INTRODUCTION

Dans le cadre de ma formation en Sciences de l’Information Documentaire à

l’ESTAAC (INSAAC), avec un tronc commun en archivistique, documentation
et bibliothéconomie, j’ai l’opportunité d’effectuer un stage d’immersion à la
Direction Régionale de l’Éducation Nationale (DREN) Abidjan 4. Ce stage
constituera une étape essentielle dans mon parcours académique et
professionnel, car il me permettra d’appliquer les connaissances théoriques
acquises en cours à des situations réelles de gestion de l’information.

Au cours de cette immersion, je serai amené à découvrir les méthodes de

traitement, de classification et de conservation des documents administratifs et
pédagogiques au sein d’une institution publique. J’aurai également l’occasion
d’observer et de comprendre les défis liés à la gestion documentaire dans un
environnement institutionnel, tout en développant des compétences en
organisation des archives, en gestion des bases de données et en diffusion de
l’information.

4
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE LA
STRUCTURE D’ACCUEIL

5
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA DIRECTION REGIONALE
ABIDJAN 4

I- HISTORIQUE, SITUATION GEOGRAPHIQUE, MISSIONS ET

ORGANIGRAMME

1- HISTORIQUE

La DRENA A4 est une administration publique créée par arrêté ministériel

n°0035 en date du 03 juin 2009 et est issue de la scission de la DRENA
ABIDJAN 1.

A sa création, l’immeuble Kaladji du plateau fut son premier siège et était dirigé
par Monsieur KONAN Kouassi Gilbert installé à ses fonctions le 24 Septembre
2009. La DRENA ABIDJAN 4 comptait la commune d’Abobo, le département
d’Alépé, et la sous-préfecture d’Anyama jusqu’à la rentrée scolaire 2010-2011
où le département d’Alépé a été rattaché à la DRENA d’Adzopé.

Elle a ensuite été dirigée par Madame BEUGRE Yao Gnamien nommée le 07
Septembre 2010. Elle est à son tour succédée par Madame DIABY Fanta
nommée le 04 Septembre 2017.

De 2019 à 2024, la DRENA ABIDJAN 4 a été dirigée par Madame YAO Epouse
GLA Saramata Marie-Claire.

Depuis la rentrée scolaire 2024-2025, elle est dirigée par Monsieur

COMENENT Prosper Eloi.

6
2 - SITUATION GEOGRAPHIQUE

La Direction Régionale Abidjan 4 est située dans la région des lagunes. Elle
couvre la commune d’Abobo et les Sous-préfectures d’Anyama et de
Brofodoumé.
La DRENA A4 est aujourd’hui située à Abobo centre non loin de la Mairie
derrière le Centre Culturel dans l’ancien bâtiment des impôts.

3 - MISSIONS ET ACTIVITES

3.1- Missions

La DRENA ABIDJAN 4 est un démembrement du cabinet ministériel et prend

en compte dans sa gestion tout ce qui est lié à l’éducation nationale de la région.
Elle gère également les structures rattachées que sont :
- Le Centre d’Information et d’Orientation (CIO),
- Le Centre Régionale de la Mutualité et des Œuvres Sociales en Milieu
Scolaire (CREMOSS),
- L’Antenne de la Pédagogie et de la Formation Continue (APFC),
- La Direction des Examens et Concours (DECO)

Le Directeur Régional est le représentant du MENA à l'échelon régional.

A ce titre, il assume la liaison entre les Directions Centrales du Ministère et les
divers établissements de l'Éducation Nationale situés dans son ressort territorial.
Il a autorité sur l'ensemble des fonctionnaires de l'Éducation Nationale de sa
région et est le supérieur hiérarchique direct des chefs d'établissements, des
Directeurs des Etudes et des IEPP. En tant que représentant technique du

7
 Ministre, le Directeur Régional joue des rôles plus qu’indispensables au niveau
administratif, financier et pédagogique de son aire de travail.

Au Plan Administratif
Il veille à la gestion et le contrôle administratif de tous les établissements
d'enseignement publics et privés, et de tous leurs personnels enseignants et
administratifs ainsi que la gestion des effectifs et des mouvements des
apprenants et des enseignants.

Au Plan pédagogique

Ce volet concerne :

 L’Organisation des différents examens et concours (CEPE, BEPC, BAC,

CAFOP) ;
 L’inspection pédagogique des établissements publics et privés de sa
région ;
 La préparation et l'organisation matérielle des concours et examens dans
la région,

Au Plan financier

Le Directeur Régional a un regard sur la gestion financière au niveau de la

DRENA. A ce titre, il supervise :

- Les Comités de Gestion des Etablissements Scolaires (COGES),

- Les cantines scolaires,
- Les Fonds d’Appui pour l’Enseignement Secondaire (FAES)
- Les crédits de fonctionnement (budgets annuels alloués aux établissements
publics.)

