NORME ISO

INTERNATIONALE 15489-1

Première édition
2001-09-15

Information et documentation — «Records

management» —
Partie 1:
Principes directeurs
Information and documentation — Records management —
Part 1: General

Numéro de référence
ISO 15489-1:2001(F)

© ISO 2001
ISO 15489-1:2001(F)

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Sommaire Page

Avant-propos ..............................................................................................................................................................v
Introduction ................................................................................................................................................................vi
1 Domaine d'application .................................................................................................................................. 1
2 Références normatives ................................................................................................................................. 2
3 Termes et définitions..................................................................................................................................... 2
4 Avantages du «Records management» ...................................................................................................... 4
5 Environnement réglementaire ...................................................................................................................... 5
6 Politique et responsabilités .......................................................................................................................... 5
6.1 Généralités ..................................................................................................................................................... 5
6.2 Politique.......................................................................................................................................................... 5
6.3 Responsabilités ............................................................................................................................................. 6
7 Exigences du «Records management»....................................................................................................... 6
7.1 Principes généraux d'un programme de «Records management» .......................................................... 6
7.2 Caractéristiques d'un document d'archives ............................................................................................... 7
7.2.1 Généralités ..................................................................................................................................................... 7
7.2.2 Authenticité .................................................................................................................................................... 7
7.2.3 Fiabilité ........................................................................................................................................................... 8
7.2.4 Intégrité........................................................................................................................................................... 8
7.2.5 Exploitabilité .................................................................................................................................................. 8
8 Conception et mise en œuvre d'un système d'archivage .........................................................................8
8.1 Généralités ..................................................................................................................................................... 8
8.2 Caractéristiques du système d'archivage................................................................................................... 9
8.2.1 Introduction .................................................................................................................................................... 9
8.2.2 Fiabilité ........................................................................................................................................................... 9
8.2.3 Intégrité........................................................................................................................................................... 9
8.2.4 Conformité...................................................................................................................................................... 9
8.2.5 Étendue........................................................................................................................................................... 9
8.2.6 Caractère systématique ................................................................................................................................ 9
8.3 Étapes de conception et de mise en œuvre du système d'archivage.................................................... 10
8.3.1 Généralités ................................................................................................................................................... 10
8.3.2 Enregistrement des opérations sur les documents................................................................................. 10
8.3.3 Support de stockage et protection ............................................................................................................ 10
8.3.4 Gestion partagée ......................................................................................................................................... 10
8.3.5 Conversion et migration ............................................................................................................................. 10
8.3.6 Accès, repérage et exploitation ................................................................................................................. 10
8.3.7 Conservation et sort final ........................................................................................................................... 10
8.4 Méthodologie de conception et de mise en œuvre.................................................................................. 11
8.5 Interruption du système d'archivage......................................................................................................... 11
9 Procédures du «Records management» et contrôles ............................................................................. 12
9.1 Sélection des documents à intégrer dans un système d'archivage ...................................................... 12
9.2 Définition des durées de conservation ..................................................................................................... 12
9.3 Intégration des documents......................................................................................................................... 13
9.4 Enregistrement ............................................................................................................................................ 14
9.5 Classement................................................................................................................................................... 14
9.5.1 Classement des activités ............................................................................................................................ 14
9.5.2 Système de classement .............................................................................................................................. 14
9.5.3 Vocabulaires contrôlés ............................................................................................................................... 14
9.5.4 Indexation ..................................................................................................................................................... 14

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ISO 15489-1:2001(F)

9.5.5 Attribution de numéros et de cotes ...........................................................................................................15

9.6 Stockage et manutention ............................................................................................................................15
9.7 Accès ............................................................................................................................................................15
9.8 Traçabilité .....................................................................................................................................................16
9.8.1 Généralités ...................................................................................................................................................16
9.8.2 Suivi des opérations....................................................................................................................................16
9.8.3 Suivi de la localisation ................................................................................................................................16
9.9 Application du sort final..............................................................................................................................16
9.10 Rédaction d'une charte d'archivage ..........................................................................................................17
10 Contrôle et audit ..........................................................................................................................................18
11 Formation .....................................................................................................................................................18
Index...........................................................................................................................................................................19

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 ISO 15489-1:2001(F)

Avant-propos
L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes nationaux de
normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est en général confiée aux
comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du comité
technique créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non gouvernementales, en
liaison avec l'ISO participent également aux travaux. L'ISO collabore étroitement avec la Commission
électrotechnique internationale (CEI) en ce qui concerne la normalisation électrotechnique.

Les Normes internationales sont rédigées conformément aux règles données dans les Directives ISO/CEI,
Partie 3.

La tâche principale des comités techniques est d'élaborer les Normes internationales. Les projets de Normes
internationales adoptés par les comités techniques sont soumis aux comités membres pour vote. Leur publication
comme Normes internationales requiert l'approbation de 75 % au moins des comités membres votants.

L'attention est appelée sur le fait que certains des éléments de la présente partie de l'ISO 15489 peuvent faire
l'objet de droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L'ISO ne saurait être tenue pour responsable de
ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence.

L'ISO 15489-1 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation, sous-comité
SC 11, Gestion des archives courantes et intermédiaires.

L'ISO 15489 comprend les parties suivantes, présentées sous le titre général Information et documentation —
«Records management»:

 Partie 1: Principes directeurs

 Partie 2: Guide pratique [Rapport technique]

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ISO 15489-1:2001(F)

Introduction
La normalisation des politiques et des procédures du «Records management» garantit que tous les documents
d'archives bénéficient de l'attention et de la protection appropriées, et que leurs valeurs de preuve et d'information
sont susceptibles d'être mises en évidence plus efficacement et plus facilement, en ayant recours à des pratiques
et procédures normalisées.

La présente partie de l'ISO 15489 a été élaborée en réponse au consensus entre les pays membres de l'ISO pour
la normalisation des bonnes pratiques internationales en matière d'organisation et de gestion des documents
d'archives, en utilisant la norme australienne AS 4390, Records management, comme point de départ.

La présente partie de l'ISO 15489 est accompagnée d'un Rapport technique (ISO/TR 15489-2), qu'il est
recommandé d'utiliser avec elle. L'ISO/TR 15489-2 fournit de plus amples explications et des suggestions pour la
réalisation des préconisations de la norme. Il comporte également une bibliographie.

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NORME INTERNATIONALE ISO 15489-1:2001(F)

Information et documentation — «Records management» —

Partie 1:
Principes directeurs

1 Domaine d'application

La présente partie de l'ISO 15489 constitue un guide pour l'organisation et la gestion des documents d'archives1)
des organismes, publics ou privés, pour le compte de clients internes ou externes.

Tous les éléments constitutifs de la présente partie de l'ISO 15489 visent à ce que les documents soient créés,
archivés et organisés d'une manière pertinente. Les procédures propres à assurer l'organisation et la gestion des
documents selon les principes et les éléments constitutifs de la présente partie de l'ISO 15489 sont présentées
dans l'ISO/TR 15489-2 (Guide pratique).

La présente partie de l'ISO 15489

 vise l'organisation et la gestion des documents, quels que soient leur forme ou leur support, produits ou reçus
par tout organisme, public ou privé, dans l'exercice de ses activités, ou par toute personne physique ayant la
responsabilité de produire ou de conserver des documents d'archives,

 constitue un guide pour définir les responsabilités des organismes vis à vis de leurs documents d'archives et
les politiques, procédures, systèmes et méthodes afférents,

 constitue un guide pour le «Records management» en tant que soutien d'une démarche qualité, en accord
avec l'ISO 9001 et l'ISO 14001,

 constitue un guide pour la conception et la mise en œuvre d'un système d'archivage,

 mais n'inclut pas l'organisation et la gestion des archives historiques au sein des institutions d'archives.

