Archivología General

TEORIA Y PRACTICA DE
LAS CIENCIAS DE LA
INFORMACIÓN:
ARCHIVOLOGÍA
Documentos

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“Todavía es muy habitual, por desgracia, que al

enfrentarse por primera vez con este servicio lo
que adquiere el archivero antes que nada es la
responsabilidad sobre el caos precedente.
Mientras que en otros puestos de trabajo se
asumen atribuciones en marcha o se empieza de
cero, en los archivos se comienza en números
rojos, pues lo que se recibe es la
responsabilidad sobre la desorganización, en
muchos casos acumulada durante siglos”

(Ramón Alberch y José Ramón Cruz Mundet “Archivase”, 1999)

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Los Documentos

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Definición de Documento

 Es el producto o resultado de cualquier actividad humana

 Fijado materialmente en un soporte

 Intención de transmitir una información, comunicar un hecho o

experiencia o conservar un conocimiento

 Latín docere = pequeña enseñanza

 España: toda expresión en lenguaje natural o convencional y

cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos

 Colombia: información registrada, cualquiera sea su forma o el

medio utilizado

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Tipos de Documentos

Transmiten información mediante la escritura, ya sean

Textuales manuscritos, mecanuscritos o impresos

Utilizan la imagen para representar la información:

Icónicos mapas, planos, gráficos, fotografías, diapositivas, etc.

Reproducen sonidos, incluidos en cintas

Sonoros magnetofónicas, casetes, discos de vinilo, discos
compactos, etc.

Combinan la imagen en movimiento y el sonido, tales

Audiovisuales como películas, cintas de video, DVD, etc.

Generados por procedimientos informáticos incluyen

Multimedia texto, imágenes, sonido y video, tales como los CD-ROM
y los DVD, Páginas Web, etc.

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Características de los Documentos

 El carácter seriado: los documentos se producen uno a uno

 La génesis: se producen dentro de un proceso natural

 La exclusividad: la información que contiene un documento de archivo

rara vez se encuentra en otro documento

 La interrelación: como principio general las piezas aisladas

(documentos sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco, su razón de
ser viene dada por su pertenencia a un conjunto de documentos que por
sus similares temas y relaciones establecidas entre si sean agrupados en
una unidad archivística denominada expedientes

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El Documento de Archivo

ORGANIZACIONAL VASQUEZ COLOMBIA

Incluye a todos los documentos Soporte modificado por un Registro de información

que las instituciones e individuos texto a él adherido que surge producida o recibida por
crean o reciben durante las como resultado de una una persona o entidad en
transacciones administrativas y actividad administrativa y tiene razón de sus actividades o
gerenciales, aportando pruebas como fin impartir una orden, funciones, que tiene valor
de su realización, conservándose probar algo o meramente administrativo, fiscal o
por aquellos, o en nombre de transmitir una información, útil legal, o valor científico,
ellos, para su propio uso en el para el trámite económico, histórico o
presente-futuro o para el uso de cultural y debe ser objeto
otros que tengan un interés de conservación
legítimo en ellos

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Clasificación de los Documentos de Archivo

Los documentos de archivo

pueden clasificarse en dos
tipos:
 Por el tipo documental
 Por la tradición documental

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Clasificación de los Documentos de Archivo

Clasificación de los documentos por el tipo documental:

 Carácter o atributo (de un documento de archivo), que se origina en

la actividad administrativa a la que sirve este documento (Vásquez,
1997)

 La tipología de un documento se manifiesta en su origen,

diagramación, formato, características diplomáticas y contenido
distintivo que sirven para clasificarlo, describirlo y por ende
procesarlo (organizarlo)

 Incluye el contenido y su estructura física, ya que reflejan las

diversas clases de acción a llevarse a cabo en la organización.
(Schelemberg, 1958)
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Clasificación de los Documentos de Archivo

Clasificación de los documentos por el tipo documental (Cont…):

 Son producidos por un organismo o persona en el desarrollo de

una competencia concreta, regulada por una norma de
procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son
normalizados-estandarizados

 Pueden existir infinitos tipos de documentos como gestiones o

actividades haya en una institución pública, privada o personal

Tipos documentales
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Clasificación de los Documentos de Archivo

Oficios Fotografías
Baremos
Estatutos
Planos
Formatos
Memorandums

Telegramas
Informes Reglamentos
Leyes
Acuerdos

Expedientes Circulares
Normativas
Actas Minutas
Tipos documentales
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Clasificación de los Documentos de Archivo

Dispositivos
Dispositivos oo Testimoniales
Testimoniales oo Informativos
Informativos oo
Imperativos
Imperativos Probatorios
Probatorios Noticiosos
Noticiosos

Una persona asienta Una autoridad asienta Una persona

su autoridad con la o acepta una cualquiera o
intención de que esta información, haciendo institución asienta una
sea obedecida que tenga valor legal información o noticia
relacionada con una
tramitación

Ley, decreto, Registros de

resolución, sentencia, matrimonio, de Oficios, cartas,
etc propiedad, una memorandums,
patente, actas de circulares, notas,
reuniones, certificados telegramas, informes
emitidos, los balances técnicos y científicos,
y libros contables, etc. documentos
contables,
administrativos,
presupuestarios y
otros incluidos en
soportes magnéticos
Tipos documentales
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Clasificación de los Documentos de Archivo

Clasificación de los documentos

por la tradición documental:

 Se refiere al carácter o atributo de un

documento de archivo que se origina en
el objetivo que persigue cada uno de
sus ejemplares y permite clasificar tales
ejemplares como original, copia,
borrador o minuta

Tradición documental
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Clasificación de los Documentos de Archivo

Es el ejemplar de un documento auténtico, cuyo texto presenta todos

Original los requisitos que lo habilitan (habilitaron) para cumplir el objetivo al
que está (estaba) destinado

Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original

Copia pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo por el cual se
creó el documento, por lo tanto, omite requisitos del original o lleva la
advertencia es copia

Es un documento provisional, preparatorio, previo al ejemplar

Borrador original. No cumple más requisitos que contener el texto. Se
encuentra en situación marginal con respecto a la archivalía, ya que
no suele ser considerado parte de ella

Es un boceto, esquema o enumeración de asuntos que habrán de

Minuta volcarse al documento original. Notas de lo dicho en una reunión.
Esquema que un jefe entrega a su secretaria para que redacte una
carta. No forma parte de la archivalía

Tradición documental
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Caracteres Internos y Externos de los Documentos

Caracteres Internos:
•Entidad productora: En la Descripción ofrece una luz acerca del contenido y
naturaleza de los documentos, es decir, que la identificación de la entidad
productora deja ver otros aspectos de los documentos.
•Orígenes Funcionales: Se refiere a las funciones, actividades y trámites que
dieron origen a los documentos. Al identificar dichas acciones se pone de
manifiesto la significación, contenido y carácter de los documentos, cuanto más
exacta sea esta información tanto más precisa y objetiva será la descripción que
se elabore.
• Fecha y Lugar de Producción.
•Contenido sustantivo: Se refiere al asunto o tema que tratan los documentos.
El primer paso para obtener este dato es identificar las actividades que dieron
origen a los documentos y el segundo paso consiste en determinar los fines u
objetivos que persiguen dichas actividades o trámites.
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Caracteres Internos y Externos de los Documentos

Caracteres Externos:
•Tipos documentales: “El primer requisito para describir un documento es el
indicar su tipo y esto es cierto respecto a los documentos de cualquier época”,
bien sea que se describan grupos, series, documentos aislados, material
cartográfico, audiovisual o textual. Este es un paso inicial de la labor descriptiva
donde resulta imprescindible conocer con precisión los diversos tipos
documentales.
•Formato: Este término se refiere al tamaño y a la forma en que están reunidos
los documentos, bien sea en volúmenes, carpetas, cartapacios, etc.
•Cantidad: se refiere al número de documentos individuales o volúmenes de
ellos.
•Forma: Indica los tipos de copias o reproducciones hechas a los documentos.

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Documentos Electrónicos

El documento electrónico debe entenderse como

toda expresión en lenguaje natural o
convencional y cualquier otra expresión gráfica,
sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo
de soporte material, incluso los soportes
informáticos, con eficacia probatoria o cualquier
otro tipo de relevancia jurídica

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Documentos Electrónicos - Características

•Electrónicos: binarios.
•Procesables: creados y editados con aplicaciones informáticas.
•Reutilizables: consultados desde cualquier ordenador.
•Exportables: enviados por la red.
•Actualizables: modificables.
•Duplicables: copiables.
•Recuperables: localizables por mecanismos de búsqueda.
•Colectivos: consultables por varios usuarios a la vez.
•Descriptibles: incluir información de sí mismos.
•Grabables: registrables en soportes ópticos y magnéticos.
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Documentos Electrónicos - Tipos

•Por su origen: digitales o digitalizados, que son aquellos

en los cuales la información está registrada en formato
electrónico, sobre un soporte electrónico, y que requiere
de dispositivos informáticos para la consulta.

•Por su suporte: ópticos o magnéticos.

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EXPEDIENTES

Conjunto ordenado de documentos y

actuaciones que sirven de antecedentes y
fundamentos a la resolución administrativa,
así como las diligencias encaminadas a
ejecutarla.

Unidad documental compuesta por un

conjunto de documentos generados y
ordenados en razón de una norma de
procedimiento encaminada a la resolución de
un mismo asunto.

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CRITERIOS PARA SU FORMACIÓN

•Es recomendable agrupar los documentos por

orden cronológico, para lograr trabajar con mayor
precisión, evitando la aglomeración de la
documentación, esto es adecuado cuando la
documentación no ha sido debidamente codificada.
•Se deben utilizar ligas o mariposas grandes
temporalmente, para evitar la pérdida de los
documentos.
•En el momento de archivar los documentos se
debe depurar el mismo, quitando las grapas, clip,
mariposas, otros, que este contenga.
•En casos de no existir algún sistema de
clasificación documental, es recomendable
elaborar listas e inventarios de la documentación
existente.

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¿COMO ORGANIZAR UN EXPEDIENTE?

Estructura Interna
Separadores que constituyen las secciones que conformaran la estructura del
expediente. Separadores
para la
información
correspondiente
al expediente

Prestaciones
Correspondencia Adiestramiento Vacacione Recibos Sociales
s

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PERFORACIÓN

•El documento se debe de perforar de manera

que no se pierda la información que este contenga
ya sea vertical u horizontalmente.

•Los agujeros de las hojas deben de realizarse

con el perforador colocando la palanca en el
número siete (7), la persona debe asegurarse que
esté en la posición correcta para evitar
inconvenientes al momento de archivar.

La Unidad de Instalación o Carpeta posee unas

posiciones adecuadas para el almacenamiento de
los documento.

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Perforación
está en la 5ta
posición

Perforación está
en la 3era
posición

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ROTULACIÓN
Proceso que normaliza el correcto uso de los marbetes
y la información para luego recuperar la información
oportunamente.
Estructura de la Etiqueta:
En la parte superior debe llevar el membrete de la
Organización Gubernamental, con el tipo de fuente,
tamaño y espacio seleccionado (permite identificar la
dirección, departamento o asunto de la información).

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CARPETAS / UNIDAD DE INSTALACION

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CAJAS DE ARCHIVO

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ARCHIVADORES

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PROXIMA CLASE

CICLO DOCUMENTAL
DEFINICION
RELACION CICLO DOCUMENTAL CON LAS FASES DEL
ARCHIVO

VALORACION DOCUMENTAL
DEFINICIONES
TIPOS
RELACION CON LAS FASES DEL CICLO DOCUMENTAL Y DEL
ARCHIVO

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La oscuridad nos
envuelve a todos, pero
mientras el sabio
tropieza en alguna
pared, el ignorante
permanece tranquilo en
el centro de la estancia.

Armando Palacio Valdés

(1853-1938) Literato
español.

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Ciclo Vital de los Documentos

Etapas sucesivas por las que

atraviesan los documentos
desde su producción o
recepción en una oficina, su
conservación temporal a través
del tiempo, hasta su
valoración, selección y
eliminación por diferentes
métodos o su integración en
un archivo permanente o
histórico

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  Producción del Documento Ciclo Vital de los Documentos
Archivología General
 Tramitación del Documento
Fase Retención de uno (1) Archivos de Gestión
 Uso frecuente
Pre-Archivística a tres (3) años o Archivos de Oficina
 Están bajo responsabilidad
de la oficina que los produjo
o recibió

 Concentración de los
documentos de los
Fase archivos de gestión Retención de tres (3) Archivo
Archivística de una oficina a quince (15) años Administrativo
 Relativo uso, valor y vigencia
 Ubicación cercana al productor

 Concentración masiva
de los documentos
trasladados desde los
Fase Retención de quince Archivo
archivos administrativos
Intermedia  Algunos documentos han (15) años Intermedio, Central
perdido su utilidad, vigencia o General
y uso, por lo que se valoran,
seleccionan y desincorporan
 Se aplican plazos precaucionales

 Conservación permanente de
documentos de importancia
Fase histórica, cultural, científica Retención Archivo
Histórica e informativa permanente Histórico
 Pasan a integrar el
Patrimonio Documental de la
Institución,
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Ciclo Vital de los Documentos

Momento de Creación del Documento Archivo de

Primera Edad Planificación Control de Correspondencia Gestión
Administrativa Momento de Enviada y Recibida (Recorrido)
Tramitación Tramitación

Momento de Vigencia: para disponer,

Segunda Edad Vigencia probar o informar Archivo
Administrativa Momento de Precaucional: hasta la Central o
e Intermedia Plazo fecha de prescripción Intermedio
Precaucional fiado por la Tabla de
Retención

Momento de Pasan a integrar el Archivo

Tercera Edad Conservación Patrimonio Documental
Histórica Histórico
Permanente Se abren a la consulta para
la investigación histórica

Los documentos deben hallarse siempre en la posición más favorable al usuario

Manuel Vásquez. Introducción a la Archivología, 1997

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Los Valores de los Documentos

Es el proceso de análisis de la información documental desde

diferentes ópticas, y que a partir de los resultados de dicho
análisis se establecen entre otras cosas plazos de vigencia,
criterios de disposición y acciones de transferencia documental,
los cuales han de reseñarse y documentarse en las tablas de
retención o disposición documental

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Los Valores de los Documentos

Valores de los Documentos

Valor Primario Valor Secundario

Mediato
Inmediato
Origen de los
Se da primero en Ligado a su uso como
documentos
el tiempo y es fuente de información
transitorio en la investigación
histórica
Capacidad de
Esta relacionado con información del
la finalidad inmediata documento
por la cual el Carácter fiscal,
documento se ha judicial, jurídico-
producido por una administrativo, etc
Conservados de
persona o institución forma permanente
Utilidad práctica
para la que se creó
el documento
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Los Valores de los Documentos

Activo Semiactivo Inactivo

Administrativo Administrativo/Intermedio Histórico
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO

Valores Primarios Valores Secundarios

•Administrativo Investigación / Probatorio

•Legal
•Fiscal • Cultural
•Contable • Histórico
•Técnico • Científico

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Valores-Ciclo Vital- Tipos de Archivo

Fase del Valor Duración Localización/Tipo de Archivo

Ciclo Vital
Primera Fase Primario o No más de Archivos de Gestión o de
Pre-Archivística Inmediato cinco (05) Oficina de la Dependencia
años Productora
Segunda Fase Primario o No más de Archivo Administrativo del
Administrativa Inmediato diez (10) años Departamento, División, Oficina
o Unidad
Tercera Fase Primario o No más de Archivo General, Central o
Intermedia Inmediato cincuenta Intermedio de la Institución
(50) años
Cuarta Fase Secundario Permanente Archivo Histórico o Sección
Histórica o Histórica del Archivo Central,
Mediato Archivo General de la Nación,
otros archivos por transferencia

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Valores-Ciclo Vital- Tipos de Archivo

Fase del Valor Duración Localización/Tipo de Archivo

Ciclo Vital
Primera Fase Primario o No más de Archivos de Gestión o de
Administrativa Inmediato cinco (05) Oficina de la Dependencia
años Productora

Segunda Fase Primario o No más de Archivo Central, Intermedio,

Administrativa e Inmediato cincuenta General o de Concentración de
Intermedia (50) años la Dependencia Productora

Tercera Fase Secundario Permanente Archivo Histórico o Sección

Permanente o o Histórica del Archivo Central,
Histórica Mediato Archivo General de la Nación,
otros archivos por transferencia

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