La commande

La commande est un accord oral ou écrit donné à un fournisseur par un

client pour l’achat d’un produit ou d'un service. La vente est considérée
comme conclue dès que la commande est acceptée.
Passer une commande, c'est donner l'ordre à un fournisseur de livrer
des produits (biens ou services) sous certaines conditions (date et lieu
de livraison, mode de paiement, etc..) afin de réapprovisionner ses
stocks ou de référencer de nouveaux produits.

Sur le plan de traitement administratif une opération d’achat entraine

l’exécution d’un certain nombre de travaux et la création d’un certain
nombre de documents.
• La demande d’achat : c’est un document émis par le service
demandeur(le magasin), il comporte les informations suivantes :
Numéro de commande ;
Nom du service utilisateur ;
Référence des biens à acheter ;
Signature du demandeur.
• Ce document est établi en plusieurs exemplaires :
1 doit rester au magasin ;
3 sont adressés au service des achats.
• La commande : elle est rédigée par les services achats aux
fournisseurs par le biais d’un bon de commande, ou bulletin de
commande.
• Ce document est établi en 5 exemplaires :
2 adressés au fournisseur (1 reviendra au service achat signé par le
fournisseur)
1 va au service comptabilité ;
2 sont adressés au magasin
• La réception et le contrôle : une fois passé, la commande doit être
suivie : les libellés de livraison sont surveillés.
• La réception est organisée et planifiée et contrôlée dans le temps et
l’espace ;
• Les marchandises, produit ou matières sont contrôlés en quantité et
qualité : physiquement et qualitativement
La préparation de la commande
• Il est important pour le point de vente de :
• Commander le réassort de ses produits au bon moment
• Commander les bonnes quantités.
Pour cela la consultation de plusieurs
documents est nécessaire:
• Le cadencier permet de connaître les quantités de produits à
commander
• Le catalogue du fournisseur permet de rechercher la référence et le
prix unitaire HT de l'article choisi
• La fiche produit permet aussi de connaître la référence commandée
habituellement, l'unité de conditionnement et le fournisseur
• La fiche fournisseur permet de connaître les coordonnées du
fournisseur, ses conditions commerciales, ainsi que l'historique des
relations commerciales.
• Les conditions de vente désignent l’ensemble des conditions
proposées par un fournisseur à un client, lors de la vente d’un
produit, qui précisent les modes de paiement, les remises éventuelles
et les délais de livraison.
Les modes de passation de la commande :
• Par écrit :
Le bon de commande représente la base du contrat qui lie le
fournisseur à son client. Il est rédigé à l'en-tête du client acheteur, est
envoyé au fournisseur.
Il contient toutes les informations nécessaires à la commande:
les coordonnées du fournisseur, le numéro de la commande, les
conditions de vente, les dates et lieu de création des documents, les
références, désignations, quantités et prix HT des articles commandés.
Il est complété en deux exemplaires au minimum (l'original est envoyé
au fournisseur et le double est conservé par l'entreprise).
• Le bulletin de commande, à l'en-tête du fournisseur, est complété par
le client et renvoyé ensuite au fournisseur. Dans les faits la différence
entre les deux appelations est minime et c'est très souvent le nom de
Bon de commande qui est utilisée dans les deux cas.
• La lettre de commande ou demande de réassortiment peut aussi être
utilisée lorsque l'entreprise entretient des relations commerciales
régulières avec un fournisseur.
• Oralement :
Il est possible de passer une commande oralement auprès du
représentant commercial lors de sa visite sur le point de vente ou par
téléphone
• Par l'intermédaire des nouvelles technologies :
Le télécopieur (fax) et surtout internet permettent de commander de
façon instantanée Ceci permet de raccourcir encore plus le délai entre
la commande et la livraison du produit en magasin.
Le suivi de la commande :
• Une fois la commande passée il est nécessaire de suivre la commande
afin de vérifier que :
• − la livraison est bien prévue à la date voulue
• − les quantités commandées sont bien livrées.
• Le suivi des commandes passées permettra également au point de
vente de mesurer la qualité de la relation commerciale avec son
fournisseur. Ces informations seront à reporter sur la fiche
fournisseur afin de conserver un historique de la relation
commerciale
4 dimensions principales affectant la
préparation des commandes
• L’agencement et le Zonage de l’entrepôt
• L’affectation des produits à des emplacements de stockage donnés
• Le parcours de cueillette
• Le regroupement des commandes en lot (ou batching) et le
séquencement des commandes
• L’agencement et le zonage des entrepôts
La dimension concernant l’agencement définit comment équiper
l’entrepôt en matière de zones de stockage avec le positionnement des
différentes zones (notamment celles de réception et d’expédition par
rapport à la zone de stockage).
Le zonage permet de diviser l’entrepôt en zones, puis les zones en sous-
zones afin de répartir la charge de travail auprès des différents
préparateurs de commandes assignés aux différentes zones.
• L’affectation de produits aux emplacements
L’affectation des produits à un emplacement de stockage est l’activité
permettant, dans l’idéal, d’assigner un produit au « meilleur
emplacement ». Un « meilleur emplacement » fournit un accès plus
rapide et plus ergonomique aux produits stockés (Shouman et al.
2005).
Il faut choisir un meilleur emplacement de par les coûts engendrés par
l’activité de stockage que l’entreprise cherche à rentabiliser. Ainsi
optimiser la place disponible est crucial et donc un choix des
emplacements pour les produits est nécessaire.
• Il y a deux principales stratégies d’affectation des produits aux stocks
(Bartholdi and Hackman, 2011),
• le stockage à emplacements partagés et le stockage à emplacement
dédiés.
• Le routing ou parcours de ceuillette
La définition d’un parcours de cueillette ou routing a pour objectif de
fixer la séquence optimale d’emplacements à visiter par le préparateur
afin de pouvoir collecter les produits présents dans sa liste de picking
de la manière la plus efficace possible.
• Le regroupement de commandes en lots complets (Batching) et
séquencement des commandes
Le problème de regroupement des commandes en lots complets ou
encore Order Batching Problem (OBP), consiste à déterminer quelles
commandes seront collectées ensemble par l’opérateur.
Le séquencement des commandes ou bien l’ordonnancement des
commandes ou encore « order sequencing » consiste à choisir dans
quel ordre les commandes seront mises en préparation dans le système
de préparation de commandes.