Toutes institutions, pour la bonne gestion de ses archives a besoin d'un archiviste, qui est selon le
vieux adage, un gardien de la mémoire, un maillon essentiel dans la collecte, le classement et la
conservation des documents quels soit : papier, numérique, photographique, il s'assure que ses
documents sont, disposées dans de bonnes conditions de stockage (température, humidité) et
accessibles meme en son absence . Cependant pour ce faire l'Archiviste n'a pas besoin d'une
bonne mémoire mais il doit connaitre le secret du classement et aussi savoir utiliser les guides
du système de classement, un instrument fondamental qui revet une importance capitale pour les
Archivistes et les chercheurs .Qu'en est-il du rôle du guide et de son objectif dans le contrôle des
documents ?
Le concept de "guides dans le système de classement" n'est pas une notion standard. Cependant,
en se basant sur la gestion de l'information et des documents, on peut l'interpréter de plusieurs
manières complémentaires.
Un "guide" peut faire référence à un ensemble de règles,d'outil ou de plan destiné à structurer et
faciliter l'accès à l'information,surtout en bibliothèque, en archives ou dans un classeur.
Le mot guide est définit comme un repère placé au haut d'un onglet, d'une fiche ou d'une page il
peut etre un mot ou un groupe de lettre servant a indiqué la zone alphabétique ou thématique du
classement, le guide dans un système est un facilitateur et régulateur, c'est un outil qui donne
l'accompagnement dans le but d'aider les acteurs à utiliser correctement le système, veille aussi à
son bon fonctionnement et participer à son amélioration et à connaitre le systèmes de gestions
des dossiers à l'intérieur de n'importe quelle institution administrative.
Nous allons voir par un exemple pratique de recherche des dossiers via la réalité de l'institution
du pays par classement des dossiers ,cas pratique de recherches par le guide du classement des
dossiers au sein d'une institution de la Direction Générale des Impôts (DGI) dans le sud en Haïti. Cette
institution fait office de collecte des impôts locatifs pour toutes les mairies donc doit avoir un Plan de
Classement.
Par exemple on ses échantillon de trois mairies.
1- La mairie de la commune des Cayes ;
2- la mairie de la commune des Côteaux ;
3- La mairie de la commune d'Aquin et
4- La mairie de la commune de Saint Jean du Sud.
Pour ces quatre (4) mairies, il existe un espace où on classe les dossiers pour chaque contribuable dans un
classeur et ses classeurs sont identifiés par ordre alphabétique ou par numérotation afin de retrouver avec
faciliter le nom de chaque contribuable. Il est de même pour la question de l'organisation des informations
des entreprises.
Le Guide Principal Le "guide" le plus fondamental dans un système de classement est le plan de
classement lui-même. C'est un document qui structure la manière dont les dossiers et les documents
doivent être organisés au sein d'une entreprise ou d'une organisation.
Il assure une organisation logique et hiérarchique de l'information, permettant de passer du général au
spécifique afin de rendre l'information accessible, préserver la mémoire de l'organisation et se conformer
aux obligations lé[Link] assure la stabilité en ayant un bon plan de classement, notamment celui basé sur
les fonctions de l'entreprise, reste stable même si l'organisation interne de l'entreprise change., Mais on a
aussi les guides opérationnels il existe plusieurs méthodes de classement qui agissent comme des guides
pour ranger physiquement ou numériquement les documents. Le choix dépend de la nature des documents
à classer car le document décrit plusieurs types de classement de documents comme le classement
alphabétique, numérique, chronologique et géographique. Il explique les règles et avantages de chaque
méthod…
D'abord pour bien comprendre ce que c'est un guide de systeme de classement ont doit savoir c'est quoi
classer et c'est quoi un classement et l'importance d'un dossier .
Classer c'est mettre de l'ordre, ranger, classer sont des exigences qui s'imposent a tous et savoir ranger et
classer apparait comme un aspect fondamentale de l'intelligence humaine.
Tout classement doit faire l'objet d'une réflexion préalable. Il varie avec la nature, l'importance et la
fréquence de consultation des document a classer, des matériels ou mobilier utilisé.
Donc le guide est celui qui gere les dossiers avec le classement qui est un travail délicat, il faut
rechercher le gain maximum, d’espace et de temps. L’emploi de méthodes et de matériel
modernes ,permet de résoudre sans trop de difficultés les problèmes de classement de la correspondance
ou des dossiers.
Organiser le classement dans l’entreprise c’est :
Choisir un ordre méthodique,déterminer le matériel et le mobilier les mieux adaptés à la nature des
documents à conserver, définir le procédé de classement approprié,adopter le bon système de rangement.
Pour bien conserver dossiers ,car les dossiers servent à ranger et à protéger les document.
Les types de dossiers :
a. Les chemises ordinaires
Elles sont en papier fort, en carte ou en carton plastifié. Certaines d’entre elles sont munies d’un ou de
plusieurs rabats, voire même d’élastiques, ce
qui évite le glissement des documents et permet une meilleure conservation
Et c'est quoi un classement?
