Création de notices d’autorité

Définition et usages

Définition
Notice particulière donnant :
• la forme retenue (et d’éventuelles formes parallèles en
d’autres langues) des noms de personnes, de collectivités,
de lieux, des concepts, des titres d’œuvres, etc.
• des variantes de forme et forme en relation associés
• des informations (sources consultées, consignes)
Usages
⚫ dans le Sudoc
⚫ au-delà du Sudoc
 Qui fait quoi où ?
Le catalogueur
⚫ Il utilise les notices d’autorité existantes,
⚫ Il crée/modifie des notices d’autorité,
⚫ Il peut travailler avec WinIBW ou IdRef
Le coordinateur
⚫ Idem catalogueur,
⚫ + il a la responsabilité des notices de bibliothèque (RCR).
Le correspondant autorité
⚫ Idem catalogueur,
⚫ + il peut fusionner des notices d’autorité,
⚫ + il a la responsabilité du suivi des propositions Rameau.
 Autorités BnF
INSERM Centre Autres autorités Toutes
(FMeSH) national (collectivités, noms de Autorités BnF
RAMEAU personnes,…)

Chargement régulier
Chargementrégulier
Chargement régulier dans la base d’appui du
dans
dans la la base
base dede production
production dudu Sudoc
Sudoc Sudoc

Gestion Gestion
Intégration coopérative autonome Base d’appui

FMeSH RAMEAU Autres autorités

Sudoc
Autorités Sudoc
Base de production (IdRef)
 Types et vie des notices d’autorité
Types Sudoc - Base de production Sudoc - Base d’appui

Td : sujet Rameau
Concepts Tf : forme ou genre Rameau Chargement régulier des
RAMEAU Toutes les autorité hors Rameau créations et mises à jour du
avec une subdivision de sujet, ($x), CNR
chronologique ($y) ou géographique
($z)

Concepts Tl : sujets FMeSH Chargement annuel des

FMeSH créations et mises à jour de
l’INSERM
Tp : personnes physiques
Tous types Tb : collectivités, congrès
(hors
Ta : nom générique de famille
concepts) Créées et mises à jour par Chargement régulier
Tu : titre uniforme tous les catalogueurs (bimensuel) des
créations et mises à
Tq : auteur-titre
jour la BnF
Tg : nom géographique

RCR Tw : notice bibliothèque Créées et mises à jour par le

coordinateur
Oeuvres Tr : notice de regroupement Créées par programme par
l’Abes
 Catalogage : documents de référence
⚫ Normes et Format de données
• Normes françaises et internationales de constitution des points
d’accès bibliographiques
• Maintien des règles de description de la BnF pour conserver une
compatibilité optimale (avec une attention particulière pour les
personnes physiques et collectivités relevant de l’ESR)
• Guide d’indexation Rameau (7ème édition)
• Connaître et appliquer les consignes de la Transition
Bibliographique sur la réforme Rameau

Formats > Données d’autorité

Aide au catalogage Règles de description > Notices d’autorité
Application de la réforme Rameau
 Usage des données personnelles

Toute donnée présente dans une notice d’autorité :

⚫ doit l’être pour son intérêt bibliographique
⚫ identification

⚫ désambiguïsation (effective ou potentielle)

⚫ doit être justifiée explicitement par une source

« publique »
⚫ peut faire l'objet d'une demande de rectification ou
de suppression de la part de l'intéressé
 Autorités personnes physiques
le bon sens avant tout
⚫ Comment distinguer Jacques Martin et Jacques Martin ?
⚫ domaine d’activité, profession ou occupation
En l’absence d’autres éléments discriminants
(dates biographiques), la profession ou
l’occupation est un élément fondamental
lorsqu’il est nécessaire d’établir une distinction
entre deux personnes portant le même nom
⚫ période d’activité de la personne
⚫ rang, grade, fonction ou titre honorifique
⚫ autre information

⚫ L’ajout d’un qualificatif (200$c) dans la forme retenue du

nom est fortement conseillé pour prévenir les homonymies
 Le format des notices d’autorité

