2.5 Patrón de la demanda
Los patrones de la demanda según (Ballou, 2006) son los siguientes:
- Demanda Perpetúa o Uniforme: la cual se considera constante a lo largo
del tiempo.
- Demanda Estacional: sigue un patrón a lo largo del tiempo bien definido, o
un patrón pico, es decir, patrón de demanda de una sola vez.
- Demanda Irregular: no muestra cierta tendencia, sino que tiene altos y
bajos irregulares y bruscos.
A continuación se presentan en el gráfico 1 ejemplos de patrones de
demanda.
Gráfico 1. Patrones de demanda. Tomado de «Logística: Administración de
la Cadena de Suministro» por Ballou, 2006.
2.6 Sistema de Inventario
Según (Chase y Aquilano, 2003) Un sistema de inventario es la serie de
políticas y controles que monitorean las interacciones y transacciones de los
inventarios y determinan los niveles que se deben mantener, el momento en
19
que las existencias se deben reponer y el tamaño que deben tener los
pedidos, según la política establecida según el tipo se empresa o negocio.
Los sistemas de inventario proveen estructura organizacional, las políticas
operativas para mantener y controlar los bienes que se van almacenar.
Los principales problemas que se tienen que enfrentar en el sistema son:
mantener el control adecuado sobre cada artículo del inventario y garantizar
el mantenimiento de registros exactos de las existencias disponibles.
El controlar el inventario es sumamente importante, ya que ahorra tiempo
al evitar errores y le brinda seguridad a la empresa con respecto a la
localización y estatus de sus bienes.
Se deben conocer ciertos términos al trabajar con sistemas de control:
- Mínimo: Corresponde al punto más bajo que pueda alcanzar el inventario
de un producto terminado o materia prima.
- Máximo: Corresponde al punto más alto que pueda alcanzar el inventario
de un producto terminado o materia prima.
- Nivel de demanda: Movimiento de producto en un determinado periodo de
tiempo.
- Punto de reorden: Es aquel punto o nivel de inventario que señala el
ordenamiento de un nuevo pedido. Se define como la cantidad de inventario
que será normalmente usado antes que la siguiente entrada se haga
efectiva, más el inventario de seguridad.
- Tiempo de espera: Es el tiempo requerido para ordenar, procesar y recibir
de un proveedor, un pedido.
- Tiempo de reposición. Periodo que transcurre entre enviar el inventario a un
nivel superior para su reparación y recibirlo nuevamente como disponible.
20
2.7 Distribución de Inventarios por Valor: Sistema ABC
Análisis ABC de un solo criterio
Según (Narashimhan, McLeavy, Billington, 1996) el hecho de mantener el
inventario representa mantener dinero o flujo de caja de la empresa
represado en almacenes de la misma, por lo cual se deben tener estrictos
controles e identificar en cuales productos es más rentable mantener un
stock elevado o un stock bajo, para lo cual en análisis ABC es una gran
ayuda, ya que ayuda a determinar, mediante la clasificación, los productos
de mayor impacto a menor impacto económico para la empresa. Cuando
existen límites de recursos, el paso lógico es tratar de utilizar los recursos
disponibles para controlar el inventario de la mejor manera posible. En otras
palabras, centrarse en los artículos más importantes del inventario, ya que
todos los productos ni todos los clientes tienen la misma importancia
En el siglo XIX, Villefredo Pareto, en un estudio sobre la distribución de la
riqueza en Milán, encontró que el 20% de las personas controlaba el 80% de
la riqueza. Esta lógica de los pocos que tienen mucho y los muchos que
tienen poco han sido aplicada a muchas situaciones y se denomina el
principio de Pareto. Esto es cierto en la vida diaria, pues la mayoría de las
decisiones tiene relativamente poca importancia, pero unas pocas le dan
forma al futuro y también es cierto en los sistemas de inventario, ya que la
menor cantidad de productos tienen el impacto económico-financiero más
importantes para las empresas.
De allí, que todo sistema de inventario debe especificar el momento en
que se coloca un pedido y la cantidad de unidades que se deben ordenar,
según su clasificación. La mayoría de situaciones de control del inventario
involucran tantos artículos que es muy poco práctico simular y darle un
tratamiento integral a cada uno. Para resolver este problema, el esquema de
clasificación ABC divide los artículos del inventario en tres grupos distintos:
21
- A: Alto impacto en volumen de dinero.
- B: Medio impacto en volumen de dinero.
- C: Bajo impacto en volumen de dinero.
El análisis ABC de un solo criterio consiste en separar los artículos de
inventario en tres grupos de acuerdo con su uso anual de volumen de costo.
El análisis ABC ayuda a enfocar la atención de la gerencia en lo que es
verdaderamente importante. La desventaja de clasificar los artículos en
categorías A, B y C con base en un criterio único puede dejar de lado otros
criterios relevantes.
