E nsemble,

L uttons contre le
S ida en
A frique

⬛Guide⬛DBappui⬛
⬛à⬛la⬛
structuration⬛ASSOCIATIV
E

Fiches
techniques
administrati
on
comptabilit
é
+ PRAvIQU
financ
%UvIL ES
La plateforme ELSA (Ensemble Luttons contre le Sida en Afrique) est un réseau d’associations
françaises qui a pour objectif de renforcer la réponse de la société civile en Afrique francophone dans la lutte
contre le VIH.

Depuis 2002, elle développe un espace de concertation et de coordination des actions d’appui des
associations françaises à leurs partenaires africains (des associations communautaires de lutte contre le
sida et des associations engagées dans la prévention du VIH/sida).

Pour ce faire, elle a une double mission :

d’une part favoriser les complémentarités et optimiser le soutien de ses membres auprès de leurs
partenaires respectifs en Afrique ;
d’autre part proposer des activités de renforcement de capacités (stages, formations, ateliers…)
complémentaires de celles des associations membres.

La réalisation de ce guide répond à cette double mission puisqu’il a été rédigé dans le cadre d’un groupe de
travail inter- associatif qui a permis de mettre en commun et de capitaliser les différents outils et méthodes
utilisés par les associations françaises pour l’appui à leurs partenaires. Il se veut un outil de renforcement de
capacités pour les associations engagées dans une démarche d’amélioration de leur structuration.

Les associations membres de ELSA en 2012 sont :

Plus d’informations : [Link]-

[Link]
Ont participé à la rédaction de ce guide :

Coordination : Anne SUSSET pour la Plateforme ELSA

Relecture : Corentine ZANKPE-YOVO pour la
Plateforme ELSA

Le groupe de travail à Paris :

Nathalie JARNO pour Solidarité Sida
Marie NAQUET pour Sidaction
Anna NDIAYE pour AIDES
Anne-Gaëlle ROLLAND CHEVALIER pour
Solidarité Sida Eric SIMONNEAU pour la Coalition
Plus
Arnaud THERY pour AIDES
To-Chau TRAN pour Sidaction

Les participant-e-s des ateliers de (Bénin)

Ouagadougou : Olga BANCE pour REVS+
(BF)
Malik CISSE pour la Maison des Associations
de Bobo Dioulasso (BF)
Agnès DAKIN pour CHIGATA (CI)
Thierno DIALLO pour FMG (Guinée)
Léocadie HABONIMANA pour l’ANSS
(Burundi) Saly HEMA pour ADT (BF)
Patrick KABORE pour Sidaction
(BF) Issoufou KOAMA pour AAS
(BF) Maïmouna KOAMA pour AAS
(BF)
René LABOE pour Le Jade Pour la Vie !
(Togo) Eric MONLANDJO pour Racines
 Rasmané OUEDRAOGO pour la Maison des
Associations de Bobo Dioulasso (BF)
Geoffrey SAWADOGO pour ALAVI
Souleymane MOUNKAILA SANDA pour MVS (BF) Jacques SINARE pour AFAFSI
(Niger) Edwige NDZIENGUE pour Serment (BF) Ibrahima SISSOKO pour
Universel (Congo) Flore NGALAMOU pour ARCAD/SIDA (Mali) Prosper TRAORE
Positive Generation (Cameroun) Diomande pour REVS+ (BF)
OHOUI pour RSB (CI) Jacques ZOUNGRANA pour ALAVI (BF).

Qu’ils et elles en soient chaleureusement remercié-e-s !

INTRODUCTION
Un besoin de professionnalisation et de structuration des associations du sud

Les associations de lutte contre le VIH en Afrique ont vu ces dernières années leurs opportunités de
financement augmenter en nombre et en volume. Cette tendance s’est accompagnée de plus grandes
exigences dans la gestion et le suivi de ces financements, d’où la nécessité pour les associations d’améliorer
leurs pratiques.

Les partenaires français des associations africaines sont depuis longtemps engagés dans l’appui
technique aux équipes locales, notamment l’appui à la gestion, par la formation et l’aide à la mise en place
d’outils. Au sein de la plateforme ELSA, les associations AIDES, Sidaction et Solidarité Sida, ont créé un
groupe de travail pour échanger sur leurs programmes respectifs d’appui à la structuration associative afin
d’en améliorer la cohérence et les synergies.

Une démarche de capitalisation collective

Ce guide d’appui à la structuration associative est le résultat d’un travail collectif de capitalisation coordonné par la
plateforme ELSA. Partant des besoins de leurs partenaires africains et de leurs propres outils d’appui
technique, les associations françaises de ELSA ont imaginé ce guide au sein d’un groupe de travail se
réunissant régulièrement à Paris de 2008 à 2011.

Fin 2011, un atelier a réuni à Ouagadougou 21 représentant-e-s des associations partenaires africaines
pour améliorer, adapter et enrichir les fiches proposées par le groupe de travail de Paris, et recueillir les outils
pratiques qui complètent les fiches techniques.

La méthode participative a ainsi prévalu à plusieurs niveaux : participation des associations membres pour la
création d’outils communs ; participation des associations africaines en tant que co-producteurs des outils de
renforcement de capacités.

Un guide pratique adapté aux besoins des associations en phase de structuration

Ces fiches techniques permettent d’acquérir les connaissances de base sur les principales problématiques de la
structuration associative : la tenue de la comptabilité, le suivi financier, les procédures administratives, les
procédures de gestion des ressources humaines et la gestion logistique. Les fiches techniques sont
complétées en deuxième partie par des outils pratiques issus des associations africaines de lutte
contre le sida.
Par « connaissances de base », on entend des connaissances qui sont facilement applicables par des
acteurs n’ayant pas forcément la formation ad hoc mais souhaitant améliorer la rigueur et la
transparence au sein de leur association. De cette manière, le guide est un outil transversal pour les
associations, utilisable aussi bien par les personnes aux fonctions administratives que par les coordinateurs
et les chargés de programmes. Cela permet de rapprocher les fonctions administratives des fonctions
de conduite des projets pour améliorer la cohérence du projet associatif et la cohésion des équipes.
Pris dans son ensemble, ce guide constitue également un support pour un processus d’auto-diagnostic et
d’auto-formation pour améliorer ses pratiques.

Comme tous les outils, celui-ci n’est efficace que s’il est adapté aux besoins de son utilisateur ;
n’hésitez pas à trier les éléments qui vous intéressent, à les modifier, les compléter, les confronter à d’autres,
de manière à les adapter aux réalités de votre contexte et de votre association.

NOTA⬛BENE
Pour des raisons pratiques et pour le confort de lecture, nous avons choisi de ne garder que la forme
masculine des fonctions citées dans ce guide. Nous le regrettons et nous tenons à signaler aux
présidentes, aux directrices, aux trésorières, aux caissières, aux coordinatrices de programmes et à toutes
les femmes impliquées dans les associations, qu’elles ne sont pas oubliées !
 sOMMAIRE
Fiches techniques
P.7 Administration
P.9
Comptabilité P.33
Finances P.87
Logistique P.101
Ressources⬛humaines P.105

%UvILS PRAvIQUES P.239

Administration
P.141
Comptabilité
P.172
Finances P.205
Logistique P.217
Ressources⬛humaines P.224

INDEX PAR M%vS oLés p.249

index⬛des⬛fiches⬛techniques
ADMINISTRATION⬛(AD) ref page
Les fonctions associatives liées à la gestion financière AD1 9
L’organigramme AD2 11
Les statuts AD3 13
Le règlement intérieur AD4 17
L’intérim et la délégation de pouvoir AD5 19
Le compte en banque AD6 21
Les règles de sécurité AD7 23
Les conventions AD8 25
La gestion des missions AD9 29
Le manuel de procédures AD10 31
COMPTABILITÉ⬛(CP)
Comptabilité d’engagement/comptabilité de décaissement CP1 33
Les procédures d’encaissement/décaissement CP2 35
Les procédures d’achat CP3 39
La comptabilité analytique CP4 41
Les pièces comptables CP5 43
Numérotation/classification des pièces comptables CP6 47
Le plan comptable CP7 49
Les taux de change CP8 53
Le livre de banque CP9 57
Le rapprochement bancaire CP10 61
Le livre de caisse CP11 65
L’inventaire de caisse CP12 67
Le plan de trésorerie CP13 69
La gestion des avances de fonctionnement CP14 73
Les dépenses de fonctionnement CP15 77
La valorisation des contributions volontaires en nature CP16 79
L’amortissement des immobilisations corporelles CP17 81
Les comptes annuels (bilan/compte de résultat/TAFIRE) CP18 83
Les logiciels de comptabilité CP19 85
FINANCES⬛(FI)
Le budget prévisionnel FI1 87
Le suivi budgétaire FI2 91
Le contrôle interne de la comptabilité FI3 93
Le rapport financier FI4 97
L’audit externe FI5 99
LOGISTIQUE⬛(LO
G) LOG1 101
Le suivi de maintenance
L’inventaire de stock LOG2 103
RESSOURCES⬛HUMAINES⬛(RH)
Les statuts des travailleurs associatifs RH1 105
La fiche de poste RH2 107
La grille des salaires RH3 109
Le processus de recrutement RH4 111
Le contrat de travail RH5 115
Le dossier du personnel RH6 119
Le registre du personnel RH7 121
La fiche de paie RH8 123
Le fichier des rémunérations RH9 127
Les entretiens annuels d’évaluation RH10 131
Le plan de formation RH11 135
La rupture du contrat de travail RH12 137
Fiche technique / ⬛9⬛
ADd

LES⬛FONCTIONS⬛ASSOCIATIVES⬛
LIÉES⬛A⬛LA⬛GESTION⬛FINANCIÈRE/⬛AD1

Préambule : pour créer une association, il faut obligatoirement plus de 2 membres et au minimum 3
personnes qui constitueront le Bureau : 1 président, 1 secrétaire, 1 trésorier.

DÉFINIvI%NS
• LES ELUS

Le président
Il est le représentant légal de l’association et responsable des conséquences financières. Cependant, il
ne peut assurer la totalité des tâches d’ordre financier. Il doit donc être assisté par un ou plusieurs
collaborateurs à qui ces tâches seront déléguées.

Le trésorier
Il est le principal responsable et décideur en matière de procédure, de contrôle et de vérification des éléments
financiers et comptables. Il a théoriquement la signature sur les comptes bancaires. Il présente également
les comptes à l’Assemblée Générale pour validation.

S’il s’agit d’une association sans salarié, il sera probablement amené à faire lui-même de nombreuses tâches
dont :
• la tenue de la comptabilité,
• le suivi de la trésorerie,
• le budget,
• la présentation des comptes en Assemblée Générale et aux financeurs.

Si l’association est plus importante et comporte une équipe salariée, le rôle du trésorier sera plus axé sur
l’analyse et le contrôle soit :
• l’application de la politique financière de l’association selon les objectifs définis par les instances de
l’association,
• la vérification des éléments comptables qui lui sont remis.

Le trésorier a donc à la fois :

• une relation transversale avec le président et les autres membres du Conseil d’Administration,
• une relation technique avec le directeur salarié et le comptable salarié quand ces fonctions existent.
Il est souhaitable que le trésorier et les responsables salariés définissent ensemble la fréquence des
éléments adressés au trésorier afin de faciliter la planification de ses interventions.

Le Commissaire aux Comptes (CAC)/auditeur interne et le trésorier

Certaines associations ont également un Commissaire aux Comptes/auditeur interne. Ce poste est facultatif.
Tandis que l’intervention du trésorier est régulière dans l’association sur les aspects financiers, le CAC interne a
un rôle de vérificateur plus ponctuel.
La mission du CAC comporte plus de recul. Elle porte sur des périodes plus longues (semestre, année)
et consiste plutôt à se prononcer sur les modalités de gestion interne des ressources financières. A ce
titre, le CAC effectue un audit qui peut préconiser des réaménagements pour améliorer les modalités
ou leurs applications. Cet audit peut être présenté annuellement aux instances. Ce rôle d’auditeur peut
également être celui du trésorier lorsqu’il n’y a pas de CAC interne. Par ailleurs, le CAC ne dispose pas en
principe de la signature sur les comptes bancaires.

• LES SALARIES

Le directeur
Le Bureau peut lui déléguer plusieurs actes de gestion financière et d’engagement. Il a un rôle de coordination
des fonctions comptables, financières et de trésorerie.
A ce titre, il doit s’assurer :
• de l’application des procédures de fonctionnement établies,
• de la transmission d’informations fiables et vérifiées auprès des administrateurs (président,
trésorier et autres membres du Bureau) et des partenaires extérieurs dont il est en principe
Fiche technique / ⬛10⬛
ADd
l’interlocuteur le plus fréquent.
 Fiche technique / ⬛11⬛
ADd

Les coordinateurs de projet

Selon la taille de l’association et le volume des activités, ils peuvent se voir déléguer par le directeur une
responsabilité en matière d’engagement et de suivi des pièces relatives à leur programme.

Le comptable/responsable financier
Selon la taille de l’association, il peut se voir confier un rôle exclusif de tenue comptable ou plutôt orienté
vers la gestion financière. Il doit s’assurer de l’existence et de la collecte de l’ensemble des pièces
comptables de l’association. Il est garant de leur suivi et de leur centralisation dans son service. Il doit
travailler en étroite collaboration avec le directeur ou le coordinateur sur les décaissements, les
planifications et suivis budgétaires.
Il produit les documents financiers de synthèse selon les dispositions légales (bilan, compte de résultat, compte
ressources/ emplois).
Selon la taille de la structure et la fréquence des dépenses, un salarié ayant des notions de base dans le
domaine, peut occuper le poste de caissier à plein temps. Dans ce cas, c’est à lui que reviennent les
responsabilités liées à la tenue de la caisse (Cf. Fiche CP11).

•••
%bjectifs
• Clarifier et formaliser les rôles et responsabilités de chacun dans le but d’une meilleure gouvernance de
l’association.
• Répartir les responsabilités pour encourager chacun à la rigueur.

•••

Exemple
PRINCIPAUX TRAVAUX Association Association sans Association disposant Moyenne ou grosse
COMP- TABLES ET sans comptable d’un comptable association
FINANCIERS salarié attitré attitré
Réception des pièces comp- Service comptable et
tables Trésorier Trésorier ou salarié Comptable financier
Enregistrement des pièces Service comptable et
comptables Trésorier Trésorier ou salarié Comptable financier
Classement/archivage des Service comptable et
Trésorier Trésorier ou salarié Comptable
pièces comptables financier
Service comptable et
Préparation des règlements Trésorier Trésorier ou salarié Comptable financier
signatures parmi
Trésorier et
Signature des chèques Trésorier et président trésorier/ président/
président
directeur
Préparation des documents Service comptable et
financiers Trésorier Trésorier ou salarié Comptable financier
Responsable financier
Contrôle des documents finan-
Président Trésorier et président Trésorier / trésorier/ directeur/
ciers
coordinateur

*Dans l’idéal, il faut 3 signatures dont 2 pour rendre valides les chèques. C’est à l’Assemblée Générale de déterminer
qui possède la signature.
Fiche technique / ⬛12⬛
AD2

L’Organigramme⬛/⬛AD2

DÉFINIvI%N
L’organigramme est la représentation schématique des liens fonctionnels et hiérarchiques qui existent entre les
différents membres d’une structure.

•••

%bjectifs
• Représenter la répartition des responsabilités hiérarchiques et fonctionnelles.
• Permettre de repérer rapidement la place de chaque poste dans la structure d’ensemble.
• Permettre de visualiser la place de chaque fonction et les relations de travail qui existent entre celles-ci.
• Faire ressortir les redondances de fonctions.
• Clarifier les conflits de domaine, de compétence et d’autorité.
• Montrer les choix organisationnels d’une direction.

NB : Par ailleurs, il permet vis-à-vis de l’extérieur d’attester de la bonne organisation (et de la bonne
gouvernance) au sein de la structure. C’est un document qui est souvent demandé dans le cadre des
dossiers de demande de financement.

•••

o%nditi%ns
Connaître l’ensemble des domaines d’activité de la structure, ainsi que l’articulation que l’on veut leur donner au
sein de l’ensemble.

• Faire l’inventaire des fonctions, services ou collaborateurs du système considéré.

• Identifier les noms de services et de postes.
• Identifier les liens de dépendance hiérarchique et/ou fonctionnelle entre les services ou collaborateurs.

•••

Rec%mmandati%ns
• Un organigramme a généralement une forme pyramidale (une ou quelques personnes en haut à la
direction, puis les responsables des différents services, puis les agents de ces différents services).
• L’organigramme doit être construit sur la base des fonctions, pas des personnes qui occupent ces fonctions.
• Il doit être dynamique, c’est-à-dire qu’il doit être modifié aussi souvent que nécessaire, pour toujours
correspondre à la réalité de la situation dans l’association.

•••

Implicati%ns
Ce travail peut être fait par tous les intervenants sur une base participative, et remis à jour en cas de
modifications.

•••
⬛12⬛
Fiche technique /

NB : l’organigramme dépend du contexte local de chaque

structure.
Exempl
AD2

e
Fiche technique / ⬛13⬛
AD3

Les⬛Statuts⬛/⬛AD3

Définiti%n
Les statuts sont établis par les fondateurs afin de fixer l’organisation et les règles de fonctionnement interne d’une
association. Ils indiquent également l’objet de l’association (ce pour quoi l’association se crée).

Les fondateurs peuvent rédiger le contenu des statuts tout à fait librement. L’élaboration des statuts est
une phase très importante lors de la création d’association car ils vont définir et encadrer sa pratique.

Une association n’existe légalement qu’à partir du moment où les statuts sont déposés, enregistrés et
sanctionnés par la délivrance d’un récépissé par les autorités compétentes (préfecture ou autre). Toute
modification des statuts devra être faite auprès de ces mêmes autorités compétentes.

•••

%bjectif
Fixer les caractéristiques et les règles de fonctionnement interne d’une association.

•••

o%nditi%ns
Seules 3 informations sont obligatoires, celles qui permettent d’identifier l’association, c’est-à-dire :
• le nom,
• le siège social,
• l’objet de l’association (il précise le champ d’activité de l’association).

Les articles complémentaires figurant dans les statuts sont en général les suivants :
• la composition et les conditions d’admission des membres (catégories de membres : membres fondateurs,
adhérents,
bienfaiteurs, associés, leurs obligations…) et les conditions d’élection des membres du conseil
d’administration ;
• la composition, le fonctionnement et les pouvoirs des Assemblées Générales, du Conseil d’Administration et
du Bureau ;
• la durée de l’association ;
• les modalités de dissolution de l’association ;
• les ressources acceptées.

•••

Rec%mmandati%ns
A faire:
• La description de l’objet de l’association doit être bien réfléchie et doit englober la situation présente et
l’avenir de l’association afin de ne pas avoir à modifier les statuts trop souvent. L’association ne pourra agir
qu’en fonction des buts qu’elle a fixés dans cet article.
• Les statuts sont en général complétés par un règlement intérieur (cf fiche AD4) qui fixe plus en détails les
règles en
termes d’organisation et de vie interne. Le règlement intérieur est plus facilement modifiable.
• Les règles fixant les conditions de composition et les pouvoirs sont à rédiger avec soin.
Fiche technique / ⬛14⬛
AD3

A ne pas faire:
• Etablir dans les statuts des procédures trop lourdes et des modes d’organisation trop figés : cela peut
s’avérer être un frein au bon fonctionnement de l’association.
• Prendre en modèle des statuts types tels quels, ils ne seront certainement pas entièrement
adaptés au mode de fonctionnement de chaque association. Chaque association peut ajouter autant
d’articles et de dispositions qu’elle le juge nécessaire.
• Avoir des statuts non conformes à la législation.
• Avoir des activités non conformes aux statuts.

•••

Exemple

STATUTS

Article 1. Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts, une association régie par la loi XXX, ayant pour
titre :
…………..

Article 2. Cette association a pour but

……………… Article 3. Le siège social est fixé

à : ………………..
Il pourra être transféré à tout autre endroit du pays par simple décision des instances compétentes
(BE, CA). La ratification par l’Assemblée Générale sera nécessaire.

Article 4. L’association se compose de :

Membres d’honneur (définition), membres bienfaiteurs (définition), membres actifs ou adhérents (définition).

Article 5. Pour faire partie de l’association, il faut être agréé par le Bureau qui statue, lors de chacune de ses
réunions, sur les demandes d’admission présentées.

Article 6. Sont membres d’honneur ceux qui ont rendu des services signalés à l’association ; ils sont
dispensés de cotisation. Sont membres bienfaiteurs les personnes qui versent un droit d’entrée et
une cotisation fixée chaque année par l’Assemblée Générale. Sont membres actifs ceux qui ont pris
l’engagement de verser annuellement une cotisation fixée par l’assemblée Générale et participent aux
activités de l’association avec le droit de vote.

Article 7. La qualité de membre actif se perd par : démission, décès, radiation, cessation d’activités,
prononcée par le Conseil d‘Administration, pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave,
l’intéressé ayant été invité, par lettre recommandée, à se présenter devant le Bureau pour fournir des
explications.

Article 8. Les ressources de l’association comprennent : le montant des droits d’entrée et des
cotisations, les subventions, les prestations de services, les dons et legs.

Article 9. Structure et fonctionnement : l’association est dirigée par un Bureau Exécutif élu pour…
années par l’Assemblée Générale, rééligible.

Le Bureau est composé de : un président, un ou plusieurs vice-présidents, un secrétaire (et s’il y a lieu un
secrétaire- adjoint), un trésorier (et si besoin un trésorier adjoint), etc.
Un Conseil d’Administration peut être mis en place par le Bureau Exécutif. Il est composé des membres
internes et externes à l’association avec un mandat de ... années renouvelables.

En cas de vacance, le Bureau Exécutif, pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est
procédé à leur remplacement définitif à la prochaine Assemblée Générale. Les pouvoirs des membres
ainsi élus prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres
Fiche technique / ⬛15⬛
AD3remplacés.
Fiche technique / ⬛16⬛
AD3

Article 10. Réunion du Conseil d’Administration. Le Conseil d’Administration se réunit une fois au
moins tous les six mois, sur convocation du président ou sur la demande du quart de ses
membres. Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage, la voix du président
est prépondérante.
Tout membre du Conseil d’Administration qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions
consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

Article 11. L’Assemblée Générale comprend tous les membres de l’association à quelque titre qu’ils y
soient affiliés. L’Assemblée Générale ordinaire se réunit chaque année au mois de……….
Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par les soins du
président. L’ordre du jour est indiqué sur les convocations. Le président, assisté des membres du
Bureau, préside l’Assemblée et expose la situation morale de l’association.
Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’Assemblée.
Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, au remplacement, au scrutin secret, des membres
du Bureau Exécutif sortants.

Ne devront être traitées, lors de l’Assemblée Générale, que les questions soumises à l’ordre du jour. (Il
est prudent de fixer les conditions du quorum et de majorité pour la validité des délibérations de
l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire).

Article 12. Assemblée Générale extraordinaire : si besoin est, ou sur la demande de la moitié plus un
des membres inscrits, le président peut convoquer une Assemblée Générale extraordinaire,
suivant les formalités prévues par l’article 11.

Article 13. Un règlement intérieur peut être établi par le Bureau Exécutif qui le fait alors approuver par
l’Assemblée Générale. Ce règlement éventuel est destiné à fixer les divers points non prévus par les
statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.

Article 14. En cas de dissolution prononcée par les deux tiers des membres présents à
l’Assemblée Générale, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci et l’actif sera légué à une
organisation ayant les mêmes buts et poursuivant sur le terrain les mêmes objectifs.

Les présents statuts ont été approuvés par l’Assemblée constitutive du ………………………..

Le président Le secrétaire
ou le trésorier
ou le vice-

président 2 signatures

originales
⬛17⬛
Fiche technique / ⬛18⬛
AD4

LE⬛REGLEMENT⬛INTERIEUR⬛/⬛AD4

Définiti%n
Si les statuts (cf. fiche AD3) fixent les grandes lignes de l’organisation et de la gouvernance de la structure, le
règlement intérieur vient en préciser les modalités pratiques.

Il peut définir les règles d’organisation du travail d’une part, et certains aspects du fonctionnement de
l’association d’autre part (règles de gouvernance).

A titre indicatif, il peut prévoir :

• le mode de calcul des cotisations et leur montant,
• les sanctions disciplinaires,
• le fonctionnement des assemblées générales (convocation, majorité, etc.),
• les modalités de fonctionnement des sections locales,
• la gestion du personnel,
• les règles de bonne conduite.

Il est généralement soumis à validation de l’une des instances dirigeantes de la structure (CA, AG, Bureau
Exécutif, etc.) Il peut être soumis à la signature d’un salarié lors de son embauche, devenant ainsi
contractuel.

Le règlement intérieur a une valeur juridique, il est source de droits et également d’obligations : il doit être
respecté par les membres et les salariés, et peut engager la responsabilité des parties prenantes.

•••

%bjectifs
• Décrire et clarifier le fonctionnement et les relations de travail.
• Préciser les éléments d’organisation qui sont régulièrement amenés à évoluer et permettre ainsi de
s’adapter à un environnement changeant (contrairement aux statuts qui sont plus difficiles à modifier,
donc plus stables).

•••

o%nditi%ns
• Le règlement intérieur doit être conforme aux statuts : s’il fait apparaître des dispositions contraires aux
statuts, ce sont les statuts qui font loi. Le règlement intérieur doit ainsi être élaboré après les statuts, après
avoir répertorié les manques à compléter et les points à préciser.
• Le règlement doit être en harmonie avec la législation en vigueur dans le pays.

•••

Rec%mmandati%ns
A faire:
• Le règlement intérieur inclut des dispositions qui doivent ensuite être respectées, il est donc préférable de ne
réglementer que l’indispensable après avoir listé les points prioritaires qui auraient réellement été sources
de questionnements et/ ou de difficultés.

• Devant être respecté et approprié par tous, il est nécessaire que tous perçoivent réellement l’utilité et le
bénéfice de ce texte : il peut donc être intéressant que l’élaboration du règlement se fasse de manière
collective. Il est nécessaire de le diffuser largement puisque nul n’est censé l’ignorer.

A ne pas faire:
• Ne pas s’inspirer de trop près de divers modèles et exemples d’autres structures car il doit correspondre au
fonctionnement propre de la structure et ne doit, en aucun cas, être en contradiction avec les statuts
propres à l’association.
 Fiche technique / ⬛19⬛
AD4

•••

Exemple de c%ntenus
• Les ressources de l’association
• Le mode de fonctionnement d’organes spécifiques ou sous-groupes (type commissions, collèges, etc.)
• L’utilisation des locaux et équipements y compris par des tiers
• L’accès aux services de l’association
• Les obligations des membres
• Les modalités de participation
• Les procédures disciplinaires
• Les activités de l’association
 Fiche technique / ⬛20⬛
AD5

LBINTERIM⬛ET⬛LA⬛DELEGATION⬛DE⬛POUVOIR⬛/⬛AD5

Définiti%ns
L’intérim est le remplacement d’une personne par une autre en son absence. Cela inclut la délégation de toutes les
tâches et pouvoirs liés à sa fonction.

La délégation de pouvoir est le fait de transmettre à quelqu’un tout ou partie des prérogatives attribuées
normalement à une autre personne pour un temps déterminé.

L’intérim comme la délégation de pouvoir, sera accordé par le supérieur hiérarchique, en concertation avec les
personnes concernées. Si c’est le directeur qui doit s’absenter ou déléguer ses pouvoirs, le président validera la
décision ; si c’est le président, le CA ou l’AG validera la délégation.

NB : la délégation de signature se distingue de la délégation de pouvoirs. Elle permet simplement à son

bénéficiaire de signer en lieu et place du président ou du trésorier et au nom de la structure certains actes
déterminés (contrats, chèques bancaires, par exemple). La délégation de signature ne dégage pas celui qui
délègue de sa responsabilité pénale et ne le dessaisit pas de ses attributions.

•••

%bjectifs
• Assurer la continuité du service en cas d’absence (intérim).
• Permettre de décharger une personne en cas de surcroît de travail ou d’urgence pour respecter les délais
(délégation).
• Permettre la participation du plus grand nombre aux votes en Assemblée Générale sans que les
personnes soient nécessairement présentes physiquement.

•••

Rec%mmandati%ns
A faire:
• Définir à l’avance les règles de délégation ou d’intérim (exemple : le président peut déléguer au
vice-président, le trésorier peut déléguer au président, etc.) dans le manuel des procédures.
• S’assurer que celui qui assure l’intérim (ou à qui le pouvoir est délégué) a la capacité d’occuper les
fonctions, qu’il connaît et qu’il est en mesure d’appliquer les obligations liées à la fonction.
• Etablir une note de service qui formalise la délégation ou l’intérim : nom et fonction de la personne qui
délègue ; nom et fonction de la personne à qui on délègue ; durée de la délégation.
• Généralement l’intérim est limité à la conduite des affaires courantes. La délégation concernera des
prérogatives spécifiques.

A ne pas faire:
• Ne pas confondre délégation de pouvoir et intérim.
• Ne pas outrepasser des fonctions et pouvoirs qui sont confiés, que ce soit dans le cadre d’un
intérim ou d’une délégation de pouvoir.

•••

Implicati%ns
Il est nécessaire d’informer l’ensemble du personnel de l’intérim ou de la délégation de pouvoir.

•••
Fiche technique / ⬛21⬛
AD5

Exemple

Délégation de pouvoir

Je soussigné [Titre, Nom, Prénom], agissant en qualité de [fonction] de l’association [Nom de la

structure], sise [adresse] donne, par la présente, pouvoir à :

[Titre, Nom, Prénom], en qualité de [fonction], demeurant [adresse] afin de représenter

l’association pour les éléments suivants :

Signature des contrats de

travail etc ...

Fait à [Ville], le [date]

Fiche technique / ⬛22⬛
AD6

LE⬛COMPTE⬛EN⬛BANQUE⬛/⬛AD6

Définiti%n
Une banque est une entreprise qui gère les dépôts et collecte l’épargne des clients, accorde des prêts et offre
des services financiers. Le banquier et le client amorcent une relation au moyen de l’ouverture d’un
compte.
L’ouverture d’un compte est une opération contractuelle qui nécessite un accord préalable entre le banquier et
son nouveau client. Ainsi, les conditions de fonctionnement du compte et notamment les conditions tarifaires,
sont transparentes.

Un compte en banque ou compte bancaire est un compte créé et tenu par une banque pour une
personne physique (particulier) ou morale (association, entreprise…) afin de donner la possibilité au
titulaire du compte d’effectuer des opérations de retrait d’argent, d’emprunt, d’épargne, d’émettre des
chèques de paiements, etc.

On appelle communément un compte bancaire un compte courant car il sert à effectuer des
opérations bancaires courantes : retrait, paiements, dépôts. Le client de la banque est appelé le titulaire du
compte. On rencontre également les appellations : compte à vue, compte de dépôt et compte chèque.

Un compte en banque est un état comptable sur lequel est inscrit l’ensemble des opérations effectuées entre la
banque et son client. Le compte Banque tenu par l’association X ainsi que le compte Client X tenu par la
banque sont deux comptes réciproques. Leurs soldes sont obligatoirement :
• égaux, car ils enregistrent les mêmes opérations ;
• opposés, car une créance de la banque sur l’association est une dette de l’association vers la banque et
inversement.

•••

%bjectifs
• Déposer, sécuriser son argent et en disposer à tout moment.
• Minimiser les risques de vol et de perte.
• Disposer des moyens de paiements (espèces, chèque, carte de paiement, virement…).
• Bénéficier de conseils et d’assistance pour la gestion de sa trésorerie.
• Bénéficier de conseils et d’assistance en matière de gestion financière.
• Bénéficier et faire des opérations financières et des opérations de trésorerie (change, placement…).
• Bénéficier de crédits (avance de monnaie, crédit d’exploitation, crédit d’investissement…).

•••

o%nditi%ns
• Avoir la capacité juridique.
• Prouver votre identité à l’aide d’une pièce officielle, justifier de votre domicile et déposer un spécimen de
signature.
• Disposer de photos d’identité récentes.
• Disposer des documents de l’association (statuts et règlement intérieur, procès verbal de
l’Assemblée Générale désignant les signatures sur le compte).
• Ne pas être frappé d’une interdiction bancaire.

•••

Rec%mmandati%ns
A faire:
• Faire une étude comparative des conditions de banques (frais de tenue de compte, délai de mise à
disposition des virements, disponibilité des relevés bancaires, etc.).
• Lire attentivement la convention de compte qui est le document de référence qui permet de mieux
Fiche technique / ⬛23⬛
AD6
connaître l’offre et les pratiquesde la banque et de faire une comparaison entre les offres des
banques. Elle donne aussi toutes les informations à connaître pour faire fonctionner correctement
le compte et la marche à suivre pour résoudre les différends éventuels.
 Fiche technique / ⬛24⬛
AD6

• Suivre régulièrement les opérations passées sur le compte à partir des relevés bancaires.
• Remplir les talons des chèques.
• Vérifier au moins une fois par mois son compte en faisant le rapprochement entre le relevé de
compte remis par la banque et le journal de banque tenu par l’association (cf. fiche CP10).
• Contrôler les conditions de la banque.
• Informer la banque en cas de perte, de vol, de détournement ou de l’utilisation non autorisée de
l’instrument de paiement tel que spécifié dans les conditions contractuelles (par écrit).
• Etre vigilant au suivi des signatures autorisées.
• Signaler systématiquement à la banque tout départ d’un signataire afin de lui retirer son habilitation au
plus vite.
• Lire attentivement les documents d’information que votre banque vous envoie (changement des
conditions de la banque).
• Donner procuration à un agent de la comptabilité pour l’obtention des relevés bancaires.
• Archiver tous les documents bancaires (RIB, relevés de compte, etc.).

A ne pas faire:
• Emettre un chèque ou autoriser un virement sans savoir exactement combien il reste sur son compte.
• Emettre un chèque sans provision.
• Emettre un chèque sans préciser le nom du bénéficiaire.
• Laisser trainer son chéquier ou sa carte bancaire.
• Donner des ordres de virement verbaux ou téléphoniques.
• Ne pas remettre un chèque sans avoir au préalable fait une photocopie.

•••

Implicati%ns
Il faut connaître en temps réel le montant dont vous disposez sur votre compte bancaire. Le relevé
bancaire envoyé périodiquement par votre banquier ne doit pas remplacer les comptes que vous
tenez pour connaître vos ressources. L’avantage de faire ses comptes, c’est de connaître, en temps réel, la
somme dont on dispose, mais c’est aussi de pouvoir corriger les erreurs du banquier (si elles existent).

•••

Exemple
Tableau comparatif des offres bancaires
BANQUE 1 BANQUE 2 BANQUE 3
Frais de tenue de compte
Frais d’émission de relevés de compte
Frais de retrait en banque/en distributeur
Tarif d’émission des chèques
Tarif d’encaissement des chèques
Tarif d’émission de virements
Tarif de réception de virements
Tarif de carte de paiement/retrait
Découvert autorisé (oui/non)
Frais de découvert (taux d’intérêt, agios…)
Taux de rémunération des comptes d’épargne
Fiche technique / ⬛25⬛
ADĽ

LES⬛REGLES⬛DE⬛SECURITE⬛/⬛AD7

Définiti%n
Les règles de sécurité sont l’ensemble des règles permettant d’assurer la sécurité des personnes, des
biens matériels (locaux, véhicules, liquidités…) et immatériels (données informatiques).
Ces règles peuvent faire partie du manuel de procédures et doivent a minima observer la législation locale.

•••

%bjectifs
Identifier, analyser les risques afin de les prévenir et de se préparer à des actions correctives en cas de
réalisation de ces risques. Ne pas se prémunir contre ces risques peut mettre en danger l’organisation.

1. IDENTIFICATION ET ANALYSE DES RISQUES ENCOURUS PAR L’ASSOCIATION ET SES MEMBRES

Ce travail se doit d’être un travail collectif, où chaque corps de métier doit être représenté (médecins,
travailleurs sociaux, gardiens, équipe financière, chauffeurs…) afin qu’il puisse exprimer sa perception
des risques liés à son propre travail mais également à un niveau plus large.

Ce travail doit également inclure une analyse de la législation locale : quelles sont les obligations légales (droit
du travail, assurance, fiscalité / taxes…) en vigueur dans le pays ?

Ce travail doit permettre de mettre en place, pour chacun des risques identifiés :

• Des actions préventives : comment éviter la réalisation de ces risques ? (prévention, information,
éviter les comportements à risques…)
• Des actions correctives (quand c’est possible) : quelle réponse apporter en cas de réalisation de ces
risques ?

Il peut être utile de nommer un référent sécurité : dans certains pays, cette fonction revient normalement aux
délégués du personnel. A partir d’un certain nombre de salariés, l’organisation a pour obligation de mettre en
place un CHSCT (Comité Hygiène et Sécurité Conditions de Travail).

2. RISQUES PRINCIPAUX

La liste des risques ci-dessous n’est pas exhaustive mais présente des pistes pour l’identification des
risques principaux :

• Risques sur les personnes :

• Risques de maladie pour les salariés

Exemple d’action préventive : souscrire une assurance médicale pour les salariés (les coûts d’une
assurance médicale peuvent être inclus dans les coûts salariaux présentés aux bailleurs).

• Risques encourus par les salariés lors des déplacements, notamment à l’étranger
Exemples d’actions préventives : souscrire une assurance voyage pour couvrir les frais médicaux et
de rapatriement ; recueillir de l’information fiable auprès de sources extérieures (consulat, autres
organisations présentes dans le pays par exemple) en cas de troubles sociaux ou politiques. Au besoin,
établir des règles de déplacement (moyens de transport, lieux, horaires autorisés/interdits).

• Accidents du travail : un accident intervenu dans le cadre du travail, y compris sur le trajet domicile – lieu
de travail. Ces risques peuvent inclure les accidents de voiture/moto, les accidents de contamination du
sang, etc.
Rappel : une organisation est responsable juridiquement et donc financièrement.
Exemples d’actions préventives : disposer d’une trousse médicale d’urgence dans l’association ; afficher un
répertoire des lieux de référence pour la prise en charge, avoir sa carte de mutuelle de santé à tout
moment sur soi.

• Risques encourus par le personnel en fonction

Fiche technique / ⬛26⬛
ADĽ
Arrestation des membres de l’organisation pendant les manifestations publiques (actions de plaidoyer).
Fiche technique / ⬛27⬛
ADĽ
Exemples d’action préventive : pas de résistance lors des arrestations, éviter les échanges de propos
avec les forces en face.
Exemples d’action corrective : informer des partenaires au niveau local et international, informer son avocat.

• Risques sur les biens

• Risques concernant les locaux, les véhicules (incendie, accident, cambriolage) et le matériel
Exemples d’actions préventives : possibilité de souscrire une assurance (l’assurance responsabilité
civile est obligatoire pour les véhicules et les locaux) ; disposer des extincteurs dans les locaux ;
embaucher un veilleur de nuit ; vérifier régulièrement les installations électriques, etc.

• Risques de perte de données informatiques

Exemples d’actions correctives : sauvegarde régulière des données (définir en interne qui fait quoi et quand) ;
sauvegarde sur internet (stockage en ligne) ; sécurisation des accès (utilisation de mots de passe pour l’accès à
des données sensibles comme les salaires) ; mise en place d’anti-virus sur les ordinateurs ; scan
systématique des clés USB, etc.

• Risques sur les liquidités

Les risques encourus sont principalement le vol.

• Gestion du coffre/caisse
Exemples d’actions préventives : coffre scellé au sol qui alimente une petite caisse pour les dépenses
courantes ; coffre et caisse situés dans une pièce isolée avec un seul accès, à l’abri des regards pour éviter
les tentations (internes ou bien des personnes de passage dans l’organisation), éviter d’avoir des
sommes importantes dans la caisse, la caisse doit-être toujours fermée à clé détenue par une seule
personne, etc.

• Gestion de l’argent liquide

Exemples d’actions préventives : pour les retraits à la banque, limiter les sommes d’argent (retraits
plus nombreux
= retraits moins importants) ; éviter les retraits réguliers (à la même date et à la même heure,
discrétion, éviter les déplacements à pied) ; préférer les paiements par chèque ou virement au-delà d’un
certain montant, etc.

•••

Rec%mmandati%ns
• Ce travail doit avant tout être un travail COLLECTIF, impliquant le plus de membres possibles.

• Les règles de sécurité sont, comme les risques, en constante évolution, et doivent faire l’objet d’une
veille et d’une mise à jour régulière.

•••

Exemples
1. LES PROCÉDURES DE SÉCURITÉ PEUVENT-ÊTRE EXTRAITES DU MANUEL DE PROCÉDURES.
2. AU CAS OU LE MANUEL N’EXISTE PAS LES LIGNES SUIVANTES PEUVENT SE RETROUVER DANS LES
PROCÉDURES DE SÉCURITÉ.

Les risques liés à :

• l’archivage
Les textes et rapports sont enregistrés sur des supports (clés USB, disques durs externes) et classés
dans un répertoire qui se présente comme suit :

N° d’ordre Date Description du document Nom de sauvegarde Support N° du

support

Tous les fichiers des textes et rapports sont sauvegardés périodiquement (au moins toutes les fins de
semaine) sur une clé USB ou un CD adéquatement protégé(e) dans une boîte à rangement. Une copie
de tous les documents traités est conservée dans un classeur « Documents traités ».
Fiche technique / ⬛28⬛
ADĽ La sécurité du personnel et des biens
•
• La gestion des liquidités
 Fiche technique / ⬛29⬛
AD8

LA⬛CONVENTION⬛/⬛AD8

Syn%nymes
Accord de coopération, contrat, lettre de coopération, protocole d’accord.

•••

Définiti%n
Une convention est un document contractuel qui fixe les droits et obligations entre deux ou plusieurs parties. Il en
existe différents types en fonction du projet concerné : convention de partenariat, convention de financement,
convention de stage, etc.

•••

%bjectifs
Les objectifs sont de :

• répartir les tâches et les responsabilités, fixer les engagements réciproques des parties concernées par la
convention;
• fixer les conditions d’arbitrage en cas de litige entre les parties ;
• déterminer la durée de la convention.

•••

o%nditi%ns
L’objet de la convention doit être clairement défini et la répartition des tâches négociée entre les
parties. La formulation doit être la plus claire, détaillée et la plus explicite possible.

•••

Implicati%ns
• Les conventions doivent être archivées et disponibles dans l’association pour toutes les personnes
concernées par l’objet de la convention.
• Une convention ne peut pas être modifiée après son entrée en vigueur. Si un ou des éléments
doivent changer au fil du temps, il convient de rédiger un avenant à la convention mentionnant les
modifications apportées et établi dans les mêmes conditions (un exemplaire pour chacune des parties,
daté et signé par tous).

•••

Rec%mmandati%ns
A faire:
Les mentions minimales qui doivent figurer dans une convention sont :
• désignation des parties concernées par la convention : noms complets des parties concernées,
acronyme (s’il existe) et domiciliation ou adresse ; et leurs représentants signataires (noms et
fonctions) ;
• objet de la convention ;
• durée de la convention ;
• droits et obligations des parties (mention aussi explicite et détaillée que possible) ;
• conditions de réalisation, de modification et de rupture anticipée ;
• règlement des litiges (loi applicable et juridiction).
Les conventions doivent être établies en autant d’exemplaires qu’il y a de parties à la convention ; chacune des
parties doit en posséder un exemplaire original daté, signé par tous et cacheté.
Fiche technique / ⬛30⬛
AD8

A Ne pas faire:
Ne pas signer une convention sans l’avoir lue et compris les termes y afférents.

•••
Exempl
e
CONVENTION DE FINANCEMENT
ENTRE

«NOM ASSO»
Ayant son siège social au «ADRESSE», «CODE POSTAL», «VILLE», «PAYS»
Représentée par «GENRE» «NOM» «PRENOM», «FONCTION»
Ci-après dénommée le Bailleur,

ET
«NOM ASSO»
ayant son siège social au «ADRESSE», «CODE POSTAL», «VILLE», «PAYS»
Représentée par «GENRE» «NOM» «PRENOM», «FONCTION»
Ci-après dénommée l’Association.

Préambule :
À compléter

Le Bailleur a décidé de :
Soutenir le projet « titre du projet» (ci-après dénommé LE PROJET) déposé par l’Association
dans le cadre de son appel à projet à hauteur de : « montant du financement » euros.

Article 1 – Modalités d’octroi de la subvention

La subvention sera créditée au compte de l’Association, dès après la signature du présent
contrat selon les modalités suivantes :
«ECHEANCIER VIREMENT»

Chaque virement est conditionné à la réception et à la validation par le Bailleur d’un rapport
d’activités, d’un suivi budgétaire et des pièces justificatives de la période précédente (voir article 5)

Article 2 – Durée
La présente convention prend effet à compter de sa signature et est valable jusqu’au «DATE».

Article 3 – Affectation
L’Association s’engage à utiliser la Subvention exclusivement aux fins de réalisation du Projet
validé par le Bailleur. La Subvention est une libéralité, et de ce fait l’Association ne peut céder aucun
droit ni aucune obligation découlant de la présente convention.
L’Association accepte la Subvention mentionnée et s’engage à respecter l’affectation précisée
dans le budget annexé à la présente convention.

Article 4 - Condition d’exécution et modification

L’Association s’engage à respecter la législation en vigueur dans le pays où se réalisera le Projet
et à observer la plus stricte neutralité entre les opinions et tendances, notamment politiques et
religieuses.

L’Association s’engage à tenir le Bailleur immédiatement informé de tout problème ou

événement pouvant modifier l’objet du projet ou affecter sa réalisation.

L’Association s’engage à transmettre au Bailleur tout document et notamment copie des procès-
verbaux ayant trait aux modifications intervenues dans ses statuts, dans son règlement
intérieur, dans la composition de son Conseil d’Administration ou de son Bureau.

Toute modification relative aux modalités d’octroi, à l’affectation et à la durée de la subvention devra
faire l’objet d’un accord écrit préalable du Bailleur, après demande de l’Association.
Fiche technique / ⬛31⬛
AD8

Article 5 - Obligations de l’Association

L’Association s’engage par ailleurs à transmettre au Bailleur :
Avant la «date à mi-parcours»
• un relevé détaillé d’utilisation de chaque dépense (journal de caisse) liée au projet et effectuée
entre le 1er janvier et le 30 juin 2011 ainsi que les copies des factures correspondant à
ces dépenses,
• un rapport financier intermédiaire du projet, arrêté au 30 juin 2011 (suivi budgétaire), dans la
monnaie du pays de l’Association et en Euros,
• un rapport narratif présentant les activités réalisées du 1er janvier 2011 et le 30 juin 2011.

Avant le «date en fin de parcours»,

• un relevé détaillé d’utilisation de chaque dépense (journal de caisse) liée au projet et effectuée
entre le 1er juillet 2011 et le 31 décembre 2011,
• les copies des factures correspondant à ces dépenses,
• un rapport financier global (arrêté définitif du compte d’emploi de la Subvention) portant
sur toute la période du projet, dans la monnaie du pays de l’Association et en Euros,
• un rapport narratif présentant les activités réalisées du 1er juillet au 31 décembre 2011,
• un exemplaire des publications ayant fait l’objet du financement ou du cofinancement dont cette
convention fait l’objet.

Ainsi qu’un exemplaire de ses comptes annuels, de son rapport moral et financier, dès leur
approbation par l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle

Article 6 – Communication
L’Association s’engage à utiliser la mention «Financé par le Bailleur» lors de toute
communication faisant référence au Projet, y compris dans ses rapports annuels, ainsi que sur
toute publication faisant l’objet d’un financement ou d’un cofinancement. Toute autre mention devra
faire l’objet d’un accord préalable du Bailleur.

Dans le cadre de sa communication, le Bailleur se réserve le droit de publier toute donnée

concernant la Subvention et/ou la teneur du Projet.

Article 7 – Résiliation
Les conditions énoncées dans le préambule et les articles de la présente Convention déterminent
l’engagement du Bailleur et de l’Association.

Une mise en demeure de se mettre en conformité avec la Convention sera adressée par courrier à
l’Association
:

• Si le Bailleur constatait que les principes éthiques et déontologiques énoncés au

préalable ne sont pas respectés dans l’exécution du Projet,
• Si le Bailleur constatait que des éléments ne lui ont pas été présentés avant ou au cours de
l’instruction de la demande de financement de l’Association,
• Si l’Association ne respectait pas la destination initiale du Projet,
• En cas de manquement à l’une des obligations prévues dans la présente Convention.

A défaut de réponse à cette mise en demeure dans un délai de quinze jours à compter de sa date de
réception, la présente convention sera résolue de plein droit. Dans cette hypothèse, le Bailleur
se réservera le droit de demander par courrier, le remboursement total ou partiel des
sommes versées auquel l’Association devra procéder dans un délai de deux mois à compter de
la date de réception de ce courrier. Le soutien du Bailleur ne sera définitivement acquis qu’à la
complète et parfaite réalisation de l’ensemble des obligations fixées dans la présente
Convention.

Article 8 - Loi applicable et juridiction

Tout litige survenant entre les deux parties signataires doit faire l’objet d’une tentative de
règlement à l’amiable.

Fait en deux exemplaires, (Cachet et signature précédée de la mention manuscrite “Lu et

approuvé”) A.............., le
⬛28⬛
Fiche technique / ⬛29⬛
AD8

LA⬛GESTION⬛DES⬛MISSIONS⬛/⬛AD9

Définiti%n
Une mission est le déplacement d’un employé de la structure à la demande ou à l’autorisation de celle-
ci et pour des raisons professionnelles.

•••

%bjectifs
Une mission peut avoir différents objectifs :
• Gérer un problème qui ne pouvait pas l’être à distance (par exemple : effectuer un contrôle sur
pièces dans une antenne).
• Rencontrer des partenaires en personne (ex : déplacement dans une conférence internationale
pour créer ou entretenir les contacts avec ses partenaires).
• Mettre ses compétences à disposition d’une autre structure (ex : animer une formation pour le
personnel d’une antenne ou d’une association partenaire).
• Procéder à un contrôle sur pièces d’une structure (ex : un bailleur va vérifier les pièces comptables d’une
association qu’il finance, ou vérifier que les activités menées sur le terrain correspondent à celles
qui sont budgétées).
• Procéder au suivi/supervision des antennes décentralisées.

•••

o%nditi%ns
La mission doit être effectuée soit à la demande de la structure, soit avec son accord.

La personne qui effectue une mission doit disposer d’un ordre de mission. L’ordre de mission sera établi
par la structure qui commandite la mission (soit la structure d’origine du salarié, soit une structure
partenaire qui demande la mise à disposition d’un salarié pour une mission qu’elle prendra en
charge).