⚫ Les zones Unimarc A

200 : Personnes physiques (Tp)
⚫ 0XX : n° d’identification 210 : Collectivités ou congrès (Tb)
⚫ 1XX : données codées 215 : Noms géographiques (Tg)
216 : Noms de marque (Tm)
⚫ 2XX : point d’accès autorisé 220 : Familles (Ta)
230 : Titres uniformes (Tu)
⚫ 3XX : notes 240 : Auteur titre (Tq)
⚫ 4XX : variantes de forme (voir) 250 : Noms communs (Td)
280 : Forme ou genre (Tf)
⚫ 5XX : formes en relation (voir aussi)
⚫ 6XX : classification
⚫ 7XX : forme parallèle
⚫ 8XX : sources
 Création de notices d’autorité dans WinIBW
différents modes pour différents usages
Création dans une « page blanche », directement en Unimarc.
Création à partir d’une À DÉCONSEILLER AUX DÉBUTANTS
notice existante, soit en Ex-nihilo
base de production, soit en mode
dans la base d’appui
PRATIQUE POUR LES
expert
AUTORITES DIFFICILES
(colloques, congrès) ET
POUR RÉCUPÉRER LES
AUTORITÉS DE LA BnF Par copie
(base d’appui) . Ex-nihilo Création dans un formulaire pour les
d’une
en mode données codées, et une page
notice création
blanche pour la partie descriptive.
ATTENTION AUX semi-
DOUBLONS ! dans la RÉSERVÉ AUX UTILISATEURS
expert
base QUI MAITRISENT UNIMARC

Avec un
script
Création à partir d’un modèle de notice complet, avec complet
toutes les zones Unimarc, les sous-zones et la
description des données à saisir.
RECOMMANDÉ POUR UNE DESCRIPTION
COMPLÈTE ET FIABLE
 1. Création de notices d’autorité
ex-nihilo en mode «semi-expert »

1. Se mettre en mode semi expert

2. Taper la commande : CRE E

3. Choisir l’autorité à créer

 La zone 008

⚫ Position 1-2 : type de notice

⚫ Position 3 : statut Valeur numérique à 1 caractère (de 1 à 9)
permettant de contrôler les autorisations en modification sur une notice
⚫ 1 : notices créées lors d'opérations de rétroconversion par la BnF et non révisées
depuis. A enrichir et à passer en statut 5.
⚫ 2 : notices de regroupement – créées par programme (notice verrouillée)

⚫ 3 : Valeur attribuée aux propositions RAMEAU

⚫ 5 : Valeur attribuée par défaut aux notices d’autorité créées dans le Sudoc.
Statut normal.
⚫ 6 : Valeur pouvant être attribuée en catalogage courant (verrouillage) et aux notices d’autorité provenant
du chargement BNF autres que RAMEAU
⚫ 7 et + : valeurs attribuées par un coordinateur ou un administrateur pour protéger le contenu d’une
notice (notice verrouillée)
⚫ 8 : Notice autorité RAMEAU et FMeSH (notice verrouillée)
⚫ 9 : Notice verrouillée par un administrateur
 Données codées :
principes de la zone 106
⚫ Informations codées sur l’utilisation de tout type de notice
d’autorité comme point d’accès sujet dans les notices
bibliographiques
⚫ Comporte 3 sous-zones obligatoires
◼ $a : emploi dans un point d’accès sujet
◼ $b : type d’emploi (élément initial et/ou subdivision)
◼ $c : ajout d’une subdivision géographique en accès sujet

Exemple de la notice d’autorité Nom commun Rameau

« Art roman »
106 ##$a2$b1$c1 Exemple d’emploi dans une notice bibliographique
250 ##$9#y$aArt roman On peut mettre 606 ##$aArt roman
$a2 Ne peut être employé que dans un point d’accès sujet
On ne peut pas mettre 606 ##$a…...$xArt roman
$b1 Élément initial d’un point d’accès sujet uniquement
$c1 Admet une subdivision géographique On peut mettre 606 ##$aArt roman$yFrance
 Données codées :
utilisation zone 106
Notice « Personne physique » par défaut 106 $a0$b1$c0

