Plateforme SUBside
DÉPOSER ET SUIVRE MES DEMANDES
2025
Déposer et suivre mes demandes 1
TABLE DES MATIERES
PARTIE I – AVANT DE COMMENCER ................................................................................ 2
1. Je me connecte à la plateforme SUBside ................................................... 2
2. J’effectue une recherche par démarche ou mots clés ...................... 4
3. J’effectue une recherche par domaine ....................................................... 6
4. Je lis les résu ltats de ma recherche ............................................................. 8
5. Je lis la page d’accueil d’une démarche ................................................... 9
PARTIE II – JE DÉPOSE UNE DEMANDE ....................................................... 11
1. Je vérif ie mes don nées avant d’introduire m a demande .............. 11
2. J’associe un numéro de compte à m a demande ................................ 12
3. J’attribue un contact référent à ma demande ..................................... 15
4. Je sauvegarde mon formulaire de demande ......................................... 15
5. Je téléch arge des modèles de documents ............................................. 17
6. Je joins mes docu ments à ma demande .................................................. 17
7. Je vérif ie que mes documents ont bien ajoutés .................................. 18
8. Je téléch arge le récapitulatif de ma demande .................................... 20
9. Je soumets ma demande à l’Administration ......................................... 20
PARTIE III – JE SUIS UNE DEMANDE .......................................................... 22
1. Je justifie une subvention .................................................................................. 24
2. Je suis les étapes de mes dossiers .............................................................. 22
3. Je reçois des courriers et notifications ..................................................... 28
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PARTIE I – AVANT DE COMMENCER
1. Je me connecte à la plateforme SUBside
Pour un utilisateur déjà inscrit , connectez-vous via la page d’accueil
de la plateforme Subside, accessible via le lien suivant (Cliquez ici ).
(Image 01) Sur la barre des menus rouge en haut de votre
01
écran, cliquez sur « Me connecter ».
(Image 02) Ensuite, introduisez votre identifiant et votre mot
de passe :
02
Votre identifiant.
Votre mot de passe (associé à votre identifiant).
Cliquez ensuite sur « Me connecter » pour accéder à la
03
plateforme.
Pour récupérer un mot de passe , suivez les instructions du
manuel utilisateur « Créer et gérer son compte ».
Pour un nouvel utilisateur, suivez les instructions du manuel
« Créer et gérer so n compte ».
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2. J’effectue une recherche par démarche ou mots clés
(Image 0 1) Sur la barre des menus en haut de votre écran,
cliquez sur « Rechercher une subvention / agrément /
01
reconnaissance » pour accéder aux démarches de la
plateforme SUBside.
(Image 03) Dans le champ « Quelle démarche recherchez-
02
vous ? » tapez un mot clé.
03 Cliquez sur « Rechercher » pour lancer la recherche.
Vous pouvez choisir le nombre de démarches à afficher à
04 l’écran (par exemple : 5, 10, 15, etc.) et trier le résultat de la
recherche par « Aide » ou par « Dates de campagne ».
(Image 04) Dans l’exemple ci -dessous, vous pouvez voir
qu’en tapant « enseignement », on accède aux démarches
05
relatives à l’environnement scolaire de tous les services
administratifs.
Attention ! Cette liste n’est pas exhaustive, vous pouvez aussi
consulter le catalogue des démarches du MFW-B et les sites web des
secteurs du MFW-B pour avoir une v ue plus complète.
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3. J’effectue une recherche par domaine
(Image 0 1) Sur la barre des menus en haut de votre écran,
cliquez sur « Rechercher une subvention / agrément /
01
reconnaissance » pour accéder aux démarches de la
plateforme SUBside.
02 (Image 05) Cliquez sur « + de critères ».
03 Cliquez sur « Domaine » et sélectionnez l’Administration.
(Image 06) Dans l’exemple ci -dessous, vous pouvez voir
qu’en tapant « Sport - Adeps », on accède aux démarches
04
relatives à l’environnement scolaire de tous les services
administratifs.
