LOGICIEL DE GESTION HOTELIERE

HEBERGEMENT

MODULE DEDIE AUX RECEPTIONISTES

 AVANT-PROPOS
L’hébergement est un moyen de logement temporaire dont a besoin toute
personne en déplacement lorsqu’elle s’absente de son domicile pendant plus d’une
journée.

Ce module gère l’exploitation des chambres. C’est grâce à ce module qu’on peut avoir l’état
de toutes les chambres de l’hôtel, tirer les factures clients …
Pour accéder au module HEBERGEMENT cliquez sur

Le module est composé de deux (2) menus principal :

➢ LE MENU FRONT OFFICE

➢ LE MENU BACK OFFICE

I-LE FRONT OFFICE

Le front office est l’ensemble des actions ou tâches liées à la
vente des chambres en relation avec les clients.
Ces actions sont en prélude exécutées par les réceptionnistes en
charge de l’accueil de la clientèle.
 I-2 LE MENU RACK
Le rack est un terme anglais utilisé dans le monde du tourisme et notamment dans le secteur
hôtelier pour mettre en exergue le tableau de bord journalier de la réception (le prix des
chambres, le statut des chambres…). Il donne la situation réelle de l’hôtel.

I-2-a Présentation de l’interface principal du rack.

I-2-b Interprétation du rack

❖ La légende en haut montre :

• Le nombre de chambres que dispose l’hôtel.

• Le nombre de chambres hors service (HS).
• Le nombre de chambres libres.
• Le nombre de chambres sales.
• Le nombre de chambres en départ réglé.
• Le nombre de chambres en départ non réglé.
• Le nombre de clients attendus.
 ❖ Les couleurs sur le rack :
• Le Bleu : la chambre est occupée. C’est-à-dire le client est en
chambre (il est en séjour.) Sa date de départ n’est pas
encore arrivée.
• Le Rouge : client attendu. C’est-à-dire le client a réservé, il
vient occuper la chambre à la date du jour.
• Le Jaune : la chambre est sale.
• Le Vert : le client est en départ réglé, c’est-à-dire le client
part aujourd’hui et il a soldé sa facture. Il attend l’heure de
sortir pour libérer la chambre.
• L’Orange : le client en départ avec solde débiteur, c’est-à-
dire le client doit libérer la chambre à la date du jour. Mais
il n’a pas encore soldé. Donc nous devrions suivre ce client
de prêt.
• Le Gris : la chambre est en hors service (HS). C’est-à-dire, la
chambre a un problème, on ne peut donc loger un client. Ça
peut être un problème de maçonnerie, plomberie,
électricité, ou une maintenance sur les appareils qui s’y
trouvent…

1-2-c Bouton walk-in

C’est une expression anglaise désignant l’arrive d’un client dans l’hôtels
sans réservation préalable.
Pour l’enregistrer
- Cliquez front office
- Cliquez Rack
- Cliquez walk-in
- Renseignez la fiche walk -in qui s’y trouve :
- Enfin cliquez valider pour terminer

• NB : La fiche de walk-in a renseigné est composée de 4 parties :

- 1ere partie, le séjour qui comprend (la date d’arrivée, la date départ, le
nombre de nuits et la segmentation (type de tarif))
- 2eme partie, le client, ici il s’agit, soit de créer le client à travers le
bouton nouveau quand c’est un nouveau client qui n’a
pas son nom dans la base donnée ou qui n’a jamais séjourné à l’hôtel,
soit de sélectionner le client, quand il s’agit d’un ancien client qui a son
nom dans la base de données en cliquant dans la zone déroulante

- 3eme partie, la chambre désirée et rooming, dans cette partie, il s’agit

de sélectionner une chambre pour le client en cliquant sur

- 4eme partie, commentaire sur rsea , Ici c’est juste mettre saisir les
exigences du client pour qu’on sache comment on doit s’occuper du
client. La saisie se font dans les zones
 • NB : cochez séjour gratuit pour les clients qui ne
paye pas.
• NB : cette action walk-in s’applique sur les chambres libres propre.

