Module 7B - section 7 : La gestion

des courriels et des documents

interactifs

Natasha Zwarich
v1 25/07/2024
Table des matières

Objectifs 3
Introduction 5
1. La gestion des courriels 6
1.1 Caractéristiques et définition ..............................................................................6
1.2 Les enjeux .............................................................................................................6
1.2.1 Les défis d'ordre opérationnel .................................................................................................6
1.2.2 Les défis d'ordre légal ou réglementaire 1.2.3 .................................................................................7
Les défis technologiques ..........................................................................................................7
1.2.4 Les défis en termes de gestion documentaire ........................................................................7

1.3 Bonnes pratiques de gestion du courrier électronique .....................................8

1.3.1 Politique de gestion du courrier électronique ou charte dʼutilisation de la messagerie
électronique .............................................................................................................................................8
1.3.2 Les systèmes de gestion électronique des documents et les systèmes dʼarchivage
électronique .............................................................................................................................................9
1.3.3 Sensibilisation et formation ...................................................................................................10

2. La gestion des sites web organisationnels 11

2.1 Définition et enjeux ............................................................................................11
Trois caractéristiques des sites Web complexifient leur gestion ..................................................12

2.2 Politique de gestion des sites Web organisationnels .......................................12

2.3 Gestion et préservation des sites Web organisationnels .................................13
Type de site Web, ses caractéristiques et ses usages ....................................................................13
Les méthodes de capture de sites web Dépôt ..........................................................................................13
légal des sites Web ...............................................................................................................14
Externalisation du stockage des sites web ....................................................................................14

3. La gestion des médias sociaux 16

3.1 Quoi conserver ? .................................................................................................16
3.2 Comment effectuer une capture? .....................................................................17
3.3 Quelques défis à considérer ..............................................................................18
Glossaire 19
Bibliographie 20
Webographie 21

2
Objectifs

Alors que le numérique occupe une place très importante dans le quotidien de l’archiviste, ce module vise
à porter un regard sur les opportunités et les défis que posent la gestion et la conservation des
documents numériques. En effet, il traite des questions fondamentales relevant de la gestion des
documents numériques ainsi que des interventions pouvant être réalisées par les archivistes. En tenant
compte des aspects conceptuels, fonctionnels et techniques de la création, la description, la classification
et la gestion au moyen de diverses plateformes, on y présente les principales méthodes d'analyse propres
aux documents numériques et les principales normes nationales et internationales applicables. Ainsi, ce
module permet de mieux comprendre les diverses facettes de la gestion des documents numériques.

L’apprenant doit être en mesure de :

décrire les caractéristiques des documents numériques;
évaluer différentes approches, méthodes et technologies pour assurer la gestion des documents
numériques;
prendre en compte les leviers ou les difficultés que pose l’environnement organisationnel et
technique.
avoir une connaissance des différents niveaux d'intervention des archivistes dans la gestion des
documents numériques.
Il nous semble important de préciser que ce module se veut une initiation à la gestion des documents
numériques. Par ailleurs, la gestion des documents numériques requiert l’intervention de divers acteurs,
notamment les professionnels des technologies de l’information et les usagers. L’archiviste doit donc
s’appuyer sur des compétences et des savoir-faire spécialisés qui sont complémentaires à l’archivistique.
L’archiviste doit aussi disposer d’une vue globale complète et d’une bonne connaissance de tous les
besoins afin d’être un acteur incontournable de la gestion des documents numériques. Les connaissances
et les méthodes de gestion des documents numériques sont en constante évolution. Par conséquent, ce
module vise à présenter des bonnes pratiques. Celles-ci doivent cependant être adaptées selon les
contextes organisationnels, la technologie disponible et les acteurs impliqués.
Les notions abordées dans ce module peuvent être complétées avec d’autres modules de formation du
PIAF. Comme les principes de l’archivistique demeurent valides avec le numérique, il est recommandé de
consulter le module 5 – Gestion et traitement des archives courantes et intermédiaires. De plus, les
problématiques liées à la conservation à long terme sont abordées dans la suite du module 7 (7C) –
Préservation numérique.
Le module 9 – Section 2 : Numériser les documents est un complément de formation pertinent puisqu’il
présente les techniques de base pour l'utilisation des moyens de numérisation et le transfert de support
vers le numérique.
Le module, « Un autre regard » : gérer les archives courantes : approche pratique peut également offrir à
l’apprenant des suggestions quant aux niveaux d’intervention à adopter dans la mise en œuvre de
dispositifs de gestion des archives courantes.
Le module 14 - Partenariat et coopération fournit des suggestions pour mener un projet de gestion des
documents ainsi que sur les façons de développer des collaborations entre professionnels.

3
Objectifs

Finalement, le glossaire du PIAF doit être consulté pour les définitions des termes employés dans ce
module de formation.

4
Introduction

Nous le savons bien, les documents numériques sont créés par le biais de différentes plateformes et sont
enregistrés sous différents formats. Chaque type de documents numériques possède ses propres
caractéristiques et ses fonctionnalités. L’usage de la messagerie électronique et des réseaux sociaux, par
exemple, a amélioré notre capacité à communiquer. Cependant, les documents créés par le biais de ces
différentes applications posent certaines défis en termes de gestion et de préservation. Nous explorerons
ces enjeux dans la présente section.
Les questions liées à la conservation définitive et la préservation à différentes échelles de durée seront
abordées dans le module 7C (en cours d'élaboration).