Notice « Nom géographique » par défaut 106 $a2$b0$c1

Notices « Nom Commun Rameau » par défaut 106 $a2$b0$c1

Aide au catalogage > transition bibliographique > Application de la réforme Rameau

 2. Création de notices d’autorité
à partir d’un script

1. Se mettre en mode semi expert

2. Installer la barre de script

3. Cliquer sur le bouton

En cliquant sur le raccourci
du script : Affichage des
zones Unimarc (avec libellé)
 Consignes pour les notices
Personne physique (Tp)
101 (langue d’expression)
Langue dans laquelle la personne a publié
102 (pays)
Pays de nationalité (ou pays de résidence ou de publication)
103 (dates de vie)
A utiliser si elles sont disponibles sur une source publique d’information
(sous la forme AAAAMMJJ).
RDA-Fr considère les dates de vie et de décès comme des éléments fondamentaux.
106 (utilisation en accès sujet)
par défaut 106 ##$a0$b1$c0
120 (genre)
A utiliser dans un but de désambiguïsation. Notamment pour les personnes
dont le prénom est mixte (Claude, Dominique) ou imprécis (Kimiokis), pour lever
une homonymie.
 Consignes pour les notices
Personne physique (Tp)
200 $f (dates biographiques)
Le qualificatif de dates est obligatoire dans le Sudoc dès qu'une des
dates biographiques est connue. à utiliser parfois de manière imprécise
(19..-….) pour indiquer le caractère contemporain d’une personne.

200 $c (qualificatif de fonction autre que les dates)

A utiliser pour différencier des homonymes potentiels ou ayant des
noms et prénoms très répandus, vivant à la même période ou ayant des
occupations qui peuvent être confondues. La saisie d’un qualificatif de
fonction devient obligatoire en cas d’homonymie avérée. Dans le Sudoc,
elle est conseillée en cas d’homonymie potentielle.
 Consignes pour les notices
Personne physique (Tp)
340 (note sur l’activité biographique)
Saisir des données pérennes et datées, ayant un intérêt
bibliographique Cas particulier : les personnes exerçant dans
l’enseignement supérieur et la recherche

810 (source de catalogage)

zone répétable pour identifier chaque source
Citer obligatoirement la référence du document pour lequel est
créée la notice d’autorité :
810 ##$aRéférence du document Titre / Auteur, date

Citer les autres sources de référence :

810 ##$aDocument(s) de référence permettant d'établir les variantes éventuelles
du nom 200 + 400, les informations biographiques 340, etc.$bCiter ici les
informations trouvée dans la source
 Valeur de la forme
sous-zone $9 en 2XX - 4XX - 7XX
⚫ Obligatoire
⚫ Comporte 2 positions
⚫ 1ère position : code de valeur de la forme
0 (= forme savante ou internationale) ou 1 (= forme courante) ou
# (= valeur non précisée - pour 4XX)
⚫ 2ème position : code du système de translittération
utilisé
y (= pas de translittération)

Exemple :
200 #0$8frefre$91y$aLucrèce$f0098?-0055 av. J.-C.
400 #0$8frecat$9#y$aLucreci
700 #1$8frelat$90y$aLucretius Carus$bTitus$f0098?-0055 av. J.-C
 Code de relation
sous-zone $5 en 2XX - 4XX - 5XX
⚫ Facultatif
⚫ Pour « qualifier » des relations entre personnes, collectivités (si elles sont
établies de manière publique et justifiées par un intérêt documentaire).
⚫ liste de valeurs fermée
400 #1$5k = nom de naissance

510 02$5xxk = membre de

Paul McCartney est membre des Beatles
puis des Wings

500 #1$5e = pseudonyme

San Antonio est un des pseudonymes de Frédéric Dard
(faire le lien vers la notice d’autorité du pseudonyme)

Aide au catalogage > Formats > Données d’autorité > 4XX ou 5XX > sous zone $5
 Code langue
sous-zone $8 en 2XX - 4XX - 7XX
⚫ Facultatif
⚫ Comporte 6 positions
⚫ 3 positions : toujours code langue de catalogage « fre »
⚫ 3 positions : code langue de la racine du point d’accès
(personne, collectivité..)
 3. Création de notices d’autorité
par copie