Según (Casañas, 2005), para realizar una clasificación A, B, C se deben
seguir los siguientes pasos:
1. Tabular los artículos en inventario en orden descendente del uso anual del
dinero por artículo.
El uso anual del dinero:
USO = C * N
C: Costo unitario por el número anual
N: Unidades usadas
2. Evaluar la actividad acumulada, comenzando por el principio de la lista y
acumulando las actividades por artículo hacia abajo.
3. Clasificando de maneras descendiente se calcula:
- El porcentaje acumulado de artículos basado en el número total de
artículos.
- El porcentaje acumulado del uso del dinero basado en el uso total anual.
4. Graficar la curva ABC del porcentaje acumulado del uso del dinero, como
una función del porcentaje acumulado de artículos (ver Gráfico 2).
22
Gráfico 2. Curva ABC. Tomado de « Sistemas de Inventario y Técnicas para
la Determinación de Tamaños de Lotes de Producción» por Casañas, 2001.
Si bien la clasificación ABC determina los repuestos que tienen mayor
impacto en la empresa según su precio y uso, un factor adicional que se
debe tomar en cuenta es a la hora de diseñar un sistema de gestión de
inventarios, es la criticidad de los materiales, el impacto que produce el
material sobre el producto final de la empresa.
2.8 Parámetros Generales de Planificación
Existen parámetros en el registro maestro de materiales, que pueden ser
determinados en relación con cada material, independientemente de la
planificación de necesidades y del cálculo del tamaño del lote, los
parámetros más destacados según (Escudero, 2003):
Clase de abastecimiento
La clase de abastecimiento es propuesta por el sistema de manera
automática, dependiendo del tipo de material. Sin embargo, es posible
23
sobrescribir el valor propuesto. Un material puede ser de fabricación propia,
de abastecimiento externo, o una mezcla de ambas clases de
abastecimiento. Si ambas clases de abastecimiento son posibles para un
material, pero sólo desea especificar una de ellas, deberá introducir el
indicador apropiado.
- Grupo de planificación de necesidades: agrupa materiales desde el
punto de vista de la planificación para asignar datos de control
especiales en la ejecución de la planificación. El grupo de planificación
de necesidades queda definido en el Customizing, donde se le
asignan los datos de control.
- Clase de abastecimiento especial: La introducción de una clase de
abastecimiento especial hace posible especificar, de una manera más
exacta, la clase de aprovisionamiento de "fabricación propia" o "
abastecimiento externo".
- Planificador de necesidades: En este campo, deberá introducir una
clave para un planificador de necesidades único o un grupo de
planificadores de necesidades, responsables de la planificación de un
material.
- Grupo de compras: En este campo, deberá introducir una clave para
un encargado de compras o un grupo de encargados de compras,
responsables de la compra del material.
- Indicador ABC: Mediante el indicador ABC, podrá clasificar el material
según su valor de consumo. Este indicador se utiliza en Controlling de
Logística con fines analíticos. También puede ser automáticamente
especificado por el sistema.
- Calendario de planificación PP: Mediante el calendario de planificación
PP, podrá definir períodos de tiempo flexibles con el fin de agrupar
necesidades y para determinar las fechas de aprovisionamiento. Para
ello, deberá seleccionar el cálculo del tamaño del lote y el tamaño de
24
lotes por período, de acuerdo con el calendario de planificación PP, y
asimismo especificar un calendario de planificación PP. Las
cantidades de necesidades se agrupan por lotes, según el período
determinado en el calendario de planificación PP. Desde el calendario
de planificación PP se copia la fecha de abastecimiento.
- Verificación de disponibilidad: Con este indicador, se determina si los
pedidos de cliente constituyen necesidades individuales o colectivas
en la planificación de necesidades, y cómo el sistema llevará a cabo la
verificación de disponibilidad. Este indicador también sirve para
controlar:
- Tiempo global de reabastecimiento: Es el tiempo necesario para la
completa fabricación y abastecimiento de un producto terminado o de
un conjunto. Éste es un valor estimado utilizado en la verificación de
disponibilidad.
- Status del material: Al asignar un status de material desde el punto de
vista de la gestión de materiales y la planificación de la producción, se
determinan las actividades de la empresa para las que se emplea un
material. Si en relación a una transacción concreta no se facilita un
material determinado, se deberá especificar la aparición de un
mensaje de error o un aviso con este status.
- Planificación de necesidades mixta: Este indicador se emplea para
proporcionar el material a clases de planificación especiales.
