Tutorial del Sistema de
Afiliación Transaccional
“Mi Seguridad Social”
¿Qué es Mi Seguridad Social?
Es un portal creado con el propósito de facilitar a los ciudadanos la
afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y, a los
afiliados, el reporte de sus novedades. Usted como afiliado tiene
disponible la consulta del estado actual de su afiliación, el historial de
inscripciones que haya realizado a diferentes EPS, el reporte de
traslado para usted y todo su grupo familiar, la inclusión y exclusión de
beneficiarios, la actualización de datos complementarios y del
documento de identidad, entre otras.
Por su parte las empresas, entidades, instituciones públicas y privadas
y las personas naturales, pueden registrar el rol de empleador persona
jurídica y rol empleador persona natural respectivamente. Una vez se
realice el registro, los empleadores podrán actualizar información y
reportar novedades de régimen contributivo; las EPS e IPS tendrán la
opción de reportar novedades de afiliación, consultar información de
sus afiliados y actualizar su información como EPS. La Superintendencia
Nacional de Salud podrá registrar medidas preventivas y excepciones al
tiempo mínimo de permanencia.”
A. REGISTRO DE CIUDADANO
Paso 1. Registro de datos básicos
¿Qué son los datos básicos?
Es la información correspondiente a los
datos que aparecen en su documento de
identidad como: el tipo y número de
documento, nombre completo, fecha de
nacimiento entre otros, y que se
escriben en este formulario para ser
comparados y validados con lo que
reportan nuestras fuentes de referencia.
Paso 2. Validación de identidad
¿En qué consiste el proceso de validación de identidad?
El sistema muestra en pantalla, de manera aleatoria, una serie de preguntas personales,
laborales y/o de su afiliación al Sistema General de Seguridad Social, cuya respuesta conoce
únicamente el afiliado. Tenga presente que si no da el mínimo de respuestas correctas, el
sistema le pedirá volver a intentarlo o lo bloqueará por 24 horas.
Paso 3. Registro de información de contacto
¿Qué información puede registrarse cómo
datos de contacto?
Debe registrar los datos a los que
desea llegue la información tanto del
Sistema. Tenga en cuenta que, por el
momento, el medio de comunicación será
su correo electrónico, por esto es
importante que registre uno único,
válido y de uso personal.
Paso 4. Creación de usuario
¿Cómo saber si su usuario ha sido creado?
Al haber completado exitosamente los pasos anteriores en el proceso de registro, el sistema le
indicará a que correo ha sido enviado el usuario y el proceso de asignación de contraseña.
Verifique la bandeja e entrada y el spam o correo no deseado, en caso de que la información no
haya llegado, inicie el proceso de registro nuevamente y verifique haber ingresado
correctamente su correo electrónico.
INGRESO AL
SISTEMA
¿Cómo ingreso al sistema
¿Cómo ingreso al sistema?
Seleccione “Ingreso” en la parte superior
derecha. Posteriormente seleccione la
abreviatura de su tipo de documento y
escriba el número que lo identifica, luego
ingrese su contraseña y seleccione la
opción “No soy un robot” para que el
sistema haga la verificación
correspondiente.
Seleccione el rol
¿Qué es el rol?
En el sistema, a parte de los afiliados, también pueden reportar y consultar información las empresas,
EPS, IPS y otras entidades del estado. El rol corresponde a la persona, empresa o entidad con la que
va a actuar en el sistema. Para el caso de los afiliados y no afiliados es el de “persona
natural”
B. REGISTRO DE ROL EMPLEADOR
B1. REGISTRO DE ROL EMPLEADOR
PERSONA JURÍDICA
Paso 1. Registro de datos básicos del
rol empleador persona jurídica
¿Qué es un rol empleador persona jurídica?
Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer
obligaciones, y de ser representada judicial y extrajudicialmente.
Se clasifica en: Sociedad Limitada, Empresa Unipersonal,
Sociedad Anónima, Sociedad Colectiva, Sociedad Comandita
Simple, Sociedad Comandita por Acciones y Empresa
Asociativa de trabajo.
¿Quién puede realizar el registro del rol empleador persona jurídica?
El Representante Legal Principal es la única persona facultada y
autorizada para realizar el registro del rol empleador persona
jurídica
¿Quién es el Representante Legal Principal?
Para Mi Seguridad Social, el representante legal principal es la
persona inscrita como tal en las entidades correspondientes y
que tiene facultades para actuar en nombre d un empleador.
Paso 2. Registro de datos básicos del
rol empleador persona jurídica
En caso de que la información
que usted este registrando no
coincida con la reportada en
nuestras fuentes de referencia,
deberá adjuntar el documento que
lo acredita a usted como
representante legal y de soporte a
la existencia de la persona
jurídica.
Es importante que el NIT lo
escriba sin puntos ni comas y
que en cada uno de los
campos verifique que no
existan espacios al principio o
al final.
Paso 2. Registro del delegado
¿Quién es el delegado?