Le classement est l'action de ranger les documents dans un certain ordre. Il existe bien entendu différents
type de classement.
Qu’est-ce que le rangement ?
Le rangement constitue la manière ou l’action de ranger.
Pourquoi classer ?
Le classement a une très grande importance.
Il doit :
Donner à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite desrecherches longues et difficiles
permettre de déceler rapidement toute absence et toute interversion de
documents ,permettre une bonne conservation des documents.
Le classement est donc une tâche essentielle dans l’entreprise.
En résumé :
Classer consiste à ranger des documents selon un ordre préétabli, defaçon à pouvoir se procurer
facilement et rapidement l’information recherchée. Le classement est en quelque sorte « la mémoire » de
l’[Link] existe differents type de classement
Avantages du classement :
Gain de place
Gain de temps
Sécurité (pour le classement sous-clé).
Les différents types de classement
Les ordres de classement principaux
L’ordre alphabétique
L’ordre numérique
L’ordre idéologique
Il existe bien entendu d’autres ordres de classement, mentionnés ci dessous.
Le classement alphabétique
Le classement alphabétique consiste à ranger les mots dans l’ordre de
succession des lettres de l’alphabet.
.
Règle du classement alphabétique
Lorsque la première lettre des mots à classer est identique, on classe
selon l’ordre de la seconde.
Lorsque les deux premières lettres des mots à classer sont identiques, on classe selon l’ordre de la
troisième et ainsi de suite.
Avantages du classement alphabétique
Le classement alphabétique est :
- simple dans son principe,
- rapide lorsqu’il porte sur un nombre restreint de documents,
- extensible à l’infini (il est toujours possible d’insérer de nouvelles
dénominations ou un nouveau dossier entre deux dénominations ou dossiers déjà existants
Inconvénients du classement alphabétique
Le classement alphabétique est :
-souvent compliqué dans son application (il faut appliquer certains
principes et règles),
- lent lorsqu’il porte sur un nombre important de documents dont les mots
directeurs de classement peuvent être homonymes ou composés de
lettres identiques.
- limité dans son développement par des problèmes matériels (listes à
modifier, dossiers à déplacer,…).
De ce fait d'autres institutions utilise les classement numérique
Le classement numérique
Si l’alphabet français est limité à 26 lettres la suite naturelle des nombres entiers est, elle, illimitée. Le
classement numérique peut être substitué au
classement alphabétique lorsque le nombre des documents à classer est
important. Le classement numérique est donc très utilisé.
Règle du classement numérique
Le classement numérique consiste à ranger les documents selon la suite des nombres entiers.
Le classement numérique est :
- simple, tant pour la mise en place que pour la recherche d’un dossier ou d’un document ;
- sûr, la place du dossier est nettement précisée, il est facile de déceler une absence de dossier
- extensible indéfiniment, l’insertion de nouveaux documents ne modifie pas le rangement des documents
déjà classés.
Inconvénients du classement numérique
Le classement numérique est :
-lent, la recherche d’un dossier nécessite la consultation du répertoire alphabétique, Il y a une rupture de
classement provoquée par l’annulation ou la sortie.
définitive d’un document.
Principales utilisations du classement numérique
La classement numérique est utilisé principalement :
- lorsque le nombre des dossiers devient très important et augmente les
risques d’erreurs et la lenteur du classement alphabétique,
- chaque fois que la nature du document à classer exige une sécurité
particulière de classement : bons de commande, factures, relevés,
documents comptables, etc.
- pour les classements qui requièrent une certaine discrétion : dossiers du
personnel, dossiers médicaux, etc.
En résumé
Le classement numérique est basé sur la suite des nombres entiers. La
recherche du numéro attribué au document nécessite l’utilisation
préalable d’un ré[Link] résumé
Le classement numérique est basé sur la suite des nombres entiers. La
recherche du numéro attribué au document nécessite l’utilisation préalable d’un répertoire.
Le classement numérique, par sa simplicité et sa sûreté, est particulièrement adapté aux classements
importants.
On a le classement alphanumérique qui combiner le classement alphabétique et le classement numérique
pour limiter les inconvénients de ces deux modes de classement.
Et aussi classement chronologique Le classement chronologique, dérivé du classement numérique,
consiste à classer les documents dans l’ordre de la suite naturelle des dates :
années, mois, jours.
En sommes tout ces classements et un tas d'autre classement doit etre est le savoir d'un guide de systeme
de classement un maillon importants dans toutes les entreprises, car il s'assure que les dossier des
entreprises soient bien placer, conserver et reperable. Il est un element separateur souvent en carton muni
d'un onglet (ou onglet saillant) , utiliser pour compartimenter et organiser physiquement les documents
dans un dossier, un tirroire, ou une boite facilitant ainsi leur repairage rapide. Il structure l'ordre
alphebetique, numerique, thematique aussi de l'espace de stockage