- Perfil de cobertura- Stock de Seguridad El perfil de cobertura
determina los parámetros utilizados en el cálculo del stock de
seguridad dinámico. El stock de seguridad dinámico se puede utilizar
para planificar un stock de seguridad adicional en base a las
necesidades medias diarias y disponibles para planificación. El stock
de seguridad generalmente se recomienda que se establezca como el
mismo tiempo global de abastecimiento del producto, es decir;
25
StockSeguridad = 2 x Tiempo de reabastecimiento
2.9 Planificación de Compras en función a Parámetros e Inventarios
La planificación de las compras y la programación del abastecimiento se
realizan en coordinación con los objetivos, estrategias y planes financieros
de la empresa.
Se debe tener como en consideración, según (Escudero, 2003):
- Presupuestos de Ventas y Compras.
- Requerimientos de Materias Primas.
- Stock de Seguridad y Almacén.
Según lo anterior, el proceso de compras consta de:
- Planificación de las compras.
- Análisis de las necesidades.
- Solicitud de ofertas y presupuesto.
- Evaluación de las ofertas recibidas.
- Selección del proveedor
- Negociación de las condiciones
- Solicitud del pedido.
- Seguimiento del pedido y los acuerdos.
2.10 Sistema de Planificación de Recursos Empresariales ERP
Según (Narashimhan, McLeavy, Billington, 1996), los Sistemas de
Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son Sistemas de Información
26
Gerenciales que integran y manejan muchas de las prácticas derivadas de la
Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la
Planificación de Requerimientos de Material (MRP) y Programa Maestro de
Producción (MPS). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción,
logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad, y el software
ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como
ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad
de administración y la administración de recursos humanos.
En la actualidad el sistema ERP más utilizado en las grandes empresas
es el denominado SAP.
2.11 Diagrama Causa-Efecto
Este diagrama es una herramienta efectiva para estudiar los procesos y
situaciones, pues es ampliamente utilizado para identificar las posibles
causas de un problema especifico. La naturaleza grafica del diagrama
permite organizar grandes cantidades de información sobre el problema y
determinar exactamente las posibles causas.
El diagrama Causa - Efecto es una forma gráfica de exhibir gran
información de causas en un espacio compacto. El uso del diagrama ayuda a
pasar de opiniones a teorías comprobables. (Ver Gráfico 3)
27
Gráfico 3. Diagrama de Causa – Efecto. Tomado de
«[Link]
Este lo utilizaremos para identificar cuáles pueden ser las causas de los
problemas de los inventarios según los parámetros del sistema de
planificación.
2.12 Sistema SAP
Es un sistema integral que utilizan las organizaciones, el cual controla
gestión financiera, costos, tesorería, sistema de proyectos, gestión de
personal, mantenimiento, gestión de calidad, planificación de producto,
gestión de material, comercial, etc. El significado de SAP, es Sistema,
Aplicaciones y Productos en procesamiento de datos.
28
2.13 Sistema de Planificación “Manugistics”
Un software de soporte para la toma de decisiones en las tareas de
planificación en la Cadena de Suministros que permite optimizar la
distribución del producto terminado, garantizando el nivel de Servicio y
adicionalmente la Visualización y el manejo de los Inventarios.
Se utiliza para determinar cuánto producto se necesita para satisfacer la
necesidad de los clientes.
Éste software no es un sistema desarrollado o propio de Avon Cosmetics,
es un sistema de Planificación que se encuentra en el mercado y muchas
empresas compran sus licencias para la ejecución de la planificación con él,
algunas empresas en Venezuela que utilizan éste sistema son: Shick de
Venezuela, Everady de Venezuela, Avon Cosmetics.
29
CAPITULO III
MARCO ORGANIZACIONAL O SITUACIONAL
La información que se plasma en esta primera parte del marco contextual
es información institucional, extraída en su mayoría de la página web oficial
[Link].
3.1 Historia de Avon en el Mundo
Cuando David [Link], un vendedor neoyorquino de libros a domicilio,
decidió dedicarse a la venta de perfumes de su propia manufactura, la
historia de la belleza y de la mujer cambió para siempre.
Bajo el nombre de California Perfume Company la empresa prosperó y el
señor [Link] decidió formar su propia fuerza de ventas. Así, reclutó a la
primera mujer de la historia que se desempeñó como Representante de
Ventas: la señora Florence Albee.
Muy pronto California Perfume Company se convirtió en la exitosa
empresa que David [Link] había soñado, por lo que decidió buscar un
nuevo nombre que traspasara fronteras. Fue así como en 1939 nació Avon
Products Inc., nombre inspirado en el pueblo natal de uno de sus escritores
favoritos, William Shakespeare.
Desde el comienzo del sueño de David [Link], hasta el día de hoy,
han pasado más de 123 años durante los cuales Avon ha tocado la puerta de
millones de hogares en más de 100 países; reinventándose para acoger a
nuevas generaciones, apostando a la independencia de la mujer alrededor
del mundo, creando lazos de persona a persona y consolidando la llamada
“Compañía para la Mujer”.
