D.C.R.
DEPARTAMENTO CENTRAL DE REGISTRO ACADEMICO
A.
DR. WILFREDO HERNÁNDEZ ASCENCIO
D.C.R.A.
DEPARTAMENTO CENTRAL DE REGISTRO ACADEMICO
• Es la unidad de apoyo encargada del registro, orden,
conservación, gestión y custodia de la documentación de
los alumnos durante su formación académica en la
Universidad .
• El Departamento Central de Registro Académico (DCRA), depende
funcional y administrativamente del Vicerrector Académico.
• Mantiene relaciones de coordinación con todos los
órganos de la Universidad e Instituciones; que le
designe el Vicerrector Académico.
D.C.R.A.
MAPA PROCESOS PRINCIPALES
CONSTANCIAS
CAMBIO DE SEDES CERTIFICACIONES
DCRA
EXPEDIENTES ACTAS
ACTUALIZACION Y
RESERVAS
1. CERTIFICADO DE ESTUDIOS / PLAN DE ESTUDIOS CON CARGA HORARIA
Cuentas Corrientes Caja
INICIO CONSULTAR DEUDA PAGO SOLICITUD CON CODIGO-> DOC SOLICITUD + BOLETA
Mesa de Partes
• REGISTRO DATOS
EMISION DOCUMENTO ENTREGA DE SOLICITUD + BOLETA • DETALLE SOLICITUD :
CERTIFICADO / PLAN
ENVIO FIRMA DE AUTORIDADES ESCUELA
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
FIRMA DCRA
535 CERTIFICADO DE ESTUDIOS PRE-GRADO
2389 CERTIFICADO DE ESTUDIOS C/U - UDEDS EUROPA
2515 CERTIFICADO DE ESTUDIOS - UDEDS EXTERIOR
ENVIO DOCUMENTO A FILIAL Y/O 5528 CERTIFICADO DE ESTUDIOS - CICLO DE GRADUACIÓN
ESCUELA PROFESIONAL
6724 CERTIFICADO DE ESTUDIOS C/U - MAESTRÍAS
6726 CERTIFICADO DE ESTUDIOS C/U - DOCTORADOS
6225 PLAN DE ESTUDIOS CON CARGA HORARIA
FIN
Responsable: Lic. Jackeline Flores Moreno
1.1. CERTIFICADO DE ESTUDIOS / PLAN DE ESTUDIOS CON CARGA HORARIA
Certificado de Estudios: Alcances
Los pagos se realizan por cada ciclo a solicitar.
El certificado solo muestra notas aprobadas de los ciclos
solicitados.
El tramite demora 10 días hábiles.
El certificado es impreso en base a información del sistema,
DCRA no se responsabiliza por acentuaciones o falta de
foto.
Los cambios de notas después de la recepción de la
solicitud no son responsabilidad de DCRA.
En el Certificado de Estudios solo deben firmar las
Autoridades respectivas en los lugares indicados. No se
registrará ninguna otra firma o numeración que no
corresponda, para no invalidar el documento.
Plan de Estudios con carga horaria: Alcances
El tramite demora 10 días hábiles.
Posterior al recojo del Plan de Estudios con Carga Horaria,
debe ser autenticado por Secretaria General realizando el
pago correspondiente.
Responsable: Lic. Jackeline Flores Moreno
2. CONSTANCIA DE EXPEDIENTE COMPLETO (TITULO-BACHILLER-POST-GRADO)
Caja
INICIO PAGO DE SOLICITUD CON CODIGO: SOLICITUD + BOLETA
Mesa de Partes
EXPEDIENTE COMPLETO ENTREGA DE SOLICITUD + BOLETA EXPEDIENTE COMPLETO
(BACHILLER) (POST-GRADO)
-CERTIFICADO DE (COPIAS DIMPLES)
ESTUDIOS ORIGINAL
-PARTIDA DE -CERTIFICADO
NACIMIENTO ORIGINAL EMISION DEL DOCUMENTO -PARTIDA
-COPIA DE DNI -DNI
LEGALIZADA -TITULO
FIRMA DEL JEFE DE DCRA
Alcances ENVIO A MESA DE PARTES PARA CÓDIGO DESCRIPCIÓN
SU ENTREGA
4403 CONST EXPEDIENTE COMPLETO EPG
Los Alumnos deben indicar el grado a tramitar en la
104 CONST. EXPEDIENTE COMPLETO
Solicitud.
