PROPUESTA DE MAPEO Y

DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
DEL NEGOCIO
- BPM – Business Process Management

Guatemala 2016
 AGENDA
1. ANTECEDENTES
2. OBJETIVOS
3. OPORTUNIDADES DE MEJORA
4. ALCANCES
5. ESQUEMA DE TRABAJO
6. EQUIPO HUMANO
7. RECURSOS NECESARIOS
8. OPERACIONES
 1. ANTECEDENTES
Para mejorar la gestión de la administración de las áreas
de negocio se creó hace 5 años el rol denominado
Analista de O&M. Sin embargo, nunca se planteó como
un objetivo estratégico la identificación y documentación
de la totalidad de procesos del negocio.

Al operar la Oficina de Proyectos se identifica la necesidad

de contar con la documentación de todos los procesos de
la corporación. Lo anterior con el propósito de ejecutar
análisis de procesos para optimizar recursos,
planteamiento de propuestas de mejora y elaboración de
documentación proyectos.
 [Link]

Mapear los procesos y procedimientos del negocio en las

GENERAL diversas divisiones de la cadena de valor –CORE BUSINESS-.

1. Definir la estructura de unidades de negocio de la

cadena de valor de banano para exportación y aceite de
palma.
2. Determinar la totalidad de procesos ejecutados por las
ESPECÍFICO unidades de negocio.
S 4. Estructurar el mapa de proceso del negocio de una
forma preliminar.
5. Establecer un diagnostico para la planificación de la
documentación de procesos
 3. OPORTUNIDADES DE MEJORA
ESTRUCTURA DE NEGOCIO
• Unidades de negocio no definidas.
• Desconocimiento de procesos operativos y su
interacción
• Estructuras organizacionales diferentes
• Responsabilidad y autoridad no definida.

BANANO DE EXPORTACIÓN PROYECTOS

• Carencia de planificación de operaciones. • 4 semanas es el promedio de atrasos (10
• Limitada formación de personal. anuales)
• Uso inadecuado de recursos. • 75% de los proyectos requieren modificar
• Optimización en mano de obra. alcance.
• 50% de personal tiene participaciones
emergentes.

PALMA DE ACEITE AREAS DE SOPORTE

-1 L con alta acidez contamina una tonelada de • 4 Semanas para gestionar recursos (RRHH,
aceite. materiales, talleres).
• 5 Semanas en obtener datos históricos.
-25% lotes no cuentan con información oficial (en
proceso). • Carencia de catalogo de productos o servicios
internos.
 3. OPORTUNIDADES DE MEJORA
10-15 % Reducción de costos.

20-30 % Incremento de la calidad.

10-30 % Reducción de tiempos de capacitación.

15-30% Reducción de requerimientos de soporte.

20-30% Reducción del número de quejas y reclamos.

15-30% Incremento de la precisión de pronósticos.

Mejor calidad de 10-30% Reducción de tiempos de proceso.

información.
3. OPORTUNIDADES DE MEJORA
TIPOS DE PROCESOS
Procesos de Procesos Centrales – Core –
gestión

Procesos de Apoyo –Soporte-

 [Link]

PROPUESTA TIPOS DE PROCESOS

Procesos agrícolas - Centrales
*Palma aceite
*Producción de Banano - Apoyo internos
Procesos industriales
* Extractora.
* Aceite palmiste.
PROCESOS
* Refinería. GEOGRAFICO
* Empacadoras.
Soporte documental. Tiquisate.
Procesos Coatepeque.
EstructuraComerciales
homogénea. Tecún Uman.
Entendimiento operación. La Gomera
Sayaxche.
Fraijanes.
Edificio Zona 9.
 [Link]

PLANTA
BIOGAS
REFINADORA

PRODUCCIÓN PLANTA
AGRICOLA EXTRACTORA COMERCIALIZACIÓN

COMPRA
FRUTA

PLANTA DE
PALMISTE

MacroProcesos de Aceite Palma

 [Link]

