4.
4 SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD Y SUS PROCESOS
E) Asignar responsabilidades y autoridades para estos procesos
LA MATRIZ RACI
• Esta herramienta es una matriz o tabla, cuyo propósito es
describir el grado de responsabilidad que tienen diferentes
recursos humanos (personas, grupos, roles) con los diferentes
procesos o actividades.
SIGNIFICADO DE RACI
• Las matrices de asignación de responsabilidad, o RACI, son así denominadas por las cuatro letras
con las que se codifica el tipo de relación con un proceso que tiene cada agente:
• R: Responsible / Responsable. Es el que se encarga de hacer la tarea o [Link] :
operario
SIGNIFICADO DE RACI
• Las matrices de asignación de responsabilidad, o RACI, son así denominadas por las cuatro letras
con las que se codifica el tipo de relación con un proceso que tiene cada agente:
• R: Responsible / Responsable. Es el que se encarga de hacer la tarea o [Link] :
operario
• A: Accountable / Persona a cargo. Es la persona que es responsable de que la tarea esté hecha.
Es quien debe asegurarse de que la tarea sea haga, y se haga bien. Ejemplo: Inspector, o
propietario de un proceso
SIGNIFICADO DE RACI
• Las matrices de asignación de responsabilidad, o RACI, son así denominadas por las cuatro letras
con las que se codifica el tipo de relación con un proceso que tiene cada agente:
• R: Responsible / Responsable. Es el que se encarga de hacer la tarea o [Link] :
operario
• A: Accountable / Persona a cargo. Es la persona que es responsable de que la tarea esté hecha.
Es quien debe asegurarse de que la tarea sea haga, y se haga bien. Ejemplo: Inspector, o
propietario de un proceso
• C: Consulted / Consultor. Los recursos con este rol son las personas con las que hay consultar
datos o decisiones con respecto a la actividad o proceso que se define. Ejemplo: Director
SIGNIFICADO DE RACI
• Las matrices de asignación de responsabilidad, o RACI, son así denominadas por las cuatro letras
con las que se codifica el tipo de relación con un proceso que tiene cada agente:
• R: Responsible / Responsable. Es el que se encarga de hacer la tarea o [Link] :
operario
• A: Accountable / Persona a cargo. Es la persona que es responsable de que la tarea esté hecha. Es
quien debe asegurarse de que la tarea sea haga, y se haga bien. Ejemplo: Inspector, o propietario
de un proceso
• C: Consulted / Consultor. Los recursos con este rol son las personas con las que hay consultar
datos o decisiones con respecto a la actividad o proceso que se define. Ejemplo: Director
• I: Informed / Informados. A estas personas se las informa de las decisiones que se toman,
resultados que se producen, estados del servicio, grados de ejecución. Ejemplo: inversionista o
propietario de un proceso
PARTES PRINCIPALES DE UNA MATRIZ RACI
Roles
Instrucciones
REGLAS
• Existe una serie de reglas que toda matriz Raci debe cumplir.
Estas reglas se dividen en reglas para las instrucciones o filas y
reglas para las columnas o Roles
Reglas para Roles
Reglas para
Instrucciones
REGLAS PARA INSTRUCCIONES O FILAS
• REGLA No 1: Ausencia de (A) significa que nadie garantiza que la actividad se lleve a
cabo (falta de autoridad), mientras que dos o más (A) representa un conflicto de
autoridad. Es imprescindible que haya un único rol para rendir cuentas (A) por actividad
(Instrucción)
REGLA No 1
Rol 1 Rol 2 Rol 3 Rol 4 Rol 5
INSTRUCCIÓN 1 I C R C C
INSTRUCCIÓN 2 A A C R R
REGLA No 2
• Dos o más responsables (R) de ejecutar una instrucción
significa que no hay un directo responsable, La ausencia de (R)
podría indicar que nadie es encargado de hacer dicha actividad
REGLA No 2
Rol 1 Rol 2 Rol 3 Rol 4 Rol 5
INSTRUCCIÓN 1 I C I C C
INSTRUCCIÓN 2 A A C R R
REGLA No 3
• Demasiadas (C) en una misma instrucción puede denotar un
exceso de especialización que puede llegar a ralentizarla, o
excesivas comprobaciones o controles por exceso de celo o
por inseguridad en las competencias de los roles.
REGLA No 3
Rol 1 Rol 2 Rol 3 Rol 4 Rol 5
INSTRUCCIÓN 1 I C I C C
INSTRUCCIÓN 2 A A C R R
REGLA No 4
• Demasiadas (I) puede denotar un bombardeo de información
irrelevante a las diferentes partes interesadas.
REGLA No 4
Rol 1 Rol 2 Rol 3 Rol 4 Rol 5
INSTRUCCIÓN 1 I C I I C
INSTRUCCIÓN 2 A A C R R
REGLA No 5
• Carencia de (C) o (I) puede denotar falta de comunicación
REGLA No 5
REGLAS PARA COLUMNAS O ROLES
• Regla No 6: Demasiadas (A) para un mismo rol, suele indicar
que se trata de un Rol vertical asignado a una única
responsable, o bien que se ha designado a un único propietario
del proceso y coincide con él.
REGLA No 6
Rol 1 Rol 2 Rol 3
INSTRUCCIÓN 1 A C A
INSTRUCCIÓN 2 R A A
INSTRUCCIÓN 3 I A A
INSTRUCCIÓN 4 R A A
INSTRUCCIÓN 5 C A A
INSTRUCCIÓN 6 I A A
Comparten responsabilidad
REGLA No 7
Demasiadas (R) para un mismo rol, dentro del proceso, podría
evidenciar una sobrecarga de trabajo para ese rol que llegará a
ralentizar el proceso en su conjunto.
