LOGICIEL DE GESTION HOTELIERE
Enregister les réservations des
clients
MODULE DEDIE AUX RECEPTIONNISTES
AVANT-PROPOS
Une réservation de chambre d’hôtel signifie qu’une personne a
contacté un hôtel et a demandé à ce qu’une chambre soit disponible
pour une date spécifique ou pour une période définie. Cela implique un
arrangement ou le client s’assure qu’une chambre lui sera attribuée à
son arrivée, évitant ainsi les mauvaises surprisses. C’est une manière de
garantir qu’une chambre sera disponible pour un séjour a une date
future.
En d’autres termes, une réservation d’hôtel est un accord entre un
client et un établissement hôtelier qui permet au client de s’assurer
qu’une sera disponible et réservée à son nom pour une période
donnée.
Ce module donne accès à :
➢ L’enregistrement de nouvelles réservations,
➢ Tirer les états sur les réservations (voir la liste des différents
types de réservations enregistrés),
➢ Consulter la disponibilité des chambres.
1- L’enregistrement de nouvelles réservations
Il consiste à créer ou à ajouter une réservation dans le système à travers le
planning de réservations.
Le planning de réservation est un tableau qui nous permet d’enregistrer de
nouvelles réservations et de modifier des réservations existantes.
1-1 Présentation de l’interface principale du planning de réservation
1-2 Commentaires du planning
❖ Les dates sont disposées à l’horizontal et s’étendent sur 1 mois.
❖ Les chambres sont disposées à la verticale.
❖ Les couleurs :
• Le vert : c’est le séjour. C’est-à-dire le client occupe la
chambre.
• Le bleu : c’est une réservation simple en cours. C’est-à-
dire le client a réservé sans verser une avance ou un
acompte sur la réservation.
Il n’occupe pas la chambre pour le moment.
• Le rouge : c’est une réservation confirmée. C’est-à-dire le
client a versé un acompte lors de sa réservation ou a
déposé un bon de commande pour confirmer sa
réservation.
Il n’occupe pas la chambre.
❖ Les cellules : Chaque cellule sur le planning correspond à
une nuitée pour le client.
❖ Les flèches de direction : Ils nous permettent de
consulter les réservations antérieures (passées), présentes
(actuelles) et ultérieures (futures).
1-3 Bouton ajouter une réservation
1 Pour enregistrer une nouvelle réservation :
- Cliquez réservation
- Cliquez bouton ajouter une réservation sur le
plannig
- Renseignez la fiche de réservation puis cliquez pour
terminer.
NB : La fiche de réservation a renseigné est composée de 4 parties :
1ere partie, le séjour qui comprend (la date d’arrivée, la date départ, le nombre
de nuits et la segmentation (type de tarif))
2eme partie, le client, ici il s’agit soit de créer le client à travers le bouton
nouveau quand c’est un nouveau client qui na pas son nom
dans la base donnée ou qui n’a jamais séjourné à l’hôtel, soit de sélectionner le
client, quant il s’agit d’un ancien client qui a son nom dans la base de données
en cliquant dans la zone de déroulante
3eme partie, la chambre désirée et rooming, dans cette partie, il s’agit de
sélectionner une chambre pour le client en cliquant sur
4eme partie, commentaire sur rsea , Ici c’est juste mettre saisir les exigences
du client pour qu’on sache comment on doit s’occuper du client. La saisie se font
dans les zones
2- Les contraintes sur réservation
2-1 comment Supprimer une réservation ?
Pour supprimer une réservation, faite clic droit sur la réservation puis
cliquez sur supprimer.
2-2 Comment Modifier une réservation ?
Pour modifier une réservation, placer le curseur de telle sorte qu’il
change de forme à l’extrémité (gauche ou droite) de la réservation.
Maintenez le curseur puis vous tirer en fonction du nombre de jour à
prolonger ou à diminuer.
2-3 comment Déplacer une réservation ?