PRODUCCIÓN
AGRICOLA

COMPRA
FRUTA
 [Link]

PRODUCCIÓN EMPAQUE
AGRICOLA COMERCIALIZACIÓN
CONTROL
PRODUCCIÓN

MacroProcesos de Producción Banano Exportación

 [Link]

PRODUCCIÓN
AGRICOLA
 [Link] DE TRABAJO

1. Definir 2. Medir [Link] [Link] [Link]

•Definir unidades •Documentación •Alineación de
•Cantidad de •Adopción de
de negocio •Ejecución de procesos.
procesos. •Arquitectura buenas practicas en
•Determinar •Dueños de entrevista. BPM.
empresarial
cantidad de procesos. •Transcripción de •Benchmarking •Automatización e
procesos. •RD. información. •Validación in situ de integración de
•Estructurar mapa •Establecer •Elaboración de procesos. Sistema de Gestión
de procesos. métricas documento. •Definición de Empresarial.
•Planificar •Criticidad •Revisión oportunidades de •Workflow.
•Satisfacción •Validación mejora. •Reglas de negocio.
estructura •Procesos/
•Automatización •Cambios •Reglas de Actividad.
documental. •Tecnología
•Indicadores clave. •Inteligencia de
•Definición de •Aprobación por •Pruebas de
•Procedimientos negocios.
macro procesos. gerente o RD. concepto.
PROYECTO OPERACIÓN
Fase 1. Definición- PROYECTO
 Fase 1. Definición- PROYECTO
•COMUNICACIÓN CORPORATIVA-GERENCIAL
•Visitas a gerentes para compartir proyecto.
ETAPA 1.1 •Solicitud de tiempo de apoyo.
•Facilitar recursos
6
SEMANAS
•Planificar actividades

•IDENTIFICACIÓN DE LISTAS DE PROCESOS

•Presentación de conceptos de macro - procesos, procesos y
ETAPA 1.2 procedimientos. 8
•Entrevistas con jefes de cada departamento. SEMANAS
•Estructurar listado de procesos, procedimientos y actividades.

•REVISIÓN DE ESTRUCTURA
•Depuración de procesos, procedimientos y actividades.
ETAPA 1.3 •Definición de totalidad de procesos y procedimientos por área. 2
•Establecimiento de macro procesos. SEMANAS
•Validación de estructura final por parte de Jefes y Gerentes
 Fase 1. Definición- PROYECTO
• PRESENTACIÓN DE PROCESOS A GERENTES
ETAPA 1.4 •
•
Consolidación de procesos
Presentar listado de procesos del área. 6
SEMANAS
• Validación de procesos ejecutados por el área.

• PRESENTACIÓN DE RESULTADOS DE DIAGNOSTICO

ETAPA 1.5 •
•
Elaboración de listados de procesos.
Entrega de informe de diagnostico.
2
• Asignación de un representante del área. SEMANAS

6 MESES TIEMPO ESTIMADO

ETAPA
 Al finalizar 6 se estará en disponibilidad de establecer los elementos que
esta
necesarios a documentar.
Fase 1. Definición- PROYECTO
Fase 2. Medir- PROYECTO
 Fase 2. Medir- PROYECTO
•ESTRUCTURACIÓN DEL MAPA DE PROCESOS DEL NEGOCIO
ETAPA 2.1 •Estructuración de mapa de procesos corporativo.
•Identificación de dueños de procesos.
4
SEMANAS
•Definición de RD.