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 3.2 -Activités

Les activités de la DRENA A4 sont contenues dans la matrice d’Actions

assignée au Directeur Régional et dont les Objectifs principaux doivent être
atteints à l’échelon régional. Ce sont :

Sur le plan pédagogique

Il s’agit de superviser l’animation pédagogique. Pour ce faire, il faut :

S’assurer de l’effectivité du contrôle du déroulement des enseignements,

- S’assurer du respect du chronogramme des enseignements et du quantum

horaire,
- Redynamiser les animations et les unités pédagogiques,
- Former les principaux acteurs du système éducatif

Sur le plan de la mobilisation des acteurs de la

Communauté éducative autour de la problématique de l’école

- Instaurer un dialogue permanent avec les acteurs et les composantes de la

communauté éducative à l’échelle de la région,
- Rendre visible les besoins éducatifs aux élus et autres partenaires locaux,
- Rendre visible l’exécution des instructions du gouvernement relatif à la
construction et à l’équipement des infrastructures scolaires,
- S’impliquer dans l’élaboration et l’exécution des budgets des écoles allouées
aux collectivités (Districts, Conseils généraux, Mairies) et la mise en œuvre des
résultats de la carte scolaire,

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- Susciter et entretenir l’émulation entre les écoles,
- Redynamiser les activités extra scolaires et vie scolaire.

Sur le plan du contrôle de la gestion administrative Et financière

- Suivre l’application des instructions données par la hiérarchie,

- Optimiser l’utilisation des ressources humaines,
- Se doter de moyens de suivi de la gestion des crédits,
- Se doter des moyens d’assurer le pilotage efficient du système à l’échelle
régionale.

4 - ORGANIGRAMME, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT

4.1- Organigramme

Une entreprise ou une Administration a besoin d’une bonne organisation. Ainsi

pour une gestion efficiente de ses activités et la mise en œuvre effective de ses
tâches, la DRENA A4 dispose de différents services internes et des services
rattachés. L’organigramme joint en annexe décrit cette organisation.

(Voir annexe 1).

4.2- Organisation des services et fonctionnement

Pour mener à bien ses missions, la DRENA A4 dispose des services suivants :

. Au plan interne à La Direction

Elle est composée de la Direction Régionale et du secrétariat général :

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- La Direction Régionale

Elle est placée sous l’autorité du directeur Régional aidé dans ses tâches par les
secrétaires généraux.

- Secrétariat Général

Il est composé de l’ensemble des Secrétaires Généraux au nombre de onze (11).

Les Secrétaires Généraux sont nommés par arrêté ministériel et exercent en
DRENA comme des Adjoints au Directeur.

Leur rôle consiste à superviser les différents services qui leur sont rattachés.

. Les services internes de la DRENA A4

-Ressources humaines

Les ressources humaines ont pour but d’assurer la gestion du personnel

enseignant du 1er et 2ème degré, des autres personnels relevant de la DRENA, de
l’administration et l’encadrement P1 des établissements du secondaire et du
primaire public et d’expédier les courriers.

-Enseignement Primaire (Privé & Public)

Ce service est chargé du traitement des bulletins d’inspection, des fiches de suivi
pédagogique. Il analyse et traite les rapports de rentrée, de fin de trimestre et de
fin d’année des Inspections de l’Enseignement Primaire (IEPP) et participe aux
commissions de nomination des directeurs d’école et des conseillers
pédagogiques.

En ce qui concerne le privé, il reçoit, analyse et traite :

- Les données statistiques relatives aux écoles primaires privées,

- Les demandes d’autorisation d’enseigner,
- Les demandes d’ouverture, de régularisation, d’extension d’écoles, de

11
subventions.

- Alphabétisation

Ce service est chargé de la promotion de l’alphabétisation et de la lutte contre

l’analphabétisme et l’illettrisme. Au sein de la DRENA, il est chargé de la
supervision des Conseillers des Inspections de l’Enseignement Primaire chargés
d’Alphabétisation et les coordonnateurs.

- COGES

Il assure le suivi des comités de gestion dans les établissements secondaires et

primaires publics de la DRENA A4.

- Enseignement secondaire public

Il est chargé de l’exploitation des pièces périodiques (enquête rapide de rentrée,

rapport de rentrée, rapport de fin de trimestre et de fin d’année). Il traite les
demandes de transfert des élèves d’un établissement public à un autre.

-Enseignement secondaire privé technique et cours du soir

Il assure le suivi administratif des établissements secondaires privés et

techniques à travers la gestion des documents périodiques, des rapports
trimestriels, des demandes d’autorisation de création, d’ouverture, de
régularisation, de reconnaissance des établissements privés.

Ce service est ainsi chargé de contrôler la gestion administrative et pédagogique

de ces écoles et des cours du soir.

-Examens professionnels CAFOP/ CEPE et ENTREE en sixième

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Il est chargé de la préparation, de l’organisation et du suivi des concours ou
examens scolaires et professionnels de l’enseignement primaire et secondaire.

-Examen BEPC

Il est chargé de la préparation, de l’organisation et du suivi de l’examen du

BEPC.

- Examen BAC

Il est chargé de la préparation, de l’organisation et du suivi de l’examen du

BAC.