La Constancia de Expediente Completo impresa es en
base a información del sistema, DCRA no se FIN Responsable: Sr. Wilmer Lima Huaraca
responsabiliza por acentuaciones o falta de foto.
3. RETIRO DE LA UNIVERSIDAD / DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Caja
PAGO SOLICITUD CON CODIGO-> DOC SOLICITUD + BOLETA
INICIO
Mesa de Partes
RETIRO DE LA UNIVERSIDAD ENTREGA DE SOLICITUD + BOLETA DIGITALIZACIÓN
EJECÚSIÓN DEL RETIRO EN ELSISTEMA REVISIÓN Y DIGITACIÓN DE DATOS
Alcances
ACADEMICO
• El tramite demora 10 días hábiles.
• El Alumno no deberá registrar Matricula
Académica en el Periodo actual para Ingresar DIGITALIZACIÓN AL SISTEMA DIGIDOC
FIN el Retiro.
• El Alumno no deberá de registrar Proceso de
Convalidación.
FIN
• El Alumno do beberá tener deuda.
CÓDIGO DESCRIPCIÓN Digitalización de Documentos: Alcances
370 RETIRO DE LA UNIVERSIDAD
Responsable: Sr. Wilmer Lima Huaraca
• El tramite demora 10 días hábiles.
4. ACTUALIZACIÓN DE MATRICULA/ REINGRESO POR ABANDONO O RETIRO
Cuentas Corrientes Caja
INICIO CONSULTAR DEUDA PAGO SOLICITUD CON CODIGO-> DOC SOLICITUD + BOLETA
Mesa de Partes
• REGISTRO DATOS
• DETALLE SOLICITUD :
EMISION DOCUMENTO ENTREGA DE SOLICITUD + BOLETA
ACTUALIZACIÓN /
REINGRESO
FIRMA DCRA
Alcances
MESA DE PARTES El tramite demora 4 días hábiles.
El alumno no debe tener deuda , ni reserva , ni matricula
vigente, tampoco figurar en Riesgo Académico.
La actualización de matricula se presenta cuando el periodo
vigente este cerrado.
FIN Los alumnos que realizan REINGRESO POR RETIRO, deberán
traer los documentos entregados en el momento del retiro
.(Según la modalidad de ingreso)
El alumno que hace abandono de ciclo y desea hacer
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
actualización de matricula, deberá esperar que el ciclo se
00003 ACTUALIZACIÓN DE MATRICULA (HASTA TRES CICLOS)
cierre para poder realizar dicho tramite.
1029 REINGRESO POR ABANDONO ( DE CUATRO A MAS CICLOS)
1030 REINGRESO POR RETIRO
Responsable: Sr. Gonzalo López Valles
5. VALIDACIÓN DE RESOLUCIÓN DE CONVALIDACIONES
Escuela DCRA
INICIO RESOLUCIÓN VERIFICACIÓN EN EL SISTEMA EN BASE A LA INFORMACIÓN DE LA
RESOLUCIÓN
DCRA
• N° DE RESOLUCIÓN
FIN VALIDACIÓN
• CANTIDAD DE CURSOS
Alcances
La Resolución física debe tener el mismo contenido que en el sistema
académico.
