ANALYSE AU NIVEAU DE CYCLES DES ACHAT
Les procédures des achats sont divisées en 04 grandes étapes qui sont :
déclenchement de commande
réception de marchandise
magasin
traitement de facture
Etape 1: Déclenchement de commande
La commande des articles est déclenchée à partir d’un stock minimal (Exemple: papier), mais
d’autres sont déclenchées par rapport à leurs besoins de chaque service (par exemple: besoin
d’un ordinateur).
Le secrétaire du chef de service écrit un bon avec sa signature puis il en envoie au service
approvisionnement et logistique (SAL). Le SAL prépare le facture pro-forma et élabore un
tableau comparatif. La prospection est requise auprès d’au moins trois fournisseurs.
Toutefois, un support matériel de consultation de prix n’est établi que lorsque la prospection
serait effective. En outre, celui qui fait l’évaluation des offres et la sélection des fournisseurs
n’établit de preuve que si le fournisseur retenu serait le moins disant et répond à tous les critères
de sélection (qualité, prix, mode de règlement, délai de livraison). Le fournisseur envoie cette
facture auprès de la DAF. Ce dernier donne leur avis et signe la facture s’il accepte et il renvoie
au SAL. Le service achat établit (SAL) donc le bon de commande avec trois exemplaires ayant
de trois couleurs différentes qui sont :
Rose pour dossier de mandatement
Bleu pour l’archive
Blanche pour commande
Le chef de ce service signe alors le bon de commande puis il transmit au service programmation
et suivi budget (SPSB) pour faire l’engagement. Le SPSB envoie le BC et le Tableau
D’Engagement Financier (TEF) pour obtenir la signature. Si le BC est signé, il retourne au SAL
et il envoie le blanc au fournisseur. Ce bon doit contenir les éléments suivants :
Le nom et l’adresse et le numéro de référence de fournisseur qui obtient le marché
La quantité et la référence de l’article commandé
Les bons de commandes envoyés aux fournisseurs précisant systématiquement les
spécifications techniques, les quantités par unités de mesure, le prix, les délais de
livraison, les lieux de livraison, les délais de paiement, le mode de règlement. C’est le
responsable des achats et de l’approvisionnement qui les envoie aux fournisseurs.
Les quantités commandées par le service des affaires générales sont déterminées en
fonction des besoins de l’établissement. Le choix du fournisseur doit permettre d’obtenir
par comparaison des possibilités offertes, le meilleur prix et la meilleure qualité exigée.
Etape 2: Réception des marchandises
La réception de marchandise a été centralisée dans un centre de réception, dirigé par un chef de
réception assistant de manutentionnaires et le représentant de SPSB ainsi que le représentant du
DG. La réception des articles est relative aux procédures de contrôle des quantités et de la qualité
des articles livrées par le fournisseur.
Le chef manutentionnaire, lorsqu’une marchandise est livrée :
Appelle dans le système le bon de commande
Vérifie la conformité (qualité, quantité) de la marchandise avec le bon
Et remplit le bon de réception pré-numéroté, dans la mesure où la marchandise est
conforme.
Une fois complétés, les cahiers de réception sont édités et transmis au magasin avec la
marchandise. Il permet au responsable du stock de veiller l’état des stocks. Le cahier de
réception est aussi transmis au Directeur Administratif et Financier.
Etape 3: Magasin
Toutes les marchandises en stock sont tenues sur un logiciel des stocks (SAGE). Les entrées et
les sorties de marchandises ne peuvent être faites que sur la base de bon dument Approuvés et
Signés. Par exemple: un service a besoin de papier donc il n’y a pas de marchandises qui sortent
si les bons ne sont pas approuvés et signés.
Etape 4: Traitement de facture
Après la livraison, le bon de livraison, la facture et le bon de commande sont tout de suite
transmis au DAF pour acquérir de signature. Puis, le DAF transmit au SPSB pour acquérir le
numéro de mandatement et afin de faire la comparaison de prix entre le bon de commande et le
bon de livraison et les factures.
Une fois vérifiées et acquises de numéro, les factures sont alors transmises avec les bon de
commande par cahier de transmission aux agences comptables pour comptabiliser et payer.
Le règlement de fournisseur comprend généralement toutes les tâches: Commençant par la
préparation des factures des fournisseurs admises au règlement, l’établissement des instruments
de règlement (cheque, ordre de virement, pièces de caisse), la mise à disposition du fournisseur
de ces instruments de paiement, et enfin la comptabilisation des règlements et la mise à jour des
comptes individuels des fournisseurs concernés. Cette fonction est exercée par le comptable
chargé des dépenses.
L’objectif spécifique de la mise en paiement réside sur les principes suivants : les factures sont
contrôlées avant la mise en paiement, donc toutes les factures doivent être bien contrôlées avant
sa mise en paiement pour un contrôle assuré, la mise en paiement est dûment autorisée par
l’ordonnateur ou son délégué dument nommé à cet effet, ainsi qu’à l’application des lois et
règlements concernant la dépense considérée.
DCD
Procédures chaque service secrétaire du chef de SAL FOURNISSEU DAF SPSB AUTRE
SAL RS
Déclenchement
de commande
Expression de
besoin et
Expression
de
besoin
Etablissement de
BC et Signature
de BC
Préparation pro-
forma et
élaboration d’un
A
tableau
comparatif.
Élaboration
d’un tableau
Sélection de
fournisseurs
Etablissement de
bon de BC en
trois
exemplaires
Envoie de cette
facture auprès de
la DAF
Signature de la
facture