5
1. La gestion des courriels I

Introduction
Le courrier électronique a été inventé en 1971. Il est depuis largement utilisé dans les organismes pour
communiquer et diffuser des documents. Plusieurs organismes ont mis en place des mécanismes pour
gérer cette masse documentaire. Les courriels cependant posent encore des défis pour lʼarchiviste. Nous
nous y attarderons et proposerons certaines bonnes pratiques.

1.1 Caractéristiques et définition

Pour être en mesure d’effectuer une gestion adéquate du courrier électronique, il importe pour
l’archiviste, de bien comprendre ses composantes et ses usages.

Définition

Un courriel p.19 est une communication transmise ou reçu à l’aide d’un système de messagerie qui
comprend une ou des pièces jointes, le cas échéant, et des métadonnées.

Ainsi, le courriel compte trois composantes : le message, les pièces jointes et les métadonnées. Aux fins
de gestion, les trois composantes doivent être considérées. Il faut mentionner que le courriel a
considérablement évolué depuis sa création. En effet, bien qu’il permette toujours la création et
l’échange de messages et de pièces jointes à des destinataires, il est de plus en plus intégré dans la
conduite des activités d'une organisation et ses fonctionnalités incluent notamment la gestion des
calendriers, la gestion des processus, la gestion de projet, les processus d’affaires. De par sa nature, il
est perçu comme un outil de travail incontournable.

Attention

Les usagers et les archivistes doivent porter une attention particulière aux documents qui sont créés au
moyen de cette plateforme de façon à assurer leur gestion et leur préservation.

1.2 Les enjeux

Introduction
La gestion des courriels présente plusieurs défis de natures différentes (opérationnels, légaux et
documentaires).

1.2.1 Les défis d'ordre opérationnel

Tout d’abord, les courriels posent des défis opérationnels lors de la réalisation des activités
quotidiennes d’un organisme. Il faut souligner notamment :
La croissance exponentielle du nombre de courriels. En effet, le volume d’information échangé
par courriels est important et ne cesse de croître. Ainsi, il peut devenir difficile de gérer cette
masse documentaire et retrouver l’information nécessaire en temps opportun.

6
 1. La gestion des courriels

La sécurité et confidentialité de l’information. Bien que les boîtes de messagerie soient

protégées par un mot de passe, il peut être possible d’accéder au contenu des courriels. De plus,
Il faut également considérer la nature des informations pouvant être transmises par courriels,
tels des renseignements personnels.
La facilité de duplication et de diffusion de l'information. Il est très facile de partager
l’information par courrier électronique. Dans un contexte professionnel, il est important de
s’assurer que les informations sont transmises uniquement aux personnes concernées. Mais ce
n’est pas toujours le cas.
La permanence des informations. Il est important de se rappeler que les informations
contenues dans un courriel peuvent être conservées dans de nombreuses boîtes de messagerie
et serveurs. Ainsi, même si l’on croit avoir détruit un courriel, il existe fort probablement à un
autre endroit.
La difficulté, pour les usagers, d’identifier la valeur des courriels. Certains usagers peuvent
avoir de la difficulté à identifier eux-mêmes la valeur de leurs messages, ce qui peut entraîner
une destruction rapide de courriels ayant une valeur archivistique ou, au contraire, une
conservation prolongée de messages n’ayant aucune valeur.

1.2.2 Les défis d'ordre légal ou réglementaire

Les courriels posent également certains défis d’ordre légal et règlementaire. Parmi ceux-ci,
mentionnons :
La difficulté de maintenir l'intégrité des courriels. Il peut être ardu d’assurer et de maintenir,
durant tout le cycle de vie, l’intégrité des courriels puisqu’ils peuvent être aisément modifiés et
altérés, tant par l’expéditeur que le destinataire.
Administration de la preuve électronique. Les courriels peuvent être utilisés comme preuve
dans différents dossiers litigieux : ils doivent donc demeurer accessibles et non altérés.
Respect des lois, notamment en matière de protection des renseignements personnels. Des
renseignements personnels peuvent être échangés par courriels. Il peut être difficile de protéger
ces renseignements.

1.2.3 Les défis technologiques

L’archiviste doit également considérer des défis technologiques. En effet, les courriels sont créés et
souvent conservés dans les systèmes de messagerie qui ne sont pas conçus pour faire de la gestion
documentaire.

1.2.4 Les défis en termes de gestion documentaire

Enfin, la gestion des courriels pose des défis en termes de gestion documentaire. Parmi ces défis, il
nous semble important de souligner :
La conservation à long terme. Il peut être difficile d’identifier les courriels ou leurs pièces jointes
qui doivent être conservés à titre d’archives historiques et d’en assurer une protection adéquate.
Délais de conservation. L’application des délais de conservation pour les courriels contenant de
l’information importante pour la conduite des affaires d’un organisme peut s’avérer difficile à
appliquer dans les boîtes de messagerie.
Repérage. Le repérage de l’information contenue dans les courriels peut être difficile.
Manque de constance dans les pratiques. Dans la gestion des courriels, les pratiques sont
souvent différentes d’un usager à l’autre. Alors que certains peuvent détruire des courriels
rapidement, d’autres vont les conserver très longtemps. Les pratiques ne tiennent pas toujours
compte de l’évaluation archivistique ni de la valeur des courriels et de leur pièces jointes.