30
3.2 Avon en Venezuela
Avon no siempre se dedicó a la venta de cosméticos y productos de
cuidado personal. Su historia, en todo caso, tiene que ver con libros. Todo
comenzó en 1886 cuando el joven norteamericano David McConnell se
dedicaba a vender textos de puerta en puerta, para luego diversificarse al
área de fragancias.
Cuando los perfumes comenzaron a ganar más terreno que las ventas de
libros, McConnell decide crear una empresa productora de fragancias
llamada California Perfume Company –que luego llamaría Avon–, con el
mismo esquema de negocio que le había dado frutos: ir de casa en casa
mostrando sus productos.
Luego de conquistar parte del mercado de cosméticos en Estados Unidos,
hace su primera incursión fuera de su territorio. Fue en 1914 cuando decide
ir a vender su portafolio en Montreal. Sin embargo, el gran salto hacia la
internacionalización se dio en 1954, cuando inicia operaciones en Puerto
Rico (en abril) y en Venezuela (en septiembre).
Más de Cinco décadas
- El 24 de septiembre de 1954 se inician las operaciones de Avon Cosmetics
de Venezuela, en el último piso de un pequeño edificio de la urbanización
Las Acacias.
- En 1955 la empresa ya fabricaba algunos productos de línea, entre ellos
cremas y perfumes.
- En 1958 se traslada la sede a Los Ruices, donde se ampliaron las líneas de
producción.
- En 1983 se inaugura la planta de Guatire (sobre un terreno de 65 mil
31
metros cuadrados) y que produce 70 por ciento del actual portafolio de la
empresa.
3.3 Misión de Avon Cosmetics
• Ser líder mundial en belleza
• La elección de compra de las mujeres
• La principal compra de venta directa
• La mejor compañía donde trabajar
• La mayor fundación para las mujeres.
• La compañía más admirada
3.4 Visión de Avon Cosmetics
“Ser la empresa que mejor entienda y satisfaga las necesidades de
producto, servicio y realización personal de la mujer globalmente.
Avon, durante más de 120 años de historia, ha tenido como misión
brindarle a la mujer la oportunidad de desarrollar un negocio independiente y
rentable, que le permite alcanzar su independencia económica y ayudar a su
entorno familiar, incluso en lugares donde no existen otras posibilidades de
éxito.
Con el esfuerzo de 5.4 millones de representantes en todo el mundo,
hemos hecho realidad nuestra Visión. Adicionalmente, cada día se siguen
sumando más mujeres que desean realizarse profesionalmente satisfaciendo
las necesidades de sus clientes con productos de calidad”.
En general en las empresas manufactureras de venta directa del sector
cosmético, no se han podido desarrollar estudios de investigación que
permitan atacar el problema expuesto, ya que existe escases importante de
recursos que permita invertir en tiempo y estudios de manera metodológica
32
midiendo el impacto que tiene la parametrización de los sistemas de
planificación en el inventario. Así se trata de ejecutar ciertas estrategias con
las cuales en general se trabajan de manera correctiva, tomando en cuenta
que con la globalización los resultados se han tratado de estandarizar y
hacerlos más exigentes en función del mejor desempeño de las empresas.
Es importante destacar que la gestión de planificación y control de
inventarios, se ve seriamente afectada por factores exógenos que cada día
cambian en función a la legislación mundial y específicamente la venezolana.
Los factores que específicamente afectan la gestión son: Control de
Cambios, Procesos Aduanales, Leyes de importación y exportación, entre
otros. Es sumamente importante mencionar estos procesos, ya que se debe
tomar en cuenta que en promedio Venezuela importa el 80% de las Materias
Primas que se utilizan, lo que ocasiona incremento en los tiempos de
importación y fabricación de Productos en el país.
Avon Cosmetics de Venezuela tiene la particularidad de ser una empresa
cosmética de venta directa con ciclos de facturación quincenal, por lo cual
tiene características resaltantes en todo el sistema de demanda y
continuidad en la cadena de suministro, lo que hace que el proceso de
planificación sea diferente a un proceso de demanda estable o de frecuencia
regular, debido a estas características, el proceso de planificación de
compras, de fabricación de productos y de inventarios debe ser monitoreado
con frecuencia semanal de acuerdo a las ventas reales y a los consumos
reales de materias primas y productos terminado.
Así mismo, las ventas básicamente depende en su mayoría de las ofertas
y/o promociones que se expongan en los folletos quincenalmente, de
acuerdo a esto las demanda de los productos no son estáticas, sino por el
contrario son muy volátiles y más aun si se toman en cuenta los productos
con nuevos lanzamientos.
33
De acuerdo a todas las características mencionadas anteriormente, radica
la investigación que se desarrollará en el presente trabajo.
3.5 Organigrama del Departamento de Planificación
34