1-2-d Bouton check-out

Terme issu du langage de l’hôtellerie qui désigne l’enregistrement du

départ d’un client. C’est -à- dire faire sortir le client.
Pour faire un chèque-out, sélectionnez la chambre en question, cliquez
sur check-out,
NB :
• Si le si le client n’a pas encore soldé sa facture, dès que vous
cliquez check-out net, le système vous présente d’abord sa facture
pour que vous puissiez la régler avant de faire son check-out.
• Si le client a déjà soldé sa facture, dès que vous cliquez check-out
net, le système vous présente encore sa facture pour plus de
vérification puis vous fermez la facture et enfin cliquez

pour libérer la chambre pour qu’il passe à l’Etat

sale(jaune).
• L’action check-out s’applique sur les clients en départs.

1-2-e Bouton Check-in

Le check in est l’arrivé du client. En effet, il consiste à faire rentrer en
chambre un client attendu sur le rack (client ayant réservé au préalable
une chambre).
Pour le faire, sélectionnez la chambre en question, cliquez check-in

. Après l’apparition du message « voulez-vous faire entrer

le client en chambre ? » Cliquez sur oui.
NB : l’action check-in s’applique sur les clients attendus.
 1-2-f Bouton annuler la résa
Pour annuler une réservation, sélectionnez la chambre en question,

cliquez sur annuler la résa. Après apparition du message «

voulez-vous annuler la réservation ? » cliquez sur oui puis saisissez le
motif et cliquez valider pour terminer.
NB :
- Pour annuler une réservation, il faut que le statut de la chambre
soit attendu.
- Selon la loi de l’hôtellerie, Si le client annule sa réservation, il perd
les sommes versées en guise d’arrhes ou acompte (Sauf geste
commercial ou administratif de l’hôtel).
- Selon la loi, en cas d’annulation par l’hôtelier de la réservation,
celui-ci doit rembourser le double du montant versé par le client
lorsqu’il s’agit d’arrhes (Article 15.90 du code civil). Si le voyageur
annule la réservation, alors il perd ses avances.

1-2-g Bouton Déloger

Le délogement est l’action par laquelle on change la chambre attribuée
à un client à son arrivé ou pendant son séjour.
Pour déloger un client, sélectionnez la chambre en question, cliquez

sur déloger. Après apparition du message « voulez-vous

reloger le client dans une autre chambre ? » cliquez sur oui, puis
 1-2-h Bouton marquer HS : Hors Service
Une chambre est marquée HS lorsqu’il y a une panne au niveau de cette
chambre.
Pour marquer une chambre HS, sélectionnez la chambre en question,

cliquez sur marquer HS, après apparition du message «

voulez-vous marquer la chambre HS ? » cliquez sur oui.
NB : Pour marquer une chambre HS, il faut que le statut de la chambre
soit propre.

1-2-i Bouton marquer propre

C’est une action qui consiste à rendre une chambre physiquement
propre par les valets de chambre afin de la rendre disponible.
Pour marquer une chambre propre dans le logiciel, sélectionnez la

chambre en question, cliquez sur marquer propre.

Après apparition du message « voulez-vous marquer cette chambre
propre ? » cliquez sur oui.
NB : cette action s’applique sur les chambres en état sale et HS (Hors
Service)

1-2-j Bouton réservation

C’est un bouton raccourci qui permet l’accès au planning de réservation

1-2-k Bouton actualiser

On fait actualiser pour rafraichir la mémoire du logiciel. Rendre le
logiciel rapide quand ton mène une action sur une chambre ou l’action
ne s’est pas exécutée, cliquez sur le bouton actualiser
pour que l’action s’exécute le plus vite possible.

1-2-l Bouton maintenance

Le bouton maintenance a pour objectif de corriger une action menée
sur une chambre.

