FÓRMULAS Y FUNCIONES
Antes de iniciar hay que tener claro que una función es una fórmula ya definida por
Excel o en ocasiones por el usuario, las funciones nos permiten realizar
operaciones entre dos o más números y nos devuelven siempre un resultado que
es el que aparece directamente en la celda.
INTRODUCIR FÓRMULAS Y FUNCIONES
La sintaxis de cualquier función es:
=nombre_de_la_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
A la hora de trabajar con funciones se deben tener en cuenta las siguientes
reglas:
Siempre se inicia con el signo =
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se
deben dejar espacios antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas
o funciones.
Los argumentos deben separarse por un punto y coma (;) cuando se
ingresan uno por uno los argumentos y se separan por dos puntos (:)
cuando se indica desde donde va la operación y hasta donde llega. (Esto
varía según el lugar donde estén ubicados los datos o valores con los
cuales se va a trabajar).
Ejemplo:
Con punto y coma, así: =SUMA(A1;B2;C3;C8)
Con dos puntos, así: =SUMA(A1:A12)
En una función suma en la cual obtendremos como resultado la sumatoria de
algunos argumentos; el operador “;” lo que hace es sumar en el caso anterior,
sólo lo que hay en las celdas A1, B2, C3 y C8, es decir que hace esto:
=A1+B2+C3+C8. Pero en el caso del operador “:” lo que se hace es que suma
todo lo que encuentre entre la celda A1 y A12, es decir que lo que hace es esto:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11+A12
En la las fórmulas pueden aparecer varias funciones dentro de la misma fórmula,
algunos ejemplos de esto son:
=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Lo que se esta haciendo es realizar dos sumas y
el resultado de la primera dividirlo por el resultado de la segunda.
=SUMA(A1:B4)*SUMA(C1:D4) Lo que se esta haciendo es realizar dos sumas y
el resultado de la primera multiplicarlo por el resultado de la segunda.
Se pueden realizar muchas combinaciones de funciones en una sola fórmula,
según lo que se necesite.
Las funciones en Excel podemos escribirlas como se hace normalmente con el
texto, directamente en la celda pero si se conoce la sintaxis; en caso de no
conocer la sintaxis podemos ingresar las funciones desde el asistente que nos
ofrece la aplicación y al cual ingresamos de la siguiente forma:
Primero debemos ubicarnos en la celda en cual se quiere introducir la
función
Saber que tipo de función se necesita para resolver lo que se tiene, esto
para poder ubicar la función en el asistente
Ir al menú Insertar y elegir la opción Función… o simplemente ir a la
barra de fórmulas y hacer clic en el botón .
Aparecerá un cuadro de diálogo Insertar Función como el que se
muestra en la imagen.
En la opción Buscar una función se escribe una descripción de lo que se
desea hacer, luego se presiona el botón Ir y el arrojará unos los
resultados que coincida con lo que necesitamos.
Si sabemos que tipo de operación vamos a
realizar, entramos a la opción Seleccionar
una categoría y allí indicamos en el listado
desplegable si la función es matemática y
trigonométrica, estadística, financiera, de
texto, de fecha y hora, lógica, de búsqueda,
Etcétera.
Después del paso anterior aparecerá en la
parte de Seleccionar un función un listado
con las funciones de la categoría
seleccionada, allí seleccionamos la función
que nos interesa desarrollar.
A medida que seleccionamos una función
como se indica en el paso anterior,
podemos ver que en la parte inferior de la ventana se nos indica que
función se seleccionó y que nos permite hacer dicha función.
Luego clic en el botón Aceptar, para iniciar el ingreso de los argumentos.
LO QUE SIGUE:
Aparecerá una ventana en la cual se deben ingresar los argumentos como
se muestra en la imagen, pero se debe tener en cuenta que la forma de
ingresar los argumentos cambia según la función que se elija, esta es sólo
una muestra de lo que sigue en el procedimiento.