Responsable: Sr. Gonzalo López Valles
6. INICIALIZACIÓN O RECTIFICACIÓN DE CONVALIDACIONES
Escuela DCRA
INICIO ENVIÓ DE CORREO
VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN
ELECTRÓNICO
• CÓDIGO
• NOMBRE DEL ALUMNO
• ESCUELA PROFESIONAL
• FILIAL
• PERIODO ACADÉMICO
• CÓDIGO Y NOMBRE DE
LOS CURSOS A INCIALIZAR DCRA
ATENDIDO EJECUCIÓN DE LA INCIALIZACIÓN
FIN
Alcances
Cuando la Resolución ya se encuentra validada no se puede efectuar la
inicialización de convalidación.
Responsable: Sr. Gonzalo López Valles
7. MATRICULA/ RECTIFICACIÓN NOTAS EXTEMPORÁNEA
Coordinación Escuela Caja
INICIO ALUMNO SOLICITA ADJUNTA SOLICITUD Y PAGO POR MATRICULA O RECTIFICACIÓN DE
MATRICULA O RECTFICACIÓN NOTAS
DE NOTAS
DECANATO VERIFICA PEDIDO DE DIRECCIÓN DE ESCUELA
LA DIRECCIÓN DE ESCUELA INFORME ES ENVIADO A DECANATO VERIFICA SOLICITUD DEL
ALUMNO
VICERRECTORADO ACADÉMICO CÓDIGO CONCEPTOS DE PAGO
00278 MATRICULA EXTEMPORÁNEA
01912 RECTIFICACIÓN DE NOTAS
VERIFICA DOCUMENTOS Matricula/Rectificación de notas extemporánea: Alcances
SUSTENTATORIOS
Todo trámite de matricula o rectificación de notas debe contar
con el pago correspondiente.
El documento emitido por la Dirección de Escuela, debe contar
DCRA MATRICULA O RECTIFICA LA
NOTA EXTEMPORÁNEAMENTE con el informe firmado por el docente y el acta.
Se debe tener en cuenta, brindar toda la información del
alumno, bajo el formato de rectificación de notas.
Ambos tramites son autorizados por el Vicerrectorado
Académico y atendido por DCRA.
FIN
Responsable: Sra. Mónica Toledo Dávila
8. HABILITACIÓN DE PERIODOS
DCRA Se debe:
Enviar correo al Dr. Hernández (w_hernandez@[Link]), con
Solicitud de habilitación de copia a la Srta. Mónica Toledo (m_toledo@[Link]), adjuntando
Filiales
Periodos Académicos cronograma académico, indicando la numerología de las escuelas
habilitar
Habilitación de Periodos Académicos: Alcances
• Deberán tener en cuenta que no se puede solicitar escuelas que no estén autorizadas con Resolución.
• Por ningún motivo las fechas de los mencionados cronogramas serán modificadas ni habrá ampliaciones de ninguna
clase, bajo responsabilidad de la filial o UAD.
• Las autoridades harán de conocimiento a todo su alumnado las fechas del cronograma para evitar quejas y reclamos
(matriculas, cambios de sede, convalidaciones etc.).
• Se reitera hacer sus pedidos de atención a la persona responsable Srta. Mónica Toledo (m_toledo@[Link])
evitando demora en su atención por no estar dirigido al correo indicado.
Responsable: Sra. Mónica Toledo Dávila
9. CURSOS DE TITULACIÓN
DCRA Se debe:
Solicitud de habilitación de
Enviar correo al Dr. Hernández (w_hernandez@[Link]), con
Cursos Especiales de
Coordinación copia a la Srta. Mónica Toledo (m_toledo@[Link]), adjuntando
Titulación y/o Talleres de
de Escuela la Resolución Rectoral del curso o taller y el Proyecto del Curso o Tesis
Tesis
Habilitación de Cursos Especiales de Titulación/
Taller de Tesis: Alcances
• Los Cursos Especiales para el Trabajo de Suficiencia Profesional y los Talles de Tesis son habilitados en el Sistema
Académico, por pedido de las Coordinaciones de Escuela, enviando un correo a la Srta. Mónica Toledo
(m_toledo@[Link]), adjuntando la Resolución Rectoral y el Proyecto del Curso.