Les règles de prise en charge des frais doivent être clairement établies et connues de tous.

•••

Rec%mmandati%ns
• Préparation de la mission : des termes de référence précis doivent être établis (lieu, dates, personnes à
rencontrer, objectifs à atteindre) soit par le commanditaire, soit par le chargé de mission. Ils doivent être
validés par la structure.
• Un ordre de mission est établi ; il devra être visé par toutes les structures visitées pendant la mission avec
indication des dates d’arrivée et de départ du chargé de mission.
• Les frais de mission doivent être intégralement couverts par le commanditaire.

Le paiement des frais de mission peut se faire :

- par le versement d’une indemnité per diem (= un montant forfaitaire versé par jour de mission qui
couvrira tous les frais sans avoir à fournir tous les justificatifs des dépenses),
- par le remboursement des dépenses réelles (dans ce cas il faudra octroyer au chargé de mission
une avance sur frais, et le remboursement de tous les frais engagés sera fait à son retour sur
présentation des justificatifs).
- par le paiement direct de certains frais (transport, hébergement) et le versement de l’indemnité per diem
pour les autres frais.

• A son retour de mission, le chargé de mission devra fournir un rapport de mission qui fera la
synthèse du déroulement de la mission.

•••
Fiche technique / ⬛30⬛
ADo

Exemple
Trame de rapport de mission :

1. Rappel des TDR de la mission : dates, lieux visités, personnes rencontrées, objectifs, programme
2.Déroulé détaillé de la mission et activités menées
[Link] des objectifs : OUI/NON, pourquoi ?
[Link] de la mission/recommandations
[Link]

Le rapport sera soumis dans les délais prévus à la direction pour validation puis transmis au
commanditaire et à toutes les structures et interlocuteurs rencontrés pendant la mission.

Le rapport devra être archivé dans la structure.

Fiche technique / ⬛31⬛
ADo

LE⬛MANUEL⬛DE⬛PROCEDURES⬛/⬛AD10

Définiti%ns
Un manuel de procédures établit et détaille, pour chaque activité menée par une organisation, les étapes, les
intervenants impliqués et les outils utilisés pour mener à bien cette activité. C’est le fil conducteur des
activités, soit le « comment faire
» de l’association.
Le manuel de procédures fait partie des outils qui permettent d’identifier le circuit des responsabilités
en matière de gestion administrative, comptable et financière, avec les statuts de l’association (cf fiche AD3),
le règlement intérieur (cf fiche AD4) et l’organigramme (cf fiche AD2).

•••

%bjectifs
1. L’objectif d’un manuel de procédures est d’aider les personnes qui participent à la vie de l’association à
répondre aux situations. Le manuel de procédures est le reflet du savoir faire et de l’expérience de
l’association.

NB : Le manuel de procédures concourt à la qualité et à la constance des prestations qu’offre

l’association. Il doit être élaboré en concertation avec les employés directement concernés, et validé
par le Conseil d’Administration qui fixera, ainsi, les responsabilités listées dans ce document.

2. Le manuel de procédures contribue à :

• Garantir la continuité de la bonne marche de l’association : le Manuel de procédures représente

une capitalisation des savoir-faire techniques et des expériences de mise en œuvre, dans un but à la fois
organisationnel et didactique. Véritable mémoire de l’organisation, il s’impose comme le meilleur outil
pour une formation rapide, et, à ce titre, apporte une garantie de continuité lors des mutations du
personnel ;
• Former les collaborateurs : les procédures servent de point de départ pour la formation du
personnel en phase d’intégration. Elles simplifient la tâche de l’encadrement en établissant une aide au
dialogue au sein de l’organisation.

Il est aussi :

• Un outil de management : les procédures font partie du système d’information et de gestion de l’institution.
A ce titre, elles permettent de communiquer, sous forme de documents accessibles, les règles et
méthodes applicables dans l’institution. La répartition des rôles et les relations entre services sont
clarifiées. Les actions d’arbitrage attendues du management sont de ce fait moins nombreuses ;

• Un instrument de contrôle essentiel : l’absence de procédures écrites rend le contrôle interne difficile, non-
transparent et aléatoire. Les procédures apparaissent donc comme un engagement commun, et
forment une base de contrôle acceptable pour tous ;

3. Le manuel de procédures est aussi le cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif
et financier en conformité avec : les dispositions des conventions de financement ; la législation du
pays ; le savoir-faire et les valeurs de l’association.

•••

o%nditi%ns
• Définir les étapes à suivre dans l’exécution des activités principales de l’institution.
• Tracer les filières que devront emprunter les pièces justificatives tant internes qu’externes ainsi que
le cycle idéal pour la réalisation des travaux comptables.
• Définir les attributions dévolues aux différents préposés à chaque étape d’exécutions des opérations.
• Connaître les outils dont doivent disposer les intervenants chargés d’exécuter les opérations.
 Fiche technique / ⬛32⬛
ADd0

• Identifier les types de contrôle fondamentaux à effectuer à priori ou posteriori : contrôle journalier,
hebdomadaire, mensuel ou annuel ; auto-contrôle, contrôle hiérarchique, audits interne et externe et
l’inspection.
• Indiquer, pour les procédures administratives, les responsabilités dans l’engagement de l’institution et le
schéma de traitement des dossiers et les modalités de gestion des ressources humaines.

•••

Rec%mmandati%ns
Ce travail doit avant tout être un travail COLLECTIF, impliquant le plus de membres possibles. Il ne doit pas
être réalisé par un consultant qui n’associe pas les membres et qui ne tient pas compte du contexte de
l’association.

Le manuel, d’intérêt commun, n’est pas statique et l’apport de l’expérience des uns et des autres améliorera
sa mise à jour.

•••

Exemple
A titre indicatif, un manuel de procédure peut contenir :

Les procédures administratives

• Présentation et structuration de l’association

• Gestion du secrétariat
• Gestion des ressources

humaines Les procédures

comptables et financières

• Elaboration et approbation du budget

• Procédures d’encaissement : présentation des cotisations, modalités de versements
• Procédures de décaissement : décaissements par caisse, décaissement par banque, décaissement
par virement
• Suivi comptable : tenue du journal de caisse, tenue du journal de banque, rapprochements
• Suivi budgétaire
• Archivage des pièces
• Passation de marché
• Gestion des immobilisations/des

biens Audit et contrôle

• Rapportage
• Activités de contrôle
• Audit externe
• Suivi-évaluation
 Fiche technique / ⬛33⬛
oPd

COMPTABILITE⬛DE⬛TRESORERIE⬛
VS⬛COMPTABILITE⬛D’ENGAGEMENT⬛/⬛CP1

Définiti%ns
Il existe 2 méthodes pour tenir votre comptabilité :
• la comptabilité de trésorerie (ou comptabilité simplifiée),
• la comptabilité d’engagement (ou comptabilité dite « en partie double »).

La comptabilité de trésorerie est basée sur le principe encaissements/décaissements. Les recettes et les
dépenses sont prises en compte lorsqu’elles sont effectivement perçues ou payées : l’enregistrement a lieu
au moment du mouvement d’argent.
Il s’agit d’une comptabilité simplifiée, où les dépenses et les recettes sont enregistrées dans l’ordre
chronologique où elles surviennent, en distinguant : le mode de règlement (caisse ou banque), la date de
chaque opération et la nature de l’opération réalisée.
Le calcul régulier (par exemple chaque mois) de la différence entre recettes et dépenses permet à l’association de
dégager un solde simplifié de sa situation financière.

La comptabilité d’engagement repose sur la logique des « créances acquises/dettes certaines ». Les
opérations comptables (recettes et dépenses) sont enregistrées dès qu’elles sont certaines, même si elles ne
sont pas encore payées. Par exemple, un achat réalisé le 31 mars devra être enregistré en comptabilité
dès cette date, même si le paiement interviendra 2 mois plus tard (enregistré au crédit du compte
fournisseur puisqu’il s’agit d’une dette contre le débit du compte achat). Puis au 31 mai, une 2ème écriture
sera passée (au débit du compte fournisseur par le crédit d’un compte de trésorerie) pour marquer le
mouvement d’argent effectif (d’où le nom «partie double»).

•••

%bjectifs
La tenue d’une comptabilité peut avoir deux objectifs :
• objectif interne : la comptabilité permet de connaître la situation économique et financière de votre
association à tout moment.
• objectif externe : elle permet la transparence à l’égard des membres de l’association et des partenaires.
Donc, même si la tenue d’une comptabilité n’est pas toujours légalement obligatoire, l’association est
souvent confrontée à une obligation de fait.

La tenue d’une comptabilité est nécessaire pour l’établissement des comptes annuels (compte de résultat,
bilan et tableau emplois/ressources – cf. fiche CP18).

•••

o%nditi%ns
La tenue d’une comptabilité implique que l’on conserve et archive les pièces justificatives appuyant les
mouvements d’argent enregistrés (factures, reçus, etc.).
Elle implique un travail régulier d’enregistrement des opérations comptables et des vérifications périodiques :
inventaire de caisse (cf. fiche CP12) et rapprochement bancaire (cf. fiche CP10).

•••

Rec%mmandati%ns
A ne pas faire :
Changer de système comptable en cours d’exercice.

•••
Fiche technique / ⬛34⬛
oPd

Implicati%ns
Les obligations comptables des associations :

Obligations minimales
Toute association déclarée doit tenir, au minimum, un journal des recettes et des dépenses et fournir un rapport
financier lors de l’Assemblée Générale annuelle.

Obligations spécifiques
Certaines associations ont des obligations plus importantes et devront forcément :
• établir les comptes annuels : compte de résultat, bilan, et tableau des emplois et ressources ;
• établir un budget prévisionnel ;
• suivre le plan comptable.
Les associations concernées varient selon les législations nationales (généralement en fonction du
nombre de salariés et/ou du budget global de l’association) ; il conviendra donc de se renseigner
localement sur ces obligations.

Obligations de fait
Toutefois, notamment à la demande des partenaires financiers (dans le cas d’une demande de subvention
par exemple), toutes les associations sont souvent obligées d’établir :
• un budget prévisionnel ;
• les comptes annuels : compte de résultat, bilan et tableau emplois/ressources.

Quelles que soient les obligations auxquelles est soumise l’association, l’établissement des documents
comptables doit se faire sur la base de pièces justificatives (la durée légale de conservation des pièces
dépendra des législations nationales).

•••

Exemple
L’enregistrement d’un achat effectué le 2 mars 2011 auprès d’un fournisseur, payé le 31 mars 2011.

• En comptabilité de trésorerie :

Solde au 01/01/2010 6 255 300 CFA

Date Numéro de Nature de la Mode de Montant Solde
pièce dépense paiement
31/03/1 BQ032011/54 Achat de fournitures Chèque 200 000 5 955 300 CFA
1 CFA

• En comptabilité d’engagement :

Date Numéro de pièce Nature de la dépense Mode de paiement Crédit Débit

02/03/11 BQ032011/54 Achat de fournitures Chèque 200 000 CFA
31/03/11 BQ032011/54 Achat de fournitures Chèque 200 000 CFA

Entre le 02 et le 31 mars, la dépense apparaît au crédit car il s’agit d’un crédit fournisseur : la
marchandise est bien en notre possession mais le paiement n’est pas encore effectif
Fiche technique / ⬛35⬛
oP2

LA⬛CAISSE⬛ET⬛LES⬛PROCEDURES
DE⬛DECAISSEMENTS/ENCAISSEMENTS⬛/⬛CP2

Définiti%n
La caisse

La caisse est l’endroit où est entreposé l’argent en espèces d’une structure, elle doit être sous scellés. L’argent
disponible ne sert théoriquement qu’à financer les dépenses de faible montant.

Bons de sorties de caisse (ou autorisations de décaissement)

Le bon ou reçu de sortie de caisse est le document pré-numéroté et établi par le caissier qui atteste de l’accord
donné par les personnes habilitées pour la réalisation de l’achat. Ces autorisations de décaissement
sont indispensables car tout paiement (ou remboursement) par la caisse doit au préalable avoir été
autorisé.

NB : Des fiches d’autorisation de dépense doivent aussi être utilisées pour les dépenses en chèque ou carte
bancaire.

Bons d’entrées de caisse

Le bon ou reçu d’entrée de caisse est le document pré-numéroté établi lors de chaque encaissement.
Toute mise à disposition des ressources par le responsable financier ou le comptable auprès du caissier est
constatée par les bons d’entrée de caisse signés par le caissier et le responsable financier ou le
comptable.

•••

%bjectifs
La caisse
Disposer d’une caisse sous scellés permet de subvenir aux menues dépenses quotidiennes
correspondant aux besoins à court terme de l’association.

Bons/reçu de caisse
Le bon de sortie accompagné de l’autorisation de dépense permet de retracer son circuit de validation et
d’éligibilité.

•••

o%nditi%ns
La caisse

La tenue de la caisse fonctionne selon les principes suivants :

• Principe d’organisation : qui contraint toute structure à définir les tâches, les pouvoirs et les responsabilités
ainsi que les circuits de cheminement de l’information, les procédures et les instructions relatives au
traitement des données comptables.
• Principe de séparation des fonctions incompatibles : de sorte à permettre un cloisonnement qui protège le
patrimoine de l’organisation.
• Principe de contrôle réciproque : croisé et permanent de la trésorerie afin de minimiser autant
que possible les risques d’erreur, d’omission et de malversation financière.

Bons de sorties de caisse

De l’autorisation de dépense à la sortie de caisse :

• L’ autorisation de dépense est un document établi par le demandeur et qui doit être visé par au moins
son supérieur hiérarchique et le comptable.
Fiche technique / ⬛36⬛
oP2
• Sur la base de l’autorisation de dépense le caissier établit un ordre de décaissement et le fait viser au
bénéficiaire.
 Fiche technique / ⬛37⬛
oP2

• L’autorisation de dépense doit être accompagnée des pièces justificatives et comprendre les
éléments suivants : l’identité du demandeur, le montant total de la dépense prévue, l`objet de la
dépense, le nom du projet correspondant, les signatures (celle du demandeur et celle de la personne
habilitée à autoriser la dépense).
• Les pièces justificatives doivent être numérotées et classées méthodiquement dès leur enregistrement
dans le suivi de caisse (cf. fiche CP11). Le journal de caisse et les pièces justificatives sont conservés
par le comptable.
• Les avances de fonctionnement doivent être gérées de façon rigoureuse (cf. fiche CP 14)

L’éligibilité des dépenses (ces règles s’appliquent à toute dépense quel que soit le mode de

paiement) Une dépense est qualifiée d’éligible, c’est-à-dire valable, lorsque :

• elle est prévue au budget,
• elle est conforme au budget, c’est-à-dire dans les normes budgétaires,
• elle est faite en conformité avec les règles édictées dans le manuel des procédures (ex : les procédures
d’achat et de mise en concurrence des fournisseurs potentiels),
• elle est appuyée par une pièce justificative probante (ex : la facture établie en bonne et due forme – cf.
fiche CP5),
• elle est faite dans le cadre et l’intérêt de la structure.

Toute dépense qui ne respecte pas ces critères n’est pas éligible, donc à rejeter.
Toute dépense sans contrepartie réelle de biens et services est considérée comme un cas de malversation financière.

Bons d’entrées de caisse

Lors d’encaissements, le caissier établit un bon de caisse pré-numéroté auquel est joint :
• soit le bordereau de retrait bancaire ou la photocopie du chèque dans le cas de retrait de fonds
provenant de la banque,
• soit le reçu d’entrée de caisse provenant d’une AGR ou des cotisations des membres ou des dons,
des services payant (contribution des bénéficiaires).

Tout fonds retiré à la banque doit d’abord être versé dans la caisse pour l’établissement du bon d’entrée de caisse
avant d’être utilisé.
Les entrées en caisse doivent être notifiées dans le journal de caisse.

•••

Rec%mmandati%ns
La caisse
• Il est fortement recommandé de disposer d’une caisse unique (par site ou établissement) afin de faciliter les
règles de son fonctionnement et ainsi mieux garantir les opérations de contrôle. En l’occurrence, la
multiplication des caisses par bailleur est à éviter.
• Dans la mesure du possible, en fonction de la taille de l’association et du volume des opérations traitées,
l’utilisation de la caisse doit être limitée car elle comporte davantage de risques et d’incertitudes que
l’utilisation d’un compte.
• Le caissier doit effectuer des versements à la banque lorsque sa caisse atteint un montant maximum fixé
à l`avance.
• Faire des contrôles inopinés et des inventaires périodiques de caisse.

•••

Implicati%ns
Les procédures liées à la gestion de la caisse et aux autorisations d’encaissements et de décaissements
doivent être prédéfinies et validées en interne.
• bancaire. A ce titre, il est souhaitable de déterminer un seuil plafonnant les dépenses par caisse et de
favoriser les
paiements par chèques ou virements. Il est préférable également de ne pas laisser des sommes trop
importantes en caisse.
Fiche technique / ⬛38⬛
oP2 •••
Fiche technique / ⬛39⬛
oP2

Exemple
2 bons de sorties de caisse :
1 pour les sorties < à 50 000 CFApour les sorties > à 50 000 CFA

Demande de décaissement < 50 000 CFA n°

Date: Demandeur (nom +

signature ) Bénéficiaire:

Détail
Intitulés Montant Bailleur Ligne
budgétaire*

TOTAL :
Total en lettres :

Autorisation de décaissement

Resp.
comptable
date + signature
Cash :
A payer avant le: Comptable
Virement (pour chèques)

:
Chèque : n° de chèque :

Reçu
Receveur(s) nom(s)+ identité montant signature(s)
Pour
acquit
Date:
Caissier
Date + signature
Fiche technique / ⬛40⬛
oP2

Demande de décaissement > 50 000 CFA n°

Date: 1 Demandeur (nom +

signature ) Bénéficiaire:

Détail
Intitulés Montant Bailleur Ligne
budgétaire*

TOTAL :
Total en lettres :

Autorisation de décaissement

2 Resp. Service 3 RAF 4 Resp.

comptable date + signature

Cash : 5 Comptables 6 coordo

A payer avant le : (pour chèques) Si > 100 000
Virement
:
Chèque : n° de chèque :

Reçu
Receveur(s nom(s)+ identité montant signature(s)
) Pour
acquit

Date :

* à remplir par le chef de projet

Fiche technique / ⬛41⬛
oP2

LES⬛PROCEDURES⬛D’ACHAT⬛⬛/⬛CP3

Définiti%n
Une procédure d’achat doit être définie pour tous les achats effectués par la structure. Différentes procédures
s’appliqueront selon la nature des achats, et surtout selon les montants des achats. Par exemple une procédure
simple s’appliquera aux achats de faible montant (cf. fiche CP2) ; au-delà d’un seuil fixé à l’avance, une
procédure plus lourde s’appliquera.

•••

%bjectifs
• Définir les différentes étapes d’acquisition des biens.
• Optimiser les achats (choisir le meilleur rapport qualité/prix).
• Rendre la procédure transparente pour que le choix du fournisseur se fasse sur des critères
objectifs et ainsi éviter la corruption ou le favoritisme.

•••

Rec%mmandati%ns
A faire :
• Fixer les seuils au-delà desquels s’appliqueront les différentes procédures pour l’ensemble des
achats (par exemple, pour les achats supérieurs ou égaux à 25 000 FCFA).
• Disposer d’une liste de fournisseurs.
• Disposer d’un comité d’achat permanent.
• Disposer d’une liste des articles couramment achetés avec une fourchette de prix.
• Les procédures d’achat doivent être formalisées et connues de tous (incluses au manuel de procédures
s’il existe).

A ne pas faire :
• Donner des informations confidentielles à des fournisseurs (délit d’initié).
• Accepter un dossier après l’ouverture des plis (dans le cas d’un appel d’offre).
• Recevoir des instructions de la part de personnes extérieures au comité de sélection.
• Eviter les conflits d’intérêt (une personne du comité ou un proche postule à l’appel d’offre).

•••

Exemple
SEUIL 1 : pour les achats de moins de 25 000 FCFA
Procédure : procédure simple de décaissement (cf. fiche CP2)

SEUIL 2 : pour les achats entre 25 000 et 1 000 000 FCFA

Procédure : demander 3 factures pro forma à 3 fournisseurs différents et choisir le meilleur rapport
qualité/prix.

SEUIL 3 : pour les achats de 1 000 000 à 20 000 000

FCFA Procédure :
1. Constitution du dossier d’appel d’offre (DAO) : références du fournisseur ; spécifications techniques ;
délais de livraison ; service après-vente ; garantie ; expérience du fournisseur pour les prestations de
service, etc.
2. Lancement d’un appel d’offre restreint (information par courrier aux fournisseurs potentiels pour qu’ils
fassent une offre).
3. Réception des dossiers sous pli fermé et dépouillement de tous les dossiers en même temps.
4. Etude des dossiers par le comité d’achat.
5. Choix du fournisseur sur la base du dossier d’appel d’offre et de critères pré-définis.
6. Le comité établit le PV de sélection et le transmet à la direction.
7. La direction informe les fournisseurs et passe le contrat avec celui qui a été choisi.
 Fiche technique / ⬛40⬛
oP3

SEUIL 4 : pour les achats au-delà de 20 000 000 FCFA

Procédure :
1. Lancement d’un appel d’offre ouvert (publication dans les journaux) national voire international.
2. Réception des dossiers sous pli fermé.
3. Dépouillement de tous les dossiers en même temps (en présence des fournisseurs).
4. Etude des dossiers par le comité d’achat (renforcé par des experts extérieurs ou par des représentants du
bailleur).
5. Choix du fournisseur sur la base du dossier d’appel d’offre et de critères pré-définis.
6. Le comité établit le PV de sélection et le transmet à la direction.
7. La direction informe les fournisseurs et passe le contrat avec celui qui a été choisi.
 Fiche technique / ⬛41⬛
oP4

LA⬛COMPTABILITE⬛ANALYTIQUE⬛/⬛CP4

Définiti%n
La comptabilité analytique est un outil de gestion dérivé de la comptabilité générale qui consiste à classer
les dépenses d’une structure selon des familles homogènes de destination, à des fins d’analyse.

En effet, alors que dans la comptabilité générale (par le plan comptable), les dépenses sont classées en
fonction de leur nature (ce qu’elles sont), dans la comptabilité analytique, elles seront codifiées en fonction de
leur destination (ce à quoi elles sont destinées, pour quoi elles ont été effectuées).

La comptabilité analytique se met en place par le biais d’une codification analytique : les dépenses seront, en plus
de leur codification comptable (le plan comptable), codifiées en fonction des besoins d’analyse de la structure :
cela peut être par projet (exemple du centre de santé ci-dessous), et/ou par bailleur, et/ou par lieu, et/ou par
activité.

•••

%bjectifs
• La tenue d’une comptabilité analytique permet d’extraire et d’agréger des données selon des
critères définis (ex: toutes les dépenses concernant un projet, un bailleur, etc.)
• La comptabilité analytique permet une meilleure compréhension des coûts et est donc un outil de
gestion pour les équipes opérationnelles d’une structure : l’information obtenue par la comptabilité
analytique doit permettre de faci- liter la prise de décision et d’améliorer l’efficacité d’une structure.
• Elle peut faciliter la réalisation de rapports pour des bailleurs.
• Elle est un outil de contrôle (permet de comparer la balance analytique à la balance générale).

•••

o%nditi%ns
Maîtriser les activités et les grands axes ou lignes budgétaires.
Faire apparaître le code analytique sur toute demande de décaissement.

•••

Rec%mmandati%ns
La mise en place d’une comptabilité analytique implique la création d’un plan analytique qui découle de
la définition interne des besoins d’analyse de la structure. Les besoins d’analyse de la structure doivent être
définis de façon collective en impliquant les chargés de projets, les dirigeants et le service financier.

En effet, le plan analytique ne doit pas être une prérogative des services financiers.

C’est un outil d’analyse global pluri-annuel, qui doit par conséquent être relativement stable pour
permettre le suivi et la comparaison des données. Il n’est cependant pas figé et doit pouvoir évoluer
pour prendre en compte l’évolution des activités de la structure.

•••
Fiche technique / ⬛42⬛
oP4

Exemple
Des dépenses de plusieurs natures (matériaux, frais de personnel, location de véhicule….), effectuées par
exemple pour construire un centre de santé, pourront être regroupées dans un même code analytique
pour faciliter le suivi du coût complet de ce centre de santé.

Toutes les dépenses liées au centre de santé seront saisies avec le code analytique : CS

Un ensemble de dépenses pourra également être regroupé en fonction de l’origine des fonds : le bailleur de
fonds.

Ces différentes codifications peuvent se combiner : un code analytique de, par exemple, 5 caractères, pourra
contenir des informations sur l’activité (les 3 premiers caractères) et sur le bailleur (les 2 derniers
caractères) :

« CS1UE » = Centre de santé 1 financé par l’Union Européenne

« CS2UE » = Centre de santé 2 financé par l’Union Européenne

« CS2AF » = Centre de santé 2 financé par l’Ambassade de France

Fiche technique / ⬛43⬛
oP4

LES⬛PIECES⬛COMPTABLES⬛/⬛CP5

Syn%nyme
Pièces justificatives

•••

Définiti%n
Une pièce comptable est un document qui justifie tout mouvement de fonds au sein d`une structure. Elle sert de
base pour faire l’enregistrement d’une opération dans un journal.
Les pièces comptables justifiant des recettes :
• un avis de crédit, un bordereau de remise de chèque à l’encaissement, un bordereau de
versement d’espèce ou à défaut la copie du relevé de banque
• un reçu (attestation de don, cotisation, prestation, vente)
• une facture émise acquittée

Les pièces justificatives des dépenses :

• une facture fournisseur (accompagnée du bon de commande, bordereau de livraison, facture pro forma, PV
de sélec- tion fournisseur…)
• une quittance (impôt, eau, électricité…)
• une fiche de paie ou fiche d’indemnités
• un ordre de virement émis
• un état d’émargement/état de paiement émis par l’association et signé par le bénéficiaire
• un avis de débit (ou la copie du relevé de banque) pour justifier les frais bancaires prélevés par la banque sur
le compte
• une copie de chèque pour l’approvisionnement de la caisse
• un ordre de mission et le rapport de mission pour les frais de mission

NB : Les pièces comptables sont normalement établies par la structure qui fournit le bien ou le service.

•••

%bjectifs
Justifier l’utilisation des fonds et attester des opérations comptables (achat, paiement de salaire et
d’indemnités, vente de biens ou services,etc.).

•••

o%nditi%ns
NB : Les pièces couramment utilisées sont la facture, le reçu et l’état

d’émargement. Une facture doit obligatoirement comporter les mentions

suivantes :
• le nom et les coordonnées des parties
• la dénomination du produit ou du service rendu
• la date d’émission de la pièce et la date de règlement si celle-ci est différente de la date d’émission de la
pièce
• la quantité et le prix unitaire des produits vendus (ou des services rendus), en faisant apparaître si possible,
les taxes éventuelles
• le prix ou montant total payé en chiffres et en lettres
• le tampon et/ou la signature de la personne qui reçoit l’argent
• la mention « acquitté » ou « payé »
• le numéro et la référence
 Fiche technique / ⬛44⬛
oP4

Un reçu doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :

• le nom et les coordonnées des parties
• l’objet
• la date d’émission de la pièce
• le montant en chiffre et en lettre
• le tampon et/ou la signature de la personne qui reçoit l’argent ou son empreinte digitale
• le numéro

Un état d’émargement doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :

• la date d’émission
• la période de référence
• l’adresse de l’association
• le motif
• les nom et prénom du bénéficiaire
• le montant en chiffres et en lettres
• la référence du bénéficiaire
• la signature du bénéficiaire
• la signature du responsable
• la source de financement

•••

Rec%mmandati%ns
A faire:
• S’assurer que la dépense a été préalablement autorisée par les personnes habilitées (cf. fiche CP2).
• Préférer une facture à un reçu chaque fois que c’est possible.
• Réceptionner les pièces et les présenter dès que possible au service comptable.
• Le service comptable se chargera de :
- vérifier que la pièce justificative remise est conforme et correcte (vérifier les montants calculés, la date…)
avant de la régler;
- codifier et classer ces pièces (cf. fiche CP6) ;
- enregistrer les pièces chronologiquement ;
- archiver les pièces comptables.

A ne pas faire:
• Prendre du retard dans la remise des pièces au service comptable.
• Régler une dépense sans recevoir en contre partie une pièce comptable conforme.
• Présenter au service comptable des pièces non conformes.

•••

Implicati%ns
La rigueur et l’exhaustivité de la collecte et de l’émission des pièces justificatives sont des conditions
nécessaires pour garantir la fiabilité et la bonne tenue de la comptabilité de la structure. Ce sont les premiers
éléments examinés lors d’un contrôle financier (interne ou externe).

•••
Fiche technique / ⬛45⬛
oP4

Exemple

NOM DU FOURNISSEUR/PRESTATAIRE NOM DU

CLIENT ADRESSE ADRESSE DE
FACTURATION
ADRESSE DE LIVRAISON

FACTURE N° :
DATE :

N° DÉSIGNATION QUANTITÉ PRIX UNITAIRE TOTAL

MONTANT TOTAL HT
TVA (%)
MONTANT TOTAL TTC

ARRÊTÉ LA PRÉSENTE FACTURE À LA SOMME DE ……………….............

DATE DE

PAIEMENT : MODE

DE PAIEMENT :

SIGNATURE DU FOURNISSEUR :

TAMPON :
⬛46⬛
Fiche technique / ⬛47⬛
oP6

NUMEROTATION⬛ET⬛CLASSIFICATION
DES⬛PIECES⬛COMPTABLES⬛/⬛CP6

Définiti%n
Une pièce comptable (cf. fiche CP5) doit, lors de son enregistrement en comptabilité, être
numérotée et classée méthodiquement et chronologiquement.

La numérotation consiste à attribuer et à apposer un code spécifique et unique (composé de lettres et

de chiffres) sur chacune des pièces comptables.

Le classement des pièces consiste à ranger chronologiquement chacune des pièces comptables
numérotées et enregistrées en comptabilité selon une méthode préétablie et précise. Le système de
classement doit être défini en corrélation avec le système de numérotation (l’un ne va pas sans
l’autre).

•••

%bjectifs
• Référencer les pièces comptables en fonction de la date d’enregistrement, de la nature de la
dépense, du mode de paiement, etc.
• Enregistrer les mouvements financiers de la structure associative de façon chronologique dans la
comptabilité.
• Retrouver rapidement et facilement une pièce comptable (elles devront être produites lors d’audits
financiers).
• Renseigner les journaux (banque, caisse, etc.) comptables avec les références des pièces pour faciliter la
production d’états financiers nécessaires.

•••

o%nditi%ns
• Disposer de pièces comptables de qualité (cf. fiche CP5).
• Avoir un système de numérotation et de classement cohérents.
• Disposer du matériel nécessaire (armoire, étagère, classeurs, registres, intercalaires, etc.) et d’un local/lieu
sécurisé mais accessible au personnel comptable et pouvant conserver les dites pièces.

•••

Rec%mmandati%ns
A faire:
• Adopter une méthodologie de classification et de numérotation unique pour l’ensemble des pièces
de l’association préalablement validée par l’unité de gestion financière de la structure (privilégier
une classification chronologique plutôt que thématique, la numérotation ne doit pas être en lien avec le
code analytique de la dépense (cf. fiche CP4).
• Instaurer la remise systématique d’une pièce justificative à la suite de toute opération financière, et cela
pour tous les membres de la structure ayant à faire une dépense au nom de la structure.

A ne pas faire :
• Prendre du retard dans l’enregistrement des pièces comptables, retard impliquant des risques de
perte des pièces, d’erreur de numérotation, etc.
• Changer la méthode de numérotation et de classification en cours d’année.
• Conserver dans des lieux différents les pièces comptables, ce qui entraine un risque de perte,
une absence de confidentialité.
• Avoir un système de numérotation et de classification différent pour chaque bailleur.
• Attribuer un même code à plusieurs pièces comptables.

•••
Fiche technique / ⬛48⬛
oP6

Implicati%ns
Une numérotation et une classification des pièces comptables n’est pertinente que si elle est faite à fréquence
journalière et selon une méthodologie pérenne prédéfinie validée en interne.

Un suivi rigoureux et quotidien de la classification permettra d’éviter les risques de perte de

documents comptables et une bonne numérotation selon une méthodologie bien définie facilitera les
recherches de pièces quelle que soit leur ancienneté.

•••

Exemple
Chaque journal ou registre est doté d’une identification représentée par deux lettres

majuscules. Exemples de journaux :

Journal de banque BQ

Journal de caisse CA

Registre des cotisations statutaires des membres SM

Chaque pièce comptable porte un numéro d’identification et de classement qui est lié au journal/registre, à
l’année et au mois concernés.

Le numéro est de type: BQ2010-01/0003

« BQ » représentent l’identification du journal
« 2010 » représente l’année
« 01 » correspond au mois
concerné Il y a un slash de
séparation : /
« 0003 » représente le numéro de rang de la pièce dans le mois concerné.
Ainsi la pièce BQ2010-01/0003 se trouve dans le chrono de la banque de janvier 2010 à la troisième place.
Fiche technique / ⬛49⬛
oPĽ

LE⬛PLAN⬛COMPTABLE⬛/⬛CP7

Définiti%ns
Tous les mouvements financiers sont enregistrés dans des rubriques selon une codification choisie à
l’avance par la structure.

Il existe deux types de codification : - comptable qui classe les flux financiers selon leur nature (ce qu’ils
sont : charges, produits, immobilisations, etc.) et permet l’établissement des états financiers (bilan, compte de
résultat, annexes);
- analytique ou budgétaire qui classe les flux financiers selon leur
destination (ce à quoi ils servent : pour quelle activité, sur quel site, sur quel bailleur, sur quel budget
spécifique, etc.). Une structure peut utiliser soit l’une, soit l’autre, soit les deux.

• La codification analytique peut être créée de toutes pièces par la structure selon ses besoins d’analyse (cf.
fiche CP4).
• La codification comptable doit correspondre à une norme nationale ou internationale (IFRS, OHADA…).

La codification comptable se matérialise par le plan comptable qui est la liste exhaustive des
comptes ordonnée et numérotée.
Le plan comptable international le plus répandu comprend 8 grandes classes de comptes, lesquelles
comportent ensuite un nombre variable de subdivisions. Les classes sont toujours les mêmes : seuls
les comptes et sous-comptes peuvent être adaptés.

CLASSE 1 – Comptes de capitaux

permanents CLASSE 2 – Comptes
d’immobilisations CLASSE 3 – Comptes
de stocks et d’en-cours CLASSE 4 –
Comptes de tiers
CLASSE 5 – Comptes financiers
CLASSE 6 – Comptes de
charges CLASSE 7 – Comptes
de produits CLASSE 8 –
Comptes spéciaux

Le numéro de chacune des classes 1 à 8 constitue le premier chiffre des numéros de tous les
comptes de la classe considérée. Chaque compte peut lui-même se subdiviser. Le numéro de chaque compte
divisionnaire commence toujours par le numéro du compte ou sous-compte dont il constitue une
subdivision.
Le premier chiffre du numéro précise la classe du compte.
Le deuxième chiffre du numéro précise les sous classes à l’intérieur de ces classes
de comptes. Les chiffres suivants indiquent les comptes et sous-comptes.

Exemple
Classe 5 - Comptes financiers
• Sous-classe 52 - comptes de
Trésorerie o Compte 521 -
Banques
• Sous-compte 521/1 - Compte bancaire à la banque X
• Sous-compte 521/2 - Compte bancaire à la banque Y

Le plan de comptes est suffisamment détaillé pour permettre l’enregistrement des opérations en fonction
des besoins d’analyse de l’association.
Lorsque les comptes prévus par les normes comptables ne suffisent pas pour enregistrer distinctement
toutes les opéra- tions, elle peut ouvrir toute subdivision nécessaire à partir du niveau des sous-comptes
(4ème chiffre et suivants).
Inversement, si les comptes prévus sont trop détaillés par rapport aux besoins de l’association, elle peut
regrouper les comptes dans un compte global de même niveau ou de niveau plus contracté (en
conservant un minimum de 3 chiffres).

•••
Fiche technique / ⬛50⬛
oPĽ
%bjectifs
• Etablir les Etats financiers annuels (bilan, compte de résultat, TAFIRE, annexes, consolidation – cf. fiche
CP18).
• Disposer d’une comptabilité qui réponde aux normes nationales (en raison d’une éventuelle
obligation légale) et
 Fiche technique / ⬛51⬛
oPĽ

internationales (pour faciliter la compréhension des documents financiers envoyés aux bailleurs
internationaux).
• Analyser les flux financiers de la structure :
- en agrégeant les différents comptes d’une même classe (par exemple on peut connaître très
vite le poids des charges de personnel sur l’ensemble des charges de la structure, en agrégeant
les dépenses de salaires, charges sociales, primes, etc., y compris sur différentes antennes d’une
même structure);
- en facilitant la recherche d’une dépense spécifique grâce à son code ;
- en permettant la comparaison dans le temps grâce à la constance de la codification des comptes.
• Mettre en place une comptabilité d’engagement (cf. fiche CP1).
• Pouvoir utiliser un logiciel comptable (cf. fiche CP19)..

•••

o%nditi%ns
• S’informer de la norme légale en vigueur dans son pays.
• Disposer d’ un niveau de formation minimum en comptabilité.

•••

Rec%mmandati%ns
• Eviter les subdivisions inutiles ou trop détaillées si le niveau d’analyse ne le requiert pas. Par
exemple, est-il utile de créer des sous-comptes dans un compte « fournitures de bureau » pour «
stylos », « papier », « gommes », etc. ?
• Définir à l’avance le nombre de chiffres que va comporter chaque subdivision.

•••

Implicati%ns
Le plan comptable est en général adopté une fois pour toutes, même s’il peut subir des modifications (principalement
des ajouts de sous-comptes) par la suite.

•••
Fiche technique / ⬛52⬛
oPĽ

Exemple

Classe 6: Comptes de charges

60 Approvisionnements et marchandises (23)

600 Achats de matières premières
601 Achats de fournitures (48)
602 Achats de services, travaux et études
603 Sous-traitances générales
604 Achat de marchandises
605 Achat d’immeubles destinés à la vente
608 Remises, ristournes et rabais obtenus (-) (24)
609 Variation des stocks
6090 Variation des stocks de matières premières
6091 Variation des stocks de fournitures
6094 Variation des stocks de marchandises
6095 Variation des stocks d’immeubles destinés à la vente
61 Services et biens divers
610 Loyers et charges locatives
61000 Loyers terrains et bâtiments
61010 Loyers installations, aménagements et
équipements 61020 Loyers machines et outillage
61030 Loyers aménagement de bureau et
matériel 61040 Loyers matériel roulant:
voitures d’entreprise 61041 Loyers matériel
611 roulant: voitures
Entretiens et réparations
61100 Entrtiens terrains et bâtiments
61110 Entretiens installations, aménagements et
équipements
61120 Entretiens machines et outillage
61130 Entretiens aménagement de bureau et matériel
61140 Entretiens matériel roulant: voitures d’entreprise
61141 Entretiens matériel roulant: voitures
612 Fournitures faites à l’entreprise (48)
6120 Eau
61210 Gaz
61211 Electricité
61212 Combustibles
61213 Carburants
6122 Produits d’entretien
6123 Fournitures diverses et petit
outillage 61231 Pièces de
rechange
61232 Petit outillage
61233 Fournitures diverses
6124 Imprimés et fournitures de
bureau 61241
Documentation
6125 Emballages commerciaux
⬛53⬛
Fiche technique / ⬛54⬛
oP8

LES⬛TAUX⬛DE⬛CHANGE⬛/⬛CP8

Définiti%ns
Le taux de change d’une devise est le cours (autrement dit le prix) de cette devise par rapport à une
autre. Le taux de change, coté sur les marchés des changes, varie en permanence (sauf pour les taux
de changes dits « fixes » comme le Franc CFA par rapport à l’Euro).

Le taux de change moyen pondéré est un taux de change moyen calculé à partir des différentes
transactions de change effectuées pendant une période déterminée. Une fois calculé, il est utilisé dans les
rapports financiers pour convertir en monnaie locale le budget initial disponible en devise et pour convertir en
devise la somme totale des dépenses enregistrées en monnaie locale pendant la période déterminée.

•••

%BJEovIFS
• Le taux de change permet de convertir dans une autre devise un montant donné, à un moment précis.

• Le taux de change moyen pondéré permet de :

- calculer le taux de change le plus juste à appliquer à une multitude de montants ;
- convertir dans une autre devise une multitude de montants (budget initial, dépenses/recettes
réalisées sur une période déterminée, plus ou moins longue) grâce à un seul et unique taux de
change.

•••

o%nditi%ns
Pour calculer le taux de change moyen pondéré
• Connaître les différents taux de change « officiels » qui ont été utilisés lors des différentes
transactions de change réalisées pendant la période déterminée (grâce au(x) relevé(s) de banque, aux
reçus de change, à internet ou autre).
• Connaître les montants convertis (en devise d’origine et en devise changée).

•••

Rec%mmandati%ns
A faire:
• Conserver méthodiquement les justificatifs de transferts et/ou de conversions.
• Pour vérifier la fiabilité du taux de change proposé, vous pouvez
aller sur : [Link]

A ne pas faire:
• Convertir de l’argent au marché noir (vous ne pourrez pas justifier le taux de change utilisé).
• Utiliser plusieurs taux de change dans un même rapport financier.

•••
Fiche technique / ⬛55⬛
oP8

Exemple
1. Calculer un taux de change à un moment donné
Le 26/11/09, un partenaire souhaite convertir 400 euros en roubles. Il se rend dans un bureau de change
qui applique le taux de change du jour de 1 euro = 43.27750 roubles. Le partenaire reçoit donc 400 x
43.27750 = 17 311 roubles.

2. Calculer le taux de change moyen pondéré

Ex : une subvention de 9 500 euros est accordée à une association basée en Bolivie pour couvrir les
dépenses d’un projet pour la période de janvier à décembre 2008. Deux virements sont effectués sur le
compte de l’association: un premier de 5 000 euros le 3 janvier 2008 ; un deuxième, de 4500 euros le 18
août 2008.

1er cas : le compte courant de l’association est en boliviens

Les transferts sont envoyés par le bailleur en euros ; ils sont convertis par la banque en boliviens dés
réception des fonds et arrivent donc sur le compte de l’association en boliviens.

Date des virements Montants Montants taux de change moyen pondéré de

envoyés en euros reçus en boliviens l’euro vers le bolivien
03/01/2008 5 000 euros 62 400 bol = total des montants reçus en boliviens
/ total des montants envoyés en
18/08/2008 4 500 euros 60 750 bol
euros
= 123 150 / 9 500
Total 9 500 Euros 123 150 BOL =12,9631 (1 euro = 12,9631 bol)

2ème cas : le compte courant de l’association est en euros

Les transferts sont envoyés par le bailleur en euros et arrivent en euros sur le compte de
l’association. L’argent est ensuite converti à la banque, par l’association en Boliviens, à chaque retrait
:

Date des virements Montants envoyés Montant reçu en euros

en euros
03/01/2008 5 000 euros 5 000 euros
18/08/2008 4 500 euros 4 500 euros
Total 9 500 euros 9 500 euros

Retraits faits pendant l’année taux de change moyen pondéré de

Date en euros en boliviens l’euro vers le bolivien
= total des montants obtenus en
03/01/2008 2 555 euros 34 070
boliviens / total des montants retirés
02/05/2008 1 322 euros 15 600 en euros
01/08/2008 2 600 euros 34 780 = 127 070 / 9500
12/10/2008 3 023 euros 42 620 = 13,3757 (1 euro = 13,3757 bol)

Total 9 500 Euros 127 070 BOL

3ème cas : le compte courant de l’association est en dollars et l’argent est retiré en boliviens
Les transferts sont envoyés par le bailleur en euros ; ils sont convertis par la banque en dollars dés la réception
des fonds. L’argent est ensuite converti à la banque, par l’association en boliviens à chaque retrait :

Date Montant envoyé en Montant reçu en $ taux de change moyen pondéré

Euros de l’euro vers le dollar
03/01/2008 5 000 euros $ 7 700 = 14 135 / 9500
=1,4878 (1 euro = 1,4878 $)
18/08/2008 4 500 euros $ 6 435
Total 9 500 Euros $ 14 135
Fiche technique / ⬛56⬛
oP8

Retraits faits pendant l’année taux de change moyen pondéré

Date en $ en boliviens du dollar vers le bolivien
= 163 689/14 135
03/01/2008 1 970,08 20 070
=11,5804 (1$=11,5804 bol)
02/05/2008 4 721,43 52 571
01/08/2008 3 402,40 43 600
12/10/2008 4 041,09 47 448
Total $ 14 135 163 689 bol

Taux de change moyen pondéré euro/bol = (total obtenu en boliviens/total envoyé en

euros) 163 689 / 9500 = 17,2304 (1 euro = 17,2304 BOL)

Une fois calculé, le taux de change moyen pondéré est utilisé dans un rapport financier pour convertir
le budget initial (devises converties en monnaie locale) ainsi que les sommes totales dépensées et les
reliquats constatés par l’associa- tion à la fin de la période concernée (monnaie locale convertie en
devise).
Fiche technique / ⬛57⬛
oP8
Fiche technique / ⬛58⬛
oPo

LE⬛LIVRE⬛DE⬛BANQUE⬛/⬛CP9

Syn%nymes
journal de banque, suivi de banque, brouillard de banque

•••

Définiti%n
Au même titre que le livre de caisse, le livre de banque contient les entrées et sorties du/des compte(s)
en banque qui doivent être enregistrées jour par jour.

•••

%bjectifs
• Lister les entrées et dépenses faites par chèque, virement ou carte bancaire dans un même document.

• Pouvoir, à tout moment, connaître le solde disponible sur le compte bancaire concerné.

• Connaître tous les mouvements encore en cours : si un chèque est par exemple émis en fin de
mois mais que le bénéficiaire n’a pas remis son chèque à sa banque le mois suivant, vous ne le savez
pas si vous n’avez pas enregistré l’écriture de ce chèque émis dans un outil dédié, et vous risquez donc de
compter sur un solde apparaissant sur votre relevé de banque qui, en réalité, n’est plus disponible dans
sa totalité.

• Enregistrer a posteriori les écritures de dépenses que l’association ne peut pas prévoir précisément
avant qu’elles ne soient effectivement décaissées (ex: les frais bancaires qui sont prélevés directement sur
le compte par la banque sans que l’association n’en soit préalablement informée).

C’est suite à l’opération de rapprochement bancaire que l’association pourra relever la nature et le montant
alors inconnu de ces dépenses mais qui doit bien être enregistré en tant que sortie.

C’est à partir du livre de banque, et du relevé bancaire, que l’association pourra concevoir un état de
rapprochement bancaire (cf. fiche CP10).

•••

o%nditi%ns
• Le livre de banque doit être tenu quotidiennement (à chaque opération de préférence).
• Chaque écriture comporte un numéro de pièce, la date, une référence (numéro de chèque par exemple),
l’objet et le montant de la transaction (cf. fiche CP5).

La date de l’écriture à prendre en compte est la date d’émission et de remise de chèque / de demande et de
réception du virement / du retrait ou de remise d’espèces, de prélèvement, etc.

Les journaux de banque, extraits de compte et relevés bancaires, les souches de carnet de chèque
utilisés et les pièces justificatives sont conservés par le comptable.

Le classement physique (et l’archivage méthodique) des pièces doit correspondre à leur codification
périodique et par compte en banque (un classeur par compte puis des intercalaires mensuels par
exemple).

•••
Fiche technique / ⬛59⬛
oPo

Rec%mmandati%ns
A faire:
• Dans le livre de banque, il est recommandé d’inclure une colonne « Code Bailleur » afin de distinguer à
quel bailleur les entrés et sorties sont imputées et « Code Budgétaire/Imputation » afin de
distinguer de la même manière sur quelle ligne budgétaire les entrés et sorties sont imputées (ces
deux colonnes peuvent être regroupées en un seul « code analytique » pour les associations qui en
disposent – cf. fiche CP17).
• Si une même sortie est imputée à plusieurs bailleurs (ou lignes) différent(e)s, elle sera répartie sur
autant de lignes que nécessaire dans le livre de banque, avec un seul et même numéro de pièce.
• Annexer au livre de banque les pièces justificatives d’entrée et de sortie de banque (relevés de banque,
photocopie des chèques, justificatifs des virements reçus, etc.).
• Inscrire dans le livre les écarts type «frais bancaires» constatés après le rapprochement bancaire
afin de connaître le solde réellement disponible en banque.

A ne pas faire:
• Prendre du retard dans l’enregistrement des données.
• Changer la méthode de classification et de codification en cours d’année.
• Conserver dans des lieux différents les pièces comptables, ce qui suggère un risque de perte,
une absence de confidentialité.
• Construire son livre de banque uniquement à partir du relevé bancaire.

•••

Implicati%ns
L’enregistrement et la codification des pièces comptables n’est pertinent que si ces opérations sont faites
à fréquence journalière et selon une méthodologie pérenne prédéfinie validée en interne.

•••
⬛59⬛

MOIS : JUIN 2009

Montant

Entrées Sorties Solde (= solde

Date N° Désignation (recettes) (dépense précédent - sortie + Bailleur Ligne
Pièce s) entrée du mois) budgétaire

Exemple
solde d’ouverture 500 000 F
d’imputation d’une
Chèque N° Fonctionnement- même dépense à
02-juin-09 B06-1 0012851 : paiement 0F 200 000 F 300 000 F Sidactio Loyer 2 bailleurs :
loyer juin 2009 n deux lignes mais
Chèque N° Solidarité- Fonctionnement- la dépense n’est
02-juin-09 B06-1 0012851 : paiement 0F 200 000 F 300 000 F Sida Loyer comp- tée qu’une
loyer juin 2009 fois
2e virement
03-juin-09 B06-2 Subvention 905 000 F 0F 1 205 000 F
SS2009
Soutien psycho-
Retrait pour Activité Fondatio social
05-juin-09 B06-3 Sortie 0F 100 000 F 1 105 000 F n de ressourcement
France

0F 0F 1 105 000 F
Fiche technique /

0F 0F 1 105 000 F

Totaux du mois de
30-juin-09 juin 2009 905 000 F 300 000 F
Exempl

30-juin-09 Solde de clôture 1 105 000 F

oPo

NB : Il est important d’annexer avec le suivi de banque les pièces justificatives d’entrée et de sorties de banque (relevés
e

de banque, photocopies des chèques, justificatifs des virements reçus…).