1-3 LE MENU FACTURE

1-3-a Interface principal du menu facture

1-3-b Interprétation de l’interface facture

A gauche : on a la liste des clients en chambre

• Les cases en noire indiquent que les chambres
sont vides, il n’y a pas de client logé donc pas de factures
ouvertes sur ces chambres.
• Les cases en couleur indiquent que les chambres
sont occupées, donc il n’y a des factures ouvertes sur ces
chambres.
A Droite : on a la zone de saisie de règlement facture
Champ de saisie montant à régler

Champ de sélection mode de paiement

Bouton pour valider le règlement

Au Milieu : Tableau présentant les détails facture

Dans ce tableau nous avons les différentes prestations et les

informations du client.
En bas : on le solde du client.

On a ici le montant
global de la facture
Ce menu facture nous permet de traiter les différentes factures en
cours. Telque :
1- Ajouter des règlements sur la facture du client,
2- Ajouter des remboursements sur la facture du client
3- Imprimer la facture du client
4- Editer plusieurs factures pour un même client(folio)
5- Ajouter des prestations sur une facture
6- Déplacer des prestations sur la facture d’un client vers la
facture d’un autre client.
7- Déplacer des prestations d’un client vers un compte
débiteur.
8- Déplacer une facture globale ou des prestation(s) vers un
compte débiteur

1- Comment ajouter des règlements sur la facture d’un client ?

a- Ajouter un règlement sans utiliser un arrhe ou un acompte

Pour ajouter un règlement sans arrhe :
- Cliquez front office
- Cliquez sur facture
- Sélectionner le client en question dans la partie gauche.
- Saisissez le montant à régler puis cliquez dans le champ
instrument pour choisir le mode de paiement (espèce, chèque,
carte visa…) dans la partie droite.
- Sélectionnez le folio sur lequel on doit effectuer le règlement.

- Enfin cliquez pour valider le règlement.

 b- Ajouter un règlement en utilisant un arrhe ou un acompte
du client.
Pour ajouter un règlement en utilisant un arrhe :
- Cliquez front office
- Cliquez Arrhes
- Clic droit sur la ligne de l’arrhe enregistrer
- Cliquez affecter à la chambre
- Saisir le numéro de la chambre en question question
- Cliquez valider pour terminer

2- Comment Ajouter un remboursement sur facture front ?

Ajouter un remboursement c’est quand nous dévons des prestations au client
c’est- à dire le solde du client est négatif. Cela nous Permet de restituer des
prestations ou rembourser le client.
Pour le faire :
- Cliquez front office
- Facture
- Sélectionner le client à rembourser dans la partie gauche
- Saisir le montant à rembourser

- Cliquez rembourser à droite.

3- Comment Imprimer une facture d’un client ?
Ici, nous pouvons imprimer la facture de notre client selon le modèle voulu et
le folio à imprimer.
- Cliquez front office
- Sélectionner le client dans la partie gauche
- Cliquez imprimer dans la partie droite

4- Comment utiliser Les Folios

Les folios ce sont des factures. Dans le cadre où un client demande à ce
qu’on éclate sa facture, c’est-à-dire, faire de différentes factures pour
lui. Donc c’est faire plusieurs factures pour le même client. En d’autres
termes il veut avoir sa consommation du resto sur une facture,
consommation du bar sur une autre facture, en ce moment nous
parlons maintenant des folios.
Pour le faire en étant sur la facture du client :
- Faites clic droit sur la consommation à déplacer
- Cliquez déplacer vers
- Choisissez le folio souhaité soit folio 2 ou folio 3
Remarque : par défaut tout ce qui est consommation d’un client passe
sur folio 1

5- Comment ajouter des prestations sur la facture d’un client ?

Cela se passe dans le cas où les point de vente n’arrivent pas à poster des
prestations sur la facture d’un client. Ici la réception peut le faire, en faisant :
- Double-cliquez sur la facture en question à gauche pour l’ouvrir
- Cliquez dans le champ article pour sélectionner la prestation ou
commande à ajouter.
- Saisir la quantité
- Saisir le prix unitaire TTC (PU TTC)
- Taper touche entrer du clavier pour faire passer dans le tableau
ci-dessous pour terminer l’opération.
6- Comment Déplacer une ou des prestation(s) d’une facture vers une
autre facture.
Cela se faire dans le cas ou deux clients sont à l’hôtel et un décide de payer une
consommation de l’autre.
Pour le faire cliquez :
- Front office
- Facture
- Double cliquez sur la facture en question à gauche pour l’ouvrir
- Sélectionnez la ligne de prestation à déplacer
- Cochez la petite case transfert.
- Clic droit
- Déplacer la facture vers - autres factures
- Saisissez le numéro de la chambre qui paye la consommation ou
prestation
- Cliquez valider

