ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN
DE FARMACIA
APERTURA DE FARMACIA
ARTÍCULO 55.-La autorización para funcionamiento de establecimientos farmacéuticos se basará en el
cumplimiento de los siguientes requisitos tanto legales como técnicos :
a)Formulario de solicitud de apertura y registro de establecimientos farmacéuticos.
b) Contrato de trabajo de el o los Regentes Farmacéuticos, de acuerdo a horario de funcionamiento,
acompañando copia legalizada del Título en Provisión Nacional de Farmacéutico, Químico Farmacéutico o
Bioquímico Farmacéutico, certificado de compatibilidad horaria expedido por la Unidad Departamental de Salud
respectiva, Carnet de Colegiado y Matrícula Profesional .
c) Fotocopia legalizada del Registro Unico de Contribuyentes (RUC).
d)Plano de las instalaciones del establecimiento farmacéutico con un espacio no menor de 40 o 45 metros
cuadrados.
e)Instalación higiénico sanitaria y teléfono en zonas centrales, urbano -periféricas que cuenten con estos servicios.
f)Es obligatorio el uso de mandil blanco con su distintivo, siendo éste de uso exclusivo para los profesionales,
debiendo el personal auxiliar adoptar color diferente.
g) Para la conservación de productos biológicos, vacunas, hemoderivados, etc. es indispensable contar con un
refrigerador.
• ARTICULO 30.-Las farmacias estarán bajo responsabilidad permanente de regentes que serán
bioquímicos y/o farmacéuticos quienes serán responsables ante las autoridades del cumplimiento de
las disposiciones señaladas en la presente Ley y su reglamento. (Ley del medicamento)
• ARTÍCULO 56.- Quedan encargados de la autorización para apertura y funcionamiento de
establecimientos farmacéuticos, los Servicios Departamentales de Salud mediante Resolución
Administrativa, sin restricción alguna de propiedad y deberán estar racionalmente distribuidos de
acuerdo a necesidades de la población, respetando una distancia no menor de 40 mts entre una y otra.
(reglamento)
• ARTÍCULO 70.- Los establecimientos farmacéuticos en su horario de atención deberán contar con la
atención permanente, personal y efectiva del profesional Farmacéutico, Químico Farmacéutico o
Bioquímico Farmacéutico. (reglamento)
INTRODUCCIÓN
• DESIGNACIÓN DE LOS MEDICAMENTOS
• DENOMINACIÓN COMÚN INTERNACIONAL (DCI). En cualquier lista estandarizada, se designan
según su DCI. Para evitar confusiones, la DCI se debe utilizar también en los protocolos terapéuticos y
los documentos de gestión puesto que los medicamentos se comercializan bajo su DCI o un gran
número de nombres comerciales, que varían según el fabricante Los medicamentos genéricos son
medicamentos cuya patente ha caducado.
SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS
• En la mayor parte de países existe una lista nacional de medicamentos esenciales. En caso
contrario, hay que remitirse a la lista de la OMS más reciente.
• La adopción de tal lista presenta varias ventajas:
– simplifica el aprovisionamiento y reduce los costes: la mayoría de los medicamentos de la lista
OMS se encuentran en el mercado como genéricos a un precio asequible;
– Una economía y mejor administración a nivel de compras, almacenamiento, distribución y
control.
CLASIFICACIÓN DE LOS MEDICAMENTOS
• En la lista de la OMS, los medicamentos se agrupan según su acción terapéutica. Esta clasificación
presenta una clara ventaja pedagógica pero no permite elaborar un sistema de colocación ([Link]. un
mismo medicamento puede figurar en diferentes grupos).
• Médicos Sin Fronteras recomienda colocarlos por vía de administración y orden alfabético.
Los medicamentos se reparten en 6 grupos y se clasifican por orden alfabético dentro de cada grupo:
– medicamentos orales
– medicamentos inyectables
– soluciones de perfusión
– vacunas, inmunoglobulinas y sueros
– medicamentos de uso externo y antisépticos
– desinfectantes
• En la lista de la OMS se agrupan según su acción terapéutica
• Médicos Sin Fronteras por vía de administración y orden alfabético.
• POR LABORATORIOS .-También se aplica la organización de medicamentos por el laboratorio
que lo distribuye en el país , es una de las mas aplicadas en el país.