Es el usuario autorizado por el
representante legal principal
para tener y realizar las mismas
acciones dentro de Mi
Seguridad Social.
Paso 3. Registro de información de contacto de
la persona jurídica
B2. REGISTRO DEL ROL EMPLEDOR
PERSONA NATURAL
Paso 1. Registro de información de
contacto
¿Qué es un rol empleador persona natural?
Es aquella que ejerce esta actividad de
manera habitual y profesional a
título personal y asume todos los
derechos y obligaciones de la
actividad comercial que ejerce.
¿Quién puede realizar el registro del
rol empleador persona natural?
El registro del rol empleador persona
natural, debe ser realizado por el mismo
ciudadano que quiere habilitarse como rol
empleador persona natural
C. NOVEDADES DE AFILIACIÓN
C1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS
COMPLEMENTARIOS
Paso 1. Actualizar de datos
complementarios
¿Cuáles son los datos complementarios?
Corresponden a la información referente a: Etnia, factor RH, grupo sanguíneo, y a los datos de
ubicación del afiliado. En caso de tener beneficiarios podrá actualizar la misma información
dando “Siguiente“, de lo contrario continúe con el reporte de la novedad.
¿ Cuántas veces se puede actualizar los datos complementarios?
Si lo requiere, los datos complementarios podrán ser actualizados o modificados una vez cada tres
meses. Una vez realice la modificación, los datos ya serán mostrados para su consulta más no
para su actualización.
Paso 2. Declaraciones y
autorizaciones
¿Qué son las declaraciones y autorizaciones?
Son manifestaciones que usted hace frente al Sistema General de Seguridad Social para el manejo de datos
de todo el grupo familiar y como requisito para las novedades que usted reporta. El sistema le indicará
aquellas que son obligatorias para poder continuar. Tenga presente que esta pantalla se muestra para todas y
cada una de las novedades que usted reporta a través del sistema.
Paso 3. Confirmación del resumen de novedad
El resumen de novedad corresponde al consolidado de información que ha registrado durante el reporte de la
novedad. Una vez usted verifique todos los datos podrá confirmar la novedad o rechazarla en caso de presentar
inconsistencias en la información. Si rechaza el formulario la novedad no será reportada y usted deberá iniciar
nuevamente el reporte de la novedad. Tenga en cuenta revisar la fecha de efectividad de su novedad en la parte superior
derecha del formulario.
C2. ACTUALIZACIÓN DE
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
Paso 1. Elegir el afiliado
¿Cómo saber que tiene pendiente la actualización
del documento de identidad?
En el momento que usted vaya a reportar
alguna otra novedad, el sistema le indicará que
primero debe hacer una actualización de
documentos de identidad. Tenga presente que
para continuar con cualquier reporte, es
necesario que haga la actualización solicitada.
De igual forma podrá entrar por la opción
“Novedades de afiliación” – “Actualización de
documento de identidad”
¿A quién debe actualizarle el documento de identidad?
La actualización debe realizarla para los integrantes del grupo familiar que dada su edad cambiaron de tipo
y/o número de documento. Tenga presente que el sistema le indica que campos debe diligenciar
dependiendo del documento que vaya a actualizar.
Paso 2. Actualizar el documento de
identidad
Paso 3. Adjuntar el documento
¿Qué documento debo adjuntar?
En algunos casos el sistema le solicitará adjuntar el
nuevo documento de identidad. Recuerde adjuntarlo
completo, por ambos lados si aplica, y legible. El
sistema le permitirá cargar archivos con peso máximo
de 1MG y en formato PDF, JPG o PNG.
Paso 4. Declaraciones y autorizaciones
¿Qué son las declaraciones y autorizaciones?
Son manifestaciones que usted hace frente al Sistema General de Seguridad Social para el manejo de datos
de todo el grupo familiar y como requisito para las novedades que usted reporta. El sistema le indicará
aquellas que son obligatorias para poder continuar. Tenga presente que esta pantalla se muestra para todas y
cada una de las novedades que usted reporta a través del sistema.
Paso 5. Confirmación del resumen de novedad
El resumen de novedad corresponde al consolidado de información que ha registrado durante el reporte de la
novedad. Una vez usted verifique todos los datos podrá confirmar la novedad o rechazarla en caso de presentar
inconsistencias en la información. Si rechaza el formulario la novedad no será reportada y usted deberá iniciar
nuevamente el reporte de la novedad. Tenga en cuenta revisar la fecha de efectividad de su novedad en la parte superior
derecha del formulario.
D. NOVEDADES DE BENEFICIARIOS
D1. INCLUSIÓN DE BENEFICIARIOS
Paso 1. Actualización de datos complementarios
¿Cuáles son los datos complementarios?
Corresponden a la información referente a: Etnia, factor RH, grupo sanguíneo, y a los datos de
ubicación del afiliado. En caso de tener beneficiarios podrá actualizar la misma información
dando “Siguiente“, de lo contrario continúe con el reporte de la novedad.
¿ Cuántas veces se puede actualizar los datos complementarios?