Pour déplacer une réservation, placez le curseur sur la réservation, puis
maintenez le curseur et envoyez vers la chambre désirée.
2-4 comment Confirmer une réservation ?
Pour confirmer une réservation, nous avons deux possibilités :
❖ 1ère possibilité : lors de l’enregistrement d’une réservation, si
vous voyez apparaître ce message : « souhaitez-vous ajouter un
arrhe ? » alors cliquez sur oui puis renseignez la présente fiche en
choisissant le mode de confirmation (acompte, bon de
commande…), l’instrument de paiement (espèce, cheque…) enfin
saisissez le montant versé et cliquez sur valider.
2ème possibilité : faites un clic droit sur la réservation concernée puis cliquez
sur Confirmer la réservation. Cette action a lieu après que le client ait validé sa
réservation sans confirmer.
NB. Pour supprimer une réservation confirmée, il faut d’abord
annuler la confirmation, en faisant faire un clic droit sur la
réservation confirmée puis cliquez sur annuler.
1-4 Bouton état des résea
C’est un bouton qui nous permet d’imprimer :
➢ La liste des réservations confirmer
➢ La liste des réservations non confirmée
➢ La liste de toutes les réservations créées quel que soit confirmée
ou non confirmée
Pour imprimer :
- Cliquez réservation
- Etats des réservations
- Définir une période
- Faites le tri (toutes les résas ; confirmées ; non confirmées)
- Cliquez afficher
- Enfin cliquer
1-5 Bouton disponibilité
La disponibilité des chambres d'hôtes, comme son nom l'indique, fait référence
au nombre de chambres disponibles à la location dans une chambre d'hôtes à
un moment donné. Cela signifie que si une chambre est disponible, elle peut
être réservée pour une ou plusieurs nuits, sous réserve des conditions
spécifiques de la chambre d'hôtes (par exemple, durée minimale de séjour,
services inclus, etc.).
Pour consulter la disponibilité des chambres il faut :
- Cliquez réservation
- Disponibilité
- Définir la période
- Cliquez
1-6 Les deux flèches analogues
Les deux (2) flèches analogues nous permet de consulter les réservations
antérieurs(passées) ou les réservations futures(devant) .
APPLICATIONS-REFLEXIONS
Exercice 1 : PRATIQUE
Monsieur Traoré appelle à l’hôtel LES IVOIRES pour réserver une chambre de
50.000f pour une durée de 4 jours allant du 16 février au 20 février, sachant
que Monsieur Traoré paie un tarif normal.
Travail à faire :
1-Quel moyen de communication à utiliser monsieur Traoré pour passer sa
réservation ?
2-De quel type de réservation s’agit-il ?
3- Enregistrer la réservation de monsieur Traoré.
A-Vu la nécessité de ce qu’il va faire, un jour après, M. Traoré appelle à
prolonger son séjour de 02 nuitées et aussi décide désormais de venir le 14
février.
1- Comment prolonger la réservation de M. Traoré de deux nuitées ?
2- Comment ramener la date d’arrivée de M. Traoré au 14 février ?
B-Pour des problèmes survenus dans la période d’arrivée (14 Février) de M.
Traoré qui nécessite de faire des travaux dans la chambre choisie pour M.
Traoré, la/le réceptionniste décide de déplacer la réservation de M. Traoré vers
une autre chambre.
• Comment déplacer la réservation de M. Traoré ?
Exercice 2 : PRATIQUE
Madame ANANI se rend à l’hôtel X pour réserver une chambre de 80.000f pour
sa camarade qui vient de l’Europe pour une durée d’une semaine allant du 01
Janvier au 07 Janvier, vu la durée du séjour, Mme ANANI négocie le prix de la
chambre à 70.000f et décide de payer une avance de 200.000f.
Travail à faire :
1-Quel moyen de communication à utiliser par Mme ANANI pour passer sa
réservation ?
2-De quel type de réservation s’agit-il ?
3-Enregistrer la réservation de Mme ANANI.
