Excel

Valentina
Ibáñez Correa
 ¿Qué es Excel?
Excel es un programa del tipo hoja de cálculo que forma parte del paquete de Office
desarrollada por Microsoft. Funciona en los sistemas operativos de Windows, MacOS,
Android y iOS. La versión más reciente es Excel 2019 (versión 19.0) que salió en el
año 2018.

¿Para qué sirve Excel?

Para explicarte para qué sirve Excel de forma concisa te mencionaré los 10 usos más comunes de Excel
 Resolver cálculos matemáticos de cualquier complejidad.
 Graficar la información para que sea más fácil de interpretar.
 Ordenar datos ascendente o descendentemente.
 Filtrar información de manera que podamos ver sólo aquella que nos interesa.
 Dar formato condicional a las celdas para que se resaltan cuando cumplan ciertas condiciones.
 Diseñar documentos como facturas, notas de remisión, etcétera utilizando las herramientas de formato.
 Utilizar herramientas de análisis y previsión de la información para que nos muestre diferentes escenarios y nos
permitan tomar decisiones correctas.
 Almacenar información de forma organizada y crear una base de datos.
Las partes de la ventana de Excel son los siguientes:
Barra de título Barra de acceso rápido Cinta de opciones Cuadro de nombres
Barra de fórmulas Botón seleccionar todo Encabezados de columna Encabezados de fila
Etiquetas Barra de etiquetas Barras de estado Iconos de vista
Zoom Barras de desplazamiento
 Barra de título de Excel
 Se encuentra en la parte superior de la ventana de Excel, se
llama así porque en ella aparece el nombre del libro en el que te
encuentras trabajando. si aún no has guardado el libro por
default su nombre será libro1, libro2, presentación1 o 2 etcétera
dependiendo cuántos hayas abierto en esa sesión.
 Barra de acceso rápido
 Se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana de Excel en ella
encontrarás herramientas de uso frecuente en Excel. La intención de esta
barra es que en ella coloques herramientas que sueles usar frecuente, de tal
manera que las tenga siempre de primera mano. Para elegir qué botones
mostrará esta barra debes hacer clic en el botón Personalizar barra de
herramientas de acceso rápido y agregar las herramientas que deseas.

Botón personalizar barra de acceso rápido

 En la esquina superior derecha de Excel se encuentra el botón
“Opciones de representación de la cinta de opciones” el cual se utiliza
para configurar la forma en cómo se mostrará la cinta de opciones:

 Ocultar automáticamente la cinta de opciones: Oculta varios elementos

de la ventana de Excel con el propósito de que la hoja de cálculo
abarque el mayor espacio en la ventana. Para hacer aparecer los
elementos ocultos temporalmente cuando se ocupen, haz clic en los
tres puntos que aparecerán en la esquina superior derecha de Excel.
 Mostrar pestañas: Mostrará solo las pestañas, los comandos solo
aparecerán temporalmente al hacer clic en una de ellas.
 Mostrar pestañas y comandos: Es la que está activada por default. La
cinta de opciones mostrará sus pestañas y comandos en todo
momento.
 Cuadro de nombres
 El cuadro de nombres se encuentra debajo de la cinta de opciones junto a la
barra de fórmulas. Tiene múltiples funciones y las mencionaré brevemente:

 La primera y la más común es mostrar el nombre de la celda activa. Cada vez

que haces clic en una celda podrás ver que aparece el nombre de ésta en el
cuadro de nombres.
 Permite asignar un nombre personalizado a un rango o celda. Para cambiar el
nombre a una celda, selecciónala, escribe el nombre que desees (sin
espacios) y al terminar presiona enter. Cada vez que se lecciones dicha celda
aparecerá su nuevo nombre.
 Permite trasladarte a una celda específica si escribes su nombre en él.
Escribe el nombre de la celda a la que quieres trasladarte y presiona enter, si
el nombre que escribiste existe te trasladará a ella instantáneamente.
 Permite elegir una fórmula o función. Si escribes el signo igual en una celda
verás que el cuadro de nombres se convierte en una lista en donde primero
verás a las funciones recientemente utilizadas y al final una opción para verlas
todas.
 Barra de fórmulas y sus partes
 La barra de fórmulas se encuentra debajo de la cinta de opciones. Es una
barra larga de color blanco cuya función es mostrar el contenido real de la
celda activa, además de permitir modificar o eliminar dicho contenido, lo que la
convierte en una de las más utilizadas de Excel.