La présente partie de l'ISO 15489 est destinée

 aux dirigeants des organismes,

 aux professionnels du document d'archives et des technologies de l'information,

 à l'ensemble du personnel des organismes,

 ainsi qu'à toute personne physique ayant la responsabilité de créer et archiver des documents.

1) Dans certains pays, l'organisation et la gestion des documents d'archives s'applique aussi aux archives historiques. Les
archives historiques ne sont pas couvertes par la présente partie de l'ISO 15489.
Le terme anglais «records» désigne les documents considérés dans leur dimension de preuve (et d'utilité dans le cadre de la
conduite des activités de l'organisme émetteur), par opposition à «documents» (qui ne prend en compte que leur contenu
informatif) et à «archives» (qui vise la portée historique). N'ayant pas en français d'équivalent strict, «records» est traduit ici par
«documents d'archives» sauf lorsque le terme «documents» est suffisamment explicite dans le contexte, voire par «archives»
lorsque le sens l'impose.

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ISO 15489-1:2001(F)

2 Références normatives
Les documents normatifs suivants contiennent des dispositions qui, par suite de la référence qui y est faite,
constituent des dispositions valables pour la présente partie de l'ISO 15489. Pour les références datées, les
amendements ultérieurs ou les révisions de ces publications ne s'appliquent pas. Toutefois, les parties prenantes
aux accords fondés sur la présente partie de l'ISO 15489 sont invitées à rechercher la possibilité d'appliquer les
éditions les plus récentes des documents normatifs indiqués ci-après. Pour les références non datées, la dernière
édition du document normatif en référence s'applique. Les membres de l'ISO et de la CEI possèdent le registre des
Normes internationales en vigueur.

ISO 5127:—2), Information et documentation — Vocabulaire

ISO 9001, Systèmes de management de la qualité — Exigences

ISO 14001, Systèmes de management environnemental — Spécification et lignes directrices pour son utilisation

3 Termes et définitions
Pour les besoins de la présente partie de l'ISO 15489, les termes et définitions donnés dans l'ISO 5127 ainsi que
les suivants s'appliquent.

NOTE La présente partie de l'ISO 15489 comporte un index alphabétique des termes clés utilisés.

3.1
accès
droit, modalités et moyens de rechercher, d'exploiter ou de retrouver l'information

3.2
responsabilité
principe selon lequel les personnes physiques et morales, ainsi que la collectivité, sont responsables de leurs
actions et peuvent être tenues d'en rendre compte

3.3
suivi des opérations
action de fixer et d'imposer des étapes et des échéances dans le traitement des affaires

3.4
autorité archivistique
institution ou service d'archives en charge de la sélection, de la collecte et de la conservation des archives, de leur
mise à disposition et de l'approbation des éliminations des archives non historiques

3.5
classement
identification systématique et classement des activités et/ou des documents d'archives en catégories suivant
l'organisation logique d'un système de classification et en accord avec ses principes, ses méthodes et ses règles

3.6
système de classement
VOIR classement (3.5)

2) À publier. (Révision de toutes les parties de l'ISO 5127)

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3.7
conversion
action de transférer des documents d'un support à un autre, ou d'un format à un autre
VOIR migration (3.13)

3.8
destruction
action d'éliminer ou de supprimer des documents, de façon irréversible

3.9
sort final
destination diversifiée des documents correspondant à la mise en œuvre des décisions de conservation, de
destruction ou de transfert des documents, telles qu'elles sont explicitées dans la charte d'archivage ou tout autre
outil de référence

3.10
document
tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité

3.11
indexation
action de définir des points d'accès pour faciliter le repérage des documents et/ou des informations

3.12
métadonnées
données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps

3.13
migration
action de transférer des documents d'un système à un autre en préservant leur authenticité, leur intégrité, leur
fiabilité et leur exploitabilité
VOIR conversion (3.7)

3.14
conservation
actions et tâches concourant à la pérennité technique et intellectuelle des documents authentiques

3.15
documents d'archives
documents
documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d'information par une personne physique ou morale dans
l'exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité

3.16
«Records management»
champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la
réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et
de préservation de la preuve et de l'information liées à la forme des documents

3.17
système d'archivage
système d'information qui intègre les documents, les organise, les gère et les rend accessibles à terme

3.18
enregistrement
action de donner un identifiant unique à un document au moment de son archivage

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3.19
traçabilité
fait de créer, d'enregistrer et de préserver les données relatives aux mouvements et à l'utilisation des documents

3.20
versement
action de transférer la conservation physique, la propriété ou la responsabilité de documents

3.21
transfert
action de changer la localisation des documents

4 Avantages du «Records management»

Le «Records management» gouverne les pratiques aussi bien des «records managers» que de toute personne qui
produit ou exploite des documents dans l'exercice de ses activités. Dans un organisme, le «Records management»
comporte

a) la mise en place de politiques et de normes,

b) la répartition des responsabilités et des compétences,

c) l'élaboration, la validation et la diffusion des procédures et des manuels correspondants,

d) l'offre d'une gamme de services d'organisation, de gestion et d'utilisation des documents,

e) la conception, la mise en œuvre et la maintenance de systèmes spécifiques pour l'organisation et la gestion

des documents d'archives,

f) l'intégration du «Records management» dans les systèmes d'organisation et les méthodes de travail.

Les documents d'archives contiennent des informations qui constituent une ressource non négligeable et un atout
important dans la conduite des affaires. Une démarche systématique d'organisation et de gestion des documents
d'archives est indispensable aux organismes, ainsi qu'à la société, pour protéger et conserver la preuve tangible de
leurs activités. Un système de «Records management» représente une source d'information sur les activités de
l'organisme et, de ce fait, une aide à la décision et à l'action, ainsi qu'un outil pour rendre des comptes à toute
partie intéressée présente ou future. Les documents d'archives permettent

 de conduire des affaires d'une manière ordonnée, efficace et responsable,

 de proposer une offre cohérente et équitable de services,

 d'apporter un soutien à la politique de formation et une aide à la décision,

 de donner de la cohérence, de la continuité et de la productivité aux tâches d'organisation et de gestion,

 de faciliter les performances réelles des activités au sein d'un organisme,

 d'assurer la continuité des affaires en cas de sinistre,

 de répondre aux exigences légales et réglementaires, y compris en matière d'archives, d'audit et de contrôle,

 de fournir une protection et un soutien en cas de litige, ceci incluant la gestion des risques du fait de
l'existence ou de la non-disponibilité d'une preuve,

 de protéger les intérêts de l'organisme et les droits de ses employés, de ses clients ainsi que des utilisateurs
présents et futurs de ces documents,

 de soutenir et de documenter les activités de recherche et de développement présentes et futures, les

réalisations et les résultats, aussi bien que la recherche historique,

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 ISO 15489-1:2001(F)

 de fournir la preuve des activités professionnelles, personnelles et culturelles,

 d'établir une identité professionnelle, personnelle et culturelle,

 de préserver une mémoire d'entreprise, personnelle ou collective.

5 Environnement réglementaire
Tous les organismes ont besoin d'identifier l'environnement réglementaire qui concerne leurs activités et le
minimum nécessaire pour documenter ces activités. Il est recommandé que les politiques et procédures des
organismes traduisent la prise en compte de l'environnement réglementaire dans les méthodes de travail. Il
convient qu'un organisme puisse apporter la preuve, dans les documents qu'il produit, que ses activités sont bien
conformes à l'environnement réglementaire.