A-Vu l’état de son emploi du temps qui est chargé, un jour après, Mme ANANI
appelle pour réduire son séjour de 03 nuitées.
1- Comment réduire le séjour (la réservation) de Mme ANANI de trois
nuitées, sachant que la réservation est confirmée à travers une avance
de 200.000f ?
B- Après avoir réduit le séjour de Mme ANANI avec son emploi du temps
chargé, elle décide de ne plus venir. Elle demande par la suite au
réceptionniste de supprimer sa réservation.
• Comment supprimer la réservation de Mme ANANI ?
Exercice 3 : PRATIQUE
A- Le/la directeur(trice) appelle à la réception pour avoir le nombre de
chambres disponibles pour la semaine en cours afin qu’elle puisse accepter la
réservation du groupe INOVATECH pour un séminaire qui aura lieu cette
semaine.
Comment tirer la liste des chambres disponibles pour la période définie par
Le/la directeur(trice) ?
B- Pour la même période Le/la directeur(trice) demande la liste de toutes les
réservations enregistrées confirmées où il y a eu acompte (avance).
• Comment tirer la liste des réservations déjà payer (confirmer)?
C- le/la directeur (trice) appelle la réception pour quelle lui envoie la liste des
réservations annulées pour le mois en cours afin qu’elle puisse remplir son
rapport de fin du mois.
• Comment tirer la liste des réservations annulées pour la période
demandée par la directrice.
Exercice 4 : QUESTIONS - REPONSES
1-comment appelle t’on le tableau de bord des réservations
2- Ou sont situées les chambres sur le tableau de bord des réservations ?
3- Ou sont situées les dates sur le tableau de bord des réservations ?
4- Que vous rappels :
a- La couleur rouge sur le tableau de bord des réservations ?
b- La couleur bleue sur le tableau de bord des réservations ?
c- La couleur verte sur le tableau de bord des réservations ?
d- La couleur noire sur le tableau de bord des réservations ?
5- Quel est le rôle de :
a-La flèche noire qui regarde l’arrière ?
b- La flèche noire qui regarde devant ?
6- Comment appelle-t-on les carreaux qui composent le tableau de bord
des réservations ? Que représentent ces carreaux sur le tableau de bord
des réservations ?
7- Comment tirer l’accusé de réception ou attestation de réservation pour
un client ?
Exercice 5 : DIALOGUE ET TRANSCRIPTION ENTRE LE RECEPTIONNISTE ET LE
CLIENT
Réceptionniste : Bonjour Monsieur, puis-je vous aider ?
Client : Bonjour ! Oui, je voudrais réserver une chambre s’il vous plait.
Réceptionniste : Laissez-moi consulter la disponibilité des chambres s’il vous
plait.
Client : Ok pas de souci.
Réceptionniste : Oui bien sûr, nous avons des chambres disponibles ! Pour
combien de personnes s’il vous plait ? Et combien de jours ?
Client : Une seule, pour 04 jours.
Réceptionniste : Une seule… Tout à fait Monsieur, Je vous propose une
chambre classique à 50.000f la nuitée et une chambre supérieure à 60.000f la
nuitée également.
Client : D’accord ! Quelle est la différence entre ces deux chambres ?
Réceptionniste : La chambre supérieure dispose d’une capacité plus grande et
l’équipement multimédia qui s’y trouve est plus complet.
Client : Très bien, je vais prendre une chambre supérieure.
Réceptionniste : Une supérieure ! Votre nom s’il vous plait Monsieur.
Client : Je me nomme Pascal.
Réceptionniste : Monsieur Pascal puis-je avoir une pièce d’identité ?
Client : Bien sûr ! Voici.
Réceptionniste : Puis-je vous proposer le menu de notre restaurant au cours de
votre séjour ?
Client : Je veux bien s’il vous plait.
Réceptionniste : Monsieur vous aurez droit à petit déjeuner offert par l’hôtel X
pendant votre séjour de 07h à 10h
Client : Super ! Merci !