RÉDACTION ADMINISTRATIVE

INTRODUCTION

L’administration encore appelée « appareil de l’Etat » est un ensemble de structures

animées par un ensemble des femmes et des hommes pour l’atteinte de plusieurs
objectifs. Dans sa mission d’intérêt général, l’Etat fait face aujourd’hui à plus
d’élargissement de son domaine d’intervention dû surtout aux besoins nombreux de
la population et surtout à son développement intégral.
Dans un premier temps, cet élargissement du domaine d’action des services
publiques implique naturellement un accroissement de l’effectif des agents publics
qui dans l’exercice de leurs missions sont appelés à mener des études, des enquêtes,
à se concerter dans des cadres divers sous forme de commissions, conseils, réunions
de service, etc ; à préparer, à prendre des décisions ou à donner des instructions.
Ensuite, comme l’action administrative vise essentiellement l’intérêt général, il faut
obligatoirement une communication harmonisée entre les fonctionnaires de tout
niveau d’une part et entre administration et administrés d’autre part.
Enfin, pour leur utilité et efficacité, les communications doivent être
claires, précises et cohérentes. Elles doivent en définitive essayer de répondre à
une série de questions illustrées dans la grille de Laswell. Il en propose une
description à travers les questions : qui dit quoi ?,
à qui ?, par quel canal ?, et avec quel effet ?
Cette étude de rédaction administrative s’articulera autour de 3 grands titres :
Généralités sur la rédaction administrative (I), les documents administratifs
(II), les actes administratifs et législatifs (III).

Titre 1 : GÉNÉRALITÉS SUR LA RÉDACTION

ADMINISTRATIVE

Produit d’une longue évolution, toutes les administrations tendent à s’uniformiser

(même structure, même langage) au point qu’on parle d’un style administratif (1),
d’un ? administratif (2) et de la ? administrative (3).
De plus on remarque qu’en dehors des structures et du langage il y’a une tendance
vers l’harmonisation de la manipulation et de la présentation des documents
administratifs (4).

CHAPITRE 1 : LE STYLE ADMINISTRATIF

Tous les auteurs sur la rédaction administrative ne se sont pas entendus au départ
sur l’existence d’un style administratif ce qui a soulevé une controverse ou non du
style administratif. Mais en fin de compte, ils sont tous parvenus à reconnaître que
la rédaction obéit à certaines caractéristiques propres.

Setcion 1 : La controverse sur le style administratif

Même si les auteurs de la rédaction administrative ont soulevé la controverse sur le

style administratif, nous pouvons affirmer que l’administration a une manière
propre de s’exprimer, ce qui n’est pas à confondre avec une langue de
l’administration qui elle n’existe pas. La réalité du style administratif apparaît à
travers les comparaisons qu’on peut faire entre un document administratif et un
document commercial, une lettre privée ou commerciale et une lettre
administrative. Le style de l’administration est dicté en grande partie par des
considérations liées à la nature intrinsèque de l’administration elle-même
(prérogatives de puissance publique et d’intérêt général).

Section 2 : Les caractéristiques du style administratif

Le langage de l’administration doit être le langage commun à tous les citoyens d’un
pays, la langue véhiculaire comme on l’appelle. Mais parce qu’elle représente
l’Etat, l’administration a le devoir de s’exprimer correctement :
• Correctement du point de vue grammatical
• Correctement du point de vue de la précision pour éviter les graves
incidents qui pourraient résulter d’un mauvais choix des termes ou d’une
syntaxe fautive, voire d’une simple erreur de ponctuation
• Correctement du point de vue de la clarté puisqu’elle doit être comprise de
tous
• Correctement du point de vue de la courtoisie car les services
administratifs sont non seulement un service de l’Etat, mais aussi un service
des citoyens
Un certain nombre de règles et de principes conditionnent toute communication
administrative. Il s’agit de :

I) Le respect de la hiérarchie

L’administration est une vaste structure pyramidale organisée hiérarchiquement de

la base de la pyramide jusqu’au ministre autorité suprême, il existe un ensemble
complexe de rapport de subordination. Au-delà du ministre, qui est la charnière
entre le pouvoir politique et l’administration, une hiérarchie s’établit jusqu’au chef
de l’État entre les institutions et organes politiques. Au sein de l’administration il y’a
donc :
• Une autorité hiérarchique qui s’exerce du haut vers le bas
• Une subordination hiérarchique du bas vers le haut
Le respect de la hiérarchie crée une discipline sans laquelle règnerait l’anarchie la
plus complète dans les services de l’État. Ce respect des positions hiérarchiques se
traduit constamment dans les écrits administratifs et dans la manière de les
transmettre par des tournures et des nuances dans la formulation qui ont valeur de
symbole, même si la marque de respect n’apparaît pas de façon évidente au profane.
Les initiés eux, ils reconnaissent les marques de respect nécessaires au maintien de
la hiérarchie entre les agents des services publics. Ainsi, certaines expressions,
certains termes ne sont utilisés que par le supérieur s’adressant aux subordonnés,
d’autres sont réservés aux subordonnés s’adressant à son supérieur. Certaines
tournures seront également employées entre égaux ou par le supérieur lorsque que
celui-ci ne peut pas faire ressentir la supériorité de sa position. Quelques exemples :

