GESTIÓN DE COMPRAS

COMPRAS: Son todos aquellos actos debidamente organizados

mediante la cual se materializan las necesidades de
abastecimiento
Compras es un término utilizado en la industria para identificar
las actividades destinadas a obtener materiales, suministros y
servicios.
En un sentido estricto, las metas de compras implican definir la
necesidad, seleccionar el proveedor, acordar un precio aceptable,
elaborar el contrato y gestionar adecuadamente para asegurar una
entrega adecuada.

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 GESTIÓN DE COMPRAS

ABASTECIMIENTO: Es la función logística mediante la cual se

realiza el proceso para proveer a una empresa de todo el material,
materia prima e insumos para su óptimo funcionamiento.

FINALIDAD DE LAS COMPRAS:

Es adquirir los materiales, herramientas, maquinarias, insumos,
etc. en la calidad adecuada y en las cantidades necesarias a un
mínimo costo.

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 OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE COMPRAS

• Establecer de antemano las cantidades de productos a comprar, para

colocar las órdenes de compra en la debida oportunidad.
• Evitar el desabastecimiento de productos, ya sea para la continuidad de la
producción o el desabastecimiento del mercado por la falta de productos
terminados o de productos semi-elaborados (en caso de que sea empresa
que vende insumos industriales).
• Negociar con la debida anticipación, los precios, condiciones de pago y
servicio de atención que nos darán los proveedores.
• Asegurar la calidad de los materiales, materia prima e insumos solicitados
• Dar a conocer a los encargados de las bodegas (Almacenes) las cantidades
que se manejarán en el año y se puedan establecer las necesidades de
espacio para el almacenaje de materiales o productos.

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 ¿QUÉ DEBEMOS SABER?
¿Qué comprar?

¿Cuánto comprar?

¿Cuándo
comprar?

¿Cómo comprar?

¿Dónde comprar?
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 ¿Qué comprar?
• Las MP e insumos de producción se compran
de acuerdo a especificaciones o a necesidades
de la empresa

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 ¿Cuánto comprar?
• Depende del nivel de demanda, necesidades
de producción, descuentos y bonificaciones de
proveedores, niveles de inventario actuales,
tipo de sistema de inventario empleado y de
los niveles de servicio que se desea ofrecer a
especificaciones o a necesidades de la
empresa

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 ¿Cuándo comprar?
• Depende de las fechas en que las necesidades
de producción han sido establecidas, niveles
de inventario actuales, tipo de sistema de
inventario empleado y de los niveles de
servicio que se desea ofrecer a
especificaciones o a necesidades de la
empresa y/o del mercado

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 ¿Cómo comprar?
• Depende de la economía de los bienes o
servicios a adquirir, personalización de los
mismos y de su volumen
• Se compra por teléfono, fax, mail, cara a cara,
pool de compras, compras concentradas o por
región y en todo caso uso de JIT

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 ¿Dónde comprar?
• Selección del lugar de adquisición (nacional o
internacional), búsqueda, selección, registro y
evaluación de proveedores
• Usar como apoyo la clasificación ABC y
softwares de apoyo

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GESTIÓN DE COMPRAS

PRODUCCION
ALMACEN
FINANZAS (BODEGA)
(TESORERIA)

CONTROL DE
COMPRAS
TRANSPORTE CALIDAD

MERCADEO

AGENTE
PROVEEDORES ADUANAS
ADUANAL
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0
TIC Y GESTIÓN DE COMPRAS

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1
 PROCESO DE COMPRA

Planificación de las compras. Consiste en hacer un

estudio anticipado de las necesidades para estar
preparado antes de que surja la necesidad.
·
Análisis de las necesidades. El departamento de
compras recibe los boletines de solicitud de materiales
y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su
gestión.
·
Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso
obligado para evitar tomar decisiones que puedan
afectar a la economía de la empresa.
·
Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas
las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas,
compararlas y examinarlas.

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 PROCESO DE COMPRA
Selección del proveedor. Los factores que se comparan
durante la fase de selección son el precio, la calidad, las
condiciones y las garantías personales de la empresa que
suministrará el producto.
·
Negociación de las condiciones. Durante esta fase se
comentan y especifican algunos puntos de la oferta que
pueden ser negociables.
·
Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor
llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que
comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o
pedido en firme).
·
Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para
verificar que hemos recibido todo el material solicitado,
que se corresponde a las características detalladas en el
pedido y que se han suministrado a tiempo.
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 Principios básicos de las compras
A. Las prácticas en el mundo de las compras deberán sujetarse a las necesidades
particulares de la empresa, sea ésta comercial, industrial o de servicios.
B. Las compras deberán hacerse basándose en un examen minucioso de
las
características de las mercancías y los servicios ofrecidos por los proveedores.
C. El acuerdo de lo que se haya de comprar y cuál sea el momento de hacerlo, lo
toma el comprador con pleno conocimiento de los precios y las tendencias
del mercado, así como del estado de la oferta y la demanda.
D. Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones
más ventajosas para una misma calidad, cantidad, condiciones de entrega,
condiciones de pago y servicios postventa.
E. El comprador ha de ser capaz de pronosticar la evolución futura del
mercado.
 PLANEACION Y ESTRATEGIAS DE COMPRAS

