Es asegurarse que los objetivos se alcancen de acuerdo
al plan establecido, con la posibilidad de ajustar esas normas.
El control es una etapa primordial de la administración,
pues aunque una empresa cuente magníficos planes, una
estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el
plan no se podrá realizar si no se lleva un control eficiente.
En primer lugar, se debe llevar a cabo un
proceso de supervisión de las
actividades realizadas.
En segundo lugar, deben existir
estándares o patrones
establecidos para determinar posibles
desviaciones de los resultados.
En un tercer lugar, el control permite la
corrección de errores, de posibles
desviaciones en los resultados o en las
actividades realizadas.
Y en último lugar, a través del proceso de
control se debe planificar las actividades y
objetivos a realizar, después de haber
hecho las correcciones necesarias.
El control se
enfoca en evaluar
y corregir el
desempeño de las
actividades de los
subordinados para
asegurar que los
objetivos y planes
de la organización
se están llevando a
cabo.
Se establecen medidas correctivas
encaminadas al logro de los
objetivos.
Se da en todas las demás funciones
administrativas.
Determinamos y analizamos las
causas que en el futuro puedan
originar algún tipo de problema.
Nos da la posibilidad de reducir
costos y tiempo al verificar los
errores.
Este tipo de control tiene
lugar antes de que
empiecen las operaciones
e incluye la creación de
políticas, procedimientos
y reglas diseñadas para
asegurar que las
actividades planeadas
serán ejecutadas con
propiedad. En vez de
esperar los resultados y
compararlos con los
objetivos es posible
ejercer una influencia
controladora limitando las
actividades por
adelantado.
Por ejemplo,
Un gerente de ventas de una
determinada tienda puede tener la política de
que todo cambio en el precio, respecto a los
precios publicados, debe ser autorizados por
escrito por el gerente, es decir, a ningún
vendedor de campo se le permite que altere
algún precio. Con esto se puede observar que
el gerente de ventas lleva un control en su
departamento a través de las políticas
existentes, cuyos empleados deben cumplir
para un mayor funcionamiento del mismo.
Este tipo de control
tiene lugar durante la fase
de la acción de ejecutar los
planes e incluye la
dirección, vigilancia y
sincronización de las
actividades según ocurran,
en otras palabras, pueden
ayudar a garantizar que el
plan será llevado a cabo en
el tiempo específico y bajo
las condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control
concurrente es la supervisión directa.
Cuando un administrador supervisa las
acciones de un empleado de manera directa,
el administrador puede verificar de forma
concurrente las actividades del empleado y
corregir los problemas que puedan
presentarse.
Por ejemplo, la mayor parte de las
computadoras están programadas para
ofrecer a los operadores respuestas
inmediatas si se presenta algún error. Si se
introduce un comando equivocado, los
controles del programa rechazan el comando
y todavía así pueden indicarle por qué es el
error.
Este tipo de control se enfoca sobre
el uso de la información de los resultados
anteriores para corregir posibles
desviaciones futuras de estándar
aceptable.
El control de retroalimentación
implica que se han reunido algunos datos,
se han analizado y se han regresado los
resultados a alguien o a algo en el proceso
que se está controlando de manera que
puedan hacerse correcciones.
Por ejemplo, se tiene una empresa que
tiene 3 sucursales distribuidas por todo el
país: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El
gerente general ha detectado que la sucursal
A tiene serios problemas financieros, mientras
que sus otras dos sucursales están
funcionando correctamente. Es aquí cuando el
gerente debe decidir si esta información es
causa suficiente para cerrar dicha sucursal o
deberá cambiar las estrategias que han
venido implementando.
El control tiene muchas áreas
de desempeño, todos los
departamentos en los que se divide una
organización necesitan ser
controlados, por lo tanto, las áreas de
desempeño dependen de los
departamentos existentes en la
empresa.
Entre las áreas del control dentro de
una organización se tienen:
Dentro del área de producción
Se encuentra el control de calidad. Este consiste
en la verificación de la calidad (peso, resistencia,
consistencia, color, sabor, entre otros) para asegurar que
cumplen con algunas normas preestablecidas.
Es posible que este sea necesario en uno o varios
puntos, desde el inicio, proceso y todas las etapas hasta
el producto final. La detección temprana de una parte o
proceso defectuoso puede ahorrar el costo de más
trabajo en el producto.
También existe el control de información.
Para contribuir a la buena toma de decisiones
del administrador se debe tener una información
precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta
manera, la organización debe poseer sistemas
tecnológicamente actualizados y eficaces ya que estos
pueden contribuir a corregir un problema con mayor
prontitud
Dentro de una empresa debe existir otro
tipo de control, como es el control de costo.
Una de las labores de un buen administrador está el
ahorrar en costos es decir, no acarrear elevados
gastos en la producción. El control de costo consiste
en buscar la causa por la que se presentan
desviaciones en los costos estándar por unidad. El
gerente puede hacerse diferentes preguntas: ¿Se
han incrementado los precios de los materiales?,
¿Se utiliza la mano de obra de manera eficiente?,
¿Necesitan los empleados capacitación adicional?.
La alta administración debe identificar en qué
puntos radica el control.
ESTABLECIMIENTOS DE ESTANDARES
un estándar es una unidad de medida que sirve
como modelo o patrón sobre el cual se efectúa el
control.
MEDICIÓN DE RESULTADOS
En esta etapa se van a medir los resultados con lo
ejecutado.
CORRECION
La utilidad concreta y tangible del control está en
la acción correctiva para integrar las desviaciones
en relación con los estándares.
RETROALIMENTACION
Se analicen los resultados del procedimiento, en
busca de no cometer los errores del pasado.