• a) Le supérieur informe, fait savoir à, fait connaître à, fait observer à, fait

remarquer, demande l’avis de, demande à, prie, engage, ordonne à, enjoint à
… son subordonné
• b) Le subordonné quant à lui rend compte, expose à, porte à la connaissance
de, sollicite de, est reconnaissant à, propose à, soumet à, transmet ou fait
parvenir à … son supérieur
• c) Le supérieur : prie ou demande à son subordonné de vouloir bien (appel à
bien faire)
• d) Le subordonné : prie son supérieur de bien vouloir (appel à la
bienveillance)
• e) Le subordonné : prie son supérieur d’agréer l’expression de
• f) Le supérieur : prie son subordonné d’agréer l’occurrence
• g) Le supérieur : attache le plus grand pris à, le plus grand intérêt à, prie ou
demande de veiller à
• h) Le respect de la hiérarchie se traduit ainsi par l’emploi du conditionnel qui
réserve le droit de proposition aux subordonnés et le pouvoir de décision à
l’autorité la plus élevée.

II) : La responsabilité

L’administration se montre responsable de ses actes. L’anonymat n’y est donc pas
accepté (le pronom indéfini «on » n’a pas sa place). Au contraire c’est l’emploi de la
première personne du singulier « je » qui est de rigueur. Le « je » marque la
responsabilité de celui qui s’exprime alors que le « nous » est habituellement
employé dans la correspondance des sociétés constituées de plusieurs associés. Il
y’a cependant certaines exceptions :

a) Utilisation de la première personne du pluriel

 • Pour marquer une forte autorité ou la majorité, le chef de l’État dire « nous
demandons aux soldats mutins de déposer les armes et de rentrer
immédiatement dans les casernes.
• Le président de la république peut dire en vertu des pouvoirs qui nous sont
confiés, nous élevons au grade de …
• Pour marquer la modestie, le verbalisateur coiffe son identité par sa fonction
de représentant de l’Etat.
Exemple : Me commissaire de police ou l’inspecteur d’une régie financière dira nous
(…) sommes transportés sur les lieux et avons constaté (…)

b) L’utilisation de la troisième personne du singulier

• Dans les actes réglementaires

Exemple : le Président de la République vu la …, vu l’ordonnance, décrète ou arrêté (
dans le cadre de l’organisation des services de la présidence)
• Dans le style diplomatique lors des échanges de notes verbales entre services
Exemple : l’ambassade de la république togolaise présente ses compliments du
ministère des affaires étrangères du Gabon et à l’honneur de lui exposer … / La
délégation togolaise apprécie à sa juste valeur l’accueil qui lui a été réservé tout le
long de son séjour.

Remarque : Toujours pour marquer la responsabilité, le signataire d’un document

administratif doit être connu pour qu’il endosse la responsabilité du contenu dudit
document. Son nom doit en principe accompagner la signature mais il n’est pas
d’usage de mettre en cause les personnes étrangères au service ou à
l’administration. Ainsi, lorsqu’on mentionne dans un document des informations ou
des faits dont on ne peut pas relever l’origine, on utilisera des formules
appropriées.
Exemple : Il m’a été rendu compte que, mon attention a été attirée sur …, il m’est
revenu que …, il m’a été donné de constater que…

III) La solennité

Compte tenu du caractère officiel de ses actes et de l’importance de ses décisions, le

rédacteur d’un document administratif doit non seulement rédiger correctement le
contenu mais aussi et surtout lui donner une forme telle que son lecteur se rende
immédiatement compte qu’il se trouve en présence d’un document officiel émanant
de l’administration.

IV) La dignité
Elle se traduit généralement par la considération que l’on porte et que tout
administrateur doit porter à son interlocuteur, pas de vulgarité ou d’expression
obscène (machin, truc, tirer les 400 coups). Pas de négligence ni d’à peu près.