Attention ! Cette liste n’est pas exhaustive, vous pouvez aussi
consulter le catalogue des démarches du MFW-B et les sites web des
secteurs du MFW-B pour avoir une v ue plus complète.
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4. Je lis les résultats de ma recherche
Chaque résultat de votre recherche synthétise les informations qui
correspondent à la démarche (Image 06 et 07).
01 Le nom de la démarche.
02 Le nom de l’Administration de laquell e dépend la démarche.
03 Le numéro d’identi fication de la démarche.
04 Le demandeur (personne morale ou, et physique).
05 La période de dépôt de dossiers de demande.
06 Le montant global de la démarche .
Accédez à la page d’accueil de la démarche pour déposer
07
un dossier en cliquant sur l e bouton « Accéder ».
Image 07
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5. Je lis la page d’accueil d’une démarche
La page d’accueil présente un récapi tulatif complet de la démarche.
01 (Image 07 et 08) Récapitulatif de la démarche.
02 (Image 08) Pourquoi cette initiative ?
03 Pour qui ?
04 Objet de la demande ?
05 Quelles modalités ?
06 Contacts pour le service administrati f qui gère la démarche.
Contact pour les difficultés techniques liées à l’utilisation de
07
la plateforme .
Cliquez sur « Déposer une demande » pour introduire un
08
dossier.
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PARTIE II – JE DÉPOSE UNE DEMANDE
1. Je vérifie mes données avant d’introduire ma demande
Pour introduire une demande, cliquez sur le bouton rouge « Déposer
une demande » en bas à droite de votre écran (Image 08). SUBside
vous demandera de vérifier si les informations que vous avez
renseignées lors de la création de votre compte sont à jour.
L’attestation bancaire au format PDF doit correspondre aux données
reprises dans les onglets « Identification » et « IBAN ».
Si vous êtes une personne physique , l’attestation doit permettre de
faire le lien entre votre adresse de domicile et votre numéro de
compte bancaire.
Si vous êtes une personne morale , l’attestation doit correspondre
aux données enregistrées à la Banque -Carrefour des Entreprises.
Attention ! Seront rejetés :
les documents illisibles, flous, mal cadrés ;
les numéro de compte qui laissent place à l'interprétation ;
les documents dans un format autre que PDF ;
les captures d'écran (« printscreen ») ;
les attestations bancaires sans logo ni signature de la banque ;
les tickets de caisse sans déclaration de créance;
les informations de la BCE;
les documents issus d’ applications informatiques non appropriées ;
Les e-mails généri ques.
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2. J’associe un numéro de compte à ma demande
Vous pouvez modifier, désactiver votre numéro de compte bancaire ou
lier votre demande à un nouveau numéro de compte.
Attention ! Si vous aviez soumis une autre demande à l’Administration ,
prévenez le servi ce administratif qui gère la démarche afin qu’ils
puissent associer l es changements à vos autres demandes .
(Image 09) Dans l’onglet « IBAN », le numéro de compte à
01
associer à votre demande est coché.
02 Cliquer sur « Désactiver » pour le dissocier de votre demande
03 Cliquer sur « Mo difier » pour le modifi er.
Cliquer sur « Ajouter un compte bancaire » pour lier votre
04
demande à un nouveau numéro de compt e.
Image 09
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(Image 10) Rensei gnez vos informat ions dans la boîte de
05
dialogue et ajoutez votre attestation bancaire au format PDF .
06 Valider en bas à droite.
(Image 11) Après avoir validé votre nouveau numéro de
07
compte, cliquez sur l’icône « Activer » pour l’associer à la
demande en cours d’introduction.
(Image 12) Cocher la case en bas à gauche « Je certifie que
08
les informations renseignées ci -dessus sont exactes et à
jour ».
09 Cliquer sur « Vali der » en bas à droite.
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3. J’attribue un contact référent à ma demande
(Image 13) Si vous êtes une personne morale , vous av ez
la possibilité d’attribuer le suivi de l a demande à l’un des
01 utilisateurs de votre compte. Les notifications seront
uniquement envoyées au contact principal et au référent
(c’est-à-dire l’autre utilisateur qui suivra également la
demande).