7- Comment déplacer la facture globale d’un client vers la facture d’un autre
client ?
Cela se passe dans le cas ou deux clients sont à l’hôtel et un décide de payer
toutes les consommations de l’autre
Pour le faire cliquez :
- Front office
- Facture
- Clic droit sur la chambre du client ou le petit bonhomme en question
dans la partie gauche
- Déplacer la facture vers
- Saisissez le numéro de la chambre qui paye les consommations ou les
prestations
- Cliquez valider

8- Comment déplacer une facture globale ou des prestation(s) vers un

compte débiteur ?
Cela se passe dans le cadre ou un client consomme sous couvert d’une
entreprise, après il demande à ce qu’on ajoute sur le compte débiteur du
groupe sa prestation ou consommation qui figure sur sa facture.
Dans un 1er temps vous crée le compte débiteur de l’entreprise d’abord.
Pour le créer :

- Cliquez chambre

- Cliquez créer et modifier

- Saisissez le type de chambre : vous prenez chambre fictive
- Saisisez le numero du compte : vous saisissez un numero de chambre qui
n’exite pas a l’hotel
- Cliquez pour selectionner article lié : vous prenez chambre fictive
- Cochez l’ecriture en violette est une chambre fictive

- Cliquez enregistrer
Apres la creation du compte,
vous partez maintenant sur la rack pour faire un walk-in sur le compte, genre
une entrée en chambre pour que le compte porte le nom de l’entreprise. Vous
faites un walk-in normal et arrivé sur la selectione de la chambre vous prenez le
compte crée.
Maintenant vous pouvez deplacer la facture globale ou les prestations en
question sur le compte.
Pour le faire cliquez :
- Front office
- Facture
- Clic droit sur la chambre du client ou le petit bonhomme en question
dans la partie gauche
- Déplacer la facture vers
- Saisissez le numéro du compte de l’entreprise Cliquez valider
- Cliquez valider
 1.-4 MENU FACTURE/ REGLEMENT

Nous avons ici les factures encours et l’historique des règlements. Nous
pouvons consulter le règlement sur période définir.

1-5-MENU ARRHES

Les arrhes sont les déposits que les clients donnent pour un évènement futur
On les appelle aussi des avances

Comment enregistrer des arrhes

Pour enregistrer un arrhe, cliquer sur le bouton dans la gestion des

arrhes puis vous renseignez la fiche arrhes

Saisissez :
• Le nom de la personne qui a déposé le montant.
• Choisir l’instrument de payement : mobile money, Waves, carte visa, etc.
• Le montant versé
• La description
Puis Valider, automatiquement le reçu de versement est prêt à être imprimé.
Vous avez la liste des arrhes sur le tableau, nous avons la possibilité de :
MODIFIER : pour cela sélectionner l’arrhes à modifier et cliquer sur le bouton
modifier pour modifier des informations sur l’arrhes et valider pour enregistrer
les modifications
SUPPRIMER : pour cela sélectionner l’arrhes à supprimer puis cliquer sur le
bouton supprimer

1-6 MENU CHEQUE

Ici c’est juste pour enregistrer un cheque donné par un client. Il fonctionne
pareillement comme les arrhes.
.
1-7 MENU CHAMBRE

C’est un menu pour créer des chambres ou des compte fictifs pour des
entreprises.

1-7 MENU CARDEX

Ici nous avons la liste de tous les clients qui sont passer au moins une fois dans
l’hôtel, nous avons la possibilité de créer un client, ajouter des informations sur
un client.
Comment créer un client
Cliquer sur et renseigner le tableau ci-après Puis cliquer sur le
bouton Valider

1-8-MENU ROOMLIST

Il nous permet d’imprimer la liste des arrivées du jour, les séjours et les départ
du jours.
 1-9-MENU CONSIGNE

C’est une boite de messagerie interne, a défaut de l’usage du téléphone.

