INSTRUMENTOS DE CONTROL
TESTIGO DOCUMENTAL
El testigo documental es un elemento que indica
la ubicación de un documento cuando se retira
del expediente en caso de salida para préstamo,
consulta, conservación, reproducción o
reubicación y que puede contener notas de
referencias cruzadas.
El material gráfico que se encuentra
entre las unidades de conservación
debe desagregarse dejando en su
lugar un testigo documental y dejarlo
al final de la carpeta. Entiéndase por
material gráfico todos aquellos
dibujos, mapas, planos, fotografías,
ilustraciones
Las unidades de almacenamiento
como CD’S, USB, diskette entre que
hagan parte integral del expediente,
se deben dejar al final de la carpeta y
dejar el respectivo testigo
documental. Tenga en cuenta que la
información contenida en estos
medios magnéticos debe almacenarse
en otra unidad de almacenamiento
que permita la recuperación de la
información. (Drive, disco duro,
computador).
HOJA DE CONTROL
El diligenciamiento de la hoja de
control es obligatorio, conforme con lo
establecido en el Acuerdo 002 de
2014, para todos los expedientes
creados desde el 14 de marzo de 2014,
deben llevar en el interior la hoja de
control, conforme a lo estipulado en el
artículo 12
1
La hoja de control debe estar al
2
inicio de cada carpeta, este
funciona a manera de índice,
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facilitando la consulta de los
documentos que integran la
carpeta así como el control de La hoja de control se debe
documentos evitando pérdidas Una vez se cierre el
diligenciar en la etapa activa
del expediente, es decir expediente en la etapa
cuando su trámite se de gestión la hoja de
encuentra activo y se debe control debe firmarse
actualizar cada vez que se por el jefe inmediato.
ingrese un documento nuevo
en la carpeta.
ROTULACION DE CARPETA
PROCEDIMIENTO:
COMPLEMENTAR LOS DATOS DEL ROTULO DE LA
CARPETA, CON EL FIN DE PERMITIR LA UBICACIÓN
CONSULTA Y RECUPERACIÓN EN UN MENOR TIEMPO,
PARA ELLO SE DEBE DILIGENCIAR EL FORMATO DE
RÓTULOS DE CAJAS
1
SI EL DILIGENCIAMIENTO DEL RÓTULO DE LA CARPETA SE VA
A REALIZA DE FORMA MANUAL, LA LETRA DEBE SER LEGIBLE
SCRIPT NO CURSIVA Y EN LETRAS MAYÚSCULAS, PERO SE
DEBE DAR PREFERENCIA AL ROTULO DILIGENCIADO POR
COMPUTADOR. SI SE VA A UTILIZAR ESFERO ESTE DEBE SER
DE TINTA PH NEUTRA QUE NO SUFRA REACCIONES QUÍMICAS,
NO SE DEBE UTILIZAR MICROPUNTA O ESFEROS DE TINTA
HÚMEDA.
2 ROTULACIÓN DE CAJAS
PROCEDIMIENTO: LAS CARPETAS DEBEN ESTAR CONTENIDAS EN
CAJAS, PARA GARANTIZAR LA ADECUADA CONSERVACIÓN Y
CONSULTA DE MANERA ÁGIL Y EFECTIVA, SE DEBEN ROTULAR
TODAS LAS CAJAS QUE CONTENGAN UNIDADES DOCUMENTALES.
ORDENACIÓN DE LOS EXPEDIENTES EN LAS UNIDADES DE ALMACENAMIENTO (CAJAS) UBICACIÓN DE
LAS CARPETAS DENTRO DE LAS CAJAS DE ARCHIVO.
SE DEBEN UTILIZAR CAJAS EXCLUSIVAMENTE PARA ARCHIVO, YA QUE CUENTAN CON MATERIALES
ESPECIALES QUE GARANTIZAN LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
LA CANTIDAD DE CARPETAS DENTRO DE LA CAJA DEPENDE DEL VOLUMEN DE LOS EXPEDIENTES, LAS
CARPETAS NO DEBEN QUEDAR AJUSTADAS A LA CAJA, DEBE QUEDAR EL ESPACIO DE UNA MANO DE
FORMA HORIZONTAL.
LA ADECUADA UBICACIÓN EN LAS CAJAS TIENE COMO FIN GARANTIZAR
LA ADECUADA CIRCULACIÓN DE AIRE DENTRO DE LAS CAJAS. LA
UBICACIÓN DE LAS CARPETAS DENTRO DE LAS CAJAS DEBE SER DE
IZQUIERDA A DERECHA EN ORDEN CRONOLÓGICO
ORDENACIÓN DE LOS EXPEDIENTES), TENIENDO EN CUENTA LA FECHA
INICIAL Y SEPARADAS POR SERIE, SUBSERIE CONFORME A LA
CODIFICACIÓN ASIGNADA EN LA TRD DE LA DEPENDENCIA O GRUPO DE
TRABAJO.