V) La courtoisie

Les rédacteurs et signataires des documents administratifs ne doivent pas perdre de

vue le respect dû aux administrés qui sont également des citoyens. L’administration
a le devoir de donner satisfaction aux administrés dans le cadre bien entendu des
lois et règlement auxquels elle est soumise.
Dans ce cadre il faut éviter les expressions désagréables, injurieuses, ainsi que les
appréciations trop sévères. Les expressions comme absurde, merde, idiot, insensé,
racaille, … sont à proscrire. Il faut préférer les expressions plus douces ou qui ne
brisent pas définitivement et complètement dans certains cas l’espoir du requérant.
Exemple : J’ai pris bonne note de votre requête
Je ne manquerai pas le moment venu
Dès que les circonstances me permettront d’étudier favorablement

VI) L’objectivité

Les décisions de l’administration doivent être impartiales, objectives, sans violence

verbale ni passion. Les sentiments personnels ne doivent pas transparaître dans les
documents administratifs car le rédacteur écrit non pas en son nom mais en celui de
la fonction politique qu’il occupe. Les formules : c’est pour une joie, je suis navré, je
suis désolé sont à éviter pour préférer la formule : j’ai l’honneur sous
exceptionnellement certaines lettres à forme personnelle.

VII) La prudence

L’écrit administratif doit refléter la prudence car il engage la responsabilité de toute

l’administration. En général, les mesures prises par le fonctionnaire doivent pouvoir
être occupées par son successeur en vertu du principe de la continuité du service
public. Par ailleurs, les affirmations, les appréciations et les souhaits doivent être
nuancés et le plus souvent doivent être au conditionnel. Il est aussi important de ne
pas trop engager l’avenir et de se ménager la possibilité de revoir les décisions qui
ont été prises par le passé eu égard aux nouvelles donnés. Ainsi à la place des
décisions péremptoires ou tranchantes, il sera employé les expressions suivantes : il
me paraît judicieux; il serait souhaitable; si vous n’y trouvez aucun inconvénient; je
propose; pour ma part; à mon avis; compte tenu des situations actuelles …

VIII) La précision, la clarté et la concision

Ces qualités obligent le rédacteur à utiliser en toute circonstance le mot juste ou
l’expression exacte de manière à éviter toute méprise et toute interprétation
équivoque qui peut entraîner des conséquences graves. Le document administratif
doit être compris dès la première lecture de la même manière part tous.
À cet effet, tout ce qui est certain et vérité doit être exposé avec exactitude et
précision. En revanche tout ce qui comporte des aléas doit être exprimé avec
prudence (conditionnel et autres nuances).

Identification des documents

Il est recommandé lorsqu’on veut se référer à un document de relever tous les

renseignements permettant de l’identifier notamment :
• Le numéro, la date(à laquelle il a été signé), l’objet et la signature (de
l’autorité la plus élevée l’ayant signé)
Exemple : décret n 82-137 du 11 mais 1982 fixant les principes généraux
d’organisation des départements ministériels
• Les sigles
Les sigles non conventionnels sont à éviter sauf si dans le même document la
définition est donnée dans la première phrase.
• Les dates
On écrira Lomé, le 16 avril 2024 et non Lomé, le 16/04/24. De même, on écrira pas :
en réponse à votre lettre du 2 courant mais en réponse à votre lettre du 2 avril
2024.
• Le mot juste
Projet de loi pour le gouvernement et proposition de loi pour les parlementaires,
adoption d’un projet de loi par le gouvernement et vote d’une loi par l’Assemblée
Nationale.

IX) La finesse et l’élégance

Le rédacteur d’un document administratif, après avoir respecté toutes les autres
règles, doit faire preuve d’ingéniosité et de finesse.
Il aura aussi besoin d’employer des expressions élégantes, c’est-à-dire plus agréable
à l’oreille.
Exemple : Il ne m’est pas possible actuellement de réserver une suite favorable à
votre requête.
Je vous serai infiniment gré des dispositions que vous jugerez utiles de prendre en
vue de …
En conclusion, on peut retenir que toutes les qualités étudiées caractérisent l’écrit
administratif et se justifient.
On peut aussi souligner que le style administratif est un beaucoup plus impersonnel
car en plus des expressions et des formules toutes faites, le rédacteur se réfère aux
textes pour résoudre les problèmes. Mais chaque rédacteur peut se reconnaître à
son style et le style s’acquiert par la pratique et la lecture des écrits des autres.

CHAPITRE 2 : LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF

Sans vouloir affirmer que l’administration dispose d’un vocabulaire propre, nous
reconnaissons tout de même qu’il existe une terminologie spéciale don’t
l’administration use et même abuse constamment dans ses écrits. Nous aborderons
ici l’étude de quelques locutions d’introduction, d’exposition, de conclusion et de
quelques termes fréquemment utilisés dans les documents administratifs.

Section 1 : Les locutions d’introduction

D’une façon générale, une formule d’introduction sert à annoncer le sujet et à

préparer le lecteur ou son esprit au développement qui suit. Elle peut même faire
l’analyse sommaire de la question ou parfois en rappeler simplement l’origine.