L'environnement réglementaire est défini par

a) la législation et la jurisprudence ainsi que la réglementation propres à l'activité en général et au secteur

d'activité concerné, y compris les lois et règlements relatifs aux documents d'archives, à l'accès à l'information,
au respect de la vie privée, à la notion de preuve, au commerce électronique et à la protection des données,

b) les normes ayant un caractère d'obligation légale,

c) les codes de bonnes pratiques adoptés volontairement,

d) les codes de conduite ou d'éthique adoptés volontairement,

e) les attentes identifiées de la société en matière de comportement des organismes dans le secteur d'activité
concerné.

La nature de l'organisme et son secteur d'activité détermineront lesquels de ces éléments réglementaires
(individuellement ou combinés) s'appliquent le mieux aux exigences du «Records management» dans cet
organisme.

6 Politique et responsabilités

6.1 Généralités
Il convient qu'un organisme qui cherche à se conformer à la présente partie de l'ISO 15489 élabore, documente,
conserve et diffuse des politiques, procédures et pratiques de «Records management» qui garantissent la
satisfaction de ses besoins en matière de preuve, de responsabilité et d'information dans la gestion de ses
activités.

6.2 Politique
Il est recommandé que les organismes définissent et documentent une politique en matière de «Records
management». Il convient que cette politique vise à la production et à l'organisation de documents authentiques,
fiables et exploitables, propres à conforter l'activité aussi longtemps que nécessaire. Il est recommandé que les
organismes s'assurent que cette politique est connue et mise en œuvre à tous les niveaux.

Il convient que cette politique soit adoptée et appuyée au plus haut niveau de décision et diffusée pour action dans
tout l'organisme. Il convient de désigner un responsable de la bonne exécution de cette diffusion.

Il est recommandé que cette politique soit issue d'une analyse des activités de l'organisme. Il convient de
déterminer là où la législation, la réglementation, les autres normes et bonnes pratiques s'appliquent avec le plus
de pertinence à la création de documents correspondant aux activités de l'organisme. Pour ce faire, il est
recommandé que les organismes prennent en compte leur environnement organisationnel et économique. Il
convient de soumettre à des révisions régulières ces politiques, afin qu'elles reflètent bien les besoins courants de
la gestion des affaires.

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ISO 15489-1:2001(F)

6.3 Responsabilités

Il est recommandé que les responsabilités et les compétences en matière de «Records management» soient
définies et attribuées, et que tout l'organisme en soit informé, de sorte que, là où un besoin spécifique de créer et
d'archiver un document est identifié, la personne responsable de cette action soit, elle aussi, clairement identifiée.
Il est recommandé que ce type de responsabilité soit attribué à tout le personnel: «records managers» et
professionnels de l'information, décideurs, cadres, administrateurs systèmes et autres collaborateurs dont l'activité
produit des documents, ces données figurant dans les descriptions de poste et autres types de documents
similaires. Il est recommandé que la responsabilité globale du «Records management» soit attribuée à une
personne qui, au sein de l'organisme, dispose de l'autorité nécessaire. Il est admis que la nomination de
responsables peut être une obligation légale.

Il est recommandé de définir ces responsabilités par des formulations telles que les suivantes.

a) Les professionnels du «Records management» sont responsables de tous les aspects du «Records
management»: conception, mise en œuvre et maintenance du système d'archivage et de ses procédures;
formation des utilisateurs au «Records management» et aux procédures d'archivage, dans la mesure où
celles-ci modifient les pratiques individuelles.

b) Les décideurs sont tenus de soutenir l'application des principes de «Records management» dans tout
l'organisme.

c) Les administrateurs systèmes sont responsables du maintien d'une documentation exacte, accessible et lisible
par les personnels qui en ont besoin.

d) Tous les collaborateurs sont responsables de produire des documents précis et complets sur leurs activités et
de les conserver en bonne et due forme.

Il est admis que les autorités archivistiques soient impliquées dans le projet et la mise en œuvre des politiques et
procédures de «Records management».

7 Exigences du «Records management»

7.1 Principes généraux d'un programme de «Records management»

Les documents d'archives sont produits, reçus et utilisés dans la conduite des affaires3). Pour permettre la
continuité dans la conduite des affaires, satisfaire à l'environnement réglementaire et assumer leurs
responsabilités, il est recommandé que les organismes produisent et conservent des documents authentiques,
fiables et exploitables, et préservent l'intégrité de ces documents aussi longtemps que nécessaire. Dans ce but, il
est recommandé que les organismes instaurent et mettent en place un programme complet de «Records
management» dont le rôle est de

a) définir quels documents a minima il convient de créer pour chaque type d'activité, et quelles informations il
convient d'y faire figurer,

b) décider sous quelle forme et quelle structure il convient de produire et d'archiver les documents, et quelles
technologies doivent être utilisées,

c) définir quelles métadonnées il convient de créer, avec ou autour du document, et comment ces métadonnées
et leurs liens seront maintenus et gérés dans le temps,

d) déterminer les besoins en matière de recherche, d'utilisation et de transmission des documents entre les
utilisateurs immédiats et les autres utilisateurs, et les délais de conservation correspondant à ces besoins,

e) décider le mode d'organisation des documents le mieux adapté à leur exploitation,

3) Dans la présente partie de l'ISO 15489, la conduite des affaires est utilisée au sens large, et non pas limitée à l'activité
commerciale; elle comprend aussi l'administration publique, les activités sans but lucratif et autres.

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 ISO 15489-1:2001(F)

f) évaluer les risques attachés à la non-disponibilité de documents probants pour une activité,

g) conserver les documents et les rendre accessibles à terme, pour répondre aux besoins de l'organisme ou de
l'entreprise et aux attentes de la société,

h) se conformer aux exigences légales et réglementaires, aux normes en vigueur et aux politiques d'organisation,

i) s'assurer que les documents sont conservés dans un environnement sain et sécurisé,

j) s'assurer que les documents ne sont pas conservés au-delà de la durée nécessaire,

k) identifier et apprécier les occasions d'améliorer la rentabilité, l'efficacité et la qualité des méthodes, des
décisions et des opérations de création, d'organisation ou de gestion des documents.

Il est recommandé d'introduire des règles pour la production et l'archivage des documents et des métadonnées
dans les procédures générales s'appliquant à la conduite des affaires, dès lors qu'une preuve de l'action peut être
exigée.

Il est recommandé que le plan de continuité des affaires et les mesures d'urgence s'assurent que les documents
vitaux pour le fonctionnement de l'organisme sont identifiés et évalués lors de l'analyse des risques, sont protégés
et peuvent être récupérés le cas échéant.

7.2 Caractéristiques d'un document d'archives

7.2.1 Généralités

Il convient qu'un document soit le reflet précis ce qui a été dit ou décidé ou de l'action qui a été effectuée. Il
convient qu'il puisse répondre aux besoins de l'affaire dont il traite et puisse être utilisé pour rendre compte.

En plus de son contenu, il convient que le document inclue, directement ou au travers de liens ou associations
durables, les métadonnées nécessaires pour documenter une action, et ce de la manière suivante:

a) il convient que la structure du document, c'est-à-dire sa forme et les relations entre les éléments constitutifs du
document, demeure intacte;

b) il convient que le contexte de création et d'exploitation du document soit apparent (notamment le dossier ou
l'affaire de rattachement, la date et l'heure de l'action et les auteurs de cette action);

c) il convient que les liens, entre des documents isolés dont la combinaison produit un autre document
d'archives, soient apparents.