1-9 MENU PROFORMA

C’est un menu qui nous permet d’éditer des factures proforma. C’est un devis
fait suite à la demande d’un client pour lui proposer nos prestations.
Comment faire une facture proforma

Pour faire une facture proforma, cliquer sur le bouton

Une fenêtre s’affichera puis nous allons renseigner les différentes informations
qui sont :
-la désignation : c’est la prestation qu’on saisie
-Client : c’est le nom du client à saisir
-Contact : c’est le numéro de téléphone du client à saisir
-Adresse

Puis Valider

1-10- MENU GOUVERNATE

C’est un menu qui permet au service étage d’avoir des états des chambres.

1-11- MENU COULEUR RACK

C’est un menu qui permet de changer les couleurs sur le rack.

 1-12-MAIN COURANTE

C’est la synthèse, le résumé ou les rapports de toutes les activités menées au

cours de la journée dans tous les différents services. C’est un document
comptable.
Comment lancer ou imprimer la main courante

Pour lancer la main courante cliquer sur :

-Main courante à droite

Ainsi présenter la main courante

Comment lancer la clôture du jour

Il s’agit ici de mettre fin aux activités du jour et passer au jour suivant, la main courante peut être fait
à partir de minuit jusqu’au petit matin, la main courante est irréversible après avoir clôturer la
journée aucune modification ne peut être apportées.

Avant de clôturer la journée vous devez vous assurer qu’il n’y est pas de facture attentes dans les
points de ventes, aussi le client en départ réglé comme non réglé, Pour le faire il faut d’abord lancer

la main courante puis cliquer sur

 2-LE BACK OFFICE
Le Back Office est la gestion des débiteurs.
Cette partie est dédiée au service comptabilité ou la direction, c’est ici que l’on
fait le règlement de tous les clients débiteurs qui ne sont pas sur le rack qui ont
fini leurs séjours et qui sont rentrés.
Quand un client fini son séjour qu’il ne paie pas sur le champ, la réceptionniste
ou le réceptionniste envoyer la facture au back office.

2-1-Menu Factures /règlements

Cette fenêtre nous présente la liste des débiteurs ainsi que les différents
règlements des débiteurs selon la période définie.
Nous pouvons imprimer cette liste ou faire un règlement sur la facture d’un
client.
Pour faire le règlement sur une facture débiteur :
- Double clic sur la ligne de facture en question
- Renseignez la fenêtre ci-dessous

Puis cliquer régler pour valider

2-2- Menu regroupement

C’est un menu qui nous permet de regrouper les différentes factures d’un
débiteur.
2-3- Menu historique séjour
Comme son nom l’indique c’est voir les différents séjours passés des clients sur
une période définie.

2-4- Menu départs

C’est un menu qui nous permet de voir le départ du jour.

2-5- Menu CH gratuits

C’est un état qui nous permet d’imprimer les gratuités faites au niveau de la
vente des chambres sur une période définie.
 2-6- Menu statistique vente
C’est un menu qui nous permet d’évaluer nos ventes sur une période définie
selon un article, un service et une prestation.

Pour le faire vous cliquez sur stat. Vente, vous définissez la

période, vous sélectionnez le type de vente (article, service, prestation) puis
vous cliquez sur actualiser. a droite.

2-7- Menu archive

Ce menu nous permet de voir la liste de toutes les factures passées selon la
période définie. Nous pouvons rechercher une facture passée.
Définissez la période puis cliquez sur actualiser pour la consulter.