barra de fórmulas y sus partes

 En la barra de fórmulas existen tres botones:
 Introducir: Con forma de palomita, se activa solo cuando se está escribiendo algo. Permite
aceptar el dato que se está introduciendo permaneciendo en la misma celda. Lo mismo
sucedería si presionamos la tecla Fin.
 Cancelar: Con forma de una equis, se activa solo cuando se está escribiendo algo. Permite
cancelar el texto que se está introduciendo dejando la celda como estaba antes. El mismo
resultado se obtiene si presionas la tecla Escape (Esc).
 Insertar función: Muestra el cuadro de diálogo insertar función en el que podrás encontrar
cualquier función de Excel.
 La barra de fórmulas puede cambiar de tamaño tanto el ancho como el alto. Para cambiar
el ancho debemos arrastrar un tirador que se encuentra entre el cuadro de nombres y la
barra de fórmulas. Para cambiar la altura, es preciso señalar la parte inferior de la barra
para que aparezca una flecha apuntando hacia arriba y abajo y empezar a arrastrar con clic
sostenido.
 Botón seleccionar todo
 Este botón se encuentra debajo del cuadro de nombres, es un
pequeño botón gris con un triángulo en su interior. Su función es
seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo cuando se hace
clic en él.
Encabezados de columna
Son unos botones de color gris que aparecen sobre cada columna. Los encabezados de columnas están
dispuestos uno junto al otro y en su interior contienen letras mayúsculas con lo que nos indican el
nombre de la columna a la que representa. Al hacer clic en uno de ellos se selecciona la columna
completa, puede seleccionar varias columnas si mantienes sostenido el mouse sobre uno de ellos y te
mueves hacia un lado.

Encabezados de fila
Son botones de color gris que aparecen uno debajo de otro con números en su interior, dicho número
representa el nombre de la fila a la que representa. Al hacer clic en uno de ellos se seleccionará la fila
completa, para seleccionar varias filas es necesario dejar presionada uno de ellos y moverte hacia
abajo o hacia arriba.
 Etiquetas
 Cada etiqueta representa a una hoja del libro de Excel. La
etiqueta resaltada representa a la hoja activa, es decir la hoja
en la que se está trabajando. Se pueden hacer varias cosas
con ellas, por ejemplo, cambiar nombre, cambiar color,
cambiar el orden etc. Más información acerca de trabajar con
etiquetas.
Barra de estado en Excel y sus partes
Es la barra más inferior de la ventana de Excel. Ella nos muestra información
importante:

A la izquierda encontramos primero el modo celda por eso normalmente

vemos la palabra listo en ese lugar, pero dependiendo lo que estemos
haciendo puede cambiar por la palabra modificar o introducir entre otras.
Junto a esto vamos a encontrar también un botón que nos indica si se está
grabando una macro o no, en caso de que sea así aparecerá un cuadrado
indicando qué podremos detener la grabación de la macro en ese lugar.

En el centro de esta barra nos muestra resultados de cálculos derivados de

las celdas que tenemos seleccionadas, por ejemplo: suma promedio recuento
etcétera. Si haces clic derecho en la barra de estado aparecerá un listado de
la información qué quieres que te muestre tú simplemente haces clic en
aquellas que te interesen o haz clic de nuevo en ella para quitar su selección.
Iconos de vista
Un poco más hacia la derecha encontraremos los 3 iconos de vista: vista normal
vista diseño de página y vista previa del salto de página.

Zoom
El zoom lo encontramos en la esquina inferior izquierda de la ventana, con él, podremos
hacer acercamientos o alejamientos de alguna zona u objeto en particular. El zoom
mínimo es de 10% y el máximo es de 100%.
Barras de desplazamiento
Existe una barra de desplazamiento vertical y otra horizontal. Su
función como su nombre lo indica, es permitirnos desplazarnos
a otra zona de Excel. Si desplazas la barra solo te permitirá
desplazarte en la zona utilizada de la hoja de cálculo. Si utilizas
las flechas podrás desplazarte a cualquier lugar.
Cinta de opciones de Excel
En la cinta de opciones es donde encontrarás a la gran mayoría de las
herramientas de Excel, están divididas en categorías representadas por pestañas:
Archivo, inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista.
Además, puedes añadir otras pestañas que estén ocultas o crear las tuyas.
Además, aparecen pestañas temporales mostrándote opciones que sólo le sirven
al objeto seleccionado.

