CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE

Es el conjunto de actividades que permiten incorporar a la contabilidad y expresar a travs de estados financieros las operaciones econmicas de una organizacin.

LAS OPERACIONES ECONMICAS

Son los hechos carcter interno o externo, medibles en dinero, que afectan o modifican la situacin financiera y/o los resultados

financieros de una organizacin.

FASES DEL PROCESO CONTABLE

1. IDENTIFICACIN DE LAS OPERACIONES 2. RECOLECCIN O CAPTURA DE INFORMACIN

5. ESTADOS FINANCIEROS

3. CLASIFICACIN Y REGISTRO

4. RESUMENES INTERMEDIOS

IDENTIFICACIN DE LAS OPERACIONES

La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones econmicas que ocurran en una organizacin

Operaciones basicas RUTINARIAS TIPOS DE OPERACIONES NO RUTINARIAS Operaciones de Apoyo

OPERACIONES RUTINARIAS
Aquellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en desarrollo de las actividades de la organizacin
OPERACIONES RUTINARIAS

Deben ser planificadas

Planeacin de Operaciones
Donde se deben definir los aspectos relacionados con la incorporacin de la informacin que ellas originan a la contabilidad.

Operaciones Rutinarias

OPERACIONES BSICAS

Para la obtencin de los bienes o servicios que constituyen el objeto social de la organizacin.

Generalmente tienen usuarios o clientes externos

OPERACIONES DE APOYO

Su propsito es servir de soporte para la prestacin de las operaciones bsicas

Pueden tener usuarios o clientes internos y externos

Operaciones no Rutinarias

AQUELLAS CUYA OCURRENCIA NO ES FRECUENTE NI UNIFORME

Daos o prdidas por casos fortuitos, Prdidas por fallos judiciales, Adquisiciones o remodelaciones de instalaciones, Procesos de investigacin para el desarrollo de nuevos productos ,etc..

Estas operaciones que igualmente deben ser incorporadas a la contabilidad, en algunas ocasiones requieren definirles procedimientos especficos.

Aspectos a Definir de las Operaciones

QUE

INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS CONTABLES: ( Tipo y cdigo de la operacin, partes qie intervienen, Documentos, cdigos y claves que soportan la operacin, cuantas, Fecha y hora de la operacin) MECANISMOS A TRAVS DE LOS CUALES SE REPORTAR INFORMACIN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmiciones Peridcas, entrega en medios magneticos, documentos impresos)

COMO

CUANDO

PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIN A LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O MAXIMO MENSUAL.

QUIEN

FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O TRANSMITIR LA INFORMACIN.

DEFINIDOS EN MANUALES DE FUNCIONES Y DE CONTABILIDAD

Recoleccin o Captura de Informacin

SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE

CAPTURA O RECOLECTA INFORMACIN

A TRAVES DE LOS MEDIOS QUE PARA C/U DE LAS OPERACIONES SE DEFINA

RESPONSABLE

DEBE ASEGURARSE QUE TODA LA INFORMACIN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE DE: INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD

Recoleccin o Captura de Informacin

LENGUAJE COMN (PROPIO DE LA OPERACIN)

INFORMACIN
TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)

Clasificacin y Registro de la Informacin

La informacin se clasifica y registra en asientos de contabilidad

ASIENTO DE CONTABILIDAD

Esquema basado en el principio de la partida doble, que permite registrar hechos econmicos de manera individual o colectiva, siempre que se trate de hechos homogneos.

CLASIFICACIN Y REGISTRO DE LA INFORMACIN

LA PARTIDA DOBLE

CAUSA

EFECTO

Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningn significado: el debe y el haber. Estas convenciones adquieren significado cuando en ellas se registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las transacciones u operaciones.

Clasificacin y Registro de la Informacin

DEBE
El DEBE o cargo se coloca a la izquierda

HABER
El HABER se coloca a la derecha.

Para realizar los asientos contables se combinan las convenciones debe y haber con las cuentas contables Las cuales pueden ser de las siguientes clases: de activo, de pasivo de patrimonio, de ingreso, de costo y de gasto.