• Cuando se requiera modificar las fechas de inicio o fin del CET, indicado en las resoluciones, se deberá pedir la
autorización al Vicerrectorado Académico, para poder atenderlos.
Responsable: Sra. Mónica Toledo Dávila
10. PROCESO DE CARNÉS UNIVERSITARIOS
Proceso de Carnés Universitarios: Alcances
• Para el proceso de carnés universitario, en las fechas que indique
SUNEDU, se debe considerar los siguiente:
• Se tramitará carné universitario a los alumnos que se encuentren
matriculados académicamente.
• Alumnos que tengan registrado correctamente el N° DNI en el
sistema, teniendo en cuenta, que SUNEDU, valida la información
correcta del documento.
• Las fotografías deben cumplir con:
- El archivo debe estar en formato JPG
- La medidas de las imágenes 240*288
- Peso máximo 50 kb
- Resolución mínima 300 dpi
- La fotos deben estar renombradas con el código de la
universidad 059, seguido del código del alumno (Ejemplo:
0592017201568)
- La imagen debe estar enfocada en el rostro del alumno, con
fondo blanco, no deben tener lentes, ni gorros y deben ser digitales y
no escaneadas.
• En Sede Lima, la Oficina de Admisión toma las fotografía a los
alumnos.
• El envió de las imágenes es por correo electrónico
(m_toledo@[Link]).
Responsable: Sra. Mónica Toledo Dávila
11. RESERVA DE MATRICULA A NIVEL NACIONAL- DUED
Cuentas Corrientes Caja
INICIO VERIFICAR NO TENER PAGO SOLICITUD CON CODIGO-> DOC SOLICITUD + BOLETA
DEUDA HISTORICA
Mesa de Partes
• REGISTRO DATOS
EL ALUMNO TIENE 30 RECEPCION DE FUT Y VERIFICACIÓN DE • DETALLE SOLICITUD :
DIAS HABILES PARA PAGOS RESERVA DE MATRICULA
SOLICITAR LA RESERVA
DE MATRICULA
DOCUMENTO CODIGO DE PAGO
RESERVA DE MATRICULA 368
EJECUCION DE
PROCESOS
ALCANCES:
•EL PAGO SE REALIZA EN CAJA CON EL CODIGO CORRESPONDIENTE A RESERVA DE
MATRICULA Y CON CODIGO DEL ALUMNO.
• EL TRAMITE DEMORA 4 DIAS HABILES.
VIGENCIA UN CICLO • SE VERIFICA QUE EL ALUMNO NO TENGA DEUDA, PERIODO LARGO Y/O CONVALIDACIONES.
ACADEMICO • SE VERIFICA EL PAGO DE MATRICULA ADMINISTRATIVA Y QUE NO HAYA SOBREPASADO LAS
3 RESERVAS CONSECUTIVAS.
• EL ALUMNO DESPUES DE LOS 4 DIAS HABILES DEBERA VERIFICAR LA EJECUCIÓN DE SU
SOLICITUD.
FIN
Responsable: Lic. Yessenia Rodriguez Dávila
12. CONSTANCIA DE ESTUDIOS, CONDUCTA, ORDEN DE MÉRITO, PROMEDIO PONDERADO
PARA SERUM Y CARTA DE PRESENTACIÓN
A NIVEL NACIONAL Y DUED
Cuentas Corrientes Caja
INICIO VERIFICAR NO TENER PAGO SOLICITUD CON CODIGO-> DOC SOLICITUD + BOLETA
DEUDA HISTORICA
Oficina de Trámites
Documentarios
SERUM: SOLO PARA RECEPCION DE FUT Y VERIFICACIÓN DE • REGISTRO DATOS
ENFERMERIA Y PAGOS • DETALLE EN SOLICITUD
ESTOMATOLOGÍA
DOCUMENTO CODIGO DE PAGO
EJECUCION DE CONSTANCIA DE ESTUDIOS 1330
PROCESOS
CONSTANCIA DE CONDUCTA 1147
CONSTANCIA DE ORDEN DE MÉRITO 1146
CARTA DE PRESENTACIÓN 66
FIN PROMEDIO PONDERADO PARA SERUM 1146
Responsable: Lic. Yessenia Rodriguez Dávila
12.1. CONSTANCIA DE ESTUDIOS, CONDUCTA, ORDEN DE MÉRITO, PROMEDIO PONDERADO
PARA SERUM Y CARTA DE PRESENTACIÓN
A NIVEL NACIONAL Y DUED
ALCANCES:
• EL PAGO SE REALIZA EN CAJA CON EL CODIGO CORRESPONDIENTE A CONSTANCIA DE ESTUDIOS Y
CON CODIGO DEL ALUMNO.