•PLANTILLAS DE DOCUMENTACIÓN
•Procesos, Minutas, Memos.
ETAPA 2.2 •Grafico de procesos. 2
•Listado de procesos. SEMANAS
•Análisis de situación actual

•ROAD MAP DE TRABAJO

ETAPA 2.3 •Identificación de áreas prioritarias. 2
•Comunicación gerencial de inicio de próxima fase.
SEMANAS
Fase 3. Analizar- PROYECTO

DOCUMENTACIÓN
Fase 3. Analizar- PROYECTO
 Fase 3. Analizar- PROYECTO
•COMUNICACIÓN GERENCIAL

ETAPA 3.0 •Visitas a gerentes para compartir lanzamiento de fase. 1

•Planificar actividades de documentación. DÍA POR
•Presentación de conceptos de macro-procesos, procesos y procedimientos.
ÁREA

•DOCUMENTACIÓN
•Ejecución de entrevistas. 2
ETAPA 3.1 •Entendimiento del contexto del proceso.
•Trascripción de información a plantillas de trabajo.
DÍAS
POR
•Adición de anexos de soporte. PROCESO

•REVISIÓN
•Trasladar documento a colaborador . 1
ETAPA 3.2 •Entendimiento del documento.
•Solicitud de cambio.
DÍAS
POR
•Aceptación del documento PROCESO
 Fase 3. Analizar- PROYECTO
•VALIDACIÓN Y APROBACIÓN 2
ETAPA 3.3 •Revisión de documentos por Jefe del Departamento /RD/Gerente del área.DÍAS
•Solicitud de cambio. POR
•Validación del documento. PROCESO

•ESTRUCTURACION DE ENTREGABLES 7
ETAPA 3.4 •Elaboración de listados de procesos y mapa de procesos.
•Entrega de informe de diagnostico.
DÍAS
POR AREA
•Análisis de proceso e ingreso de los mismos a modelador.

ETAPA 6
 Factores de éxito

Involucramiento y adopción del

proyecto por parte de las unidades de
negocio.

Fortalecimiento del negocio.

Entendimiento de posibles métricas

de desempeño por proceso.
 6. EQUIPO HUMANO
Ing. Hugo Molina
Comité
Lic. Milton Molina
Directivo Lic. Felipe Molina

Ing. Luis Paz

Patrocinadores
Ing. Ernesto Godoy
Ing. Roberto Cay
Douglas Luna
Franklin Casco
Gerente de Comité de
Dueño de Proceso Ernesto Godoy
Proyecto Gerencia Luis Paz
Nestor Patzan Roberto Cay
Douglas Luna

Tranquilino Chojolan
Herbert Zambroni
Johnny Mérida Recursos
O&M
Humanos
Ricardo Palma.
Juan Juzman
Roberto Valdez Carlos López 6- Analista de O&M Ronald Villacinda
Omar Muñoz Jefe RRHH Local
Jose Aceituno
Wilson Rodriguez
Mariano Mora-CR
René Rivas- CR
Daniel Gomez
Hector Reyes
Franklin Casco
Miguel Cabañas-MX
Erick Funes- MX
7. RECURSOS NECESARIOS
 7. PROXIMOS PASOS

Planificación de trabajo Lanzamiento del proyecto

 8. OPERACIÓN

1. Definir 2. Medir [Link] [Link] [Link]

•Definir unidades •Documentación •Alineación de
•Cantidad de •Adopción de
de negocio •Ejecución de procesos.
procesos. •Arquitectura buenas practicas en
•Determinar •Dueños de entrevista. BPM.
empresarial
cantidad de procesos. •Transcripción de •Benchmarking •Automatización e
procesos. •RD. información. •Validación in situ de integración de
•Estructurar mapa •Establecer •Elaboración de procesos. Sistema de Gestión
de procesos. métricas documento. •Definición de Empresarial.
•Planificar •Criticidad •Revisión oportunidades de •Workflow.
•Satisfacción •Validación mejora. •Reglas de negocio.
estructura •Procesos/
•Automatización •Cambios •Reglas de Actividad.
documental. •Tecnología
•Indicadores clave. •Inteligencia de
•Definición de •Aprobación por •Pruebas de
•Procedimientos negocios.
macro procesos. gerente o RD. concepto.
OPERACIÓN
8. OPERACIÓN
8. OPERACIÓN