2-8- Menu mouchard

C’est un menu qui rapporte les actions ou gestions menées des utilisateurs
dans le système. En d’autres termes c’est un menu espion placé a l’insu des
utilisateurs pour les tracer dans le système.
Pour le savoir vous définissez la période puis vous sélectionné votre utilisateur
et l’action.
 APPLICATION DE CALCUL DE TAXE SUR LA PROFORMA
❖ Ici on a facturé le client en HT, on veut avoir le TTC.
Sachant que on a :
HT=836.82
TVA=18%
TDT=1.50%
Comment faire pour avoir le TTC qui est 1000
- Pour avoir le TTC=1000
On a calculé d’abord la valeur de :
✓ La valeur de la TVA
Valeur TVA= HT*le Tau TVA 18%
Valeur TVA= 836.82*18/100
Valeur TVA=150.63
✓ La valeur de la TDT
Valeur TDT=HT*le Tau TDT 1.50%
Valeur TDT=836.82*1.50/100
Valeur TDT=12.55
Maintenant on peut calculer la TTC
TTC = HT + Valeur TVA + Valeur TDT
TTC = 836.82 + 150.63 + 12.55
TTC = 1000
Une autre méthode pour avoir la TTC
TTC= HT*1.195
TTC=836.82*1.195
TTC=999.999 9 =1000
 ❖ Ici on a facturé le client en TTC, on veut avoir le HT.
Sachant que on a :
TTC=1000
TVA= 18%
TDT= 1.50%
Comment faire pour avoir le HT qui est 836.82
- Pour avoir le HT=836.82
On a calculé d’abord la valeur de :
✓ La valeur de la TVA
Valeur TVA= HT*le Tau TVA 18%
Valeur TVA= 836.82*18/100
Valeur TVA=150.63
✓ La valeur de la TDT
Valeur TDT=HT*le Tau TDT 1.50%
Valeur TDT=836.82*1.50/100
Valeur TDT=12.55
Maintenant on peut calculer le HT
HT = TTC – (Valeur TVA + Valeur TDT)
HT = 1000 – (150.63 + 12.55)
HT = 836.82
Une autre méthode pour avoir le HT
HT=TTC/1.195
HT=1000/1.195
HT=836.82

Calculs comptables
✓ Montant HT = TTC / 1.18
✓ Montant TTC=HT + TVA (Valeur)
✓ Valeur TVA=TTC-HT
✓ Taux TVA = HT X 18%
 APPLICATIONS & REFLEXIONS
EXCERCICE 1 : porté sur le rack.

A- M. Kouamé, pour un problème le concernant se rend dans ladite ville

afin de résoudre le plus vite possible son problème, vu l’ampleur de son
problème qui ne doit pas être résolu sur le champ mais dans 04 jours, M
Kouamé décide de se rendre directement à l’hôtel LES IVOIRES pour se
faire loger afin de trouver une solution à son problème dans les 04 jours
avenir. Ainsi M. Kouamé arrive directement à l’hôtel LES IVOIRES pour se
loger sachant qu’il rentre en chambre à la date du jour (c’est-à-dire il
rentre en chambre a l’instant t dont on parle) et sort dans 04 jours.
1- Comment appelle-t-on le moyen d’enregistrement spontané en chambre
de M. Kouamé ?
2- Application : Faites l’enregistrement en chambre spontanée de M.
Kouamé.

B- 1. M. Sery, pour sa nuit de noce avait passé une réservation de chambre

à l’hôtel LES IVOIRES depuis une semaine dont la date de sa nuit de noce
est prévue pour aujourd’hui donc il arrive à l’hôtel pour son
enregistrement afin d’occuper sa chambre.
1- Comment appelle ton ce moyen d’enregistrement en chambre de M.
Sery ?
2- Application : Faites l’enregistrement en chambre de M. Sery.

B-2. Suite à la réservation faite du groupe NSIA depuis le mois dernier pour
un séminaire de 04 jours à compter de la date du jour, le groupe NSIA fait
son entré à l’hôtel LES IVOIRES pour se faire enregistrer.
1- Comment appelle ton ce moyen d’enregistrement en chambre du
groupe NSIA ?
2- Application : Faites l’enregistrement en chambre du groupe NSIA.