I) L’expression « j’ai l’honneur »

C’est une formule qui est très commode (abstraction du sentiment personnel) et
généralement utilisée dans l’administration. Elle est suivie d’autres formules qui
varient selon le caractère de la lettre et le rang du destinataire.
Ainsi un inférieur écrira à son supérieur :
J’ai l’honneur de solliciter de votre bienveillance ou j’ai l’honneur de vous rendre
compte / de soumettre à votre appréciation, de porte à votre connaissance …
Alors que le supérieur écrira :
J’ai l’honneur de vous demander / de vous informer (faire connaître, faire savoir) /
de demander votre avis …

Remarque :
1) S’il est souhaitable que la formule « j’ai l’honneur » débute la phrase, il n’est pas
moins normal qu’elle soit utilisée au milieu ou à la fin de la phrase si les
circonstances l’exigent.
Exemple : Par lettre/ correspondance n … du/ en date du … vous m’avez demandé
de vous accorder un crédit supplémentaire de cinquante millions pour supporter les
dépenses d’entretien de vos matériels informatiques.
En réponse, j’ai l’honneur de vous informer que des instructions viennent d’être
données à la direction du budget pour qu’une dotation soit accordée à votre service
au titre de l’année budgétaire 2024-2025.
Après l’exposé des motifs dans un rapport de présentation de texte, on peut lire
dans la conclusion :
Telles sont Monsieur le Président de la République, les raisons qui militent en faveur
du présent décret que j’ai l’honneur de soumettre à l’étude du conseil des ministres.
2) Il faut noter que l’expression « j’ai l’honneur » peut être abandonnée lorsqu’il
s’agit de correspondance de supérieur à inférieur, de circulaires ou de
correspondances habituelles au sein d’un même département.
Exemple : - Le Ministre de l’administration territoriale a un projet : Je vous informe
qu’une délégation chinoise conduite par Monsieur Chung Zu, ambassadeur de la
République de Chine au Togo se rendra en visite dans notre préfecture du 20 au 25
avril 2024.
- Le directeur à un agent : Je vous demande de me faire connaître les motifs de votre
absence.

II) L’expression « vouloir bien » et « bien vouloir »

La nuance réside dans la place de l’adverbe « bien » par rapport au verbe « vouloir ».
Il est placé avant le verbe lorsque le signataire de la lettre est une autorité
inférieure. Il est même indiqué d’appuyer cette nuance par l’usage du conditionnel
dans ces cas où la requête paraît relativement forte.
Exemple : Je vous prierais/ je vous serais reconnaissant de bien vouloir me faire
connaître la suite réservée à ma lettre du … par laquelle j’ai sollicité deux véhicules
administratifs pour l’exécution de la campagne de vaccination « action contre la
polio dans la préfecture de Vo ».
L’adverbe « bien » se place après le verbe lorsqu’il s’agit d’une correspondance du
supérieur au subordonné. Il renforce dans ce cas le caractère impératif de
l’instruction ou de l’ordre donné. Toutefois, cet ordre peut être nuancé par le futur
en tenant compte du rang du subordonné.
Exemple : Je vous saurai obligé de vouloir bien me communiquer dans un délai de
douze heures la situation de…
Vous voudrez bien me tenir constamment informé de l’évolution du dossier de …

III) Autres locutions verbales introductives fréquentes

a) Le supérieur au subordonné

- J’ai l’honneur d’attirer votre attention ;

- De vous faire connaître ; de vous faire savoir ; de vous signaler ; de
vous envoyer
b) Le subordonné au supérieur

- J’ai l’honneur d’appeler votre bienveillante attention sur le problème…

- … de vous rendre compte ; de porter à votre connaissance ; de vous
soumettre ; de soumettre à votre appréciation ou agrément
Le subordonné appelle à la bienveillante attention alors que le supérieur attire
l’attention du subordonné.
Mais l’élégance veut qu’en répondant le supérieur écrive par exemple : Par la lettre
n … en date du … vous avez bien voulu appeler mon attention sur / et non appeler
mon attention.
c) On peut aussi trouver les expressions impersonnelles, indirectes comme :
- Il a été porté à ma connaissance
- Il m’a été donné de constater, il m’est revenu, il m’a été signalé, mon
attention a été attirée sur …
d) Dans certains cas, le rédacteur peut reprendre en introduction les termes de la
correspondance reçue ou évoquer le contexte.
Exemple : • En réponse à votre télégramme / fax n… du… relatif à l’accident survenu
sur la route de… j’ai l’honneur
• Dans le cadre des préparatifs des élections législatives et régionales du 29 avril
2024 au Togo, j’ai l’honneur de vous demander…