- Projet, Suivi et Evaluations

Le service Projet, Suivi et Evaluations est chargé de :

Veiller à l’élaboration et à la mise en œuvre des projets d’établissement et des

matrices d’Actions au niveau régional.
Rédiger les comptes rendus des réunions avec le Directeur Régional.
Evaluer la matrice d’action assignée à chaque service de la DRENA A4.

- Courrier

Il est chargé de la réception et la transmission du courrier, de la gestion du

registre casier des différents établissements secondaires publics et privés, des
IEPP et autres structures, ainsi que du registre de décharge.

-SSPS

Le Service des Stratégies de la Planification et des Statistiques est chargé de la

mise à jour du fichier, de l’immatriculation et de l’actualisation des élèves. Il
assure la collecte et la synthèse des données statistiques sur les établissements,

13
les écoles, les examens et la carte scolaire. Il assure les prises de vues pour la
confection des cartes d’identité des élèves.

-Cellule d’Alerte Précoce et Relations Extérieures

Ce service a pour mission d’une part de prévenir les conflits et de les régler le
cas échéant, d’autre part de servir d’interface entre la DRENA et les partenaires
sociaux.

-Cantines scolaires

Il a pour rôle la gestion des cantines scolaires en les ravitaillant en vivres, la

formation des conseillers des cantines scolaires des IEPP, la sensibilisation et
l’animation des groupements coopératifs en vue de la prise en charge des
cantines par les communautés villageoises. Il collecte les contributions
financières communautaires.

-SMOSS

Le service de la Mutualité et des Œuvres Sociales en milieu Scolaire a pour

mission de gérer les congés de maternité, les demandes de passage devant le
conseil de santé et les congés de maladie, l’écoute des enseignants et des élèves
en difficulté, la sensibilisation sur les IST/VIH/SIDA et les grossesses en milieu
scolaire.

- Vie scolaire

Il est chargé de s’assurer du bon fonctionnement des coopératives, des clubs et

autres associations dans les écoles, de l’amélioration du cadre de vie scolaire, de
la promotion du civisme et des valeurs morales, du suivi psychologique et
psychopédagogique des élèves en difficulté d’apprentissage. Il est également
chargé de la sensibilisation et la lutte contre la violence, l’alcoolisme, le

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tabagisme et la toxicomanie à l’école. Il assure la promotion des relations entre
l’école, les élèves, les personnels et les parents d’élèves, de la promotion des
activités sportives et culturelles, de la mise en œuvre d’une éducation
nutritionnelle, environnementale, familiale et sanitaire à l’école. En un mot, il
redynamise la vie scolaire.

-Communication

Il fait la promotion de la DRENA, entretient la communication interne et

externe, assure le protocole du Directeur Régional.

-Secrétariat de Direction

Le secrétariat de Direction est l’intermédiaire entre tous les services, tous les
visiteurs et le Directeur Régional. Il est la porte d’entrée dans l’organisation et la
planification du travail du DRENA.

- Economat

L’Econome est chargé de la gestion matérielle, financière et du mobilier de la

structure. Au sein de la DRENA, il est l’adjoint à l’Assistant Administratif et
Comptable (AAC).

- Documentation et Bibliothèque

Le service a pour mission de :

- Former les apprenants et les gestionnaires à la recherche, la maitrise et au

traitement de l’information ;

- Gérer un service documentaire et un système d’information ;

15
- Participer à l’éducation culturelle des collégiens et lycées.

- organiser les concours inter-écoles

- Faire participer les élèves au concours du SILA et SALEA

- Archives

Les activités du service archives permettent de faciliter l’accès aux informations

essentielles à tout moment, afin d’aider à la prise de décision. Ces activités sont
définies comme suit :

-Traitement ;

-Classement ;

-Conservation des documents ;

-Diffusion des informations contenues dans les documents.

-Les services rattachés

Ces services sont sous l’autorité directe du Directeur Régional auprès duquel ils
rendent compte.

- Centre d’Information et d’Orientation (CIO)

Il est chargé d’informer les élèves sur les aptitudes requises, l’orientation dans
les différentes filières et sur les emplois auxquels conduisent ces filières. Il
prend part à la commission nationale d’orientation en seconde et d’affectation en
sixième. Ce service est l’interface de la Direction de l’Orientation et des Bourses
(DOB).

-Assistant Administratif et Comptable (AAC)

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Il coordonne les activités des intendants et économes des lycées et collèges
publics de la DRENA ; Il est le représentant de la Direction des Affaires
Financières (DAF) auprès de la DRENA.

-Antenne de la Pédagogie et de la Formation Continue (APFC)

Structure d’encadrement pédagogique dans l’enseignement primaire et

secondaire, ce service s’occupe du suivi des enseignants du public comme ceux
du privé. Il veille à l’application des méthodes pédagogiques et au respect des
normes et programme.