⬛60⬛
Fiche technique / ⬛61⬛
oPd0

LE⬛RAPPROCHEMENT⬛BANCAIRE⬛/⬛CP10

Définiti%ns
Cette tâche consiste à comparer les sommes inscrites dans les journaux comptables avec celles portées
sur les extraits bancaires et relevés de compte. En effet, pour plusieurs raisons (quelques-unes sont
répertoriées ci-dessous), le pointage fait généralement apparaître un écart qui sera amené à être justifié
dans le document de rapprochement bancaire.

Au minimum, un rapprochement bancaire est réalisé mensuellement pour chaque compte en banque.

•••
%bjectif
Faire apparaître l’écart et justifier cet
écart.

•••

o%nditi%ns
Le trésorier ou le responsable financier a besoin de 2 documents:
1. le relevé bancaire du mois fourni par la banque,
[Link] livre/journal de banque qu’il a lui-même rempli.

Il faut que le livre de banque soit mis à jour quotidiennement.

•••

Rec%mmandati%ns
Comment procéder ?

1. Noter le solde qui apparait sur le relevé bancaire (le solde étant le montant disponible dans le compte en
banque à la date du relevé bancaire : à ne pas confondre avec le total des entrées ou le total des
sorties).
2. Noter le solde du livre de banque (même procédé).
3. Soustraire le solde du livre de banque au solde du relevé bancaire : le montant obtenu est « la différence ».
4. Identifier à quoi correspond cette différence : c’est la JUSTIFICATION DES ECARTS.

Les différentes possibilités qui peuvent justifier ces écarts sont :

- les chèques remis (signés) encore en circulation (pas encore débités de votre compte bancaire) : ces
chèques figurent sur votre livre de banque, mais pas sur votre relevé bancaire;
- les chèques déjà déposés à la banque, mais dont l’argent n’a pas encore été positionné sur le compte
(qui apparaissent sur le livre de banque mais pas sur le relevé bancaire);
- les différents frais bancaires qui sont prélevés par la banque directement sur votre compte (qui
apparaissent sur votre relevé mais pas sur votre livre de banque);
- les virements bancaires pour lesquels vous n’avez pas encore reçu d’avis de crédit (qui apparaissent
sur votre relevé mais pas sur votre livre de banque).

Il faut s’assurer que la différence identifiée entre les 2 soldes, correspond exactement aux éléments identifiés
lors de la justification des écarts.

Le résultat d’un rapprochement bancaire doit être zéro.

Fiche technique / ⬛62⬛
oPd0

SOLDE du relevé bancaire

- SOLDE du livre de banque
= ECART

PUIS
ECART
- JUSTIFICATION DES ECARTS
= ZERO

Après l’établissement de ce rapprochement bancaire :

• La personne responsable de l’état de rapprochement bancaire présente l’état de rapprochement, le relevé

de banque et le livre de banque.
• L’état est signé par la ou les personnes mandatées.
• Une fois validé et signé, l’état doit être méthodiquement classé.

IMPORTANT

Tous les écarts justifiés doivent être répertoriés précisément dans l’état de rapprochement

bancaire. A noter :

• ceux concernant l’argent en circulation pas encore débité/crédité sur le compte : ceux là, figurant
déjà dans votre livre de banque, devront simplement être vérifiés par la suite, pour suivre leur
décaissement (ex : chèques en attente, subvention attendue…)
• ceux concernant les informations fournies par la banque : ceux là, figurant uniquement sur le relevé
bancaire, doivent être enregistrés dans le livre de banque (soit celui du mois concerné s’il n’est pas
clos / soit celui du mois suivant en indiquant la date initiale dans le libellé)

•••

Implicati%ns
Au minimum, un rapprochement bancaire par compte est réalisé mensuellement.

•••
Fiche technique / ⬛63⬛
oPd0

Exemple
⬛64⬛
Fiche technique / ⬛65⬛
oPdd

LE⬛LIVRE⬛DE⬛CAISSE⬛/⬛CP11

Syn%nymes
Suivi de caisse, journal de caisse, brouillard de caisse

•••

Définiti%n
Le livre de caisse est un document comptable dans lequel on enregistre tout mouvement d’entrée ou de
sortie (crédit et débit) d’espèces et où le solde peut être connu à tout moment. Ce journal peut être tenu en
version papier et/ou en version informatique.

•••

%bjectifs
• Connaître son solde de caisse à tout moment.
• Son remplissage méthodique en fait un excellent outil de gestion et de contrôle : en le comparant
avec les pièces justificatives, on contrôle l’exactitude des enregistrements. A tout moment on doit
être en mesure de contrôler la concordance entre le solde du journal et le contenu de la caisse ou
du coffre, c’est-à-dire réaliser un inventaire de caisse (cf fiche CP12).

•••

Rec%mmandati%ns
A faire:
• Mettre à jour le livre de caisse à chaque opération.
• En cas de changement de livre de caisse, vérifier que le solde initial qui apparait en début de mois
correspond au solde final du mois précédent.
• Enregistrer chaque mouvement sur la base de pièces justificatives (les bulletins de paie, les
factures…) qui doivent être numérotées et enregistrées chronologiquement, par ordre d’arrivée en caisse
(et non pas par ordre chronologique des dates des pièces). (Cf fiches CP5 et CP6 ).
Chaque mouvement de caisse doit donc être justifié par une pièce justificative.
• Indiquer dans le livre de caisse pour chaque enregistrement : le libellé, la date du mouvement, le montant
de la recette ou de la dépense, le n° de la pièce et le solde de la caisse après ce mouvement. Au
besoin peuvent être précisés : le bailleur, la ligne budgétaire, le code comptable, le code analytique, etc.
• Détailler le plus possible les libellés des mouvements pour faciliter le contrôle de gestion (vérification de
l’imputation des dépenses).
• Archiver méthodiquement le livre de caisse et les pièces justificatives. Ils sont conservés par le
responsable de la caisse (cf fiche AD7).
• Avoir une gestion des avances de fonctionnement rigoureuse (cf. fiche CP14)
• Si une même dépense est partagée entre plusieurs bailleurs (ou lignes) différent(e)s, elle sera
répartie sur autant de lignes que nécessaire dans le livre de caisse, avec un seul et même numéro
de pièce (voir exemple ci-dessous).

A ne pas faire:
• Prendre du retard dans l’enregistrement des données.

•••

Implicati%ns
Le suivi rigoureux de la caisse facilite le travail comptable, et l’établissement des différents états financiers et
rapports.

•••
Fiche technique / ⬛66⬛
oPdd

Exemple
MOIS : NOVEMBRE 2009

Montant
Imputation/
Recette Dépense Solde
Date N° Pièce Libellé Bailleur Ligne
Budgétaire
Solde initial (report du 200 000 F
solde final précédent)

04/11/0 C0911- Fournitures pour 0F 50 000 F 150 000 F Sidaction PEC

9 0001 Ate- lier groupe de
paroles nov09
04/11/09 C0911-0001 Fournitures pour 0F 60 000 F 90 000 F Fondation PEC
Ate- lier groupe de de
paroles nov09 France
05/11/09 C0911-0002 Approvisionnem 100 000 F 0F 190 000 F
ent Caisse

06/11/09 C0911-0003 Carburant visites à 0F 10 000 F 180 000 F Solidarité FCT

domicile Sida

30/11/09 Solde final 100 000 F 120 000 F 180 000 F

Exemple de paiement
d’une dépense imputée
sur plusieurs bailleurs
et/ou lignes budgétaires
Fiche technique / ⬛67⬛
oPd2

L’INVENTAIRE⬛DE⬛CAISSE⬛/⬛CP12

Syn%nyme
Etat de caisse, PV de caisse

Définiti%n
Le contrôle de caisse consiste à vérifier les opérations passées dans le journal de caisse et à procéder au
rapprochement du solde théorique au solde physique se trouvant en caisse.

Sauf erreur ou omission, le solde théorique doit être identique au solde physique

Le caissier doit théoriquement, à la fin de chaque journée effectuer un contrôle de caisse rapide afin de
s’assurer qu’il n’y a pas d’écart entre le solde physique et le solde théorique. S’il y a des écarts, il doit
être capable de les justifier.

Toute structure, qu’elle soit associative ou à but lucratif doit effectuer au moins une fois par mois un
contrôle de caisse officiel (le jour de la clôture du mois en cours). Ce contrôle est effectué par un des
superviseurs hiérarchiques du caissier. Un document d’inventaire de caisse doit être alors signé par le
caissier et le superviseur hiérarchique.

Après vérification, tout le montant doit être remis au caissier pour sa conservation dans le coffre-fort de
l’association.

%bjectifs
• Vérifier la concordance entre le solde physique et le solde théorique de la caisse.
• Eviter les écarts de caisse.
• Contrôler la qualité de la gestion et du suivi de caisse.
• Clôturer en fin de mois la comptabilité de la caisse.

•••

o%nditi%ns
• Le suivi de caisse et le suivi des avances doivent être tenus au jour le jour.
• Les pièces justifiant chacune des entrées et des sorties de caisse doivent être méthodiquement
enregistrées dans le journal de caisse. Elles seront par la suite numérotées et classées dans un
classeur approprié (Cf. Fiche CP6).

•••

Rec%mmandati%ns
A faire:
• Limiter le nombre de caisses (plus il existera de caisses, plus le nombre potentiel d’erreurs sera
élevé). Il est recommandé de n’avoir qu’une seule caisse pour tous les projets et tous les bailleurs
confondus (sauf si un bailleur exige la tenue d’une caisse propre).
• Procéder à 3 niveaux de contrôle : par exemple un autocontrôle tous les jours par le caissier ; un
contrôle par son superviseur chaque mois au moment de l’inventaire de caisse ; un contrôle par
le superviseur à chaque approvisionnement de la caisse.
• A la fin de chaque mois, effectuer un inventaire de clôture.
• Procéder à un double comptage des espèces (souvent source d’erreur).
• Imprimer et signer 2 exemplaires de l’inventaire de caisse ; remettre un exemplaire au caissier et un autre à
celui qui effectue le contrôle.
• Faire apparaitre le numéro de la dernière pièce contrôlée sur l’inventaire de caisse pour éviter tout
ajout ou retrait d’écriture (une fois le contrôle de caisse achevé) pouvant invalider le document.
Fiche technique / ⬛68⬛
oPd2

• Classer et conserver méthodiquement ces documents qui attestent la clôture du journal de caisse en fin
de mois.
• Confier toutes les clés de la caisse au caissier. En cas de force majeure qui occasionnerait l’absence
du caissier,
 Fiche technique / ⬛69⬛
oPd2

l’ouverture de la caisse doit se faire en présence d’une autorité compétente et des responsables de
l’association.
• Vérifier avant de signer l’inventaire de caisse :
- que les montants figurant sur les factures correspondent à ceux enregistrés dans le journal de
caisse (les écarts proviennent généralement d’erreurs d’écritures dans le journal de caisse) ;
- l’état des avances en cours : beaucoup d’écarts proviennent d’avances non justifiées ;
- que le solde initial du journal de caisse correspond au solde final du précédent inventaire de caisse ;
- que le solde final du journal de caisse est correct (vérifier les formules utilisées pour calculer ce solde).

A ne pas faire:
• Prendre du retard dans l’enregistrement des pièces justificatives, retard impliquant le risque de
perte des pièces, d’erreur de codification, etc., et l’impossibilité de faire un contrôle de caisse.
• Confier la gestion de la caisse à 2 personnes.

•••

Exemple
Inventaire de Caisse

Date:

Solde physique de la caisse :

x 10 000 CFA =
x 5 000 CFA =
x 1 000 CFA =
x 500 CFA =
x 200 CFA =
x 100 CFA =
x 50 CFA =
Total = **

** les montants
doivent être
identiques
Solde selon suivi de
caisse : Total = *
N° de la dernière pièce de *
caisse :

Fait en 2 exemplaires le :

Signature du caissier Signature du responsable

Fiche technique / ⬛70⬛
oPd3

LE⬛PLAN⬛DE⬛TRESORERIE⬛/⬛CP13

Définiti%n
Trésorerie : lorsqu’elle est positive, elle représente l’argent disponible (sur le compte bancaire ou
dans la caisse) ; lorsqu’elle est négative, son montant est celui du solde débiteur bancaire, c’est-à-dire le
découvert. Qu’elle soit positive ou négative, la trésorerie est un révélateur de la situation économique et/ou
financière de l’association.

Le plan de trésorerie est un document financier qui prévoit l’argent qui sera disponible (liquidités) pour
l’association, mois par mois.

Le budget prévisionnel (cf fiche FI1) permet de voir si l’ensemble des coûts sur l’année seront couverts
par les recettes prévisionnelles. Le plan de trésorerie quant à lui révèle si le rythme de réception des produits
(collectes, subventions des bailleurs, cotisations, etc.) permettra de couvrir toutes les échéances.

Le plan de trésorerie tente de répartir les entrées et les sorties de caisse de l’organisation tout au long
de l’année en subdivisant son budget en périodes plus courtes, de généralement un mois. Grâce au plan de
trésorerie, on peut identifier les déficits de caisse probables et éventuellement prendre certaines
mesures, telles que :

• Demander aux donateurs ou aux bailleurs de fonds d’avancer le versement de leur subvention ;
• Différer le règlement de certaines factures ;
• Reporter certaines activités ;
• Négocier un découvert temporaire ;
• Renforcer ses fonds propres ;
• Constituer des réserves.

Le plan de trésorerie est un outil de gestion « vivant ». Il doit être réactualisé en permanence (à chaque
nouvelle information susceptible de le modifier).
La tenue d’un plan de trésorerie est un gage pour vos partenaires d’une gestion suivie et anticipée.

Le plan de trésorerie a une triple utilité :

• A court terme : il permet d’anticiper (voire de contrecarrer les crises / difficultés financières ponctuelles).
• A moyen terme : il permet d’identifier des difficultés structurelles (par exemple : si l’association
connaît chaque année, à la même période, les mêmes difficultés financières).
• A long terme : il permet de sécuriser la structure et lui éviter de mettre en danger son fonctionnement, ses
activités et son existence.

•••

%bjectifs
• Assurer une bonne gestion de la trésorerie de l’association.
• Anticiper les flux financiers pour assurer sa solvabilité (c’est à dire sa capacité à faire face aux échéances
à venir).
• Installer une relation plus professionnelle avec ses bailleurs et son banquier.
• Ajuster son plan d’action en fonction de l’argent disponible.
• Réduire ses frais bancaires (notamment ceux liés aux découverts et aux emprunts).

•••

o%nditi%ns
L’élaboration d’un plan de trésorerie passe par 3 phases successives :
1. L’élaboration d’un plan d’action précis (chronogramme des activités)
2. La détermination précise de l’échéancier des dépenses et des recettes sur la période donnée
3. L’analyse de cette comparaison entre les dépenses et les recettes prévues, c’est-à-dire du solde de
trésorerie mensuel
Fiche technique / ⬛71⬛
oPd3

•••
Fiche technique / ⬛72⬛
oPd3

Rec%mmandati%ns
Le plan de trésorerie n’est pas un budget prévisionnel. Il se base sur le budget prévisionnel pour
anticiper d’éventuelles difficultés financières.

L’échéancier des dépenses n’est pas le prévisionnel annuel divisé par 12 mois. Il doit se baser sur le
chronogramme des activités.

L’établissement de l’échéancier des recettes implique d’avoir accès aux termes des conventions signées avec
les bailleurs qui précisent les échéances et modalités de versement.

•••

Implicati%ns
Un plan de trésorerie doit être un outil de pilotage du comptable qui le met à jour le plus
régulièrement possible, en coordination avec les responsables de projets. Il ne nécessite pas un gros travail
de mise à jour ; une fois le cadre élaboré sur l’année, il s’agira de :

• modifier au fur et à mesure les montants prévisionnels par les montants réalisés ;
• ajouter les nouvelles informations inconnues en début d’année (obtention d’une nouvelle subvention,
modification des activités en cours d’année, etc.).

•••
 e
Exempl

oPd3
Fiche technique /
PLAN DE TRESORERIE DU PROJET PENDANT 12 MOIS

ENCAISSEMENTS / PREVISIONS BUDGET Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Decembre Total

BAILLEURS DE FONDS 1 800 000,0 900 000 900 000 1 800 000
-
760 000 300 000 460 000 760 000
FONDS PROPRES(APPORT LOCAL)
TOTAL ENCAISSEMENTS 2 560 000 1 200 000 - - - - - - - - 900 000 - 460 000 2 560 000
Trésorerie Cumulée 1 200 000 1 200 000 1 200 000 1 200 000 1 200 000 1 200 000 1 200 000 1 200 000 1 200 000 2 100 000 2 100 000 2 560 000

On sait ici que la subvention est versée dans les temps : On sait aussi que les fonds propres sont disponibles en 2 temps :
50% début janvier 300 000 CFA au 1e janvier (solde de l'année précédente)
50% début octobre (après envoi et validation du rapport intermédiaire) 460 000 CFA au 15 décembre (résultat de la collecte du 1e décembre de l'année en cours)

DECAISSEMENTS / PREVISIONS

ACTIVITE BUDGET Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Decembre Total
indemnité du conseiller psycho-social 25 000 2 083 2 083 2 083 2 083 2 083 2 083 2 083 2 083 2 083 2 083 2 083 2 083 25 000
transport des participants (du groupe: 20 pers x 500 CFA) 520 000 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 520 000
collation 520 000 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 43 333 520 000
fournitures de sensibilisation 52 000 26 000 26 000 52 000
soirée de noël 1 000 000 500 000 500 000 1 000 000
matériel de communication (1 PC et 1 video-projecteur) 375 000 375 000 375 000
FRAIS DE FONCTIONNEMENT
location de la salle (quote-part du loyer) 10 000 833 833 833 833 833 833 833 833 833 833 833 833 10 000
charges des locaux (électricité, eau, internet, tel, indemnité
du 20 000 1 667 1 667 1 667 1 667 1 667 1 667 1 667 1 667 1 667 1 667 1 667 1 667 20 000
gardien et de la secrétaire)
suivi du projet (quote-part des indemnités du coordinateur) 12 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 12 000
frais bancaires 26 000 13 000 13 000 26 000
TOTAL DECAISSEMENTS 2 560 000 131 250 467 250 92 250 92 250 92 250 92 250 118 250 92 250 92 250 105 250 592 250 592 250 2 560 000
Dépenses cumulées 131 250 598 500 690 750 783 000 875 250 967 500 1 085 750 1 178 000 1 270 250 1 375 500 1 967 750 2 560 000

Solde (Trésorerie cumulée - Dépense cumulées) 1 068 750 601 500 509 250 417 000 324 750 232 500 114 250 22 000 - 70 250 724 500 132 250 - -

Conclusion : l'assocation ne disposera pas des liquidités (argent disponible / trésorerie) suffisantes pour réaliser ses activités du mois de septembre
Conséquences : en connaissance cette situation elle peut :
1) réfléchir à la possibilité de reporter certaines activités au mois d'octobre
2) discuter avec sa banque sur les conséquences d'un découvert / les possibilités d'un prêt à taux d'intérêt faible
3) demander à régler certaines factures au mois d'octobre
…
>> en anticipant, l'association peut trouver des solutions pour passer ce mois difficile
⬛72⬛
Fiche technique / ⬛73⬛
oPd4

LA⬛GESTION⬛DES⬛AVANCES⬛DE⬛FONCTIONNEMENT⬛/⬛CP14

Définiti%ns
Les avances de fonctionnement sont des acomptes versés par une structure à son/ses travailleur(s)
pour réaliser des achats/dépenses pour le compte de la structure. Ces avances de fonctionnement sont à
distinguer des avances faites sur les salaires.

Les avances de fonctionnement doivent être systématiquement validées au préalable par les
responsables habilités à le faire (cf. fiche AD1).

La gestion des avances de fonctionnement est le système mis en place par une structure pour suivre
l’attribution et la justification des avances octroyées.

•••

%bjectifs
• Connaître à tout moment l’état des avances de fonctionnement qui sont restées « ouvertes » (c’est-à-dire
qui n’ont pas encore été justifiées) ; le caissier pourra ainsi facilement exiger la restitution des
sommes avancées non justifiées et/ou récupérer l’ensemble des justificatifs de dépenses.
• Faciliter le travail de celui qui fait la ou les dépenses et de celui qui gère la caisse : octroyer des
avances de fonctionnement permet de limiter le nombre de mouvements de caisse (une seule demande
d’avance de fonctionnement peut concerner plusieurs achats (cf. fiche CP2).
• Anticiper les besoins de liquidités en caisse : le caissier peut fixer comme règle que toutes les demandes
d’avance de fonctionnement soient faites entre le 1er et le 10 du mois (par ex.) pour tout le mois. Ainsi il
peut limiter les retraits à la banque.

•••

o%nditi%ns (pré-requis)
Disposer d’une caisse et d’un livre de caisse (cf. fiche CP11).

•••

Rec%mmandati%ns
• Enregistrer systématiquement chacune des avances octroyées comme une sortie de caisse, et
chacun des retours/ justifications comme une entrée en caisse.
• A chaque avance octroyée le caissier doit faire signer un reçu d’avance à l’acheteur et l’archiver
comme une pièce comptable (un double est remis à l’acheteur). De même, lors de la clôture de l’avance,
le caissier doit établir un reçu faisant état des montants dépensés et justifiés, et des montants non
dépensés rendus par l’acheteur. Le caissier et l’acheteur conserveront un exemplaire chacun.
• A la clôture mensuelle des comptes, toutes les avances doivent être soldées (cf fiche CP12).
• Pour les structures qui font régulièrement des avances à plusieurs personnes, il est recommandé de
mettre en place un suivi individuel des avances (cf. modèle ci-dessous) qui permet au caissier et à
l’acheteur de connaître à tout moment le solde des avances en cours. Ces suivis peuvent être faits
sur papier volant ou dans un cahier. A chaque remise de fonds ou justification de dépense, le
caissier remplit cette fiche en 2 exemplaires. Un exemplaire est conservé par le caissier et l’autre
par l’acheteur.
• Une avance n’est pas une dépense mais un flux de trésorerie qui sera soldé à terme : on ne peut donc pas
lui attribuer un code de charge (analytique ou comptable). Il existe en revanche un code comptable «
avances » (classe 4) et on peut créer un code analytique spécifique (cf exemple ci-dessous le code «
[Link] ») pour faciliter le suivi.
• Il est recommandé de solder toute avance avant d’en octroyer une nouvelle.
• Il est important de fixer un montant maximum d’avance pour des raisons de sécurité du porteur de
l’avance.
• L’obtention d’une avance n’exonère pas l’acheteur du respect des règles internes liées aux achats (cf fiche
CP2).
 Fiche technique / ⬛74⬛
oPd4

• Les factures doivent être enregistrées dans le livre de caisse par ordre d’arrivée chez le caissier, peu
importe l’ordre chronologique. La date à enregistrer doit être la date d’émission de la facture.
• ATTENTION : le reçu signé au moment de l’octroi d’une avance de fonctionnement ne peut en aucun
cas être consi- déré comme un justificatif de dépense (cf. fiche CP5) !

•••

oas pratique
Le solde de la caisse de l’association Etoile au 31/12/2009 est de 402 000 FCFA (ligne 1).

Le 03 janvier, une avance (avance n°1) de 105 000 FCFA est octroyée à Monsieur Diallo pour effectuer des
dépenses (ligne 3).
Le 09 janvier Monsieur Diallo se présente au caissier et lui remet les pièces justifiant les dépenses suivantes
(lignes 6 à 10):

- facture du garagiste pour un montant de 20 000 FCFA datée du 5 janvier

- facture de carburant: 15 000 FCFA. datée du 6 janvier
- Facture de pièces de rechange pour le véhicule : 25 000 FCFA datée du 6 janvier
- Facture de matériel d’entretien des locaux : 17 500 FCFA datée du 7 janvier
- Facture de réparation électrique : 12 500 FCFA datée du 8
janvier TOTAL justifié = 90 000 FCFA (ligne 4).
Le solde des avances de M. Diallo est donc de 15 000 FCFA (105 000-90 000).
Lorsqu’il remet au caissier le reliquat correspond (ligne 5), l’avance est totalement soldée.

Le 12 janvier 2010 Monsieur SAMBA prend une avance de 216 500 FCFA pour mener les activités de théâtre et de
ciné débat (ligne 11).

Le 17 janvier Monsieur SAMBA se présente au caissier et lui remet les pièces justifiant les dépenses
suivantes (lignes 14 à 21):

- Reçu justifiant le paiement en espèce de deux animateurs pour 54 000 FCFA et du superviseur pour
40 000 FCFA, daté du 13 janvier.
- Reçu justifiant le paiement en espèce du crieur publique pour 9 000 FCFA daté du 14 janvier.
- Reçu justifiant le paiement en espèce du technicien pour 13 500 FCFA daté du 15 janvier.
- Facture justifiant le paiement en espèce des frais de transport pour 27 000 FCFA daté du 16 janvier.
- Facture justifiant le paiement en espèce du carburant pour 18 000 FCFA daté du 16
janvier. Total des pièces = 161 500 FCFA (ligne 12).
M Samba aurait du rendre à la caisse le reliquat de 55 000 FCFA (montant avancé – montant justifié : 216 500
– 161 500). Or, il n’est en mesure de rendre que 25 000 FCFA (ligne 13) car il a réglé une facture de
téléphone de 30 000 FCFA le 17 janvier au matin (ligne 24), pour laquelle il n’a pas encore pu obtenir de
facture. Il doit encore justifier de ces 30 000 FCFA (55 000 – 25 000) pour que le caissier considère son
avance comme clôturée.
Dans le livre de caisse il faut faire apparaître l’annulation des dépenses justifiées (lignes 12 et 13).

Le 17 janvier paiement en espèce par le caissier de la location matériel de sonorisation pour le théâtre pour 15 000
FCFA (ligne 20).
Le 17 janvier paiement facture en espèce par le caissier de la troupe SOFA pour 25 000 FCFA (ligne 21).
Le 25 janvier Monsieur SAMBA prend une avance (avance n°2) de 50 000 FCFA. Il devra donc justifier au
caissier un total de 50 000 + 30 000 = 80 000 FCFA. Il remet le même jour au caissier les pièces
justifiant les dépenses suivantes (lignes 24 à 27) : facture de téléphone 30 000 FCFA ; eau 15 000 FCFA,
Electricité 20 000 FCFA, téléphone 17 300 FCFA. Il a donc justifié un total de 82 300 FCFA (ligne 23). Il a
ainsi dépensé plus qu’il ne disposait comme avance. La caisse lui est donc redevable de 82 300 -80 000
= 2300 FCFA (complément avance n°2 ligne 28).
A la fin du mois, toutes les avances sont soldées et le solde de la caisse s’élève à 28 200 FCFA.
Fiche technique / ⬛75⬛
oPd4

JOURNAL DE CAISSE
DATE N° DE INTITULE ENTREE SORTIE SOLDE LIGNE
PIECE BUDEGTAIRE
1 01/01/201 solde de caisse au 31/12/2009 2 000 2 000
0
2 01/01/201 approvisionnement de la caisse 400 000 402
0 000
3 03/01/201 avance n°1 DIALLO 105 000 297
0 000
4 justification avance DIALLO 90 000 387
000
5 09/01/201 rendu en caisse reliquat avance n°1 15 000 402
0 DIALLO 000
6 05/01/201 paiement garagiste 20 000 382
0 000
7 06/01/201 carburant 15 000 367
0 000
8 06/01/201 pièces de rechange véhicule 25 000 342
0 000
9 07/01/201 matériel d'entretien 17 500 324
0 500
1 08/01/201 réparation électrique 12 500 312
0 0 000
1 12/01/201 avance n°1 SAMBA 216 500 95 500
1 0
1 17/01/201 justification avance SAMBA 161 500 257
2 0 000
1 rendu en caisse reliquat avance n°1 25 000 282
3 SAMBA 000
1 13/01/201 règlement animateurs 54 000 228
4 0 000
1 13/01/201 règlement superviseur 40 000 188
5 0 000
1 14/01/201 règlement crieur public 9 000 179
6 0 000
1 15/01/201 règlement technicien 13 500 165
7 0 500
1 16/01/201 règlement frais de transport 27 000 138
8 0 500
1 16/01/201 carburant 18 000 120
9 0 500
2 17/01/201 règlement location de matériel 15 000 105
0 0 500
2 17/01/201 règlement facture troupe SOFA 25 000 80 500
1 0
2 25/01/201 avance n°2 SAMBA 50 000 30 500
2 0
2 25/01/201 justification avance n°2 SAMBA 82 300 112
3 0 800
2 17/01/201 téléphone 30 000 82 800
4 0
2 25/01/201 eau 15 000 67 800
5 0
2 25/01/201 électricité 20 000 47 800
6 0
2 25/01/201 téléphone 17 300 30 500
7 0
2 25/01/201 complément avance n°2 2 300 28 200
8 0
2
9
3
0
3 total des mouvements 775 800 747 600
1
3 solde au 31/01/2010 28 200
2
3 TOTAUX 775 800 775 800
Fiche technique / ⬛76⬛
oPd4
3
⬛77⬛
Fiche technique / ⬛78⬛
oPd5

LES⬛DEPENSES⬛DE⬛FONCTIONNEMENT⬛/⬛CP15

Syn%nymes
Frais de structure, frais de fonctionnement, coûts fixes

•••

DEFINIvI%NS
Les dépenses de fonctionnement représentent toutes les charges fixes inhérentes à l’existence même de
la structure: sans ces charges, l’association ne pourrait pas exister et mener ses activités (même si
celles-ci sont financées par ailleurs).

L’affectation des dépenses est l’action qui permet d’attribuer une dépense à un projet (en prévisionnel), et,
d’enregistrer une facture sur une ligne budgétaire prédéfinie (en réalisé).
Faire financer les dépenses de fonctionnement est parfois difficile, certains bailleurs étant plus enclins à
financer des activités, pour lesquelles ils pourront mettre en avant des résultats visibles, quantifiables.
Les associations peuvent se retrouver à utiliser la totalité de leurs fonds propres pour compenser ces
manques de financement et se priver ainsi de tout ce que peut leur offrir ces fonds non-fléchés, « libres
» de toute justification (comme expérimenter des nouveaux projets non prioritaires pour les bailleurs au
moment voulu, investir dans l’achat d’un bâtiment, sécuriser une partie de cet argent pour les « coups
durs »… ). Dans le pire des cas, ce poste de dépenses n’est pas couvert, ou a minima (le loyer par
exemple), empêchant la structure de se développer, de se structurer.

Réussir à affecter un maximum de dépenses de fonctionnement à un financeur est donc un enjeu important.

•••

%bjectifs
Répartir de manière optimale les charges fixes afin de:
• sécuriser l’existence de la structure (en montant des projets qui prennent en compte une partie du
fonctionnement afin d’éviter l’utilisation de tous les fonds propre de la structure) ;
• préserver les fonds propres de l’association (pour les imprévus tels que la suspension d’un projet, le
retard dans le décaissement de certains projets, la lourdeur administrative dans l’exécution de certains
projets, etc.).

•••

o%nditi%ns (pré-requis)
Il faut disposer de plusieurs documents :

1) un budget prévisionnel annuel global le plus exhaustif possible (il ne s’agit pas nécessairement du
budget communiqué aux bailleurs – c’est possible mais pas indispensable – c’est plus un document de
référence interne, une version chiffrée du plan d’action de la structure).

Toutes les dépenses doivent être anticipées et chiffrées (même les plus petites telles que les photocopies,
l’entretien du matériel informatique, les frais bancaires…) afin d’avoir une image très claire des besoins
financiers nécessaires (et prioritaires) pour que la structure fonctionne.

Une fois ce budget établi vous saurez exactement où concentrer vos efforts en gardant toujours en
mémoire de répartir les dépenses de fonctionnement sur le plus de bailleurs possible (il sera toujours
plus facile de trouver quelques fonds propres pour pallier le retrait d’un bailleur qui finançait 10% du loyer
que de trouver un bailleur qui acceptera de prendre à sa charge 100% du loyer).

2)les guidelines détaillés des financements auxquels vous postulez / les conventions des financements
en cours : c’est dans ces documents que vous trouverez les informations sur le type de dépenses de
fonctionnement imputables sur le projet.
 Fiche technique / ⬛79⬛
oPd5

Sauf mention contraire, il est très rare qu’un bailleur refuse le financement de dépenses de fonctionnement ;
cependant, leur prise en charge peut être limitée (par un montant, un pourcentage, etc.)

Ensuite, le travail consiste à mettre en face les dépenses prévues et les recettes possibles et donc de
procéder à leur affectation.

•••

Rec%mmandati%ns
• Élaboration du budget prévisionnel : il est déconseillé d’exagérer ce budget comme on peut le faire
dans le cadre de certaines demandes de financement ; vous devez le considérer comme un document interne,
présentant les frais prioritaires pour votre association (vous pouvez aussi tout à fait décider de
communiquer auprès des bailleurs potentiels sur la base de ce document réaliste, les 2 ne sont pas
incompatibles : cependant, il n’est pas conseillé d’opter pour la logique inverse qui consiste à considérer un
budget peu détaillé, proposé à un bailleur, comme document de base pour le suivi financier de votre
structure).

• Différencier les frais de fonctionnement liés directement aux activités de ceux qui sont strictement
liés à la vie de l’association ; une fois ce travail fait, on s’aperçoit souvent que le montant final des « frais
de structure » stricto sensu ne sont pas si importants que ça et il est ainsi plus facile de les répartir sur les
quelques bailleurs d’accord pour les prendre en charge.

Ce travail peut être fait également, de façon informelle d’abord, sur les RH ; par exemple, un coordinateur peut
évaluer la répartition de son temps entre les différents projets qu’il est amené à coordonner. Une fois cette
évaluation effectuée, il est toujours temps de les adapter en fonction de la tolérance de chaque bailleur (tout en
gardant des proportions logiques par bailleur).

• Répartition des dépenses : il est préférable tout de même de ne pas trop multiplier les bailleurs différents
pour ne pas compliquer la gestion des financements à l’année (ne pas dépasser 5 bailleurs différents
pour assumer les frais de loyer paraît raisonnable alors qu’affecter à 5 bailleurs l’achat d’un ordinateur
peut vite devenir compliqué à gérer pour votre comptable : c’est à vous d’évaluer ce qui est possible pour
vous en matière de gestion, de suivi de ces affectations et de justification de la dépense auprès du
nombre de bailleurs concernés ensuite).

• Exercice qui peut vous aider à faire accepter le financement de frais de fonctionnement : calculer une
quote-part des frais de fonctionnement qui sont liés aux activités ; en effet, il est logique qu’un projet qui
représente 50% du budget de l’association et du temps passé par les volontaires prenne en charge 50% des
frais de fonctionnement de la structure. Cette quote-part ne sera pas forcément acceptée d’entrée par le
bailleur mais vous devez la considérer comme un objectif de répartition des fonds.

•••

Implicati%ns
Ce travail implique de bien connaître ses besoins et les règles de financement de chaque bailleur.
Il implique aussi d’anticiper un rendu de compte plus élaboré et une présentation des justificatifs adaptés (par
exemple : si une grande part des salaires de votre association est affectée à plusieurs bailleurs, vous serez
amenés soit à indiquer cette affectation sur la fiche de paie de chaque personne soit à élaborer un tableau
récapitulatif des ces affectations par poste et par bailleur).

•••

Exemple
Par exemple, le financement de causeries/groupes de parole, qui se déroulent dans le local de l’association,
peut donner lieu à l’affectation d’un partie – raisonnable – du loyer du local à ce bailleur.
Par exemple, un directeur qui est aussi médecin à mi-temps sur un projet peut voir son salaire réparti ainsi :
- 50% projet de prise en charge médicale
- 25% supervision de projet X
- 25% coordination du projet Y
 Fiche technique / ⬛80⬛
oPd6

LA⬛VALORISATION⬛DES⬛CONTRIBUTIONS⬛VOLONTAIRES
EN⬛NATURE⬛/⬛CP16

Définiti%ns
Une contribution volontaire en nature est l’acte par lequel une personne physique ou morale peut apporter
à une autre un travail, des biens ou des services à titre gratuit. Ceci peut correspondre au bénévolat,
aux mises à disposition de personnes, de biens meubles ou immeubles, à la production (consommée
au sein de l’association) ainsi qu’aux dons en nature.

Les valoriser revient à les prendre en compte dans votre comptabilité (et surtout dans vos budgets
prévisionnels et demandes de financement) en évaluant le coût qu’elles auraient représenté si vous
aviez dû les payer.

•••

%bjectifs
• Evaluer la part de l’apport représenté par ces contributions volontaires en nature (par rapport à
l’ensemble de vos ressources) et, le cas échéant, évaluer votre degré de dépendance à leur égard
(au même titre qu’une subvention, l’arrêt brutal de certaines de ces contributions peut mettre en péril la
poursuite de certaines activités).
• Démontrer aux bailleurs de fonds l’apport privé de l’association par rapport aux financements
demandés et mettre ainsi en valeur le dynamisme de votre structure.
• Permettre la réalisation et la diffusion des états financiers fiables.

•••

o%nditi%ns
Le traitement de ces contributions volontaires en nature (ou « valorisation ») est possible, sous certaines
conditions :
1. Il ne doit pas avoir d’incidence sur le résultat comptable (le même montant est comptabilisé en
recettes et en dé- penses).
2. Son objectif doit toujours être de donner une image fidèle des activités de l’association (et non, par
exemple, de mas- quer un éventuel déficit).
3. Il doit être fait avec des méthodes et outils de recensement et de valorisation fiables qui devront
être détaillés en annexe au document présenté (exemple : pour valoriser le travail d’un médecin
bénévole, on doit se baser sur le salaire moyen d’un médecin dans le pays concerné).

•••

Rec%mmandati%ns
• Les valorisations inscrites aux documents comptables (budget prévisionnel ou compte de résultat) doivent
apparaître dans les comptes de charges ET dans les comptes de produits pour des montants
identiques.
Vous devez toujours garder en tête qu’une valorisation ne correspond pas à un flux financier et, à ce titre, ne doit
pas avoir d’incidence sur le montant de vos produits.
Seules les ventes de dons en nature seront inscrites en produits au compte de résultat.
• Un même don en nature ne peut être valorisé qu’une seule fois.
• ATTENTION : une structure peut devenir dépendante de ses contributions volontaires en nature,
notamment celles qui impactent ses coûts fixes (loyer, bénévolat permanent, etc.). La perte de ces
contributions peut mettre en péril la continuité des activités de l’association, au même titre que l’arrêt
d’une subvention.

•••
Fiche technique / ⬛81⬛
oPd6

Exemple
• Un don de médicaments doit être fait à votre structure dans le cadre d’un projet : vous pouvez le faire
apparaître en co-financement acquis afin de mettre en avant les partenariats que vous entretenez. Pour
cela il faut : chiffrer le coût d’achat de ces médicaments (au prix du marché local) ; l’intégrer aux dépenses
et recettes prévisionnelles (du budget du projet et du budget annuel) en précisant qu’il s’agit de la
valorisation d’un don en nature.

• Votre structure a reçu en don un vidéoprojecteur en 2009. Celui-ci sera valorisé dans vos comptes en 2009
(en recette et dépense pour un même montant) au prix du marché. En 2010 vous organisez des
actions de sensibilisation qui nécessitent son utilisation 23 jours dans l’année. Vous pouvez alors
valoriser en recettes et en dépenses son utilisation pour un montant équivalent au prix d’une location
journalière. Cette utilisation ne constitue pas en l’occurrence une AGR pour l’association.

• Votre structure cultive un champ qui vous permet d’avoir des céréales pour l’alimentation des
clients : vous devez valoriser les sacs de céréales au prix du marché avant l’utilisation.

• Votre structure a une zone d’élevage en poules pondeuses, vous utilisez une partie des œufs pour
l’alimentation des clients : vous devez valoriser les quantités à consommer avant de les mettre à leur
disposition.

Tableau de Valorisation

N° d’ordre Date Intitulé/libellé Quantité Prix unitaire Prix total Source/

sur le marché Observations
Fiche technique / ⬛82⬛
oPdĽ

L’AMORTISSEMENT⬛DES⬛
IMMOBILISATIONS⬛CORPORELLES⬛/⬛CP17

Définiti%ns
Les immobilisations peuvent être de 3 sortes : les immobilisations corporelles, les immobilisations
incorporelles, les immobilisations financières. Nous ne parlerons ici que des immobilisations
corporelles, les plus courantes et les plus « faciles » à gérer pour commencer. Les immobilisations
corporelles sont des biens matériels possédés par la structure et utilisés pour son activité (ex : ordinateurs,
véhicules, frigidaire, matériel de biologie, bâtiments, terrains, etc.).

L’amortissement consiste à enregistrer dans les charges du compte de résultat la dépréciation d’une
immobilisation: l’amortissement constate la dépréciation subie par une immobilisation ; il donne ainsi
une indication de son usure théorique.

Pour être amorti :

• le bien doit être inscrit au registre des immobilisations
• la perte de valeur de ce bien doit être irréversible (un terrain ne peut donc pas être amorti).

•••

%bjectifs
• Connaître l’évolution de la valeur de son patrimoine : lorsqu’un bien perd de sa valeur, il doit apparaitre
dans le bilan (qui est la photo à un instant donné du patrimoine – cf fiche CP18), à sa valeur actuelle, et non
pas à sa valeur d’achat (valeur brute).
• Etaler la charge de son coût d’acquisition dans le temps. L’amortissement est en fait la
constatation comptable de la dépréciation d’un bien ; il permet aussi la mise en réserve de la
somme correspondante en prévision du renouvellement du bien amorti.

•••

o%nditi%ns (pré-requis)
• Disposer d’une comptabilité à partie double (comptabilité d’engagement, cf. fiche CP1) impliquant le plan
comptable.
• Établir, pour chaque exercice, les 3 documents de synthèse (compte de résultat, bilan, annexe – cf fiche
CP18).

•••

Rec%mmandati%ns
Mise en garde : tous les biens ne sont pas amortissables ; il est nécessaire de se tourner vers une
personne qualifiée en cas de doute.

•••

Implicati%ns
• Résumé du « cycle de vie d’une immobilisation » :
CHAQUE ANNEE :
respect de la règle de
ENREGISTREMENT l’amortissement
ACQUISITON minimum
COMPTABLE D’UN
D’UNE
AMORTISSEMENT EN FIN
IMMOBILISATIO A TERME : cession
D’ANNEE
de l’immobilisation
amortie
Fiche technique / ⬛83⬛
oPdĽ

• Vous devez établir un tableau d’amortissement pour chaque bien que vous souhaitez amortir ; ce
tableau doit être établi pour toute la durée de l’amortissement.

• Se lancer dans l’amortissement, le suivi des immobilisations a des implications comptables (il
impose notamment d’établir, à chaque fin d’exercice, une « Dotation aux amortissements »).

• En fin d’exercice comptable, il est nécessaire de passer une écriture (dotation pour
amortissement) pour chaque immobilisation dont la durée d’utilisation est déterminable.

Compte Intitulé Débit Crédit

68.. Dotation aux amortissements et provisions ...
28.. Amortissements de ... ...

•••

Exemples
Exemple d’utilisation de l’amortissement :

Votre matériel informatique perd de sa valeur d’une part parce que vous l’utilisez, mais aussi parce que les
technologies évoluent et qu’il devient dépassé.

Si vous ne l’amortissez pas sur plusieurs années, vous considèrerez sur l’exercice N+1 (c’est-à-dire
l’année suivant son achat), qu’il a autant de valeur que sur l’exercice N, année de son acquisition.

Or, c’est faux. Et cette perte de valeur doit être constatée en comptabilité afin que le montant de votre capital
comptable corresponde à la réalité. Vos recettes en année N+1 seront ainsi diminuées du montant de
l’amortissement, votre enrichissement réel sera comptabilisé et non le montant total des recettes.

Exemples de durées d’amortissement :

• véhicules automobiles : 5 ans
• bâtiments administratifs : 25 ans
• matériel industriel ou mobilier de bureau : 5 à 10 ans
 Fiche technique / ⬛84⬛
oPd8

LES⬛COMPTES⬛ANNUELS⬛:⬛
LE⬛BILAN,⬛LE⬛COMPTE⬛DE⬛RESULTAT,⬛
LE⬛TAFIRE⬛ET⬛LES⬛ANNEXES⬛/⬛CP18

Définiti%ns
Les comptes annuels, ou états financiers, sont constitués du compte de résultat, du bilan, du TAFIRE et des
annexes.

Les comptes annuels peuvent être obligatoires pour certaines structures selon la législation (généralement au-delà
d’un certain niveau de budget annuel). Ils peuvent également être exigés par certains bailleurs. Ils sont
généralement établis à la fin de l’exercice comptable.

Ils doivent être préparés par le service comptable et financier et contrôlés généralement par les
commissaires aux comptes ou le trésorier, validés par le président ou le coordonnateur (Bureau Exécutif
ou Conseil d’Administration) et présentés pour adoption à l’Assemblée Générale annuelle.

Le compte de résultat correspond aux flux financiers ou non financiers qui ont circulé dans une
structure pendant l’exercice comptable : c’est la différence entre les recettes/produits et les
charges/dépenses de l’année écoulée qui détermine le résultat de l’exercice.

Le bilan comptable est une “photographie” du patrimoine de l’association à un moment donné. Le bilan
présente, à gauche, l’actif, c’est-à-dire ce que possède la structure (l’actif immobilisé et circulant :
terrains, immeubles, stocks, créances clients etc.); et à droite, le passif, c’est-à-dire ses ressources (capitaux
propres, résultat de l’exercice, dettes, provisions, etc.). Le bilan est équilibré, c’est à dire que le total de l’actif
est égal au total du passif.

Le TAFIRE (tableau financier des ressources et des emplois) fait apparaître, pour l’exercice, les flux
d’investissement et de financement, les autres emplois, les ressources financières et la variation de la
trésorerie.

Les annexes sont des documents joints au bilan et au compte de résultat qui en expliquent le détail et les
variations d’un exercice à l’autre. Elles permettent de détailler les informations comptables non explicitées
normalement par le bilan et le compte de résultat afin de fournir une image fidèle aux tiers (exemples :
le tableau d’amortissements).

•••

%bjectifs
• Permettre aux tiers d’analyser la structure financière de l’association (analyse des équilibres du bilan).
• Etablir sa solvabilité à court et long terme.
• Permettre à l’association de comparer ses comptes d’une année sur l’autre et ainsi d’analyser les
évolutions financières.

•••

o%nditi%ns
L’établissement des comptes annuels requiert l’existence d’une comptabilité tenue de façon régulière et
rigoureuse, et l’utilisation du plan comptable national ou international. Cela nécessite que la structure dispose
d’un personnel comptable professionnel et diplômé, ou qu’elle fasse appel à un cabinet extérieur pour les
établir.
Le compte de résultat doit d’abord être établi pour construire le bilan (le résultat sera reporté au bilan).

•••

Rec%mmandati%ns
 Fiche technique / ⬛85⬛
oPd8
L’établissement des comptes annuel est complexe et doit répondre à un besoin clairement identifié par
l’association (obligation légale ou exigence des bailleurs).
Fiche technique / ⬛86⬛
oPd8

Exemple
Bilan d’une association et explication des différentes parties du - Réserves: montant défini par la
bilan : loi ou par les statuts que
l’association doit garder en
réserve
- Report = solde final du
compte de résultat de l’année
précédente
- Résultat de l’exercice=solde final
du compte de résultat
ACTIF PASSIF
Immobilisations Capitaux propres:
(= valeur de l’ensemble des - Réserves
biens durables : logiciels, - Report
terrains, bâti- ments, - Résultat de l’exercice
véhicules, etc.)

Actif circulant (=valeur des Dettes:

biens en stock, des créances - Emprunt(s)
et des dis- ponibilités) - Dettes fournisseurs
- Dettes sociales

Total Actif Total Passif

TOTAL PASSIF
Stocks = TOTAL ACTIF
(exemples):
- Médicaments
- Produits
alimentaires Créances Emprunt(s) > long et moyen
(exemple): terme Autres dettes à court
- Subvention due par terme:
un bailleur et non - Dettes fournisseurs
encore versée - Découvert bancaire
Disponibilités = solde des - Dettes sociales:
comptes bancaires et de la cotisations sociales et
impôts encore dus à la fin de
l’exercice
Fiche technique / ⬛87⬛
oPdo

LES⬛LOGICIELS⬛DE⬛COMPTABILITE⬛/⬛CP19

Définiti%n
Un logiciel de comptabilité est un programme informatique permettant la saisie des données
comptables pour le suivi comptable et financier d’une structure.

•••

%bjectifs
• Disposer d’informations fiables sur la tenue comptable de la structure en temps réel.
• Editer les états périodiques (grand-livre, balances, suivi budgétaire…).
• Etablir les états financiers (bilan, compte de résultat, TAFIRE).
• Faciliter la certification rapide des comptes par des auditeurs externes ou un commissaire aux comptes.
• Aider à la prise de décision à travers l’analyse financière.
• Aider à améliorer l’organisation comptable de la structure.

•••

o%nditi%ns (pré-requis)
• Disposer des matériels informatiques performants.
• Disposer d’un plan comptable, et d’un plan analytique définis.
• Faire le paramétrage adapté à la structure.
• Pour mettre en place l’utilisation d’un logiciel comptable dans une structure déjà existante, celle-ci doit
disposer de son suivi comptable antérieur.
• La personne en charge de la gestion ou de l’utilisation du logiciel doit disposer d’une formation comptable.

•••

Rec%mmandati%ns
A faire:
• Disposer de la licence d’utilisateur légale et conserver le CD d’installation original.
• Adopter les mesures de sécurité à travers les sauvegardes régulières (cf.AD7), et la protection du
logiciel par les mots de passe.
• Définir la période de sauvegarde de façon précise.
• Limiter l’accès des utilisateurs et définir des niveaux d’intervention différents selon les utilisateurs.
• Entretenir les supports informatiques par les mises à jour.
• Etre à jour dans la saisie des opérations.
• Effectuer une comparaison des différents logiciels afin de choisir celui qui sera le mieux adapté à ses
besoins.

A ne pas faire:
• Modifier les paramètres ou faire la restauration des données (importation des données) sans la
présence de l’administrateur.
• Après quelques mois d’installation du logiciel, éviter d’utiliser 2 systèmes au même moment (Excel et
un logiciel ou 2 logiciels différents).

•••

Implicati%ns (charge de travail, régularité)

Maitrise du logiciel par les utilisateurs à travers des formations soutenues et des recyclages réguliers.

•••
Fiche technique / ⬛88⬛
oPdo

Exemple
Exemple de tableau comparatif de 3 logiciels (il convient à chacun de fixer ses propres critères et de
rechercher des informations actualisées au moment de la prise de la décision).