Recherche d’une notice autorité dans

la base de production puis copie

Si absente, recherche dans

la base d’appui puis copie
Création par copie à partir de la base d’appui

008 : notice bibliographique

d’une monographie imprimée

710 : responsabilité auteur

Lien inexistant (à créer)
Création par copie à partir de la base d’appui

1. MODIFIER la notice
pour intervenir sur la zone 710
Création par copie à partir de la base d’appui

3. Baguette magique > Lien >

Recherche exacte ou MAJ+F9
pour rechercher la notice d’autorité
dans la base de production

2. Sélectionner à partir du $a
la zone à lier
Création par copie à partir de la base d’appui

4. Recherche infructueuse :
l’autorité recherchée
n’existe pas dans la base
de production
Création par copie à partir de la base d’appui

5. Recherche dans la base d’appui

en sélectionnant « petit cochon »
> recherche exacte
Création par copie à partir de la base d’appui

6. Résultat de la recherche
exacte en base d’appui : 7. Copier la notice
1 notice proposée sélectionnée en base
de production
Création par copie à partir de la base d’appui

8. Le contexte dans lequel la copie est effectuée

doit être choisi.
Ici : « Décrire la même autorité »

9. La notice est copiée,

les numéros sources
sont conservés
Création par copie à partir de la base d’appui

10. La notice d’autorité est crée

Une fois corrigée et enrichie,
la notice doit être validée et
le système lui attribue un ppn
Création par copie à partir de la base d’appui

13. Baguette magique > Lien

> Recherche exacte

12. Sélection de la zone

où le lien doit être crée

11. Retour à la notice

bibliographique pour créer
le lien manquant
Création par copie à partir de la base d’appui

14. Afficher la
notice d’autorité
à lier

15. Baguette magique

> Lien > Coller (ou F11)
Création par copie à partir de la base d’appui

16. Le ppn de la notice d’autorité est injecté

dans la zone de lien de la notice bibliographique

710

17. Validation de
la notice
Création par copie à partir de la base d’appui

Le lien est créé.

en $3 : ppn de la notice liée
et forme retenue : expansion
 @utorités

⚫ « @ » Obligatoire pour les zones En cas d’oubli :

◼ 210 410 710 en $a
message d’erreur
lors de la validation
◼ 230 430 730 en $a
◼ 240 440 740 en $t
Exemples
Collectivités 210 02$a@Organisation mondiale de la santé
410 0#$a@OMS
710 02$a@World health organization
Titre uniforme 230 ##$aL'@Internationale
430 ##$aL'@Internationale (hymne)
430 ##$a@L’internationale
440 ##$aDegeyter, Pierre (1848-1932)$tL'@Internationale
440 ##$aPottier, Eugène (1816-1887)$tL'@Internationale
Auteur-titre 240 ##$aDegeyter, Pierre (1848-1932)$tL'@Internationale
440 ##$aPottier, Eugène (1816-1887)$tL'@Internationale
 Complétude des notices d’autorité
Contenu moyen souhaité dans le Sudoc :
⚫ 0XX : tout identifiant pertinent pour les autorités
cataloguées et connu du catalogueur
Cas particulier :
⚫ 1XX : toutes zones de données codées pertinentes les personnes
pour le type d'autorité catalogué exerçant dans
⚫ 2XX : point d’accès autorisé l’enseignement
⚫ 3XX : toutes zones de notes pertinentes en vue supérieur et la
d'un bon usage de la notice dans le Sudoc et les
bases partenaires (en particulier 340)
recherche
⚫ 4XX : variante(s) de forme du point d’accès Le contenu moyen
⚫ 5XX : forme(s) du point d’accès en relation présenté devient le
⚫ 7XX : forme(s) parallèles du point d’accès contenu exigé
⚫ 810 : sources – référence(s) de(s) la source(s)
utilisée(s) ; obligatoirement l’ouvrage catalogué
Toutes les informations utiles dans le cadre d’un
catalogue et seulement ces informations !
 Exigence accrue pour les personnes et structures de
l’enseignement supérieur et de la recherche