4. Je sauvegarde mon formulaire de demande
Veuillez noter que le contenu du formulaire peut varier en fonction de
la démarche concernée.
(Image 13) À l’étape de la demande, la navigation entre les
02 différents onglets vous permettra de compléter l’ensemble
des sections du formulaire.
Attention ! Afin d’éviter toute perte de données, nous vous
03 conseillons d’enregistrer votre formulaire sans attendre . Un
dossier enregist ré reçoit un numéro d’identification.
(Image 14) Après avoir enregi stré votre formulai re, celui -ci
04
se voit attribué un numéro de dossier.
À cette étape, vous pouvez aussi modi fier le contact référent
05
pour la demande .
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5. Je télécharge des modèles de documents
L’onglet ou la fonct ionnalité « Documents à joindre » permet d’associer
des documents à vos démarches.
(Image 15) Pour cela, cliquez sur les liens des modèles à
télécharger surlignés en bleu. Les document s se
téléchargent sur v otre ordinateur. Retrouvez -les :
01 Dans votre dossi er « Téléchargements » sur votre
ordinateur ;
Dans l’historique de téléchargements de votre
navigateur web.
6. Je joins mes documents à ma demande
Il existe 3 options pour joindre vos documents et modèles complétés :
Soit cliquez sur « Ajouter un fichi er depuis mon porte -
02 document » pour joindre un document enregistré depui s vos
informations de compte.
Soit cliquez sur « Ajouter un fich ier » pour joindre un
03
document enregist ré sur votre ordinateur.
Soit glissez directement le document à partir de votre
04
ordinateur sur la fenêtre de versement.
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7. Je vérifie que mes documents ont bien ajoutés
Si vous rencontrez des difficultés pour joindre des documents à votre
demande :
assurez-vous que la taille de vos documents fait moins de 10 MO;
dans le document original, réduisez l a taille des images ;
enregistrez les documents au format PDF pour réduire leur taille ;
vérifiez la compati bilité de votre navigateur web , évitez « Safari »;
faites une mise à jour de votre navigateur web ;
réinitialisez vos données de navigati on (historique et cookies) .
Nous vous conseillons d’enregistrer votre formulaire afin de vérifier si
les pièces que vous avez jointes sont bien dans votre dossier.
(Image 16) Pour cela, cliquez sur le lien de téléchargement
05
pour les visualiser.
06 Pour supprimer un document, cliquez sur l’icône « Poubelle ».
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8. Je télécharge le récapitulatif de ma demande
Le récapitulatif peut être téléchargé dès que le formulaire est
enregistré et avant sa soumission.
Attention ! Après la soumission du formulaire, v ous pourrez le
consulter en ligne mais il ne sera plus possible de télécharger l’aperçu
de celui-ci.
01 (Image 17) Cliquer sur « Génération de documents ».
02 Sélectionner « DEM ANDE_Récapitulatif ».
9. Je soumets ma demande à l’ Administration
(Image 18) Cliquer sur « Valider » en bas à droite de la
03 page . Un bandeau bleu de confirmati on de soumission de la
demande s’affichera.
Une notification automatique vous sera adressée par e -mail,
confirmant la soumission de votre demande à l’administration. Elle
inclut le numéro de dossier , la date de soumission et les contacts de
référence relatifs à cette démarche.
Attention ! Lorsque vous avez validé votre formulaire, vous ne pourrez
plus le modifier. Vous pouvez toutefois contacter le service concerné
et l’avertir d’une éventuelle erreur que vous souhait ez modifier. Le
service pourra vous donner à nouveau accès au formul aire.
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PARTIE III – JE SUIS UNE DEMANDE
1. Je suis les étapes de mes dossiers
Lorsque vous soumettez une demande, vous êtes rediri gé vers la page
de suivi de l’ensemble de vos démarches. Quand l’option de tri est
activée, le bouton devient rouge. Pour trier vos dossiers, utilisez les
boutons suivants :
01 (Image 19) « À co mpléter » Affiche l es dossiers à compléter.