7
1. La gestion des courriels

Utilisation des boîtes de messagerie privées pour échanger des courriels de nature
professionnelle et inversement.
Ces enjeux ne sont pas exhaustifs et varient d’un organisme à l’autre.

1.3 Bonnes pratiques de gestion du courrier électronique

Introduction
Différents dispositifs sʼoffrent à lʼarchiviste pour faciliter la gestion des courriels. Évidemment, ces
dispositifs doivent être développés et implantés en respectant les façons de faire de lʼorganisme et
lʼinfrastructure technologique en place. Parmi les bonnes pratiques, nous présenterons (1) la politique de
gestion du courrier électronique; (2) les systèmes dʼinformation et (3) la sensibilisation et la formation.

1.3.1 Politique de gestion du courrier électronique ou charte dʼutilisation de la

messagerie électronique
Une politique est un outil intéressant pour bien informer le personnel de l’organisme des pratiques de
gestion attendues pour le courrier électronique. En effet, une politique permet de coordonner les
pratiques de façon à gérer les situations répétitives de manière cohérente et uniforme.​

La politique de gestion du courrier électronique aborde notamment les informations suivantes :

Objectifs. Ils précisent les résultats attendus. Les objectifs doivent être cohérents au regard des
activités de gestion des documents numériques en place dans l’organisme.
Principes généraux. Certaines politiques peuvent comprendre des principes généraux qui
mettent l’emphase sur des aspects importants pour l’organisme. Par exemple, l’importance
d’assurer l’intégrité des courriels ou encore que les courriels en lien avec la conduite des
activités de l’organisme soient gérés et préservés.
Propriété. Fournit une déclaration indiquant que les courriels appartiennent à l'organisation. En
effet, il est important de rappeler cette notion lorsque la boîte de messagerie est mise à la
disposition du personnel par l’organisation pour mener ses activités professionnelles. Par
ailleurs, lorsque des courriels personnels sont échangés avec la boîte de messagerie
professionnelle, il devient important de rappeler que cette boîte appartient à l’organisme.
Création d’un courriel. Il peut être important de donner certaines balises pour la création de
courriels professionnels, tel qu’aborder un seul sujet par message de façon à faciliter la
préservation des courriels ou encore de ne pas inclure des informations personnelles et
professionnelles dans un même message, etc.
Évaluation des courriels. Fournit des informations sur la valeur des courriels. En effet, un usager
peut échanger des courriels qui n’ont aucune valeur administrative, financière ou archivistique
pour l’organisme, tels des courriels personnels. Il y a certains courriels qui ont une valeur
éphémère, c’est-à-dire qu’ils ont une valeur pour une très courte durée ou jusqu’à ce que
l’activité soit complétée telle une convocation à une réunion. Il y a des courriels qui ont une
valeur archivistique, c’est-à-dire qui documentent les activités de l’organisme. Ces derniers
doivent être gérés selon les politiques en vigueur de gestion des documents numériques et
conservés conformément aux délais prévus dans le calendrier de conservation.
Classification. Indique le type de classification à utiliser pour organiser les courriels et faciliter le
repérage.
Préservation et conservation​. Identifie les méthodes de préservation privilégiées selon
l’infrastructure technologique de l’organisme, tels les formats, supports, systèmes
d’information, système de messagerie, etc.

8
 1. La gestion des courriels

Sécurité et confidentialité de l'information.​ Fournit des indications sur les informations qui
peuvent être divulguées et celles qui nécessitent une autorisation pour être partagées par
courriel selon le niveau de confidentialité de ces informations. De plus, la politique peut
mentionner si des composantes technologiques peuvent être utilisées pour partager des
informations confidentielles de manière sécuritaire, tel le chiffrement des courriels. De plus, le
niveau de confidentialité doit être attendu.
Formation du personnel​. Indique si des activités de formation et/ou de sensibilisation sont
mises en place pour faciliter la gestion des courriels.
Les rôles et les responsabilités. Précise les responsabilités de chaque intervenant impliqué
dans la gestion des courriels. Comme nous le savons, il y a plusieurs acteurs impliqués dans la
gestion des documents numériques. Par conséquent, la définition des rôles et responsabilités
s’avère essentielle.
La politique de gestion du courrier électronique permet d’informer les usagers d’un organisme des
différentes composantes de gestion ainsi que des pratiques attendues

1.3.2 Les systèmes de gestion électronique des documents et les systèmes

dʼarchivage électronique
Puisque le courriel est un document numérique, les systèmes d’information sont des outils d’une
grande importance pour la gestion et la préservation des courriels. Il faut préciser que, tels que
mentionnés, les systèmes permettant la gestion des courriels ne sont pas nécessairement déployés
dans tous les organismes. Ainsi, l’archiviste doit proposer des solutions applicables dans son contexte
organisationnel.

Dans certains organismes, il est possible que l’on doive imprimer un courriel pour en permettre sa
gestion et sa conservation avec le dossier correspondant. De cette façon, il est possible de le classer
selon le cadre de classement de l’organisme et d’appliquer les délais de conservation. Une telle
pratique peut demeurer pertinente pour constituer des dossiers complets.