Tableau comparatif des logiciels comptables

CRITERE SAGA SAGE TOMPRO
Comptabilité d’engagement - + +
Production d’états financiers (bilans, - + +
comptes de résultat)
Production de rapports financiers + +- +
(bailleurs) mis en forme

Paramétrages du logiciel possible + + - (le représentant Tom

par les utilisateurs pro est le seul à pouvoir
modifier les paramètres)
Paramétrage possible d’accés des + + +
utili- sateurs par niveau
Import export facile de la compta + - +
terrain (en provenance d’un
autre site)
Importation possible d une compta + - -
faite sur excel
Extraction possible des données + + +
sur excel
Autres modules adaptables + - (logiciel de + + (nombreux logiciels
(paie, immo…) paie Homere et modules
adaptable) adaptables)
Possibilité d’obtenir facilement un - + -
appui local
Appui à distance possible + + -
Facilité d’utilisation du logiciel + + -
Logiciel «recommandé» - connu - - +- +
utilisé localement
Travail en multi postes en + + +
réseau possible
Formation minimum du + + - (niveau bac+2 exigé)
comptable exigée (bac
+2)
Coût de la licence du logiciel de base x x x
Coût des licences par asso x x x
Coût des clés (par ordinateur) x x x
Droits d’utilisation rétrocédés + + +
(pas d’abonnement annuel à payer
ensuite)?
Mises à jour? + (nouvelles versions + +
disponibles gratuitement)
Coût de la maintenance annuelle + + +
Formation des utilisateurs obligatoire? + (pas obligatoire) + (pas obligatoire) + (obligatoire)
Exigences techniques? (qualité + + +
des ordis)
Fiche technique / ⬛89⬛
FId

LE⬛BUDGET⬛PREVISIONNEL⬛/⬛FI1

Définiti%n
Le budget prévisionnel est la traduction chiffrée du plan d’action annuel établi par la direction exécutive de la
structure. Il est généralement soumis à l’approbation des instances compétentes (l’Assemblée Générale, le
Conseil d’Administration et le Bureau Exécutif) au même titre que le plan d’action.

C’est le document qui présente les ressources et les dépenses prévues sur une période donnée
(généralement 1 an).

Il doit être établi chaque année pour l’ensemble de la structure et peut ensuite être décliné pour chaque
projet/activité/ bailleur spécifique. C’est avec le plan de trésorerie (cf. fiche CP13) un outil de gestion
indispensable.

Il est élaboré à partir :

• des activités prévues et des coûts de structure estimés
• des ressources attendues (fonds propres, financements acquis, financements demandés…)

•••

%bjectifs
• Confronter le plan d’action aux ressources prévues afin de mettre en évidence un éventuel
déséquilibre (ressources insuffisantes par exemple). Dans ce cas, la structure devra prendre des
actions correctives (soit développer la recherche de fonds, soit revoir à la baisse les activités
prévues, soit réduire les coûts des actions…).
• Justifier les demandes de financement : le BP de la structure vient compléter et justifier la demande de
financement
; c’est un document systématiquement demandé lors d’une requête de financement.
• Une fois les activités commencées, permettre le suivi budgétaire, c’est-à-dire comparer à une date donnée
le budget prévisionnel aux dépenses réalisées (cf. fiche FI2).

•••

o%nditi%ns
Etre au clair sur le projet de la structure (avoir un plan d’action détaillé) et sur les moyens à mettre en
œuvre pour le réaliser.

Parfaitement connaître le coût des activités prévues (coûts variables*), mais aussi les coûts fixes* (frais de
fonctionnement, frais bancaire – cf. fiche CP15), en se basant, notamment, sur la comptabilité des années
précédentes (pour la définitions des coûts fixes et coûts variables, voir la fin de la fiche, après l’exemple).

C’est donc un outil qui nécessite une réelle collaboration entre les différents acteurs du projet (coordinateurs de
projets, direction et service financier).

•••

Rec%mmandati%ns
• Commencez, après avoir défini le plus précisément possible vos objectifs, par chiffrer activité par activité les
dépenses que le projet va induire, aussi bien en matériel, qu’en équipement, en assurance, en frais
de personnel, en frais de structure, etc. N’hésitez pas à vous inspirer des projets similaires réalisés
pour être le plus exhaustif possible dans cette estimation.

Les coûts doivent être estimés de manière aussi précise et réaliste que possible. N’hésitez pas à demander
des devis aux prestataires que vous envisagez de faire intervenir de manière à vous appuyer sur des
estimations précises des coûts ; profitez-en pour en faire établir par différents prestataires afin de
pouvoir faire jouer la concurrence.
Dressez une liste des dépenses la plus détaillée possible pour n’en oublier aucune. Le fait par exemple
Fiche technique / ⬛90⬛
FId
de faire appel à des bénévoles induira peut-être des frais de repas ou de déplacement.
Fiche technique / ⬛91⬛
FId

• Il ne doit pas être conditionné exclusivement par les ressources acquises au moment de son
élaboration. Il doit pourtant être cohérent avec les ressources envisagées et les capacités de la
structure à les gérer.
• Développer des capacités à mobiliser des ressources internes.
• Prévoir un calendrier d’élaboration du budget prévisionnel.

•••

Implicati%ns
Mise à jour : Le budget prévisionnel peut être corrigé en cours d’année en lien avec les responsables
de projets et en fonction des événements (par ex un financement prévu n’est finalement pas obtenu, ou
l’inflation est telle qu’il faut revoir tous les coûts à la hausse). Il doit absolument être mis à jour dès qu’une
nouvelle information, entraînant une modification du budget > 5% (en plus ou en moins), est connue : cela
permet à tous les acteurs concernés (chargé de projet, directeur, service financier) de connaître
précisément la situation financière du projet et d’envisager les éventuelles actions correctives
nécessaires (développer la recherche de fonds, revoir à la baisse les activités prévues, réduire les coûts
des actions…).

Il est néanmoins important de conserver les différentes versions datées pour analyser l’évolution de l’activité
sur plusieurs années.

•••

Exemples
Budget prévisionnel par rubriques

Coût total prévisionnel sur l’année Ressources prévisionnelles

Ligne budgétaire / Objet de la Nombr Coût Fonds Reste

dépense Unité choisie e unitaire Coût total Bailleur 1 Bailleur 2 Bailleur 3 propre à
d’unité s trouve
s r
Rubrique 1 : ACTIVITES
Appui nutritionnel kits nutrition 200 50 10 000 5000 0 3000 2000 0
médica-
Traitement des infections ments IO
opportunistes / mois 12 1 000 12 000 4500 2 000 0 0 5 500
Soutien scolaire aux OEV nb d’enfants 30 200 6 000 0 4 000 2000 0 0
Déplacements des nb de 200 5 1 000 0 0 1000 0 0
bénéficiaires
Fournitures de bureau et
consommables mois 12 200 2 400 0 0 0 1000 1 400
Sous-total rubrique 1 31 400 9 500 6 000 6 000 3 000 6 900
Rubrique 2 : SALAIRES
Salaire médecin vacataire mois 12 1 000 12 000 12000 0 0 0 0
Salaire infirmier mois 12 800 9 600 0 3 000 3000 0 3 600
Salaire gestionnaire de mois 12 650 7 800 0 7 800 0 0 0
pharmacie
Salaire animatrices OEV mois x2 pers 24 650 15 600 0 0 10000 0 5 600
Salaire gardien mois 12 300 3 600 0 0 0 1200 2 400
Sous-total rubrique 2 48 600 12 000 10 800 13 000 1 200 11 600
Rubrique 3 : FRAIS
DE STRUCTURE
Loyer mois 12 500 6 000 3000 3 000 0 0 0
Electricité mois 12 120 1 440 0 0 0 1440 0
Equipement informatique ordinateurs 2 5 000 10 000 5000 0 0 0 5 000
Facture téléphone/internet mois 12 200 2 400 0 0 0 0 2 400
Carburant mois 12 200 2 400 0 0 0 0 2 400
Sous-total rubrique 3 22 240 8 000 3 000 0 1 440 9 800
TOTAL GENERAL 102 240 29 500 19 800 19 000 5 640 28 300
Fiche technique / ⬛92⬛
FId

Budget prévisionnel par activités :

Coût total prévisionnel sur l’année Ressources prévisionnelles

Ligne Budgétaire / Objet de la Unité Nombr Coût Coût Fonds Reste

dépense choi- e unitaire total Bailleur 1 Bailleur 2 Bailleur 3 propres à
sie d’unité trouve
s r
ACTIVITE 1 soutien nutritionnel
Achat de marchandises kits 200 50 10 000 5 000 0 3 000 2 000 0
nutrition
Salaire du nutritionniste mois 12 800 9 600 4 500 2 000 0 0 3 100
Salaires des mois x
animatrices de 2 24 300 7 200 0 5 000 2 000 0 200
séances pers
Remboursement des
déplace- ments des ticket bus 200 5 1 000 0 0 0 1 000 0
bénéficiaires
Loyer (50%) mois 12 250 3 000 3 000 0 0 0 0
Electricité (50%) mois 12 60 720 720 0 0 0 0
Equipement informatique (50%) ordinateurs 1 5 000 5 000 0 5 000 0 0 0
Consommables (50%) mois 12 100 1 200 1 200 0 0 0 0
Facture téléphone/internet (50%) mois 12 100 1 200 1 200 0 0 0 0
Carburant (50%) mois 12 100 1 200 0 0 0 0 1 200
Sous-total activité 1 40 120 15 620 12 000 5 000 3 000 4 500
ACTIVITE 2 suivi médical
Achat de médicaments IO mois 12 1 000 12 000 0 5 000 5 000 2 000 0
Salaire médecin vacataire mois 12 1 000 12 000 12 000 0 0 0 0
Salaire infirmier mois 12 800 9 600 0 3 000 3 000 0 3 600
Salaire gestionnaire de mois 12 650 7 800 0 7 800 0 0 0
pharmacie
Examens biologiques mois 12 1 000 12 000 0 0 10 000 0 2 000
Remboursement de transport
des patients mois 12 100 1 200 0 0 0 1 200 0
Loyer (50%) mois 12 250 3 000 0 0 3 000 0 0
Electricité (50%) mois 12 60 720 0 0 720 0 0
Equipement informatique (50%) ordinateurs 1 5 000 5 000 0 0 0 5 000 0
Consommables (50%) mois 12 100 1 200 0 0 1 200 0 0
Facture téléphone/internet (50%) mois 12 100 1 200 0 0 1 200 0 0
Carburant (50%) mois 12 100 1 200 0 0 0 1 200 0
Sous-total activité 2 66 920 12 000 15 800 24 120 9 400 5 600
TOTAL GENERAL 107 040 27 620 27 800 29 120 12 400 10 100

Ces deux exemples montrent une répartition des différentes charges de façon différente : dans le 1er exemple,
les charges sont regroupées selon l’activité à laquelle elles se rapportent.

Ici, le loyer est réparti à parts égales sur les 2 activités mais on peut aussi imaginer une répartition au prorata
de l’utilisation des locaux par chaque activité (par exemple, pour un groupe de parole qui utilise les locaux 1
demi-journée par semaine, soit 2 jours par mois, la part du loyer qui pourra lui être affectée sera : 500 /
30jours x 2jours=33,33).
Avantages : répartir les charges fixes (notamment les salaires) sur les activités permet de les inclure
plus facilement
dans une demande de financement global de l’activité.

Dans le 2ème exemple, les charges sont réparties par grandes rubriques budgétaires.
Avantages : cela permet de voir immédiatement les grands ratios dans la structure (frais de
structure/budget global ; frais de personnel/budget global, etc.)
Fiche technique / ⬛93⬛
FId que soit la solution choisie,
Quelle cette répartition doit correspondre à la répartition choisie pour le plan
analytique pour faciliter le suivi budgétaire.
Fiche technique / ⬛94⬛
FId

*On appelle coûts fixes toutes les dépenses qui ne dépendent pas du niveau d’activité de la structure :
• les locaux (loyers, amortissements, entretien, etc.)
• les charges externes (électricité, eau, assurance, etc.)
• le personnel (salaires, charges, etc.)
• les impôts et taxes
• les frais financiers (emprunts, découverts bancaires, frais de tenue des comptes, etc.)
Ces charges peuvent être évaluées assez précisément, soit parce qu’elles ne changeront pas au cours de
l’année (exemple
: le loyer), soit parce qu’on peut se baser sur les années précédentes pour les prévoir (exemple : la
consommation d’électricité). Elles devraient donc être évaluées au plus juste dans le budget
prévisionnel.

Les coûts variables dépendent, eux, des activités menées par la structure :
• les achats nécessaires aux activités (par exemple les achats de médicaments, de denrées
alimentaires, de matériel scolaire, etc.)
• les autres achats et charges externes (carburant, fournitures, affranchissements, transports et
déplacements, etc.)
 Fiche technique / ⬛95⬛
FI2

LE⬛SUIVI⬛BUDGETAIRE⬛/⬛FI2

Syn%nymes
Gestion budgétaire, contrôle budgétaire

•••

Définiti%n
Le suivi budgétaire est une comparaison à une date donnée entre un budget prévisionnel et des dépenses
réalisées.
Il doit être fait régulièrement par le service comptable et mis à la disposition du reste de la structure d’une part et
d’autre part des partenaires financiers en cas de besoin.
Il facilite ainsi le pilotage des activités et la maîtrise du budget en analysant le passé (comparer les activités
réalisées avec les dépenses faites) pour prévoir le futur (planification des activités et des dépenses
correspondantes).
Le suivi budgétaire peut concerner le budget global de la structure, d’un projet ou d’un financement spécifique.

•••

%bjectifs
• Piloter les activités et maîtriser le budget (éviter les déficits et les reliquats).
• Gérer à l’avance et par anticipation les écarts constatés.
• Faire vivre le processus de contrôle comme une pratique utile, acceptable et compréhensible par tous.
• Adopter des actions correctives telles que : aménager le budget dans la limite des contraintes
(dépenser moins ou plus) et/ou ajuster les activités (faire moins ou faire plus).
• Optimiser l’utilisation des ressources.

•••

o%nditi%ns
• Disposer de la dernière version du budget prévisionnel.
• Disposer d’un suivi des dépenses régulier et rigoureux.
• Disposer d’un suivi des activités.
• Bonne communication entre le service comptable et les responsables de la mise en œuvre des activités.

•••

Rec%mmandati%ns
• Vérifier que les affectations budgétaires (comptables, analytiques) des dépenses sont correctes.
• Bien connaitre les règles de financement et les possibilités d’aménagements de budgets.
• Impliquer la direction dans l’analyse du suivi budgétaire.
• Analyser les écarts (en rentrant dans le détail de la comptabilité) en collaboration avec les responsables
des activités.
• Mettre en place de actions correctives en cas d’écarts importants constatés entre le budget et le réalisé.
• Informer le bailleur des écarts et négocier avec lui les aménagements envisageables (tant au niveau
budgétaire qu’au niveau des activités).

NB : l’existence d’une codification analytique des dépenses (cf. fiche CP4) n’est pas obligatoire mais facilite
l’élaboration du suivi budgétaire.

•••
Implicati%ns
Le suivi budgétaire comme son nom l’indique demande un suivi régulier et constant. S’il s’agit d’un suivi
budgétaire par projet ou encore par bailleur, il ne doit néanmoins pas être totalement déconnecté de la
structure comptable et analytique de la structure. Une fois mis en place (tableaux, indicateurs, etc.), il ne fera
Fiche technique / ⬛96⬛
FI2 que d’une mise à jour régulière.
l’objet
Fiche technique / ⬛97⬛
FI2

Exemple
Association XXXXX
Compte XXXX: Projet d’appui au fonctionnement année
2010 Période :

Montant Montan Solde Budget Taux de Observation

Désignation/Rubriques Prévu t au 30/06/2010 consommation s/
budgétaires Dépens (A) (B) Commentair
é es
Frais administratifs : 100 110 -10 110%
Frais opérationnels 60 50 10 83%
Carburant 40 60 -20 150%
Indemnités: 380 190 190 50%
Secrétaire 30 15 15 50%
Aide comptable 30 15 15 50%
Psychologue 50 25 25 50%
Conseiller psychosocial 50 25 25 50%
Infirmier 50 25 25 50%
Médecin 70 35 35 50%
Agent de sécurité 40 20 20 50%
Chargée des Relations Publiques 60 30 30 50%
Appui à la PEC Médicale: 350 40 310 11%
Médicaments IO 150 30 120 20%
Fonds social 200 10 190 5%
Appui à la PEC Nutritionnelle 200 150 50 75%
Distribution de Kit alimentaire 200 150 50 75%
Total 1030 490 540 48%

A (solde du budget) = montant prévu – montant dépensé

B (taux de consommation) = montant dépensé x 100 / montant prévu

On remarque qu’au 30 juin, soit à la moitié de l’année, la moitié du budget prévu n’a pas été
dépensée, mais avec des disparités selon les lignes budgétaires : certaines ont été sur-consommées,
d’autres sous-consommées. Il faut commencer par rechercher la cause de ces écarts.

Les raisons qui peuvent justifier des écarts : activités saisonnières ; hausse inattendue des prix ;
budget initial sous- évalué (ou sur-évalué) ; mauvaise planification des activités ; variation imprévue de
l’activité (ex : un centre de prise en charge voisin cesse ses activités et les bénéficiaires se reportent sur votre
structure) ; catastrophe naturelle (sécheresse, inondations, etc.)…

A partir de cette analyse, on peut éventuellement agir pour compenser les écarts : soit réduire le rythme des
dépenses pour les lignes sur-consommées et augmenter le rythme pour les lignes sous-consommées ;
soit effectuer des réaffectations entre les lignes (dans le cas de budgets fléchés par les bailleurs, il
convient de demander l’autorisation pour procéder à ces transferts d’une ligne à l’autre).
Fiche technique / ⬛98⬛
FI3

LE⬛CONTROLE⬛INTERNE⬛DE⬛LA⬛COMPTABILITE⬛/⬛FI3

Définiti%ns
Chaque fin de mois, le service comptable doit procéder à la clôture de la comptabilité. C’est l’occasion
pour le caissier et/ou le comptable de vérifier les données enregistrées, de faire un/des inventaire(s) de
caisse, de faire le(s) état(s) de rapprochement bancaire, de s’assurer que toutes les pièces comptables
sont présentes et enregistrées, que les soldes théoriques correspondent aux soldes physique.

Une fois ce travail effectué, la clôture doit être vérifiée et validée par un responsable hiérarchique (responsable
financier/ directeur/ trésorier…) qui va donc effectuer le contrôle mensuel de la comptabilité.

Cet exercice est indispensable : même si la structure a une totale confiance dans son service comptable, il
est essentiel que les données, les soldes et les pièces comptables soient vérifiés et validés par un
supérieur hiérarchique au moins une fois par mois.

•••

%bjectifs
L’objectif du contrôle mensuel de la comptabilité est de valider la clôture des comptes et la véracité des soldes
constatés en fin de mois.

•••

o%nditi%ns
• La personne chargée de faire le contrôle mensuel de la comptabilité ne peut pas être la personne qui fait la
comptabilité au quotidien.
• Le contrôle mensuel de la comptabilité doit être effectué à chaque fin de mois.

•••

Rec%mmandati%ns
La vérification mensuelle de la comptabilité ne demande pas de compétences comptables poussées ; il
suffit d’être motivé et intéressé : un directeur qui n’a jamais fait de comptabilité peut tout à fait se lancer dans
cet exercice.

A faire:
• Instituer le contrôle mensuel de la comptabilité.
• Remplir et signer la fiche de contrôle mensuel de comptabilité (voir modèle ci-dessous).
• Produire un procès-verbal daté et signé après chaque contrôle et le diffuser auprès de l’équipe.

Il est indispensable que ce travail soit effectué à chaque fin de mois.

Il est recommandé de remplir et de signer une check list (cf. ex ci-dessous) qui aidera à ne pas oublier
certains points de contrôle importants.

A ne pas faire:
Ne jamais fonctionner sans contrôle de la comptabilité.

•••
Fiche technique / ⬛99⬛
FI3

Exemple
FICHE DE CONTROLE MENSUEL DE LA COMPTABILITE

Intitulé du projet :
Numéro de
compte : Caisse :
Devise :
Mois :
Année :
OUI NON Observations

1-Pièces comptables
Les pièces comptables sont-elles toutes enregistrées ?

Les pièces comptables sont-elles toutes bien

collées/archivées ? Les pièces comptables sont-elles

toutes numérotées ?

Les pièces comptables sont-elles enregistrées dans l’ordre chronologique et

se suivent- elles ?

Les pièces comptables sont-elles toutes validées par le supérieur

hiérarchique ? Si non, lister ci-dessous les pièces manquantes à

récupérer au plus vite :

Date de la dépense N° de pièce Libellé Montant
comptable

[Link] des procédures de validation préalable des

dépenses Chaque dépense a-t-elle été au préalable
correctement autorisée :

- Les dépenses < XXXX (seuil fixé par la structure) : ont-elles toutes été
validées par la/ les personne(s) autorisée(s)? (autorisations de
décaissement jointes?)

- Les dépenses > XXXX (seuil fixé par la structure): une étude de marché
a-t-elle été effectuée ? Le dossier d’étude de marché a-t-il été correctement
constitué (présence de tous les pro forma demandés, PV signé justifiant la
décision…) ?

Si non, lister ci-dessous les documents manquants à récupérer au plus vite:

3. Avances de fonctionnement
Toutes les avances de fonctionnement ont-elles été justifiées ?

Si non, lister ci-dessous les avances à clôturer au plus vite :

Nom des personnes concernées Solde de l’avance ouverte

Fiche technique / ⬛100
FI3 ⬛

[Link]ées comptables
- Les montants de chacune des pièces comptables sont-ils égaux à ceux
enregistrés dans le suivi de caisse/banque (informatique/logiciel
comptable/suivi papier)?
(vérifier une par une les pièces et les montants enregistrés)

- Les imputations budgétaires/projets/comptables/affectations bailleurs figurant

sur les fiches d’autorisations de décaissement ou sur les pièces
comptables correspondent- elles à celles enregistrées dans le suivi de
caisse/banque ?
(faire un filtre par code budgétaire et vérifier un par un chacun des intitulés
et corriger si besoin)

- les libellés sont-ils complets/harmonisés?

[Link]
- Les formules du suivi de banque/caisse sur excel sont elles justes (par
d’erreurs de sommation/ de formules)?

- Le taux de change utilisé est-il correct ?

- Le solde initial du mois en cours (n) enregistré dans le suivi de

caisse/banque corres- pond-il au solde final du mois précédent (n-1)?

- Le solde physique constaté en caisse/banque dans l’inventaire de caisse/l’état de

rap- prochement bancaire à la fin du mois en cours de clôture (n)
correspond-il au solde constaté dans le suivi de caisse/banque du mois en
cours (n) ?

Le comptable ou caissier (nom) Le responsable hiérarchique (nom)

Date Date

Signature Signature

Document à imprimer et signer en 2 exemplaires et à archiver méthodiquement.

Si un ou plusieurs « NON » ont été enregistrés, le comptable/caissier devra faire le nécessaire pour
corriger au plus vite les erreurs constatées/retrouver les documents manquants et les présenter à son
supérieur hiérarchique.
⬛101
⬛
Fiche technique / ⬛102
FI4 ⬛

LE⬛RAPPORT⬛FINANCIER⬛/⬛FI4

Définiti%ns
C’est la version chiffrée du rapport narratif, mettant en relation le budget prévu initialement et le montant
effectivement dépensé.

C’est la version réalisée du budget prévisionnel (cf. fiche

FI1). Il peut être de deux sortes :

• global : c’est alors un document principalement INTERNE, destiné au CA, à l’AG, aux membres ; il est
différent du
Bilan ou des comptes annuels (cf. CP18) et présente effectivement les dépenses réalisées sur la
période (l’année en général) mais de manière organisée (par activité, par projet…). C’est un
document régulièrement exigé par les bailleurs au moment de dépôts de demandes de
financements.
• par projet / bailleur : c’est alors un document majoritairement destiné à un bailleur et qui doit répondre aux
exigences de celui-ci (délais, présentation, etc.).

•••

%bjectifs
• Traduire la réalisation budgétaire d’une période précise.
• Rendre compte de l’exécution d’un financement obtenu.
• Justifier l’utilisation des fonds gérés par l’association (qu’il s’agisse des fonds propres, de dons, de
subventions…).
• Il sert de base de prévision pour les budgets futurs.

•••

o%nditi%ns
Informations qui doivent figurer impérativement dans un rapport financier :

• recettes encaissées détaillées et sources des financements,

• dépenses réalisées détaillées,
• solde (différence entre les recettes et les dépenses),
• pourcentage d’utilisation,
• commentaires (sur les écarts éventuels, les lignes sur ou sous consommés, les raisons expliquant un
reliquat, etc.)
: cette dernière partie est souvent oubliée ; elle peut figurer également dans le rapport narratif mais ne doit
pas être mise de côté sous prétexte qu’il s’agit d’un document « chiffré ».

Documents nécessaires à l’élaboration d’un rapport financier :

• une comptabilité à jour (au minimum livre de caisse et livre de banque),

• le budget prévisionnel initial (global ou du projet, en fonction du rapport réalisé),
• dans le cas des rapports financiers destinés à des bailleurs : il est impératif de bien prendre
connaissance des exigences de ces bailleurs en matière de calendrier et de présentation
d’établissement de ces rapports (ces informations sont bien souvent disponibles dans la
convention, dans les guidelines remis éventuellement par le bailleur, ou auprès de celui-ci
directement en cas de doute).

•••

Rec%mmandati%ns
A faire:
• Indiquer précisément la période concernée par le rapport financier.
Fiche technique / ⬛103
FI4
• Faire signer par la/les personnes compétente(s) au sein de l’association (cf. fiche AD1). ⬛
 Fiche technique / ⬛104
FI4 ⬛

• Faire une copie de rapport avant d’envoyer.

• Respecter les délais de dépôt des rapports.

A ne pas faire:
• Confondre Rapport financier global et Bilan : les 2 documents ne se lisent pas de la même
manière ; un rapport financier global complet et clair apporte presque autant d’informations que
le rapport annuel de l’association ; il permet de visualiser le type d’activités menées, leur
proportion, etc.
• Confondre Rapport financier et Budget Prévisionnel.

oas particuliers:
Si vous devez établir votre rapport financier en 2 (ou plus) monnaies différentes (à la demande d’un bailleur
étranger par exemple) : il est impératif de renseigner le taux de change utilisé et, dans le cas de
monnaie fluctuante, d’expliquer le choix du taux appliqué ou d’utilisé le taux moyen pondéré (cf. fiche
CP8)

•••

Implicati%ns
• Le rapport financier global s’établit en général une fois par an, une fois la clôture des comptes effectuée.
• Les rapports financiers par projets (intermédiaires ou finaux) peuvent être établis beaucoup plus
fréquemment (tous les 3, 6, 12 mois par exemple) selon le rythme imposé par le bailleur.

Important : si un suivi budgétaire (Cf. fiche FI2) est effectué régulièrement, cela diminue considérablement la
charge de travail liée à l’établissement du rapport financier : un rapport financier n’est rien de plus que la
version « arrêtée » à une date donnée du suivi budgétaire accompagné des commentaires des écarts.

•••

Exemple : RAPP%Rv FINANoIER GL%BAL

Budget /
Monta Taux de
Lignes budgétaires financemen Budget reçu Solde
nt consom-
t demandé
dépens mation Commentaires
é
A B C D=B-C E = C*100/B
Euro FCFA Euro FCFA Euro FCFA Euro FCFA
Rubrique 1
Activité 1
Activité 2
Sous total Rubrique 1
Rubrique 2
Activité 1
Activité 2
Sous total Rubrique 2
TOTAL GENERAL

Signature du comptable/trésorier Signature du président

Fiche technique / ⬛105⬛
FI5

L’AUDIT⬛EXTERNE⬛/⬛FI5

Définiti%ns
L’audit est une activité de contrôle et de conseil qui peut porter sur différents aspects d’une
organisation. Les deux principaux types d’audit sont:
• l’audit organisationnel qui s’intéressera à l’organisation du travail, à la répartition des tâches et des
responsabilités, et au respect des procédures par les acteurs de la structure ;
• l’audit financier qui est l’examen de la validité des états financiers émis par une organisation.

Il peut exister d’autres types d’audit par exemple : audit social, audit statutaire, audit environnemental, audit des
systèmes d’information...

L’audit peut être mené soit par une personne appartenant à l’organisation, c’est l’audit interne ; soit par
une personne extérieure, c’est l’audit externe.

La présente fiche s’articulera autour de l’audit externe.

L’audit externe peut être imposé soit de façon conventionnelle par un bailleur ou un partenaire
financier, soit par la loi (certaines législations imposent aux associations, au-delà d’un certain nombre
de salariés ou d’un certain niveau de budget, de faire auditer et valider leurs comptes).

•••

%bjectifs
Les objectifs généraux d’une pratique d’audit sont :
• vérifier que les résultats obtenus correspondent aux résultats prévus,
• vérifier que les procédures ont été respectées,
• détecter des dysfonctionnements éventuels, leurs causes et mettre en évidence les améliorations
nécessaires,
• comprendre, analyser un incident, un écart, un dysfonctionnement spécifique.

Les objectifs spécifiques de l’audit financier :

• disposer d’une information financière fiable,
• apprécier l’organisation comptable actuelle afin d’en déceler les insuffisances et de les améliorer,
• prévenir des fraudes et des détournements.

Les objectifs spécifiques de l’audit organisationnel :

• apprécier le respect des procédures,
• apprécier la qualité de la prestation de service,
• évaluer le niveau de la bonne gouvernance de la structure.

•••

o%nditi%ns
Le contrôle externe exige spécifiquement :
• une définition nette du champ couvert par le contrôle et des responsabilités de chacun,
• la franche collaboration du personnel,
• la connaissance des procédures financières et organisationnelles de tous les services,
• la sensibilisation du personnel et le partage des termes de l’audit.

•••
Fiche technique / ⬛106⬛
FI5

Rec%mmandati%ns
A faire (méth%d%l%gie)
• Etablir les termes de références (soit par le bailleur ou celui qui commandite l’audit, soit par la structure qui
souhaite être auditée).
• Avoir une procédure d’audit élaborée de façon concertée et validée par les parties prenantes.
• Définir le champ et les objectifs de l’audit, ainsi que les référentiels concernés.
• Identifier et choisir les auditeurs internes ou externes suite à un appel d’offres.
• Communiquer les thèmes de référence de l’audit auprès du personnel concerné.
• Le jour de l’audit, faire une réunion d’ouverture au cours de laquelle le responsable de la structure présente
le ou les auditeurs, les objectifs, la méthode d’audit, les règles déontologiques.
• Réaliser une réunion de restitution avec l’auditeur et débattre des écarts.
• Diffuser le rapport d’audit qui contient objectifs et champ d’application de l’audit, détails du plan d’audit,
identification des documents de référence, observations des non-conformités.
• Décider et engager les actions d’amélioration nécessaires suite au travail des auditeurs

•••
Fiche technique / L ⬛107⬛
%Gd

LE⬛SUIVI⬛DE⬛MAINTENANCE⬛/⬛LOG1

Définiti%n
La maintenance est l’ensemble des actions qui ont pour objectif de garder ou de remettre un bien en état pour
remplir la fonction qu’on exige de lui. Il existe deux formes complémentaires d’organiser sa maintenance : la
maintenance corrective et la maintenance préventive.

• La maintenance corrective est la maintenance exécutée après détection d’une panne et destinée à
remettre le bien dans l’état dans lequel il peut accomplir une fonction requise.

• La maintenance préventive est la maintenance exécutée à des intervalles prédéterminés ou

selon des critères prescrits et destinée à réduire la probabilité de défaillance ou la dégradation d’un
bien.

La maintenance regroupe ainsi les actions de dépannage et de réparation, de réglage, de révision, de

contrôle et de vérification des équipements matériels (machines, véhicules, locaux, objets
manufacturés, etc.) ou même immatériels (logiciels).

Le suivi de la maintenance est l’ensemble des actions contribuant à améliorer les services de
maintenance en termes de réactivité, productivité, qualité et rentabilité.

•••

%bjectifs
• Assurer la sécurité des personnes et des biens.
• Maintenir au meilleur niveau de performance et de service les biens à moindre coût.
• Assurer la disponibilité la plus élevée possible des biens.
• Assurer la traçabilité de la maintenance.
• Identifier les problèmes liés à la maintenance.
• Minimiser le coût de la maintenance.

•••

o%nditi%ns
• Disposer d’un plan de maintenance (planifier les opérations préventives et correctives).
• Mettre en place des indicateurs de performance et de rentabilité.

•••

Rec%mmandati%ns
A faire:
• Mettre en place un carnet de suivi de la maintenance de chaque bien.
• Eviter de changer de prestataire de maintenance.
• Etablir un contrat de maintenance pour assurer l’entretien de certains matériels (véhicule,
photocopieuse, matériel informatique ; etc.).
• Evaluer la maintenance.
• Impliquer tout le personnel.
• Réaliser des inspections générales et périodiques.

A ne pas faire:
• Eviter si possible la dépendance aux sous-traitants.
• Acheter des biens sans les informations techniques.
• Acquérir les biens sans service après vente.
• Garder des biens vétustes ou obsolètes.
 Fiche technique / L ⬛108⬛
%Gd

•••

Implicati%ns
Le suivi de la maintenance doit être compris et accepté comme l’exigence de conserver en bon état c’est-
à-dire, dans de bonnes conditions de fonctionnement tous les biens, lesquels, de plus, doivent offrir les
conditions de sécurité appro- priées. Le suivi de la maintenance doit être considéré comme une obligation
générale de tout le personnel de l’associa- tion, avec des responsabilités spécifiques à chaque niveau.

•••

Exemple
ENTRETIEN DU MATERIEL

ANNEE :

DESIGNATION MATERIEL :

N° :

SERVICE :

Nature Signature Signature

Date de Coût utilisateur prestataire Commentaire
l’intervention
Fiche technique / L ⬛109⬛
%G2

L’INVENTAIRE⬛DE⬛STOCK⬛/⬛LOG2

Définiti%n
L’inventaire de stock est une opération effectuée au moins une fois tous les douze mois, généralement
à la clôture de l’exercice, afin de relever en quantité et en valeur manuellement l’ensemble des
éléments constitutifs du stock faisant partie du patrimoine de votre structure.

Selon la fréquence et d’un point de vue comptable, on distingue deux types d’inventaires de stock : l’inventaire
permanent et l’inventaire intermittent.

• L’inventaire permanent est une organisation comptable des stocks qui consiste à enregistrer les
mouvements d’entrée et de sortie, afin de connaître de façon constante, en cours d’exercice, les existants,
chiffrés en quantité et en valeur.
• L’inventaire intermittent est une organisation comptable des stocks qui consiste à déterminer, au moins
une fois par exercice, des existants chiffrés en quantité et en valeur.

•••

%bjectifs
• Faire une comparaison entre le stock théorique (existants comptables) et le stock physique (existants
réels), afin de déceler les différences de quantités, les erreurs d’adressage, les stocks dormants,
les stocks périmés, etc.
• Contrôler la consommation et l’utilisation des stocks, évaluer et estimer les besoins en approvisionnement.
• Renseigner sur l’état des investissements en stock.
• Permettre un suivi comptable des stocks et favoriser l’arrêté rapide des situations comptables.
• Suivre la bonne gestion des stocks afin de sécuriser et de conserver le patrimoine.
• Evaluer la qualité de la gestion des stocks.
• Evaluer l’efficacité des procédures du contrôle des stocks.
• Assurer la fiabilité de la comptabilité.

•••

o%nditi%ns
• Disposer d’une procédure d’inventaire.
• Disposer et tenir des fiches de stocks et des bons de sortie.
• Identifier le lieu de l’inventaire.
• Arrêter les bons de commande une semaine avant l’inventaire.
• S’assurer que les mouvements de stocks au cours de l’inventaire sont arrêtés.
• Bien ranger et identifier les stocks en les codifiant (par nature, par fonction, par famille, par date de
péremption…).
• Exclure les biens appartenant à un tiers.
• Intégrer les biens vous appartenant et se trouvant chez un tiers.
• S’assurer que les boîtes, les récipients vides sont enlevés de l’aire d’inventaire où qu’ils sont
identifiés comme tels pour qu’ils ne soient pas inclus dans le dénombrement des boîtes pleines.
• Disposer de fiches d’inventaire.

•••

Rec%mmandati%ns
A faire:
• Tenir une comptabilité rigoureuse tant en entrée qu’en sortie de stock (les entrées inscrites sur les
fiches de stock doivent correspondre aux bons de livraison et factures, les sorties doivent
correspondre aux bons de sorties).
• Mettre en place une équipe composée au minimum d’un superviseur, d’une personne pour compter
et d’une autre pour rapporter.
• Prendre toutes les dispositions nécessaires pour que le stock soit disposé de façon à faciliter le
Fiche technique / L ⬛110⬛
%G2
dénombrement exact.
 Fiche technique / L ⬛111⬛
%G2

• Préparer tous les documents pertinents.

• Aviser et donner le programme à toutes les personnes concernées.

A ne pas faire:
• Réceptionner et enregistrer les stocks sans recevoir en contrepartie une pièce comptable conforme.
• Prendre du retard dans l’enregistrement des mouvements de stocks.
• Changer de méthode de classification et d’enregistrement sans informer les personnes concernées.
• Renseigner les fiches de stock avec des erreurs.

•••

Implicati%ns
Pour des raisons de fiabilité, l’inventaire ne doit pas être réalisé par les seules personnes ayant la charge du
magasinage. Il est utile de faire participer des collaborateurs d’autres services, notamment les comptables, les
acheteurs et les tech- niciens de maintenance pour la connaissance qu’ils ont des articles. La procédure
d’inventaire doit être communiquée et expliquée aux équipes, avec un accent particulier porté sur la prise
de note lors du comptage.

•••

Exemple
FICHE D’INVENTAIRE AU 31/12/2011

REF DESIGNATION NB AFFECTATION ETAT OBSERVATIONS (dates de

BON MOYEN HS péremp- tion pour les
produits périssables)
MATERIEL
BUREAU 3 ADMINISTRATION 1 2 à réparer
BUREAU 1 PHARMACIE 1
BUREAU 4 SALLE DE REUNION 2 1 1 à réparer, 1 à remplacer
ORDINATEUR FIXE 3 ADMINISTRATION 3 demander la maintenance (virus)
ORDINATEUR FIXE 1 PHARMACIE 1 demander la maintenance (virus)
ORDINATEUR FIXE 1 SALLE DE REUNION 1 pas réparable
IMPRIMANTE 1 ADMINISTRATION 1
BALANCE 1 PHARMACIE 1
TELEVISION 1 SALLE D’ATTENTE 1
CHAISE 4 ADMINISTRATION 4
CHAISE 2 PHARMACIE 2
CHAISE 10 SALLE DE REUNION 4 4 2 à réparer, 2 à remplacer
CHAISE 10 SALLE D’ATTENTE 6 4 à réparer
CONSOMMABLES
CARTOUCHES IMPRIMANTE 3 FOURNITURES 3
STYLOS 54 FOURNITURES 54
PAPIER (RAMES) 5 FOURNITURES 5
MEDICAMENTS
se reporter à la fiche d’inven- PHARMACIE
taire de la pharmacie
KITS NUTRITION
RIZ (KG) 32 RESERVE 32
HARICOTS (SACS) 15 RESERVE 12 3 12 à péremption le 15/06/2013; 3 à
péremption le 12/04/2012
FARINE (SACS) 45 RESERVE 45
HUILE (BOUTEILLES) 59 RESERVE 59 date de péremption le 22/05/2012
Fiche technique / ⬛112⬛
R!d

LES⬛STATUTS⬛DES⬛TRAVAILLEURS⬛ASSOCIATIFS⬛/⬛RH1

ATTENTION : cette fiche est rédigée sur la base du droit français. Les dispositions décrites ne s’appliquent pas
forcément dans d’autres pays ; il convient de se reporter à la législation nationale.

Définiti%ns
• Le bénévole

Etre bénévole c’est participer de son plein gré à la vie de l’association sans contrepartie financière. Le bénévole
qui donne de son temps ne reçoit aucune rémunération ni en espèces, même modique, quelle qu’en soit la
dénomination (indemnité, vacation, prime...), ni sous la forme d’avantages en nature (nourriture, logement...).
On admet cependant qu’il puisse percevoir des remboursements de frais pour les dépenses engagées
pour le compte de l’association et avec son accord, sur présentation de pièces justificatives (frais de
déplacement, d’hébergement, de documentation, d’équipement...).
La participation du bénévole à la vie de l’association est volontaire. Il est toujours libre d’y mettre un terme sans
procédure ni dédommagement.
Il est, en revanche, tenu de respecter les objectifs et statuts de l’association et de se conformer aux règles de
sécurité et de discipline fixées dans la structure.

• Le salarié

Le salarié est lié à l’association par un contrat de travail (cf. fiche RH5). Il perçoit un salaire en échange de son
travail et il bénéficie d’un certain nombre de droits et devoirs liés à son contrat de travail (déterminés par les
législations locales). L’employeur doit normalement déclarer ses salariés, donnant lieu au versement
de charges sociales, de charges patronales, d’impôts, etc. (se reporter à la législation nationale pour
connaître les obligations de l’employeur et du salarié).

• Le volontaire

Le volontaire se distingue à la fois du bénévole et du

salarié. Le volontariat est défini par les éléments
suivants :
- le volontaire s’engage d’une manière formelle (par contrat), pour une durée limitée, pour une mission
qui lui est confiée par la structure ;
- en contrepartie de cet engagement, il perçoit une indemnité qui n’est pas assimilable à un salaire.
L’indemnité versée à un volontaire est normalement inférieure à un salaire puisque le volontaire accepte la
mission qui lui est confiée dans l’intérêt général.
Ce statut existe dans certaines législations nationales, mais pas toujours ; il convient donc de se
renseigner avant de signer un contrat de volontariat sur les dispositions spécifiques à son pays.

• Le vacataire

Le vacataire effectue pour le compte de la structure un travail sur une durée très courte, qui peut être
régulier (par exemple : un médecin effectue une consultation pendant une demi-journée chaque semaine au
sein d’une association). Il est payé pour chaque vacation selon un forfait établi à l’avance.
Il se distingue également du bénévole comme du salarié par les éléments suivants :
- il est rémunéré pour ses services, contrairement au bénévole ;
- il n’est pas officiellement embauché par la structure, ce qui signifie qu’il n’est pas tenu de respecter
les horaires de la structure (seulement les horaires fixés par son contrat de vacation) et qu’il ne bénéficie
pas des congés payés, des congés maladie, des primes éventuelles, etc.

•••

%bjectifs
Connaître les différents statuts des travailleurs associatifs existants pour les utiliser au mieux en fonction des
besoins et des ressources de la structure.

•••
Fiche technique / ⬛113⬛
R!d

o%nditi%ns
Bien connaître la législation applicable aux différents statuts.
Chaque structure doit définir et respecter les droits et les obligations de chacun des statuts. Cela permet de
clarifier les relations sociales à l’intérieur de la structure.

•••

Rec%mmandati%ns
Dans l’intérêt des travailleurs, il est préférable de favoriser le salariat chaque fois que c’est possible.

•••

Exemple
Tableau1 : Proposition de grille de fonction des volontaires

Volontaires Fonctions
Niveau/Grade 1 Gardiens
Niveau/Grade 2 Jardiniers, blanchisseurs, techniciens de surface, cuisiniers
Niveau/Grade 3 Médiateurs, réceptionnistes, conseillers psychosociaux, chauffeurs
Niveau/Grade 4 Infirmiers auxiliaires, gestionnaires de stocks, dispensateurs
Niveau/Grade 5 Secrétariats, assistants comptables, agents commerciale
Niveau/Grade 6 Assistants médicaux, assistants sociaux, ingénieurs biologistes, psychologues
Niveau/Grade 7 Administrateurs, médecins
Niveau/Grade 8 Coordonnateur/directeur exécutif

Niveau = niveau de responsabilité

Comme les salariés, les postes de volontaires peuvent être assortis de fiches de postes (cf. fiche RH2) et
d’une grille de traitement, de même qu’il existe une grille des salaires pour les salariés (cf. fiche RH3).
Fiche technique / ⬛114⬛
R!2

LA⬛FICHE⬛DE⬛POSTE⬛/⬛RH2

Syn%nymes
Profil de poste, description de poste

•••

Définiti%n
La fiche de poste décrit pour chaque poste d’une structure :
• les missions, les activités et les responsabilités confiées,
• la place dans l’organigramme (liens hiérarchiques et fonctionnels),
• les compétences requises.

•••

%bjectifs
• Clarifier la répartition des tâches au sein de la structure et les relations hiérarchiques.
• Expliciter les attentes de la structure vis-à-vis de l’employé et vice-versa, pour éviter les abus ou les
malentendus.
• Permettre l’évaluation annuelle des personnes travaillant dans la structure.
• Limiter les tensions au sein de la structure.

•••

o%nditi%ns
Avoir clarifié avec le reste de l’équipe la répartition des tâches et des responsabilités, et la place de
chacun dans l’organigramme.

•••

Rec%mmandati%ns
A faire :
• La fiche de poste doit servir de base au recrutement d’une personne : elle permet de fixer son salaire en
fonction de son statut (cf. fiche RH1) et de sa place dans la grille des rémunérations (cf. fiche RH3).
• La fiche de poste peut être annexée au contrat de travail (cf. fiche RH5).
• Elle doit être établie en double exemplaire, signée par l’employé et l’employeur, qui en conservent
chacun un exemplaire. Elles seront archivées méthodiquement avec les contrats de travail.
• La fiche de poste peut être revue au fil du temps, si les attributions changent. Elle doit toujours refléter la
réalité du poste. La personne qui occupe le poste doit être impliquée dans la mise à jour de sa fiche.
• La fiche de poste pourrait préciser que le travailleur peut-être amené à effectuer toute autre tâche à la
demande de son supérieur dans le cadre des activités de la structure.

A ne pas faire :
Confier des tâches qui ne sont pas mentionnées dans le profil de poste.

•••
Fiche technique / ⬛115⬛
R!2

Exemple

FICHE DE POSTE

1. Présentation générale de la situation de travail et de ses conditions d’exercice

Intitulé du poste
Il s’agit de la dénomination officielle, du titre.

1.1 - Position du poste au sein de l’association et du pôle

Il s’agit de situer le poste sur l’organigramme et de décrire tant les relations fonctionnelles que les
relations hiérarchiques.
Dans le cas d’un poste d’encadrement, il faut indiquer le nombre de personnes en responsabilité, ainsi que
leur catégorie.
Dans le cas d’un poste sans fonction d’encadrement on précise les délégations consenties et s’il y
a lieu la composition de l’équipe de travail.
Toutes précisions jugées utiles relatives aux autres partenaires de travail peuvent également être
apportées.

1.2 - Description des missions et enjeux du pôle.

Il s’agit d’expliciter le rôle particulier du pôle au sein de l’association, ainsi que les
principaux aspects stratégiques de son intervention. Ces informations permettent une meilleure
compréhension du poste même, ainsi que des compétences essentielles à développer.

1.3 - Les spécificités du poste (Point facultatif)

Cette rubrique est ouverte ; on peut y trouver des éléments :
• matériels : déplacements fréquents, horaires particuliers ;
• relatifs aux compétences et ressources très stratégiques ou très spécifiques à ce poste ;
• d’une manière générale, toutes informations jugées utiles.

2. Missions et activités afférentes au poste

Cette partie relative aux missions et activités constitue le cœur de la fiche de poste ; elle sert
de référence, quelle que soit la destination de la fiche de poste.

2.1- LES MISSIONS expriment le sens du poste et correspondent à ses différentes finalités.
Elles sont généralement déclinées par grand domaine ou secteur d’activité. Elles permettent de
répondre à la question
: pourquoi ce poste ?

2.2- LES ACTIVITES décrivent ce qui doit être effectué pour réaliser les missions relatives au poste. Il
s’agit du niveau le plus fondamental de la description du poste (d’ailleurs, c’est à partir des activités
que seront définies les compétences).
Elles permettent de répondre à la question : que fait-on dans ce
poste ? Cette partie doit être aussi détaillée et précise que
possible.

3. Principales compétences requises pour l’exercice des missions et activités

LES COMPTENCES correspondent à la mobilisation et à la combinaison dans l’action

d’un certain nombre de ressources personnelles et de l’environnement
professionnel. Elles décrivent les connaissances, savoir-faire et aptitudes
nécessaires.
Fiche technique / ⬛116⬛
R!3

LA⬛GRILLE⬛DES⬛SALAIRES⬛/⬛RH3

Définiti%n
La grille des salaires correspond à l’échelle des salaires dans une organisation. Ce document interne indique
notamment quelle est la rémunération (minimum / maximum) pour chaque fonction, selon des critères
que l’organisation souhaite prendre en compte (ancienneté, niveau de responsabilité, de formation,
d’expérience, etc.).

La grille des salaires se présente sous forme d’un tableau, où à chaque poste dans l’organisation
correspond un niveau de rémunération.

•••

%bjectifs
L’objectif de la grille des salaires est, pour une organisation, d’avoir une politique salariale cohérente,
transparente et compréhensible. Cela permet :
• d’éviter l’arbitraire ou le favoritisme dans les choix de rémunération : à chaque poste correspond un niveau
de salaire, établi selon des critères définis et expliqués.
• de limiter les conflits, frustrations, sentiments d’injustice, facteurs de démotivation, liés aux
questions toujours sensibles de salaire : les salariés peuvent mieux comprendre les différences de
salaires au sein d’une équipe si la grille salariale est connue de tous.

•••

o%nditi%ns
• Il est utile, préalablement à la construction d’une grille des salaires, de recueillir de l’information sur les
niveaux de salaire existants, auprès d’organisations comparables (en terme d’activité, de taille), sur le
marché du travail (offres d’emploi), avec pour objectif que la grille salariale soit en phase avec le
marché du travail local.
• Chaque salarié doit disposer d’une fiche de poste qui détaille ses missions et responsabilités (cf.
fiche RH2). Cela facilitera le positionnement de chaque poste dans la grille des salaires.
• La structure doit disposer d’un organigramme fonctionnel (cf. fiche AD2).

•••

Rec%mmandati%ns
A faire:
Les éléments essentiels devant figurer dans une grille de salaire :
• la nature du poste
• le niveau d’étude ou diplôme
• le salaire
• les primes (ancienneté ; risque ; rendement)
• les indemnités (transport ; logement ; responsabilité ; fonction, etc.)
• la catégorie
• les charges sociales (retenues employé, retenues employeur).