EL LOMO DE LAS CARPETAS DEBE QUEDAR HACÍA ABAJO (PARTE
INFERIOR). SE UTILIZARÁN LAS CAJAS DE REFERENCIA X-200 Y X-300
ORDENACIÓN DE LAS CAJAS EN EL MOBILIARIO DE ARCHIVO AL ORGANIZAR LOS
EXPEDIENTES EN EL MOBILIARIO DEL ARCHIVO TENGA EN CUENTA QUE EXISTEN
VARIOS CRITERIOS PARA LA ORDENACIÓN DE LOS MISMOS, EN ESTE APARTADO SE
ENUNCIAN, CON EL FIN DE APLICAR EL QUE SE ADECUE A LA SERIE, SUBSERIE A
ORDENAR:
ORDENACIÓN ALFABÉTICA. LOS EXPEDIENTES SE PUEDEN ORDENAR DE ACUERDO CON LAS
LETRAS DEL ALFABETO, ES DECIR: A, B, C, D, E…Z. POR LO GENERAL ESTE TIPO DE
ORDENACIÓN APLICA A DOCUMENTOS REFERIDOS A PERSONAS, LUGARES O ENTIDADES. SU
USO ES RECOMENDABLE ÚNICAMENTE PARA UNIDADES ADMINISTRATIVAS CON POCO
VOLUMEN DOCUMENTAL.
AL TOMAR ESTE TIPO DE ORDENACIÓN, ES NECESARIO TENER EN
CUENTA LAS SIGUIENTES RECOMENDACIONES:
EL PRIMER APELLIDO DARÁ LA PAUTA PARA LA ORDENACIÓN,
SEGUIDO DEL SEGUNDO APELLIDO, Y POR ÚLTIMO EL (LOS)
NOMBRE(S).
LOS APELLIDOS SE ORDENAN SIGUIENDO LA SECUENCIA EXACTA
DE LAS LETRAS QUE LAS COMPONEN. LAS PARTÍCULAS
ENLAZANTES DE ALGUNOS APELLIDOS NO SE TIENEN EN CUENTA
EN LA ORDENACIÓN.
ORDENACIÓN ONOMÁSTICA: LA ORDENACIÓN SE REALIZA PARA EXPEDIENTES QUE
PERMANECEN ABIERTOS POR LAPSOS DE TIEMPO AMPLIOS. UN EJEMPLO CLARO SON LAS
HISTORIAS LABORALES, LAS CUALES SE ORDENAN TENIENDO EN CUENTA: PRIMER
APELLIDO, SEGUNDO APELLIDO Y POR ÚLTIMO EL NOMBRE.
ORDENACIÓN GEOGRÁFICA. LOS EXPEDIENTES SE ORDENAN DE
ACUERDO CON LA DENOMINACIÓN GEOGRÁFICA QUE TENGA EL
EXPEDIENTE (LUGARES, MUNICIPIOS, DEPARTAMENTOS, ETC).
EJEMPLO: INFORME DE GESTIÓN. ARMENIA INFORME DE
GESTIÓN. BOGOTÁ INFORME DE GESTIÓN. CALI RESOLUCIONES,
ACTAS, CIRCULARES
ORDENACIÓN NUMÉRICA. ESTE TIPO DE ORDENACIÓN SE PUEDE UTILIZAR
CUANDO POR EL DOCUMENTO SUSTENTA UN ACTO ADMINISTRATIVO Y
DICHO ACTO POSEE UNA NUMERACIÓN, LA CUAL PERMITE ORDENAR LOS
DOCUMENTOS AL INTERIOR DE LA CARPETA POR ESTE MISMO. EJEMPLO:
ACUERDOS,
Mobiliario e insumos para la organización de archivos de gestión
Archivadores verticales Para iniciar con la
en madera y/o metálicos organización se debe
de gavetas. contar con mobiliario
Archivadores rodantes adecuado para la
de acuerdo al volumen conservación del
de documentos que se archivo de gestión, el
generen en las cual se describe a
dependencias. continuación:
Cajas de archivo X200, X300 Carpetas colgantes. Carpetas celuguias verticales y/o horizontales.
Carpetas dos aletas Carpetas blancas cuatro aletas. Ganchos de legajar plásticos Separadores
para identificar las series y/o subseries según tabla de retención documental. Rótulos para carpetas
y muebles de archivo
Ubicación del mobiliario de archivo, es importante tener en cuenta:
Evite ubicar el mobiliario de archivo cerca a fuentes de humedad y
calor (jardines, baños, aire acondicionado). Tener en cuenta en la
ubicación los diseños eléctricos e hidráulicos con el fin de evitar
riesgos electromagnéticos que afecten los soportes electrónicos y
digitales, así como fallas eléctricas e inundaciones. Considerar
para el manejo de altos volúmenes superiores a 200 metros lineales
en las dependencias o grupos de trabajo, el uso de estantería
metálicas rodantes, calculando el peso que puede llegar a soportar la
estructura donde se instalará, con el fin de evitar derrumbes, si se
instala en pisos diferentes al primero
Disposición física
La disposición física de las cajas será de izquierda a derecha, desde arriba hacia abajo, formando
la letra “Z”.
MUCHAS
GRACIAS
2025