Attention

En choisissant cette méthode, l’archiviste perd le caractère numérique du document, dont les
métadonnées et les fonctionnalités. De plus, cette pratique peut entrainer la multiplication d’un même
courriel si ce dernier n’est pas supprimé de la boîte de messagerie.

Certains organismes vont proposer enregistrer les courriels pertinents dans un répertoire partagé ou
une gestion électronique des documents. Cette pratique permet, d’une part, de classer le courriel avec
le dossier correspondant et d’autre part de faciliter la consultation par les autres usagers.

Certains organismes privilégient la gestion des courriels à même la boîte de messagerie. Cette
pratique permet de conserver le caractère numérique du courriel, dont les métadonnées et les
fonctionnalités. Il est possible d’y inclure une arborescence de dossiers correspondant au plan de
classement, ce qui facilitera l’organisation et l'application des délais de conservation.

Attention

En choisissant cette méthode et en l'absence d'exports :

les courriels demeurent accessibles uniquement à la personne ou aux groupes de personnes qui
sont responsable de la boîte de messagerie,
les courriels ne se seront pas conservés avec les dossiers correspondants,
il ne faudra pas oublier d’y appliquer les délais de conservation.

9
1. La gestion des courriels

Ce mode de gestion des courriels repose sur le bon vouloir de chaque usager. Ainsi, les pratiques
risquent de varier d’un usager à l’autre. Privilégier le partage via des adresses fonctionnelles favorise
une homogénéisation des pratiques. Une adresse fonctionnelle est liée à une fonction ou à un service
et non à un individu.

Il est possible d’effectuer la conservation du courriel avec un système d’archivage électronique

gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final. L’utilisation d’un tel
système permet d’automatiser différentes fonctions dont la gestion des métadonnées, le contrôle des
accès, la classification, la gestion des délais de conservation, la traçabilité, la capture, les transferts et
la destruction des messages dans les boîtes de messagerie ainsi que toutes fonctionnalités permettant
d’assurer l’intégrité et l’authenticité des courriels. Le recours à un tel système permet d’automatiser
plusieurs activités de gestion limitant ainsi l’intervention des usagers et assurant une constance dans
les méthodes de gestion.

Attention

Dans la gestion des courriels, l’archiviste doit également considérer la présence de composantes de
sécurité, telle la signature numérique, le chiffrement des messages ou la présence de mots de passe
qui peuvent rendre la conservation ou l’accès difficiles.

Méthode

Comme pour tout document numérique, l’archiviste doit identifier, pour les courriels qui ont une
valeur définitive, les formats de conservation appropriés.

1.3.3 Sensibilisation et formation

Selon les dispositifs retenus pour gérer et conserver les courriels au sein de son organisme et selon le
niveau d’implication requis des usagers dans leur gestion, l’archiviste devra mettre en place des
activités de sensibilisation et de formation.
En effet, les usagers doivent être informés de la nature particulière des courriels, des enjeux pour
l'organisme, des exigences de conformité, de la sécurité et la confidentialité, des droits des employés
et leurs responsabilités, des conséquences possibles en cas de violation, de l’identification des
documents, des méthodes de gestion et de conservation mises en place dans l’organisme, des
comportements attendus de la part des usagers, etc. ​
Un historique des activités de formation peut être créé et selon les milieux, il peut être possible de
rendre cette formation obligatoire.

Conclusion
En somme, la gestion des courriels peut s’avérer complexe puisqu’ils sont « une interaction compliquée
de sous-systèmes pour la composition, l’échange, la visualisation et le stockage » (Prom, 2018). Les
archivistes doivent donc prendre en compte plusieurs facteurs dans la mise en place de dispositifs de
gestion des courriels, dont les façons de faire des usagers, l’infrastructure technologique, la valeur des
courriels, leurs emplacements, la confidentialité des messages, l’accessibilité, etc. L’archiviste doit
assurer la coopération avec les acteurs impliqués, la coordination des activités de gestion des documents
numériques et offrir du soutien et de l’accompagnement. Il importe que le processus de gestion soit
systématique et, autant que possible, automatisé afin d’assurer la constance dans les façons de faire.

10
2. La gestion des sites web
organisationnels II

1. Introduction

Les sites Web p.19 sont un incontournable pour tout organisme. Ils servent notamment à informer sur les
activités d’un organisme, accroître sa visibilité, vendre des produits et services, etc. Les contenus qui y
sont diffusés peuvent prendre différentes formes : du contenu textuel, des images, des documents audio-
visuels sur les produits et services offerts par l’organisme. Les publics peuvent consulter ces contenus au
moment qui leur convient. De par leur nature, les sites Web organisationnels peuvent s’avérer difficiles à
gérer et préserver. Ainsi, le présent chapitre vise à expliquer ces défis. Il importe de préciser que ce
chapitre ne concerne que les sites Web propres à un organisme.

2. 2.1 Définition et enjeux

Site Web Définition

Un site Web p.19 est « constitué d’un ensemble de pages Web interreliées sous la responsabilité d’une
même entité, offrant des informations ou des services » (Chebbi, 2012, p. 28). Il est donc composé d’un
ensemble de ressources numériques mises à la disposition de divers publics. Il possède un nom de
domaine, appartenant normalement à un seul organisme ou à un groupe défini d’organismes. Il
possède un identifiant de ressource uniforme (URL) comme emplacement virtuel. Il permet l’accès à un
ensemble de ressources numériques interconnectées que les usagers peuvent parcourir à l'aide de
navigateurs.

