Lectura 8.
Consultas en Access “Consulta la Info”
Instrucciones: Realiza la siguiente lectura e identifica los conceptos claves,
posteriormente completa la actividad 8 y la Práctica 2.
En Microsoft Access, una consulta muestra los datos almacenados en tablas
además de facilitar el poder trabajar con ellos. Una consulta puede mostrar
datos de una o varias tablas, así como de otras consultas o de la combinación de ambas. Es necesario
definir los criterios específicos de búsqueda para que aparezca exactamente la información
solicitada al momento de crear una consulta. Existen varios tipos de consultas:
TIPO DE CONSULTA DESCRIPCIÓN
Consulta de selección Obtiene los datos de una o más tablas, muestra los resultados en una
hoja de datos con la posibilidad de actualizar los registros, aunque
existen algunas restricciones.
Consulta de parámetros Este tipo de consulta muestra un cuadro de diálogo donde solicita
datos o elementos para generar una búsqueda de registros y
mostrando aquellos que estén relacionado con la información
proporcionada en el cuadro de dialogo.
Consultas de acción Este tipo de consulta realiza cambios a los registros.
Consulta de referencias Facilita la lectura y la comprensión de los datos de resumen en Access.
cruzadas Calcula una función agregada (suma, promedio, ect.); agrupando los
resultados por dos conjuntos de valores: un conjunto en el lado de la
hoja de datos y el otro a lo largo de la parte superior.
COMO CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN EN ACCESS
En la pestaña Crear de Microsoft Access existen 2 opciones para realizar la consulta.
1. Asistente para consulta: Esta opción nos permite crear más rápido la consulta, aunque se
tiene menos control en los detalles del diseño de la consulta.
2. Diseño de consulta: En esta opción se tiene más control en los detalles del diseño de la
consulta, pero se pueden cometer errores en el diseño y el proceso puede ser lento.
Cabe señalar que cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla.
Crear una consulta utilizando el asistente para consulta
1. En la pestaña crear, haga clic en Asistente para consultas.
2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas y
posteriormente en Aceptar.
3. A continuación, agregue campos. Para cada campo, realice los pasos mostrados en la
siguiente imagen:
1) Selecciona el campo que deseas 2) Presiona el botón para hacer la selección
consultar. de los campos para la nueva tabla.
3) Presiona para continuar.
Si en los campos seleccionados existen campos con datos numéricos, el asistente le preguntara si
desea que la consulta devuelva detalles o datos de resumen.
1) Si se desea visualizar registros individuales, seleccionamos detalles y continuamos dando clic en
siguiente.
2) Si se desea ver datos numéricos resumidos, seleccionamos resumen y posteriormente damos clic
en opciones de resumen.
3) En el cuadro de diálogo Opciones de resumen, especifique los campos que desea resumir y una
vez especificados de clic en Aceptar.
Sum: La consulta muestra la suma de
todos los valores del campo.
Prom: La consulta muestra el
promedio de todos los valores del
campo.
Mín: La consulta muestra el valor más
bajo del campo.
Máx: La consulta muestra el valor más
alto del campo
Si en los campos seleccionados existe un campo con fecha y hora, el asistente le preguntara como
desea agrupar los valores por fecha; una vez seleccionada la opción, de clic en siguiente:
4) Y por último asignamos un título a la consulta para finalizar.
Crear una consulta utilizando Diseño de consulta.
1. En la pestaña crear, haga clic en Diseño de consultas.
2. Seleccionar la tabla de la que queremos extraer datos y hacer clic sobre el botón Agregar. Si
se desea agregar más tablas repetimos este proceso.
3. Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar. Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas,
como la siguiente:
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas
añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior se encuentra la cuadrícula QBE
(consulta, por Ejemplo, Query By Example) con la cual definimos los criterios de la consulta.
Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo. Así mismo cada fila tiene un propósito
que detallamos brevemente a continuación:
Campo: Se coloca el campo a utilizar y/o visualizar, puede ser el nombre de un campo de la
tabla o un campo calculado.
Tabla: Nombre de la tabla de la que obtenemos el campo. Es útil cuando definimos
consultas basadas en varias tablas.
Orden: Ordena las filas del resultado.
Mostrar: Si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el
resultado.
Criterios: Sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una
condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta.
Por lo tanto, está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores
Y (AND) y O (OR).
o: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
Podemos añadir campos a la cuadrícula con cualquiera de estas opciones:
a) Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará
en la primera columna libre de la cuadrícula.
b) Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del
ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna
delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.
c) Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos
utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').