C- Apres l’enregistrement ou l’entré en chambre de M. Sery, il constate que

la climatisation ne fonctionne pas et décide de quitter la chambre pour
une autre chambre de même type que celle qu’il occupe.
1- Comment appelle-t-on cette passation de chambre à une autre
chambre ?
2- Application : Faites passer M. Sery dans sa nouvelle chambre.
D-1. Au terme de son séjour, Madame Adingra passe à la réception pour
déposer sa clé afin de libérer la chambre.
1- Comment appelle-t-on cette étape de libération de chambre ?
2- Application : Faite la libération de la chambre de Madame Adingra.
D-2. Au terme du séminaire du groupe NSIA, le responsable du groupe passe à
la réception pour déposer les différentes clés des séminaristes afin de libérer
les chambres qu’ils ont occupé.
1- Comment appelle-t-on cette étape de libération de chambre du groupe
NSIA ?
2- Application : Faites la libération des chambres du groupe NSIA.
E- M. Koné est attendu aujourd’hui à l’hôtel LES IVOIRES suite à sa réservation
enregistrée la semaine dernière, un moment après, il appelle pour annuler sa
réservation suite à un contre temps qu’il a eu.
• Application : Faites l’annulations de la réservation de M. Koné.
F- Suite au problème de climatisation survenu dans la chambre x qui fait que
cette chambre ne peut pas être vendu pour l’instant, la réceptionniste décide
de bloquer cette chambre jusqu’à ce que la panne soit réglé.
1- Comment appelle-t-on cette étape de blocage de chambre ?
2- Application : Comment bloquer cette chambre ?
G- Le problème de climatisation de la chambre x vient d’être résolu par le
technicien, la réceptionniste décide de mettre cette chambre en bon état afin
de mettre en location.
1- Comment appelle-t-on cette étape de mettre la chambre en bon état ?
2- Application : Comment mettre cette chambre en bon état ?
H- M. Brou qui a séjourné à l’hôtel LES IVOIRES du 01 au 10 du mois passé,
retourne à l’hôtel pour que la réceptionniste lui redonne ou réimprime ses
prestations de cette période.
• Application : Comment tirer ou réimprimer les prestations de M. Brou
pour cette période définie (du 01 au 10 du mois passé) ?
 Exercice 2 : Porté sur les arrhes
M. Touré sachant qu’il allait passer ses vacances au pays décide
d’appeler l’hôtel les IVOIRES pour une réservation de chambre et il verse
un acompte de 500.000f via un transfert électronique.
Application : Faites l’enregistrement de l’acompte déposé par M. Touré.

EXERCICE 3 : porté sur facture

Monsieur Touré de retour au pays pour les vacances à l’hôtel LES IVOIRES
retrouve son ami du primaire M Kouamé qu’il avait perdu tous contact avec lui
depuis le CEPE qui est aussi dans l’hôtel pour un séjour, après leur retrouvaille
les deux se rendent au resto- bar pour consommer. La Consommation de M
Touré (2sucreries + 1plat de kédjénou), la consommation de son amie Kouamé
(1 bière) dont la caissière ajoute sur la facture de chambre de chacun.
1- Application : Comment ajouter les consommations de M Kouamé et de
M. Touré sur leurs factures ?
Le lendemain M Kouame demande à la caissière de transférer la consommation
de son ami M Touré (2 sucreries + 1 plat de kédjénou) sur lui Kouamé sa facture
de chambre.
2- Application : Comment déplacer cette consommation vers la facture de
M. Kouamé ?
B- A la fin du séjour de monsieur Kouamé, il demande à la réceptionniste de
tirer les factures par type de prestation c’est-à-dire :
- Facture hébergement
- Facture Restauration
- Facture Bar (Boissons)
1- Application : Comment créer la facture de chaque type de prestations ?
2- Application : Comment imprimer les factures pour chaque prestation ?
C – Après avoir reçu ses différentes factures il décide alors de régler la facture
de la restauration ainsi que celle du bar au comptant contre espèce.
1- Application : Comment faire le règlement direct des factures
restaurations et du bar de M. Kouamé ?
2- M Kouamé n’ayant plus de liquidité sur lui, mais sachant qu’il avait
déposé une avance (arrhes) lors de sa réservation, il décide d’utiliser ces
avances pour régler la facture hébergement.
Application : Comment faire le règlement de la facture hébergement de
M. Touré en utilisant ses avances ?