Rappel

Le site Web peut inclure un intranet pour partager des documents au sein de l'organisation ou un
extranet sécurisé accessible à un public spécifique.
Plus précisément, l’intranet p.19 consiste en un « réseau informatique privé, à l'intérieur d'une
organisation, qui utilise les protocoles de communication et les technologies du réseau Internet »
(Office québécois de la langue française). L’extranet p.19 est un « réseau informatique sécurisé,
généralement constitué d’une partie de l’intranet d’une entreprise ou d’une organisation
communiquant à travers le réseau Internet, qui est accessible à une clientèle externe ciblée devant
utiliser un mot de passe » (Office québécois de la langue française).
Les types de contenus diffusés sur les sites Web ainsi que les fonctionnalités de ceux-ci ont
considérablement évolué. Alors qu’à l’émergence de l’Internet, les sites Web offraient davantage une
vitrine pour publiciser les activités, les produits et les services d’un organisme, ils sont maintenant
interactifs et offrent notamment la possibilité de faire des transactions. Ainsi, de par leur nature, les
sites Web ont modifié les contours du document numérique.

11
2. La gestion des sites web organisationnels

2.1. Trois caractéristiques des sites Web complexifient leur gestion

Chebbi (2012) identifie trois caractéristiques des sites Web qui complexifient leur gestion :
Connectivité entre plusieurs objets informationnels. Les différentes ressources qui composent
le site Web sont interreliées et interconnectées. Par conséquent, lors de la gestion d’un site Web,
il importe de préserver cette interconnexion.
Abolition des notions de temps et d’espace (ou de frontière). De par les hyperliens, il peut être
difficile de discerner où débute et où se termine le site Web organisationnel puisqu’il peut
pointer vers des ressources internes ou externes.
Interactivité. Les sites Web sont des documents dynamiques : les contenus changent
rapidement, ils peuvent être alimentés par différentes plateformes et l’usager peut contribuer
par l’ajout d’informations ou de requêtes. Ils peuvent être paramétrés suivant des profils
d'utilisateurs.

Attention

Les sites Web peuvent contenir des documents numériques uniques qui n’existent qu’à cet endroit.
L’archiviste doit également garder à l’esprit que les sites Web sont également assujettis au cadre légal
et réglementaire de l’organisme.

Par conséquent, une gestion adéquate des sites Web organisationnels doit être réalisée. Cette gestion
peut s’effectuer par la mise en œuvre d’une politique de gestion des sites Web et par la préservation de
ceux-ci.

2.2 Politique de gestion des sites Web organisationnels

Tout comme pour le courrier électronique, la politique de gestion des sites Web vise à informer le
personnel de l’organisme des pratiques de gestion attendues et à coordonner les actions entre les
différents acteurs impliqués.

La politique de gestion des sites Web organisationnels aborde notamment les informations suivantes
(Chebbi, 2012) :

But : Cette composante vise à identifier le but de la politique. Elle permet notamment de
rappeler l’importance des sites Web dans la conduite des activités de l’organisme.
Objectifs. Précise les résultats attendus de la politique. Les objectifs doivent être cohérents au
regard des activités de gestion des documents numériques en place dans l’organisme.
Champs d’application : Identifie le ou les systèmes soumis à la politique (site Web, intranet,
extranet) et /ou les documents visés.
Contexte juridique : Identifie les lois et règlements qui encadrent les pratiques de gestion des
documents numériques.
Principes généraux. Identifie « les règles générales de gestion documentaire inspirées des
principes fondamentaux de l’archivistique » (Chebbi, 2012, p. 212). Ces principes orientent les
actions à entreprendre en matière de gestion de sites Web.
Les rôles et les responsabilités. Précise les responsabilités de chaque intervenant impliqué dans
la maintenance et la gestion du site Web ainsi que dans la création de contenu.
Modalités de gestion. Identifie les mesures devant être mises en place pour assurer la gestion et
la préservation des sites Web durant tout leur cycle de vie, notamment l’identification de délais
de conservation pour les documents diffusés sur le site Web.

12
 2. La gestion des sites web organisationnels

Ainsi, la politique de gestion des sites Web organisationnels permet d’informer les usagers et les
acteurs impliqués des différentes composantes de gestion ainsi que des pratiques attendues. La
politique doit être cohérente au regard des activités de gestion des documents numériques.

2.3 Gestion et préservation des sites Web organisationnels

Introduction
Tels que mentionnés, les sites Web organisationnels jouent un rôle important dans la conduite des
activités de l’organisme. En effet, ils permettent notamment d’accroître la visibilité de l’organisme, de
fournir des informations, et d’interagir avec ses publics. Ainsi, il est pertinent pour un organisme d’en
faire une capture sur une base régulière afin de retracer les informations qui ont été diffusées.

Type de site Web, ses caractéristiques et ses usages

Aux fins de gestion et de préservation, l’archiviste doit, dans un premier temps, considérer le type de
site Web, ses caractéristiques et ses usages. En effet, certains sites sont principalement informatifs et
statiques, c’est-à-dire qu’ils visent à présenter les activités et les services d’un organisme. D’autres sites
Web sont dynamiques. Ils sont reliés à une ou des bases de données et leur contenu est mis à jour
souvent. De plus, l’archiviste doit considérer l’infrastructure technologique de son organisme, sa
capacité de stockage, les ressources nécessaires pour en faire la gestion et la préservation de même
que les règles de droit applicables. Ainsi, il n’y a pas de solution unique.