ORGANIZACIÓN DE UNA FARMACIA
• LOCALES
• Es preciso diseñar locales funcionales que permitan asegurar:
– La protección de los stocks;
– la buena conservación de los medicamentos y el material;
– Una gestión racional y fácil.
• A la hora de organizar una farmacia y hacer que ésta sea atractiva para los visitantes hay que tener en cuenta
una serie de consideraciones:
• Orden y limpieza: No hay nada más importante que tenerlo todo limpio y ordenado para que el cliente pueda
sentir que está en un entorno sanitario y profesional, ante todo. Para ayudarte con el orden los expositores
pueden ser de gran utilidad ya que te pueden ayudar a destacar productos por encima de otros que necesites
darles prioridad de venta.
• La clasificación de medicamentos y tipologías de productos según los síntomas o enfermedades a tratar es
muy importante, ya que la inmediatez en el momento en que un cliente pida algún analgésico o
antihistamínico es fundamental, el fármaco ha de poder ofrecérselo con rapidez y disponerle alguna
alternativa en caso de que falle el stock
• Debemos estructurar la farmacia por departamentos: Almacén, área comercial, área de compras,
administración, el área de la farmacia en sí misma, de recursos humanos y la de dirección. Debe haber un
organigrama jerárquico en el que se estructuren los departamentos con diferentes tareas asignadas por el
farmacéutico titular, quien debe responsabilizar a todo el personal de los resultados del negocio.
• La gestión de la organización interna es también clave para obtener rentabilidad en la farmacia. Para
ello es importante planificar los pedidos y las reposiciones, la atención a delegados, anteponerse a los
obstáculos que puedan surgir, estar en continuo contacto con los proveedores y distribuidores, etc.
Tenemos que seguir tres pasos:
• Saber los momentos en los que habrá más flujo de clientes, ya que se necesitará a más miembros
del equipo en el mostrador para atenderlos.
• Planifica qué es lo urgente y lo importante: En una tabla hay que clasificar las tareas diarias,
semanales y mensuales de la farmacia.
• Establece límites de tiempo a cada tarea: Así evitarás la acumulación de trabajo.
• Define la rotación de productos: Es decir, define el número de veces que se renuevan las existencias
almacenadas durante un período de tiempo, la regularidad con la que somos capaces de que el stock
se venda, así podrás anticiparte. En la rotación intervienen los importes del pedido mínimo, periodos
de pago, plataformas logísticas, tiempo máximo de suministro, gestión de stock, etc.
CARACTERÍSTICAS DEL AMBIENTE DE ALMACENAMIENTO
• Las dimensiones del almacén están determinadas por las necesidades de almacenamiento:
kj
Número y la actividad de las Frecuencia del aprovisionamiento y entregas:
• Número
kkh de medicamentos estructuras aprovisionadas cuanto más espaciados sean el
y materiales seleccionados aprovisionamiento y entregas, más
voluminosos serán los stocks y mayor el
espacio necesario
Más vale un almacén demasiado grande que demasiado pequeño. Un almacén exiguo no favorece el orden
y dificulta el trabajo y la futura ampliación de los stocks en caso de aumento de la actividad. Contar
aproximadamente 3 m2 de superficie de suelo por 1 m2 de superficie de almacenamiento.
• La seguridad necesaria para la mercancía almacenada exige puertas, cerraduras, ventanas y techos
sólidos.
• La buena conservación depende de la temperatura y humedad ambientales.
– Una buena ventilación; ventiladores reducen sobre todo la humedad; aire acondicionado reduce
el calor y la humedad.
– Es indispensable un cielo raso o techo bajo el tejado para reducir la temperatura.
– Las ventanas y otras aberturas deben estar protegidas para evitar la exposición directa de los
medicamentos al sol.
– Los suelos deben ser de cemento o cerámica.
ORGANIZACIÓN INTERIOR DEL ALMACÉN
• ESTANTERÍAS Y PALETS.-
• Es indispensable disponer de estanterías sólidas y estables. En los países tropicales donde las
termitas atacan a la madera, se recomienda utilizar estanterías metálicas. Los espacios entre los
muros y las estanterías mejoran la ventilación.
Ningún producto o caja, aunque sea voluminosa, debe ser almacenado directamente sobre el
suelo sino sobre palets que permiten la circulación del aire y confieren una protección contra la
humedad.
