l’auditeur peuvent
faire l’objet d’une simple notification par le coordinateur. L'administration
contractante a cependant le droit, dans des cas dûment justifiés, de refuser le
choix fait par le coordinateur.
• L'administration contractante se réserve le droit d’exiger le remplacement de
l’auditeur visé à l’article 5.2 des conditions particulières si des éléments
inconnus au moment de la signature du contrat font douter de son indépendance
ou de son professionnalisme
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(SUITE)
Les principes d’exécution des ressources financières du FED
Dans le processus d'établissement et d'exécution des ressources du FED, les bénéficiaires doivent
comprendre que ces ressources sont utilisées conformément au principe de bonne
gestion financière, à savoir les principes d'économie, d'efficience et d'efficacité
• Le principe d'économie prescrit que les moyens mis en œuvre en vue de la réalisation
des activités sont rendus disponibles en temps utile, dans les quantités et qualités
appropriées et au meilleur prix.
• Le principe d'efficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en œuvre et les
résultats obtenus.
• Le principe d'efficacité vise l'atteinte des objectifs spécifiques fixés et l'obtention des
résultats escomptés. Des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et
datés sont déterminés. La réalisation de ces objectifs est contrôlée par des indicateurs
de performance.
En vue d'améliorer la prise de décisions, les évaluations suivantes sont requises :
• l'utilisation des ressources du FED est précédée d'une appréciation ex ante de l'action
à entreprendre
• l'action fait l'objet d'une évaluation ex post en vue de s'assurer que les résultats
escomptés justifient les moyens mis en œuvre.