Les méthodes de capture de sites web

La capture des sites Web peut se faire de différentes façons :

Transfert : Cette méthode consiste à déplacer des données vers un autre espace de conservation
sans modifications de celles-ci. Le transfert nécessite de copier les données se trouvant sur un
serveur Web et de les transférer dans un nouvel environnement. Cette technique permet ainsi de
recréer intégralement le site Web, qu’il soit statistique ou dynamique. Cependant, il est
important de reproduire l’environnement technique du site Web afin de conserver l’intégrité et
l’authenticité de celui-ci.
Site miroir : Cette méthode consiste à faire une copie du site Web, soit des données qu’il
contient. Elle ne permet pas de conserver les métadonnées du site, mais permet néanmoins de
conserver un exemplaire de celui-ci de façon à permettre la préservation d’un site Web.
Moissonnage p.19 : Cette technique consiste à faire une « extraction automatique de données à
partir d'un ou de plusieurs sites Web dans le but d'utiliser celles-ci, après traitement, dans un
autre contexte » (Office québécois de la langue française, 2018). Les données contenues sur les
sites Web sont ainsi collectées à l’aide de robots d’indexation et traitées grâce à des scripts
automatisés. Il est important de préciser que les sites Web qui sont collectés sont choisis selon
différents critères, tels la fonction du site, la taille, les activités documentées, les documents qui
sont contenus, les objectifs visés par le site Web, etc. Par conséquent, cette méthode de collecte
pourrait ne pas conserver la totalité des pages Web. Les robots d’indexation peuvent être mis en
application selon une fréquence variable (ex. : 1 ou 2 fois par an) et l’entièreté du site ou
seulement quelques pages peuvent être indexées. Ainsi, aux fins archivistiques, il peut être
pertinent de conserver des traces des modifications qui ont été apportées au site Web à l’aide
d’un journal des modifications qui, en plus de mentionner la nature de celles-ci, pourrait
également expliquer la raison de ces modifications.

13
2. La gestion des sites web
organisationnels

Dépôt légal des sites Web

Plusieurs archives nationales, dont le Québec et la France, ont mis en place des programmes de
collecte de sites Web aux fins du dépôt légal. Le dépôt légal, en vertu des lois en vigueur, oblige les
éditeurs à verser aux institutions nationales des exemplaires de leurs publications tant analogiques
que numériques, incluant la partie publique des sites Web, mais sont habituellement exclus les
intranets, les extranets.
Compte tenu la masse documentaire, il peut cependant être difficile pour les institutions de conserver
tous les sites Web. Ainsi, sur la base des procédures applicables dans chacune d’elle, les sites Web à
conserver peuvent être choisis selon différents critères de sélection, tels “l’intérêt du site pour le grand
public, la notoriété du producteur du site, l’actualité du sujet et la valeur historique du contenu, la
qualité, l’originalité du sujet et sa complémentarité avec l’ensemble des collections (...), la qualité et la
présentation du site” (Bibliothèque et Archives nationales du Québec, s.d.)
Les sites Web sont habituellement collectés par moissonnage, mais d’autres méthodes de collecte
peuvent être utilisées selon l’institution. De plus, les profondeur (en tout ou en partie) et fréquence de
collecte peuvent varier selon la nature du site, les changements apportés à celui-ci, les évènements
documentés, la fréquence de consultation, etc.
Bien qu’aucune autorisation préalable ne soit nécessaire pour la collecte du site Web, il est possible
qu’une autorisation soit requise pour sa mise à disposition au public ou que leur consultation soit
restreinte uniquement dans le respect de la législation. L’archiviste doit donc vérifier auprès de son
institution nationale les mesures applicables à la conservation et à la diffusion des sites Web de son
organisme.

Externalisation du stockage des sites web

L’archiviste doit également savoir qu’il est possible d’externaliser le stockage de sites Web auprès
d’organisations privées pour la partie publique du site Web (excluant l'intranet et l'extranet).

L’organisme Internet Archive Exemple

L’organisme Internet Archive a pour objectif de bâtir une bibliothèque numérique contenant, entre
autres, des sites Web afin de « fournir un accès universel à toutes les connaissances ». Les sites Web
archivés sont accessibles par le biais de Wayback Machine.

Le projet Archive-It Exemple

Le projet Archive-It vise, avec la collaboration de bibliothèques et autres partenaires, à identifier et

préserver les sites Web importants. Si ce mode de stockage est retenu, l’organisme et l’archiviste
doivent bien s’informer au préalable des lois et des règlements applicables de même que des mesures
en place pour assurer la protection de la vie privée.

Dépôt légal
En somme, toute stratégie de gestion des sites Web doit s’appuyer sur une analyse fine du contexte
organisationnel et de la nature du site lui-même. Dans cette analyse l’archiviste doit considérer les
éléments suivants :
L'objectif du site Web;
La complexité de celui-ci;
La fréquence des mises à jour ainsi que la nature de celles-ci;
Le type d’informations diffusées sur le site;
L’endroit où sont enregistrées les informations (c’est-à-dire le site Web public, l’intranet ou
l’extranet);

14
 2. La gestion des sites web organisationnels

Si ces informations se trouvent dans d’autres documents au sein de l’organisme ou uniquement

sur le site;
La présence de documents ayant une valeur historique, tels des procès-verbaux ou des rapports
annuels;
La vulnérabilité du site Web.