Bien que ce soit rarement obligatoire, il est recommandé de porter la grille des salaires à la
connaissance des salariés, et d’être le plus transparent possible sur sa politique salariale.
Par ailleurs, elle peut faire l’objet d’une validation par le
CA. Mise en place d’une grille des salaires :

La première étape dans la construction d’une grille des salaires consiste à déterminer pour chaque poste
existant dans l’organisation sa position dans la grille.
Fiche technique / ⬛117⬛
R!3

Pour ce faire, il est nécessaire de préalablement définir et hiérarchiser les critères qui vont déterminer
les différents niveaux de la grille : responsabilité, encadrement, niveau de formation… Il est utile qu’une
large partie de l’organisation et au moins l’ensemble de l’encadrement et des représentants du
personnel soient associés à cette réflexion.

Ce travail permettra de déterminer le nombre de niveaux dans la grille (variable pour chaque organisation) et
la position de chaque poste dans cette grille.

Dans l’exemple de grille des fonctions en annexe 1, il y a 5 niveaux dans la grille, du niveau 1 le plus bas (pour
un poste de gardien) au niveau 5 le plus élevé (pour un directeur).

Un processus inscrit dans le long terme :

La construction d’une grille des salaires se fait rarement au moment de la création d’une organisation. Or, lors
de sa mise en place, il peut y avoir des postes « hors grille », et il n’est évidemment pas question de
baisser certains salaires trop élevés pour les faire correspondre à la grille.
L’ajustement à la grille peut se faire dans le long terme (sur plusieurs années), par le biais des
augmentations annuelles, au moment du renouvellement du personnel ou en augmentant certains salaires
(sous positionnés par rapport à la grille) plus rapidement que d’autres.

Critères additionnels :

Une fois la personne embauchée, son niveau de salaire peut évoluer en fonction d’autres critères :
ancienneté dans la structure (% par année d’ancienneté), éventuellement « prime de performance », même si
ces primes peuvent, étant donné la difficulté d’établir des indicateurs objectifs, réintroduire une notion
d’arbitraire.
La position dans la grille des salaires / grille des fonctions se doit d’être mentionnée dans le contrat de travail.
Idéalement, la grille des salaires peut-être présentée et expliquée au salarié au moment de l’embauche.

•••

Exemple : grille des salaires

Salaire minimum / Postes Postes administratifs Postes logistique

médicaux maximum (brut)
Niveau 2 500 – 3000 Directeur
5
Niveau 4 2 000 – 2 500 Responsable Responsable Responsable logistique
médical administratif
Médecin
Niveau 1 600 – 1 800 Infirmier, Comptable Acheteu
3 accompagnants r
psychosociaux Chauffeu
r
Niveau 1 200 – 1 500 Hygiéniste hôpital Secrétaire
2
Niveau 1 500 – 1 000 Gardien
La variation du salaire d’embauche à
l’inté- rieur de cette fourchette dépend
de critères additionnels tels que par
exemple le niveau d’expérience ou de
diplôme
Fiche technique / ⬛118⬛
R!4

LE⬛PROCESSUS⬛DE⬛RECRUTEMENT⬛/⬛RH4

Définiti%ns
Le recrutement est l’ensemble des actions mises en œuvre pour trouver un candidat correspondant aux
besoins d’une organisation dans un poste donné. Le recrutement peut être dit soit « interne » (on
recrute au poste à pourvoir une personne qui travaille déjà dans la structure à un autre poste) ou «
externe ».
Le recrutement consiste à positionner la bonne personne à la bonne place au bon moment. C’est une activité
stratégique qui vise à combler les postes vacants d’une organisation avec des employés qui satisfont
aux exigences des postes.
Cette activité entraîne l’établissement d’une procédure permettant à l’organisation de faire en sorte d’attirer un
nombre suffisant de bonnes candidatures possédant des qualifications et de la motivation face au poste offert,
et de choisir la plus adaptée aux besoins et contraintes de l’organisation.

•••

%bjectifs
L’objectif d’une politique de recrutement réfléchie est de toujours être en adéquation entre les besoins en
compétences de la structure et ses ressources humaines.

•••

o%nditi%ns
Respecter les étapes du recrutement :
1. Identification/expression des besoins (sur la base des évaluations du personnel, de
l’augmentation de la charge de travail, de l’extension des activités)
2. Analyse et validation
3. Faisabilité (disponibilité de ressources, de l’espace, etc.)
4. Processus de recrutement :
a.Rédaction de la fiche de poste (cf. fiche RH2)
b. Rédaction des termes de référence (date de publication de l’offre, date de clôture,
composition du comité de sélection, fiche de poste, nature du contrat…)
[Link] de l’offre et communication en interne
d.Réception et classement des dossiers
[Link]ésélection des dossiers
[Link] d’un test et/ou entretien
g.Délibération et choix final du comité de sélection
5. Publication des résultats
6. Formalités d’embauche :
[Link] du contrat (cf. fiche RH5)
b.Déclaration à l’inspection du travail, sécurité, sociale, etc.
[Link] d’une note à tous les services de l’association
[Link] du dossier (cf. fiche RH7)
[Link] au registre du personnel (cf. fiche RH8)
7. Présentation de la nouvelle recrue à l’ensemble du personnel.

•••

Rec%mmandati%ns
Le recrutement en interne présente un double avantage :
• il permet de gagner du temps aux étapes 6 et 7 : puisque le salarié fait déjà partie de la structure,
les démarches administratives et l’intégration auprès du personnel sont facilitées ;
• il permet aux salariés d’accéder à des promotions, ce qui peut favoriser leur motivation au travail.

•••
Fiche technique / ⬛119⬛
R!4

Exemple
TERMES DE REFERENCE DU POSTE DE CHARGE DE PROGRAMME

POSTE :

Pour un chargé de programme du volet communautaire de la lutte contre le paludisme 2ième

phase Round 7 dans la région de l’Est.

DESCRIPTION DU POSTE :

Le poste à pourvoir concerne la coordination des activités communautaires de lutte contre le

paludisme, de l’association sise .

SES PRINCIPALES TÂCHES :

Sous la supervision du coordonnateur ses principales tâches consisteront à :

- Établir le calendrier de travail.
- Mettre en place et rendre fonctionnelle un système de suivi supervision des structure de
mise en œuvre (SMEO) impliquées dans le programme.
- Préparer les conventions trimestrielles de collaboration des SMEO.
- Appuyer les SMEO dans l’élaboration de leurs plans d’action et dans la rédaction de leurs rapports
techniques.
- Collecter les rapports trimestrielles des SMEO afin d’établir la synthèse des activités de la région.
- Organiser des cadres de concertation avec les différents acteurs de la région.
- Recevoir et communiquer au coordonnateur national de l’association les correspondances reçues.
- Participer à l’élaboration des programmes, des projets et plan d’action de l’association.
- Appuyer le coordonnateur national dans l’organisation des réunions trimestrielles du
Conseil Exécutif de l’association.
- Soumettre par écrit au Conseil Exécutif à travers le coordonnateur national toutes les
suggestions d’amélioration des activités.
- Soumettre au Conseil Exécutif mensuellement un rapport de l’ensemble des activités.
- Suivre et vérifier l’établissement des bilans d’exécution financière systématique et de contrôle des
travaux des gestionnaires.
- Entretenir de bonnes relations avec les autorités sanitaires, politiques, religieuses et
coutumières de la région.
- Exécuter toute autre tâche confiée par le Coordonnateur.

PROFIL :

- Expérience d’au moins deux (2) ans dans la gestion communautaire des projets.
- Justifier d’un niveau des classes de terminale ou équivalent.
- Avoir une bonne connaissance du programme national de lutte contre le paludisme.
- Justifier d’une capacité d’utilisation des outils informatiques (Word, Excel, email)
- Justifier d’une expérience dans l’exécution administrative et financière de projets communautaires
de déve- loppement.
- Justifier d’une connaissance de base en approche genre et être sensible au genre.
- Etre capable de travailler en équipe.
- Maîtriser le français.
- Connaissances pratiques de l’anglais, du mooré et du gulmancema seraient un atout.
- Etre immédiatement disponible.
Fiche technique / ⬛120⬛
R!4

CONDITIONS DE RECRUTEMENT :

Le poste sera basé à est à pourvoir avant le

Il sera placé sous la responsabilité du coordonnateur national de
l’association. Le chargé de programme bénéficiera d’un
encadrement de 30 jours.

STATUT DU CONTRAT :
Contrat à durée déterminée d’un an renouvelable en fonction de la subvention obtenue.

PIECES A FOURNIR :
- Une demande adressée à la présidente
- CV et lettre de motivation adressée à la présidente
- Un casier judiciaire datant de moins de trois (3) mois
- Attestation de niveau terminale ou équivalent

Lieu et dépôt des candidatures :

Date limite des dépôts :

Les candidatures des personnes des SMEO partenaires de l’association sont encouragées.
⬛114⬛
Fiche technique / ⬛115⬛
R!5

LE⬛CONTRAT⬛DE⬛TRAVAIL⬛/⬛RH5

Définiti%ns
Le contrat de travail est un accord entre un employeur et un employé qui régit leurs relations et fixe
leurs droits et obligations respectifs.

Toute personne accomplissant des tâches pour l’association doit signer un contrat de travail si elle
cumule les deux conditions :
- elle réalise un travail pour le compte et au profit de l’association ;
- elle reçoit une rémunération en contrepartie de ce travail, en espèce ou en nature (logement, nourriture...),
quelle que soit la qualification donnée par l’association : salaire, rétribution, indemnité, vacation, primes...
Le contrat de travail est un accord entre un employeur et un employé qui régit leurs relations et fixe
leurs droits et obligations respectifs.
Il doit comporter un certain nombre de mentions minimales :
• l’identité des parties (nom de l’employé, nom de l’employeur et de son représentant légal),
• la qualification du poste,
• le lieu de travail,
• la date de début du contrat,
• la rémunération,
• la durée du contrat (contrat à durée déterminée : indiquer le terme ou contrat à durée indéterminée),
• les horaires de travail,
• les conditions de sa modification et de sa rupture.

Des mentions complémentaires peuvent être faites : durée des congés payés, obligations des deux
parties concernant le paiement des charges sociales ou autres taxes, la période d’essai, la fiche de
poste, la convention collective dont l’association relève le cas échéant, etc.

Le contrat de travail doit être établi en 2 exemplaires originaux, comportant chacun la signature des 2 parties
au contrat
: l’employeur et l’employé. Chacun en conserve un exemplaire et l’employeur doit l’archiver méthodiquement.
Parfois la législation locale exige que le contrat soit visé par l’inspection du travail.

•••

%bjectifs
• Clarifier les droits et obligations de chacun pour éviter les malentendus et les litiges.
• Etre en règle avec la législation.
• Protéger les 2 parties au contrat.

•••

o%nditi%ns
Connaître le droit du travail en vigueur et s’y conformer. Il peut être fait appel à un conseil juridique pour sa
rédaction.

•••

Implicati%ns
Faire un suivi régulier des contrats : échéances des contrats à durée déterminée, suivi des périodes d’essai,
évolution de la législation locale.

•••
Fiche technique / ⬛116⬛
R!5

Rec%mmandati%ns
La fiche de poste peut être annexée au contrat de travail (cf. fiche RH4).

•••

Exemple

CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE INDETERMINEE

Entre les soussignés :

Nom de l’association :
dont le siège social est situé à :
représentée par M/Mme , fonction
d’une part,

et M/Mme
demeurant à :
né le / / à
nationalité :
d’autre part.

Il a été convenu ce qui suit :

ENGAGEMENT
M/Mme qui se déclare libre de tout engagement, est
engagé(e) en qualité de .
Le cas échéant : Le présent contrat est régi par les dispositions de la convention
collective
.

DUREE DU CONTRAT - PERIODE D’ESSAI

Le présent contrat est conclu pour une durée indéterminée à compter du

. Il ne deviendra définitif qu’à l’issue d’une période d’essai de mois.

Durant cette période, chacune des parties pourra rompre le contrat sans préavis ni indemnité.

FONCTIONS
En sa qualité de , M/Mme sera chargé(e) de :

(décrire
les fonctions)

HORAIRES DE TRAVAIL
M/Mme s’engage à respecter l’horaire de travail de l’association, la durée
hebdoma- daire de travail étant pour lui/elle de 39 heures, à l’intérieur des horaires suivants : 8H30
à 12H30 et 13H30 à 18H du lundi au vendredi, sauf exceptions.

LIEU DE TRAVAIL
M/Mme exercera ses fonctions à .

REMUNERATION
En contrepartie de son travail, M/Mme percevra une rémunération mensuelle brute de
.
Fiche technique / ⬛117⬛
R!5

PREAVIS (obligatoire)

A l’issue de la période d’essai, si elle s’est révélée satisfaisante, le présent contrat deviendra
définitif et se poursuivra pour une durée indéterminée, chacune des parties ayant le droit d’y
mettre fin dans les conditions fixées à cet effet par la loi, sous réserve de respecter, sauf cas de
faute grave ou lourde, un délai de préavis fixé à : (Prendre en compte le minimum légal ou
conventionnel.)
mois pour un licenciement ;

CONGES PAYES

M/Mme aura droit, chaque année, à semaines de congés payés, cette

période étant déterminée par accord entre la direction de Nom de l’association et M/Mme
compte tenu des nécessités de service.

Fait à , en double exemplaire, le

Date et signatures des deux parties précédées de la mention manuscrite «lu et

approuvé» :
L’employe Le
ur salarié
⬛118⬛
Fiche technique / ⬛119⬛
R!6

LE⬛DOSSIER⬛DU⬛PERSONNEL⬛/⬛RH6

Définiti%ns
Le dossier du personnel est un outil central de la gestion des ressources humaines et permet plus
particulièrement de faire un bon suivi personnalisé de chaque membre du personnel.
Il est en général conservé de manière confidentielle sous forme papier et sous forme électronique pour
l’archivage.

•••

%bjectifs
L’objectif du dossier du personnel est de conserver en un unique endroit les données relatives à chacun
des membres quel que soit son statut (salarié, bénévole, vacataire…)

•••

o%nditi%ns
Avoir une personne chargée de la gestion des ressources humaines

•••

o%ntenu
Les documents habituels à rassembler pour constituer le dossier du personnel sont :

• CV, lettre de motivation, diplômes, certificats de travail,

• Contrat de travail, fiche de poste ou lettre d’embauche,
• Relevé des heures et des absences,
• Etat des congés,
• Fiches de travail,
• Suivi médecine du travail,
• Fiches d’évaluation,
• Certificat /rapport médical,
• Demande d’explication, avertissement, mise à pied,
• Copie de permis d’autorisation d’absence, etc.

•••

Rec%mmandati%ns
Le dossier du personnel doit être mis à jour régulièrement et archivé de préférence dans un endroit
clos. L’accès des dossiers doit être limité.

•••
Fiche technique / ⬛120⬛
R!6

Exemple

Pochettes Documents

Informations personnelles Photocopie de la carte d’identité

Fiche état civil
Photocopie des diplômes et d’attestations de
formation Photocopie du permis de conduire
(éventuel)
Un exemplaire du CV + lettre de
motivation Note de service
d’engagement

Contrat de travail Contrat de travail

Description du poste
Adhésion caisse de
retraite
Contrat d’assurance individuel
Evaluation Fiche de compétences,
Certificat de travail des emplois antérieurs
Lettres éventuelles de
recommandation Compte rendu
annuel d’évaluation

Formation Relevé des formations suivies

Fiche d’évaluation de la
formation

Médecin Inscription du salarié

e du Relevé des visites
travail Compte rendu des
visites

Arrêt maladie, Déclaration d’arrêt maladie

accident du travail Déclaration accident du travail

Congés payés Relevé des dates de congés

payés Fiche de demande de
congés payés Fiche de suivi
des congés payés

Absences, autres Fiches d’autorisation d’absence de l’année en cours

Relevés des absences de l’année en cours

Salaires Les bulletins de salaire de l’année en

cours Relevés des heures de l’année
en cours Relevés des frais de l’année
en cours
Fiche technique / ⬛121⬛
R!6
Dossier disciplinaire Lettres de sanction (blâme, avertissement, mise à pied, etc.)

Le départ ou la Lettre de démission

retraite de l’employé Lettre de licenciement
Certificat de travail
Reçu pour solde de tout compte
Fiche technique / ⬛122⬛
R!Ľ

LE⬛REGISTRE⬛DU⬛PERSONNEL⬛/⬛RH7

Définiti%ns
Le registre du personnel est un outil récapitulatif en ressources humaines se présentant sous la
forme d’une liste nominative des membres du personnel quel que soit leur statut au sein de la structure. Il
présente en général la fonction occupée, la date d’entrée et de sortie dans l’organisation, le statut, et autres
informations propres à chacun des employés.

•••

%bjectifs
L’objectif du registre du personnel est de lister les personnes actives et de suivre leurs mouvements
dans la structure. C’est un outil pouvant entre autres servir de base pour l’élaboration de la fiche de paie,
l’organigramme ainsi que pour donner rapidement une idée de la taille de la structure et de la charge de
travail qui peut être accomplie.

•••

o%nditi%ns
Le registre du personnel doit être mis à jour à chaque nouvelle arrivée et chaque changement
concernant chacun des employés.

•••

Exemple
Première partie : liste nominative
Fiche technique / ⬛123⬛
R!Ľ

Deuxième partie : fiche individuelle

NOM, PRENOMS :
……………………………………………………………………………………………………………
….. N° D’ORDRE : ……………………………...

CATEGORIE SALAIRE DE BASE ACCESSOIRES DE FONCTION/DATE DATE DE DATE DE

ET DATE ET DATE DE SALAIRE D’AFFECTATION CONGE/ NB REPRISE
FIXATION INDEMNITES PRIMES DE JOURS
Fiche technique / ⬛124⬛
R!8

LA⬛FICHE⬛DE⬛PAIE⬛/⬛RH8

Syn%nymes
Bulletin de paie, bulletin de salaire

•••

Définiti%n
La fiche de paie est le document qui atteste du versement du salaire à un employé à une date précise,
pour une période donnée (généralement mensuelle) pour les personnes ayant un contrat de travail.
Ces personnes doivent donc être déclarées aux organismes sociaux et/ou aux autorités publiques, et
éventuellement payer des impôts et des cotisations sociales selon la législation en vigueur. Ces
déductions apparaissent sur les fiches de paie.

En l’absence d’un contrat de travail, des rémunérations peuvent néanmoins être versées à des intervenants
(indemnités, vacations, etc.). Ces rémunérations ne donnent pas lieu au versement de cotisations
sociales mais doivent faire l’objet d’un justificatif.

Les fiches de paie sont généralement préparées à partir des informations et du calcul des salaires
enregistrés dans le livre de paie (cf. fiche RH10).

Les informations minimales qui doivent apparaitre dans une fiche de paie sont :
• le nom du salarié et le poste qu’il occupe ;
• le nom et les coordonnées de la structure « employeur » (nom, adresse, N° d’immatriculation sociale et
fiscale) ;
• la période de paie concernée (ex : du 1er au 31 janvier 2011) ;
• le salaire de base, les éventuelles indemnités additionnelles au salaire de base (allocations familiales,
indemnités de transport…), les retenues faites et le salaire net à verser ;
• le coût salarial total (salaire net + charges employeur + charges employé) ;
• la signature de l’employé ;
• la signature et le cachet de l’employeur ;
• la date d’émission de la fiche de paie ;
• le numéro matricule de l’employé ;
• la situation matrimoniale/nombre d’enfant(s) à charge.

Les informations complémentaires suivantes peuvent être ajoutées si besoin :

• le niveau ou la catégorie du poste (si la structure dispose d’une grille des salaires) ;
• les modalités de paiement (espèces, virement, chèque) ;
• les avances ou prêts reçus.

•••
%bjectifs
Se conformer aux obligations
légales. Justifier le calcul du
salaire.

•••

o%nditi%ns
Disposer de toutes les informations nécessaires à la préparation/actualisation du tableau mensuel de paie
qui permettra la préparation des fiches de paie et le calcul des salaires :
• déclaration du salarié organismes sociaux et/ou instances publiques concernés ;
• informations mentionnées dans le contrat de travail et dans le dossier du personnel (nom, fonction,
salaire de base, nombre d’ayants droits…) ;
• indemnités spécifiques à la structure (ex : transport, logement) ;
• modalités de calcul des impôts et des cotisations sociales ;
Fiche technique / ⬛125⬛
R!8
• primes (caisse, responsabilité, etc.).
 Fiche technique / ⬛126⬛
R!8

Rec%mmandati%ns
Le calcul des impôts et des cotisations sociales peut s’avérer complexe. Il est recommandé de se rapprocher des
autorités locales compétentes (ex : inspection du travail) pour s’assurer qu’il est conforme à la
législation fiscale en vigueur et qu’aucune erreur n’a été commise.

A faire :
• Actualiser régulièrement la fiche de paie (ex : changement de fonction et de salaire d’un salarié,
naissance d’un enfant…).
• Imprimer les fiches de paie en 2 exemplaires (minimum) : l’un pour l’employé et l’autre pour l’employeur,
que chacun doit conserver et archiver méthodiquement.
• Etablir une fiche unique pour chaque période (par mois, par semaine…), présentant le salaire total
versé au salarié, tous bailleurs confondus.
• Conserver les justificatifs de paiements des salaires (copies des chèques, attestations de virements,
bons de sorties de caisse, etc.). Le montant versé doit correspondre au salaire net qui apparait sur la
fiche de paie.

A ne pas faire :
• Les per diem, frais de mission (transport, hébergement, etc.) sont généralement versés à part. Ils ne
doivent pas être inclus dans le calcul du salaire et ne doivent donc pas apparaitre dans la fiche de
paie.

•••
Fiche technique / ⬛127⬛
R!8

Exemple

Association Etoile FICHE DE PAIE

12 bd de Niamey, Bamako –
Mali N° Ident fiscale
N° Ident sociale

Période : Du 1er novembre au 30 novembre 2010

NOM
Fonction Assistant
N° matricule
Niveau dans la grille de salaire financier 4-A
Situation matrimoniale
Nb d’enfant(s) à charge 4

Salaire de base A 178 759

Indemnités additionnelles
Indemnités de transport 26 814
Allocation de logement 17 255

Total Indemnités supplémentaires B 45 119

Salaire brut C= A+B 223 878

Retenues sur salaire

Cotisations sociales salarié (ex : 10% du salaire de 17 875
base)
Impôts 20 000
Avance / prêt reçu 80 000
Mutuelle payée par l’employé
Total retenues sur salaire D 117 875

Salaire net à payer E= C-D 106 003

Charges patronales
Cotisations sociales – part patronale (ex : 15% du salaire 26
de base) 814
Mutuelle payée par l’employeur F 10
Total charges employeur 726
37
540

Cout salarial total G= C+F 261

418

Fait à Bamako le /

SIGNATURE et CACHET de l’EMPLOYEUR /2010 SIGNATURE

EMPLOYE
⬛128⬛
Fiche technique / ⬛129⬛
R!o

LE⬛FICHIER⬛DES⬛REMUNERATIONS⬛/⬛RH9

Syn%nymes
Etat de paie, journal mensuel des rémunérations, livre de paie

•••

Définiti%n
Le fichier des rémunérations est un tableau qui permet de lister, mois par mois, toutes les informations relatives
aux calculs et aux paiements des rémunérations des travailleurs d’une structure, qu’ils soient salariés,
vacataires, indemnisés, etc.

•••

%bjectifs
• Faciliter le calcul des rémunérations et l’établissement des fiches de paie (cf. fiche RH9) et la
préparation des paiements (en espèces, chèques, virement).
• Faciliter la gestion de la trésorerie de la structure.
• Calculer les différentes taxes à payer (impôts, sécurité sociale, etc.).
• Connaître le coût mensuel de chaque travailleur et faciliter la préparation des différents
documents budgétaires (budgets des demandes de financement, budgets annuels, prévisionnels
de trésorerie…).
• Clarifier les sources de financement (bailleurs de fonds et/ou fonds propres) pour chaque poste rémunéré.

•••

o%nditi%ns
• Connaître les conditions négociées entre l’employeur et le travailleur à son arrivée (titre du poste, lieu
d’affectation, rémunérations, statut (cf. fiche RH1), etc.).
• Connaître la législation locale et maîtriser le calcul des différentes cotisations (impôts, sécurité sociale…).
En cas de doutes ou de questions, se renseigner auprès des structures compétentes locales
(inspection du travail, centre de sécurité sociale, avocat, etc.).
• Connaitre les subventions et les budgets octroyés par les bailleurs de fonds aux rémunérations.
• Connaitre les modalités de paiement choisies par chacun des travailleurs (espèces, chèque, virement).

•••

Rec%mmandati%ns
• Actualiser le fichier des rémunérations après chaque mouvement ou changement (nouvelle
arrivée/départ, augmentation de salaire octroyé à un employé, changement de poste, de statut, etc.).
• Archiver méthodiquement mois après mois le tableau mensuel des salaires en version
informatique et en version papier (faire signer le responsable de la structure et le responsable
financier sur la version papier).
• Vérifier tous les mois la validité des données (contrats à renouveler ? formules de calcul correctes ?).
• Assurer une veille pour prendre en compte les éventuels changements de législation.
• Vérifier que les éléments contenus dans les fiches de paie concordent avec le fichier des rémunérations
mensuel.

Les informations minimum qui doivent apparaitre dans le tableau sont :

• le mois de rémunération concerné ;
• le nom et le poste occupé par chacun des travailleurs ;
• pour les salariés : le salaire brut, les différentes retenues faites au salaire brut (taxes, avances, prêts…) et
le salaire net versé ;
• les modalités de paiement de la rémunération négociées avec chacun des travailleurs ;
• la signature du responsable financier et d’un responsable de la structure.
 pouvant avoir un impact sur le salaire, comme par exemple le nombre d’enfants (dans
⬛128⬛

pays les travailleurs bénéficient d’allocations familiales ou de déductions d’impôts en fonction

du nombre d’enfants) ou l’ancienneté (certaines structures font évoluer le salaire avec l’ancienneté du

vacation…) ; le niveau ou la catégorie du poste (si la structure dispose d’une grille des
• le type de contrat signé s’il y a lieu (contrat à durée déterminée/ indéterminée/ contrat de
Les informations complémentaires suivantes peuvent être ajoutées en fonction des

FICHIER DES REMUNERATIONS

Association Etoile
Mois d’août 2010 a b c d e f g h i modalites de paiement bailleurs
• n° de compte en banque pour les employés payés par virement ;

d’affec- salaire total des total cout

& d’heures/ tation brut securit retenues part a sala-
preno
fonction statut mois mensu e impots (b+c) patronal net (a-d) indemnites paye rial cheque virement especes bailleur bailleur
1 2 bailleur 3 fonds
ms el social e r total
e (f+g (a+e+
) g)
••

conseiller
•

1 psychosoci
salarié 40 194 700 9 735 5 000 14 73519 470 179 965 179 965 214 170
179 965 100 000 40 000 65 000 9 170
al
2 comptable indemnisé 15 0 0 50 000
50 000 50 000 50 000 50 000 0
3 médecin vacataire 10 0 0 100 000
100 000 100 000
100 000 100 000 0
coordo
4 préventio
salarié 40 155 200 7 760 5 000 12 76015 520 142 440 142 440 170 720 142 440 170 720 0
n
5 infirmier salarié 16 60 000 3 000 5 000 8 0006 000 52 000 52 000 66 00052 000 28 000 38 000 0
6 infirmier indemnisé 4 0 0 14 000
14 000 14 000 14 000 14 000 0
7 caissière indemnisé 15 0 0 20 000
20 000 20 00020 000 20 000 0
8 gardien salarié 8 20 000 1 000 5 000 6 0002 000 14 000 14 000 22 000 14 000 16 000 6 000
Fiche technique /

9 nettoyeur salarié 8 20 000 1 000 5 000 6 0002 000 14 000 14 000 22 000 14 000 22 000
TOTAL449 900 22 49525 000 47 49544 990 402 405 184 000
586 405 678 890
351 965 142 440 92 000 278 000226 720 137 000 37 170
586 405 678 890

Signature du responsable financier : Signature du président :

structures,
• les données

• travailleur) ;
certains
besoins :
R!o

ou

Exempl
e
Fiche technique / R! ⬛129⬛
d0

LES⬛ENTRETIENS⬛ANNUELS⬛D’EVALUATION⬛/⬛RH10

Syn%nymes
Evaluation du personnel
Fiche d’évaluation de performance du
personnel Fiche d’auto évaluation
Fiche annuelle de rendement

•••

Définiti%n
L’entretien d’évaluation est un entretien en face à face entre le salarié et son supérieur hiérarchique direct,
dont l’objectif est de faire le bilan sur les réalisations (réussites, difficultés) de l’année et d’en expliquer
les raisons, d’analyser les compétences et la performance individuelle, de fixer les objectifs de l’année à venir
en prévoyant les moyens à mobiliser pour les atteindre, et enfin d’évoquer les souhaits d’évolution
professionnelle et les besoins de formation.

Il est à noter que le caractère confidentiel de l’entretien doit être respecté. En cas de non consensus
entre l’évalué et l’évaluateur, la décision finale appartient au premier responsable de trouver une solution
afin de satisfaire les 2 parties.

L’entretien annuel est en lien direct avec la fiche de poste qui définit les missions du collaborateur et les
objectifs liés à son activité.

Avantages :
• Réel échange avec le supérieur hiérarchique, au-delà de l’activité quotidienne, sur l’évolution
professionnelle souhaitée et les besoins de formation en fonction des ressources disponibles.
• Jugement réciproque du salarié et de son hiérarchique sur leur manière de travailler et de se comporter.
• Amélioration du climat de travail de l’équipe.

Inconvénients :
• C’est une démarche qui prend beaucoup de temps aux salariés et aux managers, pour la
préparation, le passage d’entretien et le suivi.
• Une formation des managers est souvent nécessaire pour faire passer les entretiens.
• Risque de manque de sincérité dans les échanges s’il est considéré comme une contrainte
administrative pouvant entrainer des frustrations.
• Discrédit s’il n’est pas suivi d’actions.

•••

%bjectifs
Outil central de la gestion des compétences, l’entretien annuel permet à la structure :
• de faire le bilan sur le fonctionnement des équipes et l’activité des différents services,
• de faire progresser les collaborateurs au niveau individuel et collectif,
• de favoriser la motivation et l’implication de salariés.

Il permet au salarié :
• d’être acteur de son évolution professionnelle,
• de se positionner par rapport aux compétences nécessaires pour son travail.

C’est également un moment privilégié d’échange avec sa hiérarchie sur sa manière de travailler et
l’évolution de son activité professionnelle. Il peut être l’occasion d’aborder la question de la rémunération.

•••
Fiche technique / R! ⬛130⬛
d0

o%nditi%ns
La grille d’évaluation doit être partagée et validée par l’employeur et les employés avant le démarrage du
processus.

•••

Rec%mmandati%ns
Bénéficiaires : Tous les salariés de la structure peuvent bénéficier d’un entretien d’évaluation quel que soit leur
poste ou leur position hiérarchique.

Avant l’entretien :
Un temps de préparation est nécessaire pour l’évaluateur et l’évalué.
Pour l’évalué: un rendez-vous est fixé une quinzaine de jours avant la date de l’entretien en précisant
les objectifs de l’entretien d’évaluation. L’évalué se verra remettre une grille d’évaluation, qu’il remplira
préalablement et qui servira de trame à l’entretien (voir exemple en annexe).
Pour l’évaluateur: il doit préparer l’environnement, la discussion et réunir les faits pour argumenter ses
appréciations.

Pendant l’entretien :
D’une durée comprise entre 1h30 et 2h30 en moyenne, l’entretien se réalise sur le temps de travail une
fois par an, en général en fin d’année ou à défaut en tout début d’année.
Il peut être utile que l’entretien ait lieu en dehors du cadre habituel de travail, pour faciliter l’échange.
Afin de fixer les objectifs de chaque collaborateur, ce sont les membres de la direction et les
responsables qui ont leur entretien en premier. Il est préférable d’organiser tous les entretiens dans un
laps de temps assez court (un mois).
La grille d’entretien permet de servir de support aux échanges et d’en conserver une trace écrite. Ce document
en double exemplaire est signé par les 2 parties et transmis à la DRH pour traitement et planification des
formations souhaitées.
Il est important de commencer par faire le point sur la grille d’entretien de l’année précédente.

Après l’entretien :
Il est important que les entretiens d’évaluation soient considérés comme une démarche dynamique, qui se
poursuit tout au cours de l’année, et dont les décisions / recommandations doivent être suivies par des
faits (notamment en terme de formation, d’évolutions du poste, etc.).
Chaque encadrant est responsable de la mise en application des décisions prises au court de l’entretien.

•••
Fiche technique / R! ⬛131⬛
d0

Exemple

Grille d’entretien annuel d’évaluation

Nom : Prénom :
Fonction/Poste:
Nombre d’années de service : Nombre d’années au poste
Date de l’entretien : actuel : Heure : de
Entretien fait par : Noms,
prénoms/Fonction
à

A - Mes missions professionnelles

Description des Degré de réalisation – satisfactions/ Observations du

missions et des difficultés responsable
tâches principales Observations du salarié

B - Compétences et moyens pour tenir les objectifs du poste

Rappel des objectifs définis l’an dernier :

Analyse des satisfactions et difficultés rencontrées, identification de leurs causes :

1. Niveau de connaissances et compétences :
2. Moyens (techniques, financiers et humains) mis à disposition pour atteindre les objectifs :
3. Autres

Mes relations avec les membres de

l’équipe 1 - Mes relations avec les
élus/volontaires
- Points positifs :
- Points à améliorer :

2 - Mes relations avec l’encadrement (salarié)

- Points positifs :
- Points à améliorer :

3 – Mes relations avec l’équipe à laquelle j’appartiens

- Points positifs :
- Points à améliorer :

4 - Mes relations avec l’équipe que j’anime (volontaires et/ou salariés) :

- Points positifs :
- Points à améliorer :
 Fiche technique / R! ⬛132⬛
d0

C - Evolution professionnelle (Développement – Formation)

(à remplir par le salarié)

Mes points forts (en terme de compétences) dans la réalisation des missions et des tâches que j’effectue

Les points que je dois renforcer pour améliorer la qualité des missions et des tâches que j’effectue, compétences à
acqué- rir ou développer dans le cadre de l’emploi

Formation(s) interne(s) effectuée(s) dans l’année : (Titre, lieu, durée)

-
-
Que m’ont-t-elles apporté dans ma pratique professionnelle ?

Formation(s) externe(s) effectuée(s) dans l’année : (Titre, lieu, durée)

-
-
Que m’ont-t-elles apporté dans ma pratique professionnelle ?

Besoins (moyens) et souhaits d’évolution personnelle ou de carrière (interne, mobilité géographique, etc.)

Commentaire responsable/coordinateur

Attentes et besoins en formation pour l’année à venir, à moyen

terme (Dispositifs envisagés : Plan de formation, formation continue
interne, etc.) A remplir par le salarié et le responsable
hiérarchique

Besoin et souhaits en termes de révision

salariale A remplir par les 2 parties

D - Les objectifs pour l’année à venir définis avec la hiérarchie

(à remplir par le salarié et le responsable)

Pour chaque objectif, penser à identifier les critères/indicateurs qui permettront d’en mesurer l’atteinte, et à
définir la périodicité d’une évaluation intermédiaire - pour un réajustement éventuel en cours
d’année

E - Conclusions de l’entretien
Fiche technique / R! ⬛133⬛
dd

LE⬛PLAN⬛DE⬛FORMATION⬛/⬛RH11

Définiti%ns
Le plan de formation est un document qui retrace l’ensemble des besoins de formation définis par
l’employeur avec les salariés de la structure ; il doit être pris en compte dans le plan d’action global de
l’association.
Pour élaborer son plan de formation, l’association s’appuie sur l’évaluation des besoins en formation
dans la structure, et/ou prend en compte les demandes des salariés. Lorsqu’il y en a, les représentants du
personnel doivent être consultés lors de l’élaboration du plan de formation.
Chaque salarié est potentiellement concerné par les actions de formation de l’association. Les motifs de
discrimination tels que l’âge, le sexe, l’origine, etc. ne doivent en aucun cas influencer le choix du
personnel à former.

Le plan de formation décrit les actions à mettre en œuvre et les objectifs visés, la planification et le
chiffrage. Il peut comporter deux types d’actions :
- actions visant l’adaptation du salarié à son poste de travail dans l’association ;
- actions visant le développement des compétences des salariés.

Le plan de formation peut également prévoir d’autres mesures telles qu’un bilan de compétences et/ou une
validation de l’expérience du salarié.

•••

%bjectifs
• Anticiper les besoins pour chercher les financements correspondants.
• Prioriser les besoins pour qu’ils correspondent au développement de l’association.
• Mettre en cohérence les besoins pour éviter les doublons.
• Accroître la motivation des salariés en leur permettant d’évoluer dans la structure.

•••

o%nditi%ns
Le plan de formation doit être élaboré en concertation avec les salariés de l’association : un
formulaire individuel à remplir par chacun peut constituer un bon moyen de faire le point sur les
besoins de chacun pour ensuite établir le plan qui permettra d’y répondre au mieux, en accord avec les
objectifs de l’association et les stratégies de développement.

•••

Rec%mmandati%ns
A faire
Avoir en tête les besoins de formation requis pour la mise en place d’un projet spécifique, de manière à intégrer
les coûts dans le budget prévisionnel du projet en question.

A ne pas faire :
Accepter toutes les opportunités de formation sans qu’elles correspondent à un objectif précis de
l’association, ni à un plan de formation cohérent.

•••
⬛134⬛

Caractéristiques de la formation Coût prévisionnel

Priorité Intitulé Objectif principal Objectifs spécifiques Public Type / durée de la formation Coût pédagogique Coûts
visé/noms et (prix de la annexes
catégories des formation/ salaire (transport,
acteurs Interne Externe du formateur) hébergement,
repas, etc.)

BESOINS COLLECTIFS

1 Informatique Informatiser la - Savoir construire et utiliser un Personnel de la 2 semaines 2 000 euros 200 euros
gestion des stocks de tableau Excel pharmacie (4
la phar- macie pour - Faire un suivi des per- sonnes)
connaître à tout consommations en médicaments
moment l’état des - Etablir des statistiques pour
stockes et anticiper les permettre

ruptures l’anticipation des besoins

BESOINS INDIVIDUELS

2 Anglais Varier les sources - Pouvoir soumettre des Coordinateur de 2h / 800 euros 0
de financement demandes de financement aux pro- jets (1 semaine
Fiche technique / R!

bailleurs anglophones personne) pendant

- Maîtriser le vocabulaire lié à la rédac- 6 mois
tion de projets
3
dd
Fiche technique / R!d2 ⬛135⬛

LA⬛RUPTURE⬛DU⬛CONTRAT⬛DE⬛TRAVAIL⬛/⬛RH12

Définiti%ns
Un salarié est lié à son employeur par un contrat de travail (cf. fiche RH5). Celui-ci peut être rompu soit à
l’initiative du salarié (démission), soit à l’initiative de l’employeur (licenciement), soit à l’échéance d’une date
donnée (date de fin de contrat à durée déterminée, atteinte de l’âge de la retraite). Dans tous les cas,
certaines étapes et obligations légales doivent être respectées. Ces règles ont pour but la protection
respective de l’employeur et du salarié.

La démission est le départ volontaire du salarié qui émet le souhait de quitter la structure. Le salarié est tenu de
respecter un délai de préavis, qui peut être négocié avec l’employeur en fonction des obligations de service (sur
la durée du préavis, se référer à la législation nationale). La démission ne donne pas lieu au versement
d’une indemnité.

Le licenciement est le souhait de la structure de se séparer d’un salarié. Ce souhait peut avoir
plusieurs origines : la baisse de ressources qui fait que la structure ne peut plus payer le salarié (baisse
d’activité ou arrêt d’un financement qui prenait en charge le salaire de la personne en question :
licenciement économique) ; la faute grave d’un salarié (sous condition d’un motif valable étayé par des preuves
tangibles). Le licenciement économique donne lieu au versement d’une indemnité, pas le licenciement pour
faute.

La fin de contrat à durée déterminée : l’échéance étant fixée dès la signature du contrat, elle ne
donne pas lieu à des démarches particulières mais inclut le plus souvent le versement d’une prime (de
fin de contrat) généralement égale à 10% de la rémunération totale brute perçue pendant la durée du
contrat (se référer à la législation nationale).

Le départ en retraite : lorsque le salarié atteint l’âge légal ou la durée légale de cotisation (ces valeurs
varient selon les pays), il peut faire valoir ses droits à retraite, c’est-à-dire réclamer à l’administration
gestionnaire des pensions de calculer le montant de sa pension et notifier à son employeur son départ.
L’employeur n’a pas de démarches particulières à faire.

La mise en disponibilité est la situation d’un fonctionnaire qui cesse d’exercer son activité
professionnelle pendant une certaine période. Il est placé temporairement hors de son
administration d’origine et cesse de bénéficier de sa rémunération et de ses droits à l’avancement et
à la retraite. La mise en disponibilité peut intervenir à la demande du fonctionnaire ou d’office à l’initiative
de l’administration. Cela n’entraîne pas de rupture de son contrat de travail, il sera réintégré de droit à l’issue
de sa période de disponibilité.

Les procédures à suivre pour ces différentes modalités de rupture d’un contrat de travail dépendent
des législations en vigueur ; il convient de s’y reporter pour en connaître les différentes étapes et les
obligations légales qui y sont attachées (délais, indemnités, etc.).

•••

%bjectifs
Bien connaître les différentes modalités de rupture de contrat, ainsi que les obligations et les coûts qui y sont
liés permettra à la structure d’optimiser sa gestion du personnel, et au personnel de ne rien ignorer de
ses droits et devoirs.

•••

Rec%mmandati%ns
Bien connaître sa législation nationale ; au besoin demander un avis ponctuel à un juriste ou un avocat.
 ⬛139⬛
INDEX⬛DES⬛OUTILs⬛pratiques
REF page ref page
ADMINISTRATION Fiche de valorisation de temps 199

CP16.O1
Organigramme AD2.O1 141 Fiche d’immobilisation 200

CP17.O1
Organigramme AD2.O2 142 Fiche d’amortissement 201

CP17.O2
Statuts AD3.O1 143 Tableau des amortissements 202

CP17.O3
Règlement intérieur AD4.O1 148 Bilan 203

CP18.O1
Règlement intérieur AD4.O2 155 Compte de résultat 204

CP18.O2
Convention de mise à disposition de AD8.O1 159 FINANCES
fonds
Convention de partenariat AD8.O2 160 Budget prévisionnel FI1.O1 205
Convention de stage AD8.O3 165 Budget prévisionnel FI1.O2 206
Procédure missions AD9.O1 168 Tableau de suivi budgétaire FI2.O1 207
Ordre de mission AD9.O2 169 Tableau de suivi budgétaire FI2.O2 208
Manuel des procédures AD10.O1 170 Checklist FI3.O1 209

COMPTABILITE Procédure contrôles internes FI3.O2 210

Fiche de demande de fonds CP2.O1 172 Rapport financier intermédiaire FI4.O1 215
Fiche de décaissement CP2.O2 173 Rapport financier final FI4.O2 216

Demande d’engagament de dépense CP2.O3 174 LOGISTIQUE

Bon d’entrée en caisse CP2.O4 175 Inventaire du matériel 217

LOG1.O1
Fiche de retour caisse CP2.O5 176 Suivi des véhicules 218

LOG1.O2
Procédure de passation de marché CP3.O1 177 Bordereau de réception 219

LOG2.O1
Tableau de comparaison des offres CP3.O2 178 Bon de sortie de stock 220

LOG2.O2
Bon d’engagement CP3.O3 179 PV de destruction de bien 221

LOG2.O3
Plan analytique CP4.O1 180 Fiche de stock 222

LOG2.O4
Facture CP5.O1 181 Fiche d’inventaire 223

LOG2.O5
Reçu CP5.O2 182 RESSOURCES⬛HUMAINES
Quittance CP5.O3 183 Fiche de poste RH2.O1 224
Plan comptable CP7.O1 184 Fiche de poste comptable RH2.O2 225
Livre de banque CP9.O1 186 Grille des salaires RH3.O1 227
Remise de chèque CP9.O2 187 Grille des salaires RH3.O2 228
Reçu de versement en banque CP9.O3 188 Grille de tri des CV RH4.O1 229
Ordre de virement CP9.O4 189 Grille d’entretien RH4.O2 230
Retrait sur compte bancaire CP9.O5 190 Contrat de travail RH5.O1 231
Rapprochement bancaire CP10.O1 191 Contrat de consultance RH5.O2 233
Livre de caisse CP11.O1 192 Fiche d’embauche RH6.O1 235
Tableau d’inventaire de caisse CP12.O1 193 Dossier du personnel RH6.O2 236
Plan de trésorerie CP13.O1 194 Registre du personnel RH7.O1 237
Demande d’avance sur salaire CP14.O1 195 Fiche de paie RH8.O1 238
Demande d’avance de fonctionnement CP14.O2 196 Fiche de paie RH8.O2 239
Demande d’avance sur frais de mission CP14.O3 197 Livre de paie RH9.O1 240
Fiche de retour en caisse CP14.O4 198 Formulaire d’entretien annuel 241

RH12.O1
%UvIL PRAvIQUE / AD2n%d ⬛141⬛

ORGANIGRAMME

Assemblée Générale

Conseil d'Administration

Directeur Exécutif

Secrétaire Administrative

Responsable des Programmes et Planification Responsable Administratif et Financier

Responsable Comptables
Responsable Chargés de - Comptables
Unité Médicale Responsables
Unité P. & projets - Caissier
PEC des antennes - Chauffeur coursier
Psychosociale - Chargée d'entretien
- Gardien veilleur
de nuit

- Consultation de médecine générale - Consultations psychologiques

- Consultations spécialisées (neurologie, - Visites à domicile/hôpital
pédiatrie) - Service social
- Secrétariat médical (collecte & saisie)
- Accueil & renseignements
- Dispension d'ARV
- Prévention/Counseling
- Pharmacie communaitaire
- Consultation d'obersvance thérapeutique
- Infirmerie
- Laboratoire
- Planification familiale
 AD2n%2
%UvIL PRAvIQUE /
ORGANIGRAMME

Assemblée Générale des membres

Conseil des administrateurs

Membres du Bureau Executif

Comptable

Responsable du Centre Médical Spécialisé

Secrétaire

Responsable du service médical Responsable du CDVA Responsable du service social

Chargé du conseil Chargé du laboratoire Chargé Chargé de Chargé de l'accompagnement

des AGR l'accompagnement social psychologique et spirituel
Chargé des consultations

Chargé des soins

Chargé de la pharmacie
%UvIL PRAvIQUE / ⬛143⬛
AD3n%d
STATUTS

TTRE I : Création – Dénomination –Siège –Durée

Article 1 : Création

En vertu des Dispositions législatives en vigueur, et par tous les textes subséquents relatifs aux organisations non
gouvernementales (ONG), il est créée en République de Guinée, ce jour 24 novembre 1994 une organisation non
gouvernementale à but non lucratif, apolitique et associative entre toutes personnes physique ou morale de droit
privé, qui adhéreront aux présents statuts.

Article 2 : Dénomination

La dénomination de l’organisation est :

1. le logo de l’association est représenté par …………………….
2. le logo est l’insigne qui figurera sur les panneaux indicatifs, les pancartes, les fanions, les badges, les autos collantes
et autres.
3. la devise est ……………………..

Article 3 : Objectif

1. but : Secourir et traiter les hommes en détresse.

2. Objectifs : l’association a pour objectifs :
de faire de l’assistance médico-sociale aux personnes en situation difficile ;
d’initier et/ou d’exécuter des programmes d’assistance aux communautés afin de contribuer à l’amélioration des
conditions de vie des populations ;
de développer des initiatives d’auto emploi des jeunes enquête de premier emploi ;
dé favoriser le partenariat dans le cadre de la santé ;
de contribuer à la protection et à l’amélioration de l’environnement ;
de collecter des informations sanitaires dans un journal.

Article 4 : Siège

L’association a son siège à Conakry (République de Guinée). Il pourra être transféré en tout endroit du territoire par
simple décision du conseil d’administration approuvée par l’assemblée générale.

Article 5 : Durée

La durée de l’organisation est de quatre vingt dix neuf (99) ans, reconductible par approbation de l’assemblée
générale.

TITRE II : Des Membres de l’Organisation

Article 6 : Adhésion

L’adhésion à l’association est ouverte à toute personne physique qui paye sa cotisation et adopte le présent statut et
règlement intérieur.

Article 7 : Critère d’Adhésion

Etre âgé de dix huit (18) ans au moins, jouir de ses droits civiques, écrire une lettre de motivation à l’adresse du CA.
%UvIL PRAvIQUE / ⬛144⬛
AD3n%d
Article 8 : Catégories de Membres

- Membres fondateurs
- Membres adhérents
- Membres bienfaiteurs

1. Membres fondateurs : c’est un titre honorifique réservé aux personnes ayant pour la première fois,
l’idée de création de l’association et dont la liste se trouve en annexe de ces statuts.

2. Membres adhérents : toute personne qui adopte les présents statuts et règlements intérieurs,
s’acquitte de ses cotisations et prend part activement à la vie de l’ONG.

3. Membres bienfaiteurs : tout membre sympathisant de l’association ou faisant un acte de

générosité ou de soutien à l’organisation pour l’accomplissement de ses objectifs.

Article 9 : Démission – Exclusion – Décès- Cessation d’activités :

La perte de la qualité du membre résulte de :

- Démission ;
- Exclusion ;
- Décès ;
- Cessation d’activité.

La perte de la qualité du membre, une fois prononcée ou constatée n’a droit ni à un remboursement ni à un
dédommagement de la part de l’association.

1. De la démission : tout membre de l’ONG dispose d’un droit de démissionner. A ce titre, toute démission
devra être obligatoirement adressée au Conseil d’Administration de l’organisation qui statue. La démission une
fois prononcée par le CA entraîne immédiatement la perte de la qualité de membre de l’association.

2. De l’exclusion : tout membre de l’association peut être exclu sur proposition du CA entérinée par l’assemblée
générale.
L’exclusion est prononcée soit pour :
- motif de non paiement des cotisations ;
- motif infamant résultant d’un discrédit grave tant pour la personne que pour l’organisation.
Tout membre, objet d’une procédure d’exclusion, dispose du libre exercice d’exposer ses observations tant devant le
CA que devant l’assemblée générale.

3. Du décès : Le décès d’un membre doit être obligatoirement et impérativement notifié au Conseil
d’Administration ; Le décès d’un membre ne confère nullement de plein droit la qualité de membre de
l’organisation aux héritiers ou ayants droit

4. De la cessation d ‘activités : Au terme des dispositions des présents statuts, la cessation d’activités résulte
soit d’un transfert de résidence à l’extérieur du territoire, soit d’une décision administrative, judiciaire ou de
cessation d’activités volontaire.