« En traitement » Affiche les dossiers soumis à
02
l’Administration et qui sont en cours d’analyse.
« Compléments à f ournir » Affiche les dossiers pour lesquels
03 l’Administration vous a demandé un complément
d’information.
« En cours de paiement » Affiche les dossiers pour lesquels
04 une ou plusieurs t ranches de subvention sont en cours de
liquidation.
« Payé » Affiche les dossiers pour lesquels la subvention a
05
été payée dans sa totalité.
« Clôturé » Affiche les dossiers qui ont été terminés avant
06
d’arriver à leur conclusion.
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Ensuite, vous pouvez cliquer sur les boutons suivants :
La loupe pour consulter l’historique du dossier (dat e de
07
dépôt, consultation par l’agent, demandes d’i nfos
complémentaires, …) .
L’enveloppe pour consulter l’historique des e -mails envoyés
08
par l’administration via la plateforme SUBside
Sur le document pour éditer/modifier le formulai re de
09
demande.
Image 19
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2. Je justifie une subvention
Votre subvention doit être justifiée par la transmission de documents
justificatifs à l’Administration. Ces documents et leur délai de
transmission sont, en principe, identifiés dans la description de la
démarche et dans le courrier/e -mail annonçant l’octr oi de votre
subvention.
Pour transmettre ces justificatifs, v ous devez donc accéder à votre
dossier de subvention. Il existe 4 façons d’accéder à vos dossiers :
(Image 20) En vous reconnectant à la plateforme SUBside :
vos dernières démarches s’affichent alors directement sur la
01
page d’accueil de votre compte utilisateur . Cliquer sur le
menu déroulant.
Via le bouton « Tout afficher » pour accéder à l ’ensemble de
02
vos dossiers.
Via le bouton « Suivre mes demandes » sur la barre des
03
menus rouge en haut.
(Image 05) Vi a l a page d’accueil de la démarche en
04 effectuant une recherche et ensuite, dans le cadre inférieur
droit cliquez sur « Suivre mes demandes ».
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Dans l’exemple ci -dessous, l’utilisateur a terminé sa session et se
reconnecte à la pl ateforme pour déposer ses justificatifs : dans ce cas,
on peut voir que ses dossiers s’affichent directement à l’écran.
Pour accéder au dossier de subv ention que vous devez
05 justifier, cliquez sur l’icône noi re des menus et ensuit e sur
« Accéder ».
Image 20
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Vous arrivez sur la page « Consultation de la liste des tranches » qui
reprend les montants auxquels vous avez droit.
(Image 21) Les montants marqués « En attente de saisie »
01
sont ceux qui doivent être justifiés.
Pour cela, cliquez sur l’icône crayon « Compléter/Vé rifier »
02
pour accéder au formulaire de justification « Détail tranche
».
(Image 13) Comme vous l’avez fait lors de la soumission de
03 votre demande initiale, renseignez les informations qui vous
sont demandées dans le formulaire en naviguant d’un onglet
à l’autre.
Si vous ne fournissez pas toutes les informations demandées
04 en une fois, sauvez vos ajouts en cliquant sur « Enregistrer »
en bas à droite de l’écran.
(Image 17) Enfin, cl iquez sur « Valider » pour soumettre v otre
05 formulaire à l’Administration.
(Image 22) Un message sur fond vert vous confirme la saisie
06
correcte des informations.
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Image 21
Image 22
Attention ! L’Administration doit traiter et valider les informations que
vous avez soumises avant de procéder au paiement de la subvention
accordée. Elle peut ajourner le paiement et même le refuser si vous ne
lui avez pas fourni des informations conformes/correctes.
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3. Je reçois des courriers et notifications
Votre demande/dossier passe par différentes étapes au cours
desquelles vous recevrez soit des courri ers papier, soit des
notifications par e-mail.