Section 2 : Les locutions d’exposition et de discussion

Un certain nombre de verbes et de locutions sont utilisés pour faire une liaison
entre deux paragraphes et faciliter la tâche au rédacteur.
• Pour marquer les étapes du raisonnement : en premier lieu, en second lieu; tout
d’abord, ensuite, enfin; d’une part, d’autre part; en revanche; au fur et à mesure que;
dès maintenant; d’ares et déjà; nonobstant; néanmoins; étant donné que; compte
tenu de; en raison de; je constate; je note; je prend acte; je souligne; je confirme; je
ne perd pas de vue; je crois devoir attirer votre attention; etc.
Exemple : … je constate qu’à ce jour, aucune amélioration n’a été apportée à cette
situation que j’ai eu à déplorer déjà à deux reprises.
• Pour préciser, pour renforcer une idée qui précède : à cet égard, en effet, dans ce
sens, à cet effet, au demeurant, en conséquence, j’insiste sur, j’ajoute, en toute état
de cause, c’est pourquoi, dans cette optique, au surplus, par ailleurs, en outre, je
souligne, je crois utile de vous rappeler, etc.
• Pour étendre la portée d’une idée : en tout cas, dans ces conditions, dès lors, d’une
manière générale
• Pour émettre des réserves et des restrictions : toutefois, cependant, sous réserve
de, à l’exception de, à l’exclusion de
• Pour émettre des avis personnels : à mon avis, en ce qui me concerne, pour ma
part, il paraît évident/ judicieux ou opportun, etc.
• Pour confirmer une conversation ou à la suite d’un fait : comme convenu lors de
notre conversation du …, comme prévu lors de notre entretien du …, conformément
à notre décision du …, en accord avec le points arrêtés lors de notre réunion du…, je
vous remercie d’avoir bien voulu accepter de … lors de notre entretien du …
• Pour prendre en compte des contextes particuliers : dans les circonstances
actuelles, dans cette perspective, je souhaite connaître votre point de vue sur…,
compte tenu de …, considéré que, en l’espèce, dans le cas où, vu, eu égard, au regard
de
• Pour donner une allure plus autoritaire ou un commandement : j’exige, je vous
enjoins de, je vous demande de, je vous prierai de, je vous somme de

Section 3 : Les fonctions de conclusion

Pour indiquer une conséquence ou pour conclure : en conséquence, à ces fins, en

conclusion, en définitive, finalement, etc.

CHAPITRE 3 : LA PHRASE ADMINISTRATIVE

Pour obéir aux caractéristiques déjà évoquées et compte tenu de la nature du

document, la phrase administrative peut être volontairement laconique, ambiguë,
très longue ou comporter des tournures ou expressions particulières.
• La phrase laconique : souvent guidée par un intérêt politique ou une situation
embarrassante.
Exemple : Je prend acte de votre prise de position.
La réponse vous sera donnée au moment opportun.
• La phrase ambiguë : l’ambiguïté peut être noyée dans sa longueur ou dans les
termes.
Exemple : (dans les termes) Tous les problèmes que vous venez d’évoquer, seront
attentivement étudiés et les solutions appropriées vous seront communiquées les
jour et mois à venir.
• La phrase longue : elle est souvent guidée par la nécessité technique (les
précisions) et aussi par la nécessité politique.
• La phrase administrative et la prétérition : l’administration recourt parfois à la
prétérition qui est une figure de rhétorique par laquelle on déclare ne pas vouloir
parler d’une chose dont on parle néanmoins par ce biais.
Exemple : Sans vouloir insister sur vos retards répétés, je vous invite à l’ordre et à la
discipline.
Sans mettre en cause son intégrité morale, j’ai reçu des rapports qui me portent à
croire que moinsieur X est un fonctionnaire peu délicat.
• La phrase administrative et l’euphémisme : l’euphémisme est une façon
atténuée ou voilée d’exprimer des idées blessantes ou désagréables.
Exemple : contribution au lieu d’impôts; marché parallèle au lieu de marché noir;
file d’attente au lieu de queue; auxiliaire de ménage au lieu de bonne;
économiquement faible au lieu de pauvre; exécuteur de hautes œuvres au lieu de
bourreau; travailleuse du sexe au lieu de prostituée; maison de tolérance/ maison
closeau lieu de maison de prostituées.
CHAPITRE 4 : MANIPULATION ETPRÉSENTATION DEZ DOCUMENTS
ADMINISTRATIFS

Section 1 : Caractères communs des documents administratifs

I) L’entête et le timbre

Pris dans un sens large, l’entête est constituée par les informations ou mentions
située en haut de page, notamment :
• Le timbre du service qui donne des indications permettant de déterminer avec
précision l’origine des services don’t émane le document.
• L’appellation de l’Etat suivie de la décision

