CORPORATIVO CAYPE
CONTROL
DOCUMENTAL
Curso Introductorio ISO 9001:2015
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BENEFICIOS
¿PORQUE • Conservar el conocimiento, incluso cuando aquellos involucrados
en el proceso se van de la empresa.
NECESITO • Ayuda a determinar si los procesos son eficientes o si ciertos
pasos deben revisarse o eliminarse.
DOCUMENTAR? • Ayuda a los colaboradores a comprender los procesos y saber que
hacer y en que momento lograr el objetivo.
• Apoyan las actividades de aseguramiento y control de calidad.
• Se ve como herramientas de aprendizaje para el personal de
nuevo ingreso.
• Facilita que se tengan los estándares y la uniformidad de las
actividades, se sigan las reglas y regulaciones internas y externas.
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La documentación plasma las actividades llevadas a acabo en cada
¿PORQUE organización, por lo tanto es la guía para el buen funcionamiento de
la misma.
NECESITO La documentación del sistema describe los procesos y
responsabilidades de trabajo y debe encontrarse siempre
DOCUMENTAR? actualizada.
La documentación permitirá mejorar la formación y el
adiestramento de los empleados al disponer de un soporte
documental que les ayude a resolver a sus dudas.
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¿QUE DOCUMENTOS FORMAN PARTE
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD?
• Las politicas
• El manual de calidad
• Procedimientos
• Manuales
• Instructivos
• Formatos.
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ESTRUCTURA DE NUESTRO CONTROL
DOCUMENTAL
P-CA-01-01 Control documental
• Nomenclaturas
• Lista maestra de documentos
• Aprobacion de actualizacion y
cambios de documentos
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¿QUE ES UN PROCEDIMIENTO?
Según la norma ISO 9001, un procedimiento es un modo específico de llevar a cabo una
actividad o proceso. Es decir, cuando un proceso cuenta con unos pasos establecidos y
ordenados para obtener un resultado, se llama procedimiento.
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¿Cómo documentar los procesos?
Utilizaremos un método paso a paso para documentar un proceso le ayudará a realizarlo rápidamente.
Paso 1: Identificar y nombrar el proceso
Averigüe qué proceso va a documentar primero. Determine su propósito (por qué y cómo el
proceso beneficiará a la organización) y proporcione una breve descripción del proceso.
Paso 2: Definir el alcance del proceso
Describa brevemente lo que se incluye en el proceso y lo que queda fuera del alcance del
mismo, o lo que no se incluye en él.
Paso 3: Explicar los límites del proceso
¿Dónde empieza y termina el proceso? ¿Qué hace que se ponga en marcha? ¿Y cómo se sabe
cuándo está hecho? Defina bien estos límites.
Paso 4: Identificar los resultados del proceso
Establecer qué producirá el proceso o qué resultado obtendrá el proceso una vez que se haya
completado.
Paso 5: Identificar las entradas del proceso
Anote los recursos necesarios para llevar a cabo cada uno de los pasos del proceso.
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¿Cómo documentar los procesos?
Utilizaremos un método paso a paso para documentar un proceso le ayudará a realizarlo rápidamente.
Paso 6: Lluvia de ideas sobre los pasos del proceso
Reúna toda la información sobre los pasos del proceso desde el principio hasta el final. O bien, se empieza
por lo que desencadena el proceso o por el final del proceso y se rastrean los pasos hasta el punto de partida.
En la sesión de brainstorming deben participar los responsables directos de las tareas del proceso o alguien
con amplios conocimientos del mismo, ya que pueden aportar datos precisos.
Paso 7: Organizar los pasos secuencialmente
Tome la lista de pasos que ha elaborado y póngalos en orden secuencial para crear un flujo de procesos.
Mantenga el número de pasos al mínimo y si un paso incluye más de una tarea, enumérelos bajo el paso
principal.
Paso 8: Describa quiénes son los implicados
Defina a cada persona que será responsable de las tareas del proceso.
Definir sus funciones. Se debe de mencionar su cargo en lugar de su nombre.
También hay que tener en cuenta a las personas que van a hacer referencia y aprobación al documento.
Redáctelo de forma que cualquier empleado con conocimientos razonables pueda leerlo y entenderlo.
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¿Cómo documentar los procesos?
Utilizaremos un método paso a paso para documentar un proceso le ayudará a realizarlo rápidamente.
Paso 9: Visualizar el proceso
Esto es para mejorar la claridad y
legibilidad de su documentación. Realiza y
utiliza un diagrama de flujo del proceso,
para visualizar claramente los pasos del
proceso que ha identificado anteriormente.
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¿Cómo documentar los procesos?
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¿Cómo documentar los procesos?
Utilizaremos un método paso a paso para documentar un proceso le ayudará a realizarlo rápidamente.
Paso 10: Añadir puntos de control y mediciones
Identifique dónde podrían producirse riesgos en el proceso y añada puntos de control
para ayudar al propietario del proceso cuando lo supervise.
Establezca mediciones o KPI’s para determinar la eficacia del proceso y ayudar a
mejorarlo.
Paso 11: Revisar y probar el proceso
Reúna a todos los implicados y revisen el diagrama de flujo del proceso que ha
trazado. ¿Falta algún paso? ¿Está todo en orden? Una vez hecho esto, pruebe el
proceso y compruebe si ha omitido algo.
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¿Cómo documentar los procesos?
Utilizaremos un método paso a paso para documentar un proceso le ayudará a realizarlo rápidamente.
Consejos y trucos: Mejores prácticas para documentación de procesos
Mantenga el documento simple y conciso. Aunque debe ser técnicamente
preciso, debe ser fácil de comprender.
Mantenga una documentación separada para cada proceso diferente para
evitar confusiones.
Al documentar los procesos por primera vez, evite abarcar toda la
organización a la vez. Empiece por un solo proceso dentro de un
departamento o un proceso importante común a toda la organización.
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