Exercice 4 : Types applications

A- Au cours de la journée, la réceptionniste AWA reçoit plusieurs
clients dont certains ont fait des règlements directs et d’autres des
avances ou acomptes :
-M. Kouamé fait un règlement direct sur sa facture
-M. Kouamé le même fait un acompte de réservation
-M. Sery un règlement direct sur sa facture
-Mme Brou règlement direct
-Mlle Hermance un acompte pour location salle de mariage
Son responsable demande à AWA d’imprimer les règlements du jour :
1- Quels sont les clients qui constituent la liste des règlements ?

B- Pour la journée du jour la réceptionniste AWA a la charge de :

-libérer des clients
-faire entrer des clients en chambres
-d’attendre des clients
-s’occuper des clients déjà en chambre.
Application : Le responsable de AWA lui demande d’imprimer la liste
des clients à libérer du jour, la liste des clients attendus ainsi que la
liste des clients déjà en chambre.

C- M. Angaman, le responsable de l’hébergement de l’hôtel LES IVOIRES,

pour satisfaire les clients en séjour qui e chambre le lendemain matin,
appelle la gouvernante à la réception pour lui remettre la liste des
chambres à nettoyer.
Application : Comment imprimer cette liste ?

D- Pour clôturer la journée, la réceptionniste AWA fait le point de la

réception ainsi que celui des autres services afin d’imprimer le
rapport global de la journée qui fait la synthèse de tous les services.
1- De quel rapport s’agit-il ?
2- Application : Comment imprimer ce rapport ?
 3- Application : Comment clôturer la journée ?

Exercice 5 : Questions - Réponses

1- Comment appelle-t-on le tableau de bord du réceptionniste ?
2- Que vous rappelle les couleurs :
a- Bleue sur le rack
b- Rouge sur le rack
c- Verte sur le rack
d- Jaune sur le rack
e- Orange sur le rack
f- Grise sur le rack
g- Blanche sur le rack
3- A quel moment parles-t-on de :
- walk-in
-check-out
-check-in
-déloger
-marquer HS
-marquer propre
-annuler réservation
4- Que signifie le sigle HS ?
5- Que veut dire OQP ?
6- Que signifie les termes Front Office et Back Office ?
7- Comment appelle-t-on le rapport global des activités de la journée ?
Exercice 6 : Porté sur facture proforma
A- Le groupe BICICI appelle la commerciale AYA de l’hôtel LES IVOIRES pour une
proforma en ce qui concerne leur séminaire qui aura lieu au sein de l’hôtel LES
IVOIRES à partir du 01 Mars au 05 Mars. Les besoins énumérés par le groupe
BICICI sont :
-30 Chambres standards pour 05 jours
- 25 Chambres supérieures pour 05 jours
-05 Suites pour 05 jours
-01 salle de 100 places pour 05 jours
-02 pause-café pour 60 personnes pendant 05 jours
-Petits déjeuners (60 personnes) pendant 05 jours
- Eaux en salle 20 packs de 6 bouteilles/pack
1- Suite à la demande du groupe, que doit faire AYA ?
Application : Comment AYA doit transcrire la demande du groupe BICICI en
facture ou devis ?
A- Le ministère des eaux et forêts contacte l’hôtel LES IVOIRES pour un
séminaire portant sur le bilan de fin d’année qui aura lieu du 16 Février
au 20 Février dont l’hôtel renvoie cette tâche à la commerciale pour faire
ces propositions commerciales.
Besoins énumérés par le ministère :
-60 Chambres standards sur 04 jours
-30 Chambres supérieur sur 04 jours
-05 mini-suites sur 04 jours
-05 suite junior sur 04 jours
-01 suite royale pour le ministre sur 04 jours
-01 Salle de 200 places sur 04 jours
-02 pause-café pour 200 personnes sur 04 jours
-Petits déjeuners pour 200 personnes pendant 04 jours
- Eaux en salle 60 packs de 6 bouteilles/pack
Sachant que le ministère des eaux et forêts est exonérer de la TVA et de la
TDT.
Application : Comment la commerciale doit transcrire la demande du ministère
des eaux et forêts en un devis ?