El OFICIO
DEFINICIÓN DE OFICIO
Se designa con el término de oficio a aquel documento,
generalmente utilizado por embajadas, ministerios,
municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y
que tiene como finalidad la comunicación de
disposiciones, órdenes, informes, consultas y por otro
lado, para llevar a cabo gestiones vinculadas con
acuerdos, invitaciones, de felicitación, colaboración
y agradecimiento ,entre las más recurrentes. Es decir,
como se desprende de la definición, un oficio resulta ser
uno de los medios más formales de comunicación a
instancias del sector público.
ELEMENTOS O ESTRUCTURA DE UN
OFICIO
¿Cómo redactar un oficio?
• Lugar y fecha. Inicia incluyendo esta información para que quede claro el lugar de expedición y la fecha
(mes, día y año)
• Numeración. Este punto puede variar de acuerdo con la institución. De todos modos consiste en
indicar cuáles son los datos que permiten identificar ese documento por medio de: número de
expedición, siglas de la oficina que lo elabora y el año en curso.
• Destinatario. Lo ideal es que no ocupe más de cuatro líneas en el documento. Se sugiere incluir:
nombre completo, cargo y lugar.
• Asunto y resumen. Se especifica el asunto que trata el documento y seguido por dos puntos un
resumen con el que se explica el contenido del oficio.
• Cuerpo. Si se habla de cómo redactar un oficio, está claro que este es el punto clave, así que da a
conocer tu mensaje.
• Despedida. Recuerda hacerlo de manera cortés para que la relación se mantenga en buenos términos.
No olvide escribir al final un Atentamente con la firma y el nombre del emisor. Si es posible usar un
sello con el logo de la institución, será mucho mejor por la validez que le da al documento.
• Oficio interior. En el determinado
Clasificación del oficio caso que un oficio sea de uso
interno y que por ende va a ser
movilizado dentro de las propias
oficinas de una institución, se le
denomina como interior.
Conocer esta clase de sistema de clasificación es clave
para aprender cómo redactar un oficio, porque así
resultará mucho más sencillo establecer una relación • Oficio exterior. Es la forma en la
entre el destinatario y el organismo desde el cual se que se clasifica a este tipo de
expide el documento. documentos cuando el oficio es
Por destino y procedencia institucional redactado con el objetivo de hacerlo
llegar a un público en general u otra
institución ajena.
• Oficios múltiples. En realidad la estructura
es similar al caso anterior, pero en este caso • Oficio directo simple. Es aquel oficio que
el documento es dirigido a varias personas se redacta pensando en ser dirigido a una
al tiempo, motivo por el cual la redacción persona o institución en particular, a quien
debe ser más abierta, para que de este se le denominará como titular. El texto será
modo sea comprensible por todos y no válido si es presentado por una institución.
alguien en específico.
El oficio múltiple
El oficio de transcripción