Attention ! : en fonction de la démarche concernée, certaines étapes
pourraient ne pas s’appliquer.
ACCUSÉ DE RÉCEPTION
La notification « [SUBSIDE] Soumi ssion et référence de votre
dossier »
Lorsque l’Administration reçoit votre demande, vous recevez une
notification avec un numéro de dossi er.
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RECEVABILITÉ
La notification « [SUBSIDE] Votre dossier est complet »
Si votre demande est complète et répond aux conditions de la
démarche, vous recevez une notification pour vous informer des
prochaines étapes de la procédure.
La notification « [SUBSIDE] Votre dossier est incomplet »
Si votre demande est incomplète, vous recevez une notification avec
les éléments manquants ou à compléter dans votre dossier. Cette :
La notification « [SUBSIDE] Refus de votre dossier »
Si votre demande ne répond pas aux conditions de la démarche, vous
recevez une notification et un courrier pour vous informer de la ou des
raisons de l’i rrecevabilité et des voies de recours que vous pouvez
activer.
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DÉCISION
La notification « [SUBSIDE] Refus de votre dossier »
Si votre demande est refusée, vous recevez une notification de refus et
un courrier indiquant les motifs et les voies de recours que vous pouvez
activer.
La notification « [SUBSIDE] Votre dossier est incomplet »
Si votre dossier est incomplet, vous recevez une notification avec les
éléments manquants ou à compléter dans votre dossier.
La notification « [SUBSIDE] Acceptati on de votre demande »
Si votre demande est acceptée, vous recevez une notification et un
courrier indiquant le montant de la subvention et d’autres
informations comme le mode de liquidation de la subvention, les
documents justificatifs à fournir et le délai dans lequel ils doivent être
transmis.
PAIEMENT DE L’AVANCE
La notification « [SUBSIDE] Notification et liquidation d'une tranche
de votre subvention »
Lorsque l’ordre de liquidation de la première tranche de votre
subvention est donné, vous recevez une notification.
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PAIEMENT DU SOLDE
La notification « [SUBSIDE] Notification et liquidation du solde
d'une subvention »
Si vous avez transmis les justificatifs dans les délais demandés et que
ceux-ci justifient correctement la subvention, vous recevez une
notification avec le montant du solde octroyé.
E-mail de rappel
Si vous ne transmettez pas les justificatifs dans les délai s, vous recevez
au moins un e -mail de rappel.
Courrier postal
Si vous introduisez des justificatifs pour une somme inférieure au
montant de la subvention, la somme non justifiée est déduite du
montant initialement prévu et vous recevez un courrier vous invitant à
rembourser le montant de la subvention non justifié. V ous recevez
également un courrier vous informant du versement partiel de la 2 e
tranche.
Courrier postal
Si vous ne transmettez pas l’ensembl e des justificatifs demandés, vous
recevez un courri er vous invitant à rembourser le montant de la
subvention déjà versé à votre organisme.
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DOSSIER TERMINÉ
« La notification « [SUBSIDE] Dossier terminé »
Lorsque le paiement de la totalité de la subvention a été effectué ou
est sur le point de l’être » : vous recevez une notification pour vous
informer que votre dossier est arriv é en fin de procédure et que la
liquidation du solde a été effectuée.
DOSSIER CLÔTURÉ EN COURS DE PROC ÉDURE
La notification « [SUBSIDE] Clôture de Dossier »
Lorsque vous déci dez de retirer votre demande avant le terme de son
examen par l’Administration, et que vous en informez le service
compétent par e- mail, vous recevez une notification.
DOSSIER SAUVEGARDÉ, MAIS NON SOUMIS
La notification « [SUBSIDE] Clôture de Dossier »
Si vous préremplissez un formulaire de demande sans le soumettre à
l’Administration dans les délais prévus, vous pouvez l’annuler et vous
recevez une notification vous annonçant que votre dossier est clôturé
car il n’a pas été complété/soumis dans les délais impartis ».
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