Guardar la consulta
Se puede guardar la consulta de 2 formas:
1. Haciendo clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido, o bien
2. Seleccionando la opción Guardar de la pestaña Archivo.
Si es la primera vez que se guarda la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un [Link]
puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuación, hacer clic sobre el
botón Aceptar. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón Cerrar.
Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta de dos formas:
1. Desde el Panel de navegación, haciendo doble clic sobre su nombre.
2. Desde Herramientas de consultas en la pestaña de Diseño, en el grupo de resultados haciendo
clic sobre el botón Ejecutar
EJEMPLO GUIADO CONSULTAS
Seguimos con nuestro ejemplo del Sistema de Cobro de Estacionamiento. A continuación, vamos a
realizar una CONSULTA DE SELECCIÓN de la tabla Cliente y Vehículo.
1. Abre la base de datos que creaste en la lectura anterior Sistema de Cobro de Estacionamiento.
2. Dale clic a la pestaña Crear>Consulta>Diseño de consulta
3. En el cuadro de dialogo Mostrar tabla selecciona las tablas CLIENTE y VEHICULO presionando el
botón “Agregar” y al final, presiona el botón Cerrar.
4. Aparece la cuadricula QBE y en la fila CAMPO de la cuadricula, vamos a arrastrar los campos de
las tablas en el siguiente orden: NomCliente, Calle, Num, Colonia de la tabla CLIENTE y PLACAS,
PROPIETARIO de la tabla VEHICULO, así como aparece en la pantalla siguiente.
5. Observa que en el renglón campo está anotado el nombre del campo, y en el renglón tabla, el
nombre de la tabla donde se encuentran los campos seleccionados.
6. Guarda tu consulta con el nombre Consulta Cliente.
7. Ahora presiona el botón EJECUTAR de la ficha diseño, para ver el resultado de tu consulta.
8. Tu resultado se parece al siguiente:
Ahora vamos a realizar una CONSULTA DE PARÁMETROS de la tabla COBRANZA ya que se
proporcionará el número de PLACAS como parámetro de la consulta.
a) Abre la base de datos que creaste en la lectura anterior Sistema de Cobro de
Estacionamiento.
b) Dale clic a la pestaña Crear>Consulta>Diseño de consulta
c) En el cuadro de dialogo Mostrar tabla selecciona la tabla COBRANZA presionando el botón
“Agregar” y al final, presiona el botón Cerrar.
d) Aparece la cuadricula QBE y en la fila CAMPO de la cuadricula, vamos a arrastrar los campos
de las tablas en el siguiente orden: FOLIO, PLACAS, FECHA, HRA_ENTRADA, HRA_SALIDA,
TOT_HRA, COSTO_HRA, TOTAL. Así como aparece en la pantalla siguiente.
9. Observa que en el renglón campo está anotado el nombre del campo, y en el renglón tabla, el
nombre de la tabla donde se encuentran los campos seleccionados. En el campo PLACAS en la
sección de Criterios escribir [PLACAS:] que corresponde al parámetro de lo que queremos
buscar en la tabla.
10. Guarda tu consulta con el nombre Consulta PLACAS_TOTAL.
11. Ahora presiona el botón EJECUTAR de la ficha diseño, para ver el resultado de tu consulta. Tu
resultado se parece al siguiente:
Recurso didáctico sugerido
[Link]
Actividad 8. “El que busca encuentra”
Instrucciones: Después de realizar la lectura completa cada frase de los
enunciados que se presentan a continuación. Busquen las respuestas en la
sopa de letra,enciérrenlas y colóquenlas en el lugar correspondiente.
E J E C U T A R S I T M A
I E N E C R I T E R I O S
C A M P O S T A B L A S B
U N S U N E Ñ O T I E T D
N E S Q S U E P R O A R E
E G E R U L O ¿ C Q C A G
I E R E L S A L R G C R H
A S I S T E N T E ? I E I
P Q B E A O R E A L O O J
Y L P U Z N T O R O N ? K
1. Una muestra los datos almacenados en tablas además de facilitar el poder
trabajar con ellos.
2. Las consultas de : Son un tipo de consultas que realizan cambios a los registros.
3. Cada columna de la cuadrícula corresponde a un campo.
4. En la pestaña de Microsoft Access se encuentran las
opciones para diseñar una nueva consulta.
5. El botón para consultas sirve para crear consultas con un poco de ayuda.
6. La consulta de selección obtiene los datos de una o más .
7. Prom: La consulta muestra el promedio de todos los valores del .
8. . Es necesario definir los específicos de búsqueda
para que aparezca exactamente la información solicitada al
momento de crear una consulta.
9. : Si la casilla de verificación aparece desactivada la columna
no aparecerá en el resultado.
10. Presiona el botón de la ficha diseño, para ver el resultado de tu consulta.