Si lo requiere, los datos complementarios podrán ser actualizados o modificados una vez cada tres
meses. Una vez realice la modificación, los datos ya serán mostrados para su consulta más no
para su actualización.
n.
Paso 2. Datos del beneficiario
¿Qué beneficiarios puede incluir en su
grupo familiar?
Los beneficiarios que puede incluir en
su grupo familiar son los
establecidos en el Decreto 780 de
2016, Artículo [Link] Composición
del núcleo familiar. Tenga en cuenta
que estos beneficiarios pueden ser
personas totalmente nuevas en el
SGSSS o afiliados provenientes de
otro grupo familiar. Estos últimos
quedarán incluidos a partir del
primer día del mes siguiente.
¿ Quienes son beneficiarios adicionales?
Son aquellos parientes con hasta cuarto grado de consanguinidad y/o segundo de afinidad mayores de 25 años
con dependencia económica del cotizante. Al incluir este tipo de beneficiarios debe pagar mensualmente la
UPC correspondiente y tenerlo en su grupo familiar, como mínimo, durante un año
Paso 3. Declaraciones y autorizaciones
¿Qué son las declaraciones y autorizaciones?
Son manifestaciones que usted hace frente al Sistema General de Seguridad Social para el manejo de datos
de todo el grupo familiar y como requisito para las novedades que usted reporta. El sistema le indicará
aquellas que son obligatorias para poder continuar. Tenga presente que esta pantalla se muestra para todas y
cada una de las novedades que usted reporta a través del sistema.
Paso 4. Confirmación del resumen de novedad
El resumen de novedad corresponde al consolidado de información que ha registrado durante el reporte de la
novedad. Una vez usted verifique todos los datos podrá confirmar la novedad o rechazarla en caso de presentar
inconsistencias en la información. Si rechaza el formulario la novedad no será reportada y usted deberá iniciar
nuevamente el reporte de la novedad. Tenga en cuenta revisar la fecha de efectividad de su novedad en la parte superior
derecha del formulario.
D2. EXCLUSIÓN DE BENEFICIARIOS
Paso 1. Actualización de datos complementarios
¿Cuáles son los datos complementarios?
Corresponden a la información referente a: Etnia, factor RH, grupo sanguíneo, y a los datos de
ubicación del afiliado. En caso de tener beneficiarios podrá actualizar la misma información
dando “Siguiente“, de lo contrario continúe con el reporte de la novedad.
¿ Cuántas veces se puede actualizar los datos complementarios?
Si lo requiere, los datos complementarios podrán ser actualizados o modificados una vez cada tres
meses. Una vez realice la modificación, los datos ya serán mostrados para su consulta más no
para su actualización.
Paso 2. Seleccionar el beneficiario
¿Cuáles beneficiario puede excluir de su grupo familiar?
Al lado derecho del nombre de cada uno de sus beneficiarios aparecerá un mensaje
indicándole si este puede ser excluido o no. Para conocer la razón de no poder
excluir un beneficiario en específico, seleccione la opción “Ver detalle”
Paso 3. Declaraciones y autorizaciones
¿Qué son las declaraciones y autorizaciones?
Son manifestaciones que usted hace frente al Sistema General de Seguridad Social para el manejo de datos
de todo el grupo familiar y como requisito para las novedades que usted reporta. El sistema le indicará
aquellas que son obligatorias para poder continuar. Tenga presente que esta pantalla se muestra para todas y
cada una de las novedades que usted reporta a través del sistema.
Paso 4. Confirmación del resumen de novedad
El resumen de novedad corresponde al consolidado de información que ha registrado durante el reporte de la
novedad. Una vez usted verifique todos los datos podrá confirmar la novedad o rechazarla en caso de presentar
inconsistencias en la información. Si rechaza el formulario la novedad no será reportada y usted deberá iniciar
nuevamente el reporte de la novedad. Tenga en cuenta revisar la fecha de efectividad de su novedad en la parte superior
derecha del formulario.
D3. SOLICITUD DE EXCLUSIÓN
COMO CÓNYUGE O COMPAÑERO
PERMANENTE
Paso 1. Adjuntar el documento
¿Qué documento debo adjuntar?
Para solicitar de manera correcta su exclusión del grupo familiar como cónyuge o
compañero permanente cotizante, es necesario que adjunte el documento que acredita la
pérdida del parentesco. Recuerde adjuntar el documento completo y legible. Tenga presente
que la exclusión se hace efectiva el primer día del mes siguiente siempre y cuando la EPS
apruebe el documento que usted adjuntó.
E. BUZÓN DE DOCUMENTOS
Paso 1. Adjuntar el documento
¿Qué documentos puedo adjuntar con posterioridad?
Puede adjuntar con posterioridad aquellos documentos, que por caso fortuito de
fuerza mayor, usted no adjunto de manera inmediata en la inclusión de
beneficiarios. Esta opción estará siempre disponible para usted. Tenga presente que
para evitar la suspensión de sus beneficiarios deberá adjuntar los soportes
solicitados a la brevedad posible.