15
3. La gestion des médias sociaux III

Introduction

De plus en plus dʼorganismes utilisent les médias sociaux p.19 pour partager du contenu et atteindre leurs
différents publics.
Sur ces plateformes, les publics peuvent, à leur tour, partager, commenter et publier du contenu grâce à
leur caractère interactif. De par leur participation, ils contribuent ainsi à la création de documents
numériques. Or, le caractère interactif rend nécessairement les médias sociaux très complexes à gérer et à
préserver pour lʼarchiviste. De plus, le volume dʼinformations contenues sur ces plateformes est très
important et est continuellement modifié. Les médias sociaux peuvent prendre diverses formes et être
accessibles au moyen de diverses plateformes.
Les médias sociaux désignent les plateformes numériques basées « sur les caractéristiques du Web 2.0, qui
visent à faciliter la création et le partage de contenu généré par les utilisateurs, la collaboration et
l'interaction sociale. » (Office québécois de la langue française).
Les plateformes sont très différentes les unes des autres et chacune possède des caractéristiques qui lui
sont propres. Elles peuvent être hébergées par un tiers accessible en infonuagique et appartenir à des
compagnies privées ou encore, être intégrées aux diverses plateformes organisationnelles. Lʼarchiviste
doit donc considérer, dans sa stratégie de gestion, le type de plateforme ainsi que son lieu dʼhébergement.
Nous pouvons identifier trois grandes catégories de médias sociaux (National Archives of Australia) :

Médias sociaux externes à l’organisme, tels les réseaux sociaux (Facebook, twitter/X), les sites de
partage de photos et vidéos (Instagram, Youtube, Dailymotion), les plateformes de blogues
(Wordpress), les messageries en ligne (Messenger), les enquêtes en ligne (SurveyMonkey,
Framaforms et Google Forms), les messageries instantanées (Signal, WhatsApp, Telegram, Olvid).
Médias sociaux propres à l’organisme, tels des blogs ou des wikis, ou encore différents types de
plateformes qui permettent l’ajout de commentaires tels des logiciels de gestion de contenu
d’entreprise (CMS).
Médias sociaux qui sont intégrés aux différents logiciels collaboratifs et de création de contenu tels
Sharepoint et Microsoft 365.
Afin d’assurer une gestion adéquate du contenu se trouvant sur les médias sociaux de son organisme,
lʼarchiviste doit, dans un premier temps, identifier les informations qui doivent être conservées , dans un
second temps, identifier les mécanismes de capture.

3.1 Quoi conserver ?

Tout comme les autres documents numériques d’un organisme, l’archiviste doit identifier et
sélectionner le contenu qui doit être géré et préservé.
À titre indicatif, les publications sur les médias sociaux, les commentaires, les messages produits
et reçus dans le cadre des activités de l’organisme peuvent être conservés.
Le contenu qui doit répondre à des exigences légales et réglementaires.
Si l’information est consignée uniquement sur les médias sociaux.

16
 3. La gestion des médias sociaux

S’il y a un risque pour l’organisme et ses publics si le contenu n’est pas conservé. Ainsi, une
analyse des risques devrait être menée (National Archives of Australia, Provincial Archives of
Saskatchewan).
Si à la suite d'une évaluation archivistique, une valeur patrimoniale est identifiée.

Outre le contenu, l’archiviste doit également considérer les métadonnées qui sont générées pour ainsi
garantir l’intégrité et l’authenticité de l’information. Les métadonnées permettent de maintenir les
liens entre les publications et les réponses reçues, le contexte de la publication ainsi que le lien entre
une publication et tout document diffusé (National Archives of Australia).

3.2 Comment effectuer une capture?

Après avoir identifié le contenu devant être préservé, une méthode permettant la capture des
publications doit être choisie.

Rappel

Rappelons que lors de la capture du contenu, les métadonnées ainsi qu'une représentation du format
(texte, visuel, sonore ou vidéo) du contenu original doivent être capturées.

Méthode

Selon la nature du contenu, son volume, l’infrastructure technologique de l’organisme ainsi que la
plateforme concernée, différentes méthodes de capture peuvent être utilisées :
Enregistrer une capture d'écran de la publication ainsi que des informations concernant son
contexte dans un journal de publication (sous forme de document Word ou PDF).
Utiliser une application dédiée pour capturer le contenu (non exhaustif). (National Archives of
Australia)
Certaines stratégies de capture peuvent inclure la collecte de données directement à partir des
API de la plateforme. Il est important de préciser qu’un API (interface d’application de
programmation ou en anglais, application programming interface) est un « ensemble des
moyens permettant de rendre certaines fonctionnalités d'un programme disponibles à
un logiciel d'application externe, avec ou sans intervention humaine, dans des conditions
déterminées et documentées » (Office québécois de la langue française, 2023). Les API
définissent notamment les fonctionnalités d’une plateforme, comment l’utilisateur peut
interagir avec la plateforme en termes techniques et peut définir des règles et des restrictions
sur l'accès fourni (Digital Preservation Coalition, 2016, p. 14, notre traduction). Ainsi, selon les
fonctionnalités, certaines plateformes peuvent bloquer la préservation hors de leur API.
Utiliser des outils de capture Web pour capturer les médias sociaux ;
Utiliser des outils des outils intégrés à certaines plateformes de médias sociaux pour exporter du
contenu ; .
Utiliser des outils pour créer des captures locales.