Il convient que les politiques, procédures et pratiques du «Records management» conduisent à la production de
documents d'archives faisant autorité du fait des caractéristiques données en 7.2.2 à 7.2.5.

7.2.2 Authenticité

Un document authentique est un document dont on peut prouver

a) qu'il est bien ce qu'il prétend être,

b) qu'il a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l'avoir produit ou reçu, et

c) qu'il a été produit ou reçu au moment où il prétend l'avoir été.

Afin de garantir l'authenticité des documents, il est recommandé que les organismes mettent en place et
documentent des politiques et des procédures de contrôle de la création, de la réception, de la transmission, de la
préservation et du sort final des documents, de manière à garantir que les créateurs de documents sont autorisés
et identifiés comme tels, et que les documents sont ainsi protégés contre des ajouts, des suppressions, des
altérations, une exploitation ou une dissimulation abusifs.

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ISO 15489-1:2001(F)

7.2.3 Fiabilité

Un document fiable est un document dont le contenu peut être considéré comme la représentation complète et
exacte des opérations, des activités ou des faits qu'il atteste, et sur lequel on peut s'appuyer lors d'opérations,
d'activités ou de faits ultérieurs. Il est recommandé que les documents soient créés au moment de l'opération ou
du fait qu'ils relatent ou juste après, par des personnes qui ont une connaissance directe des faits ou par des outils
courants dans la conduite des affaires.

7.2.4 Intégrité

L'intégrité d'un document renvoie au caractère complet et non altéré de son état.

Il est nécessaire qu'un document soit protégé contre les altérations abusives. Il est recommandé que les politiques
et les procédures de «Records management» précisent quels ajouts ou annotations pourront être portés sur un
document après sa création, dans quelles circonstances et par qui il convient d'enregistrer toute trace d'annotation,
d'ajout ou de suppression sur un document d'archives.

7.2.5 Exploitabilité

Un document utilisable est un document qui peut être localisé, récupéré, communiqué et interprété. Il convient qu'à
chaque communication, le document soit relié à l'activité ou à l'opération à l'origine de sa création. Il convient que
les liens contextuels des documents portent les informations nécessaires à la compréhension des opérations qui
les ont crées et utilisés. Il est recommandé de pouvoir replacer un document dans le contexte d'activités ou de
fonctions élargies. Il convient de maintenir les liens entre les archives qui documentent une succession logique
d'actions.

8 Conception et mise en œuvre d'un système d'archivage

8.1 Généralités
La stratégie en matière de «Records management» est basée sur la mise en forme et l'adoption de politiques, de
procédures et de pratiques, et sur la conception et la mise en œuvre d'un système qui satisfasse les besoins
opérationnels de l'organisme et qui réponde à l'environnement réglementaire.

Il convient que la stratégie retenue par un organisme pour documenter son activité détermine quels documents
sont nécessaires et quand, comment et où les intégrer dans le système d'archivage.

La stratégie de mise en œuvre d'un système d'archivage conforme peut comporter

a) la conception du système d'archivage,

b) la documentation du système d'archivage,

c) la formation des praticiens des documents et des autres personnels,

d) l'adaptation des documents au nouveau système d'archivage, à ses formats et à ses procédures de contrôle,

e) la mise en place de normes et la mesure de la conformité et de la performance vis à vis de ces normes,

f) la fixation de durées de conservation et leur application pour les documents qui ont une valeur pérenne, dans
le respect de l'environnement réglementaire.

Il est recommandé que la stratégie de «Records management» soit partie intégrante d'un plan stratégique, tel
qu'un plan stratégique de gestion de l'information, qui serait lui-même intégré dans le plan stratégique global de
l'organisme.

Il convient de concevoir, modifier ou réviser les systèmes d'information, les systèmes d'organisation et de
communication, aussi bien que les opérations qu'ils servent, de sorte que la production des documents
correspondants et leur intégration dans le système d'archivage constituent une démarche systématique dans le
déroulement de l'activité.

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8.2 Caractéristiques du système d'archivage

8.2.1 Introduction

Il est recommandé que les documents archivés répondent aux caractéristiques énoncées en 7.2. Il convient que le
système présente les caractéristiques décrites de 8.2.2 à 8.2.6.

8.2.2 Fiabilité

Il est recommandé que tout système d'organisation et de gestion des documents d'archives fonctionne de manière
continue et régulière, cohérente avec les responsabilités en jeu.

Il convient qu'un système d'archivage

a) intègre automatiquement tous les documents d'archives relevant du champ d'activité de l'organisme,

b) organise les documents d'une manière telle qu'elle reflète les opérations du producteur des documents,

c) protège les documents contre une altération ou une élimination abusive,

d) joue automatiquement le rôle de source première d'information sur les activités décrites dans les documents,

e) fournisse un accès immédiat à tous les documents pertinents et à leurs métadonnées.

Il est recommandé de conforter la fiabilité du système en produisant et conservant les documents à même de
prouver que le système satisfait aux critères énoncés plus haut.

Il convient qu'un système d'archivage soit réactif à l'évolution des besoins sans que les modifications du système
affectent les caractéristiques des documents. Pareillement, quand des documents sont transférés d'un système
d'archivage vers un autre, il convient que le transfert soit opéré de manière que les caractéristiques fondamentales
des documents n'en soient pas changées.

8.2.3 Intégrité
Il est recommandé que des mesures de contrôle visant le droit d'accès, l'identité de l'utilisateur, le droit de procéder
à des éliminations et la sécurité soient mises en œuvre afin de prévenir tout accès, toute élimination, toute
altération ou tout déplacement abusifs des documents. Ces contrôles peuvent être inclus dans le système
d'archivage ou faire l'objet d'un système spécifique. Pour les documents électroniques, un organisme peut être
dans l'obligation de prouver que les dysfonctionnements du système, sa mise à niveau ou sa maintenance
n'affectent pas l'intégrité des documents.

8.2.4 Conformité
Il est recommandé que le système d'archivage soit organisé et géré en conformité avec toutes les exigences
issues des affaires courantes, de l'environnement réglementaire et des attentes du secteur d'activité concerné. Il
convient que les personnels créant des documents comprennent l'impact de ces exigences sur leur activité
quotidienne. Il est recommandé que la conformité du système d'archivage avec ces exigences soit régulièrement
évaluée et les rapports d'évaluation conservés à titre de preuve.

8.2.5 Étendue
Il est recommandé que le système d'archivage gère l'ensemble des documents issus de l'ensemble des activités
de l'organisme ou au moins de l'entité où il est mis en place.

8.2.6 Caractère systématique

Il est recommandé que les documents soient produits, conservés et gérés de manière systématique. Il convient de
concevoir et de mettre en place conjointement les systèmes d'archivage et d'organisation des activités, afin de
systématiser les méthodes de production et de conservation des documents.

Il convient qu'un système d'archivage dispose de politiques écrites précises, d'une répartition des responsabilités
et de méthodes de gestion formalisées.

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8.3 Étapes de conception et de mise en œuvre du système d'archivage

8.3.1 Généralités
Il est recommandé qu'un système d'archivage possède les fonctionnalités nécessaires pour la mise en œuvre
intégrale des procédures d'archivage décrites à l'article 9.

Les décisions relatives à la conception et à la mise en œuvre d'un système d'archivage et des procédures
afférentes doivent être étudiées en lien avec les systèmes d'organisation existants.