ÁREAS DE ALMACENAMIENTO
• En el interior del local, o en un local contiguo, debe preverse áreas de almacenamiento.
a) Área de almacenamiento de llegada: para el almacenamiento de las cajas, antes de desembalarlas, y
antes de controlar la entrega y de realizar la inspección física de la calidad de los productos.
B) Área de almacenamiento de salida: para el almacenamiento de los pedidos periféricos antes de su
recogida. Cada destino tendrá una zona asignada en la que se guardarán las cajas hasta su distribución.
• Estas dos áreas de almacenamiento deben estar situadas cerca de las vías de acceso para facilitar la
manipulación.
GESTIÓN DE FARMACIA
• ORGANIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES.-
• La Regencia de la farmacia se confía a una sola persona que ha recibido una formación adecuada. Es la única persona
con llaves de la farmacia y el armario de psicotrópicos y estupefacientes. Está asistida por uno, o varios, ayudantes en
función de la carga de trabajo.
• Las tareas y responsabilidades de cada persona deben ser definidas con precisión. El calendario de actividades
(pedidos, distribuciones, inventarios, eliminación de productos caducados, etc.) se programa de forma que se reparta la
carga de trabajo lo más regularmente posible.
GESTIÓN DE STOCK
• FICHA DE STOCK
• La ficha de stock es el principal instrumento de gestión. Se establece una ficha de stock para cada artículo
(medicamento y material) y se pone al día a cada movimiento. Estas fichas permiten:
– identificar los movimiento del stock: entradas – salidas;
– conocer en cada momento el nivel teórico del stock;
– seguir el consumo de las diferentes estructuras de salud;
– planificar y elaborar correctamente los pedidos;
– determinar las pérdidas (diferencia entre el stock teórico y el stock real).
• En estas fichas de stock se anotan:
– El medicamento en DCI, su forma farmacéutica y dosificación;
– Movimiento con su fecha (entradas, salidas, procedencia, destino, pérdidas por deterioro y
vencimiento);
– los inventarios y su fecha.
• Pueden anotarse también:
– el consumo medio mensual;
– los niveles de stock: stock de seguridad, stock de rotación;
– los otros sitios de almacenamiento;
– el precio unitario;
– los pedidos en curso y su fecha.
• Las cantidades entradas y salidas, se anotan siempre en número de unidades ([Link]. 5 000 comprimidos, 80
ampollas) y nunca en número de cajas.
• Anotar un solo movimiento por línea, incluso si en el mismo día tienen lugar varias operaciones.
• Observación: se precisan siempre las fichas de stock incluso si se utiliza un sistema de manejo de stock
por ordenador.
CANTIDADES A TENER EN STOCK Y A PEDIR (NIVELES DE
STOCK)
• – Consumo medio mensual (CMM).- Salidas registradas en salidas durante varios meses ( 3,6,
12), y dividir el total por el numero de meses.
• Ej: paracetamol jarabe - 20 en Enero
• - 25 febrero
• - 35 marzo total : 80 frascos dividimos en 3 meses
CMM= 26,6
– Stock de rotación = Consumo del periodo entre dos aprovisionamientos
El stock de rotación corresponde a la cantidad de cada artículo consumida entre dos
aprovisionamientos ([Link]. si el aprovisionamiento es trimestral, el stock de rotación = CMM x 3).
26,6 X3= 79,98= 80
• – STOCK DE SEGURIDAD
Este stock está previsto para paliar eventuales retrasos en la entrega, un aumento de consumo o posibles
pérdidas. Se calcula en función del tiempo de entrega de los pedidos.
La cantidad del stock de seguridad se calcula en general como la mitad del consumo correspondiente al
tiempo de entrega. Depende de los riesgos que pueda correr el programa: riesgo de rupturas de stock o de
caducidad de los medicamentos, en un contexto preciso (recursos, dificultades estacionales de
aprovisionamiento, etc.).
Por ejemplo: si el tiempo de entrega es de 2 meses, el stock de seguridad corresponde a la cantidad media
consumida en 1 mes.
• – CANTIDAD A PEDIR.-
• PEDIDO = (STOCK DE ROTACIÓN + STOCK DE SEGURIDAD + CONSUMO ESTIMADO
DURANTE EL TIEMPO DE ENTREGA) – (STOCK EXISTENTE EL DÍA DEL PEDIDO +
CANTIDAD YA PEDIDA, SI PROCEDE).
HOJAS DE PEDIDO Y DE ENTREGA