Méthode

17
3. La gestion des médias sociaux

Il n’est pas possible ici de recommander une technologie de capture spécifique puisque :
Une technologie de capture différente est souvent requise pour différents types de médias
sociaux.
Les besoins des organisations varient grandement et chacune doit analyser les options
disponibles pour identifier la solution technologique de capture qui leur convient le mieux.
La technologie de capture des médias sociaux est un domaine en évolution rapide.

Ainsi, les organismes doivent porter une attention particulière aux spécifications et aux conditions de
service de tout produit disponible pour effectuer la gestion des médias sociaux afin de garantir que le
produit répond à leurs besoins en matière de capture, de confidentialité et de sécurité.

3.3 Quelques défis à considérer

En raison du caractère interactif et collaboratif des médias sociaux, certains défis sont à considérer,
notamment:

Le contenu peut être conservé dans plusieurs espaces d’enregistrement ;

Il peut être difficile de supprimer l’information ;
L’information peut être mise à jour fréquemment et des commentaires peuvent être ajoutés ;
L’information peut être hébergée chez un tiers (infonuagique) ;
Les paramètres de sécurité et de confidentialité varient selon les plateformes utilisées et leurs
conditions d’utilisation.

Tout comme les autres types de documents numériques, la collaboration et la coordination avec tous
les acteurs impliqués est de mise afin de définir des règles d’utilisation des médias sociaux par
l’organisme ainsi que des outils de capture et de gestion de leur contenu, le cas échéant. En effet,
certains de ces contenus peuvent avoir une valeur historique. Ainsi, la mise en place de dispositifs de
gestion et de préservation des médias sociaux doit être encadrée par une politique d’utilisation, des
règles de modération ainsi qu’un calendrier de diffusion.

Conclusion
En somme, l’archiviste doit demeurer vigilant à l’égard des nouveaux médias de communication et par
conséquent, des documents numériques qui sont créés par le biais de ces plateformes. Pour chaque
plateforme, l’archiviste doit analyser ses caractéristiques, ses usages, ses fonctionnalités, les types
d’informations échangés ainsi que les enjeux qu’elles posent. Les solutions proposées varieront
certainement d’une plateforme à l’autre et des actions concertées devront être mises en place.

18
Glossaire

Courriel (courrier électronique ou mail)

Un courriel est une communication transmise ou reçu à l’aide d’un système de messagerie qui
comprend une ou des pièces jointes, le cas échéant, et des métadonnées.
Extranet
L’extranet est un « réseau informatique sécurisé, généralement constitué d’une partie de l’intranet
d’une entreprise ou d’une organisation communiquant à travers le réseau Internet, qui est
accessible à une clientèle externe ciblée devant utiliser un mot de passe » (Office québécois de la
langue française).
Intranet
L’intranet consiste en un « réseau informatique privé, à l'intérieur d'une organisation, qui utilise les
protocoles de communication et les technologies du réseau Internet » (Office québécois de la
langue française).
Médias sociaux
Les médias sociaux désignent les plateformes numériques basées « sur les caractéristiques du Web
2.0, qui visent à faciliter la création et le partage de contenu généré par les utilisateurs, la
collaboration et l'interaction sociale. » (Office québécois de la langue française)
Moissonnage
Extraction automatique de données à partir d'un ou de plusieurs sites Web dans le but d'utiliser
celles-ci, après traitement, dans un autre contexte » (Office québécois de la langue française, 2018).
Site web
Un site Web est « constitué d’un ensemble de pages Web interreliées sous la responsabilité d’une
même entité, offrant des informations ou des services » (Chebbi, 2012, p. 28).

19
Bibliographie

[01] BROWN Adrian, Archiving Websites. London: Facet Publishing, 2006.

[02] CHEBBI, Aïda. (2012). Archivage du Web organisationnel dans une perspective archivistique. Thèse
de doctorat (Sciences de l’information), Université de Montréal. En ligne : [Link]
ca/xmlui/handle/1866/2620

20
Webographie

[03] Digital Preservation Coalition et Sara Day Thomson. (2016). Preserving Social Media. En ligne : http
s://[Link]/docs/technology-watch-reports/1486-twr16-01/file
[04] National Archives of Australia. (s.d.). Managing social media and instant messaging (IM). En ligne: htt
ps://[Link]/information-management/managing-information-assets/types-information/mana
ging-social-media-and-instant-messaging-im#in-house
[05] Office québécois de la laNgue française. Le grand dictionnaire terminologique. Gouvernement du
Québec. En ligne : [Link]
[06] Task force on technical approaches for email archives. En ligne: [Link]
org/about/. Rapport The future of email archives. (2018). En ligne: [Link]
ent/uploads/sites/6/2018/08/[Link]
[07] State Records New South Wales (NSW). (2022). Strategies for managing social media records. En
ligne: [Link]
al-media-records#tools-for-capturing-social-media-information

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