En este caso se trata de
una suma y al ubicarnos
en el campo que dice
Número 1 aparecerá en
la parte inferior una serie
de instrucciones o
comentarios que pueden
ayudarnos al momento
del ingreso de
argumentos y así pasará
a medida que
avancemos en los
demás campos de la
ventana.
Los argumentos los
pueden digitar o simplemente con la ventana abierta ir a la hoja de cálculo
y e ir seleccionando los rangos, también podemos hacerlo presionando
clic en este botón , al hacerlo se minimiza la ventana dando espacio
para ir a seleccionar el rango, luego clic nuevamente en y la ventana
se maximiza de nuevo para continuar, se repite el mismo proceso para
ingresar cada argumento.
Al terminar de ingresar todos los argumentos presionamos clic sobre el
botón Aceptar. Aparecerá en la barra de fórmulas la función que se
trabajo y en la celda aparecerá el resultado de ésta.
Tenemos otras opciones para insertar algunas funciones, esto podemos hacerlo
en la Barra Estándar en al botón que se llama Autosuma el cual nos permite
sumar de forma rápida pero además permite que ejecutemos de forma más
rápida algunas funciones, Para elegir desde aquí una función basta con
presionar la flecha negra que esta al lado derecho de este botón y aparecerá un
listado con las funciones y una opción para más funciones en caso que allí no
estén enumeradas.
ALGUNAS FUNCIONES DE EXCEL
Aunque en este curso básico no se trabajarán todas las funciones, aquí podemos
encontrar un listado con algunas de ellas, sólo se nombran algunas de cada
categoría, pero no todas:
FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS
FUNCIÓN QUE HACE
ENTERO(número) Redondea un número hasta
el entero inferior más
próximo
FACT(número) Devuelve el factorial de un
número
POTENCIA(número;potencia) Realiza el cálculo de elevar
un número a la potencia
indicada
PRODUCTO(número1;número2;.. Devuelve el resultado de
.) realizar el producto de todos
los números pasados como
argumentos
RAIZ(número) Devuelve la raiz cuadrada
del número indicado
RESIDUO(número;núm_divisor) Devuelve el resto de la
división
SUMA (número1;número2;...) Devuelve la sumatoria de
los argumentos ingresados
FUNCIONES ESTADÍSTICAS
FUNCIÓN QUE HACE
MAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de
la lista de valores
MIN(número1;número2;...) Devuelve el valor mínimo de
la lista de valores
MEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la mediana de la
lista de valores
MODA(número1;número2;...) Devuelve el valor que más
se repite en la lista de
valores
PROMEDIO(número1;número2;.. Devuelve la media aritmética
.) de la lista de valores
VAR(número1;número2;...) Devuelve la varianza de una
lista de valores
[Link](rango;criterio) Devuelve una cantidad
según un criterio
FUNCIONES LÓGICAS
FUNCIÓN QUE HACE
FALSO() Devuelve el
valor lógico
Falso
VERDADERO Devuelve el
valor lógico
Verdadero
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_fals Devuelve un
o) valor u otro,
según se
cumpla o no
una
condición
NO(valor_lógico) Invierte el
valor lógico
proporcionad
o
Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba
si todos los
valores son
verdaderos
O(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba
si algún valor
lógico es
verdadero y
devuelve
VERDADER
O
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
FUNCIÓN QUE HACE
AHORA() Devuelve la fecha y
la hora actual
FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha
en formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha
en formato de fecha
HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora
como un número
del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora
de texto en un
número
HOY() Devuelve la fecha
actual
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;métod Calcula el número
o) de días entre las
dos fechas
FUNCIONES DE BÚSQUEDA
FUNCIÓN DESCRIPCI
ÓN
BUSCAR(...) Busca
valores de
un rango de
una
columna o
una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; Busca en la
ordenado) primera fila
de la tabla o
matriz de
valores
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_colum Busca un
nas;ordenado) valor en la
primera
columna de
la izquierda
TRANSPONER(matriz) Intercambia
filas por las
columnas
en una
matriz
NOTA: Recordemos que aquí no están enunciadas todas las funciones de cada
categoría ni todas las categorías.