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Gestión de Proyectos
De acuerdo a la norma ISO-21502:2020 de guía para la gestión de proyectos, ésta es la
disciplina que aplica conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para las siguientes
funciones:
- Dirigir, iniciar, planificar, monitorear, controlar y cerrar un proyecto
- Gestionar los recursos asignados al proyecto
- Motivar a las personas involucradas en el proyecto a alcanzar los objetivos
establecidos de manera eficaz y eficiente.
La gestión de proyectos se apoya en herramientas y técnicas específicas que permiten aplicar
conocimientos y habilidades en cada fase y función. A continuación, se describen cada una de
las funciones y las técnicas empleadas en la gestión de los proyectos.
1. Iniciar el proyecto
En esta fase se autoriza el proyecto, se movilizan recursos y se establece el marco de trabajo
Herramientas y técnicas:
1. Análisis de interesados (Stakeholder Analysis)
Identificación de todas las personas o entidades afectadas por el proyecto
2. Análisis de viabilidad
Evaluación técnica, económica y organizativa para determinar si el proyecto es
viable.
3. Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades)
Permite evaluar el contexto interno y externo del proyecto antes de su inicio.
4. Acta de constitución del proyecto (Project Charter, NPA)
Documento que autoriza oficialmente el proyecto. Define objetivos, alcance
preliminar, responsables, recursos iniciales y criterios de éxito.
2. Planificar el proyecto
Define cómo se ejecutará, controlará y cerrará el proyecto.
Herramientas y técnicas:
1. EDT o WBS (Estructura de Desglose del Trabajo)
Divide el proyecto en tareas más pequeñas y manejables.
2. Diagrama de Gantt
Representación gráfica del cronograma que muestra tareas, duración y dependencias.
3. Técnica de revisión y evaluación del proyecto (PERT)
Representación de tareas mediante nodos y arcos para estimar duraciones y tareas
críticas
4. Método del Camino Crítico (CPM)
Identifica las tareas críticas que determinan la duración total del proyecto.
5. Matriz de riesgos
Identifica, evalúa y prioriza riesgos según probabilidad e impacto.
3. Dirigir el proyecto
El propósito es asegurar que el proyecto siga siendo relevante para la organización
asegurando que mantiene el rumbo correcto hacia sus objetivos
Herramientas y técnicas:
1. Caso de negocio (Business Case)
Documento que justifica el proyecto desde el punto de vista estratégico, económico y
organizativo.
2. Marco de Gobernanza
Define los principios, políticas y límites de autoridad para la toma de decisiones
3. Informes de Aseguramiento
Revisiones y auditorías independientes para dar confianza al patrocinador sobre el
cumplimiento de objetivos
4. Monitorear el proyecto
Consiste en hacer seguimiento del progreso del proyecto.
Herramientas y técnicas:
1. Indicadores clave de rendimiento (KPIs)
Son métricas cuantitativas que muestran cómo la empresa progresa hacia sus
objetivos
2. Cuadro de mando (Dashboard)
Visualización de indicadores clave.
3. Gestión del Valor ganado (Earned Value Management, EVM)
Técnica recomendada para integrar tiempo y costo en la predicción del desempeño
futuro
4. Informes de progreso
Documentos que muestran el estado del proyecto y los hitos superados.
5. Controlar el proyecto
Permite corregir desviaciones respecto al plan.
Herramientas y técnicas:
1. Control de cambios
Procedimiento formal donde se identifican, evalúan, aprueban o rechazan, e
implementan las modificaciones propuestas en cualquier aspecto del proyecto.
2. Análisis de variaciones
Comparación entre lo planificado y lo ejecutado.
3. Auditorías de proyecto
Evaluación independiente del estado del proyecto.
4. Gestión de riesgos
Aplicación de planes de mitigación.
6. Gestionar los recursos del proyecto
Incluye recursos humanos, materiales y financieros.
Herramientas y técnicas:
1. Matriz RASIC
Define roles y responsabilidades:
○ Responsible (Responsable)
○ Accountable (Responsable final)
○ Support (Soporte
○ Informed (Informado)
○ Consulted (Consultado)
2. Plan de recursos
Define necesidades de personal y materiales.
3. Histogramas de recursos
Representación gráfica del uso de recursos en el tiempo.
7. Motivar a las personas del equipo
Clave para lograr eficiencia y compromiso con los objetivos del proyecto.
Herramientas y técnicas:
1. Asignación adecuada de responsabilidades
2. Definición clara de objetivos y propósito del trabajo
3. Feedback constructivo continuo
Retroalimentación constructiva y periódica.
4. Ofrecer participación en la toma de decisiones
8. Cerrar el proyecto
Finalización formal del proyecto.
Herramientas y técnicas:
1. Informe de cierre del proyecto
Resume resultados y cumplimiento de objetivos.
2. Lecciones aprendidas
Documentación de experiencias para futuros proyectos.
3. Reunión de cierre
Evaluación final con el equipo.
4. Transferencia de Resultados:
Formalizada mediante Protocolos de Entrega y Aceptación por parte del cliente