Opciones de presentación de la cinta de opciones

PERSONALIZAR LA CINTA DE OPCIONES
En Excel 2013 es posible personalizar la cinta de opciones agregando o
removiendo comandos o agrupándolos de acuerdo a nuestras necesidades. Para
hacer estas modificaciones debemos ir a Archivo > Opciones > Personalizar cinta
de opciones:
 A: Lista desplegable a través de la cual podemos restringir la lista de comandos mostrados
en el cuadro inferior. Algunas de las opciones de la lista desplegable son: Comandos más
utilizados, Comandos que no están en la cinta de opciones y Todos los comandos.
 B: Lista de los comandos que cumplen la opción elegida de la lista desplegable superior.
Podemos seleccionar cualquier comando de la lista y pulsar el botón Agregar para incluirlo
en la pestaña seleccionada de la lista de la derecha.
 C: Lista desplegable para restringir el tipo de pestañas que deseamos visualizar en la lista
inferior.
 D: Lista de pestañas que cumplen con la opción elegida en la lista desplegable superior.
Para mostrar una pestaña en la cinta de opciones será suficiente con hacer clic en el
cuadro de selección mostrado junto a su nombre. Para remover algún comando debemos
seleccionarlo y hacer clic en el botón Quitar.
 E: Los botones Agregar y Quitar son utilizados para incluir nuevos comandos dentro de una
pestaña o para removerlos de la cinta de opciones.
 F: El botón Nueva pestaña crea una nueva pestaña en la cinta de opciones.
 G: Para crear un nuevo grupo de comandos dentro de una pestaña utilizamos el botón
Nuevo grupo.
 H: El botón Cambiar nombre es útil para cambiar el nombre de una pestaña o de un grupo.
 I: Para eliminar cualquier personalización que hayamos realizados a la cinta de opciones y
regresar a su configuración predeterminada podemos utilizar el botón Restablecer.
 J: Si deseamos aplicar las configuraciones que hemos hecho a la cinta de opciones en otro
equipo podemos crear un archivo de exportación con el botón Importar o exportar.
 Categorías Microsoft Excel
Inicio: Contiene los comandos necesarios para aplicar formato y editar las hojas
de Excel. Esta pestaña organiza los comandos en siete grupos: Portapapeles,
Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar.

Insertar: En esta pestaña encontramos los comandos para insertar elementos a

nuestra hoja como tablas y gráficos. Los grupos de comandos de esta pestaña son
los siguientes: Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Gráficos, Informes, Mini gráficos,
Filtro, Filtros, Vínculos, Texto y Símbolos.
Diseño de página: Aquí se encuentran los comandos utilizados para preparar
nuestra hoja para imprimir y organizar los elementos dentro de la hoja. Los grupos
de esta pestaña son: Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión,
Opciones de la hoja y Organizar.

Fórmulas: La pestaña fórmulas contiene los comandos para agregar

funciones y fórmulas a nuestras hojas de Excel así como buscar
cualquier error en las fórmulas. Los grupos de esta pestaña son:
Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y
Cálculo
Datos: Contiene los comandos para importar datos provenientes de otras fuentes
y trabajar posteriormente con ellos aplicando algún filtro o quitando duplicados.
Los grupos de la pestaña Datos son: Obtener datos externos, Conexiones,
Ordenar y filtrar, Herramientas de datos y Esquema.

Revisar: En esta pestaña están localizados los comandos para revisar,

proteger e insertar comentarios en las celdas de la hoja. Los grupos en los
que están organizados los comandos son: Revisión, Idioma, Comentarios,
Cambios.
Vista: Comandos utilizados para cambiar la vista de la hoja y ocultar algunos de
sus elementos. Esta pestaña contiene los siguientes grupos: Vistas de libro,
Mostrar, Zoom, Ventana y Macros.