II) La suscription ou la réclame

C’est l’adresse du destinataire, lui-même, portée sur la lettre et sur l’enveloppe. Elle
est de deux parties reliée à la préposition « à ». La première partie désigne la qualité
de l’expéditeur ( la plus haute autorité du service). La deuxième partie indique la
qualité du destinataire, précédée cette fois-ci de « Monsieur »; « Madame » ou tu
titre approprié.
NB: Lorsque l’autorité signataire est déjà nommée dans le timbre, la première partie
de la réclame est annulée. La suscription sera complétée par la mention « sous
couvert » ou « sous couvert de » lorsque le document doit suivre la voie
hiérarchique. Si la voie hiérarchique comporte plus de quatre étapes, on met tout
simplement « sous couvert voie hiérarchique ».

III) L’objet

Il s’agit d’une analyse sommaire de la question traitée dans le courrier. Difficile à

libeller parfois, il n’est toujours pas indispensable mais sa mention permet une
répartition plus rapide du courrier et facilite en outre le classement analytique.
Exemple : Contrôle de présence
Établissement de certificat de nationalité

IV) La signature

C’est l’élément fondamental d’un document administratif car un document non

signé peut être considéré en droit comme inexistant. La signature doit être celle de
la première autorité de l’entité concernée. Mais il peut arriver des cas où cette
première autorité ne signe pas.

a) La délégation
On en distingue deux types :

• La délégation de pouvoir ou de compétence

Le titulaire de la signature délégue une partie de ses compétences à une autorité

subordonnée désignée es qualité (selon la fonction). La délégation de compétence
ou de pouvoir est permanente, partielle et impersonnelle ou anonyme. Le
déléguant perd ipro facto la compétence déléguée et ne peut plus l’exercer. Il y’a
donc transfert de responsabilité.
Elle peut être libellée comme suit : « Le maire de la commune du golfe 2 délégue à
Minsk le secrétaire général de la commune le pouvoir de prendre des décisions en
matière de … ». La délégation de pouvoir ne se fait pas remarquer dans la signature.
Le bénéficiaire de la signature signe l’acte directement en sa qualité.

• La délégation de signature

L’autorité compétente délégue le droit de signature à certains collaborateurs pour

des actes bien déterminés. Cette délégation est provisoire, partielle et
personnelle. Elle ne dessaisit pas l’autorité déléguante qui reste responsable à
l’égard des tiers des actes de ses collaborateurs et conserve le droit de signer. Étant
personnelle, la délégation de signature disparaît lorsque le délégué ou le le
déléguant change contrairement à la délégation des pouvoirs.
Elle peut être libellée comme suit : « M. le ministre de … délégue à M. du ministère …
la signature pour les actes concernant (dresser la liste) ».
Dans la pratique, la délégation de signature doit apparaître dans la tâche, c’est-à-
dire l’inscription de la qualité du signataire.

b) Signature par ordre

Le signataire reçoit, dans ce cas, des instructions verbales de l’autorité compétente

momentanément empêchée. Ce procédé doit être très limité aussi bien dans le
temps qu’en ce qui concerne la nature des documents.
Exemple : Pour le DG empêché, P.O le Directeur

c) Signature par autorisation

Elle intervient lorsqu’un collaborateur a reçu l’autorisation écrite de signer une

catégorie d’actes en général interne.
Exemple : Pour le Directeur et par autorisation, le chef de la division des affaires
communes.

d) Signature par intérim

Lorsqu’il y a vacances de poste ou en cas d’absence momentanée du titulaire, un
intérimaire est nommé ou désigné par décret, arrêté ou noté de service pour assurer
l’expédition des affaires courantes. L’intérim ne doit pas durer dans le temps (au
plus six mois).
Exemple : Pour l’inspecteur général d’Etat PI ou AI inspecteur d’Etat.
NB: Dans tous les cas, le nom du signataire doit figurer sur l’acte.

e) Les griffes

La griffe est un cachet ou une empreinte qui permet de reproduire la signature

d’une autorité. Son usage est déconseillé ou doit être fait avec beaucoup de
précautions, particulièrement en cas de volume important d’actes.
Exemple : Les arrêtés d’avancement des fonctionnaires

f) Les paraphes

Il est utilisé soit pour permettre à l’autorité signataire d’être sûr que les autres
collaborateurs qualifiés ont vu le projet ou en sont les auteurs, soit pour authentifier
les pages snub document (accords, registres, traités, etc) ou encore pour vérifier les
rature et renvoi dans un acte comme le procès verbal.