8.3.2 Enregistrement des opérations sur les documents

Il convient que le système d'archivage donne le détail précis de toutes les opérations effectuées sur un document
particulier, que ce soit directement ou par le biais de documents associés. Ces précisions peuvent figurer en tant
que métadonnées intégrées, attachées ou associées à un document spécifique. Elles peuvent également être
consignées à titre de pistes d'audit, dont la conservation s'alignera au minimum sur celle du document en question.

8.3.3 Support de stockage et protection

Au moment de la conception du système d'archivage, il est recommandé de prendre en compte un environnement
et des supports de stockage adaptés, un conditionnement, des procédures de manipulations et un système de
stockage appropriés. La connaissance de la durée de conservation des documents influencera le choix du support
de stockage. Il est recommandé que le système d'archivage anticipe les sinistres potentiels afin de garantir que les
risques sont identifiés et atténués. Il convient que l'intégrité soit préservée de façon évidente pendant et après la
maîtrise du sinistre.

8.3.4 Gestion partagée

Il est recommandé que le système d'archivage puisse proposer plusieurs options pour la localisation des
documents. Dans certains cas, quand les lois et les règlements le permettent, il est possible que le stockage des
documents archivés soit externalisé, mais la responsabilité et le contrôle de gestion reviennent à l'organisme
producteur ou à l'autorité compétente. De telles dispositions, qui font la distinction entre stockage, propriété et
responsabilité des documents, sont particulièrement pertinentes dans un système d'archivage électronique. Il est
admis que des modifications puissent intervenir dans ces dispositions au cours de la vie du système; il est alors
recommandé que la traçabilité et la documentation de ces évolutions soient assurées.

8.3.5 Conversion et migration

Il est recommandé que le système d'archivage soit conçu de telle façon qu'il garantisse l'authenticité, la fiabilité et
l'exploitabilité des documents en dépit des évolutions subies par le système, notamment la conversion des formats
et les migrations entre matériels et systèmes d'exploitation ou logiciels d'application, pendant toute la durée de
conservation requise (voir 8.5).

8.3.6 Accès, repérage et exploitation

Il est recommandé que le système d'archivage assure, en temps voulu et avec l'efficacité voulue, le repérage et
l'accès aux documents nécessaires à la conduite des affaires et à la satisfaction des exigences en matière de
comptes à rendre.

Il est recommandé que le système comporte des contrôles d'accès pour garantir que l'intégrité des documents
archivés n'est pas menacée. Il est recommandé qu'il fournisse, grâce à une piste d'audit ou une autre procédure, la
traçabilité de ces contrôles, afin de prouver que les documents ont été réellement protégés contre une utilisation,
une altération ou une destruction abusive.

8.3.7 Conservation et sort final

Il est recommandé que le système d'archivage puisse faciliter et mettre en œuvre les décisions relatives à la
conservation et au sort final des documents archivés. Il convient que ces décisions puissent être prises à n'importe
quelle étape de la vie du document, y compris au moment de la conception du système d'archivage. Il est
recommandé en outre que, le cas échéant, ces mesures soient activées automatiquement, et que le système
intègre une piste d'audit ou une autre procédure pour assurer la traçabilité complète de ces mesures.

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8.4 Méthodologie de conception et de mise en œuvre

Pour concevoir et mettre en œuvre un système d'archivage durable, une méthodologie s'avère essentielle.

La méthodologie donnée de a) à h) n'est pas linéaire. Il est permis d'entreprendre ces opérations à des étapes
différentes, de manière itérative, partielle ou progressive, en fonction des besoins, des exigences de conformité et
des évolutions dans l'environnement organisationnel et archivistique.

a) Enquête préliminaire. Recueillir l'information au moyen des sources documentaires disponibles et

d'interviews; identifier et documenter le rôle et l'objectif de l'organisation, sa structure, son environnement
légal, réglementaire, économique et politique, les principaux points forts et points faibles au regard du
«Records management».

b) Analyse des activités. Recueillir l'information au moyen des sources documentaires disponibles et
d'interviews; identifier et documenter toutes les fonctions, activités et opérations et les hiérarchiser dans un
plan de classement des activités; identifier et documenter le déroulement des processus et les opérations dont
ils font partie.

c) Identification des exigences archivistiques. Recueillir l'information au moyen des sources documentaires
disponibles et d'interviews; identifier les exigences en matière de preuve et les besoins d'information de
chaque fonction, activité ou opération nécessitant la production d'un document. Ces exigences sont
susceptibles d'être formulées à partir d'une analyse de l'environnement réglementaire de l'organisme (voir
article 5) et du risque qu'il y aurait à ne pas produire ou à ne pas conserver les documents. Déterminer
comment chacune de ces exigences peut être satisfaite au travers des méthodes de «Records management»,
et articuler et documenter ces exigences archivistiques. Sélectionner la structure de document la mieux
adaptée à chaque fonction, activité ou opération.

d) Évaluation des systèmes existants. Identifier et analyser les systèmes d'archivage existants et les autres
systèmes d'information afin d'évaluer leurs performances au regard des exigences archivistiques.

e) Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques. Identifier la stratégie pour
la satisfaction des exigences archivistiques, ce qui peut inclure l'adoption de politiques, de normes, de
procédures et de pratiques contribuant à la conception ou la mise en œuvre d'un nouveau système dans un
sens qui satisfasse une de ces exigences. Il est admis que la stratégie vise chacune des exigences
séparément ou en les combinant. Il est recommandé que la stratégie soit définie en fonction du risque lié à la
non-satisfaction d'une exigence, relativement à une activité que le système d'archivage est censé soutenir, à
l'environnement des systèmes existants ou à la culture d'entreprise au sein de laquelle la stratégie est
supposée réussir (voir article 7).

f) Conception d'un système d'archivage. Concevoir un système d'archivage qui intègre la stratégie, les
procédures et les pratiques exposées dans la présente partie de l'ISO 15489; s'assurer que le système
d'archivage conforte le déroulement du travail et ne l'entrave pas; évaluer et, le cas échéant, redéfinir le
déroulement du travail et les systèmes opérationnels et de communication pour y intégrer le «Records
management».

g) Mise en œuvre d'un système d'archivage. Il est recommandé que la mise en œuvre d'un système
d'archivage soit entreprise systématiquement, avec un calendrier de projet et la méthodologie appropriée à la
situation, dans le but d'intégrer le fonctionnement du système d'archivage dans le déroulement du travail et
dans les systèmes associés.

h) Contrôle a posteriori. Collecter l'information relative aux performances du système d'archivage en tant que
processus global en cours. Il est admis de procéder en interviewant les dirigeants et les collaborateurs
principaux, par le biais de questionnaires, en observant le système en action, en examinant les manuels de
procédure, les supports de formation et autres documentations, et en vérifiant par sondage la qualité des
documents et des mesures de contrôle. Contrôler et évaluer la performance du système, initier et diriger les
actions correctives et mettre en place un contrôle permanent et une évaluation régulière.

8.5 Interruption du système d'archivage

Lorsqu'un système d'archivage est interrompu ou clos, il n'est pas permis de verser de nouveaux documents au
système, même si les documents qui s'y trouvent doivent rester accessibles. Il est permis que les documents

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archivés soient retirés du système en fonction des prescriptions de conservation et de sort final, ou en raison d'une
stratégie de conversion ou de migration. Il est recommandé que le processus d'interruption du système soit
documenté au niveau de détail requis par la préservation de l'authenticité, de la fiabilité, de l'exploitabilité et de
l'intégrité des documents déjà archivés dans ce système, y compris les plans de conversion et de correspondance
des données (voir 7.2).