Article 10 : Responsabilités des membres et des administrateurs de l’organisation

La responsabilité individuelle ou collective des membres ou des administrateurs de l’ONG, ne peut être civilement
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engagée que pour des opérations ordonnées et exécutées au nom, pour le compte et sur le mandat de l’organisation.

TITRE III : De la structure et du fonctionnement de l’organisation

- Assemblée générale
- Conseil d’administration
- Le commissariat aux comptes
- Direction Générale

Article 11 : L’Assemblée Générale (AG)

Elle réunit tous les membres de l’organisation. Elle statue par ses décisions sur toutes les questions relatives à
L’ASSOCIATION, oblige les absents non représentés à se conformer. Les assemblées générales afférentes à la

présente organisation sont :

- Constitutive ;
- Ordinaire ;
- Extraordinaire

Article 12 : Assemblée Constitutive :

L’assemblée générale constitutive se tient une fois et exclusivement sur convocation des futurs membres, réunis
pour voter l’adoption des statuts et règlement intérieur.

Article 13 : Assemblée Générale Ordinaire et Extraordinaire

L’assemblée générale ordinaire et extraordinaire regroupe sans distinction de catégorie tous les membres de
l’organisation qui se sont régulièrement acquittés de leurs cotisations.

1. Réunion : L’AG se réunit une fois par an (premier trimestre de chaque année).

En outre, l’AG peut être réunie en session extraordinaire sur requête adressée au CA et signée par les deux tiers
(2/3) des membres de L’ASSOCIATION, soit sur requête du directeur exécutif ou sur convocation du président du
CA ou encore des deux tiers (2/3) des membres du CA ou de la direction générale. Elle traite dans ce cas des seules
questions inscrites à l’ordre du jour.

2. Pouvoir

Assemblée générale ordinaire :

- approuve ou rejette les rapports d’activités de l’ONG ;
- adopte ou rejette le budget prévisionnel et le programme d’activités de l’ONG ;
- adopte ou rejette les rapports et états financiers de l’exercice écoulé ;
- se prononce sur les recommandations de la Direction générale et du CA relatives à toute politique d’action,
d’activités ou de changement de l’organisation ;
- élit les membres du CA à l’issue du mandat ;
- délibère et adopte les ordres du jour de l’assemblée.

Assemblée générale extraordinaire :

- délibère sur toutes les questions d’urgences ou de modification des statuts et règlement intérieur.
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AD3n%d
Article 14 : Le Conseil d’Administration

1. Composition : le CA est composé de trois (3) membres dont deux (2) internes et un externe à l’ONG.
La durée du mandat est fixée à deux (2) ans, renouvelable. Les membres sont élus par l’AG selon des critères
bien définis par le réglementent intérieur. Tout membre élu en remplacement au titre de démission, d’exclusion, de
cessation d’activités ou de décès, n’accomplira que le temps du mandat restant à couvrir.

Les membres du CA sont :

- un président (membre interne) ;
- un vice président (membre externe) ;
- un rapporteur (membre interne).+

Article 15 : Pouvoir du conseil d’administration :

Le CA a pour rôle :
- de choisir les membres de la Direction Générale sur base d’un profil de poste clairement identifié,
qui comprendra une description des tâches de la fonction et les compétences requises pour assumer la
fonction ;
- de veiller à la bonne organisation de l’association ;
- de proposer des résolutions et décisions des AG ;
- de recevoir de la Direction Générale la proposition de budget de l’organisation, de l’étudier, de l’adopter
ou rejeter, d’en rendre compte à l’AG et d’en faire surveiller l’exécution par cette direction ;
- d’approuver la structure, effectif, la grille salariale de l’organisation, de veiller à la bonne gestion des
ressources gérées par la DG ;
- de favoriser et maintenir par les moyens appropriés, la cohésion et l’harmonie au sein de l’ONG ;
- de constater toute démission ;
- de proposer toute exclusion de membre ;
- d’appliquer les décisions de l’AG ;
- de proposer le montant des cotisations

Article 16 : Les commissaires aux comptes

Le commissariat aux comptes est composé de deux membres :

Premier commissaire aux compte (membre externe)
Deuxième commissaire aux comptes (membre interne)
Le rôle du commissariat aux comptes est d’assurer le contrôle des comptes de L’ASSOCIATION.

Article 17 : La Direction générale

La Direction Générale (DG) est l’organe de gestion quotidienne de l’organisation. Sa composition est la suivante :
- un directeur exécutif ;
- un directeur des programmes ;
- un comptable.

Cependant, selon les besoins, l’évolution et les ressources de l’ONG cette direction, peut être élargie à d’autres
fonctions. En cas de démission, d’exclusion, de décès ou de cessation d’activités, la procédure d’engagement des
membres reste valable et sera mise en application.
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TITRE IV : Des ressources de L’ASSOCIATION

Article 18 : Les ressources

Les ressources de l’organisation se composent de :

- cotisations versées par les membres ;
- dons, legs et donations mis à la disposition de L’ASSOCIATION ;
- revenus des biens ou valeurs possédés par l’ONG.

TITRE V : Des modifications – Dissolution

Article 19 : Modifications

Les statuts et le règlement intérieur peuvent être modifiés par une assemblée générale extraordinaire. Dans ce cas,
les propositions sont inscrites à l’ordre du jour, lequel doit être envoyé à tous les membres au moins vingt un (21)
jours à l’avance.

Le quorum de l’assemblée est obtenu si les trois quarts (3/4) des membres de l’organisation sont présents ou

représentés.
A défaut de quorum, l’assemblée est convoquée trois (3) jours plus tard, elle pourra à ce titre, valablement délibérer
à la majorité simple des membres présents.

Article 20 : Dissolution

En cas de faits volontaires ou involontaires ou forcés constatés et nécessitant la dissolution de L’ASSOCIATION,

le CA est tenu de convoquer une assemblée générale extraordinaire aux fins de statuer, tant sur les motifs de la
dissolution que sur l’affectation du produit de la liquidation de l’organisation.
Une fois la dissolution prononcée et approuvée, le patrimoine de L’association sera légué soit au Ministère de la
Santé, soit à la Faculté de Médecine Pharmacie de l’Université de Conakry, soit à une organisation ayant les
mêmes buts et poursuivant sur le terrain les mêmes objectifs.

Article 21 : Dispositions finales

Tous les cas non prévus dans ces statuts feront l’objet de dispositions spéciales à arrêter par la Direction Générale
et à faire entériner par l’assemblée générale.

Article 22 : Règlement intérieur

Il est annexé aux présents statuts, un règlement intérieur qui en est l’indispensable complément.
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O.N.G
Adresse
Tel

REGLEMENT INTERIEUR

PREAMBULE

Article 1 : Objet
Le présent Règlement Intérieur, est destiné à assurer la bonne exécution du travail, la discipline ainsi que l’hygiène
et la sécurité des travailleurs à au sein de l’ONG, conformément à la loi 95 – 15 du 12 janvier 1995 portant code du
travail et à ses décrets d’application ainsi qu’à la Convention Collective Interprofessionnelle du 20 juillet 1977 de
la République de Côte d’Ivoire.
Il oblige tous les salariés (les stagiaires y compris) qui y sont occupés à se conformer à ses prescriptions sans
restriction ni réserve.

Article 2 : Champ d’application

Le présent Règlement Intérieur s’applique à tous les employés de l’association à quelque niveau qu’ils soient.
Chacun d’eux est tenu de se conformer à ses prescriptions.

TITRE I : EMPLOI

Article 3 : Dispositions générales

Toutes personne employée accepte par ce fait les dispositions du Règlement Intérieur et déclare s’y soumettre
entièrement. Il devient, en effet, la loi des parties pour toutes questions non réglées par la loi, les règlements, par la
Convention Collective, par le contrat individuel ou par l’usage.

Article 4 : L’embauche
Le travailleur est tenu de fournir sur une fiche de renseignement, son identité complète : nom, prénoms, date et lieu
de naissance, situation de famille, adresse de la personne à prévenir en cas d’accident, à charge pour l’employeur
de consigner ces renseignements sur le registre d’employeur ou dans le dossier du personnel.

Article 5 : Période d’essai

Tout engagement définitif du travailleur est précédé d’une période d’essai stipulée par écrit, dont la durée varie
selon le projet ou le poste aux est destiné le travailleur. Cette durée est fixée conformément aux dispositions
légales, réglementaires et conventionnelles en vigueur.
Pendant cette période, les parties ont la faculté de rompre le contrat sans indemnité ni préavis.

TITRE II : CONDITIONS DE
TRAVAIL I- ORGANISATION DU
TRAVAIL

Article 6 : Horaire de travail

Les dispositions concernant les heures de début et de fin du travail ainsi que toutes les modifications qui peuvent
survenir dans l’horaire et la répartition du travail sont arrêtées par l’employeur et communiquées au personnel par
affichage.
Les travailleurs doivent donc se trouver à leurs postes de travail aux heures fixées pour le début et la fin du travail.
L’horaire de travail est fixé comme suit :

* 8 heures à 17 heures 30 mn (heure indicative y compris les moments de pauses)

NB : Ces horaires peuvent variées en fonction de l’intensité des activités et de la présence d’auditeurs pour
les membres des projets.
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Article 7 : Ponctualité
La ponctualité est de rigueur pour tous les travailleurs.
Tout retard injustifié donnera lieu à un avertissement, et plusieurs avertissements restés sans effet, même pour autre
cause que les retards et absences, pourront être considérés comme fautes susceptibles d’entraîner la rupture des
liens contractuels.
Les travailleurs ne doivent quitter leur poste qu’après l’heure de fin du travail.

Article 8 : Heures supplémentaires

Les heures de travail effectuées au-delà de la durée légale ou celle admise en équivalence sont des heures
supplémentaires.
Les heures supplémentaires ne peuvent être effectuées qu’en fonction des exigences de l’O.N.G.
Les heures supplémentaires ainsi effectuées devront être rémunérées conformément à la législation en vigueur.
Cependant, en raison du caractère social de l’ONG et de l’activité bénévole des personnes qui y sont engagées,
l’ONG ne pourra rémunérer les heures supplémentaires qui seront effectuées.

Article 9 : Contrôle (feuille de temps)

La présence des travailleurs est certifiée par la tenue d’une feuille de temps (time sheet) qui doit être rempli par
chaque travailleur.
Le non remplissage de ces feuilles peut entrainer des avertissements. Ces feuilles sont validées par les
coordonnateurs ou les responsables des services.

Article 10 : Obligations des travailleurs

Les travailleurs sont tenus :
- de réserver un bon accueil à tous les bénéficiaires de l’ONG;
- de faire enregistrer tout patient avant d’avoir accès à la salle de soin ou à toute autres consultations, muni
de son bulletin d’entrée ;
- d’être attentionnés et disciplinés et être à l’écoute des patients;
- d’exercer convenablement les tâches qui leur sont confiées avec intelligence et fidélité ;
- de se conformer strictement aux instructions verbales ou écrites portées à leur connaissance par note de
service ainsi qu’aux prescriptions de qualité et de sécurité ;
- d’observer une discrétion absolue.

La courtoisie, l’amabilité, la cordialité et le respect doivent être de rigueur.

- Tout travailleur en situation de cessation de contrat de travail doit restituer tous les biens considérés comme
faisant partie du patrimoine de l’ONG;
- Chaque travailleur devra informer l’employeur dans les huit (8) jours de toute modification survenue dans
la composition et de tout changement de domicile.

Article 11 : Repos hebdomadaire

Le repos hebdomadaire déterminé selon le contrat de travail sera accordé à tout travailleur.
En cas de nécessité, des dérogations au repos dominical ou hebdomadaire pourront être apportées avec ou sans repos
compensateur dans les conditions réglementaires.

Article 12 : Congés, absences & permissions

Les autorisations d’absence (payées), les congés (payés) et les permissions exceptionnelles (non payées) sont
déterminés par l’employeur ou son représentant en fonction des nécessités de service et doivent faire l’objet d’une
autorisation préalable écrite.
En cas d’absence pour cause de maladie hors de sa résidence habituelle, le travailleur doit faire prévenir
l’employeur de son absence dans un délai de trois (3) jours suivant la date de la maladie et lui faire parvenir dans
un délai maximum de huit (8) jours, un certificat médical justifiant son état et prévoyant la durée probable de son
incapacité.
Il ne peut refuser la contre visite médicale ordonnée par l’employeur.
Toute absence non justifiée de plus de trois (3) jours sera considérée comme un abandon de poste.

En ce qui concerne les congés annuels, les conditions d’acquisition sont fixées par la législation du travail en
vigueur.
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AD4n%d
En effet le congé annuel est acquis au terme de douze (12) mois de présence dans l’ONG. La date de départ en
congé est fixée selon les modalités arrêtées par l’employeur ou son représentant qui s’efforcera dans la mesure du
possible, de tenir compte des préférences manifestées par le travailleur.
Pour des nécessités de service, les congés peuvent être fractionnés ou décalés avec des parties.
Pour ce qui est des permissions exceptionnelles, le travailleur comptant au moins six (6) mois de présence dans
l’entreprise et touché par les événements familiaux dûment justifiés, énumérés ci-après, bénéficie, dans la limite de
dix (10) jours ouvrables par an, non déductible du congé réglementaire n’entraînant aucune retenue de salaire,
d’une permission exceptionnelle pour les cas suivants se rapportant à la famille légale :
- mariage du travailleur 4 jours ouvrables ;
- mariage d’un de ses enfants, d’un frère, d’une sœur 2 jours ouvrables ;
- décès du conjoint 5 jours ouvrables ;
- décès d’un enfant, du père, de la mère du travailleur 5 jours ouvrables ;
- décès d’un frère, d’une sœur 2 jours ouvrables
- décès d’un beau-père ou d’une belle mère 2 jours ouvrables ;
- naissance d’un enfant 2 jours ouvrables ;
- baptême d’un enfant 1 jour ouvrable ;
- première communion 1 jour ouvrable ;
- déménagement 1jour ouvrable ;

II- CLASSEMENT & MODALITE DE PAIE

Article 13 : Classement
Le classement des travailleurs de l’ONG est effectué d’après les catégories professionnelles définies par la
réglementation en vigueur.
Les travailleurs ont droit au salaire fixé pour la catégorie professionnelle à laquelle ils appartiennent.

Article 14 : Paiement des salaires

Le paiement des salaires a lieu dans les locaux de l’ONG au plus tard huit (8) jours après la fin du mois de travail
qui donne droit au salaire. Les travailleurs absents le jour de la paie, pourront retirer leur salaire à l’heure normale
d’ouverture de la caisse.
A cette occasion, il sera délivré au travailleur un bulletin de paie qu’il lui est conseillé de conserver.

TITRE III : ENTRTIEN ET UTILISATION DU MATERIEL

Article 15 : Entretien du matériel

Lorsque des matériels sont confiés à un travailleur par l’employeur, il en est dressé un inventaire signé des deux
parties. Le travailleur est responsable des dits matériels qu’il a ainsi pris en charge. Il en sera de même des outils
qui lui sont seront confiés dans l’exercice de ses fonctions.
Toute disparition du matériel devra être signalée immédiatement à l’employeur.
Les employés travaillant sur une machine doivent signaler à l’employeur les défectuosités constatées dans le
fonctionnement de ladite machine dès qu’elles se produisent.
Les conducteurs de véhicules automobiles sont soumis aux mêmes obligations en ce qui concerne les véhicules qui
leur sont confiés.

Article 16 : Entretien & utilisation de l’outillage et des machines

Les travailleurs doivent maintenir en parfait état de propreté et de fonctionnement l’outillage, les appareils, les
machines et le matériel qui leur sont confiés.
Ils doivent signaler immédiatement tout mauvais fonctionnement ou toute avarie constatée.
Ils sont tenus de présenter le matériel qu’ils utilisent chaque fois qu’il est demandé de le restituer au complet.

Ils doivent demander le remplacement des outils usés ou détériorés.

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AD4n%d
Il leur est interdit d’utiliser un outil, une machine ou matériel pour d’autres travaux que ceux auxquels ils sont
affectés
ou pour lesquels ils ont été confiés aux travailleurs.
Ils doivent se soumettre aux inventaires périodiques diligentés par le Responsable du patrimoine.

Article 17 : Propreté des locaux

Pour la bonne marche de l’ONG, les travailleurs doivent veiller au bon état de propreté des lieux de travail ainsi que
des différents locaux mis à leur disposition.
Les travailleurs doivent tenir les différents compartiments de l’ONG en constant état de propreté.

Article 18 : Tenues de travail

Le personnel astreint au port d’une tenue, doit la porter sur le lieu du travail et ne doit, sous aucun prétexte, se
délester de ladite tenue qui doit être maintenue de façon constante en bon état d’utilisation et de propreté.

TITRE IV : HYGIENE & SECURITE AU TRAVAIL

Article 19 : Services médicaux & sanitaires

Les travailleurs sont obligatoirement tenus de se soumettre aux examens médicaux prévus et de se présenter aux
visites médicales prévues par les lois et règlements en matière de médecine du travail.

Article 20 : Sécurité
Les travailleurs sont tenus de se conformer aux consignes particulières de sécurité qui leur sont prescrites, soit
verbalement, soit par note spéciale de service.
Ils doivent signaler toute défectuosité constatée dans le fonctionnement des installations électriques et autres.
Le personnel ne doit pas se livrer à des actes interdits par les prescriptions relatives à l’hygiène et à la sécurité. Il doit
utiliser et maintenir en place les dispositifs de toute nature destinés à éviter les accidents.
En cas d’accident du travail, déclaration immédiate doit en être faite à l’employeur ou à son représentant, soit par
l’intéressé lui-même, soit par deux (02) témoins de l’accident.

Article 21 : Accident de travail et maladies professionnelles

Il est instamment recommandé au personnel d’observer la réglementation concernant la prévention des accidents
du travail et des maladies professionnelles, l’hygiène et la sécurité et de se conformer aux consignes de sécurité
particulières à chaque poste de travail.
Le personnel est tenu de respecter les consignes ou les instructions données par la direction de l’ONG afin que
chaque travailleur prenne soin non seulement de sa propre santé et sécurité, mais aussi de celles des collègues de
travail qui se trouvent concernés par ses agissements ou omissions.
Il est formellement interdit de démonter ou de détériorer les dispositifs de sécurité ainsi que les équipements de
protection individuels ou collectifs mis à la disposition des employés.
Tout manquement à ces consignes ou interdictions pourra constituer un motif de licenciement indépendamment des
responsabilités pénales et civiles qui pourraient en résulter pour l’employé, en cas d’inobservation des règles
relatives à la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles.
Si le travailleur malade fait constater son état par le service médical de l’ONG dans un délai de 48 heures, il n’aura
pas d’autres formalités à accomplir. Dans la négative, il doit, sauf cas de force majeure, avertir l’employeur du
motif de son absence dans un délai de 72 heures suivant la date de l’accident ou de la maladie.
Il ne pourra refuser de recevoir la visite du médecin de l’ONG;

TITRE V : DISCIPLINE & SANCTIONS

Article 22 : Interdictions
Il est formellement interdit au personnel de l’ONG :
- d’utiliser le téléphone de l’O.N.G à des fins personnelles ;
- de regarder la télévision pendant les heures de travail ;
- de lacérer ou de détruire les affiches ou note de services régulièrement apposés dans les lieux de travail ;
- de se présenter au travail en état d’ivresse ;
- de fumer, de faire une pause café, de dormir ou de se livrer à toute autre occupation personnelle pendant
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AD4n%d
les heures de travail au détriment des patients, en dehors des pauses ou repos spécialement prescrits ou autorisés par
l’employeur ;
- de faire, de laisser faire ou de susciter tout comportement de nature à troubler l’ordre et l’harmonie au
sein de l’ONG;
- de se déplacer sans avertir ou sans être remplacé à son poste de travail lorsqu’il s’agit de travailleur dont
la présence est nécessaire pour le bon fonctionnement de l’ONG
- de s’éloigner de son poste de travail, sans motif justifié et sans autorisation, pendant les heures de travail ;
- de toucher aux appareils électriques sans instruction de l’employeur ;
- de sortir des locaux du service sans autorisation préalable ;
- de faire un travail autre que celui demandé ou de modifier les conditions prescrites pour le travail ;
- d’emporter des locaux du service ou d’utiliser, sans autorisation, des objets, matériel, documents,
machines appartenant à l’ONG;
- de distribuer dans les locaux de l’ONG des tracts, brochures, prospectus, etc. quel qu’en soit l’objet sans
l’autorisation de l’employeur ;
- disputer entre travailleurs pendant les heures de travail ;
- de se livrer à des discussions politiques et autres en présence des usagers ;
- d’exercer toute pression sur le personnel pour faire obstacle à la liberté du travail
- de causer du désordre d’une façon quelconque ;
- d’agresser verbalement ou physiquement les patients ou usagers de l’ONG ;
- de tenir des propos contraires aux bonnes mœurs, de provoquer des conciliabules, ou d’y participer sur les
lieux de travail pendant ou après le travail ;
- d’introduire des marchandises, vivres ou boissons ou autre, en vue de les vendre aux patients ou usagers
de l’O.N.G
- d’effectuer pour leur compte ou pour le compte d’un tiers des opérations financières ou commerciales quel
conques dans l’enceinte de l’ONG;
- d’introduire ou recevoir dans les locaux de l’ONG, des personnes étrangères au personnel, d’y pénétrer
ou y demeurer en dehors des heures de travail, sans autorisation particulière de l’employeur ou de son
représentant.

Article 23 : Fautes
Les fautes disciplinaires causées par le non respect, par les travailleurs, des dispositions du présent règlement
intérieur ainsi que les fautes professionnelles sont passibles de sanctions.

Fautes de premier degré

Peuvent être considérées comme des fautes de premier degré, les fautes non limitatives suivantes :
- le désordre causé par le travailleur dans les locaux du service;
- la mauvaise manière de servir les patients ;
- les retards et absences non justifiés ;
- l’usage du téléphone de l’ONG à des fins personnelles ;
- la tricherie dans le pointage ;
- l’introduction ou la réception dans les locaux du service des personnes étrangères au personnel, d’y pénétrer
ou y demeurer en dehors des heures de travail, sans autorisation particulière de l’employeur ou son représentant ;
- de fumer, de faire une pause café, de manger de dormir ou de se livrer à toute autre occupation
personnelle pendant les heures de travail, en dehors des pauses spécialement prescrites et autorisées par
l’employeur.
- d’introduire des marchandises, vivres ou boissons, en vue de les vendre aux patients ou aux usagers de
l’O.N.G ;
- d’effectuer pour leur compte ou pour le compte d’un tiers des opérations financières ou commerciales quel
conques à l’intérieur des locaux du service.
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AD4n%d
Toute récidive de ces infractions constitue des fautes de second degré.
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AD4n0d
Fautes de second degré
Peuvent être considérées comme des fautes de second degré, les fautes non exhaustives suivantes :
- l’insubordination caractérisée ou le manque de respect envers l’employeur ou son représentant et envers les
usagers ou les patients;
- les insultes, les rixes, les menaces et voie de fait envers les patients ou les usagers de l’ONG dans son
enceinte;
- les absences et retards répétés, prolongés et non motivés ;
- l’abandon de poste, les vols ou abus de confiance et les détournements au préjudice de l’ONG et de
certains travailleurs ;
- la pratique d’activités concurrentes à celles de l’ONG
- l’état d’ébriété répété ;
- le manquement au secret professionnel ;
- l’incitation à la violence ou à la révolte ;
- les infractions à la discipline, à la morale et aux règles d’hygiène et de sécurité prescrites.

Cette liste n’étant pas limitative, l’employeur se réserve le droit d’apprécier toute faute commise par le travailleur
dans l’exercice de ses fonctions.

Article 24 : Procédure disciplinaire

Les sanctions disciplinaires sont prises par l’employeur ou son représentant après que le travailleur mis en cause,
assisté, s’il le désire, d’un délégué du personnel, aura fourni dans un délai de 48 heures les explications écrites ou
verbales.
Lorsque les explications sont verbales, elles doivent faire l’objet d’une transcription rédigée par l’employeur,
contresignée par le travailleur et le délégué ayant assisté les parties.
La sanction est signifiée par écrit au travailleur.

Article 25 : Sanctions disciplinaires

Toute violation des dispositions du présent règlement intérieur ou d’une manière générale, toute infraction à la
discipline peut, selon leur gravité, faire l’objet des sanctions suivantes :

Sanctions du premier degré

- l’avertissement verbal ;
- l’avertissement écrit ;
- la mise à pied temporaire de 1 à 3 jours ;
- la mise à pied temporaire de 4 à 8 jours.

Sanctions du second degré

- le licenciement pour faute simple (avec préavis et indemnités) ;
- le licenciement pour faute lourde (sans indemnités ni préavis) ;

Article 26 : Avertissements
L’avertissement verbal ou écrit peut être infligé au travailleur en cas de fautes légères (fautes de premier degré)
comme les retards, le travail au ralenti intentionnel ou sa mauvaise exécution, les infractions à la discipline, à la
morale, aux bonnes mœurs, aux règles d’hygiène et de sécurité.
La présente énumération, loin d’être exhaustive, ne constitue qu’une simple indication.

Article 27 : Mises à pied

Elle peut-être infligée au travailleur lorsque la faute de premier ou de son degré commise présente une certaine
gravité.
Le nombre de jours de mise à pied (de 1 à 3 jours ou de 4 à 8 jours) sera fonction du degré de la faute.
La mise à pied peut être aussi prononcée à l’encontre d’un travailleur qui récidive dans une faute pour laquelle il a
écopé d’un avertissement écrit dans un délai ne dépassant pas six (6) mois.
NB : L’avertissement écrit et la mise à pied de 1 à 3 jours ne sauraient être invoqués à l’encontre du travailleur si
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AD4n%d
à l’expiration d’un délai de six (6) mois suivant la date d’intervention de la sanction, aucune autre sanction n’a été
prononcée.
La mise à pied de 4 à 8 jours quant à elle, ne saurait être invoquée que dans les mêmes conditions ci-dessus citées,
après un délai de huit (8) mois.

Article 28 : Le licenciement
Le licenciement peut être prononcé à l’encontre d’un travailleur avec ou sans indemnité de rupture lorsque ce dernier
commet une faute de premier ou de second degré.
* Avec indemnité de rupture : lorsque le travailleur, déjà mis à pied, commet la ou les mêmes fautes dans les
délais précisés ci-dessus, ou lorsqu’il commet une faute qui détériore sérieusement les relations professionnelles.

* Sans indemnité de rupture : lorsque le travailleur, commet une faute d’une extrême gravité qui empêche
résolument la poursuite des relations professionnelles ; sous réserve de l’appréciation de la juridiction compétente
en ce qui concerne la gravité de la faute.
Le licenciement peut être prononcé dans les cas non limitatifs suivants :
- insubordination ou manque de respect envers l’employeur ou son représentant ;
- refus d’accomplir le travail, d’obéir aux ordres donnés par l’employeur ou son représentant dans le
cadre du fonctionnement normal de l’ONG;
- incitation des autres membres du personnel à la désobéissance et à la violence ;
- fraude, falsification de document, vol ou abus de confiance commis aux dépens de l’ONG ou au détriment
des autres employés ;
- opérations commerciales effectuées par le travailleur pour son compte personnel ou pour le compte
d’autrui sans autorisation expresse et si celles-ci affectent les intérêts de l’ONG ;
- introduction dans l’enceinte du service de toutes les marchandises ou denrées destinées à y être vendues ;
- vol au préjudice des autres salariés ;
- rixe sur les lieux de travail ;
- détournement d’objet, outils ou instruments de l’ONG ;
- détérioration du matériel et/ou de l’outillage de l’ONG ;
- absence non motivée, répétée ou prolongée (prolongation non motivée de la durée d’un congé accordé par
l’employeur en cas de décès, mariage ou naissance ou le défaut de production de pièce justificative par l’employé à
son retour) ;
- insultes, menaces, voies de faits ou actes immoraux à l’égard de l’employeur ou son représentant ;
- prolongation non justifiée des congés payés ;
- abandon de poste ;

Ces différentes énumérations ci-dessus n’étant pas exhaustives et limitatives, l’employeur se réserve le droit
d’apprécier la gravité de toute faute commise et d’infliger les sanctions appropriées sous le seul contrôle des
juridictions compétentes ; l’ordre des sanctions (avertissement, mise à pied et licenciement) dépend aussi bien de la
gravité de la faute commise que de l’employeur.

DISPOSITIONS FINALES

Conformément aux dispositions du décret n° 96-197 du 07 mars 1996, fixant les modalités de communication, de
dépôt et d’affichage du règlement intérieur, le présent règlement intérieur qui a été soumis aux délégués du
personnel le Directeur de l’inspection du Travail pour visa puis au Greffe du Tribunal le
..............................................................
sera affiché le ...................................et entrera en vigueur à compter du....................................

LE RESPONSABLE DU PERSONNEL DIRECTION DE l’ONG

INSPECTION DU TRAVAIL LE TRIBUNAL

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AD4n%2

REGLEMENT INTERIEUR

TITRE I : DISPOSITIONS GENERALES

Le présent Règlement Intérieur complète les statuts de l’ONG et sa violation constitue un acte d'indiscipline et
sanctionné comme tel.
L'adhésion à l’ONG implique l'acceptation des statuts de l'Organisation.

TITRE II : MEMBRES – MODES D’ADHESION – QUALITE DE MEMBRES

Article 1 : Catégories de membres

L’association est ouverte à toute personne infectée et/ou affectée ou engagée qui en fait la demande et qui se
conforme au statut et au manuel de procédure. Elle est composée de quatre catégories de membres :
- Les membres fondateurs
- Les membres d’honneur
- Les membres actifs
- Les membres passifs

Les Membres Fondateurs

Sont considérés membres fondateurs de l'Organisation, les personnes signataires des premiers statuts de l’ONG.
Les Membres d'Honneur
Le titre de membre d’honneur peut être décerné par le C.A aux personnes physiques ou morales qui rendent ou qui
ont rendu des services importants à l’ONG. Leur nom ou raison sociale sera affiché dans les bureaux de
l’Organisation ou diffusé dans les publications de l’ONG. L’anonymat, s’il est demandé, sera respecté. Les anciens
Présidents de l’ONG sont de facto membres d’honneur.
Les Membres Actifs
Sont membres actifs, les personnes qui en font la demande et qui, s’étant conformée à la procédure d’adhésion,
participent régulièrement aux activités de l’ONG et qui sont à jour de leur cotisation.
Un salarié peut devenir membre actif, à condition de se conformer à la procédure statutaire et d’avoir une activité
différente de son activité de salarié.
Seuls les membres actifs peuvent voter et être élu. Les bénéficiaires peuvent être membres actifs à condition qu’ils se
conforment aux obligations statutaires.
Les Membres Passifs
Sont membres passifs, les personnes qui adhèrent à la vision de l’ONG et se conforment à ses procédures.
Ces personnes pour une raison ou une autre ne prennent pas part aux activités quotidiennes de
l’association.

Article 2 : Adhésion, Droits et Devoirs des membres

2.1 : Adhésion membre actif
Pour devenir membre actif de l’association, il faut :
- Adresser une lettre de motivation au CA
- Remplir un formulaire de demande adressé au Conseil d’Administration
- Respecter une période d’observation de 06 mois
- Avoir participé à la formation de base
- Avoir été confirmé par le CA
- S’acquitter d’un droit d’adhésion de 5 000 F CFA auprès de la comptabilité. Ce droit d’adhésion tient
lieu de la cotisation au titre de l’année en cours.
- Se conformer aux statuts et règlement de l’association.
NB, le membre passif rempli ou fait remplir le formulaire d’adhésion adressé au Conseil d’Administration. Il
s’acquitte d’une cotisation dont le montant est laissé à son appréciation.

2.2 Droits des membres

Tout membre qui est en règle avec les dispositions du présent statut et du manuel des procédures a le droit de :
- Voter ou être candidat,
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AD4n%2

- Participer aux débats lors des Assemblée Générales, des réunions et faire des propositions
objectives, concrètes et constructives,
- Protester dans la légalité au cas où il y a manquement au niveau des responsables,
- Chercher à savoir par les voies légales, la façon dont les affaires de l’association sont conduites,
- Jouir des avantages moraux afférents à sa qualité de membre.

2.3 Devoirs des membres

Tout membre, de par ses responsabilités et son comportement doit être un exemple pour l’association et les autres.
Tout membre a le devoir de :
- Respecter scrupuleusement le présent statut de même que les procédures,
- Défendre les intérêts moraux, matériels et financiers de l’association,
- Bien gérer et de manière transparente les biens et ressources mis à sa disposition par l’association,
- Connaître les valeurs, la vision et les moyens de l’association,
- Participer aux rencontres d’échanges d’expériences et d’informations qu’organise l’association,
- S’acquitter de sa cotisation annuelle et toutes cotisations décidées par l’AG,
- Respecter la confidentialité de tous documents, de toutes études ou tous travaux réalisés par l’association.

Article 3 : Perte de qualité de membres

La qualité de membres se perd :
- Par décès,
- Par démission,
- Par suspension prononcée par le C.A pour infraction au statut et aux procédures,
- Pour non-paiement des cotisations sur une période de deux (02) ans,
- Pour motif grave portant préjudice moral et/ou matériel à l’Organisation,
- Par radiation définitive prononcée par l’A.G.

Article 4 : Les Sanctions

4.1. Les sanctions prévues sont :
- L’avertissement,
- Le blâme,
- La suspension,
- La radiation définitive.

4.2. Les conditions des sanctions sont :

- Trois absences successives et non excusées aux réunions des organes statutaires de l’Organisation.
- Le fait d’adresser ou de recevoir de l’étranger ou d’autres organismes nationaux ou internationaux,
courriers, documents relatifs à ses fonctions à l’ONG qui ne soient communiqués au Conseil
d’Administra tion pour information ou suite à donner.
- Le fait de signer des correspondances officielles de l’Organisation en lieu et place du Président du Conseil
d’Administration ou des personnes possédant une délégation de signature.
- De diffuser sans autorisation du CA ou du Directeur Exécutif, des publications de l’ONG
- De profiter de sa qualité de membre ou d’employé, dans la fabrication, dans la distribution, dans la
promotion ou la vente de tout matériel, produit ou service pour lequel ce dernier a un intérêt financier
direct ou indirect.
- Aucun membre ou employé ne doit recevoir de commission de bénéficiaires, de fournisseurs ou
prestataires de services de l’Association.
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TITRE III: L'ASSEMBLEE GENERALE (A.G.)

Article 1. Attributions de l’Assemblée Générale (A.G)

Elle définit les grandes orientations de l’association et ses assises sont souveraines. Elle a pour compétences :
- Adoption, révision et amendements des statuts et règlement intérieur
- Définition et adoption des programmes d’actions de l’association
- Vote du plan d’action et du budget annuels
- Approbation des rapports programmatiques et financiers de l’association
- Election du Président et Vice-président du C.A
- Dissolution de l’association.

Article 2 : Prise de décisions et quorum

L’A.G prend ses décisions à la majorité simple des membres présents. Les votes se font à mains levées, par
acclamation ou au bulletin secret. Chaque membre n’a qu’une seule voix et peut disposer d’une seule procuration.
Le quorum est fixé à la majorité simple des membres de l’association. En cas de non atteinte de ce quorum, une
seconde AG sera convoquée dans un intervalle de trois semaines et peut délibérer quel que soit le nombre de
membres présents.

TITRE IV: LE CONSEIL D’ADMINISTRATION (C.A)

Article 1 : Mandat du C.A

Le mandat des administrateurs est de 2 ans, renouvelable.
Les membres du C.A sont désignés sous l’appellation d’Administrateur. La fonction d’Administrateur est bénévole
et ne donne pas droit au versement d’indemnités ou de salaire. Les membres du C.A. prennent part de droit aux
délibérations de l’A.G. avec deux (2 )voix pour l’ensemble du C.A.
Le CA est investit des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de l’association.
Il se prononce sur le plan d’action et le budget annuels présenté par le Directeur Exécutif. Il endosse le plan
d’action et le budget qu’il soumet à l’AG.

v : Réunions du CA
Le CA se réunit au moins une fois par semestre sur convocation du Président ou de 2/3 de ses membres, et autant de
fois que l’exige la situation de l’association.
Le CA se réunit valablement si la majorité simple de ses membres est présente.
Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. La voix du président compte double en cas d’égalité.
Le Directeur exécutif participe aux réunions du CA avec voix consultative.
Les délibérations du CA font l’objet d’un procès-verbal signé par les participants aux réunions.
Le PCA est le premier responsable de l’association. C’est lui qui représente l’association partout où besoin se
fera sentir selon sa disponibilité. Il préside les réunions du CA. Il veille au respect strict des textes juridiques de
l’association. Il signe conjointement avec le Directeur Exécutif et le Responsable financier les documents
financiers de l’association. Il peut être remplacé en cas d’absence ou d’empêchement par le Vice - Président du CA.
Le Vice Président du CA seconde le PCA et le remplace en cas d’absence ou d’empêchement.
Le Secrétaire Général prépare les réunions du CA. Il rédige les procès verbaux et les comptes rendus de réunions
du CA.
Le secrétaire Général Adjoint assiste le Secrétaire Général et le remplace en cas d’absence ou d’empêchement.

TITRE IV: LA DIRECTION EXECUTIVE

Article 1 : Le Directeur exécutif :

Il est recruté par le C.A qui fixe ses conditions de travail.
Il dirige la Direction exécutive et assure le fonctionnement de l’Organisation qu’il représente auprès des autorités et
des partenaires. Il signe les conventions de partenariat au nom de l’association.
Il a en charge la gestion des ressources humaines et financières.
En cas d’empêchement, il délègue ses pouvoirs au Responsable Administratif et
Financier. Il participe aux réunions du C.A, rend compte des activités et de sa gestion.
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AD4n%2
Il propose au C.A, la création de tout service nécessaire au bon fonctionnement de
l’association. Il propose le plan d’action et le budget annuels au C.A pour approbation.
TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES

Article 1 : Révisions du statut

Le présent statut ne peut être modifié qu’en Assemblée Générale à la majorité des deux tiers (2/3) des membres
présents.
Article 2 : Dissolution et destination des biens
L’association ne peut être dissoute qu’en Assemblée Générale Extraordinaire spécialement convoquée à cet effet.
La dissolution ne peut être prononcée qu’à la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents.
En cas de dissolution, il est nommé un liquidateur des biens qui après payement des dettes, affecte l’actif net à une
association qui poursuit les mêmes objectifs.
Article 3 : Autres dispositions
Toutes autres dispositions non prévues par les présents statuts seront consignées dans le manuel de procédures.
Article 4 : Entrée en vigueur du statut
Le présent statut entre vigueur dès son adoption par l’Assemblée Générale.
Son adoption abroge toutes les dispositions antérieures.

Fait à , le

L’Assemblée Générale
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AD8n%d

DEMANDE DE MISE À DISPOSITION DE FONDS

DE

L’ONG bénéficiaire

Représentant légal

Le Bailleur

Représentant légal

Date, lieu

Madame, Monsieur,

Nous avons l’honneur de par la présente, vous demander la mise à disposition de la deuxième tranche du
financement conformément à la convention de financement N°…………… du …………… soit un montant
de…..............................................................FCFA.

Cette deuxième tranche servira au financement des activités du sous projet conformément au plan de décaissement
ci-joint.

En vous souhaitant bonne réception, nous vous prions d’agréer Madame, Monsieur, l’expression de notre franche
collaboration.

Fait à ………………….. Signature

Le……………………..
…………………………….
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AD8n%2

CONVENTION ENTRE
L’ONG ET LE CENTRE
MEDICAL

« Amélioration de l’accès aux soins et au soutien en faveur des orphelins et

enfants vulnérables (OEVs) »

EXPOSE DES MOTIFS

Dans la perspective du renforcement de la réponse nationale à la problématique des OEV dont le nombre ne cesse
de croître avec la pandémie du VIH/SIDA, l’ONG conduit en Côte d’Ivoire, depuis octobre 2009, la mise en œuvre
d’un projet dont l’objectif principal est l’amélioration de l’accès aux soins et au soutien en faveur des orphelins et
enfants vulnérables (OEV) financé par .

Les objectifs spécifiques du projet visent à assurer une éducation de qualité pour 200 familles d’OEV, à assurer
l’accès et l’amélioration de la qualité des soins médicaux pour eux, à répondre à leurs besoins psychosociaux et à
renforcer les capacités économiques des OEV et de leurs familles.

OBJET DE LA CONVENTION

Cette Convention a le but de créer un partenariat entre les soussignés :

L’ONG ayant son bureau principal à ; représentée par , ci-après désignée

« l’ONG » d’une part,

Et

LE CENTRE MEDICAL sis à , représenté par , Président du Conseil

d’Administration, d’autre part,

- Considérant les objectifs de la politique sanitaire de la Côte d’Ivoire et la détermination de l’Etat

pour l’amélioration de l’état de santé des populations
- Considérant l’engagement du Ministère de la Santé à œuvrer pour un accès facile aux soins pour toutes les
couches de la société ;
- Considérant les dispositions de la résolution d’ALMA-ATA, les exigences de l’Initiative de Bamako
sur les soins de santé primaires
- Considérant la Convention de Concession de service Publique entre le Ministère de la Santé et les Etablis
sements sanitaires à base Communautaire ;
- Considérant, la volonté de l’ONG d’œuvrer à l’amélioration de l’accès aux soins et au soutien en
faveur des orphelins et enfants vulnérables (OEV).

Ceci exposé, les deux parties ont bien voulu convenir et arrêter ce qui suit :
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AD8n%2
TITRE I : DISPOSITIONS GENERALES

Chapitre 1 : OBJET DE LA CONVENTION

Article 1.
La présente Convention a pour objet de définir les conditions et modalités de prise en charge médicale des Orphelins
Enfants Vulnérables du fait du VIH/SIDA (OEV) par les professionnels du CENTRE MEDICAL

Chapitre 2 : CHAMP D’APPLICATION DE LA CONVENTION

Article 2.
Les dispositions de la présente Convention sont applicables à l’occasion des consultations et soins, examens
para cliniques (laboratoire, échographie), mise en observation, actes dentaires, et de la dispensation des produits
pharmaceutiques prescrits et exécutés par les agents du CENTRE MEDICAL
La liste des prestations qui font l’objet d’une entente préalable et pris en charge par l’ONG sont annexées à
la présente Convention.

Article 3.
L’éventuelle hospitalisation et la réhabilitation des OEV feront l’objet d’une analyse spéciale et urgente de la part
de l’ONG et, si cela est nécessaire, une autorisation dûment signée par le Coordonnateur du Projet permettra de
donner suite aux dossiers. Ne seront pas payés : les bilans de santé non liés à une maladie, les visites d’aptitudes,
les produits cosmétiques et hygiéniques ainsi que les chirurgies esthétiques.

Article 4.
Les bénéficiaires de cette Convention sont les 200 OEV identifiés par le projet dont l’âge varie entre zéro (0) et dix-
sept (17) ainsi qu’un membre direct de leur famille.

TITRE II : OBLIGATION DES PARTIES

Chapitre I : Obligations de l’ONG

Article 5.
L’ONG s’engage à :
- Communiquer la liste des OEV bénéficiaires de la présente Convention, aux responsables de le CENTRE
MEDICAL.
- Cette liste des OEV doit comporter leur nom et prénom, âge, sexe. Leur photo sera fournie sur
support informatique. La liste pourrait être actualisée à chaque fois que le personnel social le jugera
opportun.
Ces listes doivent être au préalable validées (signature et cachet) par le Coordonnateur et l’Assistant (e) du
Projet.
- Fournir aux responsables du CENTRE MEDICAL, le spécimen des signatures des responsables habilités
à référencer les OEV. La liste de ces responsables préalablement validée (signature et cachet) par le Coordon
nateur et l’Assistant (e) du Projet sera annexée au présent Convention.

Article 6.
L’ONG, grâce aux fonds du Projet, se fait l’obligation de payer les prestations dont la liste est annexée à la présente
ainsi que le carnet de santé et les médicaments uniquement sur prescription médicale.
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Chapitre II : OBLIGATIONS DU CENTRE MEDICAL

Article 7.
Le CENTRE MEDICAL s’oblige à :
- Garantir l’accès au CENTRE MEDICAL aux OEV munis d’une note signée par le personnel social de
l’ONG (à savoir ).
- Dispenser les soins et les prestations convenus conformément aux termes de la présente Convention
selon les règles de l’art dans le respect de la déontologie médicale.
- Respecter les tarifs selon la présente Convention et indiquée sur la liste annexée
- Lorsque les professionnels du CENTRE MEDICAL fournissent à la demande du bénéficiaire des presta
tions non incluses dans ces tarifs, ils lui en dressent pour règlement, facturation particulière et détaillée.

TITRE III - MODALITE PRATIQUES

Chapitre I : Monitorage de la

Convention Article 8.
L’ONG demande au service social de la structure concernée par cette Convention ainsi qu’aux médecins et à tout
le personnel soignant en général, une collaboration étroite et transparente afin d’éviter tout débordement dans
l’utilisation de ce mécanisme de prise en charge des OEV soit du côté des bénéficiaires, soit de la structure même.

A cet effet, la Direction du CENTRE MEDICAL doit tenir un registre comportant pour chaque patient reçu, les
noms et adresse du malade, la date et la nature de l’intervention, les prescriptions et actes médicaux effectués.

AVSI se réserve le droit de faire procéder à tout contrôle de consommation ou au contrôle médical qu’elle jugera
utile, tant du côté du bénéficiaire que du côté du CENTRE MEDICAL.

Article 9. Fraudes
Le CENTRE MEDICAL s’engage à porter, sans délai, à la connaissance de l’ONG, tout fait ou pratique qui lui
paraîtrait anormal (par exemple, cas de fraude sur l’identité du bénéficiaire des prestations des OEV etc.).

Chapitre II : Facturation et Payement

Article 10. Prise en charge

La prise en charge des actes externes, de mise en observation et la fourniture des produits pharmaceutiques est
couverte à 100% par l’ONG selon les articles 5 et 6 de la présente Convention.

Article 11. Facturation.

Les factures doivent comporter les renseignements suivants :
- le nom de l’Etablissement,
- la date de la facturation,
- l’identité du bénéficiaire : nom et prénoms, filiation,
- la désignation de chaque acte avec en regard le montant, identité du praticien,
- le montant total des prestations,
- le net à payer en chiffres et en lettres,
- la signature du bénéficiaire des soins ou de l’accompagnateur
- la signature et le cachet du responsable de l’Etablissement ou son représentant.
Les factures de prise en charge des soins sont individuelles et produites pour chaque bénéficiaire traité.
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AD8n%2
Les produits pharmaceutiques disponibles dans la pharmacie et fournis par la PSP sont prescrits sur les fiches de
liaison aux chapitres réservés à cet effet.
Les factures assorties d’un bordereau récapitulatif sont adressées à l’ONG.

Article 12. : Règlement.

12.1 Documents à transmettre
La Direction du CENTRE MEDICAL effectuera le décompte mensuel des prestations exécutées et les transmettra à
l’administration de l’ONG dans son bureau principal sis au Boulevard Latrille, accompagnées des pièces suivantes :
- un relevé récapitulatif des factures.
- les originaux des factures ou reçus de caisse et toutes les photocopies des notes de référence émises par
le personnel social.

12.2 Règlement :
L’ONG dispose d’un délai de cinq (5) jours suivant la date de dépôt des factures pour formuler des contestations ou
observations sur les factures du prestataire.

a) Factures non contestées

L’ONG après vérification, effectue les paiements des factures par chèque émis au nom du CENTRE MEDICAL, dans
les 15 jours qui suivent le dépôt desdites factures.
b) Factures contestées
En cas de contestation d’une ou de plusieurs factures l’Administration de l’ONG, informe les responsables du
CENTRE MEDICAL par notification écrite. Dès notification de la contestation, le prestataire dispose de 10 jours
pour fournir les éléments justificatifs ou pour se rapprocher de l’Administration de l’ONG en vue d’un règlement à
l’amiable.
En cas de retard de paiement, l’Etablissement se réserve le droit d’interpeller l’Administration de l’ONG par écrit par
cahier de transmission contre décharge.

Huit (8) jours après la première interpellation, une lettre de relance est à nouveau adressée à l’Administration de
l’ONG par cahier de transmission contre décharge.

A défaut de réaction de l’Administration de l’ONG, huit (8) jours après la deuxième interpellation, l’Etablissement
procède à la suspension de la prise en charge des OEV et se réserve le droit d’entreprendre toute démarche visant le
recouvrement des frais dus par l’ONG.
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AD8n%2

TITRE IV - DISPOSITIONS FINALES

Article 13. Termes et durée de l’Convention :

La Convention prend effet le jour de sa signature par les deux Parties et il est conclu pour une première période
allant de janvier à Juin 2010. Les deux Parties peuvent résilier la présente Convention par lettre officielle, à tout
moment et sans préavis.

En cas de résiliation du présent Convention avant son terme l’ONG s’engage à payer dans les quinze (15) jours
suivant les prestations effectuées par les professionnels du CENTRE MEDICAL avant la date de réception de la
notification et ce conformément à procédure éditée à l’article 13 ci-dessus.

Le non respect d’un des termes ou conditions de cette Convention constitue un manquement observé aux
engagements de partenariat et peut entraîner la résiliation de celui-ci. La partie n’étant pas en défaut devra notifier
par écrit à la partie défaillante le manquement observé. Une telle notification devra décrire la nature du défaut.

Tous différents ou litiges seront réglés à l’amiable. Apres avoir tout essayé, en cas d’impossibilité de trouver une
solution aux différents, les Tribunaux compétents seront les Tribunaux d’Abidjan.

Fait à Abidjan le…………………………....

en deux exemplaires originaux pour les deux Parties

Pour l’ONG Pour CENTRE MEDICAL

Représentant Président du Conseil d’Administration

%UvIL PRAvIQUE / ⬛166⬛
AD8n%3

CONVENTION de STAGE

ENTRE :
L’organisateur du stage (bailleur)

ET :

L’association du/de la stagiaire :

Le/la stagiaire :

ET :

L’association d’accueil :
Le tuteur / la tutrice de stage :

Il est établi ce qui suit :

Cette convention fixe les règles concernant les engagements du/de la stagiaire, du tuteur / de la tutrice de stage, de
leurs associations / structures respectives, et de l’organisateur du stage.