V) Les mentions d’identification du document

Elles servent à indicibles documents pour les disctinguer de d’autres de même

origine. Elles permettent aussi de faciliter le contrôle, le traitement, le classement et
les recherches ultérieures des documents concernés. Ces éléments sont aussi utiles
pour le destinataire que pour l’expéditeur.

a) Le numéro d’enregistrement

Le numéro d’enregistrement est celui du courrier départ dans le service émetteur. Il

est composé en général d’un numéro d’ordre suivi du sigle du service émetteur et
éventuellement de ses subdivisions. Les éléments sont séparés par des barres
obliques et se succèdent dans l’ordre hiérarchique décroissant. Il se place
normalement sous le timbre et quelques fois sous la date.

b) Le lieu, la date et l’adresse

Le lieu et la date sont placés en haut et à droite de l’appellation de la devise de l’Etat.

Il comporte le nom de la ville en toute lettre, le quantième en chiffre, le mois en
toute lettre, l’année en quatre chiffres.
Pour ce qui est de l’adresse, lorsque qu’elle doit figurer sur le document avec toutes
ses composantes, elle peut être sous le timbre, sous la date ou beaucoup plus en fin
de page.

c) Les initiales du secrétaire

Ils permettent à l’autorité signataire de prendre ou de reprendre rapidement

contact avec ces derniers au moment de la signature ou à l’occasion d’une
correspondance relative au document concerné pour d’éventuelles corrections et
explications. Il peut arriver que le signataire désigne une troisième personne (en
général un chargé d’étude) pour spécialement étudier certains dossiers à lui
soumettre. Dans ce cas, les initiales de cette personne, souvent accompagnés de son
paraphe, figurent également sur le dossier. Les initiales se placent au dessus du
timbre.

d) Les references

Les références ont pour but de rappeler au destinataire les documents ou les
événements nécessaires à la compréhension de la question traitée dans le document
qu’il va lire. La référence peut être un lettre dont on donnera le numéro et la date,
une visite ou une communication téléphonique dont on indiquera la date et l’heure,
un dossier dont on donnera le nom et le numéro, un texte législatif (c’est-à-dire loi;
ordonnance), un texte réglementaire ou judiciaire dont on donnera le numéro, la
date et éventuellement l’article. La référence se place immédiatement sous l’objet.
Sa mention n’est faite que lorsqu’elle se justifie.

VI) Les mentions occasionnelles et les mentions exceptionnelles

a) La pièce jointe

Cette mention est placée sous la référence ou en bas après le texte à gauche. Elle
présente un intérêt de vérification aussi bien pour l’expéditeur que pour le
destinataire.
Exemple : - PJ 05
- Carte d’identité
- Acte de naissance

b) Les copies
Lorsque des correspondances signées et conformes à l’original sont adressées à
d’autres autorités que le destinataire principal, mention doit être faite sur la lettre
(dans le corps ou en bas de page). Il s’agit d’une question de courtoisie.
Exemple : - Permettez moi de vous signaler qu’une copie de la présente lettre sera
adressée à M. ou Mme …
- Copie à M. le Ministre

c) Ampliation et pour ampliation

La mention « ampliation » se porte en bas à gauche de la dernière page. Elle indique

le nom des sévices qui doivent recevoir des exemplaires de l’acte concerné ainsi que
le nombre. L’appellation « ampliation » s’apparente à « copie » mais elle concerne
plus particulièrement les actes administratifs (décret, arrêté, décision, …).
Exemple : -PR = 1
- PM = 1
- MEF = 1
- Ministre du commerce = 1

La mention « pour ampliation » quant à elle permet à une personne habilitée

(habituellement un haut fonctionnaire) de vérifier la conformité des exemplaires
destinés à la diffusion à l’original qui seul porte la signature de l’auteur de l’acte. Le
mouchard est l’original signé des mains de l’autorité.
Sur les exemplaires à ventiler, on trouve la qualité et le nom de l’auteur avec la
formule « signé » à la place de sa signature à droite. Et en bas du document et à
gauche, on trouve la formule « pour ampliation » suivie de la qualité, la signature et
le nom de l’autorité qui certifie.
Exemple : Piur ampliation, le Secrétaire Général, la signature, les prénoms et nom

d) La mention urgente

Elle est portée aussi bien sur le document que sur l’enveloppe lorsque cela se
justifie. On réceptionne toujours un tel courrier avec l’enregistrement du numéro et
de l’heure à laquelle on l’a reçu.

e) La mention rappel

Elle est portée en majuscules soir le timbre et indique au destinataire que

l’expéditeur attend encore la réponse à une précédente lettre qui a traitée du
contenu de la présente.
Elle peut être également apposée sur la copie d’une lettre précédemment envoyée. Il
est possible de mettre deuxième ou dernier rappel.
NB: L’usage de la mention rappel n’est pas conseillé à l’égard d’un supérieur.
 f) La mention confidentiel ou secret

Elle s’applique sur le document ou sur l’enveloppe lorsque cela se justifie.

g) La mention vu et transmis

Elle est placée dans la marche gauche et indique le respect de la transmission

hiérarchique. Elle sœur être accompagnée d’un avis favorable ou défavorable mais
l’autorité ne peut refuser la transmission lorsqu’il y’a plusieurs échelons dans la
hiérarchie. Il est préférable de se référer à un bardeau d’envois ou de transmission.