9 Procédures du «Records management» et contrôles

9.1 Sélection des documents à intégrer dans un système d'archivage

La sélection des types de documents qu'il convient d'intégrer dans un système d'archivage repose sur une analyse
des exigences issues de l'environnement réglementaire, des obligations de rendre compte, des nécessités de la
gestion et du risque que représente la non-disponibilité des documents. Les exigences sont susceptibles de varier
selon le type d'organisme et suivant le contexte législatif ou social dans lequel il fonctionne.

Les documents sont produits et reçus sur des supports variés utilisant des technologies en permanente évolution.
La première caractéristique de ces documents est leur nature dynamique. Ils peuvent être produits par des
producteurs multiples, exister en plusieurs versions ou exister à des stades d'exécution successifs.

Il convient d'organiser la conservation des documents issus des activités professionnelles ou personnelles, et de
les relier aux métadonnées qui caractérisent leur contexte de création, dès lors qu'ils impliquent l'action d'une
personne physique ou morale, la responsabilité d'une personne physique ou morale ou qu'ils documentent une
action, une décision ou un processus de décision.

9.2 Définition des durées de conservation

Les décisions relatives à la durée de conservation des documents dans un système d'archivage sont basées sur
une évaluation des exigences issues de l'environnement réglementaire, des obligations de rendre des comptes,
des nécessités de la gestion et des risques encourus. Il convient que ces décisions impliquent dès le début l'entité
en charge de l'activité en question, le «records manager» désigné ou d'autres personnes selon les besoins, et se
conforment aux politiques ou normes de «Records management» et aux exigences applicables aux documents
associés à l'activité considérée. Il peut arriver que les contraintes légales et réglementaires requièrent un délai
minimum de conservation ou le visa d'une autorité compétente telle qu'une institution archivistique ou un service
d'audit. Il convient de prendre en compte les droits et intérêts de tous les utilisateurs potentiels des archives lors de
la définition des durées de conservation. Il convient que les décisions prises ne contreviennent pas
intentionnellement au droit d'accès aux archives.

Il convient d'organiser la conservation des documents afin de

a) faire face aux besoins présents et futurs de l'activité:

1) préserver l'information relative aux décisions ou actions passées et présentes, qui participent de la
mémoire d'entreprise, afin d'éclairer les décisions et actions présentes et futures,

2) préserver des éléments de preuve des actions passées et présentes pour satisfaire les obligations de
rendre des comptes,

3) procéder, régulièrement et après validation, à l'élimination des documents archivés qui ne présentent plus
d'utilité,

4) préserver le contexte du document archivé, car il permettra aux futurs utilisateurs d'en apprécier
l'authenticité et la fiabilité, y compris en cas de clôture ou d'évolution importante du système d'archivage;

b) répondre aux exigences légales, en s'assurant que l'environnement réglementaire applicable au «Records
management» pour l'activité considérée est documenté, compris et mis en œuvre;

c) faire face aux besoins présents et futurs des utilisateurs internes et externes:

1) en identifiant les obligations et les intérêts légitimes que les utilisateurs peuvent avoir à conserver les
documents archivés plus longtemps que le producteur lui-même; ces utilisateurs pouvant être des

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partenaires dans son champ d'activité, des clients ou d'autres personnes concernées par les décisions ou
les actes de l'organisme, ainsi que ceux à qui le producteur est tenu de donner accès à ses documents
compte tenu de ses responsabilités, tels que les services d'audit, les autorités administratives et
judiciaires, les institutions archivistiques ou les chercheurs,

2) en identifiant et évaluant les avantages légaux, financiers, politiques, sociaux ou autres de la conservation
de documents à des fins de recherche ou dans l'intérêt de la société,

3) en se conformant à la réglementation de l'autorité archivistique compétente.

Les documents à archiver à titre définitif sont potentiellement ceux qui

 donnent les éléments de preuve ou d'information sur les politiques et les actions de l'organisme,

 constituent une preuve ou une information sur les relations entre l'organisme et sa clientèle,

 documentent les droits et obligations des personnes physiques et morales,

 contribuent à la formation d'une mémoire d'entreprise à des fins scientifiques, culturelles ou historiques,

 comportent des éléments de preuve et d'information sur les activités qui intéressent les utilisateurs internes et
externes.

9.3 Intégration des documents

La finalité de l'intégration des documents dans le système d'archivage est la suivante:

 établir un environnement reliant le document, son producteur et le contexte d'activité économique qui l'a
engendré,

 placer le document, avec son environnement, dans un système d'archivage,

 relier ce document à d'autres documents d'archives.

Cette intégration peut être mise en œuvre par l'affectation de métadonnées explicites, intégrées, attachées ou
associées au document en question, quelle que soit sa forme. Il convient que ceci soit défini dans les procédures
du système d'archivage. Ces métadonnées sont essentielles pour établir de manière incontestable le type, la
structure et l'intégrité du document à tout moment, et pour attester sa relation avec les autres documents.

Les techniques propres à assurer l'intégration des documents peuvent inclure

a) le classement et l'indexation qui favorisent la pertinence des liens, des regroupements, des intitulés, de la
sécurité, des droits d'accès et des recherches, du sort final, ainsi que l'identification des archives vitales,

b) l'organisation dans une structure et une série logique (qu'il s'agisse d'un dossier physique ou d'un répertoire
électronique) propre à faciliter l'utilisation ultérieure et la référence,

c) l'enregistrement qui signale l'existence des documents au sein d'un système d'archivage,

d) des systèmes qui établissent une typlogie des actions dans le cadre de l'activité et qui

1) fournissent des métadonnées descriptives du contexte d'activité économique,

2) indiquent la localisation du document,

3) identifient les actions encore en cours,

4) identifient qui a accès au document,

5) identifient à quel moment les consultations ont lieu,

6) fournissent la preuve des opérations effectuées sur le document.

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9.4 Enregistrement
Dans un système d'archivage qui utilise des procédures d'enregistrement

a) un document est enregistré quand il est intégré au système d'archivage,

b) aucune opération affectant le document ne peut avoir lieu tant que cet enregistrement n'est pas achevé.

Le but premier de l'enregistrement est de prouver que le document a été créé ou intégré dans un système
d'archivage; de surcroît, cette opération facilite le repérage du document. Il implique de joindre une courte notice
descriptive du document ou des métadonnées et d'attribuer au document un identifiant unique dans le système.
L'enregistrement formalise l'intégration du document dans le système d'archivage.

Les documents peuvent être enregistrés à plusieurs niveaux au sein d'un système d'archivage. Dans un
environnement électronique, le système d'archivage peut être conçu avec des procédés d'enregistrement
automatiques, transparents pour l'utilisateur du système particulier dont il émane et sans l'intervention d'un
«records manager».

9.5 Classement

9.5.1 Classement des activités

Le classement des activités constitue un outil efficace pour aider à la conduite des affaires et intervient dans la
plupart des étapes de l'organisation et de la gestion des documents, notamment pour

a) créer des liens entre des documents individualisés dont le regroupement fournit une trace continue de
l'activité,

b) s'assurer que les intitulés des documents archivés sont cohérents sur le long terme,

c) aider au repérage de tous les documents relatifs à une fonction ou à une activité donnée,

d) définir des niveaux de protection et d'accès pertinents pour les différents lots de documents,

e) attribuer des droits d'accès et de modification aux différents types de documents,

f) répartir les responsabilités de gestion des différents lots de documents,

g) diffuser les documents pour action,

h) définir des délais de conservation, d'élimination ou de transfert pertinents pour les documents.