Article 1 – Engagements des parties prenantes

L’organisateur du stage s’engage à :

- apporter toutes les informations nécessaires aux différentes parties prenantes (stagiaire, tuteur/tutrice
et leurs structures respectives) concernant le stage,
- être attentif et disponible, et faire l’interface si besoin entre les associations et le/la stagiaire,
- mettre à la disposition du/de la stagiaire un « kit documentaire » (compilation d’articles et ouvrages de
référence) sur le thème de son stage, afin de compléter ses acquis par des apports théoriques,
- prendre en charge les dépenses liées au stage, sur présentation de pièces justificatives (factures ou reçus).

La structure d’accueil doit désigner une personne référente (un tuteur / une tutrice de stage) qui sera chargée de la
coordination du stage. Ensemble ils doivent veiller au bon déroulement du stage et en tenir informé l’organisateur
du stage. Ils doivent notamment prendre toutes les dispositions nécessaires au séjour du/de la stagiaire et à
l’organisation du stage (coordination des activités et rencontres du/de la stagiaire) en accord avec le/la stagiaire et
l’organisateur du stage.
A la réception du rapport de stage, la structure d’accueil adresse une attestation de stage au/à la stagiaire.

Le tuteur / la tutrice doit proposer au / à la stagiaire et à l’organisateur du stage les termes de référence (TDR) du
stage, un programme et un contenu pédagogique, en tenant compte des attentes du / de la stagiaire avant le début du
stage.
Le tuteur / la tutrice est chargé(e) de la bonne coordination interne et externe du stage, et notamment proposer des
temps de bilan réguliers au/à la stagiaire (consistant a minima en trois entretiens au début, à mi-parcours et en fin
de stage). Il/elle met à la disposition du/de la stagiaire les outils/supports/documents disponibles.
Le tuteur / la tutrice est chargé(e) du suivi/évaluation post-stage à travers :
- le formulaire d’évaluation à remplir transmettre à l’organisateur du stage dès la fin du stage ;
- des entretiens téléphoniques réguliers avec le/la stagiaire ;
- à la demande du/de la stagiaire et de son association, une visite au/à la stagiaire dans sa
structure d’origine ou un accueil en stage d’approfondissement.
 %UvIL PRAvIQUE / ⬛167⬛
AD8n%3
Le stagiaire
Les TDR, le programme et le contenu du stage seront discutés entre le / la stagiaire, son futur tuteur / sa future
tutrice et l’organisateur du stage. Le/la stagiaire doit particulièrement s’impliquer dans cette phase en faisant bien
comprendre ses attentes de sorte que le stage soit le plus adapté possible.
Il s’engage à suivre le stage sur toute sa durée en faisant preuve de motivation.
A la suite du stage, le/la stagiaire doit remettre dans les plus brefs délais le formulaire d’évaluation du stage à
l’organisateur du stage, puis rédiger un rapport de stage dans le mois qui suit le retour. Ce rapport sera transmis à
l’association du/de la stagiaire, au tuteur / à la tutrice et à la structure d’accueil, à l’organisateur du stage.

L’association du/de la stagiaire s’engage à faciliter le voyage du/de la stagiaire en s’impliquant dans les
démarches administratives mais aussi en aménageant son planning professionnel.
Au retour du/de la stagiaire, elle s’engage à faciliter la mise en œuvre des acquis du stage et le suivi post stage.

Article 2 – Conditions d’exécution des stages

Le/la stagiaire
sera accueilli(e) par l’association
à
afin de suivre un stage du au ,
dont le thème sera « ».

Article 3 – Budget

Les frais liés au stage sont répartis comme suit :

- le billet d’avion Aller/Retour du/de la stagiaire et autres frais de voyage (vols intérieurs, frais de visa,
trajets en bus et chemins de fer uniquement) ;
- le per diem du/de la stagiaire (XX euros par jour) du jour de départ au jour de retour chez lui,
conformément à la période de stage (forfait couvrant son hébergement, sa restauration et l’ensemble de
ses frais sur place) ;
- une assurance couvrant l’assistance médicale (soins et rapatriement) et juridique pour la durée du stage ;
- les frais de formation de la structure d’accueil (montant forfaitaire de XXX euros destiné à couvrir
les dépenses occasionnées par la présence d’un(e) stagiaire, comme par exemple la mobilisation
d’une personne référente).

Les frais de formation seront répartis comme suit (tableau à remplir par le/la responsable de la structure
d’accueil avant le début du stage) :

Dépenses Montant en euros

Frais de secrétariat (téléphone,fax, photocopies, etc)

Frais de déplacements (accueil à l’aéroport, visites aux partenaires locaux,
etc.)
Indemnités pour le tuteur / la tutrice de stage
Indemnités pour les autres personnes participant à l’accompagnement du
stagiaire
TOTAL XXX
%UvIL PRAvIQUE / ⬛168⬛
AD8n%3
Les per diem et les frais de formation sont des montants forfaitaires dont la délivrance n’est pas soumise à la
présentation de factures.

Les allocations per diem du/de la stagiaire ainsi que les frais de formation seront transmis par virement bancaire à la
structure d’accueil.

Article 4 – Modification de situation du/de la stagiaire, de l’association ou du pays d’accueil

L’association s’engage à tenir l’organisateur du stage immédiatement informée de tout problème ou événement
pouvant modifier l’objet du programme ou affecter sa réalisation.

Article 5 – Certification des documents

Cette convention est signée par les parties prenantes. La structure d’accueil transmet à chaque signataire un
exemplaire de la convention signée.

Le/la stagiaire recevra une attestation de stage, après remise de son rapport de stage dans un délai d’un mois
maximum à l’ensemble des parties prenantes.

Article 6 – Validité de la convention

La présente convention prend effet à compter de la signature de l’ensemble des parties.

Fait à ……………..…………..., en cinq exemplaires originaux Le ……………………..……..

Signatures

Stagiaire Représentant(e) de l’organisateur Tuteur / tutrice de stage de la

du stage sructure d’accueil

Responsable del’association Responsable de la structure

du / de la stagiaire d’accueil
%UvIL PRAvIQUE / ⬛169⬛
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PROCEDURE DE GESTION DES FRAIS DE MISSION

La procédure s'applique pour les missions à effectuer dans le cadre des activités de l’Association à l’intérieur et à
l’extérieur du pays et concerne le paiement des frais de mission.

Tous les ordres de missions du personnel salarié sont signés par le Directeur exécutif. Celui du Directeur exécutif et
des membres du CA sont signés par le Président du Conseil d’administration ou son intérimaire lorsqu’il est
empêché. Les ordres de mission du Président du conseil d’administration sont signés par le secrétaire général de
l’association ou son intérimaire en cas d’empêchement. L'ordre de mission doit être visé au départ et à l’arrivée.

Les frais de mission comprennent:

- les perdiems ;
- le carburant nécessaire pour effectuer la mission.
- les autres frais éventuels de route.

Les taux journaliers, tenant compte des différents scenarios de prise en charge et des disponibilités budgétaires de
l’association, font l'objet d'un barème approuvé par le Conseil d’administration. La quantité de carburant est
fonction de la distance à parcourir et de la consommation du véhicule.
Au plus tard huit jours après le retour de mission, un rapport doit être rédigé, signé et remis au Directeur exécutif.
Les missions effectuées au nom et compte de l’association doivent faire l’objet d’une restitution au cours d’une
réunion regroupant la direction exécutive et le CA à travers les membres résidents à Niamey.

6.2.1. Etablissement de l'ordre de mission

Sur base d’un programme des missions élaboré par la Direction exécutive, la procédure comprend les opérations
suivantes :
- n° de l'ordre de mission ;
- nom et prénoms et fonction de l'intéressé ;
- lieu de destination ;
- dates de départ et de retour ;
- objet de la mission ;
- n° d’immatriculation du véhicule.

6.2.2- Signature de l'ordre de mission

Le Directeur exécutif signe l'ordre et le transmet au secrétariat pour enregistrement avant son envoi au gestionnaire
comptable pour le paiement des perdiems.

6.2.3- Paiement des frais de mission

Le Gestionnaire comptable:
- paie les perdiems par cheque ou cash;
- passe les écritures comptables;
- classe les pièces (fiche perdiem et copie de l'ordre de mission ).

6.2.4- Dotation de carburant

Le Gestionnaire comptable :
- prépare la quantité de bons de carburant indiquée sur l’ordre de mission par le chef de mission,
- conserve une copie de l'ordre de mission comme pièce justificative, remet a l’intéressé : l’original de l’ordre et les
bons.
%UvIL PRAvIQUE / ⬛170⬛
ADon%2

ORDRE DE MISSION

Lieu, Date

Je soussigné(e), NOM/Prénom , fonction , certifie par la présente

que M./Mme NOM, Prénom , de l’association , se rendra à lieu de

la mission , du au dates , au titre d’une mission motif de

la mission

Pour servir et valoir ce que de droit.

Nom, Prénom, Fonction

Signature
%UvIL PRAvIQUE / ⬛171⬛
ADd0n%d

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES,

FINANCIERES ET COMPTABLES

SOMMAIRE

1. Introduction

1.1. Présentation du manuel

1.2. Mise à jour du manuel
1.3. Modification des procédures
1.4. Responsabilités de la tenue de la mise à jour du manuel
1.5. Contrôle du respect du manuel
1.6. Méthodologie de mise à jour
1.7. Présentation de l’association

2. Administration

2.1. Gestion du courrier

2.2. Gestion du téléphone
2.3. Gestion du personnel
2.4. Les missions
2.5. Fréquence de passage au bureau

3. Les procédures financières

3.1. Acquisition de biens ou services/construction

3.2. Choix des fournisseurs et commande
3.3. Enregistrement de la commande
3.4. Suivi des marchés et des contrats
3.5. Réception de la commande
3.6. Description de la procédure
3.7. Traitement d’une facture d’entretien
3.8. Les opérations de trésorerie

a) Le sorties
- les justificatifs de dépenses
- la procédure de paiement en espèces
- les avances à justifier

b) Le contrôle des caisses

- les pièces justificatives
- La procédure de paiement par chèque
- journaux de banque, chronos et cahier de suivi
- les états de rapprochement bancaire

4. Les procédures budgétaires

4.1. Le contenu des procédures

4.2. Niveau de planification budgétaire
4.3. Planification
4.4. Exécution budgétaire
4.5. Suivi budgétaire

4.5.1. Importance du contrôle budgétaire

4.5.2. Contrôle de l’exécution des budgets
%UvIL PRAvIQUE / ⬛172⬛
ADd0n%d
5. Les procédures comptables

5.1. Référentiel comptable

5.1.1. Principaux textes de référence
5.1.2. Normes comptables
5.1.3. La comptabilisation

5.2. Organisation comptable

5.2.1. Les registres comptables
5.2.2. Les autres supports comptables

5.3. Comptabilité de compte bancaire

5.3.1. Retraits sur compte bancaire
5.3.2. Contrôle du compte bancaire

5.4. Etats et rapports

5.4.1. Processus comptable
5.4.2. Forme des états financiers
5.4.3. Comptabilisation des immobilisations
5.4.4. Principe de saisie des pièces comptables
5.4.5. Travaux quotidiens
5.4.6. Travaux mensuels

5.5. Travaux de clôture comptable

5.5.1. Généralités
5.5.2. Balance de clôture

5.6. Gestion des stocks et des biens durables

5.6.1. Les stocks
5.6.2. Les biens durables

5.7. Suivi des véhicules

 %UvIL PRAvIQUE / ⬛173⬛
oP2n%d

FICHE DE DEMANDES DE FONDS

Projet /service demandeur:

Nature de l’activité:-----------------------------------------------------------------------

Nom du demandeur:-----------------------------------------------------------------------

Nature du budget :-------------------------------------------------------------------------

Ligne budgétaire :-------------------------------------------------------------------------

N° Désignation Quantité Coût unitaire Coût total

1

TOTAL

Demandeur Comptable Avis de l’ordonnateur

Nom :................................... Nom :................................... Nom :...................................

Responsable du projet / service demandeur

Nom :........................................................................................
%UvIL PRAvIQUE / ⬛174⬛
oP2n%2

FICHE DE DECAISSEMENT DES FONDS

Je soussigné:

Fonction :

Déclare avoir remis la somme de (en chiffre et en lettre) : ----------------------------------------------------------

A (demandeur) :

Motif(s) de la sortie :

En foi de quoi, la présente fiche est établie pour servir et valoir ce que de droit.

Caissier

Comptable Demandeur

Nom :...................................

Nom :................................... Nom :...................................

 oP2n%3
%UvIL PRAvIQUE /
ASSOCIATION
Virement:

Règlement par:
Espèces:
Chèque:

DEMANDE D'ENGAGEMENT DE DEPENSE

FOURNISSEUR
Date d'émission Date de réception NOM SOCIETE:
ADRESSE:
Le :

Montant total:

Désignation Produit/service Quantité Code comptable Code budgétaire Code analytique Catégorie financière Code financeur
RESERVE A LA COMPTABILITE

OK BUDGETE Commentaire contrôle de gestion:

HORS BUDGET
Visa:
Date de saisie:

N° Pièce:

Demandeur Coordinateur structure Contrôle de gestion Direction exécutive

Nom: Nom: Nom: Nom:
Structure:
Signature: Signature: Signature: Signature:
Date: Date: Date: Date:
%UvIL PRAvIQUE / ⬛175⬛
oP2n%4

BON D’ENTREE EN CAISSE

DATE:

MONTANT (en chiffres) :------------------------------------------------------------------------------------------------

OBJET :

REMETTANT (cas échéant)

IMPUTATION

POUR ETABLISSEMENT POUR VISA

LE CAISSIER LE R.F
%UvIL PRAvIQUE / ⬛176⬛
oP2n%5

FICHE DE RETOUR EN CAISSE

Je soussigné(e):

Fonction :

Reconnaît avoir restitué à la caisse la somme de (en chiffre et en lettre) :

Motif(s) de retour en caisse :

En foi de quoi, la présente fiche est établie pour servir et valoir ce que de droit.

Bénéficiaire Caissier Comptable

Nom :................................... Nom :................................... Nom :...................................

%UvIL PRAvIQUE / ⬛177⬛
oP3n%d

PROCEDURE DE PASSATION DE MARCHE

Montant des marchés (enFCFA) Modalités de mise à concurrence

Services Fournitures Travaux

<500.000 <500.000 1.000.000 On peut agir à partir d’une seule offre

500.001 à 500.001 à 1.000.001 à

2.000.000 10.000.000 10.000.000 On peut agir à partir de trois offres

2.000.001 à 10.000.001 à 10.000.001 à

10.000.000 50.000.000 30.000.000 Il faut une consultation restreinte

>10.000.000 >50.000.000 >30.000.000 Il faut un appel d’offres national

%UvIL PRAvIQUE / ⬛178⬛
oP3n%2

COMPARAISON DES OFFRES

NOM ET DESCRIPTION DU PRODUIT À ACHETER :

REFERENCES DES PROPOSITION APPRECIATION DE LA

SOUMISSIONNAIRES FINANCIERE COMMISSION DE SELECTION

1°

2°

3°

DECISION FINALE & MOTIFS DE SELECTION DE LA COMMISSION

Liste et références des membres de la commission :

Signatures des menbres de la commission de sélection

%UvIL PRAvIQUE / ⬛179⬛
oP3n%3
DATE :

BON D’ENGAGEMENT DE DEPENSES N°

N° de rubrique budgétaire
Libellé de ladépense
Budget restant avant la commande

Analyse del’engagement de dépenses

Observations
Fournisseur n°1
Montant
Date de la pro forma
N° de la pro forma

Fournisseur n°2
Montant
Date de la pro forma
N° de la pro forma

Fournisseur n°2
Montant
Date de la pro forma
N° de la pro forma

FOURNISSEUR CHOISI

Nom et adresse :
Personne à contacter :
N° de téléphone :
Montant à engager (montant de la pro forma) :
Budget restant après engagement de la dépense :
Autres informations (date de livraison, lieu de livraison, méthode de mise en service le cas échéant) :

Date de la demande : Date d’acceptation :

Demande présentée par : Accord :
Signature du demandeur : Signature pour accord :

BON POUR ENGAGEMENT

Date :
NOM :
Signature :

PIÈCES A JOINDRE A LA DEMANDE

Facture pro forma de chaque fournisseur
Contrat de maintenance le cas échéant
%UvIL PRAvIQUE / ⬛180⬛
oP4n%d
EXEMPLE DE PLAN ANALYTIQUE (EXTRAIT)
CODE LIBELLE
M102602 Investissement technique et mobilier
M1026021 Equipement informatique
M102604 Fournitures et consommables
M102605 Conception et études ou expertises du Nord
M102606 Etudes ou expertises du Sud
M102607 Personnels expatriés
M102608 Personnel local
M102909 FORMATION
M1026091 Stages Sud-Sud
M10260911 Préparatio des stages pourla structure s’accueilet mise àdisposition de ressources humaines

M10260912 Frais de déplacement des stagiaires associatifs

M10260913 Frais d’acceuil des stagiaires associatifs
M10260914 Frais d’assurances
M1026092 Ateliers
M10260921 Conception et réalisation de l’atelier
M10260922 Organisationlocale (secrétariat,salles, pauses, matériel)
M10260923 Déplacements desparticipants
M10260924 Accueil des participents (per diem, hébergement)
M10260925 Déplacements et per diem des formateurs
M1026093 Formation groupée
M10260931 Frais de transport (billets d’avion)
M10260932 Frais de visa et de transports locaux
M10260933 Frais d’hébergement
M10260934 Per diem hors hébergement
M10260935 Frais de circulation - AR aéroport
M10260936 Frais divers de formation
M10260937 Frais d’assurances
M102610 Services extérieurs à l’ONG
M102611 Mission de courte durée
M1026111 MISSIONS CONJOINTES
M10261111 Frais demissions (transport, Indemnités journalières)
M1026112 PARTICIPATION AUX CONFERENCES INTERNATIONALES
M10261121 Participation aux conférences internationales (frais d’inscription, de déplacement,de per diem ...)
M10261122 Organisation d’un satellite (location de salle, traduction)
M102612 APPUI, SUIVI ET CONTRÔLE
M1026121 Salaire brut Coodirnateur
M1026122 Charges patronales
M1026123 Salaire brut Chargé de projets
M1026124 Charges patronales
M1026125 Valorisation du travail des référents associatifs (6 référents à 2 jours / mois)
M1026126 Audit descomptes
M102613 Evaluation
M102614 Captitalisation
M102615 AUTRES
M1026151 Frais de communication (bruchures ...)
M1026152 Hébergement site Internet
M1026153 Mise àjour du site
M102616 Divers et Imprévus
M102617 Frais administratifs ou de structure
%UvIL PRAvIQUE / ⬛181⬛
oP5n%d

Adresse complète1
BP, Tél, Email, Rue, Porte

Lieu, date

FACTURE N°08/024

Doit: La Maison d’Accueil et de prise en Charge

Adresse
Burkina Faso

Par la présente, nous vous adressons la facture portant sur le contrat de prestation de service
n°0000/2008/…../……./…… dont l’objet est ……………………………………………………………...

Cette facture est établie conformément aux dispositions de l’article ……. du contrat ci-dessus cité.

Désignations Montant en CFA

…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………… 1 000 000
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Total HT 1 000 000
TVA 18% 180 000
Coût TOTAL TTC 1 180 000

Arrêté la présente facture à la somme de un million cent quatre vingt mille (1 180 000) francs CFA TTC.

Directeur Général

1
Sur la facture il doit y figurer nécessairement le N° IFU du prestataire. Si le montant est supérieur à 25 000 francs
CFA elle doit porter un timbre fiscal de 500 francs CFA
%UvIL PRAvIQUE / ⬛182⬛
oP5n%2

RECU

B.P.F

RECU

Reçu de M…………………………………………..…………………………………...………………

…………………………………………..…………………………………...…………………………

La somme de

Pour …………………………………………..…………………………………...……………………

…………………………………………..…………………………………...……………………

Date : ………………………………………

N°
%UvIL PRAvIQUE / ⬛183⬛
oP5n%3

QUITTANCE

Numéro I.F.U OFFICE DE E DE L’ASSAINISSEMENT

NATIONAL L’EAU T
Siège social :
QUITTANCE DU A PRESTATION
Guichet CAISSE
PAYEUR N° POLICE

PERIODE N° MONTANT TIMBRE MONTANT MODE DE TOTAL ENCAISSE

FACTURE FACTURE FACTURE ENCAISSE REGLEMENT

Sauf Erreur ou
omission SOLDE
RESTANT DÛ

Règlement du A
N° Cais
Montant se
Mode de
règlement
%UvIL PRAvIQUE / ⬛184⬛
oPĽn%d

PLAN COMPTABLE (extrait)

%UvIL PRAvIQUE / ⬛185⬛
oPĽn%d
 oPon%d
%UvIL PRAvIQUE /
BANQUE
N° COMPTE

PERIODE
JOURNAL BANQUE
CODE MONTANTS
N° Pièce DATE BUDGETAIRE LIBELLE
DEBIT CREDIT

LIVRE DE BANQUE
solde rapproché au 31/07/2010

solde à reporter

Etabli par : Approuvé par :

%UvIL PRAvIQUE / ⬛187⬛
oPon%2

REMISE DE CHEQUE

DESIGNIATION NBRE OBSERVATION

PAIEMENT ...............................................

1/1 Pour attribution

CHEQUE N°...............................................

Bamako, le .......................

LE BENEFICIARE LE RESPONSABLE FINANCIER

La Présidente

NOM....................................

Carte d’iendtité N° .................................................

 %UvIL PRAvIQUE / oPon ⬛3⬛
%3

REÇU DE VERSEMENT EN BANQUE

Date…………….
Caisse populaire de :…………………………….
………………….. Nom du membre:
…………………………….…………………..
Folio N°:…………………………………..
Détail Montant Argent déposé
10 000
Montant Droit d’entrée
5 000
2 000
Capital social
1 000
Epargne
Sous total
Intérêts 5 00
250
Fonds 200
100
Autres 50
25
Total 10
5
Chèque mandat virement 1
Sous total
total
Sous

J’accuse réception de la somme de

Signature :
…………………………….
Montant total déposé (en
lettre)

Signature du déposant

Signature de

l’employeur
%UvIL PRAvIQUE / oPon ⬛4⬛
%4

ORDRE DE VIREMENT

Monsieur le Chef d’Agence

de la Banque xxxx
Ouagadougou

N/Réf :BANQ/BC/08-18
Date : 3 septembre 2008
Objet : Ordre de virement

Monsieur le Chef d’agence,

Par la présente, je vous prie de bien vouloir procéder au virement de la somme de (en toutes lettres et en chiffres)
de notre compte N° 01945678322 domicilié à votre agence dans le Compte de.....................................dont le N° de
compte est le ....................................... domicilié à ....................................................................................
.

Pour motif : le règlement de sa facture n°07/00123 du 12/08/2008.

Veuillez, agréer, Monsieur le Chef d’agence, l’expression de mes salutations les meilleures.

Le Coordonnateur
%UvIL PRAvIQUE / oPon ⬛5⬛
%5

AUTORISATION DE RETRAIT SUR COMPTE BANCAIRE

TITRE DU PROJET :

Intitulé du compte :

N° du compte :

Nom de la banque :

Motif(s) de sortie bancaire :

Montant prélevé sur le compte :

Date de l’opération :

Le 1er signataire : Nom(s) et prénom(s)-------------------------------------------------------------------------------

Le 2ème signataire : Nom(s) et prénom(s)----------------------------------------------------------------------------

Fait à Brazzaville, le

Le Chef de projet (Noms et signature) :

Le comptable du projet (Noms et signature) :

Visa de la CAF :
 oPd0n%d
%UvIL PRAvIQUE /
BANCAIRE
ETAT DE RAPPROCHEMENT
NOTRE COMPTE A LA BANQUE COMPTE BANQUE DANS NOS LIVRES
DESIGNATION DEBIT CREDIT DESIGNATION DEBIT CREDIT
Solde bancaire au (1) Solde comptable au (a)
Dépenses comptabilisées ne figurant pas sur le relevé Dépenses sur le relevé non comptabilisées dans nos livres
Date Libellé Date Libellé

SOUS TOTAL (2) SOUS TOTAL (b)

Recettes comptabilisées ne figurant pas sur le relevé Recettes sur le relevé non comptabilisées dans nos livres
Date Libellé Date Libellé

SOUS TOTAL (3) SOUS TOTAL (c)

SOLDE RECONCILIE (4) SOLDE RECONCILIE (d)

(1) ou(a) peut être au débit ou au crédit VERIFICATION = (4) - (d) doit être égal à 0
(2) ou(b) totaux des colonnes débit et crédit
(3) ou(c) totaux des colonnes débit et crédit
(4)ou(d) = (1)+(2)+(3) ou (a)+(b)+(c)
 oPddn%d
%UvIL PRAvIQUE /
JOURNAL DU COMPTE CAISSE

DATE Code d'activité n° pièce LIBELLES DEBIT CREDIT SOLDE

01/03/2011 Solde au 12 457 12 457

LIVRE DE CAISSE
28/02/2011 = solde précédent + crédit - débit
08/03/2011 43 1254/45 Achat de stylos 800 11 657
= solde précédent + crédit - débit
11 657
= solde précédent + crédit - débit
11 657
= solde précédent + crédit - débit
11 657

Total 800 12457 11 657

=somme
= somme débit = somme crédit
crédit -
somme débit
Le Gestionnaire
%UvIL PRAvIQUE / oPd2n%d ⬛193⬛

PROCES VERBAL D’ARRETE DE CAISSE

Inventaire de caisse à la date du :…………………………………………..

A. Solde théorique (Selon brouillard)

B. Solde Physique (Espèces)

BILLETS & PIECES NOMBRE MONTANT

BILLETS
Billet de 10 000 F CFA
Billet de 5 000 F CFA
Billet de 2 000 F CFA
Billet de 1 000 F CFA
JETONS
Pièces de 500 FCFA
Pièces de 250 FCFA
Pièces de 200 FCFA
Pièces de 100 FCFA
Pièces de 50 FCFA
Pièces de 25 FCFA
Pièces de 10 FCFA
Pièces de 5 FCFA
Pièces de 1 FCFA
B. Total numéraire

C. Ecart (B - A)

D. Détails de l’écart :

D.1 Bons/Avoirs

D.2 Pertes

D.3 Gains

Le Comptable / caissier
Le vérificateur
 oPd3n%d
%UvIL PRAvIQUE /
PLAN DE TRESORERIE ANNUEL

Janv Fev Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept Oct Nov Dec
REPORT SOLDE PRECEDENT (1) 186450 434944 406338 374732 338126 314520 382914 356308 324702 286096 249490 212884
Cotisation des membres 23650 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Subventions 100000 0 0 0 0 100000 0 0 0 0 0 0
Vente de rubans rouges 5000 5000 5000 5000 5000 10000
Vente de préservatifs 8000 8000 8000 8000 8000 8000 8000 8000 8000 8000 8000 8000
Dons de particuliers 10000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
TOTAL ENCAISSEMENTS 333100 8000 13000 8000 13000 108000 13000 8000 13000 8000 8000 18000
Achats 13000 0 8000 8000 0 3000 3000 3000 15000 8000 8000 15000
Investissements 35000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Loyers et charges locatives 9000 9000 9000 9000 9000 9000 9000 9000 9000 9000 9000 9000
Entretien et fournitures 2500 2500 2500 2500 2500 2500 2500 2500 2500 2500 2500 2500
Salaires 12650 12650 12650 12650 12650 12650 12650 12650 12650 12650 12650 12650
Charges sociales 3456 3456 3456 3456 3456 3456 3456 3456 3456 3456 3456 3456
Impôts et taxes 6500 6500 6500 6500 6500 6500 6500 6500 6500 6500 6500 6500
Frais financiers 2500 2500 2500 2500 2500 2500 2500 2500 2500 2500 2500 2500
TOTAL DECAISSEMENTS 84606 36606 44606 44606 36606 39606 39606 39606 51606 44606 44606 51606
SOLDE DU MOIS (2) 248494 -28606 -31606 -36606 -23606 68394 -26606 -31606 -38606 -36606 -36606 -33606
SOLDE CUMULE (3) 434944 406338 374732 338126 314520 382914 356308 324702 286096 249490 212884 179278

(1) le solde du mois précédent doit être reporté dans chaque colonne
(2) solde du mois = total encaissements - total décaissements

(3) solde cumulé = report solde précédent + solde du mois

%UvIL PRAvIQUE / oPd4n%d ⬛195⬛

FICHE D’AVANCE SUR SALAIRE

Date :……………………………………………………………………………...

Nom et prénoms :………………………………………………………………...

Emploi :…………………………………………………………………………..

Nom du Programme :……………………………………………………………

Montant de l’avance : ………………………………………………….………..

…………………………………………………………………………………….

A prélever sur le salaire( du mois de) :………………………………..

…………………………………………………………………………………….

Motif :…………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….

CAISSIER BENEFICIAIRE Responsable de Programme/ RAF

%UvIL PRAvIQUE / ⬛196⬛
oPd4n%2

DEMANDE D’AVANCE

PRENEUR D’AVANCE AUTORISATION PAR UNE PERSONNE

Nom + Prénom : HABILITEE POUR L’APPROBATION
Fonction :
Signature : Nom + Prénom :
Fonction :
Signature :

Date : (+ cachet)

NATURE DE L’ACHAT DESTINATION MONTANT (<50 € DEVISE

par facture)

TOTAL

CADRE RESERVE AU CAISSIER

Date octroi de l’avance :

Signature :
%UvIL PRAvIQUE / ⬛197⬛
oPd4n%3

DEMANDE D’AVANCE SUR FRAIS DE MISSION

DATE :

NOM DU BENEFICIAIRE :

MOTIF DE LA MISSION :

DETAIL DE L’AVANCE DEMANDEE :

- Carburant :

- Hôtels :

- Repas :

- Déplacements :

- Autres (a préciser) :
-

TOTAL AVANCE -------------

IMPUTATION BUDGETAIRE : ………………………….

Etablit par (Bénéficiaire) Vérifié par le comptable Approuvé par le Responsable

%UvIL PRAvIQUE / ⬛198⬛
oPd4n%4

FICHE DE RETOUR EN CAISSE

Je soussigné(e):

Fonction :

Reconnaît avoir restitué à la caisse la somme de (en chiffre et en lettre) :

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----

Motif(s) de retour en caisse :

En foi de quoi, la présente fiche est établie pour servir et valoir ce que de droit.

BENEFICIAIRE CAISSIER COMPTABLE

Nom : Nom : Nom :

Signaure : Signaure : Signaure :
Date : Date : Date :
%UvIL PRAvIQUE / ⬛199⬛
oPd6n%d
FICHE INDIVIDUELLE DE TEMPS

NOM :
PRENOM
:

NOMBRE VISA DU
DATE NATURE DES TRAVAUX EFFECTUES D'HEURES RESPONSABLE

TOTAL

Signature du bénévole :
%UvIL PRAvIQUE / ⬛200⬛
oPdĽn%d

FICHE D’IMMOBILISATION N° …………….

Désignation de l’immobilisation :………………………………………

Nature de l'immobilisation : ………………………………………

Code d’identification : ………………………………………

Affectation : ………………………………………

Date d’entrée : ………………………………………

Valeur d'acquisition : ………………………………………

Source de financement : ………………………………………

Date de sortie : ………………………………………

%UvIL PRAvIQUE / ⬛201⬛
oPdĽn%2

TABLEAU D’AMORTISSEMENT D’UNE IMMOBILISATION

Nature du bien ordinateur

Montant de l’achat 4000

Date de l’achat 01/08/2010

Durée de vie 5 ans

Taux d’amortissement 20%

Année Base Annuité Annuités cumulées Valeur nette

comptable

2010 4000 200 200 3800

2011 4000 800 1000 3000

2012 4000 800 1800 2200

2013 4000 800 2600 1400

2014 4000 800 3400 600

2015 4000 600 4000 0

TOTAL 4000
Société :XX EXERCICE : 2010

oPdĽn%3
%UvIL PRAvIQUE /
TABLEAU DES IMMOBILISATIONS ET DES AMORTISSEMENTS
IMMOBILISATIONS AMORTISSEMENTS
VALEUR RESIDUELLE LOCALISATION
Date D'Aquisition Valeur d'achat Taux d'amortissement Amortissement antérieur Amortissement de l'exercice TOTAL
TERRAIN 2005 26 580 000 5% 1 329 000 1 329 000 2 658 000 23 922 000
TOTAL 1 26 580 000 1 329 000 1 329 000 2 658 000 23 922 000
AMENAGEMENT, AGENCEMENT ET INSTALLATION
Divers Amenagements 2005 993 500 10% 397 400 99 350 496 750 496 750 Unité sociale
Installation Autocom 2006 154 600 10% 55 398 15 460 70 858 83 742 Secretariat
Atelier AGR 2006 2 664 778 20% 639 547 532 956 1 172 502 1 492 276 Unité sociale
TOTAL 2 3 812 878 1 092 345 647 766 1 740 111 2 072 767
MATERIEL D'EXPLOITATION
2 Boites à pansement 2007 70 000 50% 70 000 70 000 0 Unité médicale
1 Foetoscope 2005 7 000 25% 7 000 7 000 0 Unité médicale
1 Lit 2006 100 000 15% 60 000 15 000 75 000 25 000 Unité médicale
1 Pèse personne 2006 16 428 10% 6 571 1 643 8 214 8 214 Unité médicale
2 Plateaux de soins 2006 50 167 25% 50 167 50 167 0 Unité médicale
1 Poupinel 2008 80 000 25% 40 000 20 000 60 000 20 000 Unité médicale
3 Stétoscope 2008 90 000 10% 18 000 9 000 27 000 63 000 Unité médicale
1 Table de soins 2005 120 000 10% 60 000 12 000 72 000 48 000 Unité médicale
2 Tables de consultation 2005 482 000 15% 361 500 72 300 433 800 48 200 Unité médicale
TOTAL 3 1 015 595 673 238 129 943 803 181 212 414
MATERIEL DE BUREAU
Splits 2007 303 000 25% 227 250 75 750 303 000 0 Unité medicale
Climatiseurs 2008 115 000 25% 57 500 28 750 86 250 28 750 Chargé de programme
Postes de téléphone 2005 745 150 15% 558 863 111 773 670 635 74 515 Toutes les unités
Photocopieur 2007 699 000 25% 524 250 174 750 699 000 0 Médecin coordonatrice
TOTAL 4 1 385 400 761 236 190 560 951 796 433 604
MOBILIER DE BUREAU
9 Bureaux 2003 630 000 10% 441 000 63 000 504 000 126 000 Toutes unités
1 Chaise de direction 2005 115 000 10% 57 500 11 500 69 000 46 000 Toutes unités
1 Armoire métallique 2003 100 000 10% 70 000 10 000 80 000 20 000 Toutes unités
4 Etagères 2007 104 000 10% 31 200 10 400 41 600 62 400 Toutes unités
5 Tables 2003 185 000 10% 129 500 18 500 148 000 37 000 Toutes unités
TOTAL 5 1 134 000 729 200 113 400 842 600 291 400
MATERIEL INFORMATIQUE
2 Ordinateurs UC DTK P4 2010 749 000 25% 187 250 187 250 561 750 secrétariat
3 Imprimantes HP LASER JET 2010 394 953 25% 98 738 98 738 296 215 Secrétariat
1 Imprimante 2008 219 000 25% 109 500 54 750 164 250 54 750 Médecin coordinateur
Scanner 2010 69 000 25% 17 250 17 250 51 750 Médecin coordinateur
TOTAL 6 1 431 953 109 500 357 988 467 488 964 465
AUTRES MATERIELS
Ecran projection 2006 140 000 33% 140 000 140 000 0 Unité de prevention
Vidéo projecteur 2006 780 000 33% 780 000 780 000 0 Unité de prevention
Congélateur 2004 299 000 20% 299 000 299 000 0 Toutes les unités
6 Postes téléphoniques 2005 745 150 15% 558 863 111 773 670 635 74 515 Toutes les unités
TOTAL 7 1 964 150 1 777 863 111 773 1 889 635 74 515
TOTAL GENERAL 10 743 976 5 143 382 1 551 429 6 694 811 4 049 165
 oPd8n%d
%UvIL PRAvIQUE /
Désignation de l'association:
Adresse:
Exercice clos le: Durée: 12 mois

BILAN - SYSTEME ALLEGE Exercice N ExerciceN-1

Réf PASSIF
Net Net
Exercice N Exercice N - 1 CAPITAUX PROPRES
Réf. ACTIF
Brut Net Net HA Capital Personnel
ACTIF IMMOBILISE HB Ecarts de réévaluation - -
GA Charges immobilisées - - - HC Réserves disponibles - -
GB Immobilisations incorporelles - - - HD Reserves Libres - -
GC Immobilisations corporelles - - - HE Report à nouveau ( + ou - ) -
GD Terrains - - - HF Résultat net de l'exercice ( + ou - )
GE Bâtiments, Installations - HG Provisions réglementées et subventions - -
GF Matériels d'investissement
Avances et acompte versés sur HI TOTAL CAPITAUX PROPRES ( I ) - -
GG immobilisations - - - DETTES FINANCIERES
GH Immobilisations Financières - - HK Empruts et dettes financières - -
GI TOTAL ACTIF IMMOBILISE ( I ) - - - HL Provisions financières pour risques et charges - -
ACTIF CIRCULANT HM TOTAL DETTES FINANCIERES ( II ) - -
GJ Stocks HN TOTAL CAPITAUX STABLES ( I+II ) - -
GK Marchandises - - - PASSIF CIRCULANT
GL Matières et autres approvisionnements - - - HP Clients,avances - -
GM Produits Fabriqués et en-cours - - - HQ recues Fournisseurs - -
GN Créances - - HR Autres dettes
GP Fournisseurs, avances versés - - - HS TOTAL PASSIF CICULANT ( III ) - -
GQ Clients - - - HU Banques,concurs bancaires - -
GR Autres créances - - HV T0TAL TRESORERIE-PASSIF ( IV ) - -
GS TOTAL ACTIF CIRCULANT ( II ) - - - HY Ecarts de conversion-passif - -
TRESORERIE ACTIF ( gain probable de change )
GT Titres de placement et valeurs à - - - HZ TOTAL GENERAL ( I+II+III+IV+V ) - -
GU encaisser Banques, Chèques postaux,
caisse
GV TOTAL TRESORERIE ACTIF ( III ) - - -
Ecart de conversion-Actif ( IV ) - -
(perte probable de change)
GZ TOTAL GENERAL (I+II+III+IV) - - -
 oPd8n%2
%UvIL PRAvIQUE /
Désignation de l'entreprise:
Adresse de l'entreprise:
Exercice clos le: Durée: 12 mois

COMPTE DE RESULTAT

Exercice N Exercice N-1 Exercice N Exercice N -1

Ref. CHARGES Réf.
PRODUITS
Net Net Net Net

JA Achats de marchandises KA Ventes de marchandises -

JB Variation de stocks (+ ou - - KB Ventes de produits,travaux services

Chiffre
JC -) Achats de matières premières et autres - KC d'affaires
…………… ………………
JD achats Variation de stocks ( + ou - - KD / .
(1) dont à l'exportation ..

JE - KE - -
-) Transports Autres produits d'exportation

JF KF - -
Services extérieurs et autres charges Variation de stocks de produits et en-
cours
KG
(Valeur ajoutée voir KG) - -
Valeur ajoutée
JH - KJ - -
Charges de personnel
KL Reprise de provisions
JJ
Dotations aux amortissements et aux - -
provisions KM Resultat d'exploitation

JM (Résultat d'exploitation voir KL) - - KN TOTAL DES PRODUITS DES ACTIVITES ORDINAIRES - -

Charges financières KP Resultat des activités ordinaires - -

JN TOTAL DES CHARGES DES ACTIVITES ORDINAIRES - - KQ Produits hors activités ordinaires (HAO) - -

(Résultat des activités ordonaires voir KX TOTAL GENERAL DES PRODUITS - -

JQ KP) Charges hors activités ordinaires - - KZ RESULTAT NET - -

JR (HAO) Impots sur le resultat

JX TOTAL GENERAL DES CHARGES - -

(Résultat net voir KZ)

%UvIL PRAvIQUE / FIdn ⬛205⬛
%d

BUDGET PREVISIONNEL
Designation Quantité Prix Unitaire Coût total
VOLET : PRISE EN CHARGE DES PvVIH =somme(1+2)
1- Appui direct aux PvVIH (1) =somme (D8:D11)
Achat de médicament MEG & Spécialités =quantité*prix unitaire
Examens medicaux , consultation spécialité & consommable médicaux =quantité*prix unitaire
Bilan pré therapeutique & de suivi =quantité*prix unitaire
2 - Activités d'accompagnement à la prise en charge des PvVIH (2) =somme(E13:E23)
Appui à l'organisation des visites à domicile et à l'hopital (AOVAD) =quantité*prix unitaire
Appui à l'organisation de groupe de parole (AGP) =quantité*prix unitaire
Micro-crédit =quantité*prix unitaire
Appui à l'organisation des sessions des clubs à l'observance (Clubs) =quantité*prix unitaire
Appuyer la maison d'observance (Activités et frais d'hébergement) =quantité*prix unitaire
Dotation en vivres/dotation en kits nutritionnel =quantité*prix unitaire
Appui à l'organisation des sorties recreatives =quantité*prix unitaire
Appui à l'organisation des ateliers culinaire =quantité*prix unitaire
Achat de condom masculin =quantité*prix unitaire
Achat de kit d'hygène =quantité*prix unitaire

Formations (3) =quantité*prix unitaire

VOLET : PRISE EN CHARGE DES OEV (4) =somme(E29:E37)

1- APPUI direct aux OEV
Achat de lait maternisé et fourniture de subtitut de lait =quantité*prix unitaire
Kit d'allaitement =quantité*prix unitaire
Activité Eveil =quantité*prix unitaire
Frais d'inscription scolaire =quantité*prix unitaire
Fournitures scolaire =quantité*prix unitaire
Colonie de vacances =quantité*prix unitaire
Appui à l'observance =quantité*prix unitaire
Activités de PTME =quantité*prix unitaire

VOLET : PREVENTION (5) =somme(E40:E53)

Depistage =quantité*prix unitaire
Activités de prevention TS =quantité*prix unitaire
Activités de prevention MSM =quantité*prix unitaire
Campagne de dépistage Ouaga et Zorgho, Dori,Kombissiri =quantité*prix unitaire
Journée mondiale de lutte contre le VIH/sida (J M S) =quantité*prix unitaire
Causserie éducative =quantité*prix unitaire

Volet : Fonctionnement (6) =somme(E56:E67)

Fourniture de bureau =quantité*prix unitaire
Eau & Electricité =quantité*prix unitaire
Carburant =quantité*prix unitaire
Téléphone / Internet =quantité*prix unitaire
Location des locaux =quantité*prix unitaire
Entretien Matériel de bureau et roulant, locaux etc =quantité*prix unitaire
Entretien et reparation locaux =quantité*prix unitaire
Frais bancaire =quantité*prix unitaire
Frais de Timbre poste et d'envoie colis =quantité*prix unitaire
Audit 2011 =quantité*prix unitaire
Volet : RESOURCE HUMAINE (7) =somme(D59:D74)
Salaire Medecin Permanent =quantité*prix unitaire
Vacation médecin =quantité*prix unitaire
Salaire coordonnateur =quantité*prix unitaire
Salaire Infirmière 1 =quantité*prix unitaire
Salaire infirmière 2 =quantité*prix unitaire
Salaire de la secrétaire =quantité*prix unitaire
Salaire gestionnaire =quantité*prix unitaire
Vacation psychologue =quantité*prix unitaire
Salaire conseiller 1 =quantité*prix unitaire
Salaire conseiller 2 =quantité*prix unitaire
Vacation pharmacienne =quantité*prix unitaire
Motivation animateurs 1 =quantité*prix unitaire
Motivation animateurs 2 =quantité*prix unitaire
CONSTRUCTION ET GRS INVESTISSEMENT (8) =somme(D76:D78)
Achat des ordinateurs/ materiels informatique =quantité*prix unitaire
Achat de scanaire =quantité*prix unitaire
Achat de 10 armoires =quantité*prix unitaire

Suivi/Evaluation (9) =D81

auto évaluation =quantité*prix unitaire

TOTAL =somme(1+2+3+4+5+6+7+8+9)

Visa ………………………………………………………………… Le Trésorier

%UvIL PRAvIQUE / FIdn ⬛206⬛
%2

BUDGET PRÉVISIONNEL

Rubriques Montant
en euros
Total Charges (=a+b+c) 273 118,67
a) Investissement : 11 170,00
Mobilier et équipements de bureau 781,90
Matériels et accessoires informatiques 1340,40
Terrain à bâtir un centre de santé 5 808 40
Equipements solaires 1 675,50
Etagères pour les produits pharmaceutiques 1 563,80
b) Réalisations : 152 278,59
Organisation des campagnes de dépistage de masse 48 729,15
Perdiem et honoraire de l’équipe des projets et acteurs terrain 22 841,79
Supports de communication et médiatisation des activités 13 705,07
Formations des acteurs 15 227,86
Organisation des réunions de pilotage et de convergence 10 659,50
Fournitures et consommations médicales 24 364,58
Organisation des missions de suivi et d’évaluation 16 750,64
c) Fonctionnement : 109 670,08
Frais de loyer 2 193,40
Eau et électricité 4 386,80
Entretien des locaux et réparations diverses 8 773,61
Communication/téléphone/Internet 3 290,10
Carburant des véhicules 14 257,11
Carburant des groupes électrogènes 5 483,51
Médicaments et consommables 38 384,53
Taxes diverses 2 193,40
Salaires et prime du personnel 30 707,62
Total produits (=a+b) 297 331,46
a)Recettes propres : 104 763,95
Centres de santé (consultations, soins, vente des médicaments, 71 360,00
examens labo)
Location de salle de conférence 591,69
Cotisation des membres 25, 60
Prestations de service 32 786,66
b)Subventions et donations : 192 567,51
Subventions 186
734,18
Donations 5 833,33
Résultat prévisionnel (=total produits – total charges) 24 212,79
 %d
%UvIL PRAvIQUE / FI2n
Période :

Ligne budgétaire Budget Dépenses

Taux de d’exécution (%) Solde disponible Commentaires
Nature Libellé prévisionnel réalisées
Catégorie 1 : FORMATION
= budget prév x 100 / = budget prév –
dépenses réalisées dépenses réalisées
SOUS-TOTAL 1

SUIVI BUDGETAIRE
Catégorie 2 : SENSIBILISATION / PREVENTION
0
0
SOUS-TOTAL 2 0
Catégorie 3: SOINS ET SOUTIEN

SOUS-TOTAL 3 0
Catégorie 4: EQUIPEMENTS

SOUS-TOTAL 4 0 0 0
Catégorie 5: COORDINATION / SUIVI-EVALUATION

SOUS-TOTAL 5 0 0 0

=sous-total
TOTAL GENERAL 1+2+3+4+5 0 =sous-total 1+2+3+4+5
 %2
%UvIL PRAvIQUE / FI2n
Fiche de suivi budgétaire mensuel par activité

Activité N° : Intitulé Activité

Mois :

SUIVI BUDGETAIRE
N° Rubriques des dépenses Prévisions Réalisations Ecart Taux de Observations
liées à l’activité réalisation
1

4
%UvIL PRAvIQUE / FI3n ⬛209⬛
%d

CHECKLIST

CONTRÔLE SUR LES JOURNAUX DE CAISSE

1 solde initial du mois M= solde final du mois M-1 OUI NON
Les formules Excel du journal de caisse sont-elles
2 correctes? OUI NON
Montants enregistrés dans le journal de caisse =
3 montants figurant sur les justificatifs? OUI NON
EN UTILISANT LA FONCTION "FILTRE" DANS EXCEL OUI NON
tous les codes comptables/analytiques sont-ils
4 renseignés? OUI NON

5 tous les codes comptables/analytiques sont-ils corrects? OUI NON

CONTRÔLE SUR LES JUSTIFICATIFS OUI NON
Tous les justificatifs sont-ils présents et classés? (à
chaque écriture du journal doit correspondre un
6 justificatif) OUI NON
7 Tous les justificatifs sont-ils complets? OUI NON
Tous les justificatifs sont-ils officiels? (signature ou
8 tampon) OUI NON
Tous les justificatifs sont-ils originaux? (les photocopies
9 ne sont pas acceptées) OUI NON
CONTRÔLE SUR LE JOURNAL DES AVANCES OUI NON

Les avances de trésorerie enregistrées dans le journal des

10 avances sont-elles soldées à la fin du mois? OUI NON
CONTRÔLE SUR LE COMPTAGE DE CAISSE OUI NON
Les billets et les pièces présents dans la caisse ont-ils été
11 comptés physiquement? OUI NON

L'égalité suivante est-elle vérifiée : comptage de caisse +

12 avances justifiées = solde final du journal de caisse? OUI NON
13 Le comptage de caisse est-il signé? OUI NON

Date:

Fait par: Signature:

%UvIL PRAvIQUE / FI3n ⬛210⬛
%2

MANUEL DE PROCEDURES (EXTRAIT)

Procédures de contrôle interne

Les procédures de contrôle ont pour rôle d'indiquer la démarche à suivre et les programmes d'opérations à
respecter. C'est un mode d'emploi, d'une manière générale c'est l'ensemble des méthodes et des techniques utilisées
pour s'assurer de l'application des règles décrites par la Direction.
Les procédures ci-après concernent les domaines énoncés plus haut.

1. Comptabilité

Objectifs
- S'assurer que toutes les écritures relatives aux opérations faites avec les partenaires ont été
correctement enregistrées dans les différents documents comptables ;

- S'assurer de la disponibilité en banque ;

- S'assurer que le système comptable est à jour et répond aux procédures comptables en vigueur.

Procédures
Etape 1 : Vérifier si les recommandations des auditeurs ou suite à un contrôle antérieurs ont été
correctement appliquées.

Etape 2 : S'assurer que le rapprochement bancaire a été fait.

Etape 3 : Vérifier si les pièces justificatives (factures, bon de commandes, bordereau de livraison) annexés
aux pièces comptables sont approuvées, les pièces comptables elles-mêmes doivent être approuvées de
même que les autorisations d'émission de chèque.

Etape 4 : Vérifier les numéros de comptes, des imputations et les pointer par rapport aux journaux et
document de suivis budgétaires.

Etape 5 : Vérifier si toutes les factures reçues et non payées et les bons de commande sont enregistrées dans
les documents concernés.

Etape 6 : Vérifier les calculs des totaux à la fin de chaque page et les réponses pour la page suivante et les
autres documents concernés.