• EL TRAMITE DEMORA 4 DIAS HABILES.
• SE VERIFICA QUE EL ALUMNO NO TENGA DEUDA.
• SE VERIFICA SI EL ALUMNO TIENE RETIRO DE LA UNIVERSIDAD.
• SE DEBE DETALLAR EN EL FUT LA CONSTANCIA QUE SOLICITA.
• ORDEN DE MÉRITO: SE EJECUTA PARA ALUMNOS QUE TENGAN COMO MINIMO DOS CICLOS
CONCLUIDOS Y EGRESADOS.
• CARTA DE PRESENTACIÓN: SE VERIFICA QUE EL ALUMNO BRINDE LA INFORMACIÓN SOBRE LA
ENTIDAD A QUIEN VA DIRIGIDA LA SOLICITUD. NO SE TRAMITA PARA EGRESADOS.
• CONSTANCIA DE SERUM: SE EJECUTA SOLO PARA EGRESADOS DE ENFERMERÍA Y ESTOMATOLOGÍA.
SE DEBE DETALLAR EN EL FUT LA CONSTACIA QUE ES PARA SERUM
• CONSTANCIA DE ESTUDIOS : SE EJECUTA SOLO PARA ALUMNOS, DE NO SER ASI COORDINAR EN
ESCUELA PROFESIONAL .
• EL ALUMNO DESPUES DE LOS 4 DIAS HABILES DEBERA RECOGER LA DOCUMENTACIÓN EN OFICINA
DE TRAMITES DOCUMENTARIOS O SE HARA EL ENVIO CORRESPONDIENTE A LA FILIAL O DUED.
Responsable: Lic. Yessenia Rodriguez Dávila
13. RECORD ACADÉMICO / AUTENTICACION DE SYLLABUS
Cuentas Corrientes Caja
INICIO CONSULTAR DEUDA PAGO SOLICITUD CON CODIGO-> DOC SOLICITUD + BOLETA
Mesa de Partes
• REGISTRO DATOS
EMISION DOCUMENTO R.A. :ENTREGA DE SOLICITUD + BOLETA • DETALLE SOLICITUD
A.S.: ENTREGA DE SOLICITUD + BOLETA+
FIRMA DCRA SILABUS
Alcances
ENVIO DOCUMENTO A FILIAL Y/O
A MESA DE PARTES Verificar si tiene fotos y sus notas completas.
El Record Académico muestra todas las notas aprobadas y desaprobadas según
corresponda en el sistema académico.
El Record Académico será firmada por la Autoridad Encargada DCRA.
El tramite demora 04 días hábiles.