CHAPITRE II : PRESENTATION DU SERVICE ARCHIVES,

DOCUMENTATIONS ET BIBLIOTHEQUE

I. HISTORIQUE, MISSIONS ET ORGANISATIONS DU SERVICE

DOCUMENTATION, ARCHIVES ET BIBLIOTHEQUE

1-HISTORIQUE

Créé en Mars 2021, le service était appelé Service Documentation et Archives

géré par 3 spécialistes. Ainsi, vu les missions et activités du service, Mr le
DRENA A4 fit la passation du service Bibliothèque au service Archives à la date
de septembre 2025, d’où le nouveau service du nom de Service Archives,

17
Documentation et Bibliothèque. Il est composé de 04 agents dont deux (2)
spécialistes en Sciences de l’Information Documentaire et deux (2) enseignants.

2. MISSIONS ET ORGANISATIONS

Les missions du service se définissent en ces termes :

- Acquisition ou collecte
- Traitement (tri, élimination, analyse descriptive)
- Conservation
- Communication ou diffusion

II. RESSOURCES DE LA GESTION DES ARCHIVES

1. RESSOURCES HUMAINES

Le service comprend un (01) chef de service et trois (03) gestionnaires. Sous la

supervision d’un secrétaire général qui est l’intermédiaire entre le service et le
Directeur Régional.

2. RESSOURCES MATERIELLES

Le service dispose de plusieurs ressources matérielles qui sont :

- Quatre ordinateurs de bureau

- Un registre de courriers arrivés
- Des meubles de rangements
- Des boites d’archives
- Des chemises et sous-chemises
- Des chemises à rabat
- Des cartons de conservation
- Des marqueurs, agrafeuses, trombones, bics, crayons, gomme, les attaches

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- Des gants, des cache-nez

3. RESSOURCES DOCUMENTAIRES

Le service archive dispose de sept (07) magasins utilisés comme dépôt

d’archives. Dans ces magasins, se trouve une typologie de document qui est
produit par un certain nombre de service.

A savoir :

- Le service de l’enseignement primaire

- Le service de l’enseignement secondaire privée
- Le service alphabétisation
- Le service projet, suivi et évaluation
- Le service examen (entrée en 6e ; BEPC et BAC)

4. RESSOURCES FINANCIERES

Le budget du service archive est lié au budget général de la DRENA A4. Ce

budget est géré par le DAAC et l’économe.

19
20
 DEUXIEME PARTIE : ACTIVITÉ RÉALISER

CHAPITRE III : ACTIVITÉS LIEES A LA CHAÎNE ARCHIVISTIQUE

La DREN Abidjan 4 est responsable de la gestion et du suivi des établissements

scolaires de la région. Elle reçoit une variété de documents des établissements
primaire public et privé et des établissements secondaires publics et privés. Ces
documents doivent être acquis, traités, classés, et conservés de manière
systématique et organisée.

I-L’Acquisition

L’acquisition est definie comme étant "le mode dl aecroissement des depots
d'achives per le moyen de versement, (…) dons ou legs" COUTURE CAROL
(2005, P 55).

21
En ce qui concerne le service d'archive de la DRENA A4, l’acquisition se faisait
par versement. Les documents étaient rangés dans les bureaux et dans une salle
servant de lieu de stockage. Le versement consistait à collecter les documents
dans les différents bureaux et a les transférer au service archives pour un
éventuel traitement. Il arivait que les autres services de la DRENA A4 nous
versent leur document. La plupart des documents que nous recevions étaient les
bulletins d'inspection pédagogique et les bulletins d'inspection administrative.
Le but de cette opération était de désengorger les bureaux et également traiter
les documents en vue d'une meilleure prise en charge. Le passif était deja
present a notre arrivée, il fallait donc le traiter impérativement.

II-. TRAITEMENT

Selon le dictionnaire de terminologie archivistique ; cette opération désigne :

les procédures et opérations de tri, de classement, de description d'analyse,
d'indexation et de rédaction des instruments de recherche." (Direction des
archives de France (2002 P. 19).
Le traitement est l'étape de la prise en charge technique du dossier d'archives.
Cette etape qui se veut matérielle et intellectuelle est obligatoire dans la chaine
archivistique a permis de traiter le passif qui était présent depuis des années. Le
traitement a porté sur le tri l'élimination. Le classement et la cotation.

1- Le Tri
Pour MICHEL CHAMPAGNE et DENYS CHOUINARD, c'est une opération
maténelle et intellectuelle par laquelle l'on fait le choix des documents à
éliminer et coux qui sont susceptibles d'être conservés" (1987; P. 164).
Ainsi le tri que nous avons effectué durant le stage, consistant à répartir des
dossiers ou un ensemble de documents en plusieurs groupes, c’est-à dire par

22
typologie et par provenance et également par année de production. Les
documents que nous recevions lors des versements étaient composes :
-Rapport Trimestriel ;
-Les rapports annuels ;
- Les emplois du temps prof et classe ;
-Rapports de rentrée ;
-Synthèse de rapports ;
-Les procès verbaux ;
- Les courriers départ arrivé ;
-Les matrices d’action ;
-Fiches d'IPS du Bac et du BEPC ;
-Listes de Directeurs.
-Fiche d’analyse
-Soit transmis
Ces documents étaient done triés par typologie, par année et également par mois.
Apres cette répartition, un second tri est eflectué en vue d'éliminer ceux qui
n'ont plus d’utilité administrative.
Cette opération de tri effectué en grande masse a permis de désengorger le
fonds .
2. Elimination