REGLA No 7
Rol 1 Rol 2 Rol 3
INSTRUCCIÓN 1 A C A
INSTRUCCIÓN 2 R I A
INSTRUCCIÓN 3 I R A
INSTRUCCIÓN 4 R A A
INSTRUCCIÓN 5 C A A
INSTRUCCIÓN 6 I A A
REGLA No 8
Un Rol con (A) o (R) significa que es un rol operativo. Si
únicamente se le asigna (C) es consultivo y si solo dispone
asignada una (I) es de información; pero si combina (C) e (I) es
un rol no operativo. Si no dispone de asignaciones, podemos
prescindir de él en este proceso.
REGLA No 8
Rol 1 Rol 2 Rol 3 Rol 4 Rol 5 Rol 6
INSTRUCCIÓN 1 A C A C I C
INSTRUCCIÓN 2 R I A C I I
INSTRUCCIÓN 3 I R A C I C
INSTRUCCIÓN 4 R A A C I I
INSTRUCCIÓN 5 C A A C I I
INSTRUCCIÓN 6 I A A C I I
No Operativo
Informativo
Consultivo
Operativo
Operativo
Operativo
REGLA No 9
Las (C) significa que ese rol debe ser consultado y es
imprescindible para muchas actividades del proceso.
Demasiadas (interrelación) Podría denotar un cuello de botella
en ese rol. Ausencia de C falta de consultar.
REGLA No 10
Demasiadas (I) podría representar un exceso de burocracia.
Inundar de información sin ser necesaria es contraproducente al
ocultar la información realmente útil (observar interrelación) –
Ausencia de I falta de información
EJEMPLO: BÁSICO DE FORMATO
Recordar: Se escriben las
instrucciones .
Nombre del proceso……
Fecha de revisión………
Cliente interno o externo…..
Versión…..
Nombre del proceso……
Fecha de revisión………
Cliente interno o externo…..
Versión…..
Nombre del proceso……
Fecha de revisión………
Cliente interno o externo…..
Versión…..
Nombre del proceso……
Fecha de revisión………
Cliente interno o externo…..
Versión…..
Nombre del proceso……
Fecha de revisión………
Cliente interno o externo…..
Versión…..
ok
ok
ok
R1-R5
R5
R1-R5
R1-R5
R1-R5-R4
R1
R1-R4
Nombre del proceso……
Fecha de revisión……… Demasiadas I
Cliente interno o externo…..
Versión…..
Nombre del proceso……
Fecha de revisión………
Cliente interno o externo…..
Versión…..
CONCLUSIONES DE LA MATRIZ RACI DEL
EJEMPLO (Parte 1)
Filas no aprobadas o de estudio : d, e, f, g, h, i
Detalle con respecto a filas:
•d: ausencia de A
•e: ausencia de C
•F: ausencia de A
•g: ausencia de A
•H: ausencia de A
•i: ausencia de A
CONCLUSIONES DE LA MATRIZ RACI DEL
EJEMPLO (Parte 2)
Columnas no aprobadas o de estudio: 1,3, 5, 8, 9
Detalle con respecto a columnas
•Rol 1: Demasiadas I
•Rol 3 : Demasiadas I
•Rol 5: sobrecarga de funciones
•Rol 8: sobrecarga de funciones
•Rol 9: sobrecarga de funciones – Demasiadas C
CONCLUSIONES DE LA MATRIZ RACI DEL
EJEMPLO (Parte 3)
Análisis de roles:
•Rol 1: informativo
•Rol 2: no necesario
•Rol 3:Operativo
•Rol 4: Operativo
•Rol 5: Operativo
•Rol 6: Operativo
•Rol 7: Operativo
•Rol 8 : Operativo
TALLER
1) Obtener las conclusiones Según las reglas de los 3 casos
presentados a continuación
2) Del proceso de fabricación de tubos, del mapa de procesos de
empresa siderúrgica (Ver mapa de procesos y ejemplo) obtener 3
procedimientos
3) De cada procedimiento identificar tres instrucciones (ver ejemplo)
4) realizar la matriz RACI y completarla.
5) Obtener conclusiones según las reglas
•Nota: las instrucciones informan a todas las demás instrucciones
¿Analice columnas y filas?
¿Es correcta esta matriz?
¿Esta correcta esta matriz?
EJEMPLO PARA REALIZAR EL TALLER
PASO 1: IDENTIFICAR EL PROCESO A TRABAJAR
2. ESTRUCTURAR EL PROCESO IDENTIFICANDO INSTRUCCIONES ( 3
procedimientos – c/u 4 instrucciones)
3 - RELACIONAR – INSTRUCCIONES – NOMBRES - ROL
Procedimiento Instrucciones Nombre Rol
1 jose Preparador
2 carlos Amasador
1
3 pipo Esparcidor
4 hector Inspector
5 juan Hornero
6 chepe Controlador de tiempo
2
7 moncho Evacuador
8 hector Inspector
9 jose Platonero
10 andres Cortador
3
11 pilar Empacador
12 hector Inspector
4. REALIZAR LA MATRIZ RACI DE ACUERDO A LAS
REGLAS
Roles Nombres
Preparador Jose
Amasador Carlos
Esparcidor Pipo
Hornero Juan
Controlador de tiempo Chepe
Evacuador Moncho
Platonero Jose
Cortador Andres
Empacador Pilar
Inspector Hector
Instrucciones R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 R9 R10
Procedeimiento 1 Jose Carlos Pipo juan chepe moncho jose andres Pilar Inspector
1 R c i A
2 R c i A
3 R c i A
4 A
Procedimiento 2
5 R c i A
6 R c i A
7 R c i A
8 A
Procedimiento 3
9 R c i A
10 i R c A
11 c/I R A
12 A
PASO 5. OBTENER CONCLUSIONES