9.5.2 Système de classement

Les systèmes de classement reflètent l'activité de l'organisme dont ils émanent et sont en principe basés sur une
analyse de ces activités. Ces systèmes peuvent être utilisés pour conforter les diverses étapes du «Records
management». Les organismes doivent définir les niveaux de contrôle du classement correspondant à leurs
objectifs.

9.5.3 Vocabulaires contrôlés

Les systèmes de classement et les index peuvent être confortés par des vocabulaires contrôlés adaptés à la
complexité des documents de l'organisme. Il convient que de tels vocabulaires contrôlés explicitent les expressions
spécifiques de l'organisme ou l'usage des termes.

9.5.4 Indexation
L'indexation peut être pratiquée manuellement ou générée automatiquement. Elle peut intervenir à différents
niveaux au sein d'un système d'archivage.

Un guide de l'indexation est donné dans l'ISO 5963, Documentation — Méthodes pour l'analyse des documents, la
détermination de leur contenu et la sélection des termes d'indexation.

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9.5.5 Attribution de numéros et de cotes

Des systèmes abréviatifs pour le référencement des documents par d'autres critères que le titre sont
communément utilisés. L'attribution de numéros et de cotes est habituellement utilisée pour le regroupement de
documents.

La finalité de la cotation est liée à la fonction de localisation dans laquelle le numéro ou la cote indique «l'adresse»
du document, de sorte que le document soit retrouvé par l'indication de sa localisation dans le système
d'archivage.

9.6 Stockage et manutention

Il est recommandé que les documents archivés soient stockés sur des supports qui garantissent leur exploitabilité,
leur fiabilité, leur authenticité et leur conservation pendant la durée requise (voir 8.2). Les questions relatives à la
préservation, à la manutention et au stockage des documents archivés se posent tout au long de leur existence, et
non seulement à l'issue de leur phase active.

Les documents archivés requièrent des conditions de stockage et de manutention qui prennent en compte leurs
caractéristiques physiques et chimiques. Les documents de valeur pérenne, quelle que soit leur forme, requièrent
une qualité de stockage et de manutention plus élevée afin de les conserver aussi longtemps que leur valeur
perdure. Il est recommandé que les conditions de stockage et la manutention soient conçues pour protéger les
documents d'un accès abusif, de la perte ou de la destruction, et du vol ou d'un sinistre.

Il est recommandé que les organismes élaborent des politiques et des manuels pour la conversion ou la migration
des documents d'un système d'archivage à un autre.

Il convient que les systèmes d'archivage pour documents électroniques soient conçus de telle sorte que les
documents demeurent accessibles, authentiques, fiables et exploitables, quelle que soit l'évolution du système,
pendant toute leur durée de conservation. Ceci peut inclure une migration vers d'autres logiciels, une nouvelle
présentation dans des formats d'émulation ou d'autres modes de présentation futurs des documents archivés. Le
cas échéant, il est recommandé de conserver le signalement de cette évolution, accompagné des détails relatifs
aux modifications éventuelles dans la conception ou le format du document.

9.7 Accès
Il est recommandé que les organismes précisent dans leur charte d'archivage qui est autorisé à accéder aux
documents archivés et en quelles circonstances.

L'environnement réglementaire dans lequel l'organisme travaille fournit les principes généraux sur les droits
d'accès, les conditions ou les restrictions afférentes; il est recommandé que ces données soient intégrées au
système d'archivage. Il peut exister une législation spécifique sur les questions de vie privée, de sécurité, de droit à
l'information et d'accès aux archives historiques. Les documents archivés peuvent contenir des informations
personnelles, commerciales ou sensibles de fait. Il convient que, dans certains cas, l'accès aux documents ou aux
informations qu'ils contiennent ne soit pas autorisé.

Des restrictions d'accès peuvent être appliquées à la fois à l'intérieur de l'organisme et aux utilisateurs extérieurs. Il
est recommandé de n'établir des restrictions que lorsque le besoin des affaires ou l'environnement réglementaire
l'exige. Il est recommandé que les restrictions soient énoncées pour une période déterminée, afin que les contrôles
correspondants ne se prolongent pas plus longtemps que nécessaire. Enfin, le besoin de restreindre l'accès aux
documents peut évoluer avec le temps.

Le meilleur moyen de pratiquer des contrôles d'accès appropriés est d'attribuer un «degré d'accessibilité» à la fois
aux documents archivés et aux individus.

La gestion des procédures d'accès implique de s'assurer que

a) les documents archivés sont classés en fonction de leur degré d'accessibilité à un moment donné,

b) les documents archivés ne sont délivrés qu'à ceux qui sont habilités à les consulter,

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c) il est possible de lire les documents cryptés en cas de besoin et d'habilitation,

d) les opérations sur les documents sont uniquement effectuées par les personnes habilitées,

e) les entités de l'organisme ayant une responsabilité fonctionnelle particulière définissent les droits d'accès aux
documents relevant de leur responsabilité.

Le contrôle et la gestion combinée des droits d'accès et des responsabilités fonctionnelles constituent un
processus permanent qui intervient dans tous les systèmes d'archivage, sans considération de forme des
documents. Les systèmes d'archivage électronique, plus particulièrement ceux qui sont accessibles au travers de
systèmes géographiquement distribués, peuvent recevoir des protocoles d'identification d'utilisateurs de la part
d'autres applications.

9.8 Traçabilité

9.8.1 Généralités

La traçabilité des mouvements et des utilisations des documents au sein d'un système d'archivage est nécessaire
pour

a) identifier une action en cours,

b) permettre le repérage d'un document,

c) prévenir la perte d'un document,

d) contrôler la maintenance du système et la sécurité, et conserver une piste d'audit des opérations effectuées
sur les documents archivés (c'est-à-dire intégration ou enregistrement, classement, indexation, stockage,
accès et utilisation, migration et sort final), et

e) maintenir la possibilité d'identifier la provenance fonctionnelle d'un document donné en cas de fusion ou de
migration de systèmes.

9.8.2 Suivi des opérations

On peut mettre en œuvre, dans un système d'archivage, un suivi des opérations en cas de délai d'action imposé,
en interne ou de l'extérieur. Le suivi des opérations

a) définit les différentes étapes de décision et les différentes tâches dans l'élaboration d'un document,

b) attribue la responsabilité d'une opération à une personne désignée,

c) enregistre la date d'exécution prévue d'une opération et la date effective de réalisation.

La mise en œuvre du suivi des opérations n'est possible de manière efficace que si les documents sont enregistrés
dans le système d'archivage avant de les faire suivre aux personnes désignées.

9.8.3 Suivi de la localisation

Il est recommandé de documenter les mouvements de documents afin de garantir que les articles puissent
toujours être localisés en cas de besoin. Il est admis que les outils de traçabilité relèvent l'identifiant de l'article, son
titre, la personne ou l'entité qui le détient et la date du mouvement.

Il est recommandé que le système enregistre la sortie des documents, leur transfert d'une personne à l'autre et leur
retour à leur adresse de «résidence» ou de stockage, de même que leur élimination ou leur versement à une
organisation extérieure habilitée à les recevoir, y compris une institution d'archives.

9.9 Application du sort final

Il est recommandé que les dispositions relatives au sort final des documents et à leur retrait du système
opérationnel soient mises en œuvre sur la base d'une procédure systématique et régulière, dans le cadre de

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l'activité normale de l'organisme. Il convient qu'aucune décision relative au sort final ne soit appliquée sans
l'assurance que le document n'est plus utile, qu'aucun travail relatif à ce document n'est en cours, et qu'aucun
contentieux ou aucune enquête ne sont en cours qui pourraient nécessiter la production de ce document comme
preuve.