Clasificacin y Registro de la Informacin

CUENTAS REALES O DEL BALANCE

Activos Pasivos

Patrimonio

Se registran operaciones que afecten la situacin financiera de la organizacin

CUENTAS DE RESULTADO, DE GANANCIAS Y PRDIDAS O NOMINALES

Ingresos Costos

Gastos

Se registran operaciones que afectan los resultados financieros de la organizacin.

Clasificacin y Registro de la Informacin

Las cuentas cumplen funciones similares a las de las cajillas de un ordenador, es decir, permiten agrupar en expresiones cortas operaciones econmicas homogneas, lo que finalmente conduce a que sea posible resumir en estados financieros todos las operaciones econmicas de una organizacin.

Clasificacin y Registro de la Informacin

ACTIVOS
CAJA

PASIVOS
CTAS X PAGAR

PATRIMONIO
CAPITAL

BANCOS

OBL. FINANCI.

UTILIDAD

CTAS X COBRAR

IMP. X PAGAR

RESERVAS

INGRESOS GASTOS
VENTAS SUELDOS SERV. PUBLICOS GASTOS FINANCIE.

INVENTARIOS

OBLIG. LABORA

SUPERAVIT
INGRESOS FINANCIE. OTROS INGRESOS TOTAL TOTAL INGRES. INGRESOS

P.P.E

TOTAL ACTIVOS

TOTAL PASIVOS

TOTAL PATRIMONIO

TOTAL
GASTOS

Clasificacin y Registro de la Informacin

Reglas bsicas para afectar las cuentas contables CUENTA
ACTIVOS

DEBITO
Cuando surgen o aumentan

CRDITO
Cuando disminuyen o desaparecen

PASIVOS
PATRIMONIO INGRESOS COSTOS Y GASTOS

Cuando disminuyen o desaparecen

Cuando disminuyen o desaparecen cuando por alguna razn disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio Cuando surgen o aumentan

Cuando surgen o aumentan

Cuando surgen o aumentan Cuando surgen o aumentan

cuando por alguna razn disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio.

Clasificacin y Registro de la Informacin

CUENTA

REGISTRO

CAJA

Movimientos de existencias de dinero en efectivo. Movimientos y disponibilidades en cuentas corrientes en entidades banacarias. Movimientos y existencias de mercancas Las obligaciones, pagos y saldos pendientes con acreedores

BANCOS

INVENTARIOS

CUENTAS POR PAGAR

El Asiento Contable

De la combinacin de las convenciones debe y haber con las cuentas surge el asiento contable.

ASIENTO CONTABLE

Es la unidad mnima de registro de las operaciones o transacciones de una organizacin. En l se puede registrar una operacin o un conjunto de operaciones homogneas (de la misma operacin) ocurridas en un perodo mximo de un mes.

El Asiento Contable
Clase o tipo de transaccin, con indicacin de cdigo de transaccin si lo tuviere - Fecha y hora de la transaccin, esta ltima si la tuviere - Documento que soporta la transaccin, si existe, o los cdigos y claves que sustentan la transaccin en caso de transacciones electrnicas. - Nombre y cdigo de las cuentas que intervienen - Valores dbito y crdito que afectan las cuentas que intervienen

EL ASIENTO CONTABLE DEBE CONTENER LA SIGUIENTE INFORMACIN:

El Asiento Contable
Ejemplo:

El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra un computador por $2.500.000 segn Comprobante de egreso No 1355. Se paga con cheque del Banco de Bogot No 154698.

FECHA Y HORA
Septiembre 24 2:30 p.m.

CDIGO 1524 1110

CUENTA Equipo de computo Bancos

DBITO 2.500.000

CRDITO

2.500.000

Para registrar la compra de un computador IBM, segn C.E. 1355

Resmenes Intermedios
Dejar una memoria histrica de las operaciones que efecta una organizacin

A partir de los asientos contables se realiza un proceso gradual de resumen de la informacin

OBJETIVOS

Producir los estados financieros que permiten informar a usuarios internos y externos acerca de los recursos, sus usos, su relaciones de propiedad, el resultado de las operaciones y los cambios en los recursos.

Los asientos contables se registran en dos clases de libros: libros auxiliares y libros principales.