⚫ Les catalogueurs du Sudoc sont à l’origine de

l’immense majorité des notices d’autorité décrivant
l’enseignement supérieur et la recherche en France :
⚫ notices de personnes : auteurs de mémoire, docteurs,
enseignants-chercheurs, membres de jury de thèse, etc.
⚫ notices de collectivités : universités, écoles, laboratoires,
écoles doctorales.
⚫ Dans le cadre du futur « fichier national d’entités »,
c’est notre contribution
⚫ Si chaque catalogueur gère les notices de « ses »
personnes et de « ses » structures, l’ensemble sera riche et
à jour.
Voir la notice type : PPN 028278615
 Les identifiants
Les zones dédiées aux identifiants
010 (ISNI - Code international normalisé des noms)
033 (Identifiants pérennes dans un autre système)
exemple : ARK des notices BnF
035 (Numéro identifiant de la notice dans un autre fichier)
exemples : selon le type de notices : VIAF, FRBNF, WIKIDATA, RNSR, HAL, ORCID

Les sous-zones Attention ! les catalogueurs peuvent

ajouter des identifiants mais ne
Standard
peuvent pas les modifier.
$a (Numéro)
Demandez conseil à votre
$z (Numéro annulé ou erroné) correspondant autorité.
Créées pour les besoins du Sudoc
$C (Code de la source d’information) Où l’info a-t-elle été trouvée ?
$d (date de chargement ou de saisie) sous la forme AAAAMMJJ
$2 (Code du référentiel)
 Consignes pour les notices
Personne physique (Tp)
010 (ISNI - Code international normalisé des noms)
033 (Identifiants pérennes dans un autre système)
035 (Numéro identifiant de la notice dans un autre fichier)

Exemple (fictif)
010 ##$a0000000122787199$2ISNI$d20150918
033 ##$a[Link]
035 ##$aFRBNF120572166$zFRBNF12057216$CVIAF$d20171019
035 ##$amartin-aurell$2HAL$d20150918
035 ##$a0000001008008791$2ORCID$CHAL$d20150918
035 ##$a238738325$2VIAF$d20171019
035 ##$a802$2PRELIB$d20171019
035 ##$aQ3573857$2WIKIDATA$d20171019
035 ##$a[Link]
 IdRef
⚫ Application web [Link]
⚫ Synchronisée avec le Sudoc
⚫ Interface de consultation
⚫ Interface d’édition (login WinIBW)
Aide en ligne
 IdRef en consultation :
voir différemment de WinIBW
IdRef : aperçu du formulaire d’édition
Aide contextuelle avec renvoi au guide méthodologique
 Autoformation

⚫ Tutoriels en ligne

Plateforme
d’autoformation :
[Link]

⚫ Contacter votre correspondant autorité

 Cas particulier des propositions Rameau
(Td3)

⚫ Le catalogueur / indexeur : crée, si nécessaire une

proposition dans le Sudoc
⚫ Le correspondant autorité : valide/complète les
propositions de sa bibliothèque et les transmet au FNPR
(fichier national des propositions Rameau)
⚫ Le CNR : valide/ajuste/refuse les propositions reçues
⚫ L’ABES : charge les propositions validées
⚫ Le correspondant autorité : fait le suivi des propositions
ajustées ou refusées
 Cas particulier des propositions Rameau
CNR
Notice
RAMEAU 6a SUDOC
+ 035
Notice
RAMEAU
Prop.
008 Td8
Rameau
+008
035Td3

+ 830
1
5
VALIDATION / AJUSTEMENT REFUS

6b
DECISION DU CENTRE RAMEAU
3
2

PROPOSITION RAMEAU
+ PPN NOTICE SUDOC
Correspondant
4 Autorités
FICHIER NATIONAL
DES PROPOSITIONS RAMEAU
 Cas particulier des notices
de regroupement (Tr)
⚫ Ce sont des pré-notices d’œuvre expérimentales
⚫ Elle sont gérées par l’Abes et générées
automatiquement par programme quotidien
⚫ Elles ne sont pas modifiables.

⚫ Dans les notices bibliographiques, elles sont liées

en zone 579

Aide au catalogage > transition bibliographique > FRBRisation expérimentale du Sudoc