FIN Verificar los syllabus que estén conforme al record académico código, curso, ciclo,
créditos
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
360 REORD ACADEMICO
Responsable: Lic. Elber Ramirez Cabanillas
30 AUTENTICACION DE SILABUS
14. CAMBIO DE SEDE/MODALIDAD /UDED
ALUMNO CAJA
INICIO PAGO DE SOLICITUD+ BOLETA
SOLICITA CAMBIO DE
SEDE/MODALIDAD/UDED
ESCUELA
DECANATO
• ENTREGA DE SOLICITUD + BOLETA
PARA EVALUACIÓN • REGISTRA DATOS CON
EMISIÓN DE RESOLUCIÓN • ADJUNTAN CARPETA DE INGRESO CÓDIGO DE ALUMNO,
DEL ALUMNO (A) • DETALLA SOLICITUD
DCRA
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
• REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN
• CAMBIO EN SISTEMA ACADÉMICO 0003 ACTUALIZACIÓN DE MATRICULA
• ENVIO DE CARPETA A FILIAL 1029 PAGO POR REINGRESO POR ABANDONO
1580 CONSTANCIA DE CTAS. CTES.
108 CONSTANCIA DE NO ADEUDAR LIBROS A BIBLIOTECA
ARCHIVO DECRA 1252 TRASLADO DE SEDE
1253 CAMBIO DE MODALIDAD DE PRESENCIAL A DISTANCIA
FIN
Responsable: Bach. Felix Avila Ascencio
14.1. CAMBIO DE SEDE
CAMBIOS DE SEDE/MODALIDAD/DUED: Alcances
Los tramites debe realizarlo la oficina de ORA de cada
Filial y en Lima, la coordinación académica de
Escuela.
Las Resoluciones, las realizara los Decanatos de cada
Facultad.
Se debe enviar la documentación completa de
acuerdo a normas UAP.
El tramite regular debe ser de Escuela a DCRA y no de
alumno a DCRA..
Las Escuelas deben solicitar al alumno su
actualización de matricula, en caso que no haya
estudiado uno 0 más ciclos e indicando si esta en
Riesgo Académico.
Las Escuelas deben solicitar su Direccionamiento
([Link]), al periodo solicitado para realizar el
cambio
Todo tramite se atenderá con cargo referente al
tramite realizado.
El tramite regular es de 15 días hábiles y las Escuelas
deben tramitar en el tiempo estipulado.
Responsable: Bach. Felix Avila Ascencio
15. GESTION ACTAS
INICIO INGRESAR SISTEMA ACADEMICO IMPRIMIR ACTA
• F. DOCENTE
ENVIO ACTAS A ESCUELAS CENTRALES • F. COORDINADOR
• F. DIRECTOR
ENVIO ACTAS A DCRA
• F. DECANO
ALCANCES
• FIRMA FINAL
• Firma con tinta negra • PRODUCCION LIBRO
• Acta ordenada según: Filial / Escuela / Periodo / Sem / Curso • REGISTRO
• No separar el periodo académico • ALMACENAMIENTO
• Información Completa: Docente y Notas
• Envío de Actas con oficio simple detallando : Escuela/ Filial/ Periodo
FIN
SEDE O FILIAL ESC. CENTRAL D.C.R.A. Responsable: Ing. Cliff Asto Jaime
D.C.R.A.
DIRECTORIO
DIRECTORIO DCRA
NOMBRE TELEFONO ANEXO RPC CORREO
Lic. Jackeline Flores Moreno 01 2660195 131 944578761 jr_flores@[Link]
Sra. Mónica Toledo Dávila 01 2660195 131 986653413 m_toledo@[Link]
Sr. Gonzalo López Valles 01 2660195 161 989180316 g_lopez@[Link]
Bach. Felix Avila Ascencio 01 2660195 161 989180316 dcra@[Link] / f_avila@[Link]
Ing. Cliff Asto Jaime 01 2660195 161 987501916 c_asto@[Link]
Lic. Yessenia Rodriguez Dávila 01 2660195 161 989180316 y_rodriguez_d@[Link]
Sr. Wilmer Lima Huaraca 01 2660195 161 987501916 w_lima@[Link]
Lic. Elber Ramirez Cabanillas 01 2660195 161 987501916 e_ramirez_c@[Link]
Srta. Sheyla Cuba lLeón 01 2660195 161 987501916 s_cuba@[Link]
D.C.R.
DEPARTAMENTO CENTRAL DE REGISTRO ACADEMICO
A.