Resmenes Intermedios
Se llevan para cada una de las cuentas, tanto de balance como de resultado. Permiten registrar para cada cuenta cada uno de los movimientos dbito y crdito que la han afectado durante un perodo, e igualmente las variaciones que con motivo de estos movimientos presenta el saldo.

LIBROS AUXILIARES.

LIBROS PRINCIPALES.

Permiten el resumen de las operaciones a partir de los asientos contables.

Libro Diario Columnario El Libro Mayor y Balances.

Resmenes Intermedios
Libro Diario Columnario. Se registran las partidas dbito y crdito que afectaron una cuenta durante un perodo, es un libro de movimientos. El resumen de movimientos del Libro Diario Columnario se traslada al Libro Mayor y Balances.
Libro diario columnario
COMERCIALIZADORA A.B.C. LTDA

FECHA

DETALLE

C o mp No

1105 DEBE 50,000 50,000

CAJA HABER

1110 BANCOS DEBE HABER

1305 CLIENTES DEBE HABER

CODIGO

CUENTAS VARIAS

VALORES DEBE 5,000 5,000 HABER 55,000 55,000

Oct. 1

Comprobante apertura Sumas

1524 Equipo de oficina 3115 Capital Social

Oct. 3 Oct. 4

Comprobante de diario Comprobante de diario Sumas

1 2

1,000 45,000 46,000 50,000 46,000

5305 Gastos financieros 45,000 45,000 45,000

1,000

1,000 6,000 55,000

Resmenes Intermedios
Libro Mayor y Balances
Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un perodo con el movimiento de ese mismo perodo para obtener del final del perodo. El movimiento se obtiene de la informacin que se traslada del libro Diario Columnario.

El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el Balance General y el Estado de Resultados.

Resmenes Intermedios
Asientos de cierre o de cancelacin de cuentas de resultado Como paso previo a la elaboracin del los estados financieros se deben cancelar las cuentas de resultado o de ganancias y prdidas. El procedimiento de cancelacin es el siguiente: A las cuentas de resultado que presenten saldo dbito (las de costos y gastos) se las hace un registro crdito por el saldo que presenten al ltimo da del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Costos y Gastos

DEBE

HABER

XXX XXX

XXX

Resmenes Intermedios
A las cuentas de resultado que presenten saldo crdito (las de ingresos) se les hace un registro dbito por el saldo que presenten al ltimo da del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Ingresos

DEBE

HABER

YYY

YYY YYY

La diferencia entre el registro dbito y el registro crdito es el resultado del ejercicio (utilidad o prdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay prdida. Perdidas y Ganancias

DEBE

HABER

XXX
Prdida

YYY
Utilidad

Resmenes Intermedios
Ingresos por ventas Costo de mercanca Utilidad del ejercicio $500.000 $300.000 $100.000

Gastos de administracin $100.000

FECHA Y HORA
Diciembre 30

CDIGO
4135 590505

CUENTA
Ingresos operacionales Ganacias y prdidas

DBITO
500.000

CRDITO

500.000

FECHA Y HORA
Diciembre 30

CDIGO 590505 6135

CUENTA Ganacias y prdidas Costo de mercancas

DBITO 300.000

CRDITO

300.000

Resmenes Intermedios
FECHA Y HORA
Diciembre 30

CDIGO

CUENTA

DBITO

CRDITO

590505 51

Ganacias y prdidas Gastos de administracin

100.000
100.000

FECHA Y HORA
Diciembre 30

CDIGO 590505 360501

CUENTA Ganancias y prdidas Ganancia del ejercicio

DBITO 100.000

CRDITO

100.000

RESUMEN DEL PROCESO CONTABLE

REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS

AREAS Y/O CONTABILIDAD ASIENTOS CONTABLES

LIBROS AUXILIARES CONTABLES BALANCE GENERAL LIBRO DIARIO COLUMNARIO

OPERACIONES RUTINARIAS

REG. POR GRUPOS DE OPERACIONES HOMOGENEAS

OPERACIONES
CONTABILIDAD
OPERACIONES NO RUTINARIAS

ASIENTOS CONTABLES
REGISTRO INDIVIDUAL DE OPERACIONES

LIBRO MAYOR Y BALANCES

ESTADO DE RESULTADOS

REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS

LIBROS AUXILIARES CONTABLES

OTROS INFORMES