2. Finances

Caisse dépenses

Le contrôle de la petite caisse se fait à chaque réapprovisionnement par le responsable comptable et financier, ou
de façon inopinée par le Commissaire aux Comptes (au moins une fois par mois). A chaque contrôle le détenteur
de la petite caisse doit mettre à la disposition du contrôleur les pièces justificatives, les bons provisoires, la caisse
proprement dite, le brouillard de caisse et le journal de caisse. Après chaque contrôle, les résultats sont portés sur
une fiche de contrôle de caisse, ils concernent l'appréciation du contrôleur sur l'authenticité des pièces justificatives
et la situation des valeurs de caisse.

Procédures
Etape 1 : Prendre chaque pièce justificative, vérifié si elle correspond aux normes comptables (date de
l'opération, le numéro de la pièce, nom de l’organisation/fournisseur, la nature de l'opération, le
montant en chiffre et en lettres, la signature du fournisseur et l'approbation)
%UvIL PRAvIQUE / FI3n ⬛211⬛
%2
Etape 2 : Pointer ces pièces justificatives par rapport à la colonne sorties du journal de caisse et voir si
les parties date, numéro de la pièce et les libellés correspondent à celles du brouillard de caisse. Vérifier
les parties solde du brouillard de caisse puis celles du journal de caisse.

Etape 3 : Faire le décompte physique de la petite caisse (en faisant la somme des espèces et des bons
provi soire) et comparer le résultat obtenu au solde du journal de caisse.

Etape 4 : Arrêter le journal de caisse après toutes les régularisations.

Etape 5 : Constater dans la fiche de contrôle de caisse le résultat de ce contrôle en mettant la date et les
signatures du contrôleur et du caissier.

Caisse Recettes

Il s'agit de s'assurer que toutes les recettes de l’association sont encaissées et enregistrées

3. Banque : Rapprochement bancaire

A la fin de chaque mois, il sera nécessaire d'obtenir de la banque le relevé bancaire du mois afin de procéder à
la réconciliation du compte entre le journal centralisateur tenu par le gestionnaire et le relevé de banque. Il arrive
généralement que le solde banque du journal centralisateur ne coïncide pas avec le solde du relevé bancaire.

Cette différence de solde entre la banque et la comptabilité peut être due aux causes suivantes :

- les chèques émis par l’organisation et non présentes à la banque par les bénéficiaires,
- les agios et commissions bancaires (avis de débit non reçu par l’organisation) des versements ou remises
faits par l’organisation non pris en compte sur le relevé bancaire (opération fin de mois),
- des virements de fonds effectués par les bailleurs fonds non pris en compte dans le journal de
l’organisation (avis de crédit non reçus) ;
- les intérêts versés par la banque non comptabilités dans le journal.

Pour situer ces écarts, il faut les documents suivants :

- le journal de trésorerie ;
- le relevé bancaire ;
- l'état de rapprochement bancaire ;
- le dernier état de rapprochement bancaire s'il existe ;
- le(s) chéquier (s) ;
- les bordereaux de versement ;
- les avis de crédit.

Procédures
Etape 1 : Reporter la date du relevé, le solde selon le relevé bancaire et le solde du journal trésorerie sur
les lignes prévues dans le tableau de rapprochement bancaire vierge.
Etape 2 : Faire le pointage simultané des montants du relevé et ceux du journal de trésorerie (colonne «
Ban que ») depuis la date du dernier rapprochement bancaire. Si les montants correspondent mettre une
croix sur tous les deux.
Etape 3 : Mettre dans la rubrique « chèque non débités » tous les montants non pointés du journal de
trésorerie se trouvant à la colonne « banque/dépenses » en précisant pour chaque chèque, chèque numéro et
la date d'émission.
Etape 4 : Mettre dans la rubrique « Dépôts en Transit » tous les montants non pointés du journal de
trésorerie se trouvant à la colonne « banque/recettes » en précisant pour chaque dépôt.
Etape 5 : Calculer le solde rapproché selon le relevé bancaire en suivant la méthode de calcul indiquée
sur le tableau de rapprochement bancaire
%UvIL PRAvIQUE / FI3n ⬛212⬛
%2
Etape 6 : Mettre sur la ligne « Commissions et Agios Bancaires » le total des montants non pointés dans le
relevé bancaire au niveau de la colonne « Débit » et concernant les commissions et agios bancaires.
Etape 7 : Mettre sur la ligne « Paiement Constaté par la Banque et non Constaté dans le journal de
trésorerie » les montants non pointés dans le relevé bancaire à la colonne « Débit » et concernant
ces opérations.
Etape 8 : Mettre sur la ligne «intérêts Versés par la Banque » les montants non pointés dans le relevé
bancaire à la colonne « Crédit » du relevé bancaire concernant ces opérations.
Etape 9 : Mettre dans la rubrique « Dépôts reçues par la Banque et non comptabilisés dans le journal de
trésorerie » les montants non pointés dans le relevé bancaire à la colonne « Crédit du relevé bancaire »
concernant les dépôts de fonds en précisant chaque fois la date de dépôt.
Etape 10 : Calculer le solde rapproché selon le journal de trésorerie en suivant la méthode de calcul
indiquée sur le tableau de rapprochement bancaire.
Etape 11 : Après le rapprochement bancaire, régulariser les écritures du relevé bancaire qui ne figuraient pas
dans la colonne « Dépenses/Recettes du Journal de trésorerie ».

4. Rapport Financier Interne/partenaire

Objectifs
Pour suivre une procédure financière saine, faut-il soumettre aux responsables de la gestion des fonds, à intervalles
réguliers, un rapport financier périodique contenant toutes les informations financières à jour qui reflètent avec
exactitude la situation financière de la structure pour ce faire, il faut :

- s'assurer que les informations contenues dans ce rapport permettent de répondre aux besoins financiers
des responsables de la gestion et des bailleurs ;
- analyser la situation des dépenses effectuées par rapport aux prévisions budgétaires

Procédures
Etape 1 : S'assurer que le rapprochement bancaire est fait
Etape 2 : Vérifier que les totaux des colonnes concernées du journal
De trésorerie et de document de suivi budgétaire ont été faits.
Etape 3 : Vérifier les rubriques budgétaires et voir si les montants de ces différentes rubriques ont été
correctement reportés sur le formulaire de rapport de dépenses
Etape 4 : S'assurer que les rapports financiers ont été au préalable vérifiés par le chef de service
administration finances et cela en apposant leurs signatures sur les documents.
Etape 5 : S'assurer que les informations destinées à l'élaboration des rapports financiers sont tirées des
documents comptables comme journal de trésorerie. Fiches de suivi budgétaire et autres.
Etape 6 : S'assurer de la conformité des documents par rapport aux normes en vigueur dans la structure :
Le rapport doit être exact et élaboré en temps opportun et répondre aux besoins financiers des responsables
de la gestion et des bailleurs de fonds.

5. Gestion du personnel

Objectifs
- Vérifier régulièrement chaque dossier du personnel en vue d'être en règle vis à vis de l'employé et aussi
de l'administration fiscale et sociale.
- S'assurer de la régularisation et de la saisie des charges sociales

Procédures
Etape 1 : Vérifier s'il y a un document écrit pour les contrôles antérieurs.
Etape 2 : Vérifier si un dossier est ouvert pour chaque personne et s'assurer de son contenu (état civil,
diplôme, contrat de travail, décision de congés, attestation de reprise, fiches d'évaluation autres)
Etape 3 : S'assurer que tous les employés ont été recrutés conformément aux procédures de
recrutement en vigueur au sein de l’organisation et aux dispositions du code de travail en vigueur.
Etape 4 : Vérifier si les dossiers du personnel sont à jour.
%UvIL PRAvIQUE / FI3n ⬛213⬛
%2

Etape 5 : Vérifier si tous les contrats ont été visés par l'employé, l'employeur, l’organisme de sécurité
sociale et l'Inspection du Travail
Etape 6 : Vérifier la régularité des rémunérations allouées aux employés par rapport aux textes
qui les fixent
Etape 7 : S’assurer de l'exactitude des charges sociales et fiscales assises sur les rémunérations du
personnel.
Etape 8 : Vérifier l'apurement régulier des avances et acomptes au personnel
Etape 9 : S’assurer du paiement régulier des charges sociales
Etape 10 : Vérifier l'égalité entre les cotisations déclarées aux organismes sociaux et celles comptabilisées

6 Stock de fournitures et Médicament

Objectifs
-Vérifier les entrées et sorties des fournitures et médicaments sur les fiches de stock,
-S'assurer du respect des procédures décrites à cet effet.

Procédures
Etape 1 : vérifier si l'achat des fournitures et médicaments a fait l'objet de l'établissement d'un bon de
commande d'un bordereau de livraison et d'une facture.
Etape 2 : Vérifier qu'il existe une fiche de stock pour chaque article et que les fiches de stock sont classées
dans l'ordre alphabétique.
Etape 3 : Prendre les demandes de fournitures et de médicaments de la période et vérifier que l'activité est
précisée sur chacune d'elle et qu'elle est approuvée par le responsable désigné.
Etape 4 : Procéder simultanément au pointage entre la demande d’approvisionnement en fournitures et
médicaments et les fiches de stock
Etape 5 : S'assurer à partir des fiches de stock que tout ce qui est sorti du stock a fait l'objet d'une demande
Etape 6 : S'assurer que tous les approvisionnements ont été enregistrés et cela à partir des bordereaux de
livraison et des factures.
Etape 7 : S'assurer que l'inventaire périodique de stocks est effectué et correspond au suivi dans
les fiches de stock
Etape 8 : S'assurer qu'il n'y a pas eu de rupture de stock et que la quantité « critique » est respectée
pour le réapprovisionnement.

7. Immobilisations

Objectifs
- Vérifier l'état physique des immobilisations ;
- Calculer l'amortissement des immobilisations en vue de prendre des décisions.

Procédures
Etape 1 : Vérifier que les immobilisations inscrites en comptabilité au cours de l'exercice l'on été à
des valeurs d'entrées déterminées conformément aux règles d'évaluation comptable.
Etape 2 : Rechercher tous les documents justificatifs relatifs à chaque immobilisation
comptabilisée pour s'assurer que leur valeur d'entrée est exacte.
Etape 3 : Vérifier si les immobilisations cédées ont été comptabilisées
Etape 4 : Recenser les immobilisations disparues (mise au rebut, destruction, etc.) et s'assurer de
leur comptabilisation correcte
Etape 5 : Vérifier que toutes les immobilisations ont été codifiées
Etape 6 : Vérifier qu'une fiche est ouverte pour chacune des immobilisations.
Etape 7 : Vérifier que toutes les immobilisations amortissables ont donné lieu à un amortissement
%UvIL PRAvIQUE / FI3n ⬛214⬛
%2
(contrôle des fiches d'immobilisation)
Etape 8 : S'assurer que les dotations aux amortissements sont correctement calculées : respect du
principe de la permanence des méthodes, taux d'amortissement raisonnables, etc.
Etape 9 : s'assurer que la période prévue pour l'inventaire périodique des immobilisations est
respectée
Etape 10 : vérifier s'il y a un programme pour chaque type d'immobilisation
Etape 11 : s'assurer que ce programme est suivi

8. La Bibliothèque

Objectifs
- Répertorier tous les livres et fascicules (documents) de la bibliothèque
- Vérifier si les mouvements des livres et fascicules sont enregistrés dans les documents

Procédures
Etape 1 : vérifier le répertoire si toutes les informations y sont reportées
Etape 2: prendre les informations au niveau du répertoire et vérifier par rapport aux informations
correspondantes à celles portées sur les documents au niveau des rayons
Etape 3 : si les documents manquent au niveau des rayons, se reporter au cahier de suivi et voir
si la sortie du document y est mentionnée.
Etape 4 : prendre le document, voir si les informations sont reportées au niveau du répertoire. Si
non revoir le classement du document

9. Stock de matériels IEC

Objectifs
- Vérifier les entrées et sorties des matériels IEC sur les fiches de stock,
- S'assurer que le Matériels IEC n’est utilise que pour les activités des programmes de
l’association

Procédures
Etape 1 : vérifier si l'achat des matériels IEC a fait l'objet de l'établissement d'un bon de commande d'un
bordereau de livraison et d'une facture.
Etape 2 : Vérifier qu'il existe une fiche de stock pour chaque Matériels IEC et que les fiches de stock sont
correctement classées.
Etape 3 : Prendre les demandes de Matériels IEC par les programmes de l’association de la période et
vérifier que l'activité est précisée sur chacune d'elle et qu'elle est approuvée par le responsable désigné.
Etape 4 : Procéder simultanément au pointage entre la demande de Matériels IEC et les fiches de stock
Etape 5 : S'assurer à partir des fiches de stock que toute les sorties ont fait l'objet d'une demande
Etape 6 : S'assurer que tous les retours (entrées) sont matérialises par des bons d’entre signe ont été
enregistrés.
Etape 7 : S'assurer que l'inventaire périodique du Matériels IEC est effectué et correspond au suivi
dans les fiches de stock.

10. Statuts et Règlement Intérieur

Le contrôle interne à ce niveau s'appuie sur les procès-verbaux des rencontres, les décisions prises au cours de ces
rencontres (réunion de Bureau, Travaux des Commissions, Assemblées Générales). Il s'agit par rapport au statut et
règlement de vérifier la légitimité et la conformité des différentes actions entreprises ou des décisions prises.
%UvIL PRAvIQUE / FI4n ⬛215⬛
%d

RAPPORT D’ETAPE, TRIMESTRE XXX

NOM DU BENEFICIAIRE :
Titre du Projet :
Personne à contacter :
Zone d'intervention :
Durée du projet :

RUBRIQUES Budget Dépenses Dépenses Dépenses Solde

Prévu Antérieur De la total
e
période
(a) (b) (c) (d) (e)
Ressources humaines
Infrastructures et
équipements Formation
Matières premières et
produits Médicaments
Planification et
administration Monitoring
et évaluation Autres (à
préciser)
Total GENERAL

SUIVI BUDGETAIRE
Réf PERIODE PRECEDENTE
A Cumul montant reçus
B Cumul montant dépensé
C Montant en banque/caisses
POUR CETTE PERIODE
D=C Report Banque/Caisse
E Montant reçu
F=D +E Total fonds au niveau de l'ONG
G Montant dépensé durant la période
H=F–G Solde banque/caisse

NB : Joindre à ce rapport les pièces justificatives, le relevé

bancaire/caisse la copie du rapprochement bancaire.

Je soussigné….................représentant du BS ou SB ci-dessus mentionnée déclare

que toutes les informations concernant les dépenses sont exactes
et que les conditions stipulées dans la protocole de collaboration
ont été respectées.
Date

Nom du responsable Signature

%UvIL PRAvIQUE / FI4n ⬛216⬛
%2

RAPPORT FINANCIER GLOBAL

Budget prévisionnel validé (préciser Dépenses cumulées sur la période Solde disponible au …… (préciser la
Lignes la période) (préciser la période) date de clôture)
budgétaires / Montants Montants Montants
activités
EUROS CFA EUROS CFA EUROS CFA

RUBRIQUE 1
= budget
= budget
= montants en = montants en prévisionnel -
prévisionnel -
ACTIVITE 1.1 euros * taux de euros * taux de dépenses
dépenses
change change cumulées en
cumulées en CFA
euros
ACTIVITE 1.2
ACTIVITE 1.3
= somme activité
SOUS TOTAL
1.1 + activité 1.2 +
RUBRIQUE 1 activité 1.3

RUBRIQUE 2
ACTIVITE 2.1
ACTIVITE 2.2
ACTIVITE 2.3
SOUS TOTAL
RUBRIQUE 2

RUBRIQUE 3
ACTIVITE 3.1
ACTIVITE 3.2
ACTIVITE 3.3
SOUS TOTAL
RUBRIQUE 3

= sous-total 1 + = sous-total 1 + = sous-total 1 + = sous-total 1 + = sous-total 1

TOTAL GENERAL sous total 2 + sous total 2 + sous total 2 + sous total 2 + + sous total 2
sous total 3 sous total 3 sous total 3 sous total 3 + sous total 3

SIGNATURES
%UvIL PRAvIQUE / L ⬛217⬛
%Gdn%d

INVENTAIRE MATERIEL
Type Référence Quantité Affectation Bailleur Etat

Bureau 02 INFIRM Bon

Fauteuil Bureau 02 INFIRM Bon

Abreuvoir 10 FERME -

Accessoire Antenne 01 SALLE VSAT -

Vsat
Appareil De 01 FERME Mauvais
Désinfection

Armoire De Télé 01 SALLE DE -

REUNION
Armoire En Bois 2 01 PHARMACIE -
Battants
Baffle Panasonic 6 02 SALLE -
Ohmes INFORMATIQUE /
ARCHIVES
Balance Commerciale 01 SALLE VSAT -
Bassine Avec 01 SALLE VSAT -
Couvercle Safron
N°11
Bassine Avec 01 SALLE VSAT -
Couvercle Safron
N°12
Bassine Avec 01 SALLE VSAT -
Couvercle Safron
N°13
Bassine Avec 01 SALLE VSAT -
Couvercle Safron
N°14
Bassine Plastique 02 FERME -
Bâtiment 01 FERME

Bistouri Electrique 01 PHARMACIE -

Bistouri Electrique 01 PHARMACIE -
Bouteille De Gaz 01 -
Brasseur 04 -

Brasseur 02 -
Brouette 01 -
Brouettes 02 -

Bureau En Bois 01 -
Bureau Métallique Et 01 -
2 Chaises
%UvIL PRAvIQUE / L ⬛218⬛
%Gdn%2

SUIVI DES VÉHICULES

1: Fiche d’information de panne

Désignation du projet

Désignation du matériel

Date Nature de Date de Lieu de Coût de la Signatures Observations

la panne réparation réparation réparation Chauffeur Gestionnaire

2 : Carte d’inventaire des véhicules

Désignation du projet

Date d’inventaire

Code Désignation N°d’immatriculation Observations

%UvIL PRAvIQUE / L ⬛219⬛
%G2n%d

BORDEREAU DE RÉCEPTION

Nom et adresse de

Date :

Nom du Fournisseur :

Références de la facture :

N°
NATURE QUANTIT
d’ordre
É
1

IL EST CERTIFIÉ QUE LES MARCHANDISES CI-DESSUS ONT ÉTÉ RECUES EN

BON ETAT.

Nom de l’Agent supervisant la livraison……………

Signature…………………. Date………………..

Certifié Signature………………
par………………………………. …….
Date………………..
%UvIL PRAvIQUE / L ⬛220⬛
%G2n%2

BON DE SORTIE DE STOCK

Service

bénéficiaire Date :

Désignation Quantité Observation

des
articles sortis

Le Comptable Le Bénéficiaire
%UvIL PRAvIQUE / L ⬛221⬛
%G2n%3

PROCES VERBAL DE VOL, DESTRUCTION OU

DE LA MISE AU REBUT DE BIENS

PROCES-VERBAL …….

Immobilisation concernée : …………….

Nom de l’utilisateur : …………………….

DESCRIPTION DE LA CIRCONSTANCE (du vol, de la destruction ou de la mise au rebus)

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………

Date

Etabli par Vérifié par Approuvé par

%UvIL PRAvIQUE / L ⬛222⬛
%G2n%4

FICHE DE STOCK

ARTICLE :

Dates Stock Entrée Sortie Stock destinat

DESIGNATION
ion
initial final

A REPORTER
%UvIL PRAvIQUE / L ⬛223⬛
%G2n%5

FICHE D’INVENTAIRE

Lieu

Désignation Nomenclat Unité Quantité inventoriée Observation

u
re s
Bon état Mauvais Hors
état d’état

SIGNATURES

Le comptable…………………………….
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛224⬛
2n%d

FICHE DE POSTE

I-IDENTITE DU POSTE ET SON OCCUPANT

Nom :

Prénoms :

Date de naissance :

Service :

Date d’affectation sur le poste :

Nom et qualité du supérieur hiérarchique :

II- INTITULE DU POSTE

III- TACHES

IV- RELATIONS
FONCTIONNELLES

V- DIPLOMES ET
QUALIFICATIONS

VI- CONTEXTE

VII- EVALUATION

Date de création :
N° de version :
Date de la modification :
Rédacteur :
Vérificateur :
Approbation :
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛225⬛
2n%2

FICHE DE POSTE

I- DESCRIPTION DU POSTE

> Titre du poste : Comptable

> Supérieur hiérarchique : Responsable Financier
> Rôle : Tenue de la comptabilité courante du siège
> Lieu d’affectation :
> Type de contrat :

Responsabilité globale du poste

Sous la supervision du Responsable Financier, le Comptable participe à la tenue de la comptabilité générale et

analytique de toutes les opérations s’inscrivant dans la mise en place du système d’engagement à l’association
selon les normes comptables internationales. Il intervient dans circuit des approvisionnements (Commandes,
achats, livraisons). Il respecte les procédures administratives et financières de l’association et la législation en
vigueur au Burkina Faso.

Il participe à la réalisation et à la présentation des états financiers de synthèse annuels (bilan, compte de résultat,
annexe) dans le cadre de l’audit de certification des comptes par le CAC.

Responsabilités et activités clés

1. Tenue de la comptabilité financière

Le Comptable participe à l’élaboration des plans comptables (général et analytique) et à la mise en place des
schémas
d’écritures. Il enregistre à l’aide d’un logiciel (à installer) les opérations financières quotidiennes de l'organisation

- Maîtrise et bonne utilisation du logiciel comptable.

- Participe à la centralisation de la comptabilité de l’association au siège,
- Traitement, vérification de la conformité et classement des pièces comptables
- Codification et enregistrement des pièces comptables
- Tenue sur le logiciel de tous les journaux de caisse et de banque du siège et des antennes.
- Application des procédures comptables et financières en vigueur dans l’association
- Participe à la mise à jour du fichier des immobilisations et des biens d’équipements du siège national
et des antennes, effectue les codifications et calcule les amortissements.
-Assurer la gestion des stocks de fournitures et consommables de bureau
-Participe à la gestion administrative du paiement des salaires et indemnités de l’ensemble des intervenants
de l’association ainsi que les retenues légales (cotisations sociales, IUTS, etc.)
- Participe à l’élaboration des états financiers.
- Il effectue les états de rapprochement bancaire du siège national.

2. Participe à la gestion budgétaire

- Participe à l’élaboration des budgets et du plan d’action de l’association (budget annuel, budgets
projets, budgets bailleurs)
- Suivi et contrôle des dépenses du budget approuvé
Participe à la production dans les délais impartis des rapports financiers de l’association (rapports à
remettre aux bailleurs, rapports de gestions/suivis budgétaires mensuels et annuels) en vertu des
procédures en application dans l’association et aux exigences des bailleurs.
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛226⬛
2n%2
3. Participe aux contrôles internes
- Application des procédures de comptabilité et de gestion financière, conformément au guide de
l’association.
- Participe au siège national et dans les antennes au système de contrôle (ordinaire et inopiné) des
caisses, des comptes banque, des factures et autres pièces justificatives, des approvisionnements, et du
patrimoine fixe…
- Participer aux audits financiers et assurer que toutes les recommandations d'audit sont mises en application
au cours l'année suivante
- Etre garant du classement adéquat des pièces justificatives pour les besoins des audits annuels et des
contrôles des partenaires

4. Autre

- Exécuter toutes autres activités concourant à la bonne marche de l’association

- Aider à l’organisation administrative des formations et ateliers organisés par l’association

Indicateurs Clés de Performance

1. Respecter les règles de gestion édictées par le manuel de procédures interne.

2. Codification, enregistrement et classement corrects des pièces comptables.
3. Tenue exacte et à jour des journaux comptables

La Présidente
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛227⬛
3n%d

GRILLE DES SALAIRES

CLASSE DESCRIPTION DIPLOMES OU NIVEAU

D’INSTRUCTION
7ème Personnel de direction- fonction ECHELON A
d’autorité, de supervision, de
planification, de conseil et de
coordination BAC + 5

6ème Personnel de direction- fonction ECHELON A

d’autorité, de supervision, de
planification, de conseil et de Maîtrise
coordination Technicien+ 3 années
Chef de Département d’expérience
5ème Personnel de direction, fonction ECHELON A
d’assistant nécessitant des
connaissances professionnelles et une BAC + 4
part d’initiative

Chefs de Service
4ème Personnel de direction, fonction ECHELON A
d’assistant nécessitant des
connaissances BAC + 3
professionnelles et une part Licencié, Techniciens
d’initiative Supérieurs, Secrétaires,
Comptable, Caissier/
Caissière
Chefs de Postes
3ème Personnel technique – travail de ECHELON B
précision nécessitant des
connaissances techniques BEPC + 3

Agents d’exécution. CAP, BEP

2ème Personnel technique – travail de ECHELON C
précision nécessitant des
connaissances techniques CEPD +4/Diplôme d’un
métier
Agents d’exécution.
1ère Personnel de maintenance et ECHELON C
d’exécution – travail d’entretien, de
surveillance

Agents d’entretien et de gardiennage Qualification quelconque

 3n%2
%UvIL PRAvIQUE / R!
GRILLE DE SALAIRES
% SALAIRE BRUT 2011
Diplôme Ancienneté Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5 Année 6 Année 7 Année 8 Année 9 Année 10
NIVEAU A Doctorat,DEA,DESS ou equivalent;diplôme
professionnel exigent au moins le Bac + 4 8 400 000 432 000 466 560 503 885 544 196 587 731 634 750 685 530 740 372 799 602
A1 Coordinateur
années 8 350 000 378 000 408 240 440 899 476 171 514 265 555 406 599 838 647 826 699 652
A2
Maitrise ou équivalent ;Diplôme professionnel
NIVEAU B -
exigent au moins le Bac+3 années(un an au 8 225 000 243 000 262 440 283 435 306 110 330 599 357 047 385 610 416 459 449 776
Cadres
moins d'experience professionnelle )
NIVEAU C - Licence ou équivalent ;diplôme professionnel
Collaboration exigent au moins le Bac + 2 années de
formation 8 172 500 186 300 201 204 217 300 234 684 253 459 273 736 295 635 319 285 344 828
C1 BAC technique ou equivalent ; Diplôme
professionnel exigent au moins le Bac + 1 an 8 168 604 182 092 196 660 212 392 229 384 247 735 267 553 288 958 312 074 337 040
de formation
C3 NIVEAU D - BAC ; BEP ou equivalent ; Diplôme
Collaboration professionnel exigent au moins le CAP+ 2 ans
de formation 8 125 000 135 000 145 800 157 464 170 061 183 666 198 359 214 228 231 366 249 876
D1 Diplôme professionnel exigent au moins le
CEP + 2 ans de formation ou equivalent 8 83 634 90 325 97 551 105 355 113 783 122 886 132 717 143 334 154 801 167 185
D2 NIVEAU E -
Excécution Diplôme professionnel exigent au moins le
CEP + 2 ans de formation ou equivalent
8 80 000 86 400 93 312 100 777 108 839 117 546 126 950 137 106 148 074 159 920
E1
NIVEAU F Emploi d'execution nécessitant une
-Exécution qualification professionnelle 8 66 853 72 201 77 977 84 216 90 953 98 229 106 087 114 574 123 740 133 639

F1 NIVEAU F
-Exécution Emploi d'execution ne nécessitant aucune
qualification professionnelle
8 55 000 59 400 64 152 69 284 74 827 80 813 87 278 94 260 101 801 109 945

F2
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛229⬛
4n%d

GRILLE DE TRI DES CV

Poste :

Nom du candidat : Date :

Document Critères de base Appréciation Observations

- +/- + ++

Clarté

Cohérence
Curriculum
vitae Age / situation familiale

Formation

Langues

Expérience
professionnelle

Autres expériences

Présentation

Qualités
Lettre rédactionnelles

Pertinence
des motivations

Candidature retenue : OUI / / NON / /

REMARQUES GENERALES (ou questions éventuelles à creuser lors de l’entretien)

%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛230⬛
4n%2

GRILLE D’ENTRETIEN

Poste :

Nom du candidat : Date :

RUBRIQUES COTATION (1=mauvais ; 4=très

bon)

1 2 3 4
Connaissance du poste
Exigences du poste
Aptitudes
Difficultés envisagées
Atouts mobilisables
Considérations Intérêt professionnel
générales Connaissances
professionnelles
Connaissances sur
la population cible
Partenariat
Travail en équipe
Motivations personnelles
Aspirations
Qualités et défauts
Présentation
Considérations
Difficultés personnelles
spécifiques
Raisonnement
Elocution
Stabilité émotionnelle

MOYENNE :

RANG (sur candidats) :

OBSERVATIONS

Entretien réalisé par :

1.

2.
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛231⬛
5n%d

CONTRAT DE TRAVAIL
M./Mme: …………………………
Entre les soussignés ………………………….. pour ……………………………
D’UNE PART

ET M./Mme…………………………………………………………….
Né(e) le……………………………………………………………….
Fils (Fille) de ……………………………….
Exerçant la profession de
……………………………… De Nationalité
…………………………
Carte d’Identité N°…………………… En date ………………………………
D’AUTRE PART

Il a été convenu ce qui suit :

ARTICLE 1er : M./Mme………………………… est engagé en qualité de ……………………….

.pour servir à …………….. à compter du …………………. .
L’intéressé a pris acte du manuel des procédures, des définitions de tâches, de la charte éthique, et accepté de
pallier à toutes urgences, vu la particularité de son domaine de travail. Il respectera le secret médical, de
délibération en toute circonstance, en tout lieu, et en tout temps.
La durée du présent contrat est INDETERMINEE

ARTICLE 2: M./Mme..........................est classé à la catégorie professionnelle suivante

…………………………………
IL/ELLE PERCEVRA LA REMUNERATION SUIVANTE
(Y compris diverses indemnités et majoration de 1973 à 2008)
TOTAL BRUT.................................................................................................(h ITS)
……………………………………….
Retenue (retraite AMO) …………………
INPS (base …………..) = …………….
Part patronale 19,.9% = …………….

Part employé = ……………….

Retraite 3.6% = …………
AMO 3.06% =
…………….
Autres primes et indemnités non taxable …………………………..
NET A PAYER : …………………………………………………..

ARTICLE 3 M./Mme ……………. engagé(e) à................pourra bénéficier en ce lieu de ses congés à raison de
Deux jours et demi par mois de service effectif.

ARTICLE 4 : Pour toute disposition non précisée explicitement au présent contrat, il est fait expressément référence
aux textes suivants ;
La loi n° 92-020 du 23/09/1992 instituant un Code de travail en République du Mali.
La loi n° 93-041/ ANRM du 12/08/1999 instituant un Code de Prévoyance Sociale en République du Mali.
La loi n° 09-015 du 26 juin 2010 portant institution du régime de l’Assurance Maladie Obligatoire du Mali

Textes réglementaires pris pour l’application des lois suivantes :

Statut……………………………………………………………………………………………
Convention collective……………… …………………………………………………………………
Accord d’établissement………………………………………………………………………………
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛232⬛
5n%d
ARTICLE 5 : Dispositions diverses (2)
Le présent contrat est indexé aux conventions successives entre l’Association et le CNLS dans le cadre de la mise
en œuvre des activités subventionnées par le Fonds mondial de la lutte conte le VIH. Ainsi il est lié à la gestion de
tous les cas de forces majeures, subis par les partenaires maliens indépendamment de leur volonté.
Cependant l’Association reste libre par rapport à sa politique de gestion des ressources humaines tenant en compte,
la
qualification, l’ancienneté, et la promotion du résultat dû la compétence et au dévouement.
Ces dispositions ne pourront servir de moyen d’abus, de quelque nature ni par l’employeur ni par l’employé et
restent dans l’esprit du code du travail.

Le présent contrat écrit est exempt de tous droits de timbre et d’enregistrement.

IL sera toutefois établi en quatre exemplaires et soumis après visite médicale du travailleur au visa de l’Inspecteur du
Travail
………………………………………………………………………………………………………………
Conformément à l’article 24 du Code du travail.

………………, le ……………………

L’EMPLOYEUR LE TRAVAILLEUR
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛233⬛
5n%2

CONTRAT DE CONSULTANCE

Entre les soussignés-ci après :

L’ONG , dont le siège est à , récépissé de déclaration n° , représentée

par , demeurant à , sa Présidente

d’une part,
Et

M demeurant et domicilié à ,
téléphone , majeur non interdit, jouissant de tous ses droits civils et civiques, ayant
pleine capacité pour conclure et disposer de ses biens,

D’autre part,

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Article 1 : Objet et étendue de l’assistance

M. interviendra en qualité de psychologue. Sa fonction

consiste à fournir un accompagnement psychologique spécialisé (entretien parents et enfants) aux enfants ou
parents d’OEV en situation de détresse avancée. Il/elle se chargera de conduire les séances de groupe de parole
organisées à l’endroit des adolescents infectés.

Article 2 : Lieu de travail

M.......................................................................................exercera ses tâches au Siège de l’ONG sis à .

Article 3 : Durée du travail

M...........................................................................................................est engagé(e) dans le cadre d’une consultance

ne devra travailler que deux (2) fois par semaine.

Article 4 : Durée du contrat

Le présent contrat est conclu pour une durée de 06 (SIX) mois, c'est-à-dire du 1er Septembre 2009 au 28 Février
2010.

Article 5 : Rémunération

En contrepartie de ses interventions, M. percevra une prime forfaitaire

mensuelle de CENT MILLE FRANCS CFA (100 000 Francs CFA)
.

Article 6 : Obligations professionnelles

M. s’engage à observer toutes les instructions et consignes

particulières de travail qui lui seront données et à respecter une stricte obligation de respect du principe de
confidentialité que commande la nature de son activité.
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛234⬛
5n%2
Article 7 : Rupture du contrat

Si les obligations énumérées aux articles 1, 3 et 6 ne sont remplies par M. l’ONG se

réservera le droit de mettre fin au présent contrat et toute somme payée par avance devra être restituée au prorata du
temps accompli.

Article 8 : Contestation

Toute difficulté qui naîtrait à l’occasion de l’interprétation ou de l’exécution dudit contrat sera soumise à l’arbitrage
d’une commission de trois (03) membres, chacune des parties désignant un membre et le troisième d’un commun
accord.

Article 9 : nombre d’exemplaires

Le présent contrat est établi en deux (02) exemplaires signés par les deux parties en présence et régi par la
législation en vigueur.

Fait à , le 1er Septembre 2009

Pour l’ONG L’intéressé(e)

Mme M.…………………………………….

Titre ……………………….
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛235⬛
6n%d

FICHE D’EMBAUCHE

Nom: Prénom: Tél:

Adresse: né le:

Lors de l'embauche:
Docs fournis par
OK?
l'employé
Carte d'identité n°:
CV
Diplôme
Attestations de travail
Permis de conduire pour les chauffeurs.
Attestation de composition familiale
Carte de travail
Carte + carnet CNSS
Une attestation de résidence

Documents fournis par l'employeur

Contrat signé
Charte signée
Profil de poste
Bénéficiaire en cas de décés
Suivi des contrats
Du Au Cat
1er contrat
2e contrat
3e contrat
4e contrat
5e contrat

Ayants droit n° de sécurité soc:

Nom + prénom conjoint/enf date de nais. commentaires

1
2
3
4
5
6
7
8

Sanctions
Date Raisons
1
2
3
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛236⬛
6n%2

TRAME DU DOSSIER DU PERSONNEL

Dossier d’identification du personnel

- Demande manuscrite ;
- Acte de naissance ;
- Certificat de nationalité ;
- Certificat médical datant de moins de 3 mois ;
- Casier judiciaire datant de moins de 3 mois ;
- Copies légalisées des diplômes, références professionnelles et CV ;
- Photos d’identité.
Dossier matrimonial
- Acte de mariage ;
- Acte de naissance du (de la) conjoint(e) ;
- Actes de naissance des enfants.

A ces dossiers seront joints :

- le contrat de travail ;
- l’attestation de prise de service ;
- les demandes et les décisions de congés et de permissions ;
- l’avancement et les sanctions ;
- la fiche de paiement des indemnités et salaire.

Les dossiers de l’ensemble du personnel sont tenus par la Secrétaire. Le dossier du personnel contient chacun des
sous-dossiers suivants :
- Sous-dossier « ETAT CIVIL » (acte de naissance, certificat de nationalité) ;
-Sous-dossier « REFERENCES ACADEMIQUE ET PROFESSIONNELLES » (diplômes,
attestations, curriculum vitae, demande manuscrite) ;
- Sous-dossier « JURIDIQUE » (casier judiciaire, attestation de prise de service, contrat de travail) ;
- Sous-dossier « REMUNERATION » (Fiche de paiement des indemnités et salaire)
- Sous-dossier « MEDICAL » (certificats et repos médicaux) ;
- Sous-dossier « CONGES ET PERMISSIONS » (demandes, décisions de congés et de
permissions) ;
- Sous-dossier « EVALUATION ET DISCIPLINE » (décisions de sanctions) ;
- Sous-dossier « DIVERS » pour d’autres dossiers de l’agent.
 %d
%UvIL PRAvIQUE / R!Ľn
REGISTRE DU PERSONNEL

d'ordre
Nom
Nom de jeune fille
Prénom
Sexe
Date de naissance
Lieu de naissance
Nationalité
Situation de famille
Nombre d'enfants à charge
& date de la carte de travail
Date d'entrée
Date de sortie
Sécurité Sociale (CNSS)
Adresse
Nom de l'ancien employeur
Poste occupé
Lieu d'affectation
Catégorie
Salaire brut
Type de contrat
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛238⬛
8n%d
FICHE DE PAIEMENT

Salaire du mois de: Année : Date :

Nom(s) et prénoms :
Fonction :
Catégorie professionnelle

Indications Montant
Salaire de base A

Avantages socio- professionnels : A ajouter

Indemnités de fonction
Indemnité de transport
Prime d’ancienneté 2%/an
Arbre de noêl 5000/enfant
Prime de fin d’année
Total avantages sociaux et professionnels B

Salaire brut C=A+B

Retenu sur salaire : A déduire

Avance sur salaire
Prêt
Retards
Absences
Frais médicaux
Cotisations pour cas sociaux
CNSS
IRPP
Autres

Total retenu sur salaire D

Salaire net à payer E=C-D

Nom(s) et signature du comptable Signature de l’intéressé
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛239⬛
8n%2
BULLETIN DE PAIE

Etabli le:
Période du: au:

Nom:
Prénom:
Emploi:
Cat. Prof.:
N°CNI
N°CNPS:
Adresse:

Eléments du salaire Montant

Salaire de base A
Heures supp.: Hà =
Heures supp.: Hà =
Heures supp.: Hà =
Heures supp.: Hà =
B
Total heures supplémentaires:
Prime d'ancienneté
Prime de responsabilité
Indemnité de congés C
Total indemnités imposables:

SALAIRE BRUT IMPOSABLE D=A+B+C

Retenues sur salaire:
I.T.S.
C.N.
I.G.R.
C.N.S.
Caisse de retraite E
Total retenues F=D-E
SALAIRE NET G
Indemnité de transport H
Acompte ou avance I=F+G-H
NET A PAYER

Droit au congé
Solde mois précédent Acquis ce mois Pris ce mois Solde

Signature de l'employé Signature du

comptable Signature de l'employeur

Salaire payé le
 on%d
%UvIL PRAvIQUE / R!
Livre de paie
SALARIES SALAIRES FINANCEMENT
SALAIRE brut TOTAL DES
NOM & nb de Sécurité sociale Impots NET Indemnités total à payer Part patronale cout salarial total mode de Fonds propres
N° FONCTION STATUT Lieu d'affectation MENSUEL RETENUES 1 2 3
PRENOM H/ paiement
S mois
A B C D=(B+C) E=(A-D) F G=(E+F) H I=(A+F+H) = I-1-2-3
Temps
1 GARDIEN Salarié plein 55000 3025 2599 5624 49376 49376 8800 63800 virement 63800 0
Temps
2 VAGMESTRE Salarié plein 66853 3677 4039 7716 59137 30000 89137 10696,48 107549,48 chèque 77549 30000 0,48
Temps
3 CHAUFFEUR Salarié plein 83634 4600 6639 11239 72395 5000 77395 13381,44 102015,44 virement 97015 5000 0,44
Temps
4 CONSEILLER Salarié plein 80000 4400 5548 9948 70052 70052 12800 92800 virement 92800 =O9-Q9-R9-S9
Temps
5 CONSEILLER Salarié plein 80000 4400 5548 9948 70052 70052 12800 92800 virement 92800 0
Temps
6 SECRETAIRE Salarié plein 168604 9273 11780 21053 147551 5000 152551 26976,64 200580,64 chèque 195581 5000 -0,36
CHARGE DE Temps
7 PROGRAMME Salarié plein 225000 12375 18326 30701 194299 194299 36000 261000 virement 261000 0
Temps
8 CONSEILLER Salarié plein 78004 4290 5898 10188 67816 17500 85316 12480,64 107984,64 espèces 107985 -0,36

TOTAL :

signature du resp. financier: signature du directeur:

%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛241⬛
d0n%d

FORMULAIRE D’ENTRETIEN ANNUEL

Nom : Prénom :

Fonction :

Direction :

Date de l'entretien :

Le : de : H à: H

Mes missions professionnelles

Formulation de mes missions et des tâches que j'effectue
Degré de
Description des réalisation
Observations
missions et des dans l’année
tâches (objectif
atteint ou non)
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛242⬛
d0n%d
Mes relations avec les membres de l’équipe
Mes relations avec les élus :

- Points positifs :

- Points à améliorer :

Mes relations avec l’encadrement (salarié) :

- Points positifs :

- Points à améliorer :

Mes relations avec l’équipe que j’anime ou encadre (salariés et volontaires):

- Points positifs :

- Points à améliorer :
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛243⬛
d0n%d
Mon évolution professionnelle
Formation(s) externe(s) effectuée(s) dans l'année :
(Titre, lieu, durée)

Que m'a-t-elle apporté dans ma pratique professionnelle ?

Formation(s) interne(s) effectuée(s) dans l'année :

(Titre, lieu, durée)

Que m'a-t-elle apporté dans ma pratique professionnelle ?

Attentes et besoins en formation pour l'année à venir :

%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛244⬛
d0n%d
Mon évolution professionnelle (suite)
Mes points forts (en terme de compétences et de qualités professionnelles)
dans la réalisation des missions et des tâches que j'effectue

Les points que je dois renforcer (en terme de compétences et de

qualités professionnelles) pour améliorer la qualité des missions et des
tâches que j'effectue
%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛245⬛
d0n%d
Mes aptitudes professionnelles générales
(Autoévaluation du ou de la salariée)
Degré de satisfaction
(Notez de 1 à 6 en indiquant votre degré de satisfaction, et commentez
éventuellement)
1 – Très insatisfait 2 – Insatisfait 3 – Plutôt insatisfait 4 – Plutôt satisfait 5 – Satisfait 6 – Très satisfait

1 2 3 4 5 6

1) Qualité personnelles Commentaires

- Respect des personnes et des lieux  …………………………….……………………..
- Discrétion professionnelle  …………………………………………..……….
- Prise d'initiative  ……………………………………………….…..

2) Méthode
- Analyser la situation  …………………………………………..……….
- Déterminer des objectifs  …………………………………………..……….
- Faire des propositions  …………………………………………..……….
- Assurer la transmission des  …………………………………………..……….
informations
- Coordonner le travail de l’équipe  …………………………………………..……….
- Évaluer l'atteinte des objectifs  …………………………………………..……….

3) Adaptation
- Organisation du travail  …………………………………………..……….
- Rigueur dans les horaires  …………………………………………..……….
- Esprit, travail en équipe  …………………………………………..……….

4) Relationnel
- Établir une communication adaptée :
 Aux personnes accueillies  …………………………………………..……….
 Aux volontaires  …………………………………………..……….
 Aux situations  …………………………………………..……….
 A l'équipe de travail  …………………………………………..……….
 Aux personnes que j’encadre  …………………………………………..……….
 Avec mon responsable  …………………………………………..……….

5) Organisation
- Planification de mon travail  …………………………………………..……….
- Je tiens compte des priorités  …………………………………………..……….
- Je m'adapte aux urgences  …………………………………………..……….

- J'évalue les actions  …………………………………………..……….

%UvIL PRAvIQUE / R! ⬛246⬛
d0n%d

Mes objectifs et mes perspectives pour l'année à venir (à compléter SVP)

Evaluation
(Effectuée par Directeur de champ et le ou la responsable)
++ + - --
- Disponibilité    
- Respect des missions    
- Respect des procédures    
- Rapport avec la hiérarchie    
- Ponctualité    
- Assiduité    
- Intégration au sein de l'équipe    
- Prise d'initiatives    
- Organisation du travail    
- Motivation    
Compte-rendu de l'entretien
Appréciation et évaluation par le directeur de secteur

Signature du directeur Signature du responsable Signature du salarié

 ⬛249⬛
INDEX⬛par⬛mots⬛clés
M%vS oLés REF M%vS oLés REF
⬛A⬛ Coopératives bancaires AD6
Accord RH2
Acomptes CP14
Actif CP18
Actions correctives AD7
Adhésions AD4
Affectation des dépenses CP7; CP4; CP6;
CP15 Ancienneté RH3; RH7
Annexes CP1; CP18
Anticipation CP13
Archivage CP5; CP6
Assemblée Générale (AG) AD3; AD4
Assurance AD7
Attestation CP5
Audit FI3; FI5
Auditeur AD1
Augmentation RH3
Autorisation (de dépense) AD1;
CP2 Avances de fonctionnement
CP14
Avances sur salaire CP14
⬛B⬛
Banque AD6; CP9; CP10
Bénévolat CP16; RH1
Besoins de formations RH11
Bien matériel CP17
Bilan CP1; CP18; CP17;
FI4
Bonnes pratiques AD10
Bons de sortie de caisse CP2
Bons d'entrées de caisse CP2
Budget exécuté FI4
Budget prévisionnel CP15; FI2
Bulletin RH8
⬛C⬛
Cadre légal AD3
Caisse CP2; CP11; CP12
Capitalisation AD10
Carrière RH10; RH11
Charges CP15
Chèque AD6; CP9; CP10
Circuit des responsabilité AD1; AD10
Clôture CP12; CP18; FI3
Coffre AD7; CP2; FI3
Commissaire aux comptes AD1
Compétences RH4; RH10; RH11
Comptable AD1
Compte de résultat CP1; CP17; CP18
Compte-rendu d'utilisation FI4
Comptes de charges CP18
Comptes d'emploi CP18
Congés RH3, RH6; RH7
Conseil d'Administration (CA)
AD3; AD4 Consolidation CP18
Contrôle AD1; AD10; CP5;
CP6; CP10; CP12;
FI3; FI5
Contrôle budgétaire FI2
Conversion CP8
Cotisations AD4; RH8; RH9
Coûts fixes CP15; FI1
Coûts variables FI1
⬛D⬛
Décaissement CP11
Décote CP17
Dépenses réalisées CP2; CP3; CP9;
CP11; FI2; FI4
Dépréciation CP17
Devise CP8
Diplômes RH3
Directeur AD1
Document contractuel AD8
Don CP16
Droits et obligations AD8; RH2
⬛E⬛
Ecart CP10; CP12; FI2
Echelle des salaires RH3
Engagement AD8; CP1; RH4;
RH5
Espèces CP2
Etats financiers CP18
Evolution RH10
Expérience RH3
⬛F⬛
Facture CP5; CP6
Financement AD8
Fonds propres CP16; FI1
Formation AD10
Frais bancaires AD6; CP10
⬛G⬛
Gestion budgétaire FI2
Gouvernance AD1; AD4
⬛H⬛
Hiérarchie AD2; RH4
⬛I⬛
Indemnité RH1; RH8; RH9
⬛J⬛
Journal CP9; CP11
Justificatif CP5;
CP6; RH8 Justification (des
dépenses) FI4
⬛L⬛
Liquidités AD6; CP13
Logiciel comptable CP1; CP19
⬛M⬛
Management AD2; AD10; RH10
Matériel LOG1
Membres AD3
Moyens de paiement AD6
⬛N⬛
Numérotation CP6; CP4; CP7
⬛O⬛
Objectifs de l'association AD3
Obligations légales AD1; RH5; RH2
Outil de pilotage FI1; CP13
⬛P⬛
partenariat AD8
Passif CP18
Patrimoine CP17
M%vS oLés REF
Personnel RH6; RH7
Perte de valeur CP17
Plan analytique CP4
Plan d'action FI1
Position RH1
Prélèvement AD6; CP10
Prévention AD7
Professionnalisation RH11
Profil de poste RH4; RH10
Protection des données AD7
Protocole d'accord AD8
⬛R⬛
Registre CP9; CP11
Registre des immobilisations CP17
Règles administratives et financières
AD10
Règles de fonctionnement AD3;
AD4
Relevé bancaire AD6; CP9; CP11
Rémunération RH2; RH3; RH8; RH9
Renforcement des compétences RH11
Responsabilités AD1; AD2; RH4
Responsable financier AD1
RIB AD6
Risques AD7
Rôles AD2
⬛S⬛
Salaire RH1; RH8; RH9
Salarié RH1
Sauvegarde AD7
Sécurité AD7; CP2
Service à titre gratuit CP16
Signatures CP2
Solvabilité CP13
Sortie CP11
Stock LOG2
Structure AD2
⬛T⬛
Tableau d'amortissement CP17
Tâches RH4
TAFIRE CP1; FI4
Taux de réalisation FI2
Taux moyen pondéré CP8
Taxes RH8; RH9
Trésorier AD1
⬛U⬛
Usure CP17
⬛V⬛
Vacataire RH1
Valeurs AD3
Vérification CP12
Virement bancaire AD6; CP9; CP10
Volontaire RH1
 Ce guide est téléchargeable
sur [Link]-
[Link]

Crédits Designer Graphique

: Nathalie Pantelic©2012
Natt&Day Olivier Samyde ©
2012

Crédits Creative Commons :

Guide d’appui à la structuration associative de Plateforme ELSA est mis à disposition selon
les termes de la licence Creative Commons : Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Partage
à l’Identique 3.0 France.
 Ce guide d’appui à la structuration associative est le résultat d’un travail
collectif de capitalisation coordonné par la plateforme ELSA. Partant
des besoins de leurs partenaires africains et de leurs propres outils
d’appui technique, les associations françaises de ELSA (AIDES, le
Planning Familial Sidaction, SIS Association et Solidarité Sida), ont
imaginé ce guide au sein d’un groupe de travail se réunissant
régulièrement à Paris de 2008 à 2011.

Fin 2011, un atelier a réuni à Ouagadougou 21 représentant-e-s des

associations partenaires africaines pour améliorer, adapter et enrichir les
fiches proposées par le groupe de travail de Paris, et recueillir les outils
pratiques qui complètent les fiches techniques.

Ce guide a pour objectif de proposer des règles de base pour une bonne
structuration associative et de servir de support pour un processus d’auto-
diagnostic et d’auto- formation pour améliorer ses pratiques.

Il est téléchargeable sur le site : [Link]

Ce guide a été réalisé avec le soutien des associations membres et des partenaires de
ELSA :