La planeación estratégica permite visualizar claramente los

objetivos del área así como las estrategias que permitan un
mejor manejo de la gestión de compras. Por ello debemos
preguntarnos:
PLANEACION Y ESTRATEGIAS DE COMPRAS
PLANEACION Y ESTRATEGIAS DE COMPRAS
PLANEACION Y ESTRATEGIAS DE COMPRAS
 PLANEACION Y ESTRATEGIAS DE COMPRAS
Ciclo de aprovisionamiento
 PLANEACION Y ESTRATEGIAS DE COMPRAS

Pronóstico: predicción, presagio, vaticinio, etc.

• En compras se trata de predecir cual será el futuro de un
mercado donde se van a adquirir los productos necesarios
para que la empresa pueda operar.
• Es un proceso para predecir un evento futuro.
• Base primordial para las decisiones de negocios:
– Ventas
– Compras
¿¿??
– Inventarios
– Otros
 TIPOS DE PRONÓSTICOS POR HORIZONTE DE
TIEMPO
• Pronóstico a corto plazo
– Hasta 1 año (Operación corriente)
– Operaciones de un ejercicio: Ventas, Compras, Inventarios,
etc.
• Pronóstico a largo plazo
– Generalmente a cinco años
– Ventas del quinquenio, Planeación de producto nuevo, etc.

CORTO PLAZO LARGO PLAZO

-Tienden a ser más exactos que los -Generalmente se preparan para 5
pronósticos a largo plazo. años como mínimo.
-Para su establecimiento se emplea - Se actualizan cada año que pasa,
metodología diferente a la de largo por los cambios del entorno.
plazo. 1
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 Tipos de Pronósticos
• Pronósticos Económicos
– Abordan el ciclo del negocio, i.e., índice de inflación,
suministros de dinero etc.
• Pronósticos Tecnológicos
– Se refieren a los índices de progreso tecnológico
– Predicen la aceptación de un nuevo producto
• Pronósticos de la demanda
– Predicen ventas de los productos existentes
 Siete Pasos en el Sistema de Pronósticos

• Determinar el uso del pronóstico

• Seleccionar los artículos que se deben pronosticar
• Determinar el horizonte de tiempo del pronóstico
• Seleccionar los modelos de pronósticos
• Reunir los datos
• Obtener el pronóstico
• Validar e implementar los resultad os
Métodos para establecer pronósticos:

Uno de estos métodos se basa en datos históricos del

comportamiento que han tenido las compras. Se utilizan
técnicas estadísticas.

En otros métodos se incluyen actividades tales como la

investigación de mercados, los estudios de intenciones o
hábitos de consumo de los clientes, la correlación con
indicadores económicos, otra información que se pueda
tener de los vendedores o distribuidores de nuestros
productos.
 UTILIZANDO DATOS ESTADISTICOS

Tendencia Cíclico

Estacional Aleatorio
 PRONÓSTICOS

Relacionado con el método estadístico, los datos históricos

pueden ser analizados con relación a seis componentes
importantes que son los siguientes:

1) Consumo promedio por período

2) Variaciones estacionales
3) Tendencias
4) Variaciones cíclicas
5) Variaciones aleatorias y
6) Auto-correlación
 PLANEACION Y ESTRATEGIAS DE COMPRAS

PRONÓSTICOS

1. El consumo promedio se calcula dividiendo el consumo total entre el

número de períodos.
2. Las variaciones estacionales muestran cambios regulares que
acontecen de forma recurrente en ciertas épocas del año.
3. Las variaciones cíclicas se refieren a aquellos cambios provocados
por factores externos, tales como el estado de la economía, la situación
de guerra o de paz y la tasa de inflación, pero también podrían ser de
duración más corta y más difíciles de identificar
4. Las variaciones aleatorias son aquellas que aún existen después de
haber tomado en cuenta los factores de variaciones estacionarias, de
tendencia y cíclicas. Cuando no sea aparente la razón para alguna
variación, el resultado podrá deberse al simple azar.
5. La auto-correlación describe aquella característica que señala que
cualquier variación en consumo en un período determinado se ve
afectada por el consumo de los períodos anteriores.
 PLANEACION Y ESTRATEGIAS DE COMPRAS

PLAN DE COMPRAS

Es el programa de compras a realizar en un período

determinado, ya sea de materias primas y materiales,
productos terminados y otros.
Todo esto se inicia estableciendo volúmenes o cantidades de
productos a comprar, a los cuales se les aplica el precio
estimado que los proveedores van a cobrar.

Este plan valorizado se convierte en el Presupuesto de

Compras, el cual se integra al Presupuesto General de la
empresa. Toda esta información está contemplada por
cuotas mensuales, por cada uno de los ítems que se van a
necesitar que estén en la compañía para proceder, ya sea a
producir bienes para la venta o para vender y atender el
mercado.
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Determinación de las compras.

La operación denominada Explosión de Materiales consiste

en “desmenuzar”, en base a las fórmulas de producción, las
cantidades de producto terminado que se va a vender. Las
empresas que tienen sistema computarizado, tienen esas
fórmulas registradas en el computador y esta labor de explosión
se le facilita al departamento, pues se logra obtener el dato en
cuestión de minutos.
El resultado es que se tienen cantidades (volúmenes) de
materias primas, material de empaque, ingredientes y otros
que serán utilizadas en la producción de la mercadería.
Al combinar inventarios iniciales, consumos en producción y el
inventario final (que podría ser el inventario de seguridad),
resultan las cantidades a comprar en el año.
Combinando los datos mensuales, se llega a tener el programa
de compras por mes.
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 MRP I
• El MRP I o Planificación de necesidades de
Materiales, es un sistema de planificación de
la producción y de gestión de stocks que
responde a las preguntas:
• ¿QUÉ?
• ¿CUÁNTO?
• ¿CUÁNDO?
• Se debe fabricar y/o aprovisionar.
 Técnicas Clásicas M.R.P
- Tipo de demanda Independiente Dependendiente
(aleatoria). (predeterminada).
Pronóstico en base a Explosión de las
- Determinación de la la demanda necesidades en base al
demanda. histórica. Plan Maestro de
Producción.
- Tipo de artículos Productos finales y Partes y componentes de
piezas de repuesto. un producto final
- Base de los pedidos Reposición Necesidades
Necesario para paliar Tiende a desaparecer
- Stocks de seguridad la aleatoriedad de la salvo en los productos
demanda. finales.
Satisfacción del Satisfacción de las
- Objetivos directos cliente. necesidades de
producción.
 Tipos de demanda
• Demanda Independiente
Se entiende por demanda independiente aquella que se genera a
partir de decisiones ajenas a la empresa, por ejemplo la demanda de
productos terminados o refacciones
• Demanda Dependiente
Es la que se genera a partir de decisiones tomadas por la propia
empresa, por ejemplo aún si se pronostica una demanda de 100
coches para el mes próximo (demanda independiente) la Dirección
puede determinar fabricar 120 este mes,
Para lo que se precisaran 120 carburadores , 120 volantes, 600
ruedas,.... ,etc. La demanda de carburadores, volantes, ruedas es una
demanda dependiente de la decisión tomada por la propia empresa
de fabricar 120 coches.
 Plan
agregado
del
producto Pronósticos
Pedidos
demanda
clientes
clientes
conocidos
aleatorios

Programa
maestro de
Cambios de Movimientos
ingeniería producción de inventarios
(MPS)

Planeación de
los
requerimiento Registros
Estructuras
s de de
del producto
materiales inventarios
(MRP)

Informes de prod. Informes secundarios:

primarios: Informes de
Programa de pedidos excepción, inf. Para
planeados para planeación, inf. Para
control de inventarios control del
y de producción desempeño
 Funcionamiento del MRP
• Un sistema MRP sólo lanzará un reaprovisionamiento de H cuando esté
prevista la fabricación de P, la mayor parte del tiempo el stock de H será
reducido (cuando no nulo), y sólo alcanzará un valor apreciable
inmediatamente antes de que dicha componente vaya a necesitarse para
fabricar P.

Entradas al sistema MRP

 El plan maestro de producción, el cual contiene las cantidades y fechas en que han
de estar disponibles los productos de la planta que están sometidos a demanda
externa (productos finales)

 El estado del inventario, de cada referencia que están disponibles o en curso de

fabricación. En este último caso ha de conocerse la fecha de recepción de las
mismas.

 La lista de materiales, que representa la estructura de fabricación en la

empresa.
 Información actualizada para el MRP
• Para cada referencia o item
– Existencia inicial
– Cantidades comprometidas
– Cantidades y fechas de recepción de órdenes en
proceso
– Stock de seguridad
– Tamaño de lotes
– Plazos de abastecimiento / tiempos de entrega
Características adicionales del MRP II
Beneficios del MRP II
MRP y JIT