Le sort final peut viser

a) la destruction physique immédiate, y compris l'écrasement ou la suppression des données,

b) la conservation pendant un nouveau laps de temps au sein de l'entité productrice,

c) le versement dans un lieu de stockage approprié ou le transfert sur un nouveau support, sous le contrôle du
producteur,

d) le versement à un autre organisme en charge de l'activité et responsable de l'archivage à la suite d'une

restructuration, d'une vente ou d'une privatisation,

e) le versement dans un lieu de stockage géré pour le compte du producteur par un prestataire indépendant sur
la base de dispositions contractuelles pertinentes,

f) le transfert de la responsabilité de gestion à une autorité compétente sans transfert physique des documents,

g) le versement à un service d'archives interne,

h) le versement ou dépôt dans une organisation archivistique externe.

Quant à la destruction physique des archives, il est recommandé d'appliquer les principes suivants:

 il convient que, dans tous les cas, la destruction soit autorisée;

 il convient de ne pas détruire les archives relatives à un contentieux ou à une enquête en cours ou non clos;

 il convient que la destruction d'archives, une fois autorisée, soit exécutée d'une façon qui garantisse la
confidentialité des informations qui s'y trouvent;

 il convient de détruire toutes les copies visées par l'élimination, y compris les copies de sécurité, les copies de
conservation et les sauvegardes.

9.10 Rédaction d'une charte d'archivage

Il est recommandé de rédiger une charte d'archivage qui tienne compte des contraintes légales, organisationnelles
et techniques. Il est recommandé d'établir clairement la responsabilité des étapes du «Records management»,
telles que classement, indexation, actualisation et sort final des documents.

Il est recommandé de recenser la législation, les normes et les politiques applicables afin de définir les contraintes
de mise en pratique, d'actualisation, d'audit et de test des étapes du «Records management». Il convient de prêter
une attention particulière aux autres politiques ou systèmes d'information en vigueur dans l'organisme, afin de
maintenir l'intégrité globale de l'environnement en matière de management de l'information.

Il est recommandé de documenter clairement et de conserver toutes les décisions relatives aux modalités
d'archivage et aux durées de conservation. Il est permis de considérer ces décisions comme la référence pour le
sort final. Il convient de mettre en forme et de soumettre à l'approbation de la direction le projet de charte
d'archivage issue des analyses ou évaluations conduisant aux décisions d'archivage et de conservation; il convient
que la charte d'archivage décrive en détail chaque activité avec les documents qui en résultent, en précisant leur
durée de conservation et leur sort final, clairement et sans ambiguïté; que les événements qui motivent ou
permettent l'application du sort final soient clairement identifiés. Il est recommandé d'inclure les instructions
relatives au transfert des documents vers d'autres formes de stockage (stockage hors-ligne ou hors-site). Si cela
s'avère nécessaire, la charte d'archivage sera soumise à l'approbation d'une instance extérieure, telle que autorité
archivistique, auditeurs, etc.

Il convient enfin de conserver un bordereau d'élimination ou de transfert, dès que ces opérations sont réalisées.

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ISO 15489-1:2001(F)

10 Contrôle et audit
Il est recommandé de procéder régulièrement à un contrôle de conformité, pour s'assurer que la mise en œuvre
des méthodes et procédures du système d'archivage respecte les politiques et les contraintes de l'organisme et
que les résultats correspondent aux attentes. Il convient que de tels contrôles prennent en compte la performance
du système et la satisfaction des utilisateurs.

L'environnement réglementaire peut exiger que les missions de contrôle et d'audit relèvent d'organismes
extérieurs.

Si le système d'archivage et ses méthodes se révèlent inappropriés ou inefficaces, il conviendra d'apporter les
modifications nécessaires.

Il est recommandé de documenter les opérations de contrôle et de conserver les rapports.

11 Formation
Il convient qu'un organisme souhaitant se conformer à la présente Norme internationale élabore un programme de
formation permanent sur les exigences du «Records management» et ses pratiques spécifiques. Il est
recommandé que ces programmes de formation prennent en compte les attributions et les responsabilités de tous
les cadres, des collaborateurs, des contractants, des bénévoles et de tous les individus en charge de tout ou d'une
partie d'une activité au sein de l'organisme, lorsque qu'ils créent des documents au cours de leur travail ou versent
ces documents dans le système d'archivage. Ces programmes de formation seront adressés à tous. Il est possible
que les programmes de formation soient conçus et mis en place en collaboration avec des organismes extérieurs.

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Index

accès, 3.1, 8.3.6, 9.7 méthodologie de conception, 8.4

activités, 8.4 b), 9.5.1 méthodologie de conception et de mise en œuvre, 8.4
activités sans but lucratif, 7.1 méthodologie de mise en œuvre, 8.4
administration publique, 7.1 migration, 3.13, 8.3.5, 9.6
altération des documents, 7.2.4 mouvements, 9.8.3
archives historiques, article 1
audit, article 10
authenticité des documents, 7.2.2
autorité archivistique, 3.4 numéros et cotes, 9.5.5

caractère systématique, 8.2.6 pistes d'audit, 8.3.2

classement, 3.5, 9.5, 9.5.1, 9.5.2, 9.3 politique, 6.2, 8.2.6
clôture du sstème d'archivage, 8.5 procédures du «Records management», article 9
conduite des affaires, 7.1 procédures et contrôles, article 9, 9.10
conformité, 8.2.4, 8.2.5, article 10 programme de «Records management», 9.1
conservation. 3.14, 8.3.7, 9.2, 9.9 protection, 8.3.3
contrôle, article 10
contrôle a posteriori. 8.4 h)
contrôles, article 9
conversion, 3.7, 8.3.5 «Records management», article 1, 3.16, article 4, article 7
cotes, 9.5.5 repérage, 3.11, 8.3.6
responsabilité, 3.2
responsabilités, 6.3

destruction, 3.8, 9.9

document, 3.10, 9.1
document fiable, 7.2.3 sort final, 3.9, 8.3.7, 9.9
documens, 3.15 stockage, 8.3.3, 9.6
documents archivés, 9.6, 9.7 suivi de la localisation, 9.8.3
documents d'archives, 3.15, 7.2 suivi des opérations, 3.3, 9.8.2
droit, 3.1, 9.7 support, 8.3.3
durées de conservation, 9.2 système d'archivage, 3.17, article 8, 8.2, 8.5
système d’archivage fiable, 8.2.2
système de classement, 3.6

enquête préliminaire, 8.4 a)

enregistrement, 3.18, 9.3, 9.4
enregistrement des opérations sur les documents, 8.3.2 traçabilité, 3.19
environnement réglementaire, article 5, 9.7 transfert, 3.21
étapes et échéances, 3.3
évaluation des systèmes existants, 8.4 d)
exigences archivistiques, 8.4 c), 8.4 e)
exploitabilité d'un document d'archives, 7.2.5 versement, 3.20
exploitation du système d'archivage, 8.3.6 vocabulaires contrôlés, 9.5.3

gestion partagée, 8.3.4

indexation, 3.11, 9.3, 9.5.3, 9.5.4

intégration, 9.1, 9.3
intégrité d'un document d'archives, 7.2.4
intégrité du système d'archivage, 8.2.3
interruption du système d'archivage, 8.5

manutention, 9.6
métadonnées, 3.12, 8.3.2, 9.1, 9.3

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ICS 01.140.20
Prix basé sur 19 pages

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