PROCÉDURE : Nomenclature et Codification Interne des Matières
Premières, Produits Semi-Finis, Produits Finis et Emballages
1. Objet
Définir une méthode standardisée de création, d’attribution et de gestion
des codes internes pour :
les Matières Premières (MP),
les Produits Semi-Finis (PSF),
les Produits Finis (PF),
les Emballages (EMB).
Cette procédure vise à garantir une identification unique, traçable et
cohérente dans l’ensemble des documents qualité, de production, de
stockage et d’export.
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2. Domaine d’application
Applicable à :
l’unité de production,
le magasin des matières premières et des emballages,
le département qualité,
le département logistique,
l’administration des ventes.
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3. Références
ISO 9001 – Chapitre 7.5 (Maîtrise de l’information documentée)
ISO 22000 – Chapitre 7.9 (Traçabilité)
IFS Food – Chapitre 4.2 (Gestion des matières premières et emballages)
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4. Définitions
Nomenclature : Liste structurée des composants, ingrédients et éléments
d’un produit.
Code interne : Identifiant unique attribué à chaque MP, PSF, PF ou
emballage pour assurer la traçabilité et éviter toute ambiguïté.
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5. Responsabilités
Fonction Responsabilités
Responsable Qualité Validation du système de codification et mise à jour
de la nomenclature.
Magasinier Utilisation correcte des codes et mise à jour des fiches de
stock.
Production Application des codes lors des OF (Ordres de fabrication).
Direction Technique Approbation des nouveaux codes et des
modifications.
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6. Méthode de Codification
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6.1 Structure générale du code
Le code interne doit respecter la structure suivante :
[Catégorie] – [Famille] – [Numéro Séquentiel]
Exemple :
MP-ACD-001 → Matière première, famille "Acides", numéro 001
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6.2 Préfixes par catégorie
Catégorie Préfixe Exemple
Matière Première MP MP-SOL-015
Produit Semi-Fini PSF PSF-LQ-004
Produit Fini PF PF-PST-022
Emballage EMB EMB-BID-010
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6.3 Familles (2 à 3 lettres)
Les familles décrivent la nature du produit.
A – Matières Premières (MP)
Famille Description Exemple
SOL Solvants MP-SOL-012
ACT Actifs / matières actives MP-ACT-005
ACD Acides MP-ACD-001
BSE Bases MP-BSE-008
AGR Agro-chimique/pesticide MP-AGR-020
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B – Produits Semi-Finis (PSF)
Famille Description Exemple
LQ Liquides PSF-LQ-004
PW Poudres PSF-PW-003
GR Granulés PSF-GR-009
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C – Produits Finis (PF)
Famille Description Exemple
PST Pesticides PF-PST-022
FRT Fertilisants PF-FRT-045
TCH Produits techniques PF-TCH-018
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D – Emballages (EMB)
Famille Description Exemple
BID Bidons plastiquesEMB-BID-010
CRT Cartons EMB-CRT-007
ETQ Étiquettes EMB-ETQ-025
SAC Sacs EMB-SAC-033
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6.4 Numérotation séquentielle
Démarre à 001 pour chaque famille.
Numérotation automatique contrôlée par le département qualité.
Aucun code ne doit être réutilisé.
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7. Procédure de création d’un nouveau code
Étape 1 – Demande
La demande peut venir de :
Production,
Magasin,
Achats,
R&D.
Le formulaire « Demande de création de code interne » doit être rempli.
Étape 2 – Analyse
Le responsable qualité vérifie :
la catégorie (MP / PSF / PF / EMB),
la famille adéquate,
les risques de doublons,
la cohérence documentaire.
Étape 3 – Attribution du code
Un code unique est créé selon la structure définie.
Étape 4 – Enregistrement
Le code est enregistré dans :
la liste maîtresse de codification,
l’ERP (si disponible),
les fiches techniques.
Étape 5 – Communication
Le responsable qualité informe :
magasin,
production,
achats,
logistique.
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8. Mise à jour et révision
Toute modification nécessite :
justification écrite,
validation direction technique + qualité,
archivage de l’ancienne version.
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9. Documents associés
Fiche de demande de création de code interne
Liste maîtresse des codes internes
Fiches techniques MP / PSF / PF / EMB
Procédure de traçabilité
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10. Exemple complet
Produit fini : Cynamid B (pesticide)
Catégorie : PF
Famille : PST
Numéro : 028
→ Code interne : PF-PST-028
Emballage associé
Bidon 5 L : EMB-BID-014
Étiquette latérale : EMB-ETQ-032
Carton d’export : EMB-CRT-019
Matière première principale
Substance active : MP-ACT-071
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Si vous souhaitez, je peux aussi :
✅ remplir un modèle Word ou Excel
✅ créer un formulaire de demande de code
✅ établir une nomenclature complète pour vos produits réels
Il suffit de me donner la liste des produits ou matières premières.