VII) Le corps du document

C’est le texte même. Il obéît aux règles et principes de présentation et de rédaction

étudiées précédemment. Les détailles concernant chaque nature de documents
seront étudiés dans les paragraphes et chapitres qui vont suivre.

Titre 2 : LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

CHAPITRE 1 : LA LETTRE

C’est le mode de communication le plus utilisé par l’administration. Il en existe deux

types :

• La lettre administrative à forme personnelle

- Du fonctionnaire ou agent s’adressant à un supérieur pour lui exposer

des problèmes personnels
- Du supérieur au subordonné en réponse aux problèmes personnels
- Des représentants de l’administration à des personnes privées
(particuliers ou représentant d’organisme)
- Du représentant de l’administration à un représentant d’une
administration étrangère

• La lettre administrative à forme impersonnelle ou lettre entre services

C’est la lettre écrite effectivement entre deux services de même niveau hiérarchique
ou de niveaux hiérarchiques différents mais dans un même pays, qu’ils soient d’un
même département ou non.

Lorsque la lettre administrative à forme personne émane d’une autorité

administrative, elle a beaucoup de traits communs avec la lettre entre services.
Section 1 : Généralités relatives aux lettres administratives

I) La longueur de la lettre

Il est recommandé que la lettre tienne sur une page.

Mais lorsque cela devient impossible, il faut éviter de faire figurer au verso ou sur la
deuxième feuille la formule de politesse et la signature uniquement.

II) La mise en page

Il faut retenir que la lettre doit être agréable à lire et répondrez aux normes de
saisie en vigueur :
- Marge suffisante à gauche, à droite et en bas
- Alinéa en début de paragraphe ou non
- Éviter sauf cas vraiment exceptionnel de souligner des mots ou
groupes de mots et de mettre des titres ou sous-titres. Toutefois les
machines à écrire modernes offrent la possibilité de jouer sur les
différents types de caractères pour mettre en évidence un passage ou
un mot dans la lettre

III) L’analyse du contenu et de l’objet de la lettre

Il est important d’examiner la situation de communication et les termes du

problème. Il est préférable de consacrer une lettre à un seul objet. Il ne faut pas non
plus perdre de vu les différentes caractéristiques du style administratif. Pour se
faire, la grille de Laswell peut être très utile : qui dit quoi à qui ? Pour quel effet et
par quel canal?

IV) Le plan de la lettre

Il n’y a pas un plan imposé; un bon plan doit être adapté au problème traité mais on
peut identifier trois mouvements essentiels :

• Exposition : fournir à l’interlocuteur les données du problème et lui rappeler

l’origine de la correspondance.
• Argumentation : fournir le cas échéant les idées susceptibles d’amener le
destinataire à accepter votre point de vue.
• Décision : elle peut être un demande, une proposition ou un ordre. La décision
correspond ici à l’action finale.

Il n’y a pas un ordre fixe pour ces trois mouvements. Le rédacteur les ordonne à sa
manière selon les circonstances.
NB : Pour être clair et efficace, un message quelque soit sa forme doit être structuré.
Dans une lettre, par exemple, chaque paragraphe correspond à un mouvement dans
le message et dans le raisonnement.

Exercice

Le 5 janvier 2023, Mme BOKO Juliette, titulaire d’une licence en droit public à ISDI,
session de juin 2020, domicilée au 5Rue des Oliviers au quartier Avenou 03BP33
Lomé a déposé un dossier de candidature à l’entrée à l’école de profession judiciaire
à UL pour la session de mai 2024. Le 2 mais 2024 après l’affichage de la liste des
candidats retenus pour passser ledit concours, Mme Juliette ne trouve pas son nom,
la liste est publiée par arrêté N 05/MJ du 15 avril 2024. Le 5 mai 2024, Mme BOKO
rassurée d’avoir fourni un dossier complet, saisit le Ministre de la Justice à l’effet de
faire une réclamation. Le Ministre fait étudier la réclamation par la commission des
examens de son département et note qu’il s’agit d’une erreur de la part des
membres de la commission.
1) Écrivez la lettre de réclamation de Mme BOKO.
2) Écrivez la lettre de réponse préparée par le Président de commission pour le
Minsitre.
NB : Le Ministre s’appelle Léon B
Toute autre information jugée utile et plausible peut être imaginée pour la
rédaction.