L'élimination selon la terminologie archivistique c'est une procédure

réglementée qui consiste à soustraire un dossier ou un ensemble de dossier vu le
versement auquel il appartient, car ils sont dépourvus d'utilité administrative et
d'intérêt historique,
Après avoir trié et répartis les documents par typologie, nous avons procédé à
l'élimination de certains d'entre eux sur la base des dates extrêmes.
Les documents éliminés étaient :
-Les soit transmis ;

23
-Fiche d’analyse ;
-Rapport trimestriel datant de 2009-2020 ;
-Emploi du temps vieux de plus de 2 ans ;
- Liste de directeurs datant de 2009-2020.
Toute élimination de documents d'archives doit respecter des régles et une
procédure car éliminer des archives n'est pas un acte anodin, Les documents
étaient récupérés par une structure qui se chargeait de sa destruction.

3. Classement

Le classement est une opération tant intellectuelle que matérielle qui consiste à
la mise en ordre des documents d'archive d'un fond ou d'une partie d'un fonds
d'archive par rapport aux autres selon un schéma rationnel. Cette opération
relève deux aspects : l'un d'ordre intellectuel qui définir le plan de classement
dans lequel les dossiers seront repartis après identification et l'autre d'ordre
matériel qui consiste à ranger physiquement les dossiers la où il faut de manière
chronologique.
Au sein de LA DRENA A4, le clasement se faisait par ordre alphabétique et
chronologique. Les dossiers étaient triés par typologie, classés par date et par
ordre alphabétique.
Le principe de provenance était égalenent de respecté le type de dosier, le
classement se faisait également par année et par genre (masculin et féminin).

4- Cotation

La cotation est l'opération par laquelle l'on affecte à un dossier ou un document

un signe conventionnel soit numérique, alphabétique ou alphanumérique et de
façon chronologique. Ce qui sert au repérage des documents sur les rayons Elle
est établie en fonction du syuème de dassement choisi.

24
En ce qui concerne le service archives de la DRENA, nous inscrivons sur les
boites d’archives ou cartons la nature du document avec les dates extrêmes. Ces
informations faisaient office de cote.

III-CONSERVATION

Pour l'Association des Archivistes Français c'est l’une des fonctions

fondamentales d'un service d'archives consistant à garder physiquement les
documents lui sont confiés (2012, P. 332).
Cette conservation se fait en préservant, mieux, en minimisant dans la mesure du
possible les facteurs de dégradation des documents.

1 – Conditionnement

Selon le dictionnaire de terminologie archivistique, le conditionnement est une

opération destinée à protéger matériellement des documents d'archives a l'aide
de chemises, sous-chemise de boîte de papier d’embarquetage de sangle de tube
(…) (Direction des archives de France : 2002, P. 14)
Après le traitement il revient au professionnel des archives de conserver les
archives qui lui sont confiées dans de bonne condition. Avant de conditionner
les documents, il faut retirer les éléments qui porterait atteinte à leur
conservation. Les différentes pièces constituant les dossiers sont rangées dans
les chemises cartonnées pour être rangées sur les rayons. Le matériel de
conditionnement est composé de :
-Chemises à rabat ;
-Chemise cartonnées ;
-Sous-chemise ;
-Boîtes d'archives ;
-Carton.

25
2- Conditions environnementales

Le locale affecté à la conservation des archives du personnel, ne bénéficiant pas

de la climatisation, cela entraine des conditions de travail un peu difficile, car
nous sommes obligés de travailler sur les documents selon le lieu de provenance
et les fait retourner dans les bureaux afin de les conserver.

IV- COMMUNICATION

Communication archivistique désigne l'action de rendre accessible

l'information contenu dans un dossier à des utilisateurs, connus ou potentiels
pour répondre à leurs besoins spécifiques. Cette opération est fondamentale
dans un service d'archives. Pour qu'il y ait communication, nous procédons
avant à la recherche de l'information Conditions d'accès à l'information

1. Recherche

Les recherches se font a la demande des producteurs, après que ceux-ci nous
aient transmis les références (le numéro matricule et / ou le nom), du dossier à
chercher.
Après avoir connu le type de documents nous rassurons de sont l'existence
demandé au sein du service, Puis nous allons chercher le document dans la salle
d’archives.

2. Conditions d'accès à l'information

Après avoir retrouvé le dossier, nous notons les références dans un registre qui
fait office de fiche de communication. Avant de récupérer le dossier demandé,

26
l'usager signe dans le registre. Cette signature engage la responsabilité du
demandeur. Ce registre fut élaboré par le service archives en vue de faciliter la
traçabilité des dossiers du dépôt.
Après consultation du dossier, il est ramené au service archives pour son
insertion.
L'archiviste prend le soin de marquer son retour dans le registre en émargeant.

CHAPITRE IV : AUTRES ACTIVITÉS MENÉRS AU COURS DU

STAGE.

Les activiés relatives a la science archivitique que nous avons menées n'ont pas
été les seules effectuées.

I- ENTRETIEN

A la date du 17 février 2025, nous avons tenu une rencontre de prise de contact
avec notre maitre de stage et aussi chef de service Mme KOUAME et c’est
collaborateurs Mme YABA, Mr DIARRA dans notre service d’accueil.

27
Cette rencontre consistait à souligner les grands points à savoir :
-Les objectifs et attentes du service d'archives et documentation ;
-Les méthodes de travail
Aussi avons-nous eu à visiter les différents services de la DREN qui comporte
en tout 17 services

2- Evaluation

Nous avons été évalués au cours de notre stage. En effet, cette évaluation a porté
sur certains sigles de la DRENA A4. Notre maitre de stage, Mme KOUAME à
bien voulu faire cette évaluation pour s'assurer que nous maitrisions les
différents sigles de la DRENA A4 et ses différents services. Les différentes
questions posées par notre maître de stage au cours de cette évaluation sont :
1. Citez les différents services que vous avez étudies
2. Définissez la DRENA A4
3. Définissez PV, UP
4. Citez les maillions de la chaîne archivistiques et documentaire

28
 TROISIEME PARTIE : CRITIQUE ET SUGGESTION

CHAPITRE V : CRITIQUE

L'une des principales difficultés constatées durant mon stage à la DREN Abidjan
4 concerne l’environnement inadapté dans lequel se déroule la gestion des
archives. Cette situation, loin d'être anodine, compromet à la fois la préservation
des documents et la qualité des conditions de travail des agents. Plusieurs points
méritent une analyse approfondie :

I. Insuffisance d'espace dédié et absence d'une salle d'archive formelle

29
La DREN ne dispose pas d'une salle d'archive proprement aménagée pour le
stockage des documents. Au lieu de cela, les archives sont entreposées dans un
espace improvisé, sans séparation physique claire entre les zones de stockage et
l'aire d'accueil des visiteurs. Ce manque d'espace dédié induit plusieurs
problématiques :

-Risque de détérioration : Sans salle d'archive, les documents sont souvent

placés dans des emballages temporaires ou des contenants inadaptés, comme de
gros sachets noirs.

-Absence de contrôle environnemental : Une salle d'archive bien conçue

permet de réguler la température, l'humidité et la qualité de l'air. Or, dans le cas
présent, l'absence de telles installations expose les documents à des variations
climatiques susceptibles d'accélérer leur dégradation.

II-. Exposition à la chaleur et à la poussière

Les documents, stockés dans de simples sachets noirs, subissent une exposition
directe à des conditions environnementales défavorables :

-Accumulation de poussière : L'absence d’un système de filtration ou de

contrôle de l’air entraîne une accumulation constante de poussière. La poussière,
en s’incrustant dans le papier et les encres, peut rendre la lecture difficile et
endommager la structure physique des documents.

-Impact sur la conservation : La combinaison de la chaleur et de la poussière

compromet l'intégrité des documents à long terme, réduisant ainsi leur valeur
archivistique et augmentant les coûts de restauration ou de numérisation future.

III. Accès non contrôlé et risque de manipulation

30
Le manque de séparation entre les zones de stockage et les espaces ouverts aux
visiteurs est une autre source de préoccupation majeure :

-Sécurité des documents : Dans un environnement où les visiteurs circulent

librement, il est difficile d'assurer que les documents restent intacts et à leur
place. Il arrive que certains documents soient déplacés, manipulés ou même
séparés des autres pièces du fonds, ce qui nuit à la cohérence de l'archivage.

-Détérioration : Une manipulation inappropriée peut entraîner des déchirures,

des taches ou même la perte de certaines pièces d'information essentielles.

-Confidentialité compromise : L'accès non restreint peut également poser des

problèmes de confidentialité, notamment pour les documents sensibles qui
nécessitent un contrôle strict des accès.

VI. Conditions physiques défavorables et mauvaises odeurs

L’environnement dans lequel les documents sont conservés présente des défauts
qui vont au-delà du simple manque d’espace :

-Impact sur le personnel : Travailler dans un espace exposé à la chaleur, à la

poussière et aux mauvaises odeurs a un impact direct sur le bien-être des agents.
Ces conditions peuvent générer une fatigue accrue, des irritations et une baisse
de la motivation, affectant ainsi la productivité et la qualité du travail fourni.

V- Conséquences sur la pérennité des archives et la gestion documentaire

La combinaison de ces différents problèmes – manque d'espace, exposition à la

chaleur et à la poussière, accès non sécurisé et mauvaises conditions
d'environnement – compromet la pérennité des archives. En effet, la
conservation des documents administratifs et pédagogiques nécessite un
environnement contrôlé pour assurer leur intégrité sur le long terme. Sans une

31
salle d'archive dédiée, il devient difficile de garantir que ces documents resteront
en bon état, ce qui pourrait avoir des répercussions négatives sur la traçabilité et
l'historique administratif de la DREN.

CHAPITRE VI : SUGGESTION

Afin d’améliorer de manière significative les conditions de travail et de stockage

des documents au sein de la DREN Abidjan 4, plusieurs mesures doivent être
mises en place. Ces mesures concernent l’aménagement de l’espace de travail, la
gestion de l’environnement, ainsi que l’organisation de l’archivage et du
traitement des documents. Voici les suggestions détaillées pour améliorer la
situation actuelle :

I. Création d’une salle d’archive dédiée et bien aménagée

32
Le premier point critique à résoudre est l’absence d’une salle d’archive
proprement dédiée à la gestion des documents. Actuellement, les documents
sont stockés dans un espace non adapté qui ne garantit pas une bonne
conservation. Il est essentiel de créer un espace entièrement dédié à l’archivage
des documents.
L’archivage nécessite un environnement spécifique, à l’abri des nuisances
externes. Une salle d’archive devrait être aménagée avec des étagères adaptées
pour le rangement des documents, en fonction de leur type et de leur taille. Cette
salle doit être équipée de mobilier résistant à l’humidité et à la chaleur, afin de
protéger les documents de la dégradation. Le local doit être isolé des zones à fort
passage pour garantir la confidentialité et limiter les risques de manipulation non
autorisée des documents.
L’une des raisons principales des problèmes actuels réside dans l’exposition des
documents à la chaleur et à la poussière. Cette situation pourrait être améliorée
par l’installation de systèmes de régulation climatique.

-Systèmes de climatisation : L'installation de climatiseurs dans la salle

d'archivage permettrait de contrôler la température, en évitant qu’elle ne
devienne trop élevée et n'endommage les documents.

-Déshumidificateurs : En plus de la climatisation, des déshumidificateurs

pourraient être installés pour maintenir un taux d’humidité optimal. Un taux
d'humidité trop élevé peut entraîner la moisissure et l'affaiblissement du papier,
tandis qu’un taux trop bas peut causer la cassure et la fragilité des documents.

-Systèmes de ventilation : Un système de ventilation efficace permettrait de

minimiser l'accumulation de poussière dans l'air, ce qui est un facteur important
pour préserver la qualité des documents stockés.

II -Mise en place d’un système de sécurité pour la gestion des documents

33
Un autre problème majeur dans le contexte actuel est l'accès non sécurisé aux
documents. Les documents sont stockés dans un espace où des visiteurs peuvent
potentiellement interférer avec eux. Pour remédier à cela, il est primordial
d’isoler la salle d’archive en mettant en place des barrières physiques pour
empêcher les intrusions non autorisées.

-Portes sécurisées : Des portes équipées de serrures de sécurité devraient être

installées pour limiter l’accès aux seules personnes habilitées à manipuler les
archives.

-Contrôle d’accès électronique : L'implémentation de systèmes de badges

électroniques ou de codes d'accèspourrait garantir que seules les personnes
autorisées aient accès à la salle d’archive.

-Gestion de la confidentialité et des informations sensibles

La gestion documentaire doit également tenir compte des exigences
de confidentialité, notamment en ce qui concerne les documents sensibles. Un
contrôle strict des accès, combiné à un système d’archivage informatisé et
numérisé, pourrait offrir une traçabilité des documents et un contrôle plus fin sur
leur diffusion.

III - Amélioration du stockage et de la préservation des documents

Le stockage des documents dans des sachets noirs ne répond pas aux normes de
conservation adéquates et entraîne des risques supplémentaires pour la pérennité
des archives. Il est essentiel de repenser complètement la manière dont les
documents sont stockés.
Les documents doivent être placés dans des contenants hermétiques et résistants,
comme des boîtes d'archive en carton acid-free (sans acide), qui préservent les
documents de la dégradation. Ces contenants devraient être étiquetés de manière
claire pour faciliter leur identification et leur consultation.

34
De plus, des chemises et classeurs adaptés doivent être utilisés pour le
rangement des documents plus petits ou plus sensibles, afin de les protéger
contre l’usure mécanique. La numérisation des documents est un investissement
à long terme qui pourrait grandement améliorer l’accessibilité et la sécurité des
informations. Une fois numérisés, les documents peuvent être consultés à
distance, ce qui permet de réduire l’encombrement physique tout en garantissant
une sauvegarde des informations dans des systèmes informatiques sécurisés. La
numérisation permettrait également de réduire les risques de manipulation des
documents originaux et faciliterait leur consultation rapide.
Il serait donc pertinent de mettre en place un plan de numérisation progressive
des documents, avec un processus de sauvegarde sécurisé.

IV -Formation et sensibilisation du personnel

Les agents de la DREN doivent être formés aux bonnes pratiques de gestion des
archives et à l’utilisation des outils numériques et physiques de conservation.
Les agents doivent être sensibilisés à l'importance de la classification et de
la tri des documents, afin de garantir une gestion rationnelle des archives et
éviter l'accumulation de documents inutiles ou obsolètes. Formation sur les
normes ISO : Il serait pertinent d’organiser des sessions de formation sur
les normes ISO relatives à la gestion des archives, comme la norme ISO 30301,
qui fournit des lignes directrices sur les meilleures pratiques en matière de
gestion documentaire. En parallèle, des formations spécifiques à l’utilisation
des systèmes de gestion électronique des documents (GED) et des outils de
numérisation devraient être mises en place pour permettre aux agents de
s’adapter aux évolutions technologiques. Une meilleure maîtrise des outils
numériques contribuerait à une gestion plus fluide des documents et à une
réduction du recours au stockage physique.

V -Révision des procédures de gestion documentaire

35
Il est nécessaire de revoir les procédures internes liées à l’acquisition, au
traitement, et à la conservation des documents, afin de rendre l’ensemble du
processus plus fluide, plus transparent et plus conforme aux standards modernes
de gestion documentaire.
Un système de classification et de tri des documents doit être mis en place,
avec des critères précis sur la durée de conservation des documents en fonction
de leur type et de leur importance. Il est également essentiel d’implémenter une
procédure de destruction sécurisée pour les documents devenus obsolètes ou
inutiles, afin d’éviter l’encombrement inutile des espaces de stockage.

Mise en place d’un suivi régulier

Un audit régulier des archives et du système de gestion

documentaire permettra de s’assurer de la conformité des pratiques et de leur
évolution selon les besoins. Ce suivi pourrait être réalisé sur une base annuelle
pour adapter les procédures aux besoins réels.

CONCLUSION

En définitive nous retenons que ce stage effectué au service des archives de la

Direction Régionale de l'Education Nationale et de l'Alphabétisation Abidjan
A4, d'une durée des trois (03) mois fut une initiation à la gestion d'un service
d'archives.
En effet, il nous a permis de mettre en pratique les connaissances théoriques
acquises à l'école et d'autre part de mieux appréhender la profession de
spécialiste des sciences de l'information documentaire. Nous notons que les

36
archives sont incontournables dans le fonctionnement de cette société à l'instar
de toute administration car les agents en ont quotidiennement besoin pour
l'exécution de tâches qui leur incombent.
En outre, ce stage nous a permis de maitriser les rouages de l'institut d'accueil.
L'étude institutionnelle nous a facilité l'identification des pôles de production
des documents. Notre présence au sein de cette institution a été l'occasion de
passer en revu plusieurs activités qui relèvent de l'archiviste ; à savoir le tri,
l'élimination, le classement, le conditionnement, ete Cependant, nous avons
découvert que la profession d'archiviste n'est pas une tâche facile quand les
ressources humaines et matérielles sont insuffisantes.
A cet effet, pour y remédier, le recrutement de personnel qualifié, la mise à
disposition ou la réhabilitation des dépôts de pré archivage, la sensibilisation des
agents ainsi que le traitement du passif documentaire sont autant de solutions
pouvant optimiser la gestion documentaire.
Pour notre part, nous souhaiterions que la mise en place d'un système de gestion
automatisé des documents soit mise en place afin de garantir la traçabilité et la
conservation des documents.

BIBLOGRAPHIE

Ouvrages :

1. KADEBA, J. (1998). L’archivistique à l’ère de l’informatique. Paris :

L’Harmattan.
2. NGANDU, T. (2003). Gestion des documents administratifs : théorie et
pratique. Kinshasa : Éditions Universitaires Africaines.
3. YESSO, C. (2002). La gestion des archives publiques en Côte d’Ivoire.
Abidjan : NEA.

Sites Internet :

4. UNESCO. (2022). Normes archivistiques internationales. Disponible

sur : [Link] (consulté le 14 mars 2025).

37
 5. ARMT. (2023). Guide de gestion des archives en Afrique de l’Ouest.
Disponible sur : [Link] (consulté le 15 mars
2025).

Documents institutionnels :

6. Archives Nationales de Côte d’Ivoire. (2018). Plan de classement des

archives administratives. Abidjan : Direction Générale des Archives.
7. Ministère de la Fonction Publique. (2020). Guide de procédures
archivistiques à l’usage des administrations publiques. Abidjan : MFP-
CI.

38
ANNEXES

39
Image 1 : Un vrac
Source : KOULIBALY Onankpele Ephraïm Fidèle

40
 Image 2 : Rangement
Source : KOULIBALY Onankpele Ephraïm Fidèle

Antenne de la Pédagogie et de
la Formation Continue (APFC)
Directeur Régional de l’Education
Nationale et de l’Alphabétisation Assistant
Centre d’Information et d’Abidjan 4 Administratif et
d’Orientation (CIO) (DRENA A4) Comptable (AAC)

Communication
CRéMOSS
Economat
Secrétariat de Direction

SG SG SORO SG SG BROU SG DJEBE SG SG BOGUE

KAMARA SG SG SG DAH SG ASSALE
TANO FOFANA ADAMA FANNY41 N’GUESSAN

Vie Ressources Examen Enseignement COGES

Enseigne Projets Informatiq Cellule
Scolaire Enseign Humaines s et Enseignement Secondaire
ment , Suivi ue et d’alerte
ement Concour Préscolaire et Privé
Secondair
Second et Statistiqu (ZONE 1-6) précoce
 10) Public ues
COP

Image 3 : ORGANIGRAMME
Source : Mme. KOUAME

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