UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN CONTABLE
UNIDAD No. 2
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
LIC. MSC. GUILLERMO JAVIER CUYÚN GONZALEZ
SISTEMAS
Definiciones
Etimológicamente SISTEMA es una voz derivada del griego
Symes-tanai que quiere decir: “colocar junto” “reunir en un todo”.
Sistema también se puede definir así: Conjunto de variables que
intervienen, interactuando para la consecución de un objetivo.
Conjunto o arreglo de partes dispuestas con orden y de acuerdo a
un plan o esquema.
Siempre que un conjunto de variables se interconectan para
satisfacer cierto objetivo forman un sistema: si no poseen estas
características, simplemente será un agrupamiento de elementos.
Así podemos hablar de la sociedad como un sistema integral, que
no sólo es el conjunto de habitantes, tierra y gobierno, si no que y
sobre todo, está determinado por las relaciones que se originan
entre estos elementos.
CLASIFICACIÓN
Inicialmente se conocen dos clases de sistemas: Los naturales y
los artificiales.
Los naturales son los que encontramos en la naturaleza.; los que
no han sido creados por el hombre, por ejemplo el sistema
planetario, el sistema nervioso.
Los artificiales son los creados por hombre, ejemplo: sistemas
políticos, sistema bancario.
Los sistemas artificiales pueden ser: Formales e Informales.
Los formales son los planeados y controlados. Los informales son
los espontáneos.
Los sistemas administrativos son artificiales y pueden ser formales
o informales. A través del análisis de los sistemas administrativos
podemos conocer y mejorar su funcionamiento en cualquier
organización.
CARÁCTERÍSTICAS DE LOS
SISTEMAS EN GENERAL
Los sistemas también tienen ciertas características comunes
como las que se exponen a continuación:
(a) Jerarquía ilimitada: Cada sistema es parte de un sistema
mayor y a cada una de esas partes se le denomina subsistema.
Así como es posible ampliar un sistema para abarcar una
perspectiva de mayor alcance, también se puede reducirlo a una
versión más pequeña. La empresa u organización de negocios se
considera como el sistema o “el sistema total” cuando se atiende
al estudio y análisis de los subsistemas de producción, de
distribución de artículo, de administración, de información, etc.
(b) Interconexión de sus elementos: Los elementos son los
entes capaces de producir las acciones que debidamente
combinadas puede lograr el objetivo. Las interrelaciones son
las transacciones entre los elementos de modo que sus
acciones o disposiciones conduzcan al objetivo deseado. No
todas las relaciones que pueden existir entre los elementos
son significativos para un sistema, sino solo aquellas que en
alguna forma contribuyen a que los fenómenos que
experimenta el elemento se integre con los fenómenos que
se realizan en otros elementos para producir en conjunto un
resultado característico que justifica la participación de cada
elemento en el conjunto.
(c) Organización interna: A cada sistema en particular le
corresponde una organización o modo específico de
interconexión e interacción de los componentes que lo
forman. Cuanto más complejo es un sistema, tanto más
compleja será su estructura.
(d) Interdependencia: Las partes o subsistemas de un sistema
son mutuamente dependientes y por lo tanto los cambios
que sucedan en alguno de ellos, afectarán el
comportamiento de los otros.
(e) Evolución constante: Un sistema no es estático, sino que
evoluciona constantemente según se lo exijan las
circunstancias. La supervivencia de un sistema depende de
los cambios que se le introduzcan en la medida que sea
evaluado y rediseñado para adecuar su funcionamiento a los
cambios que se dan en el ambiente.
SISTEMA ADMINISTRATIVO
Es el conjunto de elementos humanos, físicos
y técnicos, interconectados e interactuando
entre sí para planear, organizar, ejecutar y
controlar la consecución de objetivos
económicos, sociales y políticos de toda
institución.
CARACTERÍSTICAS DE LOS
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
INFORMAL FORMAL
Evoluciona de acuerdo a un plan
Evoluciona casualmente
Su tamaño es indefinido y cada vez Su tamaño es definido, se conoce su
menos definible
inicio y su término
Frecuentemente se logran Se obtienen resultados previstos, se
resultados que son congruentes logra lo que se quiere.
con el objetivo y con las metas, en
calidad y cantidad
Se desplaza Avanza hacia el objetivo
Los costos son más altos y cada Los costos son los necesarios,
vez se incurre en un volumen
según lo planeado
mayor de los mismos.
INFORMAL FORMAL
Se ocupa mucho tiempo en Se toma el mayor número de
correcciones. previsiones.
Los recursos son utilizados Los recursos son utilizados al
deficientemente.
máximo.
Nace y vive en un clima de Nace y vive en un clima conocido.
Incertidumbre.
ELEMENTOS Y OPERACIÓN
DE UN SISTEMA
Los elementos que funcionan y
operacionalmente son básicos y comunes
a todos los sistemas son: la entrada o
insumos, el proceso de conversión o
procesador, y la salida o producto.
ENTRADA O SALIDA O
PROCESO PRODUCTO
INSUMOS
Retroalimentación
La entrada o insumos: Elementos que ingresan al sistema,
recursos existentes en el ambiente: humanos, materiales,
financieros, datos, instrucciones operativas, etc.
El proceso de conversión o procesador: Es la actividad que
transforma los insumos en producto o salida. Los nombres,
las máquinas, las funciones, las operaciones o las
combinaciones de todos ellos pueden actuar como
procesadores.
La salida o producto: Es el resultado de una operación y puede
ser de índole diversa (bienes, servicios, información, etc.)
que provocan ciertos efectos sobre el ambiente.
Retroalimentación: El resultado del sistema generalmente se
utiliza de insumo nuevamente, aunque no necesariamente
como insumo principal.
Como ya se ha indicado en la conceptualización de los
sistemas, estos siempre buscarán la consecución de algún
objetivo, estos pueden ser:
a)Liberar a los ejecutivos de la toma de decisiones rutinarias.
b)Aumentar la productividad de la fuerza de trabajo.
c)Reducir errores con el establecimiento de controles.
d)Aumentar el valor de la información al hacerla más
significativa, oportuna y exacta.
e)Reducir los costos del proceso.
f)Reducir necesidades de espacio.
g)Utilizar más efectivamente los recursos humanos.
PRINCIPIO DE LOS SISTEMAS
1. Suministro de servicio 6. Delegar adecuadamente las
operacional y económico. funciones en grupos de
2. Ubicar las funciones a manera organización.
de minimizar la comunicación y 7. Evitar funciones innecesarias.
el papeleo. 8. Un sistema de control debe
3. Crear armonía entre las distintas ahorrar por lo menos el
unidades de la organización. dinero que cuesta.
4. Tratar en lo posible de colocar 9. Las funciones
unidas las actividades interdependientes deben
necesarias. ubicarse con la mayor
5. Las actividades que se proximidad.
desarrollan en secuencia deben 10. Delegar la autoridad para
ubicarse cerca tanto física como cumplir con la consiguiente
organizativamente. responsabilidad.
11. No excederse en delegar
autoridad cuando la
responsabilidad no lo
requiere.
12. Evitar conflictos de 18. Deben ser tan automáticos
responsabilidad. como sea posible.
13. Independencia de las 19. Deben darse a conocer por
funciones controladoras de escrito a los afectados.
las que se van a controlar. 20. Unidad de objetivos realizada
14. Unidad de mando. en forma simple, clara y
15. Flexibilidad. comprensible.
16. Objetivos no afectados por 21. Deben basarse en hechos
habilidades particulares. verídicos y no en supuestos.
17. La expansión vertical y 22. Debe considerarse la
horizontal debe mantenerse al posibilidad de error del
mínimo. personal, así como las
imperfecciones del equipo.
TIPOS DE SISTEMAS
SISTEMA VENTAJAS DESVENTAJAS
Economía, flexibilidad, Lentos, susceptibles a
Manuales Fácil adaptación a cambios cometer errores,
engorrosos
Mecánicos Incremento de velocidad y El proceso de datos
exactitud de procesos no es continuo, sólo
ayuda a reducir
operaciones
manuales
Electromecánicos Mayor velocidad y eficiencia. El proceso de datos
Los datos una vez registrados no es continuo.
pueden utilizarse para Errores difíciles de
diferentes procesos detectar.
Electrónicos El proceso es continuo, alta Relativamente
velocidad y exactitud en el costosos. Requiere
proceso. Ahorro de espacio. personal calificado.
RELACIÓN DEL DEPARTAMENTO
DE SISTEMAS CON OTROS
DEPARTAMENTOS
LIC. MSC. GUILLERMO JAVIER CUYÚN GONZALEZ
Sin importar el nivel a que se encuentre, el
departamento de Sistemas y Procedimientos
requerirá mantener contacto permanente con
todas las áreas de toda la organización, para
estar al tanto de las necesidades de cada una de
ellas para este tipo de estudios, conocer e
informar el trabajo que estén en trámite y
evaluar el resultado obtenido con los
procedimientos ya implantados.
INFORMATICA -SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS-
A la primera función en varias empresas se le
designa con el nombre de sistemas, lo cual puede
prestarse a con fundir las labores de ambos.
El primero se enfoca al procesamiento electrónico
de datos y a la operación de los sistemas de
información.
En cambio el segundo ve los sistemas
administrativos.
ORGANIZACIÓN – SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS-
La primera construye la estructura orgánica de la
institución, la subdivide en grandes y pequeñas
partes hasta llegar a los puestos y asigna a estos , a
manera enunciativa, las tareas a cumplir ; en otras
palabras responde las preguntas ¿Quién y que ?.
Sistemas y Procedimientos analiza la manera de
hacer las cosas ¿ como? .
Cualquier cambio en organización repercutirá en
sistemas y procedimientos y viceversa.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
En muchas empresas, considerando como base
aspectos de control interno , se separan las dos
funciones ; sin embargo la comunicación entre
ambas debe ser constante y fluida, so pena de tener
constante fuente de fricción entre ambas, pues
auditoria administrativa se convertirá en un policía
encargado de señalar los errores de S y P. Ambas
son funciones complementarias y que solo con el
concurso de las dos la empresa tendrá mejores
sistemas y procedimientos.
DEFINICIÓN DE AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
J. Rodríguez Valencia: Expresa que es un examen detallado,
metódico y completo practicado por un profesional de la
administración sobre la gestión de un organismo social.
Consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el
fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en la relación con
las metas fijadas; sus recursos humanos, financieros y
materiales empleados; la organización, utilización y
coordinación de dichos